Jak jsme slíbili minulý týden, přinášíme vám nyní návod na přizpůsobení aplikace RTM pro používání GTD.

Postup, který nyní popíšu, je návod Douga Iretona, který jej zveřejnil na blogu RTM. Já si podle něj RTM nastavil přibližně před rokem a mohu na základě vlastní zkušenosti prohlásit, že tento návod nemá chybu.

Remember The Milk v sobě obsahuje všechny základní náležitosti a funkce, které jsou potřebné pro implementaci systému Getting Things Done. Ač to po prvním přihlášení nevypadá, aplikace je velmi flexibilní a lze ji pro pohodlné využívání GTD nastavit.

V tomto článku popíši, jak používat RTM Seznamy, Značky (dále budu používat slovo Tag/y, protože i v českém překladu aplikace se tento termín používá), Chytré seznamy (Smart Lists) a Lokace. Pomocí tohoto návodu si vytvoříme perfektní systém pro správu projektů a úkolů postavenou na základech Davida Allena a jeho bestselleru.

Trochu teorie...

Dobrý GTD systém by měl:

• umět zobrazit a sledovat denní úkoly (vyzvednout balík na poště, koupit léky,atd.) a projekty (tvorba rozpočtu, příprava konference, atd.);
• vytvořit podmínky pro týdenní hodnocení, aby Vám systém umožnil kontrolu úkolů u každého projektu, pomohl Vám identifikovat „další kroky“ (Next Actions) a delegované úkoly (úkoly typu „čekám na“);
• doplnit úkoly o tagy kontextů (Práce, Domov, Telefon, Nákup, E-mail, atd.), tak abyste mohli využívat filtraci a následně sledovat pouze úkoly, které obsahují Vámi vybrané tagy;
• zaostřit na důležité úkoly, které máte v daný den zpracovat.

GTD systém obsahuje pět pracovních fází: sesbírej, zpracuj, uspořádej, hodnoť a udělej. Nyní si nastavíme RTM tak, aby jeho funkce splňovaly jednotlivé fáze GTD. Nemělo by Vám to zabrat více jak 30 - 40 minut.

Startujeme...

Založte si dva seznamy, jeden pro Osobní a druhý pro Pracovní úkoly

Začněte vytvořením dvou seznamů: „O: Denní“ a „P: Denní“ pro zaznamenávání běžných denních osobních a pracovních úkolů. Tyto seznamy slouží pro úkoly, které nepatří do samostatných projektů (například nákupy, opravy, platby, atd..). Seznamy pro projekty si nastavíme později (prozatím si nevšímejte modrých “tagů” u jednotlivých úkolů, kterým se budeme podrobně věnovat později).

Vytvořte si samostatný seznam pro každý projekt

Nyní si v nastavení přidejte seznamy pro osobní i pracovní projekty, které realizujete (Rekonstrukce bytu, Tvorba rozpočtu, atd.).  Projekt by měl obsahovat přibližně 5 a více úkolů.

Pro ostatní úkoly doporučuji používat seznamy O: Denní /P: Denní. Osobní a pracovní projekty (respektive názvy seznamů) označte na začátku písmenem „O“ nebo „P“, abyste je od sebe snadněji odlišili.

Pro každý projekt si vytvořte cíl. Cíl v aplikaci RTM budete mít po otevření projektového seznamu vždy před očima. Například pro projekt „O:Rekonstrukce chaty“ mám za cíl renovaci dvou ložnic, koupelny a kuchyně na mojí chatě v Českém ráji. Před text svého cíle napíši na začátku 2 tečky "..". Ty zajistí, aby se položka zobrazila na první pozici v seznamu úkolů nezávisle na dalším nastavení řazení dle data či priority. Výsledný cíl bude mít podobu: „..Rekonstrukce dvou ložnic, koupelny a kuchyně chaty v Českém ráji“. Všechny vaše projekty (seznamy) by měli obsahovat cíl dle výše uvedeného návodu.

Označte si důležité úkoly v projektech pomocí Tagů @další (z anglického výrazu Next Actions)

Nyní, když jste si založili seznamy všech Vašich aktivních projektů a do každého si vepsali cíl, můžete jednotlivé seznamy začít plnit konkrétními úkoly, které jsou potřebné pro splnění stanoveného cíle. Jednou týdně si úkoly v jednotlivých projektech procházejte a ty, které je potřebné splnit v následujícím týdnu, označte Tagem „@další“.  Splněné úkoly RTM automaticky odkládá, takže vás neruší během každotýdenního hodnocení. Ke splněným úkolům se dostanete z pravého bloku, kde máte informace o každém seznamu. Na konci je informace o počtu splněných úkolů, po rozkliknutí se vám zobrazí a můžete s nimi začít pracovat (tisknout, mazat, atd.).

Uveďme si příklad:

Napsal jsem si prvních 5 úkolů, které jsou potřebné pro splnění rekonstrukce chaty v Českém ráji. Jenom dva jsem označil pomocí tagu „@další". V momentě, kdy splním úkol: „E-mail: Poslat poptávku firmám na cenovou nabídku rekonstrukce" a obdržím firemní nabídky, označím pomocí tagu „@další“ následující úkol: „E-mail: Poslat známému nabídky firem k posouzení".

V tradičním systému GTD byste měli vypisovat další úkoly v průběhu týdenních hodnocení. Můžete však lehce zapomenout označit některé podstatné úkoly, aby se staly „@dalšími". Pravidelné sledování úkolů kdykoliv máte čas Vám umožní průběžný „brainstorming" všech úkolů v jednotlivých projektech. Označením úkolů pomocí „@další“ si identifikujete úkoly, které musíte brzy zpracovat.

Nyní využijeme v programu RTM Tagy a Lokace k označování úkolů do správného GTD kontextu. Následně si ukážeme vytvoření „Chytrých seznamů“ - uložených filtrů pro zobrazení úkolů dle jejich kontextů (@domov, @práce, @potřeby, @další, @čekám, atd...) pro detailnější zaostření na jednotlivé pracovní procesy.

Začínáme používat Tagy a Lokace k vytvoření kontextů (@Domov, @práce, @web, @další, atd.).

Kontexty jsou jednou z klíčových funkcí GTD a umožňují Vám úkoly filtrovat tak, že v daný moment uvidíte jen ty úkoly, na kterých máte/můžete v danou chvíli pracovat. Například si můžete vyfiltrovat úkoly, které máte splnit ve městě (nákup, návštěva finančáku, atd...). V sobotu ráno se můžete zaměřit na Chytrý seznam @Chata, abyste se mohli rozhodnout, na kterých úkolech začnete na Vaší chatě pracovat. V práci budete mít otevřený pouze Chytrý seznam @Práce a tak bychom mohli pokračovat...

Fyzické kontexty, mezi které patří například @Domov, @Práce, @Město si v aplikaci vytvoříte pomocí RTM lokátoru, který je propojen s aplikací Google maps. Můžete si vytvořit lokaci pro každé místo, kde plníte úkoly.

Logické kontexty (například @web, @call, @e-mail, atd..) implementujte do RTM pomocí Tagů. Nové Tagy vytvoříte automaticky vepsáním požadovaného kontextu do určeného pole při vytváření úkolu, více tagů oddělíte čárkou.

Poznámka: Někteří lidé používají mnoho tagů. Já se zde řídím heslem, méně je více a pro pohodlné používání mi jich stačí jen několik.

Obrázek ukazuje detaily úkolu se značkami @call a @další a s lokací @Práce. I když je toto osobní úkol, tím, že jsem mu nastavil lokaci @Práce (abych mohl rezervovat restauraci na večer ihned po otevření), zobrazí se mi v Chytrém seznamu @Práce, který používám v kanceláři.
 
Lokace i kontexty se automaticky zobrazují v RTM „Mraku“, díky němu si můžete rychle zobrazit všechny úkoly s přiřazeným tagem (například tag @Call vám rychle zobrazí všechny hovory, které máte v RTM zapsané,....). Pokud je pro vás nějaký tag nebo lokace důležitá, vytvořte si pro ni samostatný filtr pomocí „Chytrého seznamu". Pojďme si ukázat jak na to.

Vytváříme si  „Chytré seznamy“ pro filtraci úkolů dle jejich kontextů (tagů a lokací)

Vaše denní a projektové seznamy podporují pouze první čtyři fáze procesu GTD (sesbírej, zpracuj, uspořádej a hodnoť), neboli přepis všech projektů a úkolů z vaší hlavy do perfektně organizovaného systému, kterému můžete věřit. Funkce Chytrých seznamů zaměřuje Vaší pozornost na poslední a nejdůležitější fázi - zpracovávání úkolů.

RTM Chytré seznamy jsou, zjednodušeně řečeno, výsledky hledání na základě Vámi zadaných kritérií, které si můžete uložit. Vytvoříte tak speciální seznam, který je dynamický a v aplikaci je zvýrazněný modrou barvou. Do těchto seznamů nelze vepisovat nové úkoly. K vytvoření Chytrých seznamů se používá kombinace “operátorů” umožňující filtraci a propojování úkolů do Vámi požadovaných seznamů. Jejich přehled naleznete v nápovědě aplikace (pouze v angličtině).

Zatímco projektové seznamy jsou vhodné pro sledování úkolů v daném projektu, Chytré seznamy Vám pomáhají sledovat úkoly z různých úhlů pohledu (úkoly s vysokou prioritou, delegované úkoly, dokončené úkoly za posledních 7 dní, budoucí úkoly ze dvou konkrétních projektů na 1 měsíc dopředu, atd…). Možnosti sledování úkolů jsou neomezené.

Poznámka: Po roce používání jsem zůstal u čtyřech Chytrých seznamů. Sleduji si odděleně ve dvou seznamech všechny pracovní úkoly napříč projekty v prvním a domácí úkoly ve druhém. Potom využívám jeden seznam na sledování delegovaných úkolů a nakonec mám Chytrý list, který mi zobrazuje aktivní úkoly ze všech seznamů, pracovních i soukromých.

Příklad: Výše uvedený obrázek ukazuje v Chytrém listu delegované úkoly označené tagem @čekám. Tabulka vpravo ukazuje, co mi seznam zobrazí: úkoly označené s Tagem @čekám a @Další. Úkoly, kterým chybí oba kontexty najednou se mi zde nezobrazí.
 
Pracovní Chytrý seznam je lehce složitější ukázka, která ale v plné kráse předvede, co RTM s se seznamy zvládne sledovat. Podíváme se na úkoly se značkou @další a vzhledem k tomu, že některé pracovní úkoly vyřizuji i ve městě mimo kancelář (například: Dojít na poštu s pozvánkami na firemní akci), obsahuje vyhledávací filtr u lokace úkoly označené @Práce i @Město. Dále si nastavíme podmínku, aby mi Chytrý seznam zobrazil i úkoly na maximálně 14 dní dopředu (vzdálenější úkoly se nezobrazí). Celá věta vypadá následovně:  “tag:@další AND (location: @Práce or location: @Město) AND not dueAfter:"2 weeks from today".
 

Samozřejmě se vám může stát, že se některé úkoly budou zobrazovat ve více Chytrých seznamech, pokud budou odpovídat vámi zadaným kritériím. Seznamy tak umožňují velmi flexibilní nastavení, které se maximálně přizpůsobí vašemu režimu a pracovní náplni.

TIP: Zkuste si nastavit Chytrý seznam s názvem @P - TOP, které zobrazí jen ty nejdůležitější úkoly s nastavenou prioritou 1. Pokud se vám hromadí úkoly, je právě podobný seznam vhodný pro rychlé zpracování těch nejdůležitějších. V momentě, kdy splníte všechny úkoly s prioritou jedna, můžete se vrátit do základního pracovního chytrého seznamu a pokračovat ve zpracování ostatních úkolů. Seznam @P - TOP by měl vypadat následovně:
„tag: @další AND (location:@Práce or location:@Město) AND not dueAfter:"1 week from today" AND (priority:1)“

Příklady dalších Chytrých seznamů:

@Domov
tag:@další AND location:@Domov

@hovory
tag: @další AND tag:@call

Úkoly typu Čekám na…  a Někdy/Možná

Některé úkoly jsou závislé na jiných osobách, přesto je potřebujete sledovat (především termíny, kdy měla konkrétní osoba daný úkol splnit). Například potřebujete počkat, než spolupracovník vytvoří pro Vašeho klienta logo na jeho nový produkt, nebo čekáte na faxovou cenovou nabídku od kamaráda na nákup reklamních časů v TV, atd.... Všechny tyto úkoly jsou čekající, a proto se je vyplatí sledovat zvlášť, místo označení @další použijeme pro tyto úkoly značku @čekám.

Všechny delegované úkoly by měly být označeny značkou @čekám. Lze si také nastavit značku osoby, které často úkoly delegujete. Pokud si dáte do vyhledávání jméno spolupracovníka, zobrazí se všechny úkoly, které jste mu zadali. Ideální pro případ, kdy máte s daným člověkem osobní pohovor. :-)

Příklad: „tag:@čekám AND tag:Pavel AND (location:@práce)“  - objeví se všechny pracovní úkoly delegované na Pavla. Pomocí dalších separátorů lze zobrazit i seznam všech jeho splněných úkolů za poslední měsíc, atd, atd... možnosti jsou opravdu velmi široké....
Někdy/možná.

Seznam @Někdy se hodí pro projekty a úkoly, které potřebujete odložit, ale nechcete na ně zapomenout. Přesuňte sem také všechny úkoly, které je důležité v budoucnu zpracovat, ale nyní by vás rozptylovaly. U těchto úkolů doporučuji odstranit tag @další a @čekám, aby se nepletly s aktivními úkoly. Tento seznam procházejte alespoň jednou týdně, neaktuální úkoly vymažte a seznam postupně doplňujte o nové.

Týdenní hodnocení

Nakonec si vytvoříme seznam pro týdenní hodnocení pracovních úkolů. Ten nám bude automaticky generovat všechny vypracované úkoly za poslední týden - a z RTM si můžete takovýto seznam poslat každý týden na Váš pracovní email.

Vyhledávací věta zní:
„Work-WeeklyStatus completedWithin:1 week of today" AND location:@Práce AND not list:O: Denní“.

Doplňující seznamy Vašeho systému.

Jaké jsou další možnosti seznamů v RTM? Můžete si nastavit například:

• seznam písniček a alb, která se Vám libí a rádi byste si je koupili
• seznam filmů, které byste chtěli vidět
• seznam věci, které jste někomu půjčili a naopak, které máte půjčené
• a další.

Funguje to?

Dostali jsme se na konec našeho návodu. Na závěr zmíním už jen pár drobností.

Měli byste každý den zpracovávat úkoly v seznamu Přijaté. Úkoly, které se zpracovávají delší dobu než 2 minuty, by se měly označkovat a umístit do příslušného seznamu (projektu).

Pokud používáte Gmail, doporučuji ke stažení nadstavbu RTM pro prohlížeč Firefox.

Zároveň byste měli provádět týdenní hodnocení, což je zřejmě nejnáročnější GTD praktika. Používejte týdenní hodnocení pro vložení nových úkolů, k identifikaci úkolů, které je třeba další týden zpracovat (a označit je pomocí @další), 10x odložené úkoly přemístit do listu @Někdy, vytvořit seznamy pro nové projekty a archivovat ukončené projekty.

V okamžiku, kdy zapíšete do systému první úkoly a označíte je pomocí značky @další, jste připraveni pro používání Chytrých seznamů.

RTM je pro mě jedním z nejpopulárnějších webových správců úkolů a projektů. Není to jen samotnou možností aplikovat GTD systém, ale především pro jeho tvárnost, kdy si tuto aplikaci mohu přizpůsobit k obrazu svému. Můžete z toho mít jednoduchý úkolovník a složité funkce Vás nikde neobtěžují. Nebo si z RTM vytvoříte naopak vysoce sofistikovaného projektového manažera. Určitě má mnoho rezerv a mnoho toho neumí, ale to co dělá, dělá nadmíru dobře. A i ještě jeden postřeh, aplikace se (na rozdíl od jiných) ani po roce (obsahuje mnoho stovek úkolů) vůbec nezpomalila.

Osobně Vám mohu tento program vřele doporučit. A samozřejmě budu rád, pokud se s námi podělíte o vaše zkušenosti s touto aplikací.

A na závěr jsme pro Vás připravili demo účet, kde si bez registrace můžete aplikaci vyzkoušet.
 
uživatelské jméno: mitvsehotovo
heslo: Hotovo

Příští týden se podíváme na RTM aplikaci pro iPhone a tím celou sérii o RTM zakončíme.