Vítejte u pokračování seriálu o ohýbání Outlooku. V tomto díle si ukážeme jak vytvořit:

•    složku pro příchozí poštu (IN – příchozí složka)
•    pole “Stáří položky”
•    pole “Další krok”

Složka pro příchozí záležitosti

Jak jsem uvedl v prvním díle, složka Doručená pošta se příliš nezmění. Jen se na ni budeme dívat přes filtr, který zobrazí pouze zprávy, které nejsou opatřeny příznakem. Ty, které příznakem a kategorií označíme, z naší virtuální doručené pošty zmizí a objeví se v seznamu úkolů. Splněné položky také z příchozí schránky zmizí. Kdykoliv však něco hledáte, nahlédněte do běžné složky Doručená pošta.

Vytvoříme tedy novou složku výsledků hledání. Vyberte z menu Soubor/Nový/Složka výsledků hledání.

Vyberte „Vytvořit vlastní složku výsledků hledání“ a klikněte na tlačítko Zvolit…

Vyplňte název a klikněte na tlačítko „Kritéria“.

Na záložce Další volby vyberte „Jen položky, které nemají žádný příznak“ a klikněte OK. Pak zvolte tlačítko „Procházet“ a zrušte zaškrtnutí celého stromu a vyhledávání v podsložkách. Nechejte zaškrtnutou jen doručenou poštu. Potvrďte OK a znovu OK, abyste zavřeli všechny dialogové okna.

Tím je složka vyhledávání hotova. Nejspíš nebude prázdná. Máte několik možností, například celou doručenou poštu vymažte (razantní, ale účinná metoda:), nebo ji ručně promažte a rovnou přidávejte kategorii a příznak. Také můžete celý obsah složky Doručená pošta označit (CTRL+A) a kliknout na tlačítko Splněno. Tím se složka IN – příchozí schránka vyprázdní, ale bude dostupná pro pozdější vyhledávání.

Jsem tvoje stáří, pozvi mě dál...

Pokud procházíte seznamy úkolů a vybíráte úkol k řešení, je někdy vhodné orientovat se také podle toho, jak dlouho položka existuje. Proto si vytvoříme uživatelsky definované pole a sloupec „Stáří“. Předtím si však vyzkoušíme, jak můžeme sloupce v záhlaví upravit.

Přepněte se do seznamu úkolů, klikněte pravým tlačítkem myši nad záhlavím sloupců, třeba nad polem Předmět a zvolte položku Výběr polí. Zobrazí se nové okno, jako na obrázku.

Okno Výběr polí umožňuje přidávat do jakéhokoliv zobrazení v Outlooku nové sloupce přetažením do záhlaví. Pořadí sloupců lehce změníte přetažením myší. Pokud na některé pole v záhlaví kliknete, budou se podle něj položky seskupovat nebo řadit. Pokud vás nějaké pole nezajímá, přetáhněte jej ze záhlaví pryč, odstraníte jej. Velmi jednoduché, že?

Pokud jste hrátky se záhlavím poněkud přehnali a chcete se vrátit k původnímu stavu, klikněte pravým tlačítkem na záhlaví, vyberte položku „Vlastní nastavení aktuálního zobrazení“ a úplně spodní tlačítko „Obnovit aktuální zobrazení“ dá zase vše do původního stavu.

Tak a nyní tedy vytvoříme slíbené pole stáří.

Klikněte na tlačítko „Nové“ a formulář vyplňte takto:
 
Do pole Vzorec vložte přes schránku tento nenápadný vzorec, celý najednou na jednom řádku:

IIf(DateDiff("d",[Přijato],Now())<8,IIf(DateDiff("h",[Přijato],Now())<24,"Dnes (" & DateDiff("h",[Přijato],Now()) & "h)",choose(Weekday([Přijato]),"Neděle","Pondělí","Úterý","Středa","Čtvrtek","Pátek","Sobota")),DateDiff("d",[Přijato],Now()) & " dnů (" & Left([Přijato],Instr([Přijato]," ")-1) & ")")

Klikněte na OK a nově vytvořené pole „Stáří“ přetáhněte z formuláře Výběr polí na záhlaví.

Jaký bude další krok?

Dalším krokem bude vytvoření pole „Další krok“ neboli „Příští akce“, záleží na tom, jak tomu říkáte. Toto pole bude zobrazovat popis nejbližšího fyzického úkonu, který máte provést s emailem nebo outlookovým úkolem.

Znovu zobrazte okno „Výběr polí“ a klikněte na „Nový“. Do pole „Název“ vepište „Příští akce“ a pole „Typ“ bude opět vzorec.

Jako vzorec vložte tento řádek:

IIf([Příznak pro zpracování]<>"Zpracovat",[Příznak pro zpracování],[Předmět])

Pozn.: pro anglickou verzi Outlooku použijte vzorce uvedené zde.

Jak pole Další krok / Příští akce funguje?

Pokud zprávu v příchozí schránce označíte pouze příznakem, zobrazí se v seznamu úkolů v tomto poli předmět zprávy. Pokud však použijete tlačítko pro vytvoření vlastního příznaku, zobrazí se text vlastního příznaku, tedy další krok, který musíte provést.

Například přijde email se subjektem „Rezervovat hotel v Londýně pro konferenci“. Je jasné, že tento mail je zároveň dalším krokem - musíte si rezervovat hotel. Přiřadíte tedy kategorii „Zavolat“ a zvolíte příznak např. Zítra. V seznamu úkolů se zobrazí předmět emailu jako další krok.

Pokud však přijde email se subjektem „Konference zrušena“, rozhodnete, že dalším krokem je „Zrušit rezervaci hotelu“. Kliknete tedy na tlačítko „Vlastní příznak“ a vyplníte popis dalšího kroku:

V příští části seriálu se podíváme na úpravy zobrazení, které jsou dalším klíčovým prvkem v našich úpravách Outlooku. Proč? Pokud si nadefinujete vhodné zobrazení, uvidíte jen ty položky, které vás zajímají, nebo které můžete splnit. Ostatní vás nebudou obtěžovat.

GTD v Outlooku jednoduše a prakticky - díl I.

GTD v Outlooku jednoduše a prakticky - díl II - automatické třídění

GTD v Outlooku jednoduše a prakticky - díl III.

GTD v Outlooku jednoduše a prakticky - díl V.

GTD v Outlooku jednoduše a prakticky - díl VI.

GTD v Outlooku jednoduše a prakticky - díl VII.