GTD není jediná metoda, která řeší běžné každodenní úkoly firemního či osobního života pomocí projektové metody (tedy metody postupných kroků). Kdybych chtěl být úplně přesný, GTD patří v této oblasti mezi nejrozšířenější. (Ač to nemám nikde ověřené, řekl bych, že v této oblasti patří mezi první matadory, a další metody postup GTD, řekněme opisují, případě přizpůsobují k obrazu svému.)

Mezi další metody řešení záležitostí patří tzv. Action Method firmy Behance. Vzhledem k tomu, že se firma věnuje především poradenství pro firmy, stejně jako GTD i tato metoda přistupuje k úkolu (či záležitosti) jako k „projektu“ (tento pojem totiž všichni znají :)). Určí buď jednotlivé kroky („Action Steps“), nebo neakční položky  – stejně v terminologii GTD Reference.

V čem se tedy liší?

Action Method přistupuje k podkladům trochu jinak než GTD, které je v dělení víceméně „nekompromisní“. Stručně řečeno, buď je záležitost realizovatelná, a tedy jde určit další krok (aktuální nebo budoucí), nebo se jedná o referenci čili podklad). A záleží na každém uživateli, jak si svou „databázi“ referencí/podkladů k projektu zpracuje (či vede) sám. GTD nabízí tak maximálně nějaká doporučení, ale tak nějak mám pocit, že se v této oblasti radí způsobem „Dělej a urob si sám.“

Jistě, třídění či organizování databáze svým vlastním způsobem se vám může po právu zdát jako nevýznamný detail. Budiž, u soukromých projektů nemám žádný protiargument.

Jak už jsem ale naznačil, Action Method tak trochu reaguje na život projektu v rámci celé firmy, eventuálně dalších externích spolupracovníků. Tady dokáže sjednocené vedení databáze (či „podkladů“) napáchat neskutečné dobro. Nevěříte?

Zkuste si udělat malý (a trochu hloupý) testík.

Dejme tomu, že jdete po městě a uvidíte nově vybudovanou svítící „reklamní“ plochu v podobě impozantního sloupu, citylight ať jsme moderní, která stojí na strategickém místě. I bleskne v hlavě nápad umístit na tento skvělý prostor reklamu. I vznikne nový projekt.

Do jaké složky byste ve své databázi umístili poznámky z telefonátu majitelů (poskytovatelů) této reklamní plochy? Jak by se jmenovala složka, do které by přišly poznámky z vašich „kreativních“ sezení (či porad) na téma „potřebujeme vůbec tuto reklamu“? Kam (a jak) byste zakládali kontakty na jednotlivé účastníky – na poskytovatele reklamy, externího designéra, firmu či externího konzultanta? Jak byste vedli komentáře k vytvoření zadávacího briefu či dodané ideji od jednotlivých členů týmu (včetně případných externistů)? Jak byste pojmenovali místo, kde by se shromažďovaly všechny nápady? Kde (a pod jakými názvy) by byly umístěny jednotlivé termíny projektu?

Otázky si můžete libovolně upravit – a doplnit tak, aby vyhovovaly vaší situaci. A pokračování testu? Položte tyto otázky dvěma či třem kolegům, kteří by s vámi eventuálně na vytvoření této reklamy spolupracovali. Pokud se vaše odpovědi shodují ze třech čtvrtin (tedy i kolegové navrhli stejné umístění/pojmenování), můžete klidně přestat číst dále – Action Method vám asi nic moc nového nepřinese. Ovšem chcete-li zkusit svoji spolupráci přeladit ze 75 % na nějakých 90+ % …

Jak už jsem říkal v úvodu, Action Method se při vedení podkladů projektu inspirovala situacemi z reálného života projektu, na kterém spolupracuje více lidí – kteří se třeba nevídají každý den.

Z čeho se skládají jednotlivé kroky?

Akční kroky (ActionSteps)

Stejně jako v GTD i kroky jsou jednotlivé „realizovatelné“ záležitosti – a stejně jako v GTD i tady by měly být definovány činnostními slovesy jako zavolat, poslat a podobně http://workaholic.bloguje.cz/672446-seznam-ukolu-musi-poskytnout-jasne-v...

Reference (References)

Mezi reference patří všechny poznámky, odkazy, soubory, náčrtky – prostě všechny informace, které se vztahují k projektu – a které vytváří kontext k Akčním krokům.

Kompostiště (Bacburners)

Překladatelský „oříšek“ backburner (backburn – protipožár) jsem pracovně přeložil jako „kompostiště“ – tedy místo, kam se odloží prozatím nepotřebné (ale jinak skvělé) nápady – a nechají se dozrát. A až přijde jejich čas, rozsejí se tam, kde udělají projektu nejlépe. (Jinými slovy, z dosud neakčních položek se stanou akční.)

Diskuse (Discussions)

Zde se přístup Action Method liší od klasického vedení databáze. V samostatné kategorii diskusí může celý tým komunikovat – a spoluvytvářet dokumenty, probírat jejich jednotlivé verze vývoje projektu – přehledně a všechno na jednom místě.

Události (Events)

Do oblasti událostí řadí ActionMethod všechna klíčová data spojená s průběhem projektu – vedle milníků a klíčových okamžiků (např. předávání ucelených částí projektu klientovi) až po data (a poznámky) z jednotlivých porad. A stejně tak i toto místo může použít k plánování jednotlivých porad.

V čem se liší klasické pojetí vedení projektu s „akčním přístupem“ propagovaným firmou Behance?

Behance se ve svém poradenství soustředí především na firmy pracující na tvůrčích zadáních - a se svými klienty neustále komunikují. Vlastně člověk nemusí být Einstein, aby přišel na to, že nejasnosti utopí téměř každý projekt. A navíc, v týmu se setkávají různé povahy - každý jsme nějaký ... a každý máme své mouchy.

GTD je až někdy příliš univerzální

GTD se snaží o univerzální přístup – a proto nemůže vyhovovat úplně všem. Od čtenářů a přátel dost často slýchám, že je GTD odrazuje svou „pedantností“ a řešením zdánlivě malých detailů. Kdybych o metodě nikdy před tím nic neslyšel a začal knihu rovnou číst, v určitých místech bych možná kroutil hlavou nad tím, co všechno Allen řeší.

Co na tom, kam si dám poznámky? Co na tom, kam si píšu nápady? Proč bych měl řešit, jak končí naše porady? Co na tom, jak si zakládám jednotlivé informace? Co na tom, jak promýšlím projekty? Musím mít seznamy podle kontextů, když pracuji jen na počítači?

Jenže právě kvůli těmto maličkostem člověk selhává. Nepohlídá si jednu fázi procesu, a než by se navečer brodil záplavou lístečků s poznámkami, to raději kancelář zamkne a je vymalováno. Pokud tímto způsobem existuje jen jeden člověk, budiž. Jeho problém. Když mu to vyhovuje…

V týmu je všechno jinak …

Nedokážu si ovšem představit, jak by podobná skupina složená třeba ze dvou externistů a třech pracovníků z různých oddělení firmy vyřešila byť jen jeden projekt. Každý si vaří na svém písečku ve svých kontextech, ale společný tah na branku nějak ne a ne začít. Každý hraje v jiném dresu – a v rychlosti, jakou dnešní firemní svět rotuje, si ho ostatní nějak nedokážou všimnout.

… a proto se hodí řídit základní strukturu jasnými kategoriemi

Action Method se mi líbí především proto, že nevnucuje ostatním GTD přístup – že si z něj tvůrci vybrali jen to, co se opravu hodí (a co všichni členové týmu dokážou strávit). Ostatní záležitosti (tedy práci v kontextech, drobení projektů do subprojektů, připomínače událostí a další nechť si každý řeší sám za sebe.

Akce! Ale ne ve všem a všude.

Je to stejné, jako byste zkoušeli vyrobit vázu z keramické hlíny. Smícháte vodu s hlínou a snažíte se něco vytvarovat. Ale protože víte, že se suchá hlína špatně tvaruje, nalijete si do kbelíku s naředěnou hmotou i další džber vody, aby se vám hlína nelepila na prsty. A tak si stejně jako král Já I. při kuchtění lívance nalijete všechno do jednoho hrnce – a najednou se to sice nelepí, ale ani z toho nejde nic udělat.

Stejný maglajz vznikne, když se smíchají jednotlivé kroky s poklady – anebo když se dovolí, aby se kroky rozmělnily do podkladů. Nikdo najednou neví, co má dělat. Přesně na tomto nejčastěji hynou tvůrčí úkoly. Nikomu se v té rozblebtané kaši nechce nic hledat, a proto (asi aby se neumazal) nikdo raději nedělá nic. (Anebo se v tom naopak zmateně bahní.)

Zaznamenávejte akční kroky. Neúnavně.

Než aby se projektu změnil v nepoživatelný guláš, zapisujte poctivě všechny kroky. Na brainech, během porad, při cestách do práce, při obědech – dřív, než je setřou nové příležitosti a možnosti. Určete, co se musí udělat, kdo to musí udělat – a už nebude krok zpět. Každý bude vědět, co se má dít.

Starejte se o „kompostiště“ nápadů

Během každého projektu vznikne obrovské množství nepoužitých nápadů. Proč o ně přijít? Proč si nezaložit nějaké to kompostiště a nenechat je dozrát?

Stačí přece obyčejný dokument sdílený dokument nebo přímo writeboard? Uvidíte, že i z neurgentní, zdánlivě nepotřebné nápady vytvoří ideální podhoubí – a projekt poroste. A co víc? Ušetřenou energii (neb nebudete muset třídit a prohledávat) zaměříte na tvůrčí úkoly – a je to.

Nezaplevelujte systém zbytečnostmi.

Každá věc má své místo – a nic se v systému neobjeví náhodou či bez promyšlení.

A co na závěr?

Nemusíte zkoušet přímo Action Method software firmy Behance, Backpack nebo náročnější, ale skvělý Basecamp  či nový TeamEffect. Nemusíte ani předělávat náturu jednotlivých členů týmu směrem ke GTD. Úplně stačí jediné:

Dohodněte si jasná pravidla (a úložiště pro jednotlivé oblasti), stanovte akční (či další) kroky a nechejte zbytek týmu fungovat tak, jak nejlépe umí – tedy pracovat.