1. Prázdný inbox

Co se týče všech vašich inboxů, naučte se nulové toleranci. Ne nechat 20 emailů po přečtení ve schránce, ne nechat dole na dně fyzické schránky nějaké lístečky. Nulová tolerance vám pomůže připravit se na eventuální krizi - a až přijde, nebudete se muset zabývat tím, co jste měsíc opomíjeli. Vždy budete mít přitékající záležitosti pod kontrolou – zpracované a patřičně zařazené. A potom bude už jen stačit rozhodovat se to tom, do čeho se pustit a co může ještě nějakou dobu spát dál.

2. Absolutní sběr

Mějte neustále po ruce něco, do čeho můžete záležitosti zapisovat. Zapisovat přece nemusíte jen to, co vám šéf naloží nebo co musíte večer cestou z práce koupit. Nejzajímavější nápady k své práci práce většinou uprostřed pracovního chaosu nedostávám. Vy ano?

3. Rozhodujte se ihned

Neodkládejte rozhodnutí donekonečna. Jakmile máte pocit, že máte k dispozici dostatek informací, rozhodněte se. Jinak se budete koupat v nerozhodnosti. A jak říká dr. Vlach, člověk několikrát změní své rozhodnutí, aby se vždy nakonec vrátil k první možnosti.

Naučte se proto (i třeba během třídění schránek) rozhodovat se do 60 s – a to i v okamžiku, kdy si nejste 100% jistí. V nejhorším případě si nastavte další krok - "promyslet" -

4. Veďte si všechny připomínky v kalendáři v sekci úkoly.

Ač je termínový pořadač jistě velmi užitečná věc, nijak moc jsem mu na chuť nepřišel. Než abych si do života pouštěl další papíry, které už teď nezvládám, místo termínového pořadače používám sekci "úkolů" v Google Kalendáři.

Pokud chci být o záležitosti informován jako o alternativě, nastavím odeslání e-mailové připomínky 1. v měsíci. Pro „povinné“ věci si potom nastavuji připomínku vždy neděli před událostí.

5. Brainstorming

U každého "složitějšího, inovativnějšího" projektu nejprve vygenerujte alespoň 20 nápadů - a vybírejte z posledních 5 či 8. Jinak se bohužel budete velmi často jen opisovat. A potom si na základě těchto nápadů představte nejdivočejší výsledek a popište jej. Jaké by to také mohlo být?

6. Využívejte statut nejdůležitějších úkolů

GTD může zpočátku vést k tomu, že děláte všechno - a na konci dne zjistíte, že jste vlastně neudělali nic. Vytvořte si proto na začátku týdne/dne seznam nejdůležitějších úkolů (tedy MITs - most important tasks). A tyto úkoly udělejte v průběhu dne co nejdříve, nejlépe jako první.

7. Snězte tu žábu!

Stará lidová moudrost praví: pokud musíte sníst dvě žáby, nikdy nezačínejte tou menší. A úplně stejné je to i s úkoly. Jestliže na vás čeká nějaký velmi nepříjemný úkol, udělejte ho jako první. Přede vším, co vás ten den ještě čeká.

8. 15+5

Pokud musíte řešit nepříjemné úkoly (či trpí-li vaše pracovní prostředí tzv. interuptitidou, tedy nemocí z neustálého vyrušování), naučte se na nich pracovat v kratších úsecích. V mém případě se hodně osvědčuje řešit 15 minutové úkoly – a 5 minutová pauza na „odpočinek“ či vyřešení akutních záležitostí.

9. Používejte minutku nebo časovač co nejefektivněji

Časovač není jen nástroj, jak se donutíte vydržet u práce. Umožňí vám, abyste se s jeho pomocí věnovali úkolu, který chcete dělat - ale na který se vám vlivem jiných okolností nedostává příliš času.

Rozhodněte se pro nějaký úkol, nastavte časovač a nedělejte nic jiného, než tento úkol. Jakmile čas uplyne, vyberte jiný úkol a opět nastavte časovač. Tak zajistíte, že se alespoň nějakou dobu během dnes strávíte na všech vašich významných úkolech.

10. Stanovte MT cíle

V každé „solidní“ manažerské publikaci najdete zkratku SMART pro specifické-meřitelné-akceptovatelné-realizovatelné a termínované cíle. Přijde mi to poněkud složité. Není lepší výrazně zjednodušení? MT cíle = měřitelné a termínované. Pokud chci něco měřit, musí to být i specifické. Stejně tak je naprosto zbytečné řešit, jestli je akceptovatelný či realizovatelný. I tyto dva pojmy jsou prostě skryté v měřitelnosti cíle. Nebo ne?

11. Jaký je další krok?

O víkendu jsem vyklízel místnost, která dříve sloužila jako stolárna. Jsa ujištěn, že se může Workaholic pouštět do vyklízení, vydal se na místo činu. A protože 90 % věcí z ní se bude potřebovat v novém umístění - tedy v nové stolárně, potřeboval k tomu radu zúčastněných – kam tyto věci umístit. Po nějakém váhání se dozvěděl, že se to musí dát tam a tam. I zajásalo srdce Workaholicovo, že tam dané věci umístí. I schladlo srdce Workaholicovo, že nejprve ona jiná místnost vyklizena a vytříděna být musí.

Jaký je další krok? Prostinká otázka a přece nedocenitelná. Ne, tak skutečně každý nemyslí. Kdyby myslel, mohl se Workaholic věnovat vyklízení oné jiné místnosti již někdy před týdnem a včera by měl hotovo.

12. Naplánujte si schůzku(y) se sebou samým

Nastavte si v kalendáři alespoň jednou týdně čas jen pro sebe. Využijte jej jako okamžiku, kdy se zastavíte nad svým systémem a projdete úkoly, které řešíte. Jak zapadají do vaší 30 0000 až 50000 vize? A samozřejmě této schůzky využijte také k týdennímu zhodnocení, během nějž zaktualizujete systém.

13. Seskupujte úkoly

Dělejte podobné úkoly najednou. A nemusí se jednat třeba jen o vyřizování e-mailů najednou 2x - 3x během dne. Pomocí třídění záležitostí do kontextů si začnete uvědomovat, kolik věcí se dá na jednom místě udělat. Anebo cestou na ono místo.

14. Nepřetrhněte řetěz

Sledujte pomocí nástěnného kalendáře, jak se vám daří realizovat váš cíl. Když se mu budete během dne věnovat, zatrhněte den velkým "X". Každý den se řetěz o kousek protáhne. A až se vám jednou zase nebude chtít, podívejte se na to, co se vám podařilo splnit - a řetěz nepřerušte.

15. "Strukturovaně odkládejte úkoly"

Strukturovaná prokrastinace je velmi obtížný, ale ve výsledku celkem funkční trik. Jejím cílem je naučit vás, jak pomocí „odkladačských“ choutek udělat věci, do kterých se vám příliš nechce.
Horní položky na seznamu umíme my, „odkladači“, skvěle přeskakovat – protože máme pocit, že ty pod nimi jsou mnohem zajímavější, méně náročné a také méně důležité. Nikoho přece nebaví pracovat pod velkým presem. Trik spočívá v tom, že změníte horní položky na seznamu v „rádoby“ urgentní – s termíny a s „rádoby“ velkými negativními dopady, pokud se vám je nepodaří splnit. Strukturovaná prokrastinace ovšem vyžaduje dokonalou schopnost sebeklamu – a v tom my, největší odkladači úkolů, excelujeme na výbornou.

16. Neodkládejte promýšlení hladin 30 000 - 50 000 stop

Jestliže máte pocit, že na přemýšlení "o životě" (tedy řešení hladin od 20,000 stop do 50,000 stop) nemáte čas, mám pro vás špatnou zprávu. Pokud si nebudete uvědomovat, kam směřujete v té které oblasti, za kterou zodpovídáte, budete dělat všechno - a ve výsledku, absolutně unavení a znechucení, zjistíte, že jste vlastně nedělali nic.

17. Při pochybách plánujte obráceně - od konce na začátek

Představte si, jak bude vypadat výsledek vašeho snažení. A nyní se zamyslete, co musíte udělat, abyste nápad do tohoto stavu dostali. Jak vypadal poslední krok? Jak předposlední? A jak vypadaly ty předcházející? Tímto způsobem se někdy snadněji dostanete na začátek práce, než kdybyste stáli před složítým, nerozdrobeným úkolem a snažili se zjistit, jaký je další krok. Někdy holt stojí za to vědět, kam chci jít, než se nějak rozejdu.

18.    Plánujte na neplánovaná okénka

Připravte si seznam aktivit, které můžete dělat v krátkých cca 5-minutových úsecích, které se nečekaně objeví - na zastávce, ve frontě u pokladny. Nahrajte si třeba do telefonu soubory či podcasty, které si chcete přečíst či poslechnout.

19.    Eliminujte multitasking

Lidský mozek nefunguje jako počítačový procesor - a špatná zpráva zní: velmi pravděpodobně tak nikdy nefungoval. Pokud se budete snažit dělat deset věcí na jednou, na konci dne budete mít dojem, že se vám mozek vyvařil. Pokud se vám začnou loudit další úkoly, vezměte tužku a kus papíru, sepište je a rozhodněte se: který z nich budete řešit teď? Ten současný? Nebo některý z těch nových? A nemusíte se obávat, že byste na něco zapomněli - vždyť máte všechno sepsané.

20. Své návyky měňte postupně!

GTD není nic jiného než kompletní přebudování přístupu k práci a vůbec fungování v životě. Jak už jste si mnohokrát zažili na vlastní kůži: návyky se nedají změnit všechny najednou. Hodně se mi osvědčil přístup Leo Babauty – vždy se soustředit jen na jednu věc.

+1. [prázdná položka]

Seznam je to dlouhý, ale zcela určitě nevyčerpá vše. Poslední místo jsem zcela záměrně nechal pro vás. Co funguje vám? Kterou z částí GTD jsem podcenil?

Autor tohoto článku občas šíří své gtd zkušenosti/tipy také prostřednictvím twitteru. Tak co, dáte mu šanci?