V tomto článku se tedy budu věnovat tomu, jak já aplikuji metody ZTD (a částečně i GTD) při práci i v osobním životě. Chtěl bych jím dokázat, že techniku ZEN a hotovo lze aplikovat na téměř jakékoliv povolání a užívat jí může téměř kdokoliv, kdo dokáže dodržet několik jednoduchých pravidel. Tedy nejen internetový marketér, jako jsem já. Doufám, že vám článek pomůže v nastavení či vylepšení vašeho systému, pokud s ním ještě nejste plně spokojeni.

Abych vám přiblížil kdo jsem, moje jméno je Josef Řezníček a pracuji jako konzultant a lektor internetového marketingu. Zabývám vymýšlením strategií propagace na webu pro různé projekty. Naší specializací je optimalizace pro vyhledávače, obsahový marketing a další formy “neotravné” reklamy, kterým se v dnešní době souhrnně říká inbound marketing. Pojďte se se mnou podívat na systém, kterým při mojí práci i v osobním životě organizuji úkoly a informace. Možná nějaké postupy inspirují i vás. Nebo si možná uvědomíte, že podobný způsob, jaký používám já, můžete začít používat i vy.

1. Shromažďuji

Pro správu pracovních i osobních úkolů používám skvělý nástroj BaseCamp. Všechny poznámky, nápady a informace shromažďuji na několika málo místech. Těmito inboxy, jak je nazývá David Allen, jsou kromě BaseCampu ještě speciální inbox zápisník v elektronických poznámkách Evernote, papírový zápisník Moleskine, emailová schránka v Gmailu a fyzický šanon v mojí kanceláři. Do těchto 5 inboxů shromažďuji vše, co se na mě každý den valí ze všech stran.

2. Třídím

Druhým bodem podle systému ZTD je třídění informací. Každý den projdu jednotlivé schránky a vyprázdním je. Elektronické poznámky z Evernote roztřídím do dalších záznamníků, vytvořím z nich úkoly, nebo je jednoduše smažu, pokud už nejsou důležité. S papírovými poznámkami z A5 nelinkovaného notýsku Moleskine udělám to samé. Buď poznámku oskenuji a vložím do elektronické podoby, nebo jí přepíšu, přeměním na úkol, nebo ignoruji. Ale vždy po zpracování přeškrtnu v zápisníku to, co už jsem vyřídil. Mám tak schránku na konci dne čistou.

Všechny moje emaily putují do jedné schránky, kde je alespoň jednou za den projdu a vyřídím. Stále jsem se nenaučil občas neodolat pokušení a průběžně nahlížet do emailové schránky několikrát během dne. Důležité emaily si ale pouze označím k vyřízení hvězdičkou a vrátím se k nim až při kontrole inboxu. Doby, kdy jsem čekal, co přijde za email a ihned na něj odpovídal, i přes nutnost přerušení ostatní práce, jsou naštěstí už dávno pryč. Ohvězdičkované emaily vyřizuji většinou jednou za den, nebo vyřízení převedu na úkol do BaseCampu a tím inbox vyčistím. Všechny emaily, které jsou už vyřízené, archivuji, takže v přijaté poště mám na konci dne čisto.

Poslední zmíněnou schránkou, kam putují informace, je fyzická přihrádka v mojí kanceláři. Do ní dávám všechny dopisy, papíry i předměty, se kterými je třeba něco udělat. Přihrádku potom jednou za 2-3 dny projdu, dokumenty buď naskenuji a uložím, nebo archivuji, převedu na úkol, či vyhodím do koše.

Při popisu mých inboxů jsem úmyslně vynechal BaseCamp, ve kterém si eviduji seznamy úkolů a organizuji práci. Jde vlastně z menší části o inbox, ale používám ho především jako nástroj, který mi pomáhá plánovat. A právě plánování je třetí bod metody ZTD.

3. Plánuji

Svoje cíle a úkoly si plánuji v několika rovinách. Tou nejobecnější je roční plán obsahující na tento rok 9 cílů, kterých chci dosáhnout. Plán mám vystavený nad pracovním stolem a vlepil jsem si ho i na první stranu do zápisníku Moleskine. Z těchto cílů potom odvozuji měsíční cíle, které jsou obvykle 3. Ty si zase nalepím na okraj monitoru a mám je tak stále před sebou.

Je pro mě tedy jednoduché se několikrát za den sám sebe zeptat, jestli to co dělám, opravdu vede ke splnění oněch 3 cílů na daný měsíc. Na základě měsíčních cílů potom organizuji úkoly na každý týden, to už v rámci BaseCampu. Na konci předchozího týdne, nebo začátku nového, projdu všechny úkoly, které mám naplánované na jednotlivé dny v týdnu a přeorganizuji je, upravím a posunu podle aktuálních možností tak, abych stihl co nejvíce věcí, které povedou ke splnění měsíčních cílů. Výsledkem je přehledný seznam úkolů na každý den. V průběhu týdne ještě úkoly někdy upravuji, přesouvám nebo přidávám nové, ale většinou to už nejsou velké změny.

Každé ráno nebo předchozí večer si vytisknu aktuální úkoly na 1 den. Potom vezmu 4 zvýrazňovače - žlutý, oranžový, zelený a růžový a označím jednotlivé úkoly podle toho, kdy v rámci dne bych je chtěl splnit. Žluté úkoly jsou nejdůležitější a zabývám se s nimi dopoledne, oranžové úkoly si nechávám na odpoledne a zelené úkoly na večer. Růžovou tečkou před úkolem pak pro ještě větší přehlednost označím 1-3 úkoly, které chci určitě splnit. Babauta je nazývá “velkými kameny”, nebo “nejdůležitějšími úkoly”. Pokud to jde, tak tyto kameny naplánuji na začátek dne, abych je měl co nejdříve hotové.

Díky tomuto systému plánování dokážu dobře určit, na čem mám pracovat. Když sám sebe nachytám, že dělám něco jiného, než bych měl, barevný seznam mě rychle vrátí do správných kolejí. A s tím vlastně souvisí čtvrtý bod metodiky ZTD- Vykonávání činností.

4. Vykonávám

Díky tomu, že na 1 týden dopředu vím, co budu dělat, poměrně dobře se mi soustředí na to, na čem pracuji. Když se ke mně dostane nějaký naléhavý úkol, nebo i třeba obyčejná informace, nápad nebo poznámka, snažím se nejdřív dokončit na čem pracuji a novou věc uložit do inboxu a na konci dne jí rozplánovat nebo nějak zpracovat. Protože jsem chlap, nemusím se stydět, že nezvládám a ani nechci zvládat multitasking. Kdybych byl ženou, možná bych se ze začátku na za fakt, že prostě nejde dělat víc věcí najednou, i styděl.

Problémy, se kterými jsem se potýkal a jak jsem je vyřešil:

1. Mnoho úkolů pro mnoho klientů

Ze začátku jsem dlouho nevěděl, jak mám vyřešit příliš dlouhé seznamy úkolů naplánovaných do budoucna a mnoho různých úkolů pro různé klienty, kterým poskytujeme naše služby. Leo Babauta hovoří o vytvoření minimálního množství to-do listů, evidenci málo úkolů, ale já vždycky měl úkolů spoustu. Dnes jsem to vyřešil tak, že úkoly sice v BaseCampu vystavené mám, ale vždy pracuji jenom s těmi nejbližšími, takže nejsem přehlcený. Pro každého klienta máme v systému vytvořený speciální projekt a tak jsou úkoly přehledně u sebe.

2. Akční a konkrétní úkoly

Hlavně dříve se mi stávalo, že si stanovím úkol, ale když dojde na jeho plnění, přesně nevím, co mám dělat. Proto se snažím vždy zadat konkrétní úkol. Místo “napsat článek” jsem se naučil vystavit si “napsat článek pro mitvsehotovo.cz na téma jak používám já GTD, nápady co zahrnout viz poznámka”. Díky akčním a konkrétním úkolům mi pak nepřipadá splnění úkolu obtížné.

3. Pocit uvolnění

Když jsem byl malý a chodil na základní školu, psal jsem si úkoly do malého notýsku. Pokud jsem pak úkol splnil, cítil jsem vždy uspokojující pocit. Později na střední škole jsem ale začal zkoušet různé nové systémy organizace práce a nějak jsem tento pocit začal postrádat. Postupem času jsem zjistil, že to je způsobené především tím, že už si hotové úkoly fyzicky neškrtám. Dnes si proto každý den vytisknu seznam úkolů a po dokončení na papíru řádně přeškrtnu úkol jako hotový. Uspokojující pocit je zpět, zkuste si to taky.

4. Naplánování příliš mnoho úkolů

Dalším problémem, který vlastně stále čas od času řeším, je naplánování si příliš mnoho úkolů, které nemohu za den či týden stihnout. Důvodem pro vznik těchto situací byl především fakt, že jsem neuměl přesně odhadnout, kolik času mi zabere jaká činnost. Proto už asi rok používám aplikaci Time Doctor, pomocí níž si měřím vše, co dělám. Mám tak dobrou zpětnou vazbu o stráveném čase na jednotlivých úkolech a když dělám podobnou věc v budoucnu, můžu se podívat, jak dlouho mi trvala předtím a podle toho si naplánovat časovou náročnost úkolu.

5. Nemůžu se soustředit

Nějaké činnosti dělá člověk rád, jiné jsou spíš povinností, která není tak zábavná. Sám vím, že u některých úkolů ztratím pojem o čase a u jiných koukám stále na hodinky, nebo se snažím svojí pozornost podvědomě přesunout jinam, protože mě tolik nebaví. Pokud se dostanu do takovéto situace, pomáhá mi metoda Pomodoro. Kdo o ní neslyšel, doporučuji si o ní něco přečíst. Systém pravidelných pauz a dělání úkolů mě dobře nasměruje k produktivitě. Z mého pohledu je to vlastně taková gamifikace mojí práce, protože sám sebe testuji, jestli se vydržím plně soustředit.

Mám stále co zlepšovat

I když se můj systém jeví jako na první pohled jednoduchý, přesto mi trvalo 2 roky, než se mi ho podařilo implementovat do každého dne. A stále je co zlepšovat. Systém opouštím jen párkrát za rok, když jsem na dovolené. Při ní si zase užívám, že žádný to-do list nemám a můžu si dělat co chci.

Jak používáte metody GTD a ZTD vy? Shoduje se v něčem můj postup organizace práce a osobní produktivity s tím vaším? Kde se rozcházíme? Díky moc za vaše komentáře.

Josef Řezníček 

Pokud jste týmovým vedoucím, asi se vám NESTÁVÁ, že byste tohle slyšeli od svých podřízených… Myslíte, že je to proto, že oni takové situace nezažívají?
Ale ano, zažívají, jen vám to z pochopitelných důvodů neřeknou – a tak si všichni musíme uvědomit, že je velký rozdíl mezi pracovní dobou a časem na práci!
Mělo by být povinností vedoucího lidem čas na práci poskytnout!

V tomto článku se dozvíte o tom, jak je vhodné ochraňovat klid na práci pro všechny členy týmu. Dost možná pro vás bude překvapením, že jako jednoho z největších vyrušovatelů označíme šéfa – tedy možná právě vás! Dále si ukážeme, jakou spoušť můžou způsobit bezohledné mítinky. A na závěr navrhneme jednoduché řešení – zavedení „úředních hodin.“ Ten, kdo tohle reálně udělá, je osvícený týmový vedoucí!

Poprvé jsem si tohle uvědomil před asi čtyřmi lety při práci na internetovém projektu pro velkou pojišťovnu. Žádný projekt není jednoduchý, ale zde byla situace složitější ještě o to, že nebyl čas na důkladnou analýzu a obrovské množství požadavků na systém přicházelo teprve v průběhu vývoje. Tato skutečnost denně vznášela i spoustu technických otázek a vývojový team (asi 6 lidí) se s otázkami obracel na softwarového architekta projektu – říkejme mu Vojta.
Vojta byl velmi ochotný člověk, ale brzy bylo cítit v jeho chování značné napětí a nervozita, která se časem rozvinula do zjevného stresu. Posléze vyplynulo, že kvůli neustálému vyrušování s dotazy a přepínání pozornosti Vojta nemá v podstatě čas a soustředění na vlastní práci. Přitom role softwarového architekta je v projektu zásadní!
Přemýšleli jsme, jak situaci řešit a vzpomněli jsme si, jak fungují úřady – a tak jsme přišli s pravidlem, které jsme nazvali „Vojtovy úřední hodiny.“ Podstatou bylo, že každý den byl vyhrazen čas mezi 13 a 14 hodinou, kdy Vojta měl čas vyhrazený na zodpovídání dotazů, rady, pomoc, prostě byl zde pro tým. Čas mimo tyto hodiny byl svatý a musel být vážný důvod pravidlo porušit!
Projekt se tím nestal procházkou růžovou zahradou, ale Vojtova vlastní práce se opět rozhýbala a jeho nervozita vymizela. Ve svých úředních hodinách vítal kohokoli téměř s úsměvem

Ptáte se, jak moc tato Vojtova nedostupnost omezila ostatní členy teamu v jejich práci? Odpověď zní NIJAK! Ukázalo se, že většina dotazů členů teamu nevyžaduje OKAMŹITÉ řešení a počká až na okno úředních hodin.
Jediné, co bylo třeba zajistit, bylo to, aby si každý člen teamu někde shromažďoval své věci k řešení. Může se to zdát triviálně jednoduché, ale je s podivem, kolik lidí si nedělá žádné poznámky, když jim někdo říká, co vše je třeba udělat. (Poznámkový blok většinou bohatě stačí, ale můžete v týmu i utrousit záhadnou zkratku GTD  )
Z celé této zkušenosti jsem si vyvodil pravidlo – „Kritické role je třeba ochraňovat zavedením jejich úředních hodin. Howgh!“

Všichni bychom měli mít úřední hodiny!

Čas šel dál, projekty a lidé v týmu se střídali a nemělo trvat dlouho, kdy jsem si měl uvědomit, že uvedené pravidlo je třeba poněkud rozšířit.
Náš tým právě pracoval na systému pro velkou českou spořitelnu s kritickým termínem (existují projekty bez kritického termínu?). Nové požadavky se valily, priority se měnily, problémy se rychleji objevovaly, než řešily – prostě všední den na zákaznickém projektu. Často se objevilo něco, co jsem potřeboval konzultovat s některým členem týmu – nejčastěji jsem zaskočil za programátorem – říkejme mu Bedřich. Povšiml jsem si, že jakmile se mu objevím u stolu, téměř bez výjimky něco odklikne na monitoru, než se obrátí ke mně. Domníval jsem se, že schovává novinky.cz, ale pak jsem si uvědomil – vždyť tenhle lehce tuhnoucí úsměv přece odněkud znám, takhle se tvářil architekt Vojta, když ho někdo rušil v práci – a tak jsem se Bedřicha na rovinu zeptal. Víte co to bylo? On si vždy zastavoval timer Pomodoro!

V ten moment jsem si uvědomil, jak hrozné věci se dopouštím! Tady jsem měl osvíceného vývojáře, který si hlídal své vlastní soustředění a efektivitu a do toho si to přihasím já, jeho nadřízený, a rozbiju mu ji!
A tak mi došlo, že klidný čas na práci potřebuje KAŽDÝ a že vlastně všichni bychom měli mít svůj ekvivalent úředních hodin! A tento čas na práci by měli respektovat všichni, dokonce i manažeři! Pokud jste totiž vedoucí, nebo máte jiné formální nadřízené postavení (či to máte nedej bože dokonce na vizitce), pravděpodobně vás vaši podřízení NEPOŠLOU pryč, že je rušíte! To ale neznamená, že tomu tak není!

Mítink = klín v kalendáři

Podívejme se ještě na jiný příklad z téhož týmu. Typická situace v týmech bývá taková, že každý má své vlastní osobní úkoly, pak jsou zde úkoly, které je potřeba konzultovat s někým jiným. Do toho sem tam přijde pozvánka na mítink. Některé mítinky jsou nutné, některé mají povahu pouze informativní a některé jsou zbytečné, ale bohužel z kategorie těch, jež nelze odmítnout.
Jak v takové situaci může vypadat denní rozvrh Bedřicha? Útržek z Bedřichova diáře zobrazuje tři možné varianty, jak se mu ve dni naskládají osobní projektové úkoly, mítink, na který ho pozval Honza, další mítink, tentokrát Pavlův a samozřejmě i nutný čas na oběd.
TODO – obr, nadepsat varianty A, B, C

Matematický pohled na věc je jednoduchý. Ve variantě A, B i C odvede Bedřich na svém projektovém úkolu během dne 6 hodin práce. Nevím, jestli jsou manažeři dobří matematici, ale tímto pohledem se na věc zpravidla dívají. Je to však pohled ani ne tak jednoduchý, jako spíše zjednodušující.
Podívejme se blíže na to, jak v jednotlivých variantách Bedřichův pracovní den probíhá.

Varianta A

Bedřich přichází do práce odpočatý a s čistou hlavou se pouští do svého aktuálního úkolu. Nic ho neruší a soustředěně pracuje až do oběda. Nepředstíráme, že se během dopoledne nemrkne na zprávy, že se nezeptá kolegy, jaký měl víkend, ale i tak je schopen odvést práci v délce téměř 4 hodin.
Během oběda zrelaxuje, ale dost možná ho napadnou další myšlenky k jeho úkolu, takže je po návratu hned může zapracovat a ukousne ze svého úkolu další dvě hodiny. Z práce ho pak vytrhne až upomínka na mítink s Honzou, po kterém pak následuje ještě mítink s Pavlem a tím jeho pracovní den končí. Jeho úkol na projektu je o 6 hodin blíže dokončení.

Varianta B

Stejně jako ve variantě A Bedřich nerušeně zvládne během dopoledne ukousnout 4 hodiny z úkolu.
Z oběda se dostaví rovnou na mítink s Honzou. Po jeho skončení se vrací ke svému stolu a v hlavě se mu honí skutečnosti, které z mítinku vyplynuly. Přemýšlí, jestli by je neměl hned začít zpracovávat, udělá si možná pár poznámek a rozepíše k tématu email. Pak si uvědomí, že by se měl snažit pokračovat v rozdělané práci na projektu a silou vůle se k němu vrátí. Soustředění však už není ideální. Navíc mu jeho pozornost brzy začne poutat druhý blížící se mítink s Pavlem. Nakonec usoudí, že během zbývajících dvaceti minut už stejně svět nespasí a rezignuje. Věnuje se něčemu jinému, dost možná ten čas stráví diskuzí s kolegou o včerejším hokejovém utkání a posléze se přesune na zmíněný Pavlův mítink. Po návratu je situace podobná, pouze horší. Bedřich je už trochu unavený, v hlavě se mu míchají všechny tři aktivity, a když zjistí, že do odchodu domů zbývá necelá hodina, odpoví na pár zbytečných emailů, podívá se na večerní program televize a nějak to už doklepe. Práce pokročila jen o asi 4,5 hodiny.

Varianta C

Tato varianta je ještě horší, než varianta B, přerušování je častější, souvislé pracovní úseky jsou kratší, takže ani dvě poslední hodiny práce na projektu již Bedřich nevyužije efektivně. Tohle je ten okamžik, kdy se Bedřich zamyslí a řekne si – „co já jsem to vlastně dneska dělal, že jsem tak unavený? A kde je viditelný výsledek? Doufám, že se teď nepřijde šéf zeptat, jak jsem daleko… „
Odvedená práce? Matematici by se možná divili, ale 2 + 1 + 1 + 2 se rovná přibližně 3,5 hodiny.

Připadají vám uvedené scénáře trochu idealizované a manipulující? Připouštím, že je to do jisté míry pravda. Ale jsem přesvědčený, že organizací času dle varianty A se budete tomu vysněnému ideálu celkem slušně blížit. Naopak organizací dle varianty C se od jejího odstrašujícího příkladu budete jen velmi těžko vzdalovat!

Jak tedy ochránit klid na práci?

Vzpomeňme si na úřední hodiny, tak, jak jsou zavedeny na úřadech a jak tento koncept pomohl architektovi Vojtovi. Proč by totéž nepomohlo i ostatním? Délka a častost úředních hodin jistě záleží na konkrétním případě, ale lze silně doporučit, aby nastavení bylo co nejjednodušší a pravidelné.
Vypůjčil jsem si cedulku z vesnického konzumu a trošku ji upravil. Původně to bylo jen pro účely tohoto článku, ale jsem v pokušení ji vytisknout a dát všem členům týmu. Mám pocit, že lakonicky shrnuje vše podstatné.

Jako týmový vedoucí ji dejte všem v týmu k dispozici, nechť si ji pověsí nad stůl, rozešlete mailem všem s humorným vysvětlením. Nezapomeňte i na potenciální vyrušovače mimo váš tým (ředitele bych vynechal). Představte tento koncept na nejbližším mítinku – který se ovšem bude konat pochopitelně až v otevírací době!

Závěrem rekapitulujme pravidla:

1. Zaveďte v týmu dělení pracovního dne na dobu soustředěné práce a na otevírací (úřední) hodiny. Nastavení přizpůsobte vašim potřebám, nejjednodušší doporučení je před obědem a po obědě.
2. Zajistěte, že každý člen týmu má svůj poznámkový blok (přinejmenším), kam si píše všechny otázky a témata k řešení, na které během doby soustředěné práce narazí.
3. Proberte tato pravidla s týmem, aby je přijal jako užitečná a každému prospěšná, nikoli jako omezování. Dbejte na jejich dodržování, protože pokušení vstát a jít vyrušit kolegu s nenaléhavou věcí bude veliké (hlavně v open space!), stejně jako naplánovat mítink kamkoli, kde je volno, klidně na dopoledne!
4. Jste-li týmový vedoucí – dodržujte tato pravidla především vy sám! Dost možná jste právě vy tím nejčastějším zdrojem vyrušování!
5. Nezapomeňme, že jsme lidé, nikoli roboti! Podstatou pravidel není omezování svobody, zákaz komunikace, ani potlačení všech aspektů, které dělají práci v kolektivu zábavnější. Samozřejmě týmu musí ve dni zůstat i chvíle na pomlouvání šéfa. Ale nechť to dělají odpoledne . Cílem je dopřát každému klid na jeho práci. A to uvítají všichni!

Milan Čapoun, blog

Myšlenkové mapy nejsou pojmy v kroužcích spojené linkami.

Abychom pochopili myšlenkové mapy, je nejprve nutné se seznámit s tím, jak mozek pracuje. Není třeba asi vysvětlovat složení nervové soustavy, synapse atd. Mozek a nervová soustava je síť a naše myšlení tuto síť využívá. Každý člověk myslí paprskovitě, jako by se v této síti pohyboval. Každý směr (paprsek) myšlenky vede k nějakému obrazu v paměti.

K obrazu? Nepamatujeme si slovo, ale obraz s tímto slovem spojený. Například list, nebo strom. Určitě si vybavíte zelenou, vůni léta nebo spadaného listí, vítr jak hýbe s větvemi atd. Vybavíte si vždy dřív obraz, než slovo.

Myšlenkové mapy napodobují myšlenkové procesy v mozku.

Z těchto základních funkcí paměti vychází metoda myšlenkových map, kterou je možné použít různými způsoby, od zapisování si poznámek z přednášek, týmového myšlení, nástroje sebeanalýzy až po oblast podpory tvůrčího myšlení, která mě zajímá nejvíce.

Co jsem si vzal z knihy Myšlenkové mapy od Tony Buzana. Hlavně to, že díky myšlenkovým mapám mohu dojít k asociacím, na které jsem doposud nepřicházel. Stačí znát pár pravidel a jimi se řídit.

1. Nekreslete slova do koleček, ale kreslete slova jakoby na větve stromu. Je to pro oko přitažlivější, přirozenější, srozumitelnější.

2. Pište na jednu větev vždy jen jedno klíčové slovo (ne celé věty nebo více slov), přijdete tak na mnohem více asociací.

• Na pojem “rád chodím bos” vymyslíte jedno kvantum asociací. Pokud rozepíšete každé slovo, získate 3x více asociací.

3. Dbejte na hierarchii. Hierachie znamená přehlednost a systém

• Těžko se vyznáte v chaosu, snadno se vyznáte v knihovně, kde jsou regály označeny písmeny abecedy. Pokud máte např. slovo “auto” dejte do úrovně nad něj slovo “stroje” a můžete rozvíjet asociace jinými směry – bagr, motorka, kombajn – můžete tam nalézt řešení.
• Pojmy nejblíže hlavnímu slovu kreslete na nejtlustší větve, s přibývající vzdáleností od hlavního pojmu kreslete větve tenčí. Tím zvýšíte vizuální prioritu slovům, které jsou hierarchicky nejvýš. Pomůže vám to se snadno zorientovat.

4. Malujte obrázky. Začněte ve středu hlavním obrázkem, který zachycuje hlavní předmět pozornosti a kreslete další ke každému slovu, pokud to je ve vašich silách. V okamžiku, kdy máte myšlenkovou mapu více rozvinutou, je velmi těžké se v ní orientovat už jen z toho důvodu, že si ne všechno, co jste napsali musíte pamatovat. Tím, že použijete obrázky, docílíte toho, že mnohem snadněji vstřebáte během okamžiku celou mapu.

• Vemte si, co vstřebáte rychleji? Text popisující zděný dvoupatrový domek se zahradou plnou stromků, nebo obrázek, kde je namalovaný domek se zahradou.

5. Nevadí, že z různých větví dojdete ke stejnému slovu. Nesnažte se je slučovat nebo odstraňovat. Jen ta slova zvýrazněte – tučně, kapitálkama, vytáhněte slovo do 3D, aby bylo více vidět. Že jste k němu došli z více směrů znamená, že má slovo větší váhu.

6. Vužívejte “gestalt” – tendence doplňovat. Když řeknu 1, 2, 3… většina samovolně doplní 4. Když řeknu: “Musím ti něco říct. Sakra… teď jsem si uvědomil, že ti to nesmím říct”, tak budete mít nutkání ze mě dostat, co jsem to chtěl říct. Této tendenci, nutkání, vrozenému pudu, se říká gestalt, samovolné doplňování. U myšlenkových map se využívá tak, že ikdyž vás hned žádná asociace nenapadne, nakreslete prázdnou větev, máte pak nutkání ji vyplnit. Což může pomoci v okamžiku, kdy nevíte jak začít. Gestalt vám pomůže důkladně prozkoumat každou myšlenku, která vás zajímá. Fakt to funguje.

Abych jen tak neplácal, mrkněte jak jsem využil myšlenkové mapy při návrhu webové grafiky Pražského jara.

Hledal jsem myšlenku, grafický prvek, který by byl jednoduchý, měl by jasnou spojitost s klasickou hudbou a byl by snadno přenositelný na všechny podstrany.

Z myšlenkové mapy jsem příšel na tvar not, který jsem aplikoval tak, že viewport stránek je ve výřezu not. Mrkněte sem na výsledek.

Myšlenkové mapy nejsou zázračný nástroj, který za vás všechno vymyslí.

Myšlenkové mapy vám nedají výsledek, ale nadhled nad tím, co máte v hlavě.

Myšlenkové mapy vám umožní odkrýt asociace, které vás běžně nenapadnou. Umožňí vám myslet z trochu jiného úhlu.

Martin Valas, blog

Moderní kancelář se stala fabrikou na vyrušování. Dokončit práci „v práci“ prostě není možné. Když lidé chodí pracovat do kanceláře, dělí svůj pracovní den na sérii pracovních momentů. Jako by byly vstupní dveře mixérem času, který rozdrtí vše na malé kousky. Pokud jste v kanceláři, můžete být rádi, že najdete 30 minut jen pro sebe. Obvykle, když se do kanceláře dostavíte, objeví se tu schůzka, tu telefonický (konferenční) hovor, někdo na vás přes stůl zahuláká, resp. váš šéf se prostě přijde podívat a zjistit, co vlastně děláte.

Tato vyrušení rozdělují váš pracovní den na menší a menší kousky. Patnáct minut tady, třicet minut tam, dalších patnáct minut před obědem, pak odpolední setkání apod. Kdy tedy vlastně máte práci udělat, když na ni nemáte čas?

Lidé – speciálně kreativní lidé – potřebují delší nepřetrhávané časové úseky proto, aby s věcmi pohnuli. Patnáct minut není dost. Třicet minut není dost. A ani hodina není dost.

Přepis videa naleznete zde.

Deník je výtečným nástrojem pro sebepoznávání, napomáhá zlepšit koncentraci, je to místo na kterém hromadíme všechny myšlenky a také je tam uchováváme. Deník je pojistným ventilem pro emoce každého z nás, je tréninkovým prostředím pro všechny, jež veřejně píší a publikují, deník je dobrým přítelem a důvěrníkem. Zrcadlí se v něm naše duše.

A co dělám se svým deníkem já?

I když mnoho lidí používá deníky či diáře proto, aby zachycovali důležité momenty nebo aby si vytvořili záznam, jak jejich život postupně plynul, tak já tohle většinou nedělám. A také opravdu málokdy se ke svým starším zápiskům vracím. Deník je pro mě především vynikajícím nástrojem na řešení problémů nebo složitějších situací, kdy potřebuji nalézt komplexní řešení. Ovšem nejen na řešení problémů, ale také úžasnou sebereflexi.

Píši každý den?

Psaní pro mě nikdy dříve nebylo pravidelnou záležitostí. Psal jsem z inspirace, neplánoval jsem to. Psal jsem jen tehdy, když jsem to tak cítil, spíše než bych se do toho nutil… že musím jít a udělat denní zápis… Ale pak jsem se rozhodl alespoň na chvíli vyzkoušet to – psát alespoň pár minutek denně – a je to úžasná pozitivní změna.

Můj život se odehrává v poměrně rychlém tempu. Nikdy se nenudím, pořád mám co na práci a vždy si toho naplánuji víc, než je možné stihnout. To mě žene kupředu. Práce, projekty, studia, sport, přátelé, čtení atakdále. Než jsem si začal psát deník, tak jsem si nikdy nedokázal vytvořit mnoho příležitostí v klidu se posadit a přemýšlet o životě, o tom, jak ho vedu a kam bych jej měl směřovat. Zamýšlet se nad svými kroky, pročistit si hlavu, utřídit si myšlenky ohledně svých cílů, plánů a současné situaci.

Teď, většinou těsně předtím, než jdu spát, napíši pár odstavců a tím si uvědomím, jaký že to byl uplynulý den víceméně v globálním kontextu. Uvědomím si, co jsem se naučil, co jsem pokazil a kam jsem se posunul. Dává mi to možnost si během několika minut uvědomit, co bylo dobře, co je třeba vylepšit a na co se dále zaměřit. Udržuje to mou pozornost a soustředěnost na to kým jsem, jak přemýšlím a především, jak jednám. Pravidelné psaní deníku mi dopřává tu nejlepší příležitost, jak na sebe pohlédnout zvenčí a být co nejvíce objektivní. Mohu se podívat, kým jsem a porovnat to s faktem kým se toužím stát.
Díkybohu mám své nejlepší přátelé, se kterými si mohu kdykoliv promluvit a oni mě vždy ochotně vyslechnou a rádi poradí. Člověk by však měl začít prvně u sebe, aby věděl, s čím přichází a následně mohl, obohacen o tuto konverzaci, s díky odejít a dále o ní přemýšlet.

„Hlídejte si své myšlenky, neboť ty produkují slova.

Hlídejte si svá slova, neboť z nich vycházejí Vaše činy.

Hlídejte si své činy, neboť ty dávají vzniknout Vašim zvykům.

Hlídejte si své zvyky, neboť za nimi se skrývá Váš charakter.

A hlídejte si svůj charakter, neboť ten určuje Váš osud.“

 Co děláte vy, když se všechno “sype”?

Někdy se stává, že přemýšlíte o milionu věcí najednou, ale nedosáhnete jasného východiska, dokud vám nebudou předloženy ve viditelné formě. Pokud se stane, že musím čelit nějakému problému, tak otevřu svůj deník a položím si otázku ohledně toho, co mě trápí nebo jakou situaci bych si potřeboval dobře promyslet. Zhruba po dvaceti minutách, sepsání všech okolností, několika stranách čmáranic, tunách myšlenkových pochodů, různých nápadů, návrhů a pohledů z několika úhlů; obvykle najdu určité, smysluplné východisko a doberu se k závěru. A tím k pevnému a silnému řešení. A pokud se mi to nepodaří hned, tak mám aspoň všechny podklady sepsány a mohu se k nim kdykoliv vrátit, dokud nedostanu tu spásnou myšlenku.

Deník – ten já píši rád

Přijde mi velice užitečné si všechno zapisovat. Pokud nad něčím jen tak přemýšlíte, tak vám může mnoho souvislostí uniknout a nemáte na očích ta fakta, ke kterým jste se již dříve dopracovali, a právě proto se můžete začít motat v kruhu. Může se stát, že si myslíte, že jste přišli na zlomové řešení, ale když se nad tím zamyslíte opět druhý den, tak najednou už se vůbec nemusí zdát tak inteligentní a vhodné. A proto je dobré mít se k čemu vrátit a ne začínat znovu od píky. Pokud totiž nad věcmi bádáte jen tak v mysli, mozek má tendenci zevšeobecňovat a proto je dobré mít vše systematicky roztříděno a potenciálně připraveno k pozdějšímu nahlédnutí. A tak namísto toho, aby se mi tyhle velké věci honily pořád dokolečka jenom hlavou, tak je mám raději sepsány, což mi umožňuje lépe porozumět souvislostem.

Pohled shora

Tím, že se na problém dívám jakoby z ptačí perspektivy, když vše mám jasně černé na bílém, tak je pro mě mnohem snazší objevit mezery a případné nedostatky, které předtím nebyly vzaty v úvahu. Pokud jsem svou záležitost prozkoumal z jednoho úhlu pohledu, tak si mohu tuhle část uchovat a přejít na náhled z úhlu jiného. A tím, že si vše píši, tak nakonec dostanu opravdu povšechné zhodnocení dané situace a to mi dává náležitý prostor pro to správné a jedinečné rozhodnutí.

“Kouskujte” a řešte postupně

Některé problémy jsou ze své podstaty zkrátka tak velké, že je nejsme schopni rozlousknout pouze v našich myšlenkách. Zkuste si na příklad zpaměti spočítat 1 234 x 56 789. Říkáte, že to nejde? Tak si to zkuste napsat pod sebe na kousek papírku a uvidíte, že za pár minut nemáte co řešit.
Naše mysl se dokáže soustředit jen na velice malou část celku. Náš mozek je bezpochyby ohromně mocným nástrojem, ale naše vědomé schopnosti jsou značně limitovány v ohledu soustředění se na několik věcí zároveň. Prakticky je to nemožné. Z hlediska psychologie pozornost rozdělit nelze. Může pouze překmitávat.
Další příklad: Představte si ovocný sad. A nyní se jím jen tak procházejte a vyberte ten strom, který na svým větvích nese nejvíce plodů … dokážete to? Samozřejmě že ne. Museli byste se vždy ke každému stromku postavit a všechna ta jablka, hrušky nebo mandarinky spočítat a následně porovnat výsledky.

Nebo otázka „Co byste si dali dneska k večeři?“ Abyste na ni dokázali optimálně odpovědět, tak byste museli vzít v úvahu všechny možné večeře, které byste mohli sníst. Musíte vzít v potaz vůni, chuť, vzhled, výživovou hodnotu a vaši denní aktivitu, dostupnost pokrmu, cenu atd. Většina z nás, pro relativně snadnější rozhodnutí, bude však uvažovat pouze o pár možnostech… Jen tak, co vás napadne; co jste třeba dlouho neměli, na co vás zaujala reklama, či o čem jste četli v časopise nebo na internetu. A pak byste vybrali pro vás v daný moment tu nejpřijatelnější. Ale je skutečně tahle vaše volba ta nejvhodnější a nejlepší? Málo kdo se tím bude hlouběji zabývat.

A to si představte, že se momentálně bavíme jen o triviálním jídle. A už i takhle existuje tolik rozličných možností a atributů! Ale co když jsme konfrontováni s mnohem důležitějšími, významnějšími a dalekosáhlejšími rozhodnutími? Tam, kde potřebujeme cítit jistotu a sebevědomí, že důsledky tohoto našeho kroku budou velice blízké ideálnímu řešení? Proto je důležité na věc pohlížet s vysokým nadhledem a částečným odstupem. To proto, abychom byli schopni co nejreálněji, nejkreativněji a nejkomplexněji uvažovat a jednat.

Složitá rozhodnutí na denní bázi

Život je plný rozhodnutí tohoto druhu. Jakou školu studovat? Jakou kariéru bych si měl vybrat? Kde bych měl bydlet? Měl bych se rozejít, nebo zůstat v neuspokojivém vztahu? Všechna tahle rozhodnutí vám změní život. Samozřejmě, že je můžete učinit jen tak, nahodile, jak vás napadne (jako třeba tu večeři, nebo jen tipnout, kde je ovoce nejvíce) ale budete to jen vy, kdo bude muset žít se všemi následky. Pokud se vám nepodaří nebo vy sami odmítnete vložit adekvátní úsilí a zapojit maximální rozsah vašeho intelektu, abyste učinili co nejlepší rozhodnutí a našli nejlepší řešení, tak copak to asi vypovídá o tom, jaké máte hodnoty v životě a jak si jej vážíte?

Dělejte správná rozhodnutí

I když psaní deníku nedokáže naplno překonat hlavní omezení naší vědomé mysli, aby dokázala systematicky nalézt všechny mezery v našich řešeních s miliony možností, tak psaní je jistě krokem správným směrem. Stále musíme přenechat převážnou část našeho rozhodování pro naši podvědomou mysl, naši intuici a emoce. Ale čím více z tohoto procesu dokážeme přenést do našeho vědomí (ať už pomocí papíru nebo čehokoliv jiného), tak tím nabudeme většího ujištění, že naše rozhodnutí jsou ta správná, i když se to tak dříve na první pohled nemuselo zdát. A z dlouhodobého hlediska, po mnoha letech a stovkách popsaných stránkách budeme sklízet plody naší práce ve formě úspěchů, jichž jsme docílili právě proto, že jsme se dokázali správně rozhodnout.

Deník jako důvěrník

Na světě není mnoho jiných míst, kde můžete vyjádřit absolutně všechno, aniž by vás někdo za to nepopotahoval. Když píšete, tak se nemusíte bát, co by si lidé asi tak řekli. Jste to jen vy, všechno to co se vám honí hlavou a papír. Je to osvobozující pocit moci se nejniterněji vyjádřit a přitom nemuset pociťovat žádnou zodpovědnost vůči nikomu. Je těžké to slovy popsat, ale ti, jenž tohle dělají, tak ti vám velice dobře porozumí.

Mějte přehled

Další z nesporných výhod psaní si deníku je držet si permanentní přehled o svých cílech a úspěších. To mi pomáhá, abych byl pořád soustředěný a nikam neodbočoval z mé cesty. Pokud máte něco, co je vaší hlavní prioritou a vy si neustále připomínáte, že je to přesně a jen to, co byste měli v danou chvíli dělat, pak je mnohem snazší soustředit se. A to je přesně ten důvod, proč když půjdu do posilovny nebo běhat, tak budu pravidelně a svědomitě zapisovat hmotnost závaží, počet opakování, nebo uběhnuté kilometry a čas. Při dalším tréninku se totiž budu chtít překonávat. Chci mít přehled o tom, jak si vedu, jak se zlepšuji (a pokud progrese nepřijde, tak mám alespoň podklady, pro zjištění, co je špatně). Trénink nevynechám, když se mi zrovna nebude chtít, nebo když bych měl mít něco důležitějšího na práci (jako v poslední době bohužel tak často :´-( ). Důvodů je povícero. Pokud nebudu trénovat, tak nebudu růst a nebudu se zlepšovat, což pochopitelně není dobře.  Ale také si uvědomuji význam mého deníku v této roli z pohledu motivace. Nejsem hnán pouze svými vyhlídkami ve světlejší zítřky, ale také se mohu podívat zpětně na mé zápisky a vidět, čeho jsem dosahoval v minulosti a proto prakticky neexistuje dost dobrý důvod pro to, proč v tomto nasazení nepokračovat. Chápu tedy, jak je z dlouhodobého pohledu důležité držet se svého plánu. A navíc… nikdo si přece nechceme kazit statistiku, že?

Na památku…

Dobrou věcí na deníku je však bezesporu také uchovávání vzpomínek. Je hezké otočit pár stránkami a najednou se vám otevírají momenty, zážitky, příběhy, vzpomínky a celkově kapitoly života, na něž jste, tak jak čas plynul, již zapomněli. Nemá smysl si psát věci všední, ale pište si vše, co vás kdy rozveselilo, udělalo vám radost a hlavně to, co nikdy nechcete zapomenout.

Zkuste být svědomití

Není snadné být svědomitý a opravdu pravidelně psát. Dnešní doba je hektická, ale o to krásnější je na chvíli se zastavit, odizolovat se od světa a soustředit se jen na sebe.

Pokud se nehodláte odhodlat k vedení „regulérního“ deníku, tak doporučuji zkusit začít si psát deník jednou větou. Napište to, co považujete za nejdůležitější věc, jež se toho daného dne stala. Událost, co vám udělalo radost, myšlenka… cokoliv. Zabere to jen pár vteřin. Za pokus to stojí. Dále navrhuji vyzkoušet project365.org. Jedná se o jednu fotografii denně, jež bude vystihovat váš den, náladu…
Nahrávat si takhle svůj život je skvělé. Ne protože bych chtěl zachytit každý jednotlivý okamžik toho, co se zrovna děje; ale proto, že mi to pomáhá lépe porozumět sobě samému a také uchovat to, o co nikdy přijít nechceme.

Píšete si deník? Nějaký další přínos, který jste vy sami zaznamenali? Podělte se o něj v komentářích.

Důvodů může být samozřejmě nepřeberně – strach, lenost, zvyk, vyčerpání, špatná atmosféra v týmu, neznalost priorit… Ale často může za naši nespokojenost fakt, že neznáme a nedokážeme aplikovat několik zásadních pravidel osobní efektivity.  Jsou to jednoduchá pravidla, které se opakovaně a v různých variacích objevují v nejdůležitějších knihách o time managementu. Ti, kteří dosahují mnoha vynikajících výsledků a řadí se mezi extrémně produktivní jedince („overachievers“) je obvykle každodenně využívají, byť by je třeba na přímou otázku nedokázali jednoduše formulovat. Projeví se však v přístupu, se kterým plní tito lidé své nekonečné aktivity a úkoly. Žádný systém, žádná nejnovější metoda time managementu a ani webová aplikace tato pravidla nenahradí. Může je pouze doplnit. Pojďme se bez dalších řečí podívat na to, které to jsou.

Na začátku je třeba začít. Nic více.

Že nedokážeme začít je často zásadní příčina toho, že nedokážeme nic udělat. Začátek je nejtěžší. Musíme při něm změnit fokus, změnit náladu, musíme začít přemýšlet o jiných věcech… a to je doprovázeno většinou nechutí. Ale již po pár minutách (nebo i sekundách), kdy se donutíme k započetí úkolu, vidíme, že nás daná aktivita baví více, než jsme si mysleli, že nás kdy bavit může. Zjistíme, že není „tak neskutečně obtížná“. Nepříjemný hovor? Vytočíme číslo, začneme hovořit…. najednou vidíme, že hovor není nezvládnutelný. Odkládaný email? Rozepišme pár vět, klidně od konce…a najednou vidíme, že máme odesláno.

Jak začít? Prostě začít. Udělat jakýkoli – třeba minimální krok. Spustit textový editor, vzít do ruky mobil… a zeptat se: jaký další minikrok udělat? Za chvíli pracujeme…

Není nic zbytečnějšího a méně efektivního než meditovat, jak se „mně nechce“ nebo jak „to bude těžké“.

Snažme se co nejvíce zkrátit dobu mezi „je třeba udělat“ a „pouštím se do toho“. Nemysleme na celý obtížný úkol, mysleme na další krok.

To nejdůležitější na první místo

Tato rada se opakuje v knihách o time managementu stále dokola. A to proto, že je naprosto zásadní. Udělat nejtěžší, nejnepříjemnější a nejdůležitější úkol jako první. O něco méně nepříjemný úkol jako druhý. A tak dále. Psychologických mechanismů, které zde působí, je spousta: do dalších úkolů se dáváme takřka s radostí, protože je vnímáme už jen jako snazší. Naše sebevědomí roste. Snadno se rozjedeme do vysokého tempa a efektivity (když jsem zvládl toto, co mě může zastavit). A hlavně: to, co je důležité, je už hotovo… i kdybych už dnes nic neudělal, už jsem udělal dost…

Doplněk této rady: pokud se objeví nepříjemná záležitost, kterou je třeba řešit, vyřešme ji ihned. Ne za pět minut. Hned. Ušetříme si pět minut strachu, nepříjemného očekávání, nechuti pustit se do práce. Kumulace těchto různých očekávání a nechutí totiž s sebou samozřejmě přináší i obecnou demotivaci a nechuť… pustit se vlastně do čehokoli.

Lakeinova otázka

Jeden z nesmrtelných klasiků time managementu, Alan Lakein, radí – kdykoli, když nevíte, co dělat dále, ptejte se:

Jaké je právě teď to nejlepší využití mého času?

Je to univerzálně platná otázka. Povšimněme si – neptá se na to nejefektivnější, nejdůležitější, ale na „nejlepší“. To může znamenat v různých situacích různé věci – někdy je to „odpočinout si, vypnout“. Jindy zjistíme, že bychom měli „vyvážit“ svou monotonní činnost jiným typem aktivity. Jindy se ptáme na to, co je nejdůležitější v dané oblasti práce, v projektu, v kontextu. Otázka je tolikrát jiná, v kolika různých náladách, projektech a prostředích se nacházíme.

Málo a často

Jiný z klasiků time managementu – Mark Forster – zdůrazňuje ve svých metodách přístup, podle kterého máme pracovat na důležitých úkolech „málo a často“. Není to však v rozporu s tím, že nejtěžší je začít? Není škoda ukončit úkol, když jsme v polovině a víme, že jej dokážeme brzy splnit?

K tomu nás samozřejmě autor nenabádá. „Málo a často“ znamená, že dlouhodobým a důležitým úkolům bychom se měli věnovat – právě takto. Každý den něco udělat a pak práci klidně odložit. Proč? Důvodů je nesčetně:  Budujeme zvyk, který nám usnadní další aktivity. Víme-li, že za chvíli můžeme skončit, snadno se začíná. K úkolu přistupujeme obvykle s čerstvou hlavou a nápady (nezabýváme se jím nekonečně). Úkolu se věnujeme v různých náladách a kontextech – to může velmi usnadnit jeho plnění. Hraje zde roli také efekt inkubace – mnohá řešení a vhledy se mentálně připravují v období, kdy se zabýváme něčím naprosto odlišným. Z historie vědy i umění víme, na kolik nápadů „přišli“ tvůrci ve sprše nebo na procházce…

Střídání různých kontextů nám usnadní řešení úkolů i jinak („ještě že Tě Jardo vidím, vzpomněl jsem si, právě začínám řešit…“). Paměť funguje mnohem lépe, pokud se učíme distribuovaně. Kreativita také. Pozornost také. To souvisí s pomalými, intuitivními mody myšlení, od kterých nemůžeme čekat vyřešení úkolu nebo kreativní nápady za 5 minut, a které jsou díky tomuto přístupu podporovány.

Sdružování úkolů

Vyznavači GTD toto pravidlo dobře znají a aplikují. Říká: dělejte podobné s podobným. To neplatí pouze u fyzických kontextů (domácí úklid, v kanceláři, probrat se šéfem), ale u jakýchkoli podobných aktivit. Sdružováním úkolů si ušetříte čas i energii – nemusíte se nutit do typu práce, který jste již jednou začali a v němž jste „nastartovaní“. Pokud se vám nechce telefonovat, ale donutíte se k prvnímu hovoru, daleko snadněji pak učiníte druhý hovor. Pokud už uklidíte první hromádku nepořádku, jistě ani druhá neodolá…

Limity všude a všem

Stanovení limitů je pro efektivní práci mimořádně důležité. Pokud pracujete s limitem, pracujete rychleji a lépe. Parkinsonův zákon říká, že práce má tendenci přesně vyplnit prostor, který ji dáme. Dáme-li si na úkol deset minut, splníme ho za deset minut. Dáme-li si na něj dvojnásobek času, hádejte, kolik minut budeme potřebovat?

Efektivitu časových limitů běžně využíváme pro spoustu situací – jako je standardní délka vyučovací hodiny, předem stanovená délka prezentace, předem stanovená délka rozhovoru či obchodní schůzky… Můžeme ji využívat i pro svou osobní efektivitu.

Pro konkrétní aplikaci této metody doporučuji nenápadný program, který odpočítává čas a je celou dobu viditelný (např. na okraji obrazovky). Pro práci mimo počítač lze využít klasické digitální či analogové „vajíčko“. Měli bychom mít kdykoli možnost jednoduše pohledem ověřit (bez přepínání oken a manipulace např. s telefonem), kolik času zhruba zbývá. S konkrétní podobou a délkami intervalů doporučuji experimentovat – osobní preference se různí.

Jiná forma limitů může mít podobu „dost dobrého“ výsledku. V polovině úkolu se zeptejme: není už úkol dost dobrý? Nestačí takto? Pokud zjistíme, že další aktivita nebude znamenat PODSTATNÉ zlepšení kvality výsledku v TUTO DANOU CHVÍLI, pak úkol ukončíme. Nikdy mě nepřestane udivovat opakovaná snaha zbytečně řešit nepodstatný problém, když vím, že za hodinu přijde někdo, kdo jej vyřeší okamžitě. Nebo pokračovat v úkolu, když jsme natolik unaveni, že nemůžeme ničím novým přispět. Že občas někde budeme mít chybu? Je lepší oslovit deset potenciálních zákazníků s malou chybou v pravopise (které si většina z nich ani nevšimne), nebo poslat jeden dokonalý a skvěle formulovaný email jednomu zákazníkovi? Je lepší sníst trochu nedokonalý oběd a jít za odpolední prací, nebo perfektně precizovat přípravu oběda… až do večerních hodin?

Další formou limitů je – známý a obávaný – deadline. Zde doporučuji dvě pravidla:

1. Méně je více. To znamená dávat si velmi malý počet termínů, pouze pro nejdůležitější aktivity. V jednu chvíli bychom neměli mít na mysli více než 2-3 deadliny. Někteří autoři radí vůbec si nedávat tzv. interní deadliny, tedy termíny, které nejsou stanovené a vyžadované druhou stranu (zákazníkem, nadřízeným). Já bych tak striktní nebyl, ale osvědčilo se mi následující pravidlo:
2. Dávat si deadline až v průběhu projektu. Co je to za nesmysl, říkáte? Namítám: Proč selhávají naše interní termíny? Většinou proto, že jich máme moc (proto radím pouze 2-3 nejdůležitější deadliny v daný moment) a že neodhadneme množství práce, kterou projekt obsahuje. Kdy jsme schopni odhadnout množství práce lépe? Na začátku projektu, kdy s ním většinou nemáme ještě konkrétní zkušenost, nebo v jeho třetině či polovině, kdy už víme, kolik práce nás ještě čeká a jak rychle nám jde projekt od ruky…?

Mít toho hodně

Toto je asi nejméně intuitivní pravidlo: Není nic horšího než toho mít málo na práci.

Platí totiž: čím více toho máte, tím více toho uděláte.

Mějte pouze jeden nebo dva (ne úplně příjemné) úkoly za den. Zbytek můžete strávit pohodlným brouzdáním po internetu. Co uděláte? No jistě, odložíte, uděláte přece později. Pouze dva úkoly – to přece zvládnete za půl hodiny. A tak brouzdáte, blíží se večer a pro vás není nic obtížnějšího než konečně začít…

Srovnejte to se dnem, kdy máte úkolů hodně. Kdy naberete rychlost. Kdy se nemůžete zabývat podružnostmi, ale řešíte úkoly pragmaticky a efektivně, protože čekají další. A hlavně – kdy se vám snadno začínají další úkoly, protože prostě jste v tempu, jste rozehřátí, jedete na plný plyn.

Řešení? Snažte se toho mít pro danou chvíli dost v plánu a dostaňte se do tempa. Neztrácejte čas zbytečnými přestávkami, neúčelnými aktivitami, tlacháním s kolegy. Vše toto si samozřejmě klidně užijte… ale AŽ POTÉ, co své úkoly dokončíte, až poté, co dvě tři hodiny plodně pracujete. Dělejte pouze krátké pauzy na obnovu sil, ale najděte si takové formy, pomocí kterých neztratíte tak obtížně získané tempo a energii.

Pokud toho máte málo na práci, raději počkejte, až toho budete mít dostatek, a místo toho si klidně odpočiňte, zajeďte na výlet či běžte na procházku. To myslím úplně vážně.

Rytmus, rutina, rovnováha

Jedním z největších pomocníků osobní efektivity je pravidelnost, rytmus, rutina. Nemusíte se nijak výrazně nutit do úklidu pracovní pošty, pokud tak činíte prostě po každém návratu z oběda. Nezapomenete napsat důležitý email, když máte zvyk vždy před odchodem z práce projet celý seznam úkolů.

Zkoušejte co nejvíce opakovaných aktivit učinit pravidelnými. Navázat je na konkrétní situace (příchod, odchod, místo, první věc, poslední věc). Vytvořte specifické dny a časy (pátek – kancelářský den pro drobné nedodělky, dopoledne – čas pro projekt A). Vytvořte si specifická místa – zde pouze telefonuji, do studovny chodím psát, zde pouze relaxuji. Zvyk usnadní plnění našich úkolů více než cokoli jiného.

Nezapomínejte také na rovnováhu, kterou můžete využít ve svůj prospěch – po dvouhodinovém psaní u počítače je tak příjemné jít se projít (a vyřídit pochůzky). Po náročném výletě je tak příjemné si prostě lehnout k monitoru (a pustit si vzdělávací pořady, které máme připraveny…)

Nehledejme motivaci – motivace si nás najde

Velkou pastí osobní efektivity je pocit: nechce se mi, jsem demotivovaný. Hledat motivaci před aktivitou je velmi často zbytečné nebo dokonce nemožné.

Motivace není naše „chuť do něčeho se pustit“. Motivace bývá až výsledkem našich aktivit.

Je podpořena vztahy s druhými lidmi, dohodami, reálnými závazky, deadliny, očekáváními… ke kterým obvykle dochází až po započetí projektu, nikoli ve fázi snění o něm. Motivace je snahou pokračovat v rozdělané práci, která nás baví právě proto, že jsme s ní už začali (psychologové tento jev nazývají cirkulární motivací). To vysvětluje, proč – když už začneme nakupovat – dokážeme mnohem hůře odolat dalším nákupům… Jsme „v tom“. Motivace je také prožívané tempo, prožívaný úspěch z právě předchozího splněného úkolu – o čemž píšeme v předchozích odstavcích. Toho využijme.

Nehledejme motivaci, nastartujme ji svými aktivitami.

Problémem tedy není, pokud necítíme motivaci před projektem. Problémem je, pokud ji necítíme ani během jeho plnění či po jeho ukončení. Až tady je třeba začít si klást otázku, zda děláme to, co dělat máme, zda jsme na správném místě…a le to už není otázka time managementu.

Dalibor Špok

Práce je pro většinu z nás každodenní realitou. A v této realitě většinou platí, že není radno vyspávat na kancelářské židli (popřípadě na stole). Máte-li možnost si v klidu schrupnout, dobře pro vás. Ale většinou je to tak, že čas jsou peníze a že spánkový deficit nelze nafakturovat. Ještě horší případ nastává, máte-li za něco zodpovědnost. Ať už vedete kolektiv, nebo zrovna organizujete školení – nesršíte-li elánem a nadšením, lidé to poznají. Riskujete ztrátu klientů, dobrých referencí – a samozřejmě peněz. A to se, věřte nebo ne, opravdu nevyplatí. Existuje několik triků, jak se probrat. Některé jsou horší, některé lepší, a jiné vás odrovnají. O co se jedná?

Energy drinky a káva – něco za něco

Většina lidí při únavě automaticky volí kofein. Není se čemu divit – je to dobrý stimulant a pokud se jedná o kvalitní kávu, opravdu vám může pomoci cítit se lépe. Účinek většinou nastupuje mezi 15-20 minutami a trvá v řádu několika hodin. Všeobecně se doporučuje kávu pít postupně a ne ji do sebe kopnout, jak to někteří lidé s oblibou praktikují. Ale jak by řekl George Lucas: Je tady, vážení, Skrytá hrozba.

Tou je dehydratace. Především léčíte-li kávou kocovinu. Abychom zmetabolizovali alkohol, potřebujeme relativně hodně vody, a káva, která má diuretické účinky, nám v tomhle ohledu moc nepomůže. Takže pijete-li kávu, nezapomeňte přidat taky sklenku vody – nebo rovnou dvě. Voda se v těle rozhodně neztratí. Slabší míra dehydratace hrozí také v případě delší spánkové deprivace. Proto je dobré pamatovat pravidel zdravého stravování a dát tělu to, co potřebuje. Co se kocoviny týče, zkuste pramenitou vodu, například Vincentku. Ta pomáhá regulovat metabolismus po alkoholových excesech a zároveň váš organismus zbytečně nezbavuje potřebné vody.

Energy drinky jsou oblíbeným lékem především u mladých lidí. Obsahují hodně cukru a kofein, v důsledku čehož dovedou organismus dostatečně nabudit. Háček je v tom, že hladina cukru po výkyvu zase poměrně  rychle klesá, což může způsobit následný nežádoucí útlum. Kofein v nápojích bohužel spánkový deficit nevyléčí, ale jenom ho zamaskuje.

Procházka, sprcha a světlo – nabuďte své tělo přirozeně

Ideální variantou, jak se udržet funkční po probdělé noci, je nabuzovat se bez chemikálií. Svoje tělo zbytečně nezatížíte (i když odříkání kvalitního spánku samo o sobě zátěž je) a dostanete se alespoň na nějakou dobu zpátky “do hry”. Nejrozumnější je krátká procházka pokaždé, když na vás jdou mrákoty – ideálně někam ven, na sluníčko a čerstvý vzduch, ale v nouzi postačí dvakrát si obejít kancelář. Samozřejmostí je přísun čerstvého, nejlépe chladnějšího vzduchu, který vás bude průběžně udržovat bdělými. Takže pootvírejte okna, pusťte do kanceláře světlo a vítr a začněte poskakovat. Zaručeně se z dřímoty dostanete.

Studená sprcha je sázkou na jistotu. Ne každý je příznivcem podobně invazivních řešení – na druhou stranu je to ideální způsob, jak nastartovat svůj organismus, když je zrovna trošku po bouračce.

Jídelníček nevyspaných – po čem sáhnout?

Unavený organismus si diktuje stravu podle svého gusta. Určitě to znáte z vlastní zkušenosti – když jste nevyspalí, máte kyselo v ústech a chuť jenom na pečivo, cukry a karbohydráty. Energie je totiž pro vyčerpaný organismus otázka přežití. Problém je, že příliš kalorické potraviny a rychlé cukry vám můžou zamávat s gyklémií nahoru a dolů, což vás bohužel moc nenabudí. Takže, co vzít do ruky?

Nejlepší je držet se zdravé stravy, komplexních sacharidů a lehčích bílkovin. Nic těžce stravitelného – váš organismus má dost práce sám se sebou. Vyhněte se dráždivým potravinám, protože váš žaludek může být mnohem citlivější než obvykle a taky podle toho bude reagovat.

Co (ne)dělat při silné únavě

Probdíte-li noc, nebo nemáte-li zrovna spaní, jako když vás do vody hodí, měli byste také mít na paměti, že jsou zhoršeny vaše kognitivní funkce. Spánkový deficit se promítne do schopnosti soustředit se, jasně myslet, představovat si a vykonávat více činností zároveň. Obzvláště negativně potom nedostatek kvalitního spánku působí při řízení – všichni víme, co může za volantem způsobit krátký mikrospánek. A pokud v noci nezaspíte, pravděpodobnost, že usnete za volantem, se rapidně zvyšuje. Stejně tak se projevuje spánková deprivace také na náladě. Chmurná nálada a podrážděnost, kterou vyzařujete, může také silně ovlivňovat vaše okolí.

I když budete mít nutkání, nedoporučuje se nabourávat po probdělé noci svůj obvyklý spánkový režim. Například jste-li zvyklý usínat v jedenáct, nehrňte se do postele už v sedm. Mohli byste si ve vnitřních hodinách udělat ještě výraznější zmatek.

A jaké jsou vaše odzkoušené tipy na zvládnutí nedostatku spánku?

Monika Styxová

Byl jsem však na sebe pyšný. K internetu jsem se připojil sám, dle návodu na zadní straně přebalu instalačního CD, který jsem si pro jistotu nechal ještě třikrát zopakovat pracovníkem, jehož telefonní číslo stálo na tom samém přebalu hned pod tím samým návodem, ale byl jsem online. Celých dvanáct minut, než mi navázané připojení spadlo.

Od té doby už „poutíkalo hodně vody”, jak by řekla moje babička, kdyby tu ještě byla, a pár věcí, nejen způsob, jak se připojit k internetu, se za ty roky změnilo. Český Telecom už není ani Telecom ani český, moje čtyřistaosmdesátšestka, stejně jako jejích několik následovnic, odpočívá někde na recyklišti datových dějin a způsob, jak se připojit k internetu, je dnes jednodušší než si vyčistit zuby. Na starosti o to, jak dlouho jsem online a kolik mě to bude stát, si už ani nevzpomínám, kdy jsem zapomněl.

Dnes jsem prostě online online.

Přemýšlím o tom, jak se můj život s internetem za těch čtrnáct let změnil. Jak se najednou z věci, která byla tajemná, drahá a fascinující zároveň, stala každodenní běžnost, hraničící se závislostí až posedlostí. Kdo není online, jako by nebyl. Na internetu je všechno. Internet je všechno.

Mým třetím nejpoužívanějším slovem se stala „synchronizace”.

Internet, hlavně v posledním roce a půl mi hodně dal. Dal mi poznat vášeň, kterou jsem našel v psaní, dal mi poznat lidi (osobně či virtuálně), kteří mne dnes a denně inspirují, dal mi pohled i vhled, který jsem ani netušil, že tam někde uvnitř mě existuje. Internet mi pomohl snížit váhu i krevní tlak, nutí mě se vzdělávat, učit se a hledat. Staví přede mne nové vzrušující projekty i výzvy, které mohu uskutečnit i realizovat klidně z pohodlí našeho obýváku, nebo, pokud bych nebyl takový srab, odkudkoli na světě.

Naučil mě vzdát se válení na gauči u televize, odnaučil mě nicnedělání a lelkování, můj negativní pohled na svět nahradil internet hledáním pocitu spokojenosti se sebou samým, hledáním příležitostí dávat, bez ruky natažené k jistotě brát.

Ne však všechno zlato třpytiti možné.

Internet není jen přítel na telefonu, který nezištně dává, aniž by nezištně bral. I internet si umí vybírat svoji daň, pokud mu to dovolíme. Pokud si nedáme pozor, a necháme se zmást.

Cítím, jak mi internet bere schopnost nebýt online, jak mi bere schopnost vnímat svět bez internetu. Nutí mě být ve střehu a na stráži, nutí mě opakovat opakované, vstávat na povel, číst na povel, psát na povel…

Mám obavu, jestli mi internet nezkresluje už tak pokřivenou realitu vnímání sebe i okolí, jestli s ním nemizí ten pocit svobody světa bez závazků, pocit radosti z nenutnosti. Cítím, že internet si začíná brát více, než jsem možná ochoten dát, než jsem možná schopen obětovat. Co dělat? Jak se bránit? Jak být online a přitom nebýt tak sám, ztracený ve vlastním prostoru jedniček a nul?

Jak se vrátit k připojení na dvanáct minut?

Možná je to paradox, možná dobrý nápad, ale i na internetu je dnes možné najít návody, jak na internetu nebýt. Jak být offline. Také jsem jich pár (zatím neúspěšně) vyzkoušel. Něco mi ale říká, že můj „problém“ není ve stavu (online/offline), v tom být, či nebýt. Můj pes je možná zakopaný v mé neschopnosti nepodlehnout, nereagovat na každý impulz, zprávu, informaci nebo nápad. Třeba je to jen má digitální imunita, která, stejně jako ta lidská, začíná s věkem oslabovat.

Ať tak nebo tak, loučit se s přáteli s rozsvíceným iPhonem v ruce asi není nejlepší způsob, jak říct ahoj, rád jsem Tě viděl, a zas někdy…

Co bude za dalších čtrnáct let? Bude (tu)to ještě internet? A budeme ho používat tak, jako dnes? Budeme se k němu připojovat tak, jako dnes? Bude nám pomáhat i škodit zároveň, jako dnes? Netuším. A je to v zásadě i jedno. Jde jen o mě. Jak se  internetu ubráním, a jak internet ubráním přede mnou.

Josef Jasanský

Kouzlo je v mé odpolední „dvacetiminutovce“. Stále vás to zajímá? Přečtěte si můj příběh.

Spím kolem 6-6,5 hodin denně. Odpoledne začínám pociťovat zvýšený spánkový tlak, který se mi za mé náročné dopoledne nahromadí. Rozhodnu se jít si lehnout. Nastavím budík na 20 minut přesně. Zavírám oči, ležím. Nemůžu usnout. Zvoní budík. Nespal jsem. Ale okamžitě vstávám a pokračuji ve svém denním programu.

Zkouším to druhý den znova. Pozítří. A pak zase znova. Pořád dokolečka. Zatím se mi ještě usnout nepodařilo. Ale každý den si stejně jdu na těch 20 minut lehnout. Pokaždé se snažím na nic nemyslet. Nejde mi to. Ani usnout, ani nemyslet. Deprimuje mě to.

Ptáte se, proč to dělám, když to nefunguje? Nechce se mi to tak brzy vzdát. Ne, ještě ne.

A najednou to přijde. Poprvé usnu. Ale ouha. Za necelou půlhodinku jsem násilně probuzen nepříjemným pazvukem budíku. Jsem rozbitý, chce se mi ještě spát… Ale nesmím! Jen 20 minut přece. Tak vstávám. Jenže zbytek dne pak stojí za starou bačkoru. Jsem unavený a nevrlý.

V publikaci European Sleep Research Society se dočítám, že to chce trénink, a že nakonec vše půjde dokonale. Potvrzují mi mou teorii převáděnou do praxe, že to dělám dobře. Irituje mě tento stav, ale pokračuji dál. Věřím tomu.

Je o týden později. Pořád si denně chodím odpoledne zdřímnout. Tělo si zvyká a začíná chápat, že nikdy nedostane více, než těch 20 minut. A proto je chce, co nejlépe, využít. Naše tělo je totiž moc chytré. Usínám, poprvé se mi takto odpoledne zdá sen! Probouzí mě budík. „Hmm klasika“ říkám si. Ale, fííííha. Změna. Cítím se skvěle.

„Co se to stalo?“ Ptám se.„ Jaktože nejsem zničený, jak prozatím doposavaď?“  Podvědomí urychleně napovídá. „On se ti zdál sen přece, vzpomínáš?“ Vzpomínám. Mozek hledá v mé medicínské databázi odpovědi. A rychlostí vyhledávače Google získávám tu pravou. Zní: „Přeskočil jsem všechny fáze *nonREM a vstoupil přímo do REM“. Wow. Dokázal jsem to.

O den později. Odpoledne se těším na další sen a sním spojený odpočinek. Nepřichází. Jsem unavený. Jsem zklamaný. Ale nezoufám. Chce to čas přece. „Ale jak moc?!?“ „Už to trvá přece tak dlouho…“

Po několik následujících dní se střídají „dny úspěšné“, kdy skutečně relaxuji a po spánku se cítím úžasně; se „dny neúspěšnými“. Časem se poměr začíná měnit ve prospěchu restorativních spánků; povětšinou se sny.

A na konec to přijde. Nesním sice každý den. Ale pokaždé během těch „svých dvaceti minut“ vstoupím do REM. Ne vždy si totiž sny pamatujeme, i když jsme ve správné fázi. Tedy skutečně odpočívám každé odpoledne.

Jít si takto lehnout má konečně smysl a je to efektivní. Mám radost. Uspěl jsem. Všechna deprivace je tatam. Dokonce se začínám budit i o malinko dříve, než budík zazvoní. Jsem čerstvý a odpočatý. Dokázal jsem to. Vyhrál jsem!

Je vám záhadou, co termíny *REM a nonREM znamenají? Použijte wikipedii, Google, nebo… si přečtěte tento článek.

Martin Bortlík

O času a jeho hodnotě se v naší společnosti mluví hojně. Každý má k dispozici stejných čtyřiadvacet hodin denně – přesto se navzájem lišíme nejen způsobem, jak se svým časem nakládáme ve vnějším světě, ale dokonce i vnitřním prožíváním času.