Co jsou to záležitosti?

David Allen definuje v Mít vše hotovo záležitosti jako „cokoliv, co jste si vpustili do psychického nebo fyzického světa a co nepatří na místo, kde se to právě nachází, vy jste však u toho neurčili požadovaný výsledek a nejbližší konkrétní krok.“ (str. 24)

V dnešní době pracovní život prostupuje do soukromého a naopak. A tak se vám v inboxu setkají vzkazy od kolegů, e-maily od dodavatelů, nápady na sobotní výlet a vzkaz od manželky, že je potřeba koupit chleba. Oddělovat je při sbírání by z praktického hlediska bylo poněkud… nerozumné.

Inbox-Babylon

Zazní-li někde slovo „inbox“, většina lidí si představí jediné místo: e-mailovou schránku. Pro většinu lidí to bude první, a bohužel poslední místo, kde si cíleně shromažďují „informace“ o záležitostech. Ostatní „vstupy“ nijak neřeší. Mají přece dobrou paměť, tak co by si dali tu práci a něco si zapisovali. Chybička se vloudila, nemyslíte? Kdokoliv četl něco o GTD, ví, že snažit si všechno pamatovat je nesmysl. A ve chvíli, kdy zrovna tohle začnete řešit, dostaví se mírný šok: najednou zjistíte, odkud kdy a kde všude se na vás záležitosti sypou. Na okraj pojmu: V knize Mít vše hotovo se místo pojmu inbox používá pojem vstupní přihrádka nebo schránka. I David Allen pro toto konkrétní místo nepoužívá jeden vymezený pojem a tak se GTD-novic setká s pojmy jako collection bucket, in-tray či zmíněný inbox. Pro nás budiž v tomto článku INBOX to všechno předchozí.

Promyslete si, jaké vstupní schránky (aka „inboxy“) budete potřebovat

A nebojte se to přehnat.

Pro inspiraci to v mém případě bude:

1. Gmailový účet, kam sbírám poštu ze 4 dalších e-mailových účtů. (MS Outlooku jsem prostě nepropadl, na mé potřeby je to příliš robustní nástroj. Ale je mi jasné, že existují „provozy“, které se bez něj neobejdou.)

2. Fyzická schránka (na stole doma/v práci) v podobě plastové „stohovatelné“ přihrádky, respektive drátěného košíku „made in IKEA“ doma na fyzické záležitosti (papíry, testy, slohové práce, vzkazy, časopisy, poznámky na lepíkách aj.)

3. Další elektronický inbox tvoří samostatný poznámkový blok v Evernote, které používám pro vedení agendy GTD. (Teď se na mě sesype hromada názorů, jakože EN je pro GTD nevhodný, nemá to připomínky, nemá to propojené další kroky a jednotlivé projekty a já nevím co všechno. Nemá, ale mně to stačí. Pokud nevěříte, že by šlo tento výborný poznámkovník pro GTD vyladit, doporučuji podívat se na videa na The SecretWeapon http://thesecretweapon.org. Howgh.)

Do inboxu v EN přeposílám e-maily, z nichž se staly buď projekty (#Projekty), nebo další kroky (@kontext). Stejně tak zde končí i delegované záležitosti, u kterých čekám na řešení, případně jen vyjádření další osoby. (!!WF neboli @Čekám na…)

Podobně dopadnou i e-maily, které chci buď archivovat (reference, podklady k projektům, zajímavé informace), nebo se jim budu možná v budoucnu chtít věnovat. Přes rozšíření v prohlížeči (Clip to Evernote, Clearly) potom do elektronického inboxu padají také různé články či výstřižky z článků, citáty a další informace.

EN používám ve svém notebooku, telefonu i tabletu. Inbox (a další bloky a tagy) mám vlastně neustále po ruce. Ani v jednom zařízení jsem zatím ale nepoužil možnost vytvořit přímo hlasovou poznámku. Ale i to jednou přijde. Byť mě od toho trochu odrazuje fakt, že bych musel vzkaz při zpracování přepsat.

Fotek ovšem do EN sypu celkem dost, i když rozpoznávání českého textu z fotografií mi nějak škobrtá (přesněji: nefunguje). Asi je to placená fýčura. A navíc jen pro cizozemsky mluvící.

4. Notýsek, neustále v kapse/na stole/po ruce přítomný, vybavený jak stránkami, tak paklíkem lepíků pro strýčka Příhodu. Zde také končí poznámky za pochodu, které nejdou rychle naklepat na počítači nebo tabletu. (Nebojte, není to Moleskine. Ten používám na něco jiného, ale o tom snad někdy příště.)

5. Textové zprávy v mobilu/Voice mail. Na tato místa se zpravidla zapomíná. Při zpracování (tj. po přečtení) končí SMSky či vzkazy na patřičném místě v systému, tedy buď v EN, nebo v kalendáři. Nepamatuji se, kdy bych něco přepsal na papír (či do notýsku) k pozdějšímu zpracování. Systém mám nastavený, takže hupky dupky, ať už jen běží.

6. „Místo“ na myčce v kuchyni, kam s manželkou dáváme poštu a další společné záležitosti, jako poznámky, co kde koupit, časopisy, dopisy atd. Jakkoliv by se mi líbilo, aby zde třeba stála nějaká krabice, mé usilovná snaha „naladit“ manželku na vlny GTD zatím více než selhává.

7. Plastová složka v tašce, ve které končí testy na opravu, texty na opravu či prostudování (předané v papírové podobě atd.)

Dlouhou dobu jsem ji považoval za zbytečnost. Leč David Allen se nemýlí: inbox do jisté míry používáme všichni, záleží jen na tom, jak je velký. V případě batohu vám totiž místo složky poslouží celý batoh, v případě naší odkladové plochy na myčce v kuchyni by to bylo jakékoliv místo v celém domku.

Našlo by se jisté více dalších přihrádek, třeba klasická dopisová schránka, do jisté míry třeba i připomínky úkolů v termínovém pořadači (v mém případě klasickém kalendáři), i když tyto nejsou klasickým inboxem.

Na první pohled sbírám záležitosti na velké množství míst. Leo Babauta v jednom ze svých hodně starých, skoro bych si dovolil i rýpnout „smysluplných“, článků, srovnával svá sběrná místa se systémem Davida Allena.

Ano, souhlasím s Babautou, Allen jich má daleko více než Babauta. Prostě mu to tak vyhovuje.
Pozorný čtenář knihy Mít vše hotovo si však jistě vzpomene, že i sám Allen vybízí k tomu, aby člověk používal co nejméně schránek a celý svůj systém minimalizoval. Ovšem jen do té míry, aby systém zůstal funkční a obsáhl celou šíři jeho záležitostí. (S. 36)

Jak optimalizovat INBOXy?

1. Jinak než experimentem na to nepřijdete. Jinými slovy, sepište si všechna místa, odkud k vám přicházejí informace (či záležitosti). A u každého místa se zamyslete nad tím, jakou fyzickou podobu budou mít tyto záležitosti – a v jaké formě je zachytíte. A potom se pusťte do experimentování a vychytávání systému. Uvidíte, za 14 dní budete moudřejší.

2. Pokuste se některá z míst spojit do jednoho jediného.

V dnešní době se přímo nabízí možnost sjednotit si místo, kam přichází e-mail. Na jedné straně chcete své e-maily mít stále po ruce na kterémkoliv zařízení, na straně druhé vás okolnosti nutí používat více e-mailových stránek.

Služby jako Gmail, Outlook.com (bývalý Hotmail), a do jisté míry také Seznam.cz či Centrum.cz (abych jmenoval ty největší), nabízejí možnost odesílat zprávu „zprostředkovaně“, tedy např. odeslat e-mail ze soukromého prostoru v Gmailu a nechat e-mail, aby se tvářil, že byl odeslán z pracovní e-mailové stránky.

Uvedené řešení samozřejmě není vhodné pro každého, leč dovolím si odhadnout, že mnoha lidem dobře poslouží.

3. Zvažte, kde všude byste mohli pro sbírání „nasadit“ papír. Můžete to být notýsek (pro fajšmekry třeba ten předražený, leč vymazlený Moleskine). Můžou to být kartotéční lístky secvaknuté žabkou. Pokud máte rádi efekt, určitě vám skvěle poslouží kožené pouzdro na doklady a v něm hezká malá diářová tužka a malý notýsek nebo nařezané lístečky papíru. A samozřejmě lepíky. A nad papírem laskavě neohrnujte nos, rukou píšete rychleji než pomocí sebelepší dotekové klávesnice – a navíc máte papír neustále po ruce. A nepotřebujete baterky.

4. Plastové slohy sice nevypadají úplně „super-cool“, ale na rozdíl od papírových vydrží. Navíc jsou lehčí než efektní, luxusní kožené desky. Taháte-li na zádech či na rameni každý den běžný notebook, nabíječku, notýsek, knížku na čtení atd., váha začne hrát svoji roli velmi rychle.

A ještě jednu věc si dovolím: Dejte si týden tu práci a skutečně všechny nezpracované papíry přes složku prožeňte. Uvidíte, po týdnu svůj batoh (tašku atd.) nepoznáte. A budete se divit, jak to, že vás to nenapadlo dříve.

5. Stoh plastových přihrádek, pěkně jedna na druhé, vypadají také tak efektně. Úplně k nakousnutí. Ovšem do toho okamžiku, kdy se vám v inboxu za den nakupí pěkná hromádka papírů. (Pokud nevíte, co se stane, nebudu vás napínat – přihrádka pod plnou zasténá, prohne se, stěny se mírně rozevřou… a hromádka se sesype.) Drátěný stojánek z IKEY vydrží. A navíc, nikde přece není psané, že jej musíte skládat dohromady celý.

Používat inbox ovšem neznamená záležitosti sesbírat a následně okamžitě – a pokud možno všechny, pěkně jednu po druhé – vyřídit. Znamená to jen jedno: jasně vymezit prostor, kde všude zachytíte přicházející podněty. Vytvořit konkrétní místa, kam podněty zaznamenáte, abyste je mohli následně přesně pojmenovat a rozhodnout, co pro vás v danou chvíli znamenají a jak s nimi dále naložíte.

Jmenuji se David Allen a napsal jsem knížku, která dala název tomuhle webu. Mám miliony fanoušků. Posílají mi spoustu dopisů. Vy, Čechoslováci, jste nejzábavnější. Hodně z vás mi píše, že se jim líbí, jak jsem zrežíroval Manhattan. Mnozí mi děkují za to, že jsem jim změnil život coby Kutil Tim. Dokonce mi několik z vás gratulovalo k Tonight show. Raději mám ale dotazy ke své metodě Getting Things Done (GTD).

Jedním z vás je jistý Honza. Párkrát mi napsal, že mou metodu sice používá, ale dlouhodobě bojuje s návyky, které s ní souvisí. Nikdy neopomene zmínit, že jsem skvělý a že mě obdivuje. Je to chytrý a vnímavý chlapec.

Nedávno jsem se dozvěděl, že se v Praze bude konat první GTD konference. Nelenil jsem a napsal Honzovi, “Hey, dude, check this out – a freaking awesome opportunity to boost your GTD motivation!”. Honza namítl, že to do Stověžaté má daleko, ale já mu odepsal “Don’t piss me off, chicken,” což znamená něco ve smyslu “Měl bys to zkusit, příteli.” A to zabralo. Požádal jsem ho, ať mi pak napíše, jak se mu konference líbila a zdali mu pomohla. Níže najdete jeho report z akce.

Příjemné počtení!

D.A.

Dopis pro D.A.

Čau Dejve!

Hele, tak Ti to posílám. Upozorňuju, že je to neformální, subjektivní pohled na věc, žádná ofiko reportáž – třeba na MVH bych takový interní reportíček nedával.

Nuže, historicky první GTD konference se konala v Národní technické knihovně. Prostory jsou to ideální, nemám, co bych k tomu dodal.

Prostory jsou to ideální, nemám, co bych k tomu dodal.

Moderováním byl pověřen Rostislav Kocman, který vešel ve známost tweetnutím fotky pozadí své kolegyně a vyjádřením lítosti nad tím, že se kvůli němu nesoustředí na práci. Nesnaž se to pochopit, jsme prostě jiní. Viděl-li RK Tvou knížku, tak jen ze Šinkansenu, ale je to přesně ten správný člověk do role moderátora – takhle aspoň pomohl do problematiky uvést úplné začátečníky. Je pohotový a dostal v případech, kdy se spíkři vyčerpali, z účastníků pár dotazů. Byly nás tam dobré dvě stovky a to se někteří do sálu nedostali; potenciál byl kolem 250 lidí, což je v případě prvního ročníku konference úspěch.

Rostislav nás všechny pozdravil, rozebral lokaci toalet a pozval na pódium první dva řečníky, jimiž byli Petr Mára a Lukáš Gregor.

Petr Mára a Lukáš Gregor – Představení GTD

Jak se Lukáš snažil vysvětlit GTD své babičce…

O Peťovi i Lukym už jsem Ti psal – nehledě na to, že jsou oba mí kamarádi, jsou to taky uznávaní odborníci na GTD v našich končinách. Rostislav prozradil, že “Pánové na začátku řeknou něco o sobě, jaký vlastně mají vztah…” a část publika si oddechla, když větu dokončil slovy “ke GTD.”

Lukáš, jak se ukázalo, začal aplikovat GTD na základě Petrových článků. Potěšil doporučením otevřít si víno a na papír vypsat všechny resty – minimálně první půlka téhle myšlenka nadchla každého. Publikum pak bylo vyzváno, ať se přihlásí všichni, kdož ještě nemají zkušenosti s GTD. Zahlédl jsem šest zvednutých rukou, ale hádám, že část zbytku byla tvořená nesmělými nepraktikujícími.

Následovala informace o GTD z genderového pohledu. Věděls, že 86% uživatelů jsou muži? Asi jo. Nevím, co bys odhadnul, že je příčinou jen čtrnáctiprocentního zastoupení žen, ale pánové tipovali, že my, chlapi, jsme prostě větší hračičky. Což Lukášovi připomnělo kolegu, který má doma “inbox” v podobě šuplíku na polámané hračky svých dětí. Když vidím, jak náš malej úspěšně likviduje libovolné vybavení bytu, podobný inbox by musel mít velikost hangáru, nicméně nápad se mi líbil.

Oba borci mají v rámci GTD provázaný osobní a pracovní život. Petr je v dodržování zásad GTD metodiky tak daleko, že cítí potřebu mozek trénovat jinak než pamatováním si informací, které patří do systému – k takovým účelům doporučil studium cizích jazyků.

Došlo i na další, více či méně doporučenou literaturu. Duo Pekáš (lepší než Mágor) se shodlo v názoru na Lea Babautu a Tima Ferrise. “Babauta je pro mě marketér,” prohlásil Petr. “Allen to napsal poctivě, kluci chtějí spíš být jedničky na Amazonu.” Lukáš zmínil svého oblíbence, Stephena Coveyho, jehož přístup sám s metodikou GTD úspěšně kombinuje. Předloni jsem absolvoval základy GTD u Petra a pak společně s ním (zlobili jsme vedle sebe v lavici) “Sedm návyků”, zatímco Lukáš ve vedlejší místnosti prezentoval GTD pro pokročilé. Kombinace Allen/Covey dává smysl spoustě lidí.

Když se debata vrátila ke genderovému pohledu, oba lektoři přiznali, že GTD zkusili praktikovat i v rodině, ale jejich partnerky, resp. ženy obecně, takovou metodu zřejmě tolik nepotřebují, což vyplývalo i z poměrného zastoupení obou pohlaví mezi účastnictvem, jakožto i ze statečného štěbetání twitteristek před konferencí.

Pokud jde o aplikace, Petr i Lukáš používají Omnifocus. Petr připomněl jeden praktický tip, totiž pomocí funkce Start date schovat úkol až na chvíli, kdy je skutečně relevantní. Doporučil též skvělou knihu Creating Flow With OmniFocus a poodhalil své “information workflow” za pomoci triumvirátu Evernote, Pocket a MindNode.

Pánové si sami vystačili, takže na dotazy prozatím nezbyl čas a na pódium byla pozvána následující príma dvojka, Josef Jasanský a Ondřej Nekola.

Josef Jasanský a Ondřej Nekola – Online a offline nástroje GTD

Jsem díky GTD spolehlivější…

I druhé vystoupení se odehrálo jako neformální rozhovor moderátora Kocmana s hosty. Pepa, další z mých kamarádů, se sice považuje za začátečníka, ale mě samotného jeho e-book Omnifocus a já i stejnojmenný web inspiruje. Ondru jsem poprvé poznal až na konferenci. Zaujal mě coby chytře vtipný glosař.

V aplikacích pánové až zas takový rozhled neukázali; našli si každý tu svou a nemají potřebu dál hledat (což považuji za kýžený stav, nikoli chybu). Zazněly tipy na Omnifocus (používá JJ), “obskurní” Todotxt.com (ON), Wunderlist, Things a pár dalších, jmenován byl i skvělý web priacta.com, který srovnává 150 nástrojů.

Přínosné byly praktické zkušenosti. Pepa začal být např. díky GTD spolehlivější pro svůj tým. Ondřej, který s GTD začal před šesti lety (díky Petrovi), se pustil do rozebírání rozdílů mezi papírovým a elektronickým řešením. “První vyklepání hlavy se nejlíp dělá na papíře,” poradil. “Záleží na tom, co jste u sebe ochotni nosit,” dodal s narážkou na objemné diáře. Srovnání paper vs. digital uzavřel myšlenkou, k níž mnozí došli na základě smutných zkušeností: “Zálohování, který spolíhá na to, že někdo něco udělá, je k ničemu.”

Zajímavý byl i Pepův tip: Začněte papírem, po měsíci vyhodnoťte výsledky. Nejste-li spokojeni, zkuste Things. Po měsíci opět vyhodnoťte a v případě nespokojenosti nasaďte OmniFocus. Budete-li nespokojeni i po dalším měsíci, děláte něco špatně. Sám zůstal u třetího kroku a OmniFocus mu vyhovuje. Jak říká, “Je to super, ve správný čas se klidně objeví jen jediná položka.”

Následovaly dotazy z publika směřované na všechny čtyři diskutéry. Probíralo se GTD v týmech a dospělo k tomu, že metoda je především o osobní produktivitě, pro týmovou práci se příliš nehodí. Petr Mára na druhou stranu zmínil našeho společného kamaráda Honzu Juhose – ten pracuje ve společnosti, jež i na týmové úrovni GTD úspěšně aplikuje. 

Jiří Knesl – Perspektivy a role v GTD

Chcete-li něco dokázat, nepomůže pracovat déle, ale eliminovat nepodstatné.

S Jirkou se známe z jiné konference. Jeho vystoupení bylo první přednáškou. Dobře připravený Jiří se v ní soustředil na důležitost perspektiv a rolí s důrazem na redukování všeho nadbytečného. Zmínil svou oblíbenou knihu The 80/20 Principle. Na základě myšlenek v ní obsažených zredukoval svých cca 150 projektů na pouhých patnáct. “Chcete-li něco dokázat, nepomůže pracovat déle, ale eliminovat nepodstatné,” poradil posluchačům.

Pracovní i osobní výsledky u sebe Jirka vidí přibližně od doby, kdy začal používat metodu GTD. Díky ní vidí, jak se vyvíjí v čase a má zpětnou kontrolu. Jeden slide jeho prezentace obsahoval “scorecardu” pro jednotlivé role (programátor, učitel, podnikatel, manažer…) s vyplněnými křížky či kolečky pro dobrou či špatnou performanci.

Pro mě nejpřínosnější částí Jirkovy přednášky byly perspektivy. Sám Jirka provádí kromě běžných, z GTD známých Weekly Reviews také své Monthly 80/20 a navíc každý měsíc hodnotí, co ho potěšilo a co naopak naštvalo. “Vyeliminoval jsem tak prudiče,” dodává.

Soustředění se jen na ty podstatné role a projekty Jiřímu umožňuje užívat si každý den: “Hurá, je pátek!” je pro něj stejné jako “Hurá, je pondělí!” 

Jaroslav Homolka za asistence Petra Máry – Život jako disciplína

Vytiž se tak, abys neměl čas přemýšlet o volovinách.

S Jardou se znám ze stejné konference jako s Jirkou. Jarda tehdy měl prezentaci bezprostředně přede mnou a podpořil mě na té mé. Jak tenkrát, tak i nyní bylo jeho vystoupení špičkové. “Já si úkoly dávám už 22 let,” navázal na předchozí prezentaci a pokračoval na téma disciplína. Tu chápe jako disciplínu vlastní i disciplínu ostatních.

Hned poté účastníkům ukázal svůj obrovský Mind map Inbox a poradil “kvarteto” otázek, které bychom si měli klást, než vůbec něco do inboxu vložíme: 1) proč vůbec?, 2) proč právě já?, 3) proč teď? a 4) proč takhle – nejde to zjednodušit? Vzpomněl jsem si, jak jsem coby sedmnáctiletý “programátor” vymyslel zlepšovák urychlující proces obrábění polotovaru laserovým paprskem, pročež mi můj tehdejší šéf zakázal byť to jen zkusit. Když příště odjel na služební cestu, odpracoval jsem si den za dvě hodiny a šel domů s rukou sice laserem šmrncnutou, ale hlavou hrdě vztyčenou.

Jarda doporučil svůj inbox čistit denně, nebát se vyhazovat nepotřebné a udržovat počet projektů na únosné míře. To vše prokládal radami do života. “Chcete-li řídit druhý, začněte u sebe.” “Alfa a omega je sebeorganizace.” “Základem je uřízení sebe sama, ideál je uřídit i šéfa.” Mnohými z tipů publikum i rozesmál: “Vytiž se tak, abys neměl čas přemýšlet o volovinách.” “Každej meeting se dá rozbít. Stačí jít do minulosti. Když to nestačí, jdem do budoucnosti.” Či, do třetice všeho dobrého, “Hlava jede furt, ani v zenovým sedu nevypne. Nevěřím tomu.”

Další část přednášky byla věnovaná zpracování informací, čemuž podle Jardy věnujeme příliš času. “Moc je rozhodovat okamžitě, když se něco stane, mít vliv znamená mít informace včas,” vysvětlil a zdůraznil umění činit silná rozhodnutí v menším měřítku. “Malá chyba, malá škoda. Měřitelný, ne abstraktní cíl – bez zpětný vazby není kontroly. Neúspěch nikoli jako prohra, nýbrž zpětná vazba.” To ostatně uplatnil i v odpovědi dámě z publika, která se ptala, co s dobrým projektem, proti němuž stojí jedna důležitá osoba: “Netlačte na pilu, potáhněte ho – co udělat, aby projekt přijal?”

Podstatné na Jardově přístupu je zaměření se na lidi a vztahy, zejména ty produktivní, v rolích jako společník, partner či kamarád. “Projekty dělaj konkrétní, živí lidi, ne Outlook.” Budování efektivní sítě vztahů je dovednost, která je Jardovi vlastní – o přestávce si povídáme, seznamuji se s Jardovou dcerou Aničkou a Jarda mi (mezi řečí, bavíme se o jiných věcech) chválí mou recenzi Ticha a její závěry. Téhle tématice se ostatně věnuje i během přednášky: “Introvert by měl budovat svou extrovertní složku a naopak.”

“K příležitostem se dostaneme přes lidi, ne přes web,” to je závěrečné téma přednášky. Na samotném konci Jardovy prezentace Petr Mára zmíní knížku Prezentujte jako Steve Jobs. “Buďte radši Jarda Homolka,” komentuje to Jarda a publikum včetně mě nadšeně tleská.

Daniel Gamrot – Myšlenkové mapy: zpomalením k efektivitě

Nechte mapu růst.

Dana jsem znal zatím jen z virtuálního světa a na jeho prezentaci jsem se těšil, protože nadchnout do myšlenkových map on umí. Téma Zpomalením k efektivitě se mi líbilo. Připomnělo mi teorii mého kamaráda z Ypsilonky, který nabádá vsedě na židli šoupat nohama tak, abychom zpomalili otáčení zeměkoule.

Danova prezentace začíná srovnáním lineárního a laterálního myšlení, následuje teorie myšlenkových map, včetně doporučení, pro které GTD činnosti je lze použít nejefektivněji (plánování, brainstorming). Následují obrázky coby asociace, které by člověka jinak nenapadly a doporučení pro tvorbu vlastních myšlenkových map (kompatibilní či kontrastní barvy apod.).

Základní Danovy tipy pro myšlenkové mapy jsou: 1) Najdi myšlenku a zvol prostředky (tužka, pero, iPad…), 2) zvol si místo (kavárenský šum, ticho studovny…), 3) používej šablony (např. prázdná GTD či šablona “Šest klobouků”).

Daniel doporučuje nebát se zastavit tvorbu dalších větví a bublin, ale také nic nemazat a ponechat coby součást procesu.

“Nechte mapu růst,” zní tak finální doporučení první ze dvou mind-mapových prezentací.

Vladimír Dědek – Myšlenkové mapy v praxi

Neptejte se na svolení – udělejte to a pak požádejte o odpuštění.

Vladimír, další starý známý, rozjíždí přednášku, v níž se dozvíme něco o jeho životní cestě a zkušenostech ze společnosti Alza. “Jsem o 30% efektivnější než ostatní,” zní jedna z odrážek prezentace a Vladimír to částečně vysvětluje tím, že používá myšlenkové mapy. 

Ve fascinaci mapami zašel až tak daleko, že dříve používal “myšlenkovky” coby svůj hlavní GTD nástroj. Vzdal to poté, co zjistil, že např. Inbox v mobilu pak už měl mimo displej. Tenhle člověk dle svých slov naučil myšlenkovým mapám i Alzu: “Jen můj šéf je nepochopil, čte je zleva doprava,” usmívá se.

Ač jsem doufal v nějaký konkrétní příklad tvorby vlastní mapy, i tak si odnáším zajímavé podněty. “Funguje-li to, ostatní si všimnou a sami se zeptají,” radí např. Vláďa. V mnohých případech aplikovatelná je i jeho rada “Neptejte se na svolení – udělejte to a pak požádejte o odpuštění.” Kamarád v těchto dnech tímto způsobem řeší kolaudaci – kéž to vyjde.

Frajeřinka (v nejlepším slova smyslu) v rámci Vláďovy prezentace je zmínka o vytvoření vlastní GTD aplikace – inu, programátor jaksepatří.

Pavel Dvořák – Negativa používání GTD

Lepší je mít jediný systém, ale v něm rozeznávat jednotlivé role.

Pavel, jehož jsem až do konference nepotkal, seděl většinu času vedle mě a já byl na jeho téma upřímně zvědavý. Považuji za skvělý nápad v rámci konference zaměřené na GTD vyhradit speciální prostor úskalím metody. Nemrač se, Dejve, však sám víš, že je užitečné odlišit efektivní praxi od kontraproduktivního kultu.

Pavel hned na začátku rozvine polemiku, má-li smysl mít “dvě gétédéčka”, jedno osobní a jedno pracovní. Vzápětí si odpovídá: Nikoli. Lepší je mít jediný systém, ale v něm rozeznávat jednotlivé role.

Publikum pobaví historkou o kamarádovi, který si nezapsal, jako žárovku má koupit a tak měl tři týdny doma tmu, i přirovnáním negativ používání GTD k citátu Divadla Járy Cimrmana: “Neschopnost myšlenku udržet a neschopnost myšlenku opustit.”

Pavel dále varuje před přílišnou posedlostí GTD, která vede k zapisování běžných položek do inboxu a extrémnímu rozkouskovávání “projektů” (tak jak je chápeme v rámci GTD). Podobně jako předchůdci spíše varuje před implementací metody na úrovni pracovních týmů.

Co se týká obecných doporučení, radí především nic nepřehánět, nenechat se zahltit a používat alespoň inbox.

Samotná Pavlova prezentace je příjemně krátká, následuje pár dotazů z publika a přichází na řadu barevné oživení konference.

Pavel Trojánek a Ondřej Kubera – Work Life Balance

Konflikt mezi prací a osobním životem cítí více než 90% lidí.

O Pavlovi ani Ondřejovi jsem před konferencí neslyšel a neměl tedy žádná očekávání. Dva “mlaďoši” hned na začátku distribuují dvě stovky barevných míčků – přesně těch, jimiž jsme synovi k loňským ročním narozeninám naplnili nafukovací bazének a které od té doby nacházíme v okruhu pěti kilometrů od epicentra. 

Pavel má na noze sádru a na tváři výraz natolik šibalský, že jen čekám, až se zeptá “Nevadí vám, že budu používat humor?” Publikum je vyzváno k zamyšlení se nad třemi větami: 1) V práci trávím víc času než bych chtěl. 2) Chci trávit víc času s přáteli. 3) Chtěl bych více času na své zájmy. Kdo se identifikuje se kteroukoli z nich, má svůj míček mrsknout směrem na Pavla. Už tuším, proč ta sádra – chlapci nacvičovali. “Teď!” zazní pokyn a míčky letí. Vypadá to, že všechny. Pavlík otřes mozku a mnohočetné zlomeniny žeber překonává s úsměvem a vysvětluje, že konflikt mezi prací a osobním životem cítí více než 90% lidí.

V další části prezentace potlučený Trojánek na příkladech dokazuje, že řešením je integrace. Eskamotér Kubera zatím zručně žongluje s míčky představujícími role, plány, přání či úkoly. Když je na něj míčků/povinností moc, Pavel jich pár přilepí k sobě a Ondřej opět zdatně stíhá žonglovat se všemi najednou, to vše za doprovodu hlášek z publika (“Fanda co nestíhá práci, focení a přítelkyni, ať fotí ji a tím vydělává!”).

Díky míčkům, zvýšenému prahu bolesti i nadhledu protagonistů je tak prezentace příjemným odlehčením před závěrečným dvojrozhovorem.

Jan Straka a Tomáš Baránek – GTD v praxi vedení firem

Celý proces u nás je volnější, je to spíš o komunikaci.

Zatímco Tomáše, ředitele nakladatelství Jan Melvil, známe asi všichni, chvíli přemýšlím, kde už jsem viděl Jana. Teprve když zmíní “reality show”, vzpomenu si na premiéru pilotního dílu.

Na scénu se opět vrací Rostislav, aby zpovídal oba praktiky, kterak zaváděli GTD do firemního prostředí. Tomáš se rozpovídá o historii GTD u Melvilů. “Každou naši knížku čtu desetkrát až patnáctkrát, sám jsem výslednicí toho všeho.” Doporučuje zjednodušit pravidla, která se jinak neujmou a zdůrazňuje, že systém musí mít důvěru. GTD doporučuje spíše v rámci firemní kultury než co se týče samotného řízení. Ujme-li se GTD ve firmě, zaměstnanci si metodu osvojí i v životě.

Jan Straka s GTD v jednom týmu pohořel – uspěl až u druhého, jehož členy si osobně vybral. Ve firmě používá nástroj Toodledo.com.

Pánové se gentlemansky střídají a když opět mluví Tomáš, pobaví publikum “dlouhým smíchem” své ženy na GTD-related dotaz “Čím jsem tě inspiroval?”. Doma zavedl fyzický Inbox – rodina ví, že co do něj vloží, tatínek nezapomene vyřídit. Popisuje spolupráci s lidmi v týmech pro jednotlivé knihy, které nakladatelství vydává. “Nemáme fyzickou redakci.” Interakce probíhá zejména přes Basecamp.com, na soubory používají Dropbox. Překladatelku knihy Myšlení rychlé a pomalé nikdy osobně nepotkal. Jako dobrý tip, k němuž došel na základě chybějícího, později dolepovaného čárového kódu na obálce knihy Nikdy nejez sám, uvádí používání check-listů: “Je to jako to-do list, ale replikovanej.” Mají teď jeden pro každou novou knihu.

Z další promluvy Janovy vyplývá, že si ve firmě vypůjčili terminologii GTD k poněkud jiným účelům: “Poradám jsme začali říkat Weekly Review. Nástěnka Waiting for je taková ‘tabule cti’, nikdo na ní nechce být.” Zakončuje myšlenkou, která dnes už zazněla a tím spíše je hodna pozornosti: “Chceš-li někoho něco naučit, začni sám u sebe a pak to nauč druhé.”

Tomáš následně odpovídá na dotaz z publika, směřující k “mlokovi s klíčem”, jehož má Jan Melvil ve znaku – a proč vlastně ten název? Ukazuje se, že mlok je ve skutečnosti gekon. “Vy chcete slyšet tu historku, co?” reaguje Tomáš na druhou část dotazu a vše prozradí. Pak se vrátí k tématu a radí, že “je důležitý, aby šéf nebyl pako, hračička”. Zmiňuje i Kaizen a přidává obecné doporučení, že GTD v rámci firmy je dobré nevynucovat. “Celý proces u nás je volnější, je to spíš o komunikaci.” Lepší tečku za konferencí jsme si nemohli přát.

Závěrečné zhodnocení

Dejve, je Ti asi jasné, že mezi deseti vystoupeními jsme museli i jíst, pít a klábosit. Jasan. Svačinky byly – Vy říkáte spíš coffee-breaks – byl i chutný oběd a zaručen byl pitný režim. To hlavní ale byl chytře vytvořený program.

Ač jsem si neodnesl mnoho nového – celé to bylo koncipováno spíš jako úvod do GTD – užil jsem si to: díky lidem, které jsem mohl (opět i poprvé) potkat a díky připomenutí, že uživatelé “gétédéčka” bojují s tímtéž co já. Ubral bych rozhovorů (ano, pohodlnější a méně náročné je si jen tak povídat) a nahradil je konkrétními ukázkami z praxe. Ale vzhledem k tomu, že mezi účastníky byli zástupci mobilních operátorů, bank, energetických i dalších společností a konference vygradovala zjištěním, že GTD do jisté míry přece jen může fungovat i ve firemním prostředí, domnívám se, že její účel byl splněn. Přiblížit metodiku, kterou my zasvěcení sice považujeme za samozřejmou, ale která se v korporátním prostředí zatím pořád ještě moc neujala a v mainstreamových médiích není právě žhavým tématem, dalším lidem, není od věci.

Vše bylo výborně zorganizováno, nekonaly se žádné excesy, prezentující dodržovali čas jim vyměřený a bylo fajn strávit den s podobně “postiženými”. Pro mě byl zvlášť příjemný lidský rozměr – přiznám se, že když jsi mi tak vřele doporučil, ať si těch dvakrát tisíc kiláků na konferenci střihnu, spočítal jsem si náklady a nebyl z toho zrovna odvázaný. Ale mé obavy byly rozptýleny hned v úvodní frontě – ještě v ní mě přišlo postupně pozdravit šest kamarádů (včetně pěti prezentujících), nahoře se přidal sedmý, další přednášející si na mě našli čas v průběhu dne a i s organizátory konference jsem setrval v družném hovoru. Rozhovor s jedním z účinkujících v závěru dne byl až nečekaně skvělý. Vidět se s takovými lidmi je radost a člověka to nakopne jako máloco.

Svačinky byly – Vy říkáte spíš coffee-breaks…

Sorry, že jsem zase dlouhej – a to jsem tenhle mail schválně napsal ve WorkFlowy. Podtrženo a sečteno, jsem rád, že jsem tu cestu vážil, gratuluji organizátorům k úspěšnému zahájení nové tradice a těším se na všechny ty supr lidi na druhém ročníku GTD konference.

K problémům s Weekly Review, jak jsem naznačoval minule, Ti napíšu příště, teď to chci zkusit s novou energií a nadšením, které jsem načerpal na konfeře. 

Měj se, pozdravuj, zatím čus,

Honza

Davidův závěr

Nuže, tolik tedy můj zvěd Honza. Stačil jsem sice během čtení vypít dvě termosky čaje, ale jsem rád, že se první československá konference na téma GTD vydařila – a stejně tak předvčerejší pálení čarodějnic (znám vaše barbarské zvyky od Honzy – je pravda, že o Velikonocích bijete ženy? Co vy jste to za národ, Čečenci?! – just kidding).

A teď si jdu přečíst toho Coveyho, porád… 

GTD třikrát zdar!

D.A.

—-

Všechny uvedené fotografie pocházejí přímo od týmu GTD konference. Všichni lidé, kteří na nich jsou vidět, byli na GTD konferenci.

Máte rádi špenát?

S metodou a knihou GTD jsem se seznámil někdy v roce 2002. Jako mnoho čtenářů jsem byl také já zpočátku velmi nadšen a snažil jsem se uvést tento zajímavý přístup do svého života. Opakovaně jsem však selhával. Sváděl jsem to na nedostatek času, na vlastní lenost, na vlastní perfekcionismus, na malou důslednost… a na spoustu dalších faktorů. Až po několika letech, kdy jsem metodu střídavě opouštěl a znovu se k ní vracel, jsem si uvědomil možná zásadní myšlenku:

Co když chyba není ve mně? Co když prostě tato metoda není vhodná pro mou osobnost a můj styl práce?

Vzhledem k tomu, že nespočet webů obhajoval jedinečnost a efektivitu GTD, často s fundamentalismem, který si v ničem nezadá s fanatičností jakéhokoli jiného typu, byla to myšlenka jistě odvážná. Postupem času a diskuzí s lidmi, kteří stejně jako já u sebe neshledali GTD jako efektivní metodu, jsem si však její platnost potvrdil. Účelem tohoto článku tedy není planá kritika něčeho, co může pro mnoho lidí fungovat. Ale právě naopak – smyslem je upozornění, že pro mnoho lidí také fungovat nemusí. A že pokud se tak děje, chyba nemusí být v nich samotných, ale v metodě. Podobně jako pokud Vám nechutná špenát, nepomůže argument, že přece tento špenát je prvojakostní, což dosvědčují stovky jedlíků špenátů. Vám prostě špenát nechutná.

Zda pro vás bude GTD účinnou, nebo neúčinnou metodou, to jistě souvisí s typem osobnosti, s typem práce, kterou děláme, a s typem převažujících úkolů. Tento článek ovšem má úkol mnohem jednodušší: rád bych ukázal, proč GTD nefungovalo u mě. Komentuji přitom klasickou formu GTD – pokud někdo namítá, že D. Allen připustil, že je možno dělat věci i jinak… to je v pořádku, s tím souhlasím a k experimentování a úpravám naopak vyzývám. A i přes toto vlastní experimentování je dobré myslet na to, že GTD NEMUSÍ být pro každého efektivním přístupem.

Zde jsou mé důvody:

1. Rozmělnění úkolů mě nemotivuje a nepřináší přehled

Nepotřebuji se vždy dívat na své úkoly pohledem malých kroků. Daleko raději si zapíšu úkol „psát článek pro MVH.cz“ a nepotřebuji jej nutně rozmělnit na „vymyslet téma“, „napsat strukturu“ nebo „opravit chyby v článku“. Po pečlivém vytvoření seznamu mnoha desítek malých kroků (next actions) k různým projektům jsem obvykle pocítil přesně opačný pocit, než jsem dle knihy pocítit měl: byl to pocit zahlcení, nedostatku přehledu, absence jakékoli prioritizace – nevěděl jsem, čím začít a proč začít, protože úkoly typu „napsat draft emailu XY ve věci Z“ a „zapsat si téma článku pro MVH“ mně připadaly malé, nevýznamné. Takto rozmělněných úkolů bylo přitom mnoho desítek, někdy až stovek. Naprosto nepřehledný počet.

Samozřejmě, že často i já své úkoly rozmělňuji. Nedělám tak ale vždy, a dělám tak do míry, která mi vyhovuje, rozhodně ne podle definice „příštího fyzického kroku“. S tím souvisí fakt, že v mnoha projektech můžete uskutečnit spousty „next actions“ v daný moment. GTD vás nutí dopředu vybrat jednu. Pro mě je mnohem efektivnější a více motivující vybrat si prostě ten úkol, na který mám zrovna chuť a na který jsem připravený (bez nutnosti si je všechny někam vypsat). Můj přístup je více intuitivní.

Zjistil jsem, že nic nezabíjí snahu po efektivitě víc než přílišná strukturace (jako opačný extrém neorganizovanosti).

2. Zastaralost systému kontextů

Systém kontextů, který je základem GTD, je v dnešní době možná dobrým doplňkem, ale jako základní princip je podle mého názoru zbytečný. S neustálou konektivitou a převahou duševní práce se kontexty, které jsem kdy dokázal systematicky používat, zúžily na „home/work/outside“. To je jako základní organizační systém jistě trochu málo.

Systém kontextů GTD odráží způsob práce v 80. a 90. letech minulého století, nikoli současný. Odráží svět bez mobilů, iPadů, dokumentů v cloudu. Pokud mám v tuto chvíli chuť sednout si k počítači a dělat něco na něm, není nic jednoduššího, než si otevřít svůj seznam úkolů a do deseti sekund mám několik kandidátů k dispozici prostým pohledem a jemným zapojením mozku.

Pečlivé roztřiďování úkolů podle kontextů je časově neefektivní a zbytečné.

3. Zanedbávání prioritizace a aktuální důležitosti

Máte-li v úkolníčku 50-100 nebo i více rozmělněných úkolů (next actions), prostě si z nich nedokážete v každý okamžik vybrat podle „kontextu, energie, času k dispozici a relevance“, jak radí metoda. GTD (pro mě) naprosto zásadně podceňuje a neřeší systém výběru důležitých úkolů, neustálé změny priorit, výběr práce pro dnešek, plánování na další dny (tak abychom věci stihli včas) a všechny další aktivity, které jsou součástí naprosté většiny ostatních systémů time managementu (z nichž nejlepší a nestárnoucí jsou systémy Lakeina, Linenbergera, Forstera, Coveyho).

Osobně dosáhnu klidu (onoho v GTD vytouženého stavu „mind like water“), pokud si ráno naplánuji, čemu hlavnímu se budu během dne věnovat a co asi stihnu. Striktní GTD přístup ve mně vzbuzoval díky absenci tohoto přehledu (a to především při zpětném pohledu, kdy jsem viděl, jak málo skutečně důležitého jsem udělal) naopak vyčítavé, nebo úzkostné vlnobití. Kromě absence prioritizace mi v GTD chyběly i další praktické metody, jak pracovat, jak plánovat, jak se motivovat, jak prioritizovat – to, co ostatní systémy time managementu činí právě tak hodnotnými.

4. Konkrétní aplikace GTD

Konkrétní aplikace GTD systému jsou pro mě buď složité a nepřehledné, nebo příliš jednoduché a nepřehledné. Zkoušel jsem aplikovat GTD systém od nejelementárnějších několika stránek v sešitu (projekty, kontextové listy) po použití sofistikovaných programů (omnifocus). Vše vedlo nakonec k pocitu nepřehlednosti.

Umělé rozmělněné úkoly (next actions) neukazovaly na hned následující a důležitý úkol (next action). Jako „projekt“ pojímáte dle striktního GTD všechno od „objednat knihy v knihovně“ po „napsat dizertační práci“… Dostanete-li se k desítkám projektů, ztratíte přehled. Začnete tedy definovat pouze větší projekty, čímž narušíte koncept GTD… Složitější systémy (omnifocus) sice umožní lepší propojení a hierarchizaci úkolů, je to ale časově velmi náročné a ve svém důsledku díky složitosti různých pohledů a perspektiv stejně nepřehledné.

Začnete mít strach, že nějaký úkol v této složitost zapadne…

Svůj čas, který jsem měl věnovat užitečným aktivitám, jsem pak nakonec věnoval neustálým snahám zlepšit/zjednodušit/či zesložitit (podle momentální fáze) svůj GTD systém. Ne, problém nebyl v perfekcionismu, ale v tom, že systém prostě nefungoval.

5. Weekly review – svatý grál, který jsem nikdy nenašel

Opakovaně se ve všech článcích ohledně GTD upozorňuje na zásadní důležitost týdenního přehledu (weekly review). Opakovaně se ve všech diskuzích k těmto článkům setkáte s tím, že uživatelé nejvíce selhávají… v provádění týdenního přehledu. Co to znamená? Pro mě prostě to, že systém není vhodně navržen. Teoreticky vypadá každotýdenní úklid a vytvoření přehledu výborně. V praxi to však u mně zkrátka nešlo. Nemáte čas. Máte náladu, ve které úkoly „uklidíte“ jinak, než budete potřebovat v zítřejší náladě, kdy zjistíte, že veškeré včera definované příští kroky (next actions) jsou nerelevantní a vy se nyní chcete zabývat přesně něčím jiným…

Jiné metody time managementu také zavádějí podobný týdenní úklid, avšak v daleko méně striktní formě (Covey), nebo je součástí fungování systému samotného – tím, že systém používáte, se uklízí sám a sám vám poskytuje potřebný přehled o všem důležitým (Linenberger, Forster). To je podle mě ta nejlepší alternativa.

6. Fanatismus a neochota experimentovat

Dnešní názorová situace ohledně GTD je v mnohém svobodnější a umírněnější, než byla před pěti-deseti lety. Tehdy mi velmi vadil fanatismus většiny stoupenců kolem GTD, který neumožňoval zajímavou diskuzi a experimentování. Argumenty typu „Toto se nesmí, protože David Allen říká toto“ a především „neděláte to „správné“ GTD, proto neočekávejte, že bude fungovat“ mi vždy přišly úsměvné a neposunuly mě dál.

Podobně mi vadilo, že mnozí příznivci vnímají tuto metodu jako naprosto revoluční a neuvědomují si, že jde „jen“ o kombinaci starých rad a přístupů v time managementu, které najdeme u mnoha předchozích autorů. Kombinace je to určitě originální. Ale je to právě uvedené chápání „výlučnosti“, které zabraňuje (nebo zabraňovalo?) tomu, k čemu by každý přístup v oblasti produktivity měl vyzývat: k experimentování a osobnímu přizpůsobení všech rad a nápadů. K zamítnutí toho, co nefunguje. K rozšíření toho, co se ukázalo jako dobré.

Vylévám vaničku, ale za dítě jsem rád!

Závěrem chci zdůraznit, že GTD mi samozřejmě přinesla také spoustu pozitivního: Naučil jsem se přemýšlet nad způsobem, kterým pracuji, naučil jsem se kriticky hodnotit různé metody, rady a přístupy, a brát si z nich to nejlepší. V neposlední řadě samozřejmě některých rad z GTD také využívám. Kniha a celé hnutí GTD mě – stejně jako jistě mnoho jiných lidí – motivovalo k četbě mnoha dalších článků a knih o produktivitě. A Davidu Allenovi patří podle mého názoru mimořádný dík především za to, že učinil z produktivity téma, o kterém se hovoří, aniž byste byli vnímání s despektem nebo podivem. A to je určitě mimořádně důležitá zásluha.

Jaké zkušenosti s GTD máte vy? Jak se vyvíjel váš vztah k němu? Co z něj používáte, co ne? Budu rád, pokud napíšete o svých zkušenostech do komentářů…

Dalibor Špok

—

Budete-li chtít diskutovat nad možnostmi využití a práce s metodou GTD, přijďte na první specializovanou konferenci v České republice, uskuteční se už tuto sobotu, 27.4. www.gtdkonference.cz

Kamarádka tabule

Tabuli, bílou, magnetickou, na kterou se dalo kreslit fixy, jsem zakoupil vždy jako první rozhodnutí v novém zaměstnání, kam jsem nastoupil. Sešit jsem sebou nosil všude a psal si do něj poznámky a stejně jako na tabuli i kreslil své první neumělé myšlenkové mapy, aniž bych věděl, že se tomu tak říká.

Má největší zkáza byly žluté lístky s poznámkami. Externí monitor vedle notebooku oblepený žlutou záplavou kolem dokola, další řady lístků přilepených k desce stolu. Některé z nich se už rolovaly do sebe, jak byly staré a poznámky nebo úkoly na nich nevyřešené.

A tehdy jsem si náhodou přečetl první článek o GTD, viděl v nějakém videu Petra Máru hovořícího o metodě GTD a objevil server Mítvšehotovo.cz.

Otevřel se mi nový svět obsahující návody, zamyšlení, recenze nástrojů, zkušenosti jiných uživatelů.

První krůčky s GTD

Jako Apple fanoušek jsem se samozřejmě nadchl pro aplikaci Things a netrvalo dlouho a já své GTD provozoval na MacBook Pro, iPhone a později i na iPadu vyzbrojen právě tou bezvadnou aplikací Things. Čas běžel, já přestal používat GTD jako „todo“ list, přišel jsem na chuť kontextům, prioritám, pochopil více zákonitosti systému GTD a opět postoupil o krůček dál.

Jenže Things jsem přerostl, potřeboval jsem více prostoru pro své GTD, pro košatější projekty, složitější úkony. Potkal jsem Pepu Jasanského (později založil server OmniFocusaja.cz), který mi představil robustnější řešení oproti Things – OmniFocus. Potkal jsem Pavla Dvořáka, zkušeného projektového manažera, jenž byl specialistou na software a aplikace od OmniGroup, a také Lukáše Gregora, asi nejlaskavějšího lektora GTD, který u nás krom jediné vyjímky nemá konkurenci.

Poznával jsem další zajímavé lidi, kteří na GTD fungovali a řídili více či méně skrze tuto metodu své pracovní a/nebo soukromé životy.

Jak prokrastinace dostala na frak

Většinu oblastí svého života mám poměrně disciplinovanou. Určitě už jste slyšeli o prokrastinaci. Někdo ji zahrnuje pod obecný pojem „lenost“, jiní z toho dělají událost a dalším to připomene článek, který někde četli. Pravdou je, že když zjistíte, a hlavně si přiznáte, že prokrastinací trpíte, nic jiného než disciplína vám nepomůže. Dostanete se do situací, kdy místo, abyste se věnovali škole nebo práci, důležitým věcem, tak si budete hledat cokoliv, co vás odvede od toho, abyste své úkoly splnili a budete je nahrazovat nepodstatnými činnostmi, třebas i mytím nádobí nebo prkotinami, které pro vás nejsou vůbec podstatné. A ztrácet tak čas, své možnosti, úspěch, svou cestu.

Zde mi hodně opět pomohlo GTD. Ne aplikace, ale systém.

Naučit se nový dril, fungovat podle něj, vyřešit / předat dál / zahodit atd. Nerozptylovat se, splnit úkoly, které jsou naplánované na daný den, plánovat dál. Nezachrání vás to, ale pomůže vám to fungovat dál, držet se toho jako lana, podle kterého sotupáte na příkrou horu.

Vzájemné poznávání

Nikdy jsem GTD nebral jako dogma. I když jsem četl Allenovo „Mít vše hotovo“ pětkrát, abych pochopil zákonitosti jeho metody, myslím, že ani Allen to tak nezamýšlel.

Vnímám GTD jako metodu, kterou si každý může ohnout a přizpůsobit svému světu, potřebám, možnostem a způsobu používání.

Znám lidi, kteří nepoužívají priority a jiné prvky, lidi, kteří své úkoly netřídí na základě času a stačí jim Today a vše ostatní jde skrze Review.

Sám vidím, v čem bych se mohl ještě zlepšovat. Po setkání s Jirkou Kneslem jsem si uvědomil nutnost pevnějšího uchopení perspektiv a rolí. Do té doby to pro mě byly cesty, ke kterým jsem směřoval. Založení a funkčnost firmy. Trenérský kurz bojového umění. Psaní povídek. Zájem o marketing. Jirka mi ukázal, jak to vidí on a zase mě posunul dále, kdy se z cest staly role. Podnikatel. Trenér. Bloger/spisovatel. Marketér.

Hodně mě na GTD baví, kolik i po těch pár letech, co se metodě věnuji, toho můžu ještě objevovat a zlepšit.

Pomocník, ne dogma

Stejně jako i jiné dobré značky (lovebrandy) mají svou fanouškovskou komunitu (Apple, Nike, Starbucks, Converse atd.), mají i své fanatiky. Potkal jsem pár lidí, kteří se snaží vysvětlovat GTD jako „pevnou mantru“, která vše zachrání a spasí, jeden jediný styl time managementu, nemůže to být jinak než jak říkají. Stejně jako u jiných značek, i tihle kazatelé škodí, protože díky nim se od GTD odtahují lidé, kterým by tato metoda mohla pomoci řídit jejich pracovní či soukromý život, dřív než si o ní přečtou, zajdou na školení nebo se jen pobaví někde nad kafem.

I v GTD je důležité zachovat si vlastní rozum, nakonec každý sám za sebe nejlépe ví, jak je na tom se svým nakládáním s časem.

Neznámá GTD

Právě ta „uzavřenost“ do komunity fanoušků a nadšenců mě u GTD mrzí. Mítvšehotovo.cz je tu již řadu let, po Petru Márovi se objevila řada dalších skvělých lektorů, namátkou Lukáš Gregor, Jirka Knesl, Daniel Gamrot, ale GTD jako by se stále nepovedlo odpoutat od základů a vyrůst výše.

Kolik lidí, kteří se pohybují kolem vás, kolik z nich byste mohli uvést, že znají GTD? A teď kolik lidí mimo komunitu GTD?

Právě mimo komunitu fanoušků se o GTD ví bohužel jen málo. O GTD se nepíše v médiích jako je E15, Strategie, Marketing & Media, zive.cz nebo třeba Respekt. Objevují se tam články o správě času, motivaci, rozvoji osobnosti, ale GTD chybí. A přitom by si právě GTD zasloužilo daleko větší pozornost a propagaci.

To je důvod, proč jsme se spolu s dalšími lidmi, kteří mají GTD rádi a fungují na této metodě, rozhodli toto změnit.

Dát dohromady ty nejlepší, kteří mohou o GTD hovořit či ho dále učit. Seznámit s GTD úplně nové lidi, kteří mají problém s organizací svého času, priorit, projektů. A také chceme pomoci začátečníkům, protože, co si budeme říkat, prokousat se první polovinou knihy „Mít vše hotovo“ chce taky určité odhodlání. A tak vznikla myšlenka konference.

Pojďme se sejít

Na druhý pokus jsme spustili GTD konferenci. Místo, kde se mají setkat nejen lektoři a fanoušci GTD, ale také ti, kteří metodu používají v praxi, ve svém pracovním životě. Místo, kde si lze navzájem předávat zkušenosti, popovídat si o možnostech GTD, dále se posunout. A díky konferenci chceme také dát vědět okolnímu světu, že GTD existuje.

V nejlepším případě chceme vytvořit skvělou konferenci, která si zaslouží další ročník a bude tím světlem, které ukáže, že GTD je více než malá komunita fanoušků metody s podivným názvem. Že jde o metodu, která je velmi efektivní a nápomocná v řízení projektů a s právě úkolů, vhodná do pracovního i soukromého života.

Osobně doufám, že, stejně jako se to stalo mně, usnadní používání metody GTD život všem, kteří jsou zavaleni prací, nemohou nalézt pro své úkoly tu pravou organizaci, plavou v moři žlutých lepících štítků. Všem těm projektovým manažerům, marketérům, lektorům, ředitelům firem, vedoucím týmů, ale i maminám na mateřské dovolené, co mají hromadu poviností a neví, kam dřív skočit.

Koneckonců, GTD je jen metoda, a je na každém, zda ji bude používat ve spojení s tužkou a papírem nebo speciální aplikací. Zda mu poslouží jako seznam pro nákupy nebo s ní bude řídít svou firmu, nebo dávat do rovnováhy pracovní a  soukromý život.

 Jiří Hiemer

Tyto otázky si často kladu já, jistě i nejeden z našich čtenářů a položila si je také studentka Fakulty multimediálních komunikací ve Zlíně, Petra Holáková. Důležitou součást její připravované diplomové práce tvoří právě diskuze nad způsoby využití a nakládání s metodou GTD. Bylo logické, že ty zásadní informace můžete přinést jen a pouze vy, lidé, kteří se s GTD již setkali – ať už jen na krátko, nebo s ní fungujete dlouhodobě. Vznikl proto dotazník, který může (zůčastní-li se jej relevantní počet respondentů) přinést nejen zajímavá data a statistiky, ale po finálním zpracování také sadu zformulovaných závěrů, jež dost možná pomohou lidem stojícím na samém počátku s metodou GTD, nebo těm, které zajímá, jak GTD žije mimo stránky knihy Mít vše hotovo Davida Allena.

Přimlouvám se na tomto místě za to, abyste si našli čas, zhruba 5-10 minut, a dotazník vyplnili (uzávěrka je 27. března). Otázek je sice více, ale jejich formulace vede k možnosti rychle odpovědět. Diplomová práce bude po své obhajobě dostupná i pro vás a navíc řadu ze závěrů zde – ať už já sám, nebo jiní redaktoři webu – rozebereme. Upřímně se na výsledky těším, nyní už je to však ve vašich rukou.

Online dotazník: http://d.pr/xK7f

Děkuji, že se zapojíte a že budete dotazník sdílet a šířit dál!

P.S.: Jestliže v samotném závěru dotazníku uvedete své jméno a e-mailovou adresu, budete zařazeni do slosování. Třem šťastlivcům bude dána možnost si vybrat z knižní nabídky nakladatelství Jan Melvil Publishing knihu/ebook.

Na vlastním příkladě jsem si ověřil, že pokud si člověk nedá pozor, nechá se svým GTD tak trochu unést a odloží do něho své vlastní já, dříve nebo později může nastat problém. Problém zvaný, všem tak známý, stres. Jen trochu jiný, možná s jinými projevy, ale stres.

A obrana proti stresu je přece jedním z hlavních očekávání těch, kteří pod tíhou své ne-organizace hledají útočiště ve všech možných GTD, ZTD a jiných zaklínadlech a kterými se, i přesto, že to dost dobře nelze, snaží řídit svůj čas – svůj time-management.

Bez práce sice mohou být sem tam i nějaké ty koláče, kdo by je ale jedl? Bez povidel.

Žádný, i sebedokonalejší systém totiž nikdy neudělá jednu věc. Neudělá za nás práci, reálnou akci, chceme-li. Ta jediná nás může posunout tam, kam bychom měli/chtěli směřovat.

Tím, že novou položku vložíme do svého inboxu, přiřadíme jí kontext, projekt, ti odvážnější i konkrétní termín, a každou neděli ji zkontrolujeme, jestli tam pořád ještě je, tím pro nás naše sebe-organizace nekončí. Naopak. Tím začíná.

Inbox snese všechno

Hlavně ten elektronický, dalo by se možná trochu parafrázovat jedno staré rčení. My ale rozhodně všechno nesneseme. I když si možná myslíme, že ano, že to za nás náš systém vyřeší. Nevyřeší. Bohužel.

Když si vzpomenu na své GTD začátky, objeví se na mi rtech jemný náznak spokojeného úsměvu, doplněný blahodárným pocitem kontroly, který jsem tenkrát zažíval a zažívám dodnes. Pocitem, který říkal: „Klid! Máš to v systému! Buď v pohodě!”

Po nějaké době, poté, co jsem na vlastní kůži okusil, jak velká může být bezednost odkládání, jak jednoduchá může být cesta k nekonečnosti mých seznamů a jak tenkou hranici tvoří rozdíl mezi kontrolou a chaosem, pochopil jsem, že pouhé ukládání do inboxu, kontextování, zařazování a plánování s uspokojivým „Je to tam!“ na rtech, v GTD, ani jiných sofistikovaných systémech, nestačí.

Bezednost je zrádná. Není ji kolikrát vidět!

Začal jsem si postupně uvědomovat, že, i přesto, že ta větší část mého GTD, ta akční, mi pomáhá posouvat se (věřím, že efektivně) vpřed, zbytek se plní položkami, které jsem si sice do svého systému s radostí zařadil, nicméně to bylo zatím to jediné a poslední, co jsem s nimi udělal. A s pocitem „Je to tam, klid!“ je pak postupně odkládal a odkládám.

Položky, do kterých se mi prostě nechce, ale měl bych, položky, do kterých se mi sice chce, ale neměl bych, položky, u kterých po nějaké době marně hledám smysl toho, proč mi už nějaký ten týden při každém review tak trochu zavání, a já nemám to srdce/tu sílu se jich zbavit. Ať už jakkoli.

Někdy? Možná? Kdy? A proč?

Každému GTD znalému čtenáři jistě v této chvíli vyvstane otázka: „A co seznam Někdy/Možná? Tam přece mají tyhle věci své místo! Tak jaká bezednost?“ Ano i ne. Co se mě týče, tak spíše ne. Pokusím se vysvětlit.

Seznam Někdy/Možná nechápu jako seznam kroků (úkolů), ale spíše cílů. Možná přání, nebo snů. Prostě věcí, které mne napadají, které by mohly jednou dávat smysl a které se rozhodnu buď Někdy/Možná udělat, nebo Někdy/Možná neudělat. Ale u kterých, ať už se s nimi rozhodnu naložit jakkoli, nebudu mít ten divný pocit v břiše pokaždé, když mi je můj OmniFocus v nedělním review připomene.

Jak dlouhý musí seznam být, abych ho měl rád?

I když by k tomu mohl název vybízet, S/M seznam pro mě není místem odložených úkolů. Je to můj způsob, jak se jednou za čas zastavit a říct si: „Jasně, už je čas!“ Nesnáším dlouhé seznamy.

GTD není všelék. Ani na stres, ani prokrastinaci.

Prokrastinace je moderní slovo dnešní doby. To, co znamená, zas tak moderní není, já prokrastinoval už v době, kdy jsem netušil, že prokrastinuji, nicméně i prokrastinaci lze, za určitých okolností, pomocí GTD když ne zcela vymýtit, tak výrazně omezit. Stejně jako ji lze, bohužel, pomocí GTD naopak ještě zhoršit.

Nejsem odborník ani na GTD, ani na prokrastinaci. Co mě zajímá je, jak zabránit, aby se z mého GTD, po nějaké době i nadšení nestal tak trochu prokrastinační sklad. Aby se z něho nestalo odkladiště položek, do kterých se mi nechce, kterých se bojím, a které, i přesto, že je mám ve svém GTD, se stávají po čase mou malou noční můrou.

Zavolat sem tam tchyni, zeptat se, jak se má, co tchán nebo kámošky od dortíků, může být pro někoho skvělý začátek nového týdne, jiného ale při myšlence na vlastní tchyni třeba přepadají mdloby.

…ale když ona manželka to přece tak ocení. No ne?

Aby se z GTD nestal sklad naší prokrastinace, zahrnul zřejmě David Allen do své metody vzletové hladiny, své GTD perspektivy. A i když si zatím, hlavně s těmi nejvyššími, někdy nevím moc rady, tuším, že tudy vede cesta. Nejde jen o to slepě plnit systém položkami, uklidňovat se pocitem kontroly a holedbat se každý den počtem odškrtnutých úkolů na úkor těch neodškrtnutých.

Mít jasno proč, dokázat říci ne, být schopen vstát a udělat tu práci, protože je to důležité. Pro mě důležité. I to je GTD.

Termíny. Ty termíny.

Kolik z toho, co dnes přistálo v inboxu je nutné opravdu udělat dnes, co zítra? A co je opravdu nutné udělat příští pátek třináctého? Schválně.

Nemám teď na mysli deadliny, které, ať se nám to líbí nebo ne, máme každý, a které bychom měli (pokud možno řádně a včas) plnit. Mám na mysli těch 80% věcí, kterým se snažíme vnutit nějaký konkrétní termín, aniž bychom museli, a které, nejlépe červeně svítící, udělají zanedlouho z našeho systému trhací kalendář.

I slepé stanovování termínů může být někdy způsob, jak se začít svého systému bát.

V posledních dvou letech pro mě GTD bylo, je a pevně věřím, že i nadále bude, nejefektivnější systém mé sebeorganizace. Věřím mu. Věřím, že David Allen jej vymyslel dobře. Cítím, že funguje. Aby ale fungovalo na začátku, po dvou letech i za deset let, potřebuje jednu věc. Najít a udržovat v něm, v systému, systém. Jinak možná hrozí, že pokaždé, když uvidíme v seznamu položku „Zavolat tchyni!“ vstaneme, dáme si kafe a zapálíme cigáro. „Je to tam, klid!“ No ne?

Jo a mimochodem, moje tchyně je skvělá. Umí bezva vařit.

Josef Jasanský, twitter

Na plánování, správu projektů, kresby či kontakty lze s přimhouřeným okem použít klasiku, na stranu druhou to znamená ohýbání a několik hodin nad tím, aby obyčejný zápisník sloužil třeba jako nástroj pro GTD. Když však chvilku věnujete brouzdání nabídkou firmy Moleskine, zjistíte, že si takový čas lze ušetřit a pořídit zápisník ušitý takřka na míru.

Oslovila mě řada Folio Professional. Neměl jsem tu možnost/štěstí odzkoušet její všechny jednotlivé produkty, zdá se však, že pro skutečně plnohodnotné workflow mohou být tím pravým. K práci jsem si zkusil vzít jen jeden, zápisník Moleskine Folio Professional – tvrdá vazba a velikost L. Pro všechny, kteří hledají způsob, jak dostat pohodlně GTD na papír, by mohl právě tento produkt potěšit.

Ideální (nejen) na GTD

Zápisník má 240 linkovaných stránek, což představuje bohatý prostor na vaše projekty. Co strana, to projekt, pochopitelně s tím, že využití může jít dál. Každá ze stran je rozdělena na tři oddíly. Budu-li se střídavě držet ideje metody GTD a střídavě návodu od Moleskine, charakterizoval bych práci s oddíly takto:

• horní část vyloženě pobízí k formulaci cíle daného projektu, jeho ideálního výsledku, charakterizaci základních bodů/týmu/nástrojů
  
• levá část dává prostor na klíčová slova, ale třeba také termíny, lidi nebo nástroje
• pravá část představuje místo na rozkrokování projektu

Pochopitelně, že Moleskine vám takové užití nevsugerovává, fantazii se meze nekladou. Hlavní oddíl (vpravo) opravdu může být místem pro jednotlivé úkoly, přičemž nalevo lze psát kontext a termín. Někomu se však úkol klidně vejde i do levého sloupce (kupříkladu mně, protože píši drobně) a pravou část tak využije na poznámky…

Moleskine nikde neskloňuje metodu GTD, přesto si dokáži představit, že by se právě tento zápisník, více než jakýkoliv jiný, na to hodil. Folio Professional totiž nabízí také v zadní části obsah – čili seznam jednotlivých stran (každá je totiž očíslovaná!) a prostor, abyste si ke každému číslu strany napsali poznámku, kupříkladu znění daného projektu. Takže jedna z potíží papírového GTD, a to snadné dohledávání, je tímto vyřešena. Zápisník ale nemusí být nutně o tradičním GTD, můžete mít stránky na jednotlivé schůzky (zde bude Folio sloužit, myslím, ještě lépe), kdy kromě poznámek lze do levého sloupce vepisovat klíčové body či úkoly, které ze schůzky plynou.

Za obsahem se nachází několik To-Do listů. Každá strana je rozdělena na dvě poloviny, přičemž ty „proužky“ lze snadno odtrhnout. Sice to není zlý nápad, přesto mi to jako moc využitelné nepřipadá. Listů je příliš málo, čili úkolů se sem moc nevleze, to kdyby jich bylo namísto tří (čili ve výsledku 12 proužků na úkoly) alespoň deset…

Je zvykem, že do kapsy na zadní vnitřní přebalu zápisníku se nacházejí nějaké nálepky. I zde je najdeme. Jde o různě barevné štítky, které se mají nalepit na okraj listu, přehnou se a oddělují tak určitou část zápisníku od jiné. V praxi to může vést například k tomu, že každá nálepka/barva bude představovat nějakou vaši roli…

Zkuste si s ním zaplánovat

Popravdě, dost jsem přemýšlel, zda se nechat zlákat a začít Folio Professional používat na GTD. Jenže můj systém (v aplikaci OmniFocus) mi už dlouhodobě funguje a sedí, že jsem měl za to, že nad zápisníkem zlomím hůl, i když bych jej klidně ostatním mohl jako alternativu doporučit. Nakonec jsem k němu našel cestu. Pravděpodobně to „u Moleskinů“ takhle nezamýšleli, ale toto využití mi velmi vyhovuje.

Můžete se podívat na obrázek s popisky.

Nyní už jen tedy ve stručnosti. Mé plánování probíhá následovně:

• Procházím projekty/úkoly v rámci svého GTD (aplikace OmniFocus).
• V GTD až na vyjímečné případy nemám termíny, jsem zvyklý si jednotlivé kroky plánovat mimo tento systém. Proto každý měsíc plánuji důležité věci (tzv. velké kameny) na následující měsíc s přihlédnutím i na ty další – většinou v horizontu jednoho kvartálu. A vždy na konci týdne plánuji týden následující, opět s ohledem na budoucí výhled (jeden měsíc).
• Pro mé plánování, sebeorganizaci je důležité pracovat s tzv. velkými kameny a také s týdenním kompasem. To, jakým způsobem mám elektronický kalendář upravený, abych v něm mohl mít zanesené naplánované úkoly, jsem na tomto webu kdysi psal. Nyní mé workflow vypadá tak, že jsem Moleskine Folio Professional rozdělil na dvě části:
  • V té první dvě strany (levou a pravou) zabírá jeden konkrétní měsíc. Mám tedy za sebou dvanáct takových dvoustran pro rok 2013.
  • Poté přichází oddíl, kdy dvě strany zabírá jeden konkrétní týden.

Postup při plánování v zápisníku je pak následující:

1. Při měsíčním plánování, dlouhodobém, si vypíši na levou stranu měsíce, co chci v daném měsíci docílit, něco jako při definování projektu – jen zaměřeno spíše na svůj osobní rozvoj, vnitřní pocit.
2. U každé své role si položím velký kámen – většinou spíše jde o projekty, nebo jejich větší části (například v rámci knihy napsat tu a tu kapitolu).
3. Na konci měsíce nejenže plánuji měsíc následující, ale také zhodnotím ten předchozí – nejdříve svůj pocit, ale pak také vypíši po revizi to, co jsem skutečně udělal.
4. Při týdenním plánování je to velmi podobné – jen jde zkrátka o podrobnější položky.

Smysl takového plánování u mě spočívá v tom, že mám dostatečnou perspektivu – můžu rychle prolistovat jednotlivé měsíce či týdny, vidím, kolik důležitých položek už mám naplánovaných. Ne nutně k nějakému termínu, prostě pro daný měsíc/týden. Důležitý je zde aspekt rolí a velkých kamenů, v GTD totiž velmi snadno můžu být zasypán různými drobnostmi, agendou či zkrátka položkami, u nich vyloženě nelze rozpoznat jejich priorita a nelze je vidět s větším nadhledem – napříč časem.

Dlouhodobé – a vůbec plánování, či sebeorganizaci, k životu potřebuji a protože jsem našel způsob, který mi sedí, moc se mi nestává, že bych propadal depresi z nesplněných věcí. Jde totiž o onu perspektivu – jestliže máte přehled nad týdnem, měsícem…, lépe regulujete množství práce. Lépe si ji rozvrhnete, aby se věci nedělaly na poslední chvíli.

Zápisník Moleskine Folio Professional mi v tomto směru hodně vyhovuje. Protože mám vedle sebe pohled na týden, vlevo je plán, vpravo pak další poznámky a úkoly, které se udělaly, včetně poznámek a termínu realizace. Je zde prostor na nadefinování očekávání i zhodnocení. Na toto vše moc v elektronickém kalendáři nebylo místo.

Máte-li nějaké doplňující otázky k zápisníku, resp. k jeho užití, rád je zodpovím v diskuzi pod článkem.

Zápisník k recenzi poskytl penShop.cz, odkaz na produkt a odkaz na celou řadu

Pravdou ale je, že vždy, když otevřu skříň a vezmu ten diář do ruky, dýchne na mě jistá dávka nostalgie. Oči prolétnou i poslední záznamy a najednou se člověku pomalu vybaví den, kdy byla poznámka učiněna! Jestli mám něco rád na papírových diářích, je to přesně tato možnost retrospektivy. Na člověka dýchne historie, kterou prožil. Staré zážitky, úspěchy, skvělé rande, ale také nesplněné úkoly a sliby…

Někdy v roce 2008 jsem prošel syndromem vyhoření. Neskončil jsem v lékařské péči, ale doba to byla velmi zlá a nikdy to nikomu nepřeji. V té době se mi dostalo do ruky české vydání knihy Getting Things Done od Davida Allena (Mít vše hotovo – český překlad). Tato kniha a metoda GTD obecně velmi ovlivnila můj přístup ke správě osobního času a priorit! Na internetu je velká řada popisů, recenzí, mnohde i fundovanějších, proto se nyní této části vyhnu – milého čtenáře odkáži na google .

Nedávno jsem čistil svůj macbook a našel pár starých fotografií z té doby, kdy jsem své ADK “ohýbal” pro účely právě metody GTD a řekl si, že by to mohlo někoho inspirovat. Jako “důkaz” může posloužit můj starý odkaz na můj tehdejší blog, tak klidně googlete a studujte.

Diář, ostatně jako většina podobných nástrojů, má v zásadě jednu výhodu a jednu nevýhodu.

Začnu nevýhodou, za kterou jednoznačně považuji základní setup! Nežijeme ve zrovna levné době a pokud se podíváte na ceny ADK, jsou srovnatelné se západní konkurencí. Na rozdíl od ní – např. FranklinCovey však v ADK nepřišli s téměř žádnou inovací formulářů. Jejich grafika je naprosto suchá, nezajímavá a především mám dojem, že nereaguje na vyvíjející se svět kolem (formuláře z roku 1996 jsou naprosto stejné jako ty z roku 2009).

Výhodou však je, že se vše dá změnit! A tak i já jsem pro účely svého GTD tehdy musel vytvořit kompletně nový setup!

1. Proklady

Opustím-li poněkud “umakartový” materiál základních prokladů, vždy mi vadily záložky nahoře. Když diář leží před vámi na stole, je mnohdy věcí náhody, za jakou záložku vezmete při práci s diářem. Základem tedy bylo udělat záložky z boku a lá FC diář. Využil jsem v obchodě koupené papírové kartony za pár korun, které jsem nožíkem přiříznul a nadepsal – žádné složitosti. Možná to zní jako hloupost, ale tato prostá změna změnila mou radost z práce s diářem a efektivitu práce s ním na mnohem vyšší level!

2. Kontexty

Dlouho jsem bojoval s myšlenkou mít kontexty v jedné záložce na samostatných listech – co list to kontext. To je koneckonců také standartní řešení, které na webu všude možně najdete. Metoda GTD je však na práci s kontexty založená, a proto je důležité mít je vždy velmi rychle při ruce. Z toho důvodu jsem se rozhodnul udělat si před základní proklady ještě jednu sadu prokladů – kontextových. Ty jsem umístil hned za stránky týdenního diáře a pro jejich ještě lepší přehlednost jsem je udělal oranžovou barvou.

Popravdě řečeno – za svůj život jsem vyzkoušel vážně nespočet řešení GTD – od papírových až po elektronické – a žádné z nich mi nenabídlo takto rychlou a efektivní práci s kontexty jako toto řešení!

3. Formuláře

S těmi jsem měl vždy u ADK velký problém. Mám totiž dost rozsáhlý styl písma a proto udržet úhlednější formu ve formulářích bylo prakticky nemožné. Někdy to na mě působí dojmem, že lidé vyvíjející některé produkty je ve skutečnosti nejspíš vůbec nepoužívají… Vepsat něco do pro mě titěrných řádků bylo těžké! Přesto jsem s diářem fungoval více jak 14 let, ale pokud se podíváte na obrázky, pak vidíte, že jediné, co zůstalo, byly prakticky jen desky.

Formuláře jsem si kompletně předělal v programu CorelDraw a ručně naděroval.

Začnu diářem. Jsem člověk zvyklý plánovat na týdenní bázi. Pokud se však podíváte na týdenní formuláře v ADK, nikdy jsem nepochopil jejich strukturu a filosofii. Nevyčítám jim to, protože chyba je jistě ve mně. Proto jsem si smíchal několik vlastních a převzatých filosofií a udělal si jednoduché formuláře vlastní. Při weekly review jsem vždy nadepsal následujících 14 dnů dopředu datumy.

Vlevo – vedle pondělí – je vidět sloupec na všechny úkoly daného týdne. Tento koncept se mi velmi osvědčil, protože se mi stávalo, že při práci v kontextech jsem občas zapomínal na časově určené úkoly ohraničené jedním konkrétním týdnem (typicky uzávěrka v práci).

Každý den byl ve sloupci a obsahoval 3 části:

1) MIT –  nahoře – 3 nejdůležitější úkoly dne

2) časová osa – na schůzky

3) zbylé úkoly na daný den – ty jsem značil prioritou A=musím, B=měl bych

Díky tomuto systému jsem mohl pracovat jak v kontextech, tak i v časové ose, což mě velmi vyhovovalo. Víkendy byly zpravidla nečasované. Kromě toho zbylo na dvojstránce ještě místo pro poznámky k danému týdnu.

Kontextové formuláře jsem si upravil jen ve dvou věcech oproti klasickým z ADK – výška řádku a políčko “splněno”.

Pro ostatní oddělení jsem pak již používal jen klasické formuláře “poznámky” dodávané výrobcem.

Musím říci, že tento setup byl pro použítí mého ADK diáře tím nejefektivnějším, který jsem za celých 14 let používal a dodnes má mnohdy velké nutkání, když se do diáře podívám, setřít prach, vyměnit formuláře a začít jej opět naplno používat! Bohužel to není s ohledem na charakter mé práce možné (potřebuji sdílet řadu dat online), nicméně pro mnohé z čtenářů bych toto řešení doporučil, protože je jednoduché, nastavitelné a velmi intuitivní a troufám si tvrdit, že posouvá tento – z dnešního pohledu poněkud “zamrzlý” nástroj opět dopředu na výsluní produktivity.

Jan Straka

Budujeme systém

Ze dvou předchozích dílů “jarmilkovské série” znáte vlivy, které mě formovaly, pravidla, která mne ovlivňují i situaci “já a přátelé”. Níže tedy popíšu svůj systém pro zvládání svých kamarádů. Zatím nevím, bude-li mi utěšeně fungovat. A ani netuším, bude-li vhodný pro vás. Uvidíme.

Krok první: Seznam

Na samém počátku vytváření vlastního “systému na kamarády” pro mě bylo podstatné uvědomit si, kolik jich vlastně mám a jaký je náš vztah. Zkusil jsem si jako cvičení sepsat seznam kamarádů, tak jak mě napadali, jen tak na kus papíru (vy, jak vás znám, určitě použijete Moleskine). Kupodivu – možná proto, že jich nejsou stovky, ale jen desítky – jsem po pár minutách dal dohromady víceméně všechny, tak jak byli v mém původním informačním systému, v tom, který máte všichni.

Že žádný systém nemáte? Že totiž žádný nepotřebujete? Aha… takže telefonní čísla všech kamarádů si zřejmě pamatujete. Stejně tak jako jejich narozeniny. Emailové adresy. Fyzické adresy… Už si rozumíme?

Ano, řeč je o adresáři, případně kalendáři. Na základce jsem si čísla kamarádů, jimž jsem nejčastěji volal, pamatoval. Teď neznám ani jediné. Leda že si někdo dal práci se získáním telefonního čísla ve tvaru 608 DVO RAK nebo něco podobného. A teď se mi tenhle seznam úplně všech v mém životě hodil. Vy se do toho svého nedívejte okamžitě, zkuste si pár jmen nejdřív vypsat jen tak z hlavy, třeba vás překvapí, na koho zapomenete. Nebo na koho si naopak vzpomenete. Může to pro vás být důležité, viz níže.

Krok druhý: Selekce a katalogizace

Tenhle nadpis zní záměrně odpudivě a byrokraticky. Ono ale není vůbec nic příjemného přemítat o vlastních kamarádech z pohledu jak dobří kamarádi to jsou, jak často se s nimi vídáme, čí je to chyba, proč s nimi vlastně kamarádíme, atd., atd. Ale takovou inventuru je dobré neodkládat a nekompromisně jí provést hned na začátku, aby měl následně vytvořený systém smysl.

V češtině bohužel neexistuje mnoho výrazů pro intenzitu kamarádění se. V tomto miniseriálu střídám zejména slova kamarádství a přátelství, s nimiž si musíme vystačit. Kamarád, přítel, známý, kámoš, buddy… V jazyce Yaga existuje např. slovo Mamihlapinatapei, které popisuje sdílený pohled na svět dvěma lidmi, kteří by rádi “něco” začali, jen nevědí jak. Čínské slovo Yuanfen označuje osudem předurčený vztah, ať už mezi milenci nebo přáteli. Francouzský termín Retrouvailles označuje štěstí pociťované při setkání po letech. Ilunga, slovo v jazyce Bantu, označuje člověka, který je ochoten vám poprvé zradu odpustit, podruhé tolerovat, ale třetí šanci vám už nedá. Arabské Ya’aburnee označuje naději, že zemřeme dřív než jiný člověk, protože bez něj by bylo těžké dál žít. A tak dále.

Já mám ve složce role “Friend” tři druhy vztahů: BFF (trochu ironicky jsem použil americkou zkratku, která mi připomíná jinou, BFU), Přátelé a Známí. Přemýšlel jsem o mezikroku “Kamarádi” nebo “Kámoši”, ale systém má sloužit mně a nikoli naopak, zůstal jsem tedy u kategorií tří. Pokud dobudoucna nestačí, můžu vesele kategorizovat dál. Ale nerad bych.

“Řeším” přátele coby projekty, nikoli coby kontexty. Kontexty jsou pro mě především místa a nástroje. Kontext “lidé” a logické sub-kontexty sice vedu také, ale buď jen u lidí, s nimiž něco řeším pravidelně (typicky vánoční dárky, na nichž si ujíždím po celý rok – ano, další důkaz, jsem divný), nebo u lidí, s nimiž něco řeším dočasně. Uskupení přátel se dynamicky nemění a jednotlivé kamarády v rámci GTD “nepoužívám” až zas tak často, abych “z nich” musel udělat kontexty.

Podle čeho a jak vlastně přátele rozdělit? To nechám na vás, stejně tak jako počet a názvy skupin. Nicméně připomenu něco málo z řecké filosofie, něco, co se nám všem ještě může hodit, byť to bylo vymyšleno už hrozně dávno.

Aristoteles se zabýval otázkou přátelství už před téměř dvěma a půl tisíci let (bajvoko stovku roků jsem si přidal, tomu se říká zaokrouhlování). Na co přišel? Že jsou v zásadě tři druhy přátelství. Tím prvním je přátelství pro rozkoš. Máte třeba kámošku na vejšce a rádi se každé úterý místo nudné přednášky z marketingu díváte na její, mnohem zábavnější, nahé tělo. Druhým typem je přátelství pro užitek. Jste třeba opět student(ka) a máte staršího přítele, který s vámi sdílí zkušenosti, rozumy, moudra, zážitky, případně lože, bere vás na kulturní akce a dělá vám radost drobnými (až Mini) dárky. A konečně třetím typem je přátelství pro dobro. To je podle Aristotela přátelstvím dokonalým. Je to takové přátelství, které neformují žádné podmínky. Prostě máte někoho rádi a on(a) má rád(a) vás.

Co z toho plyne pro vás? Inu, projeďte si jedno jméno po druhém a poctivě se zamyslete, proč se ti lidé ve vašem životě ocitli, z jakých důvodů jsou v něm i nadále či proč případně vztahy s nimi uvadají a upadají. Chcete se kamarádit s někým, kdo vás jen využívá? Nebo mít za “kamaráda” někoho, koho naopak jen využíváte vy? Kamarádíte s někým jen proto, že hezky vypadá? Kamarádí jen proto někdo s vámi? (Pošlete fotku.) Děláte spoustu věcí pro spoustu lidí a ti to od vás mylně považují za projev přátelství? A, konečně, jsou ve vašem životě lidé, jež máte rádi, oni mají rádi vás a nepotřebujete, aby vám či druhé straně toto přátelství přinášelo rozkoš či užitek, jste prostě kamarádi a basta?

Krok třetí: Opečovávání

Pakliže jste si kamarády rozdělili do skupin, které vám vyhovují, vyházeli vyčůránky i vámi (snad nevědomky) zneužívané dobráky, případně jste se rozhodli svůj vztah k nim přehodnotit pozitivnějším směrem, nastává teprve skutečná práce. Máte spoustu možností, jak se k tomu postavit, ale díky skupinám rozděleným podle priorit můžete pracovat s projekty “přátelé” hromadně nebo jednotlivě. Na každého se dostane, na nikoho už nikdy nezapomenete.

Nemůžete čekat na to, až se ozvou. Borci a borkyně ovládající GTD jste tady přece vy, takže je to na vás. Máte pár kámošů ze školy? Zorganizujte třídní sraz. Mají tři z vašich přátel rádi jazz? Zajděte s nimi na koncert. Chodí rádi do divadla? Kupte lístky ke Klicperákům, do Dlouhé nebo na Ještě ne!. Rádi se dobře najedí? Pozvěte je a uvařte jim (zrovna tohle jsem udělal naposledy před dvěma týdny). Neznají se navzájem, ale vy tušíte, že by si mohli rozumět? Dejte je dohromady. Plánujete služební cestu do města, kde někdo z nich bydlí? Brnkněte jim a domluvte si oběd. Víte, že někdo z nich zavítá do země či místa, kde žijete vy? Naplánujte s nimi prohlídku města. Víte, že rádi čtou? Udělejte jim radost ručně psaným dopisem nebo knihou podepsanou autorem. Pošlete jim čumkartu. Nebo aspoň e-mail. V nejhorším hromadný. Třeba k Vánocům. Klidně teď hned. Budou zírat, vánoční mail v září nezapadne. Ať hned vědí, že na ně myslíte.

Možností máte habaděj. Cyklovýlet na Říp. Autovýlet do Polska. Bruslovýlet do Německa. Sněhovýlet do Norska. Sluncovýlet do Řecka. Pivovýlet do hospody. Vínovýlet do sklípku. Vodovýlet s dětmi. Společný let balónem. Hromadná návštěva nevěstince. Opět jen kontroluji, jestli dáváte pozor. Návštěva, oběd, večeře. Snídaně. Brunch. Věnujte jeden týden konkrétnímu kamarádovi. Vyhraďte si odpoledne na mailování spolužákům ze střední. Zajeďte do Humpolce a překvapte Hliníka. Potřebujete další tipy?

Co já vím, co rádi dělají vaši přátelé – to musíte vědět vy! A pokud to nevíte, tak to rychle zjistěte a připište si to ke každému jednotlivému projektu. Máte kamaráda horolezce, ale vy jste v životě ani neslaňovali? Nevadí, až pojedete do Českého ráje, třeba si na vás udělá čas a někam spolu s vámi vyleze. Má vaše kamarádka ráda vážnou hudbu, vy jí (té hudbě) nerozumíte, ale chcete to napravit? Tak jí (té kámošce) zavolejte, ona pro vás něco vymyslí. Koupili jste si nový kompakt a jste z něj nadšení? Vypalte si ho pro vlastní potřebu a originál dejte kamarádovi – OSA z vás bude mít radost (nebude). Nebo kupte kámošce dárkový kupón, ať si koupí album dle svého výběru, jen tak, jako pozornost. Před obědem s ní kupte kytku, cokoli kromě rudých a žlutých růží. Na setkání s kamarádem po letech vezměte kyselé bonbóny, které měl tak rád. Jak si máte pamatovat, že má rád kyselé bonbóny? No, buď je to fakt dobrý kamarád a nebo si to prostě připíšete k “jeho” projektu. Musím to rozpitvávat dál?

Krok čtvrtý: Review

Všichni dobře víme, minimálně teoreticky, že pravidelné revize jsou klíčovým prvkem v našem GTD systému. Nejinak je tomu i u projektu Přátelé (apod.). Chceme-li, aby systém fungoval, musíme ho krmit správnými informacemi, ty informace využívat, aktualizovat a pravidelně revidovat. Jak často? To je na vás. Máte-li hrstku přátel a se všemi se pravidelně stýkáte ku spokojenosti všech zúčastněných, zřejmě stačí roční revize. Máte-li jich víc a s řadou z nich komunikujete “jednou za uherák”, týdenní review se mi jeví jako vhodnější. Sám jsem si “revizi přátel” přidal mezi pravidelné měsíční aktivity a uvidím, bude-li to stačit.

Nezapomeňte, že ze systému mohou občas někteří lidé “vypadnout”, stejně tak jako můžete nabrat přátele nové. Nebo tito přátelé naberou nové důležité lidi do svého života – třeba jako můj kamarád, kterému se dnes, v den vydání tohoto článku, narodil syn Kubík – gratulujeme! Každou takovou změnu byste měli zaznamenat do svého Inboxu a při příštím review s ní udělat to, co tak dobře umíte.

Nožičky a závěr

Můj systém ještě není zaběhnutý, tedy ani zdaleka foolproof. Řešíte v rámci GTD své kamarády? Jak? Napište nám o tom, prosím, do komentářů – nejsem sám, kdo se rád přiučí. A pokud vás tenhle článek inspiroval minimálně k zamyšlení se nad tím, jak si coby kamarádi vedete, skvěle.

K čemu bych vás inspiroval nerad? K patetickým telefonátům bejvalkám ve stylu “Jaks tenkrát, kdyžs mi dávala kopačky, zlomilas mi srdce a fakt jsi mi ublížila, řekla, že bysme mohli bejt kamarádi – mimochodem, s tím blbečkem už doufám ani nekamarádíš – tak mě napadlo… haló?… HALÓ?!”

Ale před světem se neuzavírejte. Nevěříte-li na nová přátelství na stará kolena, vězte, že vaše nožičky mají s vaší schopností se skamarádit pramálo společného: se svým nejčerstvějším “nej” jsem se seznámil už jako třicátník před třemi lety v amsterdamském hotelu, po hádce s recepční na téma “výslovně jsem žádal o jednolůžkový pokoj”. O pár minut později už jsem se svým izraelským spolubydlícím, jehož jsem do té doby v životě neviděl, zapíjel počínající frojndšaft v nedalekém coffee shopu a o dva roky později přiletěl ten zrzoun z kibbutzu do Česka zapít narození mého prvního potomka.

Zázraky se dějí. Skutečná přátelství (zvlášť ta uzavřená po třicítce) zázraky jsou. A my bychom si jich měli vážit, tak jako to dělá každý správný fanda Zeleného údolí a komplexního GTD, resp. GVD (Green Valley Dudes). Ale to bychom byli zase na začátku miniseriálu, kam se můžete vrátit i beze mě – refrén “Oheň, voda, vítr…” mi beztak zní v hlavě stále dokola už dva týdny…

Hodně štěstí a požehnání v podobě získávání a udržování skutečných přátel vinšuji!

Jan P. Martínek

Nabíráme kámoše

První kamarády získáme už v předškolkovém věku, ale ty, kteří vydrží, většinou až na základní škole, jako když Forrest ve školním autobusu přisedl k Jenny. Já prošel třemi základkami ve dvou různých městech. V každé jsem nějaké ty kámoše našel.

Nikdy to neprobíhalo tak, jak se nám snaží vnutit scénáristé, kteří zapomněli, jaké je to být dítětem („Ahoj, já jsem Jiřík, tohle je Kája. Jak se jmenuješ ty, odkud jsi a chceš se s námi kamarádit?“). Na nějaké formální představování si nevzpomínám, člověk prostě začal s někým blbnout a pak někdy v průběhu vylomenin (ve zběsilejším případě zlomenin) pochytil jeho jméno. Bavilo-li ho to s ní(m), kamarádství mohlo začít, pakliže nikoli, šlo se dál, možná v plátěnkách, ale bez přátel.

Další kamarády jsem měl na střední. To už byl docela fofr. Mezitím jsem jich totiž pár nabral na táborech. V pionýrovi. U babičky a dědy. Ve skautu maskovaném záštitou Svazarmu. V kapelách. Na dovče s rodiči. Na vodách. Na akcích s partičkami.

Potom přišly vejšky, na každé se taky pár nových přátel našlo. Na kolejích nikoli vlakových, ale ve vlaku taky, ve filmáči, v hospodách. V divadle. Na Swingers parties. Jen kontroluji, zdali dáváte pozor. Na půlročním Socrates – Erasmus tripu. Na koncertech a festivalech. Další studium, další přátelé. Na každé brigádě, v každé práci někdo další.

Kolem pětadvaceti se nárůst naštěstí zpomalil. Pokud se s někým skamarádím po třicítce, myslím skutečně spřátelím, vážím si toho obrovsky, protože už to není tak snadné,  člověk se párkrát spálil a nedá se tak lehce, kapacity obou stran jsou naplněny, atd.

Když už jsme u těch naplněných kapacit…

Trocha přátelské teorie

Kolik máte kamarádů? Myslím skutečných přátel. Dvacet? Padesát? Sto?

Znám lidi, kteří nemají ani jednoho. Jen samé známé. Jejich vztah s nikým prostě nikdy neměl tu správnou jiskru a šmrnc. Smůla. Ale pokud patříte mezi ně, věřte, že se to dá změnit: nemáte náhodou pocit, že si přátelství nezasloužíte, že kamarádství nejste hodni? Tak takovou blbost okamžitě vypuďte z hlavy a neutvrzujte se v ní. Věřte, že si kamarády najdete. A pak je najděte.

Jiní mají přátel i hodně nad stovku. Někteří tvrdí, že dvě stě, tři sta. Dohromady s Facebookem pět set. Nebo i tisíc. Ti, milí přátelé, kecají, přinejmenším žijí ve velkém bludu a kardinálních iluzích.

Výzkumem bylo zjištěno, že každý z nás je schopen udržovat kamarádství maximálně se sto padesáti lidmi. Věřím, že někdo velmi přátelský má kámošů sto sedmdesát. Ale dvě stě, to si plete pojmy. Dvě stě padesát a víc, to je totálně mimo.

Naše šedá kůra mozková dokáže zvládnout stabilní mezilidské vztahy zhruba do té sto padesátky. Pakliže žijete v domnění, že máte ve svém životě více než sto padesát lidí, s nimiž udržujete osobní vztah, který je vzájemný a založený na důvěře a oboustranných sympatiích, aniž by jedna strana využívala druhou, pravděpodobně mezi své přátele zahrnujete i Miloše Čermáka, protože vás retweetnul. V tom případě vám přeji hodně štěstí, asi to nemáte v životě jednoduché.

Menežujeme přátele

Slova management a přítel by se neměla vyskytovat v jedné větě. Když jsem kdysi četl Vieweghova Báječná léta s Klausem, v nichž je jeho vlastními slovy tak pěkně zesměšněná (mimo jiné) neschopnost budoucího prezidenta jít s někým jen tak bezúčelně na pivo (pan profesor zásadně chodí do knajpy s vyšším posláním, než jen zlinkovat se pod obraz), měl jsem jasno: kamarádit s Michalem v “cizí a falešné džínové bundě” bych mohl, s Václavem účelově, neboli pro užitek (u tohohle slova se ještě za chvíli zastavíme) nikoli. Jenže…

Pokud máte víc než deset přátel a netrávíte s nimi den za dnem ve školce, asi se shodneme na tom, že není snadné si je uhlídat, pravidelně s nimi být v kontaktu (smysluplném kontaktu, ne si jen vzájemně lajkovat fotky ratolestí na Facebooku) a vidět se aspoň jednou, ne-li několikrát do roka.

Pokud jste obdařeni jistým charismatem a nemáte problémy získávat si nové přátele, máte jich klidně těch sto padesát. Já sám mám hodně známých. Dost přes Dunbarovo číslo. Mám i hodně kamarádů v takovém tom angloamerickém slova smyslu, kolem osmdesáti. Bližších přátel dvaačtyřicet. Nejlepších kamarádů pět. Mám je přesně spočítané – úplný Dr. Cooper.

Nedávno se mnou polemizoval kamarád z té předposlední (tedy druhé nejdůležitější) skupiny, jak můžu mít několik nejlepších kamarádů. Jednoduše – prostě jsem je v různých obdobích postupně nabral. Jednoho mám ze základky, jednoho ze střední, atd. Tohle jsou kamarádi, kteří byli (pokud mohli) na oslavě narození mého syna, mezi nimi, tedy jejich mužskou částí, budu jednou vybírat svědka na svou potenciální svatbu. Až na jednu výjimku jsou to Češi. S prvním z nich se kamarádím přes čtvrt století. Se „služebně“ nejmladším asi tři roky. S většinou z nich se vídám několikrát do roka, s tím nejvzdálenějším jednou za pár let, ale je to, jako bychom se neviděli včera, znáte to. Navíc jsme v kontaktu telefonicky nebo přes e-mail. Sociální sítě k těmto účelům nevyužíváme, jsme stará garda, dnešní náctiletí zase nepoužívají e-mail.

Problém je ale s tou dvaačtyřicítkou v rozšířenější skupině blízkých přátel. O těch dalších ani nemluvě. Všechny je mám rád, rád s nimi trávím čas při libovolné příležitosti, ale žijeme od sebe dál, máme své rodiny a povinnosti, atd.. Moc často se nevidíme. Většina z nich žije v českých a moravských městech, já v zahraničí nebo na vesnici, každé setkání s sebou nese řadu komplikací. Navíc jsem sice přeučený, ale pořád ještě introvert a užívám si rád samotu. Takže občas by čas s někým se vidět i byl, ale není nálada, byť se většinou stačí překonat, dokopat se k akci a setkání je nakonec fajn.

A taky mám rodinu. A do rodiny, poměrně soudržné, patřím. Každý rok pořádáme rodinný sraz. Ten letošní se konal před pár dny a sešla se nás na něm hezká šedesátka. Napřesrok snad překonáme rekord z předloňska; dvaasedmdesát kousků. A to je nějakých lidí, přátelé – pokud nechci jednou hledat bratránky přes paní Esterku a pošťáka Ondru, musím se snažit.

Takže ještě jednou: kolik kamarádů máte vy?

Myslím jen opravdové kamarády. Ty, kteří za kamaráda/kamarádku považují vás. Ty, které považujete za kamarády vy, ne ty, kteří by s vámi rádi kamarádili, ale pro vás jsou to jen takoví sympatičtí známí. Kamarádství se totiž nedá vynutit, koupit ani vyprosit. Kamarádství buď nějakým kouzlem vznikne a nebo ne. Každé přátelství je tak vlastně automaticky magické. I to Kolibříka s Mazánkem – nechat zmizet peníze je přece klasické číslo všech kouzelníků.

A jak své kamarády řešíte? Jak si kontakt s nimi plánujete? Jak je opečováváte? Jak zařizujete, abyste si nesešli z očí a tudíž i z mysli? Vídáte se? Telefonujete si? Skypujete? Píšete si dopisy nebo aspoň pohlednice z dovolených? Maily? Jak všechny ty vztahy můžete uhlídat? Není to sranda, že? Chtělo by to nějaký systém, viďte? No a právě proto tohle všechno píšu.

Hledáme systém

Asi si říkáte, jaký FIS (Friendship Information System) mám já, když jsem tak chytrej.

Téměř žádný.

Cítíte se být podvedeni? Nemusíte. Já totiž tenhle systém teprve vytvářím a rozbíhám jej. Dotlačila mě k tomu potřeba otázkou přátelství ve svém životě se zabývat víc než doposud. Nevím, jestli bude můj způsob dostatečně funkční a netuším, jdu-li na to vůbec dobře. Ale proto jste tu vy a vaše názory a zkušenosti, které snad doplní ty mé. A proto jsou tu další chytří lidé, jejichž myšlenky na toto téma jsem si vyslechl, vyčetl, nebo jsem si s nimi o tom prostě popovídal.

Z okruhu mých kamarádů se mi jako nejvhodnější kandidát pro poradu na téma přátelské otázky jevil Petr Mára. Petr se zná se spoustou lidí, hodně školí, prezentuje, objíždí konference, cestuje po celém světě a protože je to velmi přátelský, milý a otevřený člověk, potenciální kamarády si získává snadno. Proto je nasnadě, notabene když je asi nejuznávanějším guru GTD u nás, aby věděl, jak téma přátelství zavést do vlastního “workflow”.

Jak to tedy dělá Petr? V rámci svého systému si vede projekt “Obědy” a v něm má seznam svých přátel, s nimiž se chce vidět. Postupně se pak s přáteli u obědů setkává, v příjemné atmosféře si popovídá a hlavně je tak s nimi neustále v kontaktu. Jednoduché, efektivní, funkční. Víceméně. Sám Petr, když jsme se na toto téma bavili právě na jednom takovém obědě, přiznal, že při té spoustě přátel z různých období života takový systém není úplně ideální. Nakousli jsme potřebu mít o tom někde článek. “Napiš to,” řekl Petr, rozený nakopávač, “a já na to budu všechny odkazovat, protože to se bude spoustě lidí hodit.” Tak to píšu. Jen se obávám, že vznesu více otázek než odpovědí.

Mě samotného Petr inspiroval k zamyšlení se nad tím, jakým způsobem se na kamarády víc soustředit v rámci GTD systému. Většinu roku žiju 1000 kilometrů od domova a přátel, takže obídky nepřicházejí v úvahu. Své “gétédéčko” mám rozdělené podle rolí. Jednou z nich je role “Friend”, tedy kamarád. Tak to mám dlouhodobě. Jenže v rámci téhle složky jsem měl pár let jen jeden jediný projekt a ten byl stejně “on hold”.

Když jsem si k tématu vyhledával “best practices” zkušených GTD borců, potvrdil jsem si, že kamarády skutečně je třeba, když už ne řídit, protože to je hodně zavádějící slovo, tak alespoň mít na paměti při vytváření, úpravách a hlavně využívání GTD systému. Před pár dny jsem zahlédl na Twitteru myšlenku, která by se dala přeložit jako “Pozornost je měnou vztahů. Utrácejte moudře.” Máme-li vyřešené priority, pokud jde o naše hodnoty, cíle či životní role, víme, na co se soustředit. Budeme-li mít vyřešené totéž u svých přátel, známých a kamarádů… Je to jasné?

Na jednom GTD blogu jsem narazil na kategorizaci přátel, která mi připadala až lehce monstrózní, ale rozhodně inspirativní. Autor článku si nakreslil graf, v němž na ose X byla délka přátelství, na ose Y pak jeho hloubka. Tj. čas vs. kvalita na jednom obrázku. Vzniklo pak pět kategorií – na ty čtyři přijdete sami, je to něco jako Coveyho kvadranty, pátá kategorie jsou ti nejlepší kamarádi. Ty podle autora není třeba nijak speciálně řešit, protože s nimi jste pravidelně v kontaktu bez toho, že by se vám museli připomínat nějakým systémem (zlatý voči, kámo!).

Inspirován tímhle i dalšími bloggery a ovlivněn tím vším výše a v prvním dílu, přistoupil jsem k vytváření vlastního systému, o němž se dozvíte v příštím, tedy třetím a posledním dílu tohoto miniseriálu.