Podle metody GTD máte mít tzv. “tvrdá data“ (typicky schůzky, jež mají místo a účastníka) ve svém kalendáři. Tyto připomínky vám tedy řeší váš kalendář. V dalších případech připomínky většinou nepotřebuji. Prostě po ranní/týdenní revizi vidím v Evernote vyfiltrované jen ty úkoly, ke kterým jsem se zavázal, že na nich budu teď pracovat (viz popis mého EN systému). Co mi ale v Evernote chybělo, je připomínka vzdálených či pravidelných opakujících úkolů, které se vážou ke konkrétnímu datu v budoucnosti. Typicky: připomínka naplánovat pravidelnou návštěvu zubaře, nezapomenout udělat daňové přiznání, koupit v čas dárek k výročí apod.

Řešení, které jsem našel díky nadšenci jménem Daniel Gold, nese název Followupthen.com

Služba Followupthen.com

Followupthen.com vám zašle připomínku formou emailu, a to v čase který si sami určíte. Ano, bohužel je to další email do vašeho inboxu. Svůj Inbox ale stejně  kontrolujeme v podstatě neustále, takže nám připomínka formou emailu v naplánovaný čas většinou neunikne. Pokud např. používáte iOS, tak můžete followupthen.com odesilatele nastavit jako VIP a nastavit si push notifikaci jen pro VIP odesílatele, aby vás ostatní příchozí zprávy neobtěžovaly. V takovém případě vám telefon zapípá jako skutečná připomínka na vašem zařízení, a to i v případě  když normálně pro emaily notifikaci nepoužíváte.

Krása této služby spočívá v tom, že nevyžaduje žádnou registraci a v základu je zdarma (Premium za 5 dolarů měsíčně vám umožní dostávat také sms připomínky). Prostě pošlete email na adresu @followupthen.com a ona vám pošle email zpět v ve vámi zadánem datu a času.

Jak tedy určíme ono kdy? Důležité je ta část před zavináčem. Tam dáte samotné časové určení, kdy chcete, aby vám služba email přeposlala zpět. Určení času musí být však v anglickém formátu, což si myslím většina z vás zvládne.

Jen pár příkladů:

• everymonday@followupthen.com - připomínku zašle každé pondělí ráno
• June1@followupthen.com – připomínku pošle 1. června (2013)
• 10AMJune1@followupthen.com – připomínku pošle 1. června 2013 v 10 dopoledne
• tomorrow@followupthen.com – připomínku pošle zítra
• Více příkladů můžete najít na stránkách followupthen.com

Integrace Followupthen.com do Evernote a jeho GTD workflow

Připadá vám to komplikované? Ano možná, ale pokud používáte Evernote jako svůj úkolovník, tak jde o užitečnou pomůcku, která se bezpochyby někdy hodí. Navíc službu  lze opravdu jednoduše zaintegrovat do vašeho stávajího „Evernote workflow“.  Klíčem je použití funkce Sdílet úkol pomocí emailu. Blíže pochopíte na konkrétním příkladu.

Představte si, že máte v EN vytvořený opakující se úkol: objednat se na kontrolu k zubaři. Řekněme třeba každý rok 15. května si to chceme nechat připomenout.

1) V EN poznámce s tímto úkolem pak klikneme na tlačítko „Share by Email“ (Sdílet emailem)

2) V nově otevřeném okně, pak jen zadejme správnou adresu určující klíčové “kdy“. Např  zde: everymay15@followupthen.com – tedy každého 15. května

3) Followupthen.com váš požadavek zpracuje a pošle vám email, který vám potvrdí, že byl úkol naplánován. Pro nás skvělá možnost překontrolovat, jestli služba pochopila vámi zadané datum správně. Máte tam i několik užitečných odkazů. Např. pro zrušení dané připomínky.

4) V daný den a hodinu vám pak přijde email s kopií vašeho evernote úkolu, tak jak vidíte na obrázku. (Pokud zadáte jen datum bez času, tak email příjde o půlnoci, stejně jako ve výše uvedeném příkladu.) Opět dorazí se spoustou odkazů, které vám pomůžou, např. možnost připomínku odložit. Velmi užitečné.

5) Pak už jen stačí v Evernote najít příslušný úkol a přidělit mu tag, který vám zařadí úkol do fronty úkolů, které hodláte udělat  (u mně tag !next)

A to je vše. Mně to celé připadá velmi jednoduché a účinné. Pokud máte nějaké další podněty či dotazy, tak se na ně těším v diskuzi.

Pavel Vokoun

Co je to RSS?

RSS (Really Simple Syndication nebo Ritch Site Summary) je systém, který umožňuje snadné sledování novinek z informačních zdrojů. Původně sloužil pro předávání informací o aktualitách a článcích mezi servery. Díky jeho jednoduchosti se systém rozšířil a zkratku RSS nebo logo můžete vidět na každém serveru. Pokud se naučíte RSS využívat, budete při vyhledávání a čtení článků mnohem efektivnější.

Běžný, neznalý uživatel pravidelně navštěvuje své oblíbené weby a provádí své „čtecí kolečko“. Prokliká domovské stránky, popřemýšlí, co už četl, co je nového. V některých případech provádí „čtecí kolečko“ i několikrát denně, hlavně pokud se pod některým článkem objevila výživná diskuze, nebo se mu jednoduše chce „něco hledat“. Jak tím trpí produktivita nebo jaká je informační hodnota takového chování není třeba rozebírat.

Zdroj obrázku: http://www.rssboard.org

Výhodou RSS je, že všechny vaše oblíbené zdroje informací (weby, zpravodajské servery, blogy, diskuze…) vás budou automaticky informovat o novém obsahu, aniž byste jejich stránky museli navštěvovat. Jednoduše se přihlásíte k odběru a v RSS čtečce uvidíte seznam nového obsahu. RSS nevyžaduje poplatky ani registraci na webech. Čtečky umožňují obsah třídit, označovat příspěvky jako přečtené a některé umožní obsah stahovat pro pozdější čtení offline.

Všechny vaše oblíbené zdroje informací vás informují o novém obsahu, aniž byste museli navštěvovat jejich stránky.

Microsoft Outlook jako čtečka

Outlook od verze 2007 má RSS čtečku jako vestavěnou funkci, takže pokud jej používáte jako pracovní nástroj tak jako tak, proč nevyužít i možnost sledování oblíbených a důležitých informací?

Výhody RSS v Outlooku:

• Neinstalujete žádný další program
• Ve spojení s Exchange je nastavení i obsah synchronizován
• Pokud přečtete článek na jednom zařízení, bude označen přečtený i na jiném
• Články a přihlášené odběry jsou dostupné přes webové rozhraní Outlook Web App
• Pomocí pravidel můžete extra-důležité články automaticky přesouvat do hlavního inboxu
• Lze stahovat automaticky celé články (případně i obrázky) pro čtení offline (ve vlaku, v letadle)
• Funguje vyhledávání a vytváření složek výsledků hledání (např. pro sdružování odběrů)
• Nastavením zásad (Exchange 2010) se můžou staré články samy mazat nebo archivovat
• RSS lze použít i pro firemní blog, knihovny Sharepointu i pro některé monitorovací systémy
• Šéf nepozná, jestli si čtete blogy nebo vyřizujete poštu (pokud to neovlivní pracovní výkon)
• Oblíbené odběry si můžete dát na panel zástupců v Outlooku

Jak přidat odběr RSS do Outlooku?

V seznamu složek najděte složku Informační kanály RSS a klikněte nad ní pravým tlačítkem myši. Z nabídky vyberte položku Přidat nový informační kanál RSS. Zobrazí se okno k zadání adresy kanálu.

Adresu kanálu RSS zkopírujte z požadovaného webu. Najeďte myší nad text nebo logo RSS, pravým tlačítkem vyberte z místní nabídky Kopírovat adresu odkazu nebo Kopírovat zástupce (dle prohlížeče). Tím se adresa uloží do schránky. Vložte jej do okna pro zadání adresy v Outlooku a klikněte na tlačítko Přidat. Pokud Outlook zahlásí chybu, odkaz neobsahuje adresu RSS kanálu. Zkuste to znovu a jinak. Můžete hledat také zkratky ATOM, XML. Se standardními zdroji si Outlook poradí.

V případě správného odkazu se zobrazí okno pro potvrzení. Pokud kliknete na tlačítko Upřesnit, můžete změnit název a upravit možnosti stahování celého textu nebo příloh. Můžete také změnit umístění ukládání, například pokud je vaše schránka Exchange serveru příliš malá. Po potvrzení se okamžitě začnou objevovat příspěvky – hlavičky a náhledy článků. Kolik posledních článků se v odběru zobrazí, závisí na nastavení serveru.

Práce s RSS čtečkou v Outlooku

Součástí staženého textu je vždy odkaz na původní článek na serveru, takže nemusíte číst v Outlooku. Příspěvky se chovají jako každé jiné položky Outlooku. Funguje stav přečtený / nepřečtený, příspěvky můžete kopírovat, přesouvat, kategorizovat, archivovat, přeposílat…  Načtené příspěvky máte k dispozici i bez připojení k internetu.

Tlačítkem Sdílet kanál můžete odkaz poslat e-mailem jinému uživateli a tlačítko Zobrazit článek otevře článek ve webovém prohlížeči.

Pokud odebíráte větší počet RSS kanálů, můžete je rozdělit do složek. Nejdříve jej vytvoříte v hlavní složce a vytvořený kanál přesunete.

Pokud používáte panel zástupců, můžete si své nejoblíbenější a nejčtenější kanály přidat na něj. Tučným písmem a číslem uvidíte počet nových příspěvků, jako v každém jiném inboxu.

Správu, přidání a odebrání RSS kanálů můžete provádět v nastavení účtu:

Čtení na cestách

Pokud máte účet na serveru Exchange, RSS kanály a příspěvky se synchronizují. Můžete tak číst například na Windows Phone, bez další aplikace a oblíbené kanály si dát do seznamu synchronizovaných složek nebo na úvodní obrazovku. Pokud synchronizujete svůj Exchange účet s Apple zařízením nebo Androidem, své RSS kanály najdete mezi složkami také.

Součástí Exchange serveru je přístup k Outlooku přes webové rozhraní (Outlook Web App) včetně RSS kanálů.

Pokud je Outlook vaše centrální místo pro správu informací a času, proč to ještě nerozšířit? Doporučuji určitou míru v počtu sledovaných kanálů. Není nutné sledovat úplně všechno. Díky nadpisu, náhledu a nudnému neatraktivnímu rozhraní Outlooku zvládnete přečíst nebo přeskočit víc článků za kratší dobu:-)

 Jaroslav Luhan

Tyto otázky si často kladu já, jistě i nejeden z našich čtenářů a položila si je také studentka Fakulty multimediálních komunikací ve Zlíně, Petra Holáková. Důležitou součást její připravované diplomové práce tvoří právě diskuze nad způsoby využití a nakládání s metodou GTD. Bylo logické, že ty zásadní informace můžete přinést jen a pouze vy, lidé, kteří se s GTD již setkali – ať už jen na krátko, nebo s ní fungujete dlouhodobě. Vznikl proto dotazník, který může (zůčastní-li se jej relevantní počet respondentů) přinést nejen zajímavá data a statistiky, ale po finálním zpracování také sadu zformulovaných závěrů, jež dost možná pomohou lidem stojícím na samém počátku s metodou GTD, nebo těm, které zajímá, jak GTD žije mimo stránky knihy Mít vše hotovo Davida Allena.

Přimlouvám se na tomto místě za to, abyste si našli čas, zhruba 5-10 minut, a dotazník vyplnili (uzávěrka je 27. března). Otázek je sice více, ale jejich formulace vede k možnosti rychle odpovědět. Diplomová práce bude po své obhajobě dostupná i pro vás a navíc řadu ze závěrů zde – ať už já sám, nebo jiní redaktoři webu – rozebereme. Upřímně se na výsledky těším, nyní už je to však ve vašich rukou.

Online dotazník: http://d.pr/xK7f

Děkuji, že se zapojíte a že budete dotazník sdílet a šířit dál!

P.S.: Jestliže v samotném závěru dotazníku uvedete své jméno a e-mailovou adresu, budete zařazeni do slosování. Třem šťastlivcům bude dána možnost si vybrat z knižní nabídky nakladatelství Jan Melvil Publishing knihu/ebook.

Ale i tak za nějaký čas budete hledat vhodný elektronický nástroj a také způsob, jak mapy sdílet s ostatními, aby je mohli upravovat a dále s nimi pracovat. Výhodou elektronické myšlenkové mapy je možnost sbalovat a rozbalovat jednotlivé větve, rychlejší přesouvání položek a celých větví a vyhledávání. To oceníme u rozsáhlejších map, například u projektů nebo analýz.

Nástrojů pro myšlenkové mapy je na trhu poměrně hodně a rychlejšímu rozšíření povědomí o myšlenkových mapách rozhodně přispěje cena aplikace, nezávislost na platformě a jednoduchost ovládání.

Už několik let používám FreeMind, který je pod licencí GNU GPL zdarma a je dostupný i pro Apple, Linux. Nedávno jsem začal používat telefon s Windows Phone 8. Hledal jsem aplikaci, která by s FreeMind na PC spolupracovala a dokázala mapy synchronizovat, zobrazovat i upravovat v mobilu. Povedlo se, a o zkušenosti se chci podělit.

FreeMind na PC

FreeMind si můžete stáhnout z webu http://freemind.sourceforge.net

Grafické rozhraní není nijak extrémně vymazlené, ale myšlenkové mapy používám pro rychlé „vysypání“ nápadů do systému, nebo pro zápisy na poradách, školeních, jednáních. Nepožaduji žádné kreslení stromků, barevné podklady ani funkce, které z mapy dělají umělecká díla.

Obrázek – dokumentace k FreeMind. Jak jinak než jako myšlenková mapa:

Ovládání FreeMind na desktopu je extrémně jednoduché a rychlé:

• klávesou Esc se přesunete na centrální uzel
• klávesou Insert vytvoříte novou větev (a pak další a další větve)
• klávesou Enter vytvoříte větev ve stejné úrovni
• klávesy Ctrl+B vytvoří tučné písmo, Ctrl+I kurzívu apod.
• označením a tahem myší můžete větve libovolně přesouvat
• klávesou F2 editujete text
• pomocí mezerníku větve rozbalujete a sbalujete
• kurzorovými šipkami nebo myší se po mapě pohybujete
• Ctrl+F umožňuje vyhledávat, Ctrl+H nahrazovat text

To je vše, co pro běžnou a rychlou práci potřebujete. Co dále oceňuji?

• možnost propojovat více map pomocí odkazů (vytvoření „mapy map“)
• export mapy do formátu PDF
• export do bitmapového obrázku
• export do klikací mapy s Java appletem, kterou může kdokoliv prohlížet ve webovém prohlížeči

Ukázka mapy a ovládacích panelů – výtah z knížky „Mít vše hotovo“ Davida Alena:

FreeMind pochopitelně umí i všechny ostatní složitější operace, jako vytvářet obláčky, vkládat ikony, obrázky, šipky s odkazy a téměř vše, na co si vzpomenete, takže to není žádný „chudý příbuzný“. Program je k dispozici i v češtině.

FTSmind pro Windows Phone 7 a 8

Aplikací pro myšlenkové mapy pro Windows Phone není mnoho, o to víc mě potěšilo, že aplikace s libozvučným názvem FTSmind zvládá naprosto všechno, co potřebuju.

• otevírání a editaci map ve formátu FreeMind (přípona .mm)
• spolupráci s cloudovým úložištěm SkyDrive a DropBox
• import mapy ve formě textu (pokud ho dostanete např. mailem)
• export do jpg a například do formátu MindJet
• má jednoduché ovládání
• zvládá i rozsáhlejší mapy (i když to je na displeji mobilu jako dívat se na fotbalový zápas klíčovou dírkou)

Jak se FTSmind ovládá?

• dotykem vyberete uzel
• dotykem na značku (+) přidáte uzel
• dalším dotykem uzel sbalíte nebo rozbalíte, pokud má další větve
• dvojím dotykem můžete editovat text
• dvojí dotyk na volném místě mapu vycentruje (zobrazí se centrální uzel)
• dlouhý dotyk na položku zobrazí nabídku a můžete:
  • položku vyjmout, kopírovat, vložit
  • vymazat
  • změnit formát
  • přidat ikonu
  • přidat nebo odebrat odkaz
  • přidat textovou poznámku
  • dlouhý dotyk na volném místě změní zoom na 100% (čitelný text)
  • dotyk dvěma prsty a k sobě/ od sebe – zvětšení nebo zmenšení
  • tah prstem – posun mapy po obrazovce
  • ikonka štětce v rohu obrazovky umožňuje kopírovat formát uzlu a větví

Při běžném tvoření mapy jen vybíráte uzly, píšete text a značkou (+) přidáváte další uzly.

Překvapilo mě, že na Windows Phone dokážu otevřít i některé hodně rozsáhlé mapy vytvořené ve FreeMindu na PC včetně ikon a odkazů. Na malé obrazovce si je pochopitelně tak nevychutnáte, ale posun mapy je svižný a plynulý.

Ukázka stejné mapy z FreeMindu – výtah z knížky „Mít vše hotovo“ Davida Alena:

Další ukázka rozsáhlejší mapy:

Ukázka mapy z mého článku Mapujeme myšlenky na dovolenou:

Závěrem

Spojení FreeMind a FTSmind je užitečné pro rychlé vytváření jednodušších map v terénu, uložení na úložiště v cloudu, jejich doplnění a vylepšení na PC a v případě potřeby opětovné prohlížení nebo doplnění na cestách v mobilu. Díky nulové ceně není použití překážkou v týmu nebo při spolupráci s dalšími uživateli.

Odkazy

• FreeMind
• FTSmind ve Windows Store
• FTSmind dokumentace k aplikaci

Ještě stále myšlenkové mapy nepoužíváte? Inspirujte se zde:

• Daniel Gamrot – úvod do myšlenkových map
  
• Lukáš Gregor – aplikace pro myšlenkové mapy pro iOS
• Jaroslav Homolka – Myslím, tedy jsem – kdo jsem, jak myslím
• Jaroslav Luhan – Mapujeme vzpomínky na dovolenou
• Vladimír Dědek – Myšlenková mapa jako nástroj pro správu úkolů
• a další články na webu se štítkem myšlenkové mapy

 Jaroslav Luhan

Koncem loňského roku se na mém kurzu GTD za kafe zmínil Jan Kvasnička o softwarovém nástroji s názvem Workflowy, který využívá jako místo pro evidenci GTD seznamů, osnovy při psaní článků či knih a třídění myšlenek. Samozřejmě jsem začal zjišťovat, s čím máme tu čest. A jakmile jsem uviděl první obrázky, věděl jsem, že se od Workflowy jen tak neodtrhnu.

Design – čistota a úhlednost

Otevírám záložku ve svém webovém prohlížeči, vyťukávám adresu, spouštím registraci. Ta je během pár vteřin hotová a po přihlášení se kochám. První nahlédnutí do prostředí Workflowy je totiž jako pohled na čistý list papíru. A to já opravdu rád, protože nová stránka mého sešitu je pro mě vždy něčím výjimečným (možnosti a místo pro nápady).

Začnete psát – není důležité, zda úkoly či jednoduché poznámky – a zjišťujete, že to jde vše tak nějak snadno. Pár lehce zapamatovatelných klávesových zkratek pro pohyb ve stromové strutuře a manipulaci s větvemi. Myšlenky letí a nebráníte se jim. Hodně podobné procesu vytváření myšlenkové mapy – jen je to ve větách (ale není důvod nevyužít hesla) a bez obrázků.

Nejen web

Nemůžu skončit, myšlenky lítají. Odtrhu se skoro násilím, abych se pustil do instalace verze pro iPhone a iPad. Během pár vteřin je hotovo. Ještě letmo pokukuji, jak je to s verzemi pro Mac, Windows nebo Android. Hledání oficiální verze pro tyto platformy končí nezdarem, snad jen pro Android existuje pouze neoficiální aplikace. Nevadí, hlavně díky skutečnosti, že při zapnutém Workflowy v prohlížeči je možné editovat vše v offline módu a následně při přístupu na internet dojde k aktualizaci na serveru.

Tvoříme seznamy

Mažu úvodní “testovací” myšlenky a začínám přemýšlet, jak nástroj využít. První nápad je jasný – sázím své seznamy úkolů do struktury GTD >> ROLE >> PROJEKT >> ÚKOL.

Dále mě napadá založit si strukturu pro přehled toho, kam chci letos dokráčet. K tomu přidat kontrolní body – kvartální, měsíční. Nesmím zapomenout na týdenní plán a udělat si větve pro jednotlivé dny v týdnu. Kopíruji svůj plánovací systém do stromové struktury.

Jako další přichází na řadu kontrolní seznamy. Dovolená, denní a týdenní revize, seznam věcí potřebných pro kurz myšlenkových map či trénink sebeřízení.

Sebeřízení s Workflowy

Oporou mého systému sebeřízení je kostra GTD doplněná o návyky a rutiny, které jsem si sám vytvořil, začal aplikovat a fungují. Nikdy jsem si nedokázal představit GTD seznamy ve stromové struktuře, nicméně když si logiku mých seznamů načrtnu – on to prostě strom je. Hodně si pohrávám s myšlenkou sebeřízení prostřednictvím mapy, nicméně její heslovitost a omezení, jež jsou často výhodou, mi v tomto cestu komplikují. Zkusíme to tedy s Workflowy, které je přece jen “povídavější”.

Strukturu jsem popsal již výše – na nejvyšší úrovni stromu nechávám skupinu GTD, abych měl jednoduše oddělené seznamy od ostatních evidovaných “záležitostí”. Druhá úroveň pokrývá role a oblasti, pod nimi na úrovni třetí projekty, které se na čtvrté úrovni rozpadají do úkolů.

Ke každému z úkolů přiřazuji kontext značený prefixem @ tak, jak to známe z podobných nástrojů a běžné praxe. Přiřazení probíhá vepsáním @ kamkoliv do textu a doplněním názvu kontextu, přičemž Workflowy našeptávají ty, které již aplikaci existují.

Z OmniFocusu jsem navyklý, že termíny nepíšu do diáře, ale rovnou do aplikace se seznamy. Termíny ve Workflowy jsou na seznamu budoucích změn, teď si s tím tedy musím poradit jinak. Využívám možností tagů začínajících na # a formátu data YYYYMMDD. Úkol, jemuž mám přiřazený termín 6. února 2013 je tak označen tagem #20130206. A jak s termíny pracuji?

Během týdenní revize v “plánovací části” si vyhledám a do jednotlivých dní vepíšu nejdříve termínované úkoly (týdenní plán jsem doplnil jako součást mého Workflowy systému). Tak vím, že mi žádný termínovaný úkol neunikne. Pro jistotu během denní revize vždy kontroluji i tag s datem následujícího dne.

Tímto přichází na řadu obrovská síla Workflowy, kterou je vyhledávání. Nejsilnější a nejrychlejší je v prostředí webového prohlížeče – stisknete klávesu ESC, čímž se kurzor automaticky přesune do pole pro hledání, a píšete. Vyhledání úkolu s termínem tak díky tagu s # proběhne během chvilky. Vepsáním #201302 také mohu zjistit, jaké úkoly mě čekají v únoru. Samozřejmě je možné stejným způsobem vyhledat jednotlivé úkoly s konkrétním kontextem. Vepíšu-li “@online -#2013″, zobrazí se mi ty úkoly, které jsou netermínované a mají kontext @online.

Součástí konce každého týdne (obvykle neděle) je samozřejmě již zmiňovaná týdenní revize. Jak na ni ve Workflowy? Zvolil jsem ten mi nejvíce vyhovující způsob. Pár klepnutími lze z Workflowy vytisknout kompletní označenou sekci tak, že na fyzickém papíře dojde k rozbalení všech větví a vidíte tak veškeré své úkoly. Poté kontroluji projekt za projektem, pečlivě rozdělených do sekcí podle rolí, dělám si poznámky do vytištěného papíru a případně ihned doplňuji úkoly a nápady k projektům do prostředí Workflowy.

Další funkce

Workflowy disponuje další řadou smysluplných funkcí. Za zmínku stojí bezproblémová synchronizace položek mezi iOS a webovou verzí, export do strukturovaného nebo nestrukturovaného textu, tisk, sdílení sekcí nebo celého prostředí Workflowy s dalšími uživateli, základní a jednoduše zapamatovatelné klávesové zkratky.

Stromová struktura, která je základem nástroje, umožňuje “zaměřit se” pouze na konkrétní sekci, což využívám, pokud se chci soustředit na roli nebo projekt.

Jak je to s cenou

Workflowy nabízí verzi zdarma i placenou. Troufám si tipnout, že většina uživatelů si s verzí zdarma vystačí ve chvíli, kdy si díky pozvánkám, které pošlou dalším lidem, rozšíří maximální počet úkolů, jež mohou měsíčně založit (v základní verzi se jedná o 500 úkolů, s každým dalším uživatelem, který přijde přes váš odkaz, naroste účet o dalších 250 úkolů).

S PRO verzí se na žádná omezení nehraje – můžete evidovat neomezené množství úkolů. Dále nabízí placená verze možnosti typu sdílení jednotlivých větví, zálohy v Dropboxu, změny fontu nebo designu. A kolik že to všechno stojí? 5 Euro za měsíc nebo 50 Euro za rok. Tři kávy měsíčně – a to je podle mě adekvátní investice do systému pro organizaci myšlenek a úkolů.

Plány do budoucna

Podle oficiálně zveřejněných plánů do budoucna bude Workflowy rozšířeno o další funkčnosti. Jmenovitě jde o:

• připomínky a termíny
• barvy jednotlivých větví
• offline editaci položek
• formátování písma
• podporu spolupráce více uživatelů
• a další…

Nezbývá, než se těšit nebo přemýšlet, zda to nástroji neuškodí – přeci jen je aktuální kouzlo aplikace v jednoduchosti. Uvidíme, jak se s tím vývojáři poperou.

Daniel Gamrot

Na plánování, správu projektů, kresby či kontakty lze s přimhouřeným okem použít klasiku, na stranu druhou to znamená ohýbání a několik hodin nad tím, aby obyčejný zápisník sloužil třeba jako nástroj pro GTD. Když však chvilku věnujete brouzdání nabídkou firmy Moleskine, zjistíte, že si takový čas lze ušetřit a pořídit zápisník ušitý takřka na míru.

Oslovila mě řada Folio Professional. Neměl jsem tu možnost/štěstí odzkoušet její všechny jednotlivé produkty, zdá se však, že pro skutečně plnohodnotné workflow mohou být tím pravým. K práci jsem si zkusil vzít jen jeden, zápisník Moleskine Folio Professional – tvrdá vazba a velikost L. Pro všechny, kteří hledají způsob, jak dostat pohodlně GTD na papír, by mohl právě tento produkt potěšit.

Ideální (nejen) na GTD

Zápisník má 240 linkovaných stránek, což představuje bohatý prostor na vaše projekty. Co strana, to projekt, pochopitelně s tím, že využití může jít dál. Každá ze stran je rozdělena na tři oddíly. Budu-li se střídavě držet ideje metody GTD a střídavě návodu od Moleskine, charakterizoval bych práci s oddíly takto:

• horní část vyloženě pobízí k formulaci cíle daného projektu, jeho ideálního výsledku, charakterizaci základních bodů/týmu/nástrojů
  
• levá část dává prostor na klíčová slova, ale třeba také termíny, lidi nebo nástroje
• pravá část představuje místo na rozkrokování projektu

Pochopitelně, že Moleskine vám takové užití nevsugerovává, fantazii se meze nekladou. Hlavní oddíl (vpravo) opravdu může být místem pro jednotlivé úkoly, přičemž nalevo lze psát kontext a termín. Někomu se však úkol klidně vejde i do levého sloupce (kupříkladu mně, protože píši drobně) a pravou část tak využije na poznámky…

Moleskine nikde neskloňuje metodu GTD, přesto si dokáži představit, že by se právě tento zápisník, více než jakýkoliv jiný, na to hodil. Folio Professional totiž nabízí také v zadní části obsah – čili seznam jednotlivých stran (každá je totiž očíslovaná!) a prostor, abyste si ke každému číslu strany napsali poznámku, kupříkladu znění daného projektu. Takže jedna z potíží papírového GTD, a to snadné dohledávání, je tímto vyřešena. Zápisník ale nemusí být nutně o tradičním GTD, můžete mít stránky na jednotlivé schůzky (zde bude Folio sloužit, myslím, ještě lépe), kdy kromě poznámek lze do levého sloupce vepisovat klíčové body či úkoly, které ze schůzky plynou.

Za obsahem se nachází několik To-Do listů. Každá strana je rozdělena na dvě poloviny, přičemž ty „proužky“ lze snadno odtrhnout. Sice to není zlý nápad, přesto mi to jako moc využitelné nepřipadá. Listů je příliš málo, čili úkolů se sem moc nevleze, to kdyby jich bylo namísto tří (čili ve výsledku 12 proužků na úkoly) alespoň deset…

Je zvykem, že do kapsy na zadní vnitřní přebalu zápisníku se nacházejí nějaké nálepky. I zde je najdeme. Jde o různě barevné štítky, které se mají nalepit na okraj listu, přehnou se a oddělují tak určitou část zápisníku od jiné. V praxi to může vést například k tomu, že každá nálepka/barva bude představovat nějakou vaši roli…

Zkuste si s ním zaplánovat

Popravdě, dost jsem přemýšlel, zda se nechat zlákat a začít Folio Professional používat na GTD. Jenže můj systém (v aplikaci OmniFocus) mi už dlouhodobě funguje a sedí, že jsem měl za to, že nad zápisníkem zlomím hůl, i když bych jej klidně ostatním mohl jako alternativu doporučit. Nakonec jsem k němu našel cestu. Pravděpodobně to „u Moleskinů“ takhle nezamýšleli, ale toto využití mi velmi vyhovuje.

Můžete se podívat na obrázek s popisky.

Nyní už jen tedy ve stručnosti. Mé plánování probíhá následovně:

• Procházím projekty/úkoly v rámci svého GTD (aplikace OmniFocus).
• V GTD až na vyjímečné případy nemám termíny, jsem zvyklý si jednotlivé kroky plánovat mimo tento systém. Proto každý měsíc plánuji důležité věci (tzv. velké kameny) na následující měsíc s přihlédnutím i na ty další – většinou v horizontu jednoho kvartálu. A vždy na konci týdne plánuji týden následující, opět s ohledem na budoucí výhled (jeden měsíc).
• Pro mé plánování, sebeorganizaci je důležité pracovat s tzv. velkými kameny a také s týdenním kompasem. To, jakým způsobem mám elektronický kalendář upravený, abych v něm mohl mít zanesené naplánované úkoly, jsem na tomto webu kdysi psal. Nyní mé workflow vypadá tak, že jsem Moleskine Folio Professional rozdělil na dvě části:
  • V té první dvě strany (levou a pravou) zabírá jeden konkrétní měsíc. Mám tedy za sebou dvanáct takových dvoustran pro rok 2013.
  • Poté přichází oddíl, kdy dvě strany zabírá jeden konkrétní týden.

Postup při plánování v zápisníku je pak následující:

1. Při měsíčním plánování, dlouhodobém, si vypíši na levou stranu měsíce, co chci v daném měsíci docílit, něco jako při definování projektu – jen zaměřeno spíše na svůj osobní rozvoj, vnitřní pocit.
2. U každé své role si položím velký kámen – většinou spíše jde o projekty, nebo jejich větší části (například v rámci knihy napsat tu a tu kapitolu).
3. Na konci měsíce nejenže plánuji měsíc následující, ale také zhodnotím ten předchozí – nejdříve svůj pocit, ale pak také vypíši po revizi to, co jsem skutečně udělal.
4. Při týdenním plánování je to velmi podobné – jen jde zkrátka o podrobnější položky.

Smysl takového plánování u mě spočívá v tom, že mám dostatečnou perspektivu – můžu rychle prolistovat jednotlivé měsíce či týdny, vidím, kolik důležitých položek už mám naplánovaných. Ne nutně k nějakému termínu, prostě pro daný měsíc/týden. Důležitý je zde aspekt rolí a velkých kamenů, v GTD totiž velmi snadno můžu být zasypán různými drobnostmi, agendou či zkrátka položkami, u nich vyloženě nelze rozpoznat jejich priorita a nelze je vidět s větším nadhledem – napříč časem.

Dlouhodobé – a vůbec plánování, či sebeorganizaci, k životu potřebuji a protože jsem našel způsob, který mi sedí, moc se mi nestává, že bych propadal depresi z nesplněných věcí. Jde totiž o onu perspektivu – jestliže máte přehled nad týdnem, měsícem…, lépe regulujete množství práce. Lépe si ji rozvrhnete, aby se věci nedělaly na poslední chvíli.

Zápisník Moleskine Folio Professional mi v tomto směru hodně vyhovuje. Protože mám vedle sebe pohled na týden, vlevo je plán, vpravo pak další poznámky a úkoly, které se udělaly, včetně poznámek a termínu realizace. Je zde prostor na nadefinování očekávání i zhodnocení. Na toto vše moc v elektronickém kalendáři nebylo místo.

Máte-li nějaké doplňující otázky k zápisníku, resp. k jeho užití, rád je zodpovím v diskuzi pod článkem.

Zápisník k recenzi poskytl penShop.cz, odkaz na produkt a odkaz na celou řadu

Když jsem Evernote v prosinci 2009 začal používat, hledal jsem způsoby jak dvě, zdánlivě nesourodé, věci – tedy poznámky k projektům a úkoly z nich vyplývajících – spojit.  Pro mě to bylo a stále je dost logické spojení a chtěl jsem použít pro obě věci jen jeden nástroj. Po půl roce bádání jsem našel svůj způsob inspirovaný tímto článkem a záhy na to jsem opustil své, do té doby dlouho oblibené, Toodledo a přesunul se s úkoly do Evernote. (Dále jen EN) A ve stejné podobě v podstatě spravuji úspěšně úkoly až dosud. Na tomto webu se již před dvěma roky objevil velmi zevrubný článek od Libora Kříže na stejnou notu. Vřele doporučuji!

To jak jsem si já naohýbal EN pro sebe, reflektuje můj způsob práce a myšlení a nemusí vám pochopitelně vyhovovat. Tak jako u všeho to berte jako možnou inspiraci. Podstatné pro můj systém bylo, aby byl co nejednoduší a přesto stále splňoval pár zakladních požadavků GTD/ZTD.  A hlavně, aby vyžadoval jen miminální náklady na „režii“ udržování systému. V tom se mi osvědčil. Funguje mi jak ve chvílích, kdy nemám chuť na nějaké pravidelné revize, tak i když jsem důslednější a mám vyšší nároky na systém.

Než se do toho půstíme, tak ještě pár poznámek: Následující řádky počítají s tím že EN znáte a umíte jej používat. Taky se počítá s tím, že byste rádi právě EN používali pro své úkoly a hledáte způsob, jak na to. Nebudu ale vysvětlovat základy používání EN a ani GTD. Používám anglickou verzi EN běžící na Windows 7, věřím však, že si přeložíte mnou použitou anglickou terminologii Evernote či najdete obdobu pro verzi Mac OS.

Základní nastavení v Evernote

EN nikomu nenutí „správný“ způsob, jak s nim budete pracovat, ukládat a třídit poznámky, on totiž skutečně neexistuje! Aplikace jen nabízí stavební kameny, jako je Notebooks, Tags a Saved Searches, s jejichž kombinací můžete dosáhnout toho, že najdete kombinaci, která vám „sedne“

Pro práci s úkoly, nebo GTD chcete-li, je moje základna opřena o:

Evernote již velmi záhy po svém zrodu začalo s ideou paperless, což na jedné straně osvobozuje od zamořením formuláři a může tzv. šetřit lesy, na straně druhé nás vzdaluje od ručně psaných poznámek. Jenže nejen ze sociálních sítí, ale také na všech svých školeních se opakovaně setkávám s tendencí pracovat s papírem a tužkou, nebo se k nim vracet. Na nevýhody, které jsou s tímto způsobem zaznamenávání spojené, však snad každý milovník denodenně naráží. Ať už jde o zálohu, sdílení, rychlé dohledávání… Na neutuchající/vzrůstající potřebu psát rukou na papír Evernote zareagovalo a uvedené mínusy papírových zápisníků by měl právě speciální sloní Moleskine řešit.

Proč říct slonímu Moleskine ANO

Speciální edice zápisníků mají vždy mnohem zajímavější obal – přední strana desek obsahuje embasované symboly různých činností z denního života a v samém středu se nachází logo Evernote. Světle zelená gumička a látková záložka nejenže odkazuje na barvu Evernote, ale je v kombinaci s černými deskami a světlým papírem neskonale slušivá.

Co do počtu stran, neliší se EM (= Evernote Moleskine) od běžných zápisníků. Setkal jsem se ale s tvrzením, že limitované edice mají kvalitnější papír, což osobně nedokáži příliš důkazně vyargumentovat – pouze pocitem, že na dotek se mi zdá, že je to pravda. (Může jít ale o placebo efekt.) Papír jako by byl o něco hladší a pevnější, což mě těší, neboť raději píši plnicím perem nebo pery značky Pilot, které lze druhým koncem také vygumovat, a je důležité, aby se nepropíjelo.

V zadní kapse z vnitřní strany desek má EM čtyři lístky se sadou nálepek. Pestrobarevných, rozdělených do sedmi kategorií – každá s nějakým symbolem, například letadla, domku, křížku… Právě tyto nálepky mají být jednou z hlavních devíz EM. V samotném základu jsou k těmto nálepkám přiděleny štítky (tagy) v Evernote, můžete je však změnit – nebo třeba k domku přidělit ne štítek, ale zápisník (notebook). V praxi to pak funguje jednoduše: napíšete poznámku, na stránku přilepíte libovolný počet těchto nálepek a po vyfotografování skrze aplikaci Evernote se snímek oštítkuje a přenese na základě vašeho nastavení, aniž byste museli v Evernote cokoliv dělat.

V aplikaci Evernote je funkce udělat fotografii, ale také speciální tlačítko pro fotografování textu. Aby byl výsledek co nejlepší, doporučují výrobci dát EM na tmavý podklad, mít dostatek světla (a zapnout blesk na telefonu) a případně také využít zelenou záložku, která udělá okraj od další stránky, čímž ji fotoaparát prostě již nesejme. S touto funkcí se mi text snímá ze zápisníku lépe než s běžným modem focení, poznáte to na tom, že můžete mít telefon od zápisníku v rozumné vzdálenosti. Pakliže tato funkce není zapnuta, musíte držet telefon výše, aby se do snímku vešla celá stránka. Po vytografování zápisku lze fotku zkontrolovat a klepnutím na jedno tlačítko potvrdit, aby se objevila v Evernote. Celý proces je tak velmi snadný a rychlý.

Přednost Evernote pak spočívá i v tom, že umí v takových snímcích hledat zadané výrazy či písmena. Pochopitelně za předpokladu, že píšete tiskacími písmeny a to dost úhledně. (Jedno z doporučení se také pojí s barvou inkoustu, ideální je černá.) Zápisník EM chytře zvolil linkování/čtverečkování papíru, je přerušované, méně nápadné, takže ve fotografii nepřekáží a pravděpodobně i napomáhá službě jako takové, aby dokázala v obrázku snadněji vyhledávat.

Proč své nadšení raději zmírnit

Nálepek je celkem 252, což bohatě vystačí na zápisník, i když byste občas nalepili více než jednu značku. Daná kategorie má však 32 nálepek, takže pokud byste třeba symbol domku chtěli využít častěji, máte smůlu. Toto mi ostatně obecně vadí i v dalších edicích Moleskinů, třeba jejich diářů. Najednou uvažuji v opaku s myšlením hojnosti a mám obavu, že si nálepky brzy vyčerpám, a tak je vlastně skoro nepoužiji.

Je otázkou, co je vlastně rychlejší. Zda vytáhnout ze zadní kapsy list s nálepkami, jednu vybrat a vlepit ji na stránku do EM, nebo zda pak v Evernote k poznámce štítek či zápisník přiřadit. Nálepky v notýsku vypadají hezky, ale neřekl bych, že budou o tolik efektivnějším řešením. Bylo by skvělé, kdyby na tom Evernote zapracovalo a my mohli nadefinovat různé značky, které když vepíšeme ručně, podle nich by poznámku oštítkovalo a přiřadilo. Právě takhle jsem původně myslel, že bude EM fungovat.

Pochválil jsem funkce při fotografování pomocí aplikace Evernote a následnou možnost prohledávání textu i v ručně psaných poznámkách. Je to pohodlné a funkční. Jenže to vzbuzuje otazník – nemohu na totéž využít jinou aplikaci, jít po jiné cestě? Kupříkladu čas od času využiji aplikaci Scanner Pro (iPhone/iPad), obdobných je celá řada, díky kterým docílím vlastně téhož. S tím rozdílem, že když vyfotím něco pomocí Evernote, nelze snímek v aplikaci (ani té desktopové) oříznout, na to si musím povolat k výpomoci třeba Skitch, aplikaci, kterou Evernote skoupil. Jenže to ve výsledku pak trvá mnohem déle. Znamená to, že abych docílil opravdu efektivního využití aplikace Evernote, musím se snažit sejmout obsah stránky co nejvíc ideálně, protože budoucí editace mi sebere příliš mnoho času.

Nechci slevu zadarmo

Výčet kladných vlastností a jejich následné zrelativizování nasvědčuje tomu, že EM není taková bomba, jak bychom možná čekali. Stále však ještě nepadla řeč o ceně. Podíváme-li se na obchod penShop.cz, je částka za EM o velikosti S 559 Kč, přičemž tradiční – stejně velký – zápisník Moleskine u nich koupíte za 269 Kč, čili o 290 Kč levněji. Tento rozdíl vám může vytáhnout vaše vrásky v obličeji, ale rychle doplňuji následující:

Při koupi tohoto EM zápisníku dostanete kód, díky němuž můžete užívat Evernote Premium účet tři měsíce zdarma. (Ehm, tedy “zdarma”.) Pokud byste si chtěli kupovat prémiový účet po měsících, kdy jeden stojí 5EUR (cca 126 Kč), vyšel by vás vylepšený čtvrtletní účet na 378 Kč. V takovém případě se EM zápisník vyplatí. Tedy, v případě, že chcete Moleskine zápisník a že chcete mít Premium účet.
Jenže… pokud byste si předplatili premiový účet na celý rok najednou (40 EUR, tedy 1009 Kč), nevyjde vás jeden měsíc na 126 Kč, ale jen na 84 Kč. Čtvrtletí vyjde tedy na 252 Kč. Pokud nyní odmyslím pohyby v kurzu české měny, za jeden EM si připlatíte 38 Kč. Není to mnoho a dalo by se říct, že za design, (možná) kvalitnější papír a ty nálepky se to vyplatí.

Toto vše ale platí jen pokud byste opravdu prémium účet využívat chtěli. Pokud ne, budete s největší pravděpodobností volit běžný Moleskine.

Kam s ním?

Placený účet u Evernote jsem doposud neměl, velmi dlouho jsem se bez něj obešel a nemyslím, že by k funkčnímu využití této služby byl tak potřebný. Nebudu však skrývat skutečnost, že po nabytí Premium účtu se cítím o něco klidněji díky mnohonásobně většímu prostoru pro přenos dat. Začal jsem službu více používat, můžu prohledávat i napříč soubory PDF nebo třeba sdílet jednotlivé poznámky a mít poznámky dostupné na mobilních zařízeních i offline, což je skvělé. Premium účet mě baví a s opravdu velkou pravděpodobností u něj už zůstanu. A bude už jen otázkou, zda si 4x do roka koupím EM , nebo zkrátka jednou za rok pošlu na účet Evernote tisícovku a psát budu do jiných zápisníků či sešitů.

Ano, EM je hezký a ty nálepky slušivé a fungují. Jen to prohledávání v Evernote mi moc nefunguje, protože zkrátka nepíši tak hezky, ale třeba mě to k tomu donutí. Abych však s klidným svědomím dokázal říct: Ano, to se E+M podařilo!, musela by služba pracovat i s námi nakreslenými značkami, nejen nálepkami.

Speciální Evernote Moleskine k recenzi poskytl penShop.cz, odkaz přímo na produkt zde

Pravdou ale je, že vždy, když otevřu skříň a vezmu ten diář do ruky, dýchne na mě jistá dávka nostalgie. Oči prolétnou i poslední záznamy a najednou se člověku pomalu vybaví den, kdy byla poznámka učiněna! Jestli mám něco rád na papírových diářích, je to přesně tato možnost retrospektivy. Na člověka dýchne historie, kterou prožil. Staré zážitky, úspěchy, skvělé rande, ale také nesplněné úkoly a sliby…

Někdy v roce 2008 jsem prošel syndromem vyhoření. Neskončil jsem v lékařské péči, ale doba to byla velmi zlá a nikdy to nikomu nepřeji. V té době se mi dostalo do ruky české vydání knihy Getting Things Done od Davida Allena (Mít vše hotovo – český překlad). Tato kniha a metoda GTD obecně velmi ovlivnila můj přístup ke správě osobního času a priorit! Na internetu je velká řada popisů, recenzí, mnohde i fundovanějších, proto se nyní této části vyhnu – milého čtenáře odkáži na google .

Nedávno jsem čistil svůj macbook a našel pár starých fotografií z té doby, kdy jsem své ADK “ohýbal” pro účely právě metody GTD a řekl si, že by to mohlo někoho inspirovat. Jako “důkaz” může posloužit můj starý odkaz na můj tehdejší blog, tak klidně googlete a studujte.

Diář, ostatně jako většina podobných nástrojů, má v zásadě jednu výhodu a jednu nevýhodu.

Začnu nevýhodou, za kterou jednoznačně považuji základní setup! Nežijeme ve zrovna levné době a pokud se podíváte na ceny ADK, jsou srovnatelné se západní konkurencí. Na rozdíl od ní – např. FranklinCovey však v ADK nepřišli s téměř žádnou inovací formulářů. Jejich grafika je naprosto suchá, nezajímavá a především mám dojem, že nereaguje na vyvíjející se svět kolem (formuláře z roku 1996 jsou naprosto stejné jako ty z roku 2009).

Výhodou však je, že se vše dá změnit! A tak i já jsem pro účely svého GTD tehdy musel vytvořit kompletně nový setup!

1. Proklady

Opustím-li poněkud “umakartový” materiál základních prokladů, vždy mi vadily záložky nahoře. Když diář leží před vámi na stole, je mnohdy věcí náhody, za jakou záložku vezmete při práci s diářem. Základem tedy bylo udělat záložky z boku a lá FC diář. Využil jsem v obchodě koupené papírové kartony za pár korun, které jsem nožíkem přiříznul a nadepsal – žádné složitosti. Možná to zní jako hloupost, ale tato prostá změna změnila mou radost z práce s diářem a efektivitu práce s ním na mnohem vyšší level!

2. Kontexty

Dlouho jsem bojoval s myšlenkou mít kontexty v jedné záložce na samostatných listech – co list to kontext. To je koneckonců také standartní řešení, které na webu všude možně najdete. Metoda GTD je však na práci s kontexty založená, a proto je důležité mít je vždy velmi rychle při ruce. Z toho důvodu jsem se rozhodnul udělat si před základní proklady ještě jednu sadu prokladů – kontextových. Ty jsem umístil hned za stránky týdenního diáře a pro jejich ještě lepší přehlednost jsem je udělal oranžovou barvou.

Popravdě řečeno – za svůj život jsem vyzkoušel vážně nespočet řešení GTD – od papírových až po elektronické – a žádné z nich mi nenabídlo takto rychlou a efektivní práci s kontexty jako toto řešení!

3. Formuláře

S těmi jsem měl vždy u ADK velký problém. Mám totiž dost rozsáhlý styl písma a proto udržet úhlednější formu ve formulářích bylo prakticky nemožné. Někdy to na mě působí dojmem, že lidé vyvíjející některé produkty je ve skutečnosti nejspíš vůbec nepoužívají… Vepsat něco do pro mě titěrných řádků bylo těžké! Přesto jsem s diářem fungoval více jak 14 let, ale pokud se podíváte na obrázky, pak vidíte, že jediné, co zůstalo, byly prakticky jen desky.

Formuláře jsem si kompletně předělal v programu CorelDraw a ručně naděroval.

Začnu diářem. Jsem člověk zvyklý plánovat na týdenní bázi. Pokud se však podíváte na týdenní formuláře v ADK, nikdy jsem nepochopil jejich strukturu a filosofii. Nevyčítám jim to, protože chyba je jistě ve mně. Proto jsem si smíchal několik vlastních a převzatých filosofií a udělal si jednoduché formuláře vlastní. Při weekly review jsem vždy nadepsal následujících 14 dnů dopředu datumy.

Vlevo – vedle pondělí – je vidět sloupec na všechny úkoly daného týdne. Tento koncept se mi velmi osvědčil, protože se mi stávalo, že při práci v kontextech jsem občas zapomínal na časově určené úkoly ohraničené jedním konkrétním týdnem (typicky uzávěrka v práci).

Každý den byl ve sloupci a obsahoval 3 části:

1) MIT –  nahoře – 3 nejdůležitější úkoly dne

2) časová osa – na schůzky

3) zbylé úkoly na daný den – ty jsem značil prioritou A=musím, B=měl bych

Díky tomuto systému jsem mohl pracovat jak v kontextech, tak i v časové ose, což mě velmi vyhovovalo. Víkendy byly zpravidla nečasované. Kromě toho zbylo na dvojstránce ještě místo pro poznámky k danému týdnu.

Kontextové formuláře jsem si upravil jen ve dvou věcech oproti klasickým z ADK – výška řádku a políčko “splněno”.

Pro ostatní oddělení jsem pak již používal jen klasické formuláře “poznámky” dodávané výrobcem.

Musím říci, že tento setup byl pro použítí mého ADK diáře tím nejefektivnějším, který jsem za celých 14 let používal a dodnes má mnohdy velké nutkání, když se do diáře podívám, setřít prach, vyměnit formuláře a začít jej opět naplno používat! Bohužel to není s ohledem na charakter mé práce možné (potřebuji sdílet řadu dat online), nicméně pro mnohé z čtenářů bych toto řešení doporučil, protože je jednoduché, nastavitelné a velmi intuitivní a troufám si tvrdit, že posouvá tento – z dnešního pohledu poněkud “zamrzlý” nástroj opět dopředu na výsluní produktivity.

Jan Straka

Znáte seriál IT Crowd? Jeho první díl začínal pracovním pohovorem hlavní hrdinky, jež byla dotazována na znalost počítačů. “Umím posílat e-maily, přijímat e-maily, mazat e-maily… a mohla bych pokračovat,” říká Jen, budoucí šéfka oddělení IT a my se jí smějeme. Přitom, umíme to vůbec my? Na následujících řádcích se dozvíte, jak získat ročně desítky a desítky hodin na čtení, sport, hraní si s dětmi, či na cokoli dalšího, na co teď údajně nemáte čas – prostě tím, že zkrotíte svůj mailbox.

Nenávidíte maily. Opravdu? Všechny?

Šest let jsem pracoval pro firmu s extrémně e-mailovou kulturou. Šestnáct hodin denně jsem sedával se zadkem přilepeným k židli a očima k e-mailové aplikaci v počítači. Výsledky se dostavily rychle: zničil jsem si páteř, zkazil zrak a vytvořil si nenávist k nejmenovanému “poštovnímu” programu, který v tom byl naprosto nevinně.

Dostával jsem v průměru 150 e-mailových zpráv denně. Po každém návratu z dovolené na mě v inboxu číhala tisícovka těch nepřečtených, někdy i dvě. Perfektní demotivující faktor. Nebyl jsem žádnou velkou výjimkou – několik firem provedlo v Americe průzkum, z jehož výsledků vyplývá, že korporátní uživatelé si musí poradit se dvěma stovkami e-mailů denně a střední management ročně promrhá 100 hodin probíráním se irelevantními zprávami.

Používal jsem různé pomůcky, např. plug-in XOBNI. Zjistil jsem, že dostávám zprávy z několika kategorií a podle nich jsem se snažil je filtrovat. Byl to fofr. Asi tři čtvrtiny z oněch mailů tvořily pitomosti, jenže člověk je musel aspoň prolétnout, aby mezi nimi omylem neprošvihnul něco opravdu důležitého (což se mi taky stávalo). Je vám to povědomé? Pak čtěte dál.

Inbox Zero vs. Inbox Thousands

Celá ta léta jsem záviděl těm, kteří mohou mít tzv. Inbox Zero, tedy lidem, již udržují svůj mailbox v trvalé Nírváně minimálního počtu zpráv, při pravidelném čištění ideálně 0. Během oněch let se mi kýženého stavu podařilo docílit hned několikrát, avšak jen za cenu veškerého úsilí a následného vyčerpaného upadnutí do dlouhodobého e-mailového bezvědomí, které se projevilo naprosto stejným katastrofálním stavem mého inboxu vzápětí.

Smál jsem se šťastlivcům, kteří na webu rozšiřovali zaručené rady tipu “Kontrolujte e-mail jen jednou nebo dvakrát denně” a přál jim, aby si jednou na vlastní kůži vyzkoušeli intenzívní e-mailovou smršť jako velcí kluci a holky. Třeba jen na měsíc.

Práce vs. Soukromí

V pracovních mailech jsem jakž takž pořádek udržoval, ale soukromý mailbox strádal. Firmu jsem nakonec opustil, aniž bych kdy démona jménem Email nadobro vyřešil, a jal se věnovat se rodině. A taky konečně osobnímu životu. Včetně e-mailů.

Před necelým rokem jsem narazil na službu, která slibovala udělat z mailového bláznovství zvládnutelnou a příjemnou aktivitu. Jmenuje se SaneBox (přeložte si třeba jako duševně zdravý mailbox) a protože nabízela 14 dní zkušebního nasazení na můj e-mail zdarma, okamžitě jsem ji vyzkoušel. A už u ní zůstal. Doporučuji ji, kudy chodím, nyní konečně i největším geekům osobní produktivity, čtenářům webu Mít vše hotovo.

Příčetný e-mail

Služba SaneBox funguje jako nadstavba nad téměř jakýmkoli e-mailovým klientem. Používáte Gmail? Yahoo Mail? Microsoft Outlook? Apple Mail? Mozillu Thunderbird? AOL? Něco jiného? Pro SaneBox to v naprosté většině případů není problém. Pokud vím, neumí zatím jen Hotmail a Outlook.com. S jednoduchým zásahem ze strany adminů zvládne i korporátní Exchange.

Speciální algoritmus téhle služby zjistí míru důležitosti a přiřadí každé jednotlivé zprávě konkrétní složku nebo štítek. Oněch štítků můžete mít libovolné množství, já necítil potřebu experimentovat (více štítků pro mě znamená jen víc problémů) a zůstal jsem u původního nastavení.

Do původní složky Inbox se mi nyní proboxují jen a pouze ty skutečně důležité zprávy. Nic víc, nic míň. Mezi ostatními složkami se mi pak objevily speciální názvy, začínající vždy “předponou” @Sane (vše lze ale nastavit). Konkrétně jsou to složky @SaneLater, @SaneNews, @SaneBlackHole, plus další dvě, o nichž bude řeč později.

Do složky @SaneLater mi “chodí” všechny nepodstatné, nedůležité zprávy, které mohu vyřídit kdykoli.

Ve složce @SaneNews mám různé newslettery, novinky z mnoha serverů, webových služeb, nákupních portálů, atd.

Jak nastavit pravidlo, kam která zpráva patří? Jediným kliknutím – stačí jen přetáhnout relevantní zprávu do té které složky (v mém případě na jakýkoli štítek; používám Gmail).

Složka @SaneBlackHole pak slouží k okamžitému a bezproblémovému “odhlášení se”, či, chcete-li, unsubscribe. Chodívala mi spousta zpráv ze služeb, které už dávno nepoužívám, které jsou přežité nebo příliš otravné. K odběrům některých z nich jsem se sám dobrovolně vůbec nepřihlásil, další odběry jsem učinil z jiného e-mailového účtu. Typický příklad: diskusní skupiny o hudebních nástrojích, které už nemám, resp. nepoužívám.

Běžný postup by byl přihlásit se do daného e-mailového účtu, kliknout na odkaz Unsubscribe (je-li vůbec součástí zprávy), pak možná ještě někde něco nedejbože vyplnit a doufat, že odhlášení vyjde. Zdlouhavé, neefektivní, odrazující. Nyní inkriminovanou zprávu pouze přesunu do složky @SaneBlackHole a i ty následující od daného odesilatele nadobro zmizí v “černé díře” – už nikdy mě nebudou otravovat. Jasně, že si na něco podobného můžete vytvořit filtr. Ale jedním kliknutím? Těžko… A to platí pro celou službu SaneBox v porovnání s primitivní filtrací. Základní součástí služby je ještě složka @SaneArchive – z názvu je jasné, k čemu slouží, já sám ji nepoužívám, archivuji zprávy jinak. Pro Gmail je tu ještě možnost štítku @SaneTop, pro všechny klienty pak složky @SaneBulk (např. potvrzení a další referenční zprávy), @SaneNotSpam (asi jasné) či vaše vlastní složky řídící se vašimi pravidly – fantazii se meze nekladou.

Služba SaneBox také umožňuje odložení konkrétní zprávy. Dalšími složkami totiž jsou @SaneTomorrow a @SaneNextWeek. Ta první vám “vyplivne” do ní přesunutou zprávu coby viditelnou v Inboxu až následující den, ta druhá pak následující týden. Víte, že něco nemusíte a ani nechcete řešit okamžitě, přesto to však bude opravdu důležité, případně aktuální, až příští středu? Ani tohle pro SaneBox není sebemenší problém. SaneBox totiž rozumí zprávám (pře)poslaným na adresy jako 2days@sanebox.com (zpráva se v Inboxu objeví za dva dny), oneweek@sanebox.com (za týden), 15Feb@sanebox.com (15. února) či dokonce 20minutes@sanebox.com (za dvacet minut), atd. Že jde o ideální GTD řešení zpráv, asi nemusím rozvádět. Navíc lze na základě těchto pravidel vytvořit vlastní složky/štítky – má se zpráva v Inboxu objevit až příští měsíc? Na Nový rok? Není problém, stačí jednou kliknout a přetáhnout.

SaneBox tvrdí, že přesune v průměru 58% zpráv z Inboxu do relevantních složek. V mém případě je to dnes už mnohem více, což si ověruji v pravidelných statistikách, jež si nechávám posílat každý týden. SaneBox totiž umí to, co jej naučíte. Každý den (může to být i méně často, případně častěji, ale proč, že) vám přijde souhrnné shrnutí o e-mailech doručených na vaši adresu během posledních 24 hodin a vy sami můžete SaneBox v konkrétních případech opravit. Soudě dle vlastní zkušenosti, opravování je tu a tam nutné během prvních týdnů, ale za poslední půlrok jsem SaneBox opravil dvakrát nebo třikrát.

Ony pravidelné statistiky jsou důvodem k radosti samy o sobě; SaneBox mě v nich informuje o tom, kolik času jsem za poslední týden ušetřil a srovnává můj starý mailbox s tím novým, což jsou dudy a nebe. Posuďte sami: minulý týden mi služba SaneBox ušetřila více než dvě hodiny času:

Dvě hodiny a šest minut týdně. To znamená ušetření 109 hodin a 12 minut za rok, přátelé. Sto devět hodin aktivit, na které jinak nezbývá čas. Deset knížek. Dvacet návštěv. Šedesát filmů. Stokrát schovka s dětmi. Dvousetkrát klidné ranní kafe s novinami. Devět set manželských rychlovek (MVH humor).

A takhle vypadá můj aktuální Inbox v porovnání s tím starým, bordelářským – žlutě někdejší zběsilost, modře aktuální pohodička:

SaneBox pro mě funguje v podstatě jako neotravující, ve vedlejší kanceláři tiše pracující osobní asistentka, která si v pracovní době nevyřizuje soukromé hovory, nechodí na dvouhodinové obědy a dokonce ani nemá potřebu si odskočit; je v kanclu stále jen pro mě a jede jako fretka. Udělá-li kdy chybu, jediným mým kliknutím tuto napraví a jedeme dál, bez vysvětlování či domlouvání. Celý systém je pro mě užitečný zejména z pohledu GTD/ZTD, protože e-mailový inbox o velikosti pěti zpráv se řeší podstatně snadněji, než jeho protipól s padesátkou zbytečných mailů. Weekly Review se mi neuvěřitelně zkrátilo, o Daily Reviews ani nemluvě. Kontrola příchozích zpráv najednou zabere pět vteřin mého drahocenného času. Službu SaneBox lze dokonce propojit se sociálními sítěmi a zprioritizovat tak zprávy od lidí, s nimiž jsem v častějším kontaktu (tuhle funkci záměrně nevyužívám).

SaneBox je ideální cloudové řešení, které o důležitostech zpráv rozhoduje podle jejich předmětu, odesilatele a podle vaší předchozí komunikace s ní(m). Obsah vaší korespondence SaneBox nikdy nečte. Aplikaci na začátku jen poskytnete heslo ke svému mailovému účtu. To mi nečinilo žádný problém; kdyby se provalilo, že tahle placená služba do zpráv nakukuje, takový průšvih by firmu položil.

Během svých let korporátních jsem si dělával čárky – za každý vyřízený mail jednu. Když jich bylo 50, směl jsem jít na oběd. Byla to léta drsné diety, zhubnul jsem jako v e-mailovém lágru. Dnes už dokonce i snídám a večeřím, čas mám i na drobnou svačinku a na maily během dne vůbec nemyslím – pokud ano, tak jen ve spojitosti s pravidelně dosahovaným Inboxem Zero.

Abych nebyl jen nekritický: problém občas nastává, když z totožné adresy přicházejí jak běžné zprávy či nabídky, tak konkrétní upozornění nebo newslettery, což je u menších týmů či firem běžná situace – takovým e-mailům SaneBox přisuzuje stále tentýž štítek či složku. Ale tak, jak mu poručíte.

SaneBox také umí nahrazovat přílohy odkazem na Dropbox, což jsem nikdy nevyzkoušel, mám velkorysý prostor na attachments přímo v mailové službě. V této souvislosti doporučuji i službu Attachments.me, mrkněte na ni.

Cena? Za udržení zdravého rozumu přiměřená.

Služba SaneBox je prvních čtrnáct dní zdarma. Poté, jakmile zjistíte, že ke zcvoklému mailu období předchozích už se vrátit nechcete a bez SaneBoxu nedokážete žít, stojí v základní verzi, tedy na jednom e-mailovém účtu, dva dolary měsíčně. Když jsem si jej před cca rokem platil, stával trojnásobek a já cálnul rovnou celý rok. Nelitoval jsem ani jednou.

Nutno podotknout, že služba během onoho roku povyrostla a v placené verzi nabízí větší rozptyl možností (než původní jedinou). Sám pro následující rok zvolím tu „prostřední“, pro dva e-mailové účty. V základní, dvoudolarové verzi (přesně je to 2,04 USD), najdete @SaneLater, @SaneArchive a jednu z dalších, výše popsaných složek, ve verzi za 5,79 dolarů vybíráte z pěti dalších funkcí, pak je tu ještě verze za necelých 20 dolarů, pro tři účty, nelimitovaná vůbec ničím. Liší se i počty připomínek a příloh via Dropbox. Výše uvedené ceny platí, jak jsem právě zjistil, při platbě na dva roky dopředu. Platíte-li ročně, jsou o něco vyšší, dáte-li přednost platbám měsíčním, přijde vás to na podstatně vyšší částky.

Dobrou zprávou pro každého nového uživatele je, že použijete-li ke zřízení služby odkaz http://j.mp/SaneBox, získáte automaticky 5 dolarů kreditu právě na zaplacení subskripce. Stejně jako já. Pakliže dostat jen tak pět doláčů nechcete, přihlašte se prostě na adrese sanebox.com. Službu můžete třeba nejdřív nasadit na svůj sekundární e-mailový účet; pětidolarový kredit z adresy http://j.mp/SaneBox můžete získat, kolikrát jen chcete.

Závěrečné hodnocení

Problém s elektronickou poštou neexistuje proto, že existují e-maily – ač se vymýšlejí nové a nové formy komunikace, e-mail tady ještě minimálně pár let zůstane a nemá smysl proti němu bojovat. Problémem je ovšem náš přístup k němu, způsob, jakým si píšeme, jakým čteme, jakým způsobem zprávy zpracováváme a jak často své inboxy kontrolujeme, přičemž platí, že čím více nepořádku v nich, tím víc času nám logicky zabere se s nimi vypořádat.

Služba SaneBox mě osobně zbavila dlouholetého problému příliš častého kontrolování mailboxu, protože to prostě dělá za mě. Konečně mohu dát za pravdu guruům a propagátorům Inbox Zero, neboť vím, že kýženého stavu lze docílit – dokonce i v rámci korporátní kultury, charakteristické mišmašem důležitých zpráv a zbytečných volovin. Což rozhodně není typické jen pro společnost, v níž jsem pracoval – vygooglete si slova “corporate email overload” a uvidíte sami.

Od chvíle, kdy jsem začal používat SaneBox, jsem na displeji svého telefonu už mnohokrát viděl zprávu “Woohoo! You’ve read all the important messages in your Inbox,” informující mne o radostném faktu, že mám prázdnou složku příchozích zpráv. Jaká ironie – když jsem si v roce 1995 na fakultě povinně založil svůj první e-mail, toužebně jsem očekával příchozí zprávy, které tehdy přicházely po jednotkách týdně. Zlaté časy? Možná…

Jan P. Martínek