GTD jako žrout času?

Weekly review

U metodiky GTD je snadné na první pohled najít velkého „žrouta času“, je jím weekly review (dále jen WR). To by mělo být prováděno 1x týdně (lze však i častěji). Hodně lidí si neosvojilo rutinu pravidelně revidovat své úkoly, proto se může zdát, že jde o žrout času, doplněk nebo dokonce zbytečnost.

Mně osobně WR zabere 0,5–2 hodiny týdně (dle aktuálního zatížení). Pokud patříte mezi uživatele metodiky GTD a WR praktikujete, sami mi dáte za pravdu, že posouvá time-management na level 2. Mě osobně WR vždy nakopne dopředu, protože určením dalších kroků u projektů se namotivuji a cítím, že se splnění projektu blíží.

Projektové plánování

Projektové plánování jako jednu z fází GTD mám osobně velice rád. Mám totiž rád brainstorming při promýšlení, co všechno bude v rámci projektu potřeba. Baví mě  také organizovat projekty v kalendáři a plánovat je do budoucna.

Inbox, plnění vs zpracování

Nevím, jestli jsem schopen přesně určit dobu za den/týden, kterou trávím plněním inboxu a jeho zpracováním. Jako svůj primární inbox používám Moleskine zápisník a při zpracování zapsaných položek přepisuji úkoly do myšlenkové mapy v počítači.

Další inboxy jako email, RSS čtečka apod. mi berou nepoměrně více času. Snažím se proto nepodléhat pokušení a nečíst RSS a email pořád, ale v pravidelných intervalech (x-krát denně).

Četba knih, články, Twitter a další

Já osobně do self-managementu zahrnuji (kromě time-managementu) i rozvoj osobnosti, tedy například čtení (motivačních) knih, zajímavých článků, zpráv na Twitteru nebo třeba sportování. Když nad tím tak přemýšlím, tak asi nejvíce čtu Twitter a odtud čerpám zajímavé odkazy. Pokud tedy nepočítám své RSS, které se každým dnem plní novými články. Twitter čtu hlavně na mobilu při cestách MHD, popřípadě o víkendu na počítači či tabletu.

Knihy a články čtu převážně doma, v klidu na tabletu nebo notebooku. Odhadem týdně strávím čtením tak 4-8 hodin.

Co je málo a co je moc?

Sám přemýšlím, kde je ta hranice „správného kompromisu“ mezi správou svého času a rozvojem osobnosti vs samotné práci a relaxu. Ze své zkušenosti mohu říct, že jsem si prošel fázemi „přeoptimalizovaného GTD systému“ i „odfláknutého GTD“. Oba mají něco do sebe, každý z nich vyhovuje někomu jinému.

Já jsem došel do stavu, kdy se adaptivně přizpůsobuji zátěži a vlastnímu mentálnímu rozpoložení. Když jsem pod větším stresem, striktněji dodržuji zásady projektového plánování, dalších kroků, časových odhadů práce apod. Ve volnějším režimu si spíše sám se sebou hraji a zkouším nové věci.

Jsem přesvědčen o tom, že by si měl každý najít tu svou cestu (i já jsem ji hledal). Někdo je prostě perfekcionista a vše chce mít tip ťop. Druhý zase chce jen neztrácet povědomí o důležitých termínech a úkolech. Každému sedí něco a je hloupost dávat všeobecné rady a říkat co je správně.

Co bych vám ale chtěl sdělit je – zamyslete se nad vlastním systémem a stavem. Je pro vás současný stav vyhovující? Stále vám utíkají věci a důležité termíny? Trávíte příliš mnoho času správou času namísto samotné práce?

Vladimír Dědek

Náš web vznikl jako projekt, který měl doprovázet české vydání Allenovy knihy Mít vše hotovo. Allenova kniha představuje metodu GTD, která do značné míry stojí a padá na projektech. Pokud si otevřete naši hlavní rubriku, prakticky v každém z těch článků na pojem projekt narazíte. Pokud se úkol skládá z několik kroků, stává se projektem. Jde o slůvko velmi známe v prostředí managementu, proto na firemních školeních zdůrazňuji spojení mezi projektovým managementem a metodou GTD. Posluchači to lépe chápou. A já mám navíc možnost vysvětlit, co GTD primárně nenabízí – správu času, efektivitu v pravém slova smyslu.

Přesto Josef Jasanský otevřel zajímavé téma. Pojmenovává možná úskalí, jak lze metodu GTD vnímat. Kde je ta hranice, aby se z ní nestal projektový management, přesný plán všeho, co máme před sebou. Aby z ní nebyla „tlustá složka“ s podklady, které mohou posloužit, ale také – což bývá častá výtka při školeních – ubírat na flexibilitě a spontánnosti?

Přečtěte si Josefův článek, z něhož jsem převzal citaci a otevřel jí tento příspěvek, a přispějte zde do diskuze. Můžete rozhodně i oponovat tvrzením, že ze všeho nejdůležitější (a mnohdy dostatečný) je pouze ten následující krok.

V rámci mého workflow však došlo před měsícem ke změně nástroje. Koupí nového iPadu jsem se rozhodl vyzkoušet, zda bych k procesu plánování mohl využít místo papírového diáře pouze „stroj“. Bylo to obtížné rozhodování, neboť pro to či ono řešení hovoří nejedna (ne)výhoda. Kvůli své cestě dospět do stavu, kdy budu pracovat jen s velmi omezeným počtem nástrojů, rozhodl jsem se pro zkušební měsíc s elektronickým plánováním.

Práce výhradně jen s GTD aplikací mi nevyhovovala. Byť OmniFocus má ve svých iOS aplikacích funkci Forecast, dostatečná perspektiva nad tím, co kdy dělám, kde jsem, mi scházela. Proto diář. Na straně druhé – své zvyklosti z FranklinCovey diáře lze překlopit i do „obyčejného“ elektronického kalednáře. iCalu, Outlooku nebo Google…

Nyní v bodech, jak elektronický kalednář využívám.

I. část – Měsíční plánování

Žádná z tradičních aplikací bohužel nenabízí obdobu seznamu Master Tasks, kde bych si vypsal, co bych v rámci měsíce chtěl udělat/přečíst/zhlédnout/naučit se. Zatím to řeším myšlenkovou mapou. Z centrálního tématu (název měsíce) jdou hlavní větve, které nesou název mých rolí – a to včetně tzv. ostření pily. U každé role si poznačím to nejdůležitější, co bych v rámci ní chtěl v daný měsíc udělat.
/pozn.: Přemýšlím, zda si tuto mapu nepřetvořit do větší perspektivy, a to jednoho roku. U každé role by pak byly větve–měsíce. Výhodu vidím k lepšímu vybalancování rovnováhy mezi rolemi, rozumnější odhad, co si mohu dovolit, ve výsledku tedy klidnější život./
Pochopitelně, že již při měsíčním plánování nahlížím do GTD systému – abych viděl, které z projektů jsou aktuální a které budou.

Při měsíčním plánování ale otevírám také kalendář. Vzhledem k různým „závazkům“ a k dlouhodobější představě, kdy mám výuky, kdy jsem v jakém městě, zaznačím tyto již známé údaje k jednotlivým dnům. Vytvořil jsem si speciální kalendář „Město„, událost má celodenní trvání, rozeznám ji tak graficky od úkolů/schůzek.
V rámci této fáze ale položím do kalendáře i tzv. velké kameny. Opírám se o myšlenkovou mapu a na základě rozumu i intuice připojuji k některým dnům role, jež jim budou vévodit. (Vytvořil jsem si kalendář „Role“ a jde také v hanýtrce Google kalendáře o „celodenní událost“.)

II. část – Týdenní plánování

V závěru každého týdne si nejprve otevřu mapu, podívám se na směřování v rámci měsíce, mohu aktualizovat velké kameny, které jsem si při měsíčním plánování vložil ke konkrétním dnům.
Záložku týdenní kompas z FranklinCovey diáře jsem nahradil vytvořením kalendáře „Pila„. Při týdenním plánování vytvořím „velkou událost“ roztaženou na všech sedm dní. V této události vypíši knihy, které chci číst, filmy, které potřebuji zhlédnout, případně jiné velké kameny z dalších rovin (fyzická, duchovní, sociální). Mám je během týdne neustále na očích.
Snažím se o to, aby ke každému dni byla připsána jedna dvě role, přičemž mohu kdykoliv sledovat, zda jsou v rovnováze v rámci celého měsíce, nebo dokonce více měsíců.

Při týdenním plánování jsem ještě v užším spojení s GTD aplikací, neboť v závěru týdne provádím i weekly review. Mohu tak přesněji vybrat projekty, kterým se v daný týden budu věnovat. Protože na týdenní plánování kladu velký důraz, vypisuji i konkrétní úkoly, jež v rámci tohoto týdne budu chtít udělat. Jde však přednostně o tři nejdůležitější věci na jeden den (viz Babautovo ZTD). Pro úkoly jsem si vytvořil kalendář „Udělat“ a nepřisuzuji jim konkrétní čas (a trvání), nýbrž jde opět – stejně jako v případě Město, Role, Pila – o celodenní událost.

III. část – Denní plánování

V závěru každého dne se podívám na kalendář a jen doplním úkoly s důležitostí B a C, přičemž je mohu odlišit ještě i číslicí – např. B1, B2.
Samozřejmě, že ne vše jde tak, jak si člověk naplánuje – byť se snažím svůj prostor maximálně hlídat, a proto denní plánování slouží i jako čas ke korekci. Zatímco pro někoho představuje plánování nesmyslnou aktivitu či cestu k nesvobodě, mně naopak otevírá dveře k větší flexibilitě a hlavně k citelnější rovnováze mezi různými projekty a mezi prací a osobním životem/rozvojem.

Další poznámky k práci s elektronickým kalendářem

• Během dne hotové úkoly nemažu, neboť bych ztrácel přehled o tom, co jsem kdy udělal. Pouze změním kalendář – místo „Udělat“ na „Hotovo„.
• Vytvořil jsem si také kalendář „Poznámky„, jímž nahrazuji stranu Day Notes z papírového diáře. Nápady, především však poznatky z komunikací vkládám pod tímto kalendářem opět jako celodenní událost ke konkrétnímu dni. Při zadávání názvu poznámky se řídím stejným principem jako při zadávání úkolů – ještě před satmoným názvem je role, které se týká, případně i projekt. Protože to nástroj umožňuje, mohu detaily vepsat do popisu „události“. Buď vlastními slovy, nebo zkopíruji část z komunikace (e-mail, zpráva). Určitě nezapomínám zadat jméno člověka, kterého se poznámka týká. Výhoda je jasná – mohu kdykoli rychle vyhledávat podle projektů, rolí či lidí poznámky nebo úkoly.
• Velmi často využívám pro poznámky Evernote, a ty mohu pomocí jejich specifické URL adresy připojit k události v kalendáři. Při klepnutí na odkaz se spustí Evernote a poznámka (i s přílohami) otevře. Funguje to i na zařízeních s iOS.
• Výhradně s elektronickým plánováním funguji měsíc a jediná nevýhoda spočívá v absenci papíru – tedy pocitu, který mívám, když s papírem pracuji. Jinak se mi vše potřebné podařilo do obyčejného kalendáře přenést, mám to vždy po ruce, lze prohledávat, nebo nechat si zobrazovat jen některé kalendáře – např. pouze schůzky, nebo pouze úkoly apod.
• Samozřejmě i záleží na aplikaci, kterou využíváte. Pro mé potřeby při práci s počítačem bohatě stačí webové rozhraní Google kalendáře, pro iPhone/iPad využívám skvělou aplikaci Calendars, protože umí nejefektivněji pracovat s prostorem a přehledně zobrazovat celodenní události a ty termínované.

Když jsem před několika lety začínal používat GTD, myšlenka inboxů mi připadla jako super věc. Dnes mám svůj systém inboxů a jejich zpracování z části online a z části offline.

Má definice inboxu

Inbox vnímám jako schránku (ne nutně fyzickou), kde se hromadí úkoly nebo položky ke zpracování. Ty se mohou v inboxu buď objevit díky „vlivům okolí“ (email, RSS,…), nebo položku do inboxu vložíme sami (papír na stole, nově vytvořený úkol,…).

Mé inboxy

Když školím metodiku GTD, často se mě lidé ptají, jaké inboxy používám sám. I když je správná cesta mít co nejméně různých inboxů, mnohdy to nelze, protože bychom přišli o jeden z informačních kanálů.

Twitter

Twitter je jediná sociální síť, kterou používám. Proč? Zřejmě hlavně díky úrovni komunikace, která je dána charakterem uživatelů. 140 znaků je dostatečný prostor pro rozumně zformulovaný názor, název článku, který sdílím apod. Není potřeba napsat odstavec textu, který stejně nikdy číst nebudu – cílem je předat efektivně myšlenku. Díky Twitteru jsem také přestal sledovat zprávy v televizi, protože to, co je důležité, se ke mně dosane přes Twitter, zbytek je něco, co nepotřebuji vědět. Navíc se Twitterem inforace šíří rychleji než kdekoliv jinde.

RSS reader

V mém případě je RSS reader synonymem pro Google Reader. V RSS zdrojích mám převážně blogy nebo zahraniční weby věnující se podnikání či zdravému životními stylu, GTD atd.

Má statistika z Google Readeru za posledních 30 dnů: Celkem 81 odběrů, 2 432 přečtených položek, 27 položek označeno hvězdičkou k pozdějšímu zpracování.

Nové příspěvky procházím 2x – 3x denně a to na mobilu při cestách, popřípadě doma večer na počítači. Článek si buď ihned přečtu, nebo jej označím pro další zpracování.

Diigo

Diigo.com používám jak pro práci, tak pro osobní archivaci/označování zajímavých webů/článků. Pokud neznáte, vřele doporučuji minimálně omrknout.

Moleskine zápisník

Dlouho jsem sám se sebou bojoval, zda budu využívat i „offline inbox“, nakonec zvítězila touha mít vždy rychle po ruce možnost si něco poznačit, hlavně ale nakreslit (myšlenkovou mapu!). Zvolil jsem tedy Moleskine zápisník, který jsem si objednal z webu bookdepository.com (mají free shipping).

Email

Email je kapitolka sama pro sebe, můj názor na něj si lze přečíst v článku Email je ideální komunikační prostředek.

Jak a kdy zpracovávám?

Jak jsem zmínil o kousek výše, RSS čtu párkrát v průběhu dne a zajímavé články hned přečtu, nebo označím pro pozdější prostudování.

Moleskine procházím každý den večer a přepisuji si důležité informace do počítače do myšlenkové mapy (protože na správu úkolů používám myšlenkové mapy). Poznámkový blog se mi také velice osvědčil na různých schůzkách (business i s přáteli) pro poznámky a rychlé diagramy. Dá se sice nahradit tabletem (to jsem taky zkoušel), ale nebylo to to pravé ořechové…

Twitter kontroluji několikrát v průběhu dne –  jak doma na tabletu/počítači, tak i na mobilu při cestách v MHD.

Otázka do diskuze: Jaké inboxy používáte vy?

Zatímco odkládat z hlavy jsem se naučil úkoly a poznámky velmi rychle, navyknout pravidelné kontrole si vyžádalo trpělivost, opakování a vůli. Jak už to tak u pozitivních návyků bývá, hodilo se mi jej navázat ně některý již existující zvyk. Schránku třídím v samotném závěru pracovního procesu dne. Představte si, že odcházíte z kanceláře, ale ještě dříve, než tak učiníte, podíváte se do schránky a do toho, co se v ní během dne naskládalo, a roztřídíte do patřičných složek/seznamů. Mnozí by rádi tento akt vykonali jindy a nezdržovali se, ale vidina konce práce by vás neměla zvyklat. Ostatně, pokud budete třídit schránku pravidelně, minimálně jednou denně, může jít nanejvýše o deset, patnáct minut.

Dost teoretizování, podíváme se na to, jak to (ne)funguje v mém případě. Zjistil jsem za ta léta života s GTD, že schránku třídím obvykle:

• v poledním útlumu, kdy chci nastartovat, ale ještě na to není tolik sil
• v dobách čekání na něco/na někoho

Vzhledem k tomu, že obě tyto kategorie přicházejí pravidelně den co den, třídění v závěru pracovního procesu je už brnkačkou.

Při třídění jsem se setkal s těmito zádrheli:

• potkám „položku“, kterou by šlo vyřídit do dvou minut, ale nechce se mi, a tak si dám práci ji třídit a organizovat
• při třídění se nepohlídám a přidám k položce deadline, ačkoliv na žádný reálný navázaná není => může mě časově tlačit něco, co k tomu nemá opodstatnění
• do rukou se mi dostane „něco“, s čím si nevím rady
• jde o položku, která by měla být ve vícero seznamech

Řešení problémů? Možná:

• nadechnout se a opravdu se do úkolu pustit a rychle jej vyřídit
• uhlídat se a deadline nedávat – v GTD systému mám termíny jen u projektů a opravdu vyjímečně u konkrétních úkolů (více pak v části o review a plánování)
• na „promyšlení“ jsem vytvořil speciální kontext, při revizi se k takovým položkám vracím, zkusím pouvažovat, zda by mi někdo pomohl, nebo mi pomůže čas a položka zkrátka dozraje
• držím pouze v jediném seznamu, důležité je (o čemž bude řeč při organizování) mít správně nadefinované seznamy a projekty

Jsou lidé, kterým vyhovuje třídit zvlášť různé druhy schránek. Například rána projdou elektronickou poštu, v poledne poštu klasickou + své poznámky z dopoledne, před odchodem z práce zkontrolují elektronickou poštu a své poznámky. I mně vyhovuje typy schránek odlišovat, nebo je naopak slučovat. Lze to v případě elektronické pošty. Když se rozhodnu zkontrolovat poštovního klienta, řídím se pravidlem dvou minut. Pokud nelze věc vyřídit v rámci tohoto časového úseku, pomocí klávesové zkratky e-mail putuje do aplikace OmniFocus. Dříve jsem měl ve zvyku využívat štítky/složky, nový způsob práce mě však osvobodil od přeplněnosti schránek a navíc má za následek, že e-maily, z nichž plyne úkol jsou tam, kde jsou ostatní úkoly – čili v GTD systému.

Poznámky/nápady, které mne napadnou, jsem doposud zapisoval do diáře, ale od konce března jsem výsostně „elektronický“ (o tom v dalších dílech). K poznámkám mi slouží Evernote – vše spadá do zápisníku INBOX a ten třídím stejně tak, jako třídím schránku s úkoly v OmniFocusu. Jelikož s formuláři a klasickými dopisy přicházím do styku jen velmi málo, třídím tedy jen tři schránky. Elektronická pošta, GTD systém (OmniFocus) a poznámky (Evernote).

Zatím se to učím, ale na konci dne chci mít „uklizeno“ ve všech těchto schránkách.

Proč?

• celý proces se tím zkracuje, resp. nehrozí přeplnění schránek a delší doba třídění
• vyhnu se psychickému bloku, který může nastat, máte-li ve schránce příliš mnoho položek
• předejdu nebezpečí, že by některá z položek, kterou v průběhu dne odložím, ale kterou by bylo záhodnou udělat brzy, zapadla či „vyhnila“
• vybuduji si tím návyk, takže samotný proces třídění dělám automaticky a rychle
• a v neposlední řadě se spolehlivostí druhé fáze upevňuje fáze sběru, mozek více důvěřuje vašemu systému, takže když nápad odložíte do schránky, je bezpečně v ní a nestraší vás (z opatrnosti mozku) stále v hlavě

Lukáš Gregor

Předchozí díly série „Mé workflow“

• Díl první
• Díl druhý
• Díl třetí

Úkoly mi všechny spadají do jedné jediné schránky – do speciální GTD aplikace OmniFocus. Informace mají své místo v Evernote. S nápady a poznámkami to bude trošku pestřejší. Záleží totiž na tom, kde právě jsem a co dělám. A pochopitelně také na charakteru poznámek.

Diář – prostor pro poznámky

Pokud máte malý kapesní diář, patrně vám můj způsob bude zcela cizí. Já však vlastním diář větší a těžší než iPad, tařka vlastně i než samotný MacBook Air, za což jsem si vysloužil nejedno poklepání na čele. Výhodou vybraného diáře je, že každý den má dvě strany. Zatímco v levé plánuji denní úkoly/priority (o tom ale jindy), druhá mi slouží výhradně na poznámky. Sem padá vše, co potřebuji rychle odložit z mysli. Kupříkladu jsem někomu něco řekl, něco jsem dokončil, vyřídil… Značím si také postřehy z komunikace – přednostně z telefonátů a osobního setkání (hodí se poznačit si i čas). Strana na denní poznámky absorbuje také různé nápady, k nimž bych se mohl v budoucnu vrátit.

Nemusíte mít takto specializovaný diář, klidně jej nahraďte malým zápisníkem, užití zůstává totožné – odkládat myšlenky pokud možno na jedno místo, ke kterému se budete vracet.

Ačkoliv nejde o úkoly a mnohdy ani o nic, co by bylo spojeno s konkrétním termínem, velmi rád poznámku i nápad z hlavy odložím. Vím, že je v lepších rukou. Při týdenním, resp. měsíčním review si procházím den po dni, vidím, co jsem zvládl udělat (levá strana diáře) a současně si také čtu denní poznámky. Z nich může vzniknout úkol nebo projekt (napíšu do GTD), nebo si jen zkrátka osvěžím, co se za týden/měsíc odehrálo.

K orientaci mi pomáhá tzv. indexová strana v diáři, začleněna vždy zkraje každého měsíce. Vlevo se nachází sloupec, kam vepíši datum, a do řádku pak jen ve zkratce, nač „index“ odkazuje – např. nápad s inovací předmětu filmová řeč. Datum mě navede na patřičnou stranu v diáři a v ní naleznu rozepsaný nápad, který jsem si tehdy poznačil.

Mohl bych svůj nástroj nahradit některou z aplikací – nabízí se pochopitelně Evernote – zatím jsem se k tomu nerozhodl.

Výhodu ve stávajícím řešení vidím v tom, že mohu zapisovat poznámky pravou rukou přímo při telefonování, při schůzce to vypadá o něco „slušněji“ než klepání do mobilu či tabletu, v neposlední řadě se nabízí argument, že psaní rukou rozvíjí mozek a mě navíc i baví. Nic mi navíc nebrání, abych postupně tyto strany archivoval do Evernote, což ale zatím nedělám.

Ať už zvolíte jiný nástroj, odkládání poznámek z komunikací, z toho, co jsem udělal, co mě napadlo, zcela doporučuji.

Uvolňuje to moji mysl, cítím se klidnější a navíc vím, že se k tomu mohu dostat. Pokud budete v budoucnu operovat, že jste s dotyčnou osobou hovořili tehdy a tehdy (řeknete nejen konkrétní den, ale dokonce i čas), může to zkrátit hádku…

Co se zvukem a obrazem? Ano, Evernote

Svého času jsem přemýšlel, že se ze všeho nevypíši, ale vypovídám. Nahrát komentář k proběhlé komunikaci, k poradě apod. není ostatně nic složitého, ale nedospěl jsem k tomu. Potíž vidím v nemožnosti bezprostředně zaznamenávat. Pokud například učím a něco mě napadne, můžu si to poznačit, pokud s někým hovořím, můžu dělat z hovoru poznámky průběžně. U zvukového záznamu bych na to musel mít klid – takže by většinou šlo o zpětné vybavování, rozpomínání a třeba i zkreslený obsah. A navíc – nerad poslouchám zpětně své nahrávky.

U obrazu se pochopitelně nabízí Evernote. Pokud narazím na zajímavou myšlenku v knize, citát, nechce se mi přepisovat, stačí ji vyfotit nebo použít na mobilu speciální aplikaci na skenování. A poté poslat do Evernote, kde na takový druh poznámek má speciální místo. Takto shromažďuji všechny vizuální poznámky – i z webu. Takže zbytečně netříštím a nezvětšuji počet schránek.

Lukáš Gregor

V rámci seriálu o workflow se stále zatím pohybuji přednostně ve fázi shromažďování a částečně i třídění. Po představení toho, jak nakládat s úkoly, co s informacemi a nyní po odkrytí práce s poznámkami a nápady, se zbývá ještě zastavit nad:

• shromažďováním a tříděním souborů v počítači a hmotných věcí
• zaznamenáváním „života“
• vytváření speciálních poznámek z filmů, knih a diskuzí pomocí myšlenkových map

Podle mě jde o problém téměř paradigmatický a řešení už dávno intuitivně známe.

Email dnes: jde jen o seznam vstupů a dat (ne nutně informací a ne nutně vyžádaných), kde vizuálně všechno vypadá stejně. Email ale není v hlavách většiny uživatelů seznamem, ale je jakousi centrálou, nádražím, překladištěm vstupů, výstupů, úkolů, referencí, emocí. Některé zprávy jsou pro uživatele pouhou informací, jiné ale startem projektu, jiné přímo vybízejí k akci, jiné by měly být odloženy, jiné delegovány (ne jen přeposlány do jiného ubohého seznamu), jiné jsou ukazatelem do budoucnosti, čekáním na zprávu atd.

Sémantika obsahu schránky je nesmírně pestrá a bohatá. Přesto všechny zprávy vypadají stejně jako řádek s předmětem či náhledem první věty, všechny visí v seznamu pod sebou, a když je chce člověk odlišit (např. obyčejně oštítkovat), připadá si jako idiot, který něco dělá špatně.

Jinými slovy: naše vnitřní pocity a nutkání spojené s jednotlivými položkami neodpovídají tomu, jak obsah schránky vypadá. Vlaječka? Co to proboha je? Moje hlava nedává věcem vlaječky!

Abychom se nezbláznili a udělali si v mailu pořádek, musíme si přečíst Davida Allena a jemu podobné, a pak do úmoru a neustále ze schránky, dosti krkolomně vyhazovat položky do jiných systémů, abychom je opatřili patřičnou sémantikou a měli chvíli klid.

Takže podle mě je samotná základní funkce emailu jako inboxu jen základ, který už ovšem nestačí. Všechno ostatní už v pořádku není, protože to tam není. Neumím přesně říct, jak by to mělo vypadat, ale cesta držet inbox pouze jako seznam (byť se google nepříliš úspěšně snaží o jakousi prioritizaci položek) je podle mě slepá. Obsah schránky by měl přímo vybízet k procesování na úrovni podobné GTD (tedy i vypadat jinak než jako seznam) a také se vizualizovat: mind-mapy mohou být příkladem.

Inboxy lidem hromadně explodují pod rukama, naprosto nevědí, co s tím. Je to jakoby všem majitelům telefonů v době analogových telefonů volal někdo 200x denně. Cožpak by takový svět mohl dál existovat? Noví uživatelé (např. mé děti) by se měli(y) už seznamovat rovnou ne s emailem 1.0 jako s prostým inboxem a seznamem zpráv, ale s emailem jako se zásadní bránou, která chápe komplexnost vstupů a výstupů komunikace a učí, jak s nimi nakládat.

Ještě poznámka. Email je vlastně v podobném stadiu, v jakém jsou například čtečky ebooků. Naše papírové myšlení nás pořád nabádá chápat e-knihu jako „text zkonvertovaný pro displej“ (případně jako o „multimedium“ obohacený text, což je ale pořád velmi chudá představa). Ebooky skýtají úplně novou službu překračující rámec textu a jeho rozpohybování.

Tomáš Baránek

Informace může být obsažena v dopise, může jít o článek na webu, soubor, text na vytištěném papíře, ať má charakter ten či onen, myslím jí v kontextu svého workflow NĚCO, co není přímo úkolem, resp. konkrétní činností/aktivitou. V takovém případě by totiž spíše šlo o položku, jež by směřovala do inboxu v GTD aplikaci.

Informace však sbírám neustále a průběžně, pokud by scházel nějaký systém, neměl bych v tom řád, k dané informaci bych se buďto nedostal, nebo by mi dohledání trvalo dlouho, nebo bych na užitečnou informaci zcela zapomněl.

Uvedu to na konkrétním příkladu, na jedné ze svých rolí.

Průběžné sbírání

Jakožto pedagog mám v letošním akademickém roce deset (zimní), resp. devět (letní semestr) předmětů. Pokud bych se chtěl pohybovat pouze v kvadrantu I (naléhavé, důležité), připravoval bych se na výuku následující hodiny tehdy, když bych měl tu předešlou za sebou. Jestliže však upřednostňuji kvadrant II (nenaléhavé, důležité), sbírám podklady na hodiny průběžně, procházím je také s předstihem a před konkrétní hodinou už jen doladím prezentaci a připravím si vše do přenosného Macbooku.

Průběžnou má zásadní význam na pečlivou a kvalitní přípravu. A samozřejmě také na můj vlastní klid. I proto jsem potřeboval vymyslet důvěryhodný a přehledný systém, do něhož mohu sbírat informace, které budu jednou potřebovat. Narazit na ně totiž můžu neplánovaně (např. při brouzdání internetem) a byla by škoda informaci neuložit jen proto, že se vztahuje k tématu, které budu probírat až za 6 měsíců.

Jaký systém zvolit

Ve svém systému jsem kdysi používal Instapaper. Podporuje neomezené množství adresářů, do nichž jsem mohl články ukládat. Má však, stejně jako takový Read It Later, omezení. Co dělat, když se článek stane po čase neaktivní a já jej budu chtít otevřít v jeho originální podobě? Co se soubory, k nimž se dostanu jinou cestou – nejde o webové články, nýbrž o textové dokumenty, PDF, obrázky, ukázky z filmů…? A co když jde o článek v tištěném periodiku, kapitolu v knize?

Ve druhé fázi jsem začal využívat složky na počítači. Řešení, které má svoji logiku – pojme vše, co mu velikost disku umožní. Dohledání – má-li člověk srozumitelnou strukturu složek – nezabere příliš času, operační systém navíc umožňuje pracovat se štítky, má pokročilé způsoby vyhledávání a pokud bych chtěl, mohl bych zvolit speciální nástroje jako DevonThink.

Ano, tento způsob jsem zvolil – na stolním domácím počítači, k němuž mám připojené i externí HDD, mohu s velkým objemem dat pracovat, jde o základní pracovní stanici. Přesto jsem se rozhodl systém sbírání inovovat – a využil k tomu multiplatformní službu Evernote.

Proč právě Evernote

V Evernote mám „notebook“ Pedagog, obsahující další „zápisníky“, co předmět, to jeden zápisník. Vytvořil jsem si také několik štítků – materiály, výpisky, zpracovat, multimedia. Jakýkoliv text z webu mohu pomocí rozšíření v prohlížeči stáhnout jediným kliknutím do Evernote. A to ne pouze jeho URL adresu, ale celý text. Do Evernote sbírám dokumenty – čili i naskenované tištěné podklady, vytvořené výpisky (v podobě myšlenkových map), fotografie a obrázky. Jen větší multimediální soubory ne – jde pouze o poznámy, jak se k nim dostanu. Takové soubory mám právě na disku stolního počítače a vždy si je převedu na danou hodinu, až když je čas.

Když se objeví důležitá informací přímo v těle e-mailu, buďto díky pluginům nebo vhodnému mailovému klientovi (doporučuji Postbox), můžu danou část nebo celý dopis dostat rychle do Evernote.

Důležitý je také předem nadefinovaný systém pojmenovávání a štítkování. To dělám někdy rovnou při shromažďování, ale většinou se o to nestarám, pouze informaci hodím do INBOXU, pojmenovávám a štítkuji až při procestu třídění. Na začátku názvu uložené informace je velkými tiskacími písmeny název hodiny, resp. tématu. Při procesu plánování pak k tomu dodám i číslici označující pořadí hodiny.

Výhody tohoto systému

V čem má sběr informací do Evernote výhodu? Můžu jej provádět kdekoliv – na jakémkoliv počítači, svém zařízení, mobilu i tabletu. A k nasbíraným materiálům se dostanu také odkudkoliv. Funguje rychlé vyhledávání, při práci s obrázky se nebojím zapojit do spolupráce i aplikaci Skitch. A v neposlední řadě – zápisníky lze nasdílet, popř. lze sdílet konkrétní poznámku/informaci.

A výhoda pod čarou – když v GTD rozpracovávám projetky, v tomto případě tedy každou danou hodinu, můžu k úkolům přidat URL poznámky z Evernote. A i když poté OmniFocus otevřu na iPadu, klepnu na onen odkaz, spustí se aplikace Evernote a poznámka/informace se ukáže. (Obejde se to tedy bez Safari.)

Stejně tak, jako sbírám průběžě podklady pro zpracování a pro studenty kvůli své výuce, sbírám do Evernote informace i pro další role. U osobního rozvoje, konkrétně angličtiny, tak stahuji z webu přímo zajímavé poučky, seznamy slovíček. U zdraví zase recepty, tipy na zdravý životní styl apod.

Lukáš Gregor

Nejsem v situaci běžce na dlouhou trať, který si v klídku opečovává svých pár projektů a spoustu času tráví nad myšlenkovými mapami, či naťukáváním dat do sofistikovaného projektového manažeru.

Chaos v praxi, aneb brutal-time-management

Naopak, musím v krátkém časovém úseku shromáždit na jednom místě v co nejkratším čase co nejvíce informací, spolehnout se na robustní integritu a funkčnost a v rychlém časovém sledu začít řešit jednotlivé kroky, vedoucí ke splnění jednoho každého projektu. Navíc málokdy startuje pouze jeden jediný, většinou rozpracovávám několik najednou.
Někteří lidé se podílejí na více projektech, jiní pouze na jednom jediném. Všechny je potřeba do časového plánu zasadit tak, abychom se v logicky uspořádané posloupnosti dostali včas do kýženého cíle.

Nebudu vás unavovat výpisem co všechno moje práce obnáší, stačí říct, že obory působnosti lidí, se kterými komunikuji, jsou obravdu bohatě různorodé, stejně jako jejich plánovací návyky. Od herců, přes kameramany a režiséry až po třeba animátory. Jen pro zajímavost například takoví herci: Ti zdatnější si čas návštěvy studia napíšou do poznámek ve svém telefonku. Ostatní mají většinou takové ty kalendáříky, kde se jeden měsíc vleze na jednu stranu. Z mně nejasného důvodu chodí buď o půl hodiny dřív, nebo častěji o dvacet minut později. Co to udělá s nastaveným časovým plánem, není třeba povídat.
O nějakém sdíleném CRM systému nemůže být ani řeč, a tak jedinými cestami komunikace zůstávají e-mail, mobil a smsky.

Uáááá, hlavně klid Míro, zhluboka dýchej, možná se před otevřením majlu pomodli a pamatuj, ono to nějak vždycky dopadne.

Prostě brutal-timemanagement v praxi jak vyšitý. Důležité je uchovat jistou ruku, chladnou hlavu a bystré oko jako pistolníci z Divokého západu.

Hledání svatého grálu

Jak víte z tohoto webu, používám rád věci jako zápisníky, diáře, pera. S sebou neustále nosím propracovaný diář FranklinCovey. Ale k práci ve studiu jej nepoužívám. Přestal jsem jej k práci používat poté, co jsem jednou jeho obě dvě denní stránky popsal dřív, než nastala doba obědu.

Začal jsem tedy hledat jiné alternativy, které by vyhověly mým nárokům na vedení důležitých informací, časových údajů, poznámek, e-mailové komunikace a i souborů ke každému projektu.

V honbě za Svatým grálem brutal time-managementu jsem vyzkoušel Omnifocus, Things a Gqueues. Přemýšlel jsem i o BaseCampu.

Výhody systému Nozbe.com

Nakonec zvítězil mnou dříve opomíjený systém od Michaela Sliwinskeho – Nozbe.com. Proč?

• Je rychlý, jednoduchý,přehledný
• Funguje jako webová aplikace a má své verze i pro Pc, Mac, iPhone i iPad.
• A navíc umí ukládat soubory, pracovat s Evernote a s Dropboxem.
• Má propracovaný příjem informací z E-mailu
• Je propojitelný s Google Calendars a skrz ně i s iCalem. A to obousměrně.
• Nenutí věčně vyplňovat nějaká okýnka, formuláře a klikat na potvrzovací tlačítka. Díky Ajaxové technologii spíš jen klikáte, vybíráte z nabídkového menu a myší přesouváte položky sem a tam.
• Umí kooperovat s ostatními lidmi, ale to zatím nepoužívám

Nozbe.com je geniálně jednoduchá a přehledná záležitost, která mi umožňuje v podstatě jedním pohledem zkontrolovat stav situace a po rozkliknutí každého projektu potom získat přehled o všech nutných informacích a jeho aktuálnímu rozpracování.

Díky spojení s Google kalendářem pak dostávám přehledný výpis práce seřazený v časovém sledu.

Co nabízí Nozbe

Samotná stránka Nozbe je rozdělena na tři sloupce, přičemž vlevém najdeme soupis projektů, Inboxu a tzv. Next actions – seznam následujících kroků. Vpravo je vyhledávací okénko, kalendář a kontextový seznam. Uprostřed se nachází největší část se seznamem akcí – to-do list (chcete-li kroků, úkolů), poznámek, souborů a synchronizované informace z Evernote a Dropboxu.

To-do list a Google kalendář v praxi

K akcím v To-Do listu lze přiřadit kontext, délku práce a jejich zařazení na časové ose. Díky obousměrnému propojení s Google kalendářem můžete alokovat jednotlivé hodiny ze dne pro ten konkrétní úkol a po kalendáři s položkami posouvat kam je vám libo. A nebo klikat v nozbe a čas nastavit úkolu přímo v menu. Změny se během několika okamžiků projeví na obou stranách.

Já osobně mám vždy na pravém monitoru zobrazený Nozbe, na levém Google kalendář a na na iPadu pracuji buď s Nozbe aplikací, kde otevírám zejména kontexty a poznámky, případně tu pročítám e-maily v nativní aplikaci.

Evernote a Dropbox

V druhé záložce prohlížeče na počítači je pak hned vedle Nozbe připraven Evernote. Dropbox se synchronizuje do počítačů automaticky a nahlížím do něj jako do normálního adresáře.

Data mezi jednotlivými službami se synchronizují jednoduše. Směrodatný je název projektu. Pokud jej uvedete jako „tag“ (štítek) v Evernote, tato poznámka se poté objeví i v Nozbe. Dropbox synchronizujete stejným názvem adresáře.

Jak funguje integrace e-mailu

Z e-mailové schránky můžete do Nozbe rovnou přeposílat. Stačí zadat speciální Nozbe e-mailovou adresu, použít určitý tvar předmětu zprávy a nebo se naučit pár jednoduchých značek, které vepíšete do přeposílaného E-mailu.

Zpráva se pak může sama zařadit jako nový projekt, nebo jako nový úkol, či poznámka do konkrétního projektu, lze jí nastavit den a čas a samozřejmě rovnou také přiřadit kontext. To zvládnete levou zadní na chytrém mobilu i za chůze městem.

Závěrem

Kdo není chaotik a věnuje plánování trochu času, Nozbe se mu odmění bytelnou zpětnou vazbou a všeobecným přehledem o aktuálním stavu projektů. Navíc napříč mnoha platformami, které dnes běžně používáme.

Mirek Pakr