Co jsou to záležitosti?

David Allen definuje v Mít vše hotovo záležitosti jako „cokoliv, co jste si vpustili do psychického nebo fyzického světa a co nepatří na místo, kde se to právě nachází, vy jste však u toho neurčili požadovaný výsledek a nejbližší konkrétní krok.“ (str. 24)

V dnešní době pracovní život prostupuje do soukromého a naopak. A tak se vám v inboxu setkají vzkazy od kolegů, e-maily od dodavatelů, nápady na sobotní výlet a vzkaz od manželky, že je potřeba koupit chleba. Oddělovat je při sbírání by z praktického hlediska bylo poněkud… nerozumné.

Inbox-Babylon

Zazní-li někde slovo „inbox“, většina lidí si představí jediné místo: e-mailovou schránku. Pro většinu lidí to bude první, a bohužel poslední místo, kde si cíleně shromažďují „informace“ o záležitostech. Ostatní „vstupy“ nijak neřeší. Mají přece dobrou paměť, tak co by si dali tu práci a něco si zapisovali. Chybička se vloudila, nemyslíte? Kdokoliv četl něco o GTD, ví, že snažit si všechno pamatovat je nesmysl. A ve chvíli, kdy zrovna tohle začnete řešit, dostaví se mírný šok: najednou zjistíte, odkud kdy a kde všude se na vás záležitosti sypou. Na okraj pojmu: V knize Mít vše hotovo se místo pojmu inbox používá pojem vstupní přihrádka nebo schránka. I David Allen pro toto konkrétní místo nepoužívá jeden vymezený pojem a tak se GTD-novic setká s pojmy jako collection bucket, in-tray či zmíněný inbox. Pro nás budiž v tomto článku INBOX to všechno předchozí.

Promyslete si, jaké vstupní schránky (aka „inboxy“) budete potřebovat

A nebojte se to přehnat.

Pro inspiraci to v mém případě bude:

1. Gmailový účet, kam sbírám poštu ze 4 dalších e-mailových účtů. (MS Outlooku jsem prostě nepropadl, na mé potřeby je to příliš robustní nástroj. Ale je mi jasné, že existují „provozy“, které se bez něj neobejdou.)

2. Fyzická schránka (na stole doma/v práci) v podobě plastové „stohovatelné“ přihrádky, respektive drátěného košíku „made in IKEA“ doma na fyzické záležitosti (papíry, testy, slohové práce, vzkazy, časopisy, poznámky na lepíkách aj.)

3. Další elektronický inbox tvoří samostatný poznámkový blok v Evernote, které používám pro vedení agendy GTD. (Teď se na mě sesype hromada názorů, jakože EN je pro GTD nevhodný, nemá to připomínky, nemá to propojené další kroky a jednotlivé projekty a já nevím co všechno. Nemá, ale mně to stačí. Pokud nevěříte, že by šlo tento výborný poznámkovník pro GTD vyladit, doporučuji podívat se na videa na The SecretWeapon http://thesecretweapon.org. Howgh.)

Do inboxu v EN přeposílám e-maily, z nichž se staly buď projekty (#Projekty), nebo další kroky (@kontext). Stejně tak zde končí i delegované záležitosti, u kterých čekám na řešení, případně jen vyjádření další osoby. (!!WF neboli @Čekám na…)

Podobně dopadnou i e-maily, které chci buď archivovat (reference, podklady k projektům, zajímavé informace), nebo se jim budu možná v budoucnu chtít věnovat. Přes rozšíření v prohlížeči (Clip to Evernote, Clearly) potom do elektronického inboxu padají také různé články či výstřižky z článků, citáty a další informace.

EN používám ve svém notebooku, telefonu i tabletu. Inbox (a další bloky a tagy) mám vlastně neustále po ruce. Ani v jednom zařízení jsem zatím ale nepoužil možnost vytvořit přímo hlasovou poznámku. Ale i to jednou přijde. Byť mě od toho trochu odrazuje fakt, že bych musel vzkaz při zpracování přepsat.

Fotek ovšem do EN sypu celkem dost, i když rozpoznávání českého textu z fotografií mi nějak škobrtá (přesněji: nefunguje). Asi je to placená fýčura. A navíc jen pro cizozemsky mluvící.

4. Notýsek, neustále v kapse/na stole/po ruce přítomný, vybavený jak stránkami, tak paklíkem lepíků pro strýčka Příhodu. Zde také končí poznámky za pochodu, které nejdou rychle naklepat na počítači nebo tabletu. (Nebojte, není to Moleskine. Ten používám na něco jiného, ale o tom snad někdy příště.)

5. Textové zprávy v mobilu/Voice mail. Na tato místa se zpravidla zapomíná. Při zpracování (tj. po přečtení) končí SMSky či vzkazy na patřičném místě v systému, tedy buď v EN, nebo v kalendáři. Nepamatuji se, kdy bych něco přepsal na papír (či do notýsku) k pozdějšímu zpracování. Systém mám nastavený, takže hupky dupky, ať už jen běží.

6. „Místo“ na myčce v kuchyni, kam s manželkou dáváme poštu a další společné záležitosti, jako poznámky, co kde koupit, časopisy, dopisy atd. Jakkoliv by se mi líbilo, aby zde třeba stála nějaká krabice, mé usilovná snaha „naladit“ manželku na vlny GTD zatím více než selhává.

7. Plastová složka v tašce, ve které končí testy na opravu, texty na opravu či prostudování (předané v papírové podobě atd.)

Dlouhou dobu jsem ji považoval za zbytečnost. Leč David Allen se nemýlí: inbox do jisté míry používáme všichni, záleží jen na tom, jak je velký. V případě batohu vám totiž místo složky poslouží celý batoh, v případě naší odkladové plochy na myčce v kuchyni by to bylo jakékoliv místo v celém domku.

Našlo by se jisté více dalších přihrádek, třeba klasická dopisová schránka, do jisté míry třeba i připomínky úkolů v termínovém pořadači (v mém případě klasickém kalendáři), i když tyto nejsou klasickým inboxem.

Na první pohled sbírám záležitosti na velké množství míst. Leo Babauta v jednom ze svých hodně starých, skoro bych si dovolil i rýpnout „smysluplných“, článků, srovnával svá sběrná místa se systémem Davida Allena.

Ano, souhlasím s Babautou, Allen jich má daleko více než Babauta. Prostě mu to tak vyhovuje.
Pozorný čtenář knihy Mít vše hotovo si však jistě vzpomene, že i sám Allen vybízí k tomu, aby člověk používal co nejméně schránek a celý svůj systém minimalizoval. Ovšem jen do té míry, aby systém zůstal funkční a obsáhl celou šíři jeho záležitostí. (S. 36)

Jak optimalizovat INBOXy?

1. Jinak než experimentem na to nepřijdete. Jinými slovy, sepište si všechna místa, odkud k vám přicházejí informace (či záležitosti). A u každého místa se zamyslete nad tím, jakou fyzickou podobu budou mít tyto záležitosti – a v jaké formě je zachytíte. A potom se pusťte do experimentování a vychytávání systému. Uvidíte, za 14 dní budete moudřejší.

2. Pokuste se některá z míst spojit do jednoho jediného.

V dnešní době se přímo nabízí možnost sjednotit si místo, kam přichází e-mail. Na jedné straně chcete své e-maily mít stále po ruce na kterémkoliv zařízení, na straně druhé vás okolnosti nutí používat více e-mailových stránek.

Služby jako Gmail, Outlook.com (bývalý Hotmail), a do jisté míry také Seznam.cz či Centrum.cz (abych jmenoval ty největší), nabízejí možnost odesílat zprávu „zprostředkovaně“, tedy např. odeslat e-mail ze soukromého prostoru v Gmailu a nechat e-mail, aby se tvářil, že byl odeslán z pracovní e-mailové stránky.

Uvedené řešení samozřejmě není vhodné pro každého, leč dovolím si odhadnout, že mnoha lidem dobře poslouží.

3. Zvažte, kde všude byste mohli pro sbírání „nasadit“ papír. Můžete to být notýsek (pro fajšmekry třeba ten předražený, leč vymazlený Moleskine). Můžou to být kartotéční lístky secvaknuté žabkou. Pokud máte rádi efekt, určitě vám skvěle poslouží kožené pouzdro na doklady a v něm hezká malá diářová tužka a malý notýsek nebo nařezané lístečky papíru. A samozřejmě lepíky. A nad papírem laskavě neohrnujte nos, rukou píšete rychleji než pomocí sebelepší dotekové klávesnice – a navíc máte papír neustále po ruce. A nepotřebujete baterky.

4. Plastové slohy sice nevypadají úplně „super-cool“, ale na rozdíl od papírových vydrží. Navíc jsou lehčí než efektní, luxusní kožené desky. Taháte-li na zádech či na rameni každý den běžný notebook, nabíječku, notýsek, knížku na čtení atd., váha začne hrát svoji roli velmi rychle.

A ještě jednu věc si dovolím: Dejte si týden tu práci a skutečně všechny nezpracované papíry přes složku prožeňte. Uvidíte, po týdnu svůj batoh (tašku atd.) nepoznáte. A budete se divit, jak to, že vás to nenapadlo dříve.

5. Stoh plastových přihrádek, pěkně jedna na druhé, vypadají také tak efektně. Úplně k nakousnutí. Ovšem do toho okamžiku, kdy se vám v inboxu za den nakupí pěkná hromádka papírů. (Pokud nevíte, co se stane, nebudu vás napínat – přihrádka pod plnou zasténá, prohne se, stěny se mírně rozevřou… a hromádka se sesype.) Drátěný stojánek z IKEY vydrží. A navíc, nikde přece není psané, že jej musíte skládat dohromady celý.

Používat inbox ovšem neznamená záležitosti sesbírat a následně okamžitě – a pokud možno všechny, pěkně jednu po druhé – vyřídit. Znamená to jen jedno: jasně vymezit prostor, kde všude zachytíte přicházející podněty. Vytvořit konkrétní místa, kam podněty zaznamenáte, abyste je mohli následně přesně pojmenovat a rozhodnout, co pro vás v danou chvíli znamenají a jak s nimi dále naložíte.

A všichni time-managementoví guruové přichází se svojí absolutní pravdou, s odpovědí na každou otázku, s náboženstvím o „mysli čisté jako voda“, „zjednodušování“ všeho, o hodnotách, o vizích co-bude-za-pět-let- či-dál a nádherným jazykem plným metafor a trefných, skvěle znějících přirovnání, opepřených notnou dávkou zaručeně pravdivých příběhů ze života. (konec ironie)

Když má člověk plno práce, nemá náladu se nimrat ve svých hodnotách, vizích a poslání. Čeká-li na člověka 50+ nevyřízených e-mailů, jednání se zákazníkem, update stránek, newsletter, příprava porady (a x-dalších jednání) a doma naštvaná manželka, že zase není porytá zahrada, můžou si všichni hodnoty strčit někam za klobouk.

Samozřejmě se nemusíte úplně topit v úkolech. Stačí mít pár úkolů a pocit, že se vám nechce věnovat jim všechen volný čas. A přesně s tímhle vám GTD pomůže.

Nevěříte?

Raketový start:
Rozpitvejte složitější „projekt“ na jednotlivé další kroky

Co že je to ten projekt?

David Allen označuje úkol, který potřebuje ke splnění více než jednu věc, za „projekt“.

Označení je to podle některých (zejména projektových manažerů) poněkud nešťastné. K projektovému managementu jsem ovšem přičichl jen málo. (Přesněji, k „velkým“ projektům za velké prachy, ty „malé“, nízkorozpočtové či bezrozpočtové, za to za účasti 2 – 30 lidí, řeším skoro pořád. Abyste rozuměli té podivné matematice, pracuji ve školství, kde se skoro všechno dělá vlastně samo, v rámci paušálu, nebo rovnou „zadarmo“.)

Jsa tedy uživatelem GTD dlouhodobým, anglické i české verze knihy znalým, budu se držet již zavedené terminologie. A vám, projektovým managementem postiženým, radím: zapomeňte na chvíli na rozpočet, team meetingy, strategii, risk assessment, critical path a samozřejmě Gantovy grafy, bez kterých žádný projekt nemůže být.

Projekt budiž nám záležitosti, která nejde udělat jedním vrzem během chvilky.

Začněte s myšlenkou na konec

Vyberte nějaký úkol, který vám leží ladem, a zamyslete se, jaký bude konkrétní výsledek.

Jednoduše řečeno: jak poznáte, že jste tuto záležitost dokončili? Co konkrétně bude platit? Co „bude ležet“ před vámi?

Napíšete článek na web? Vydáte firemní zpravodaj? Povedete poradu? Budete se jí jen účastnit krátkým příspěvkem (a musíte šéfovi dodat podklady pro agendu)? Vytvoříte novou www stránku firmy?

Vezměte kus papíru a konkrétně výsledek pojmenujte.

Abych nevařil z vody, nahodím z praxe například náš školní čtvrtletník (v korporátním newspeaku newsletter).

Nejprve konkrétně definovat projekt: Vytvořit zpravodaj třetí čtvrtletí.

Co přesně bude ležet přede mnou? 300 stran A3 oboustranně potištěných, černobílých.

Co bude jeho obsahem? Zaplněné jednotlivé rubriky Slovo úvodem, Připravujeme, rubrika přehled akcí za uplynulé čtvrtletí na naší škole, 3 zprávy o významných událostech za danou dobu, na každé straně minimálně 1 fotografie, cca 3 – 4 básničky žáků z 1. stupně.

Jaký další krok musím k této „pravdě“ udělat?

Uvidíte-li konkrétní výsledek, jednoduše identifikujete konkrétní kroky, které vás k tomuto cíli přinesou. A nebojte se tyto kroky rozmělnit do podrobností skutečných krůčků. A už vůbec se nedivte, když se vám objeví komplikovanější, z více kroků se skládající „podúkol“ nebo „podprojekt“.

Ptejte se Jaký je další krok? a čile rozmělňujte.

V případě zpravodaje se potom najednou objeví úkoly jako:

- E-mail zástupkyni pro básničky.

- E-mail řediteli pro slovo úvodem, připravujeme, přehled akcí.

- E-mail kolegyně napsat článek o konkrétní události.

- Stáhnout z webu fotky.

- Sekretářka – zjistit/zajistit dostatek papírů A3.

- Napsat článek xyz (takový malý „podprojekt“, tedy samostatný projekt, který je součástí většího projektu), který tvoří další kroky:

- Braintstorm článek xyz. (a následné Draft článek xyz — Zkontrolovat článek xyz)

- (…)

Bác. A najednou uvidíte jednotlivé kroky, které vás čekají. Kroky, které úkol posunou k vyřešení. Kroky, které vůbec nebudou bolet. (Pokud jste ovšem nenechali úkol tzv. „vyhnít“ a on mrcha nevyhnil a najednou vám hoří koudel u… oněch míst, kde by se oheň rozhodně vyskytovat neměl. To potom i ten obyčejný e-mail bude trochu bolet.)

Najděte termínované kroky

Projděte si seznam vytvořených kroků a najděte ty, které musí být udělány v nějaký den (nebo do nějakého konkrétního termínu).

Ty si potom zapište do kalendáře. Budiž vám svatým přikázáním:

do kalendáře patří jen úkoly, které MUSÍ být provedeny v daném termínu.

Ve většině papírových kalendářů najdete kolonku „úkolů“. V elektronických kalendářích je na to super kolonka. A v Google Kalendáři Eventy, nebo ještě lépe: Tasks, které mají roztomilé, zaškrtávací tlačítko. Tak.

Ve výše uvedeném příkladu žádný takový krok není. V praxi to může být fakt, že kolega následující den odjíždí na dovolenou. Sekretářka bude posílat objednávku. Klient bude ve městě a mohli byste se sejít. Bude potřeba zkontrolovat (a reportovat), jak se projekt vyvíjí.

Řiďte se jednoduchým pravidlem: Co vybuchne, když věc tehdy a tehdy neuděláte?

Jiné kroky do kalendáře nepatří.

Setřiďte zbývající kroky do tzv. kontextů

Zbývající činnosti, které nevyžadují den nebo hodinu provedení, roztřídíme podle toho, co potřebujete, abyste je mohli provést. Může to být konkrétní místo, člověk, s nímž musíte mluvit, nebo třeba nástroj, který budete potřebovat. V terminologii GTD se těmto přesně definovaným „prostředím“ říká kontexty.

V úkolu s newslettrem jsou vidět dva kontexty – @Online (v případě, že se občas člověk ocitne s počítačem (@Computer) bez připojení k internetu), a .Hospodářka (nebo @Husova, tedy místo, kde se s člověkem zcela jistě setkám). A brainstorming článku může člověk udělat @Kdekoliv, stačí mu jen tužka a papír.

(Tečky před kontextem používám k úkolům pro jednotlivé lidi, symbol @ potom jako v GTD zažitou zkratku anglického „at“, tedy „na“.

Pro začátek postačí na několik papírů (nebo stránek v sešitě) vytvořit seznam kroků v daném kontextu. Nejčastěji narazíte na kontexty jako @Počítač, @Kancelář, @„vaše město“, . „konkrétní člověk“, nebo @Kdekoliv.

Pamatujte, na seznamy dalších kroků rozdělených do kontextů, patří úkoly, které nemusíte udělat konkrétní den/v konkrétním čase. Musíte je ovšem udělat co nejdříve.

Vytvořte si seznam Projektů

Člověk neřeší samozřejmě jen jednu věc. Úkolů, které nepočkají a k jejichž splnění musíte udělat dva a více kroků, najdete jistě více. Zapište si je na samostatný list papíru označený Projekty. A když už budete u toho, stanovte si u každého projektu další krok a zapište jej na patřičný seznam, tedy buď na seznamy kontextů, nebo do kalendáře.

Možná budete mít pocit, že už těch seznamů stačí. Seznam projektů neslouží ničemu jinému než k tomu, abyste měli na jednom místě sepsané úkoly delší než jeden krok. Tento seznam také nemusíte řešit každý den. Stačí se mu věnovat tak jednou za týden při aktivitě zvané Týdenní zhodnocení. (A k tomu zase někdy příště, proč se na začátek totálně vyčerpat, že?)

První ochutnávku GTD máte za sebou

Jak se cítíte? Už vám ty úkoly nepřijdou tak nepříjemné? Už se dají zvládnout, že?

Stačilo udělat jen několik kroků a před vámi leží seznam konkrétních činností, díky kterým se dlouho odkládaný úkol pohne kupředu.

Své činnosti máte přesně definované. Nejste v kanceláři? Nemusíte přemýšlet nad tím, co můžete udělat jen v kanceláři. Sedíte u počítače? Vezměte si seznam @Počítač a udělejte dva, pět či deset kroků. Posunete kupředu hned několik projektů.

Co tedy je v praxi tohleto GéTéDé?

Abyste neměli přílišná očekávání samospasitelného systému (nebo filozofie, která vám nabídne odpověď na každou otázku), dovolím si stručně shrnout.

Metoda GTD (tedy getting things done TM) není nic víc, než soubor postupů, díky které dostanete pod kontrolu pracovní a soukromé záležitosti. Člověka vede k tomu, aby si uvědomil, jakou konkrétní „věc“ má přesně udělat a co přesně znamená tuto věc dělat.

Tak co, pořád máte pocit, že nemá cenu GTD používat?

Začněte s co nejjednoduššími pomůckami

Každá debata dvou GTD-nadšenců nakonec sklouzne k jednomu: Jaký nástroj pro vedení GTD používáš? (Kecám, většina debat podobně postižených jedinců tímto tématem začíná.)

Nepouštějte se do vytváření super promyšleného, luxusně vyladěného systému. Počítejte s tím, že svůj systém postupně upravíte a mouchy vychytáte.

Pro začátek postačí obyčejná tužka, pár listů papíru, e-mailová schránka, kalendář, nebo možná lepíky (za předpokladu, že máte velký prostor, kam si můžete všechno pěkně rozložit).

Používáte-li Evernote (nebo outlook a onenote), mohl by vám pomoci článek Libora Kříže, respektive seriál Jardy Luhana GTD v Outlooku.

Při čtení nepropadejte panice, jedná se o higher-level a pro úplného začátečníka stačí pochopit základní myšlenku – tag, samostatný notebook a je to.

…zaznamenejte si všechny podněty…

Z ochutnávky zbývá poslední bod. Během dne budete mít hromadu podnětů k tomu, co byste měli/mohli dělat.

Pořiďte si nějaký notýsek, kartičky nebo nějakou aplikaci do mobilního telefonu, do které si budete moci během dne (a za pochodu) zaznamenávat své nápady. Nebojte se, nemusíte je hned začít realizovat. Jen si je zapište a věnujte se tomu, co jste dělali do chvíle, než se podnět k činnosti (v české terminologii GTD „záležitost“) objevil.

…a na konec začátku si přečtěte knihu Mít vše hotovo.

Chápu, chce se vám začít okamžitě, a já vás takhle zbrzdím. Pročtěte si minimálně celou první třetinu. Přesněji alespoň první část Mít vše hotovo, abyste aspoň v hrubém nárysu prošli celým systémem. V dalších dvou částech knihy popisuje David Allen konkrétní kroky, jak GTD implementovat.

MítVšeHotovo není kniha na dobrou noc. Připravte se na velmi zhuštěný text, na mnoha místech zejména druhé části stylem „co věta, to perla“, nad níž se musí člověk zastavit. A bohužel za to často může Allenův občas nehezký slovník management talku nebo corporate newspeaku.

Je mi jasné, že přidávat další práci těm, kteří „chtějí“ s prací pomoct, mi na popularitě rozhodně nepřidá.

Na druhou stranu sám mohu posloužit jako příklad: dokud jsem knihu neznal celou, aplikoval jsem jen tipy, střípky a cáry metody a unikaly mi některé základní myšlenky. A to si troufám tvrdit, že jsem tehdy přečetl více článků, než kolik jich na téma GTD v současné době koluje na „českém“ internetu, a to nejen na výborném serveru Mít vše hotovo.

 Lukáš Bajer

V tomto článku se tedy budu věnovat tomu, jak já aplikuji metody ZTD (a částečně i GTD) při práci i v osobním životě. Chtěl bych jím dokázat, že techniku ZEN a hotovo lze aplikovat na téměř jakékoliv povolání a užívat jí může téměř kdokoliv, kdo dokáže dodržet několik jednoduchých pravidel. Tedy nejen internetový marketér, jako jsem já. Doufám, že vám článek pomůže v nastavení či vylepšení vašeho systému, pokud s ním ještě nejste plně spokojeni.

Abych vám přiblížil kdo jsem, moje jméno je Josef Řezníček a pracuji jako konzultant a lektor internetového marketingu. Zabývám vymýšlením strategií propagace na webu pro různé projekty. Naší specializací je optimalizace pro vyhledávače, obsahový marketing a další formy “neotravné” reklamy, kterým se v dnešní době souhrnně říká inbound marketing. Pojďte se se mnou podívat na systém, kterým při mojí práci i v osobním životě organizuji úkoly a informace. Možná nějaké postupy inspirují i vás. Nebo si možná uvědomíte, že podobný způsob, jaký používám já, můžete začít používat i vy.

1. Shromažďuji

Pro správu pracovních i osobních úkolů používám skvělý nástroj BaseCamp. Všechny poznámky, nápady a informace shromažďuji na několika málo místech. Těmito inboxy, jak je nazývá David Allen, jsou kromě BaseCampu ještě speciální inbox zápisník v elektronických poznámkách Evernote, papírový zápisník Moleskine, emailová schránka v Gmailu a fyzický šanon v mojí kanceláři. Do těchto 5 inboxů shromažďuji vše, co se na mě každý den valí ze všech stran.

2. Třídím

Druhým bodem podle systému ZTD je třídění informací. Každý den projdu jednotlivé schránky a vyprázdním je. Elektronické poznámky z Evernote roztřídím do dalších záznamníků, vytvořím z nich úkoly, nebo je jednoduše smažu, pokud už nejsou důležité. S papírovými poznámkami z A5 nelinkovaného notýsku Moleskine udělám to samé. Buď poznámku oskenuji a vložím do elektronické podoby, nebo jí přepíšu, přeměním na úkol, nebo ignoruji. Ale vždy po zpracování přeškrtnu v zápisníku to, co už jsem vyřídil. Mám tak schránku na konci dne čistou.

Všechny moje emaily putují do jedné schránky, kde je alespoň jednou za den projdu a vyřídím. Stále jsem se nenaučil občas neodolat pokušení a průběžně nahlížet do emailové schránky několikrát během dne. Důležité emaily si ale pouze označím k vyřízení hvězdičkou a vrátím se k nim až při kontrole inboxu. Doby, kdy jsem čekal, co přijde za email a ihned na něj odpovídal, i přes nutnost přerušení ostatní práce, jsou naštěstí už dávno pryč. Ohvězdičkované emaily vyřizuji většinou jednou za den, nebo vyřízení převedu na úkol do BaseCampu a tím inbox vyčistím. Všechny emaily, které jsou už vyřízené, archivuji, takže v přijaté poště mám na konci dne čisto.

Poslední zmíněnou schránkou, kam putují informace, je fyzická přihrádka v mojí kanceláři. Do ní dávám všechny dopisy, papíry i předměty, se kterými je třeba něco udělat. Přihrádku potom jednou za 2-3 dny projdu, dokumenty buď naskenuji a uložím, nebo archivuji, převedu na úkol, či vyhodím do koše.

Při popisu mých inboxů jsem úmyslně vynechal BaseCamp, ve kterém si eviduji seznamy úkolů a organizuji práci. Jde vlastně z menší části o inbox, ale používám ho především jako nástroj, který mi pomáhá plánovat. A právě plánování je třetí bod metody ZTD.

3. Plánuji

Svoje cíle a úkoly si plánuji v několika rovinách. Tou nejobecnější je roční plán obsahující na tento rok 9 cílů, kterých chci dosáhnout. Plán mám vystavený nad pracovním stolem a vlepil jsem si ho i na první stranu do zápisníku Moleskine. Z těchto cílů potom odvozuji měsíční cíle, které jsou obvykle 3. Ty si zase nalepím na okraj monitoru a mám je tak stále před sebou.

Je pro mě tedy jednoduché se několikrát za den sám sebe zeptat, jestli to co dělám, opravdu vede ke splnění oněch 3 cílů na daný měsíc. Na základě měsíčních cílů potom organizuji úkoly na každý týden, to už v rámci BaseCampu. Na konci předchozího týdne, nebo začátku nového, projdu všechny úkoly, které mám naplánované na jednotlivé dny v týdnu a přeorganizuji je, upravím a posunu podle aktuálních možností tak, abych stihl co nejvíce věcí, které povedou ke splnění měsíčních cílů. Výsledkem je přehledný seznam úkolů na každý den. V průběhu týdne ještě úkoly někdy upravuji, přesouvám nebo přidávám nové, ale většinou to už nejsou velké změny.

Každé ráno nebo předchozí večer si vytisknu aktuální úkoly na 1 den. Potom vezmu 4 zvýrazňovače - žlutý, oranžový, zelený a růžový a označím jednotlivé úkoly podle toho, kdy v rámci dne bych je chtěl splnit. Žluté úkoly jsou nejdůležitější a zabývám se s nimi dopoledne, oranžové úkoly si nechávám na odpoledne a zelené úkoly na večer. Růžovou tečkou před úkolem pak pro ještě větší přehlednost označím 1-3 úkoly, které chci určitě splnit. Babauta je nazývá “velkými kameny”, nebo “nejdůležitějšími úkoly”. Pokud to jde, tak tyto kameny naplánuji na začátek dne, abych je měl co nejdříve hotové.

Díky tomuto systému plánování dokážu dobře určit, na čem mám pracovat. Když sám sebe nachytám, že dělám něco jiného, než bych měl, barevný seznam mě rychle vrátí do správných kolejí. A s tím vlastně souvisí čtvrtý bod metodiky ZTD- Vykonávání činností.

4. Vykonávám

Díky tomu, že na 1 týden dopředu vím, co budu dělat, poměrně dobře se mi soustředí na to, na čem pracuji. Když se ke mně dostane nějaký naléhavý úkol, nebo i třeba obyčejná informace, nápad nebo poznámka, snažím se nejdřív dokončit na čem pracuji a novou věc uložit do inboxu a na konci dne jí rozplánovat nebo nějak zpracovat. Protože jsem chlap, nemusím se stydět, že nezvládám a ani nechci zvládat multitasking. Kdybych byl ženou, možná bych se ze začátku na za fakt, že prostě nejde dělat víc věcí najednou, i styděl.

Problémy, se kterými jsem se potýkal a jak jsem je vyřešil:

1. Mnoho úkolů pro mnoho klientů

Ze začátku jsem dlouho nevěděl, jak mám vyřešit příliš dlouhé seznamy úkolů naplánovaných do budoucna a mnoho různých úkolů pro různé klienty, kterým poskytujeme naše služby. Leo Babauta hovoří o vytvoření minimálního množství to-do listů, evidenci málo úkolů, ale já vždycky měl úkolů spoustu. Dnes jsem to vyřešil tak, že úkoly sice v BaseCampu vystavené mám, ale vždy pracuji jenom s těmi nejbližšími, takže nejsem přehlcený. Pro každého klienta máme v systému vytvořený speciální projekt a tak jsou úkoly přehledně u sebe.

2. Akční a konkrétní úkoly

Hlavně dříve se mi stávalo, že si stanovím úkol, ale když dojde na jeho plnění, přesně nevím, co mám dělat. Proto se snažím vždy zadat konkrétní úkol. Místo “napsat článek” jsem se naučil vystavit si “napsat článek pro mitvsehotovo.cz na téma jak používám já GTD, nápady co zahrnout viz poznámka”. Díky akčním a konkrétním úkolům mi pak nepřipadá splnění úkolu obtížné.

3. Pocit uvolnění

Když jsem byl malý a chodil na základní školu, psal jsem si úkoly do malého notýsku. Pokud jsem pak úkol splnil, cítil jsem vždy uspokojující pocit. Později na střední škole jsem ale začal zkoušet různé nové systémy organizace práce a nějak jsem tento pocit začal postrádat. Postupem času jsem zjistil, že to je způsobené především tím, že už si hotové úkoly fyzicky neškrtám. Dnes si proto každý den vytisknu seznam úkolů a po dokončení na papíru řádně přeškrtnu úkol jako hotový. Uspokojující pocit je zpět, zkuste si to taky.

4. Naplánování příliš mnoho úkolů

Dalším problémem, který vlastně stále čas od času řeším, je naplánování si příliš mnoho úkolů, které nemohu za den či týden stihnout. Důvodem pro vznik těchto situací byl především fakt, že jsem neuměl přesně odhadnout, kolik času mi zabere jaká činnost. Proto už asi rok používám aplikaci Time Doctor, pomocí níž si měřím vše, co dělám. Mám tak dobrou zpětnou vazbu o stráveném čase na jednotlivých úkolech a když dělám podobnou věc v budoucnu, můžu se podívat, jak dlouho mi trvala předtím a podle toho si naplánovat časovou náročnost úkolu.

5. Nemůžu se soustředit

Nějaké činnosti dělá člověk rád, jiné jsou spíš povinností, která není tak zábavná. Sám vím, že u některých úkolů ztratím pojem o čase a u jiných koukám stále na hodinky, nebo se snažím svojí pozornost podvědomě přesunout jinam, protože mě tolik nebaví. Pokud se dostanu do takovéto situace, pomáhá mi metoda Pomodoro. Kdo o ní neslyšel, doporučuji si o ní něco přečíst. Systém pravidelných pauz a dělání úkolů mě dobře nasměruje k produktivitě. Z mého pohledu je to vlastně taková gamifikace mojí práce, protože sám sebe testuji, jestli se vydržím plně soustředit.

Mám stále co zlepšovat

I když se můj systém jeví jako na první pohled jednoduchý, přesto mi trvalo 2 roky, než se mi ho podařilo implementovat do každého dne. A stále je co zlepšovat. Systém opouštím jen párkrát za rok, když jsem na dovolené. Při ní si zase užívám, že žádný to-do list nemám a můžu si dělat co chci.

Jak používáte metody GTD a ZTD vy? Shoduje se v něčem můj postup organizace práce a osobní produktivity s tím vaším? Kde se rozcházíme? Díky moc za vaše komentáře.

Josef Řezníček 

Jmenuji se David Allen a napsal jsem knížku, která dala název tomuhle webu. Mám miliony fanoušků. Posílají mi spoustu dopisů. Vy, Čechoslováci, jste nejzábavnější. Hodně z vás mi píše, že se jim líbí, jak jsem zrežíroval Manhattan. Mnozí mi děkují za to, že jsem jim změnil život coby Kutil Tim. Dokonce mi několik z vás gratulovalo k Tonight show. Raději mám ale dotazy ke své metodě Getting Things Done (GTD).

Jedním z vás je jistý Honza. Párkrát mi napsal, že mou metodu sice používá, ale dlouhodobě bojuje s návyky, které s ní souvisí. Nikdy neopomene zmínit, že jsem skvělý a že mě obdivuje. Je to chytrý a vnímavý chlapec.

Nedávno jsem se dozvěděl, že se v Praze bude konat první GTD konference. Nelenil jsem a napsal Honzovi, “Hey, dude, check this out – a freaking awesome opportunity to boost your GTD motivation!”. Honza namítl, že to do Stověžaté má daleko, ale já mu odepsal “Don’t piss me off, chicken,” což znamená něco ve smyslu “Měl bys to zkusit, příteli.” A to zabralo. Požádal jsem ho, ať mi pak napíše, jak se mu konference líbila a zdali mu pomohla. Níže najdete jeho report z akce.

Příjemné počtení!

D.A.

Dopis pro D.A.

Čau Dejve!

Hele, tak Ti to posílám. Upozorňuju, že je to neformální, subjektivní pohled na věc, žádná ofiko reportáž – třeba na MVH bych takový interní reportíček nedával.

Nuže, historicky první GTD konference se konala v Národní technické knihovně. Prostory jsou to ideální, nemám, co bych k tomu dodal.

Prostory jsou to ideální, nemám, co bych k tomu dodal.

Moderováním byl pověřen Rostislav Kocman, který vešel ve známost tweetnutím fotky pozadí své kolegyně a vyjádřením lítosti nad tím, že se kvůli němu nesoustředí na práci. Nesnaž se to pochopit, jsme prostě jiní. Viděl-li RK Tvou knížku, tak jen ze Šinkansenu, ale je to přesně ten správný člověk do role moderátora – takhle aspoň pomohl do problematiky uvést úplné začátečníky. Je pohotový a dostal v případech, kdy se spíkři vyčerpali, z účastníků pár dotazů. Byly nás tam dobré dvě stovky a to se někteří do sálu nedostali; potenciál byl kolem 250 lidí, což je v případě prvního ročníku konference úspěch.

Rostislav nás všechny pozdravil, rozebral lokaci toalet a pozval na pódium první dva řečníky, jimiž byli Petr Mára a Lukáš Gregor.

Petr Mára a Lukáš Gregor – Představení GTD

Jak se Lukáš snažil vysvětlit GTD své babičce…

O Peťovi i Lukym už jsem Ti psal – nehledě na to, že jsou oba mí kamarádi, jsou to taky uznávaní odborníci na GTD v našich končinách. Rostislav prozradil, že “Pánové na začátku řeknou něco o sobě, jaký vlastně mají vztah…” a část publika si oddechla, když větu dokončil slovy “ke GTD.”

Lukáš, jak se ukázalo, začal aplikovat GTD na základě Petrových článků. Potěšil doporučením otevřít si víno a na papír vypsat všechny resty – minimálně první půlka téhle myšlenka nadchla každého. Publikum pak bylo vyzváno, ať se přihlásí všichni, kdož ještě nemají zkušenosti s GTD. Zahlédl jsem šest zvednutých rukou, ale hádám, že část zbytku byla tvořená nesmělými nepraktikujícími.

Následovala informace o GTD z genderového pohledu. Věděls, že 86% uživatelů jsou muži? Asi jo. Nevím, co bys odhadnul, že je příčinou jen čtrnáctiprocentního zastoupení žen, ale pánové tipovali, že my, chlapi, jsme prostě větší hračičky. Což Lukášovi připomnělo kolegu, který má doma “inbox” v podobě šuplíku na polámané hračky svých dětí. Když vidím, jak náš malej úspěšně likviduje libovolné vybavení bytu, podobný inbox by musel mít velikost hangáru, nicméně nápad se mi líbil.

Oba borci mají v rámci GTD provázaný osobní a pracovní život. Petr je v dodržování zásad GTD metodiky tak daleko, že cítí potřebu mozek trénovat jinak než pamatováním si informací, které patří do systému – k takovým účelům doporučil studium cizích jazyků.

Došlo i na další, více či méně doporučenou literaturu. Duo Pekáš (lepší než Mágor) se shodlo v názoru na Lea Babautu a Tima Ferrise. “Babauta je pro mě marketér,” prohlásil Petr. “Allen to napsal poctivě, kluci chtějí spíš být jedničky na Amazonu.” Lukáš zmínil svého oblíbence, Stephena Coveyho, jehož přístup sám s metodikou GTD úspěšně kombinuje. Předloni jsem absolvoval základy GTD u Petra a pak společně s ním (zlobili jsme vedle sebe v lavici) “Sedm návyků”, zatímco Lukáš ve vedlejší místnosti prezentoval GTD pro pokročilé. Kombinace Allen/Covey dává smysl spoustě lidí.

Když se debata vrátila ke genderovému pohledu, oba lektoři přiznali, že GTD zkusili praktikovat i v rodině, ale jejich partnerky, resp. ženy obecně, takovou metodu zřejmě tolik nepotřebují, což vyplývalo i z poměrného zastoupení obou pohlaví mezi účastnictvem, jakožto i ze statečného štěbetání twitteristek před konferencí.

Pokud jde o aplikace, Petr i Lukáš používají Omnifocus. Petr připomněl jeden praktický tip, totiž pomocí funkce Start date schovat úkol až na chvíli, kdy je skutečně relevantní. Doporučil též skvělou knihu Creating Flow With OmniFocus a poodhalil své “information workflow” za pomoci triumvirátu Evernote, Pocket a MindNode.

Pánové si sami vystačili, takže na dotazy prozatím nezbyl čas a na pódium byla pozvána následující príma dvojka, Josef Jasanský a Ondřej Nekola.

Josef Jasanský a Ondřej Nekola – Online a offline nástroje GTD

Jsem díky GTD spolehlivější…

I druhé vystoupení se odehrálo jako neformální rozhovor moderátora Kocmana s hosty. Pepa, další z mých kamarádů, se sice považuje za začátečníka, ale mě samotného jeho e-book Omnifocus a já i stejnojmenný web inspiruje. Ondru jsem poprvé poznal až na konferenci. Zaujal mě coby chytře vtipný glosař.

V aplikacích pánové až zas takový rozhled neukázali; našli si každý tu svou a nemají potřebu dál hledat (což považuji za kýžený stav, nikoli chybu). Zazněly tipy na Omnifocus (používá JJ), “obskurní” Todotxt.com (ON), Wunderlist, Things a pár dalších, jmenován byl i skvělý web priacta.com, který srovnává 150 nástrojů.

Přínosné byly praktické zkušenosti. Pepa začal být např. díky GTD spolehlivější pro svůj tým. Ondřej, který s GTD začal před šesti lety (díky Petrovi), se pustil do rozebírání rozdílů mezi papírovým a elektronickým řešením. “První vyklepání hlavy se nejlíp dělá na papíře,” poradil. “Záleží na tom, co jste u sebe ochotni nosit,” dodal s narážkou na objemné diáře. Srovnání paper vs. digital uzavřel myšlenkou, k níž mnozí došli na základě smutných zkušeností: “Zálohování, který spolíhá na to, že někdo něco udělá, je k ničemu.”

Zajímavý byl i Pepův tip: Začněte papírem, po měsíci vyhodnoťte výsledky. Nejste-li spokojeni, zkuste Things. Po měsíci opět vyhodnoťte a v případě nespokojenosti nasaďte OmniFocus. Budete-li nespokojeni i po dalším měsíci, děláte něco špatně. Sám zůstal u třetího kroku a OmniFocus mu vyhovuje. Jak říká, “Je to super, ve správný čas se klidně objeví jen jediná položka.”

Následovaly dotazy z publika směřované na všechny čtyři diskutéry. Probíralo se GTD v týmech a dospělo k tomu, že metoda je především o osobní produktivitě, pro týmovou práci se příliš nehodí. Petr Mára na druhou stranu zmínil našeho společného kamaráda Honzu Juhose – ten pracuje ve společnosti, jež i na týmové úrovni GTD úspěšně aplikuje. 

Jiří Knesl – Perspektivy a role v GTD

Chcete-li něco dokázat, nepomůže pracovat déle, ale eliminovat nepodstatné.

S Jirkou se známe z jiné konference. Jeho vystoupení bylo první přednáškou. Dobře připravený Jiří se v ní soustředil na důležitost perspektiv a rolí s důrazem na redukování všeho nadbytečného. Zmínil svou oblíbenou knihu The 80/20 Principle. Na základě myšlenek v ní obsažených zredukoval svých cca 150 projektů na pouhých patnáct. “Chcete-li něco dokázat, nepomůže pracovat déle, ale eliminovat nepodstatné,” poradil posluchačům.

Pracovní i osobní výsledky u sebe Jirka vidí přibližně od doby, kdy začal používat metodu GTD. Díky ní vidí, jak se vyvíjí v čase a má zpětnou kontrolu. Jeden slide jeho prezentace obsahoval “scorecardu” pro jednotlivé role (programátor, učitel, podnikatel, manažer…) s vyplněnými křížky či kolečky pro dobrou či špatnou performanci.

Pro mě nejpřínosnější částí Jirkovy přednášky byly perspektivy. Sám Jirka provádí kromě běžných, z GTD známých Weekly Reviews také své Monthly 80/20 a navíc každý měsíc hodnotí, co ho potěšilo a co naopak naštvalo. “Vyeliminoval jsem tak prudiče,” dodává.

Soustředění se jen na ty podstatné role a projekty Jiřímu umožňuje užívat si každý den: “Hurá, je pátek!” je pro něj stejné jako “Hurá, je pondělí!” 

Jaroslav Homolka za asistence Petra Máry – Život jako disciplína

Vytiž se tak, abys neměl čas přemýšlet o volovinách.

S Jardou se znám ze stejné konference jako s Jirkou. Jarda tehdy měl prezentaci bezprostředně přede mnou a podpořil mě na té mé. Jak tenkrát, tak i nyní bylo jeho vystoupení špičkové. “Já si úkoly dávám už 22 let,” navázal na předchozí prezentaci a pokračoval na téma disciplína. Tu chápe jako disciplínu vlastní i disciplínu ostatních.

Hned poté účastníkům ukázal svůj obrovský Mind map Inbox a poradil “kvarteto” otázek, které bychom si měli klást, než vůbec něco do inboxu vložíme: 1) proč vůbec?, 2) proč právě já?, 3) proč teď? a 4) proč takhle – nejde to zjednodušit? Vzpomněl jsem si, jak jsem coby sedmnáctiletý “programátor” vymyslel zlepšovák urychlující proces obrábění polotovaru laserovým paprskem, pročež mi můj tehdejší šéf zakázal byť to jen zkusit. Když příště odjel na služební cestu, odpracoval jsem si den za dvě hodiny a šel domů s rukou sice laserem šmrncnutou, ale hlavou hrdě vztyčenou.

Jarda doporučil svůj inbox čistit denně, nebát se vyhazovat nepotřebné a udržovat počet projektů na únosné míře. To vše prokládal radami do života. “Chcete-li řídit druhý, začněte u sebe.” “Alfa a omega je sebeorganizace.” “Základem je uřízení sebe sama, ideál je uřídit i šéfa.” Mnohými z tipů publikum i rozesmál: “Vytiž se tak, abys neměl čas přemýšlet o volovinách.” “Každej meeting se dá rozbít. Stačí jít do minulosti. Když to nestačí, jdem do budoucnosti.” Či, do třetice všeho dobrého, “Hlava jede furt, ani v zenovým sedu nevypne. Nevěřím tomu.”

Další část přednášky byla věnovaná zpracování informací, čemuž podle Jardy věnujeme příliš času. “Moc je rozhodovat okamžitě, když se něco stane, mít vliv znamená mít informace včas,” vysvětlil a zdůraznil umění činit silná rozhodnutí v menším měřítku. “Malá chyba, malá škoda. Měřitelný, ne abstraktní cíl – bez zpětný vazby není kontroly. Neúspěch nikoli jako prohra, nýbrž zpětná vazba.” To ostatně uplatnil i v odpovědi dámě z publika, která se ptala, co s dobrým projektem, proti němuž stojí jedna důležitá osoba: “Netlačte na pilu, potáhněte ho – co udělat, aby projekt přijal?”

Podstatné na Jardově přístupu je zaměření se na lidi a vztahy, zejména ty produktivní, v rolích jako společník, partner či kamarád. “Projekty dělaj konkrétní, živí lidi, ne Outlook.” Budování efektivní sítě vztahů je dovednost, která je Jardovi vlastní – o přestávce si povídáme, seznamuji se s Jardovou dcerou Aničkou a Jarda mi (mezi řečí, bavíme se o jiných věcech) chválí mou recenzi Ticha a její závěry. Téhle tématice se ostatně věnuje i během přednášky: “Introvert by měl budovat svou extrovertní složku a naopak.”

“K příležitostem se dostaneme přes lidi, ne přes web,” to je závěrečné téma přednášky. Na samotném konci Jardovy prezentace Petr Mára zmíní knížku Prezentujte jako Steve Jobs. “Buďte radši Jarda Homolka,” komentuje to Jarda a publikum včetně mě nadšeně tleská.

Daniel Gamrot – Myšlenkové mapy: zpomalením k efektivitě

Nechte mapu růst.

Dana jsem znal zatím jen z virtuálního světa a na jeho prezentaci jsem se těšil, protože nadchnout do myšlenkových map on umí. Téma Zpomalením k efektivitě se mi líbilo. Připomnělo mi teorii mého kamaráda z Ypsilonky, který nabádá vsedě na židli šoupat nohama tak, abychom zpomalili otáčení zeměkoule.

Danova prezentace začíná srovnáním lineárního a laterálního myšlení, následuje teorie myšlenkových map, včetně doporučení, pro které GTD činnosti je lze použít nejefektivněji (plánování, brainstorming). Následují obrázky coby asociace, které by člověka jinak nenapadly a doporučení pro tvorbu vlastních myšlenkových map (kompatibilní či kontrastní barvy apod.).

Základní Danovy tipy pro myšlenkové mapy jsou: 1) Najdi myšlenku a zvol prostředky (tužka, pero, iPad…), 2) zvol si místo (kavárenský šum, ticho studovny…), 3) používej šablony (např. prázdná GTD či šablona “Šest klobouků”).

Daniel doporučuje nebát se zastavit tvorbu dalších větví a bublin, ale také nic nemazat a ponechat coby součást procesu.

“Nechte mapu růst,” zní tak finální doporučení první ze dvou mind-mapových prezentací.

Vladimír Dědek – Myšlenkové mapy v praxi

Neptejte se na svolení – udělejte to a pak požádejte o odpuštění.

Vladimír, další starý známý, rozjíždí přednášku, v níž se dozvíme něco o jeho životní cestě a zkušenostech ze společnosti Alza. “Jsem o 30% efektivnější než ostatní,” zní jedna z odrážek prezentace a Vladimír to částečně vysvětluje tím, že používá myšlenkové mapy. 

Ve fascinaci mapami zašel až tak daleko, že dříve používal “myšlenkovky” coby svůj hlavní GTD nástroj. Vzdal to poté, co zjistil, že např. Inbox v mobilu pak už měl mimo displej. Tenhle člověk dle svých slov naučil myšlenkovým mapám i Alzu: “Jen můj šéf je nepochopil, čte je zleva doprava,” usmívá se.

Ač jsem doufal v nějaký konkrétní příklad tvorby vlastní mapy, i tak si odnáším zajímavé podněty. “Funguje-li to, ostatní si všimnou a sami se zeptají,” radí např. Vláďa. V mnohých případech aplikovatelná je i jeho rada “Neptejte se na svolení – udělejte to a pak požádejte o odpuštění.” Kamarád v těchto dnech tímto způsobem řeší kolaudaci – kéž to vyjde.

Frajeřinka (v nejlepším slova smyslu) v rámci Vláďovy prezentace je zmínka o vytvoření vlastní GTD aplikace – inu, programátor jaksepatří.

Pavel Dvořák – Negativa používání GTD

Lepší je mít jediný systém, ale v něm rozeznávat jednotlivé role.

Pavel, jehož jsem až do konference nepotkal, seděl většinu času vedle mě a já byl na jeho téma upřímně zvědavý. Považuji za skvělý nápad v rámci konference zaměřené na GTD vyhradit speciální prostor úskalím metody. Nemrač se, Dejve, však sám víš, že je užitečné odlišit efektivní praxi od kontraproduktivního kultu.

Pavel hned na začátku rozvine polemiku, má-li smysl mít “dvě gétédéčka”, jedno osobní a jedno pracovní. Vzápětí si odpovídá: Nikoli. Lepší je mít jediný systém, ale v něm rozeznávat jednotlivé role.

Publikum pobaví historkou o kamarádovi, který si nezapsal, jako žárovku má koupit a tak měl tři týdny doma tmu, i přirovnáním negativ používání GTD k citátu Divadla Járy Cimrmana: “Neschopnost myšlenku udržet a neschopnost myšlenku opustit.”

Pavel dále varuje před přílišnou posedlostí GTD, která vede k zapisování běžných položek do inboxu a extrémnímu rozkouskovávání “projektů” (tak jak je chápeme v rámci GTD). Podobně jako předchůdci spíše varuje před implementací metody na úrovni pracovních týmů.

Co se týká obecných doporučení, radí především nic nepřehánět, nenechat se zahltit a používat alespoň inbox.

Samotná Pavlova prezentace je příjemně krátká, následuje pár dotazů z publika a přichází na řadu barevné oživení konference.

Pavel Trojánek a Ondřej Kubera – Work Life Balance

Konflikt mezi prací a osobním životem cítí více než 90% lidí.

O Pavlovi ani Ondřejovi jsem před konferencí neslyšel a neměl tedy žádná očekávání. Dva “mlaďoši” hned na začátku distribuují dvě stovky barevných míčků – přesně těch, jimiž jsme synovi k loňským ročním narozeninám naplnili nafukovací bazének a které od té doby nacházíme v okruhu pěti kilometrů od epicentra. 

Pavel má na noze sádru a na tváři výraz natolik šibalský, že jen čekám, až se zeptá “Nevadí vám, že budu používat humor?” Publikum je vyzváno k zamyšlení se nad třemi větami: 1) V práci trávím víc času než bych chtěl. 2) Chci trávit víc času s přáteli. 3) Chtěl bych více času na své zájmy. Kdo se identifikuje se kteroukoli z nich, má svůj míček mrsknout směrem na Pavla. Už tuším, proč ta sádra – chlapci nacvičovali. “Teď!” zazní pokyn a míčky letí. Vypadá to, že všechny. Pavlík otřes mozku a mnohočetné zlomeniny žeber překonává s úsměvem a vysvětluje, že konflikt mezi prací a osobním životem cítí více než 90% lidí.

V další části prezentace potlučený Trojánek na příkladech dokazuje, že řešením je integrace. Eskamotér Kubera zatím zručně žongluje s míčky představujícími role, plány, přání či úkoly. Když je na něj míčků/povinností moc, Pavel jich pár přilepí k sobě a Ondřej opět zdatně stíhá žonglovat se všemi najednou, to vše za doprovodu hlášek z publika (“Fanda co nestíhá práci, focení a přítelkyni, ať fotí ji a tím vydělává!”).

Díky míčkům, zvýšenému prahu bolesti i nadhledu protagonistů je tak prezentace příjemným odlehčením před závěrečným dvojrozhovorem.

Jan Straka a Tomáš Baránek – GTD v praxi vedení firem

Celý proces u nás je volnější, je to spíš o komunikaci.

Zatímco Tomáše, ředitele nakladatelství Jan Melvil, známe asi všichni, chvíli přemýšlím, kde už jsem viděl Jana. Teprve když zmíní “reality show”, vzpomenu si na premiéru pilotního dílu.

Na scénu se opět vrací Rostislav, aby zpovídal oba praktiky, kterak zaváděli GTD do firemního prostředí. Tomáš se rozpovídá o historii GTD u Melvilů. “Každou naši knížku čtu desetkrát až patnáctkrát, sám jsem výslednicí toho všeho.” Doporučuje zjednodušit pravidla, která se jinak neujmou a zdůrazňuje, že systém musí mít důvěru. GTD doporučuje spíše v rámci firemní kultury než co se týče samotného řízení. Ujme-li se GTD ve firmě, zaměstnanci si metodu osvojí i v životě.

Jan Straka s GTD v jednom týmu pohořel – uspěl až u druhého, jehož členy si osobně vybral. Ve firmě používá nástroj Toodledo.com.

Pánové se gentlemansky střídají a když opět mluví Tomáš, pobaví publikum “dlouhým smíchem” své ženy na GTD-related dotaz “Čím jsem tě inspiroval?”. Doma zavedl fyzický Inbox – rodina ví, že co do něj vloží, tatínek nezapomene vyřídit. Popisuje spolupráci s lidmi v týmech pro jednotlivé knihy, které nakladatelství vydává. “Nemáme fyzickou redakci.” Interakce probíhá zejména přes Basecamp.com, na soubory používají Dropbox. Překladatelku knihy Myšlení rychlé a pomalé nikdy osobně nepotkal. Jako dobrý tip, k němuž došel na základě chybějícího, později dolepovaného čárového kódu na obálce knihy Nikdy nejez sám, uvádí používání check-listů: “Je to jako to-do list, ale replikovanej.” Mají teď jeden pro každou novou knihu.

Z další promluvy Janovy vyplývá, že si ve firmě vypůjčili terminologii GTD k poněkud jiným účelům: “Poradám jsme začali říkat Weekly Review. Nástěnka Waiting for je taková ‘tabule cti’, nikdo na ní nechce být.” Zakončuje myšlenkou, která dnes už zazněla a tím spíše je hodna pozornosti: “Chceš-li někoho něco naučit, začni sám u sebe a pak to nauč druhé.”

Tomáš následně odpovídá na dotaz z publika, směřující k “mlokovi s klíčem”, jehož má Jan Melvil ve znaku – a proč vlastně ten název? Ukazuje se, že mlok je ve skutečnosti gekon. “Vy chcete slyšet tu historku, co?” reaguje Tomáš na druhou část dotazu a vše prozradí. Pak se vrátí k tématu a radí, že “je důležitý, aby šéf nebyl pako, hračička”. Zmiňuje i Kaizen a přidává obecné doporučení, že GTD v rámci firmy je dobré nevynucovat. “Celý proces u nás je volnější, je to spíš o komunikaci.” Lepší tečku za konferencí jsme si nemohli přát.

Závěrečné zhodnocení

Dejve, je Ti asi jasné, že mezi deseti vystoupeními jsme museli i jíst, pít a klábosit. Jasan. Svačinky byly – Vy říkáte spíš coffee-breaks – byl i chutný oběd a zaručen byl pitný režim. To hlavní ale byl chytře vytvořený program.

Ač jsem si neodnesl mnoho nového – celé to bylo koncipováno spíš jako úvod do GTD – užil jsem si to: díky lidem, které jsem mohl (opět i poprvé) potkat a díky připomenutí, že uživatelé “gétédéčka” bojují s tímtéž co já. Ubral bych rozhovorů (ano, pohodlnější a méně náročné je si jen tak povídat) a nahradil je konkrétními ukázkami z praxe. Ale vzhledem k tomu, že mezi účastníky byli zástupci mobilních operátorů, bank, energetických i dalších společností a konference vygradovala zjištěním, že GTD do jisté míry přece jen může fungovat i ve firemním prostředí, domnívám se, že její účel byl splněn. Přiblížit metodiku, kterou my zasvěcení sice považujeme za samozřejmou, ale která se v korporátním prostředí zatím pořád ještě moc neujala a v mainstreamových médiích není právě žhavým tématem, dalším lidem, není od věci.

Vše bylo výborně zorganizováno, nekonaly se žádné excesy, prezentující dodržovali čas jim vyměřený a bylo fajn strávit den s podobně “postiženými”. Pro mě byl zvlášť příjemný lidský rozměr – přiznám se, že když jsi mi tak vřele doporučil, ať si těch dvakrát tisíc kiláků na konferenci střihnu, spočítal jsem si náklady a nebyl z toho zrovna odvázaný. Ale mé obavy byly rozptýleny hned v úvodní frontě – ještě v ní mě přišlo postupně pozdravit šest kamarádů (včetně pěti prezentujících), nahoře se přidal sedmý, další přednášející si na mě našli čas v průběhu dne a i s organizátory konference jsem setrval v družném hovoru. Rozhovor s jedním z účinkujících v závěru dne byl až nečekaně skvělý. Vidět se s takovými lidmi je radost a člověka to nakopne jako máloco.

Svačinky byly – Vy říkáte spíš coffee-breaks…

Sorry, že jsem zase dlouhej – a to jsem tenhle mail schválně napsal ve WorkFlowy. Podtrženo a sečteno, jsem rád, že jsem tu cestu vážil, gratuluji organizátorům k úspěšnému zahájení nové tradice a těším se na všechny ty supr lidi na druhém ročníku GTD konference.

K problémům s Weekly Review, jak jsem naznačoval minule, Ti napíšu příště, teď to chci zkusit s novou energií a nadšením, které jsem načerpal na konfeře. 

Měj se, pozdravuj, zatím čus,

Honza

Davidův závěr

Nuže, tolik tedy můj zvěd Honza. Stačil jsem sice během čtení vypít dvě termosky čaje, ale jsem rád, že se první československá konference na téma GTD vydařila – a stejně tak předvčerejší pálení čarodějnic (znám vaše barbarské zvyky od Honzy – je pravda, že o Velikonocích bijete ženy? Co vy jste to za národ, Čečenci?! – just kidding).

A teď si jdu přečíst toho Coveyho, porád… 

GTD třikrát zdar!

D.A.

—-

Všechny uvedené fotografie pocházejí přímo od týmu GTD konference. Všichni lidé, kteří na nich jsou vidět, byli na GTD konferenci.

Máte rádi špenát?

S metodou a knihou GTD jsem se seznámil někdy v roce 2002. Jako mnoho čtenářů jsem byl také já zpočátku velmi nadšen a snažil jsem se uvést tento zajímavý přístup do svého života. Opakovaně jsem však selhával. Sváděl jsem to na nedostatek času, na vlastní lenost, na vlastní perfekcionismus, na malou důslednost… a na spoustu dalších faktorů. Až po několika letech, kdy jsem metodu střídavě opouštěl a znovu se k ní vracel, jsem si uvědomil možná zásadní myšlenku:

Co když chyba není ve mně? Co když prostě tato metoda není vhodná pro mou osobnost a můj styl práce?

Vzhledem k tomu, že nespočet webů obhajoval jedinečnost a efektivitu GTD, často s fundamentalismem, který si v ničem nezadá s fanatičností jakéhokoli jiného typu, byla to myšlenka jistě odvážná. Postupem času a diskuzí s lidmi, kteří stejně jako já u sebe neshledali GTD jako efektivní metodu, jsem si však její platnost potvrdil. Účelem tohoto článku tedy není planá kritika něčeho, co může pro mnoho lidí fungovat. Ale právě naopak – smyslem je upozornění, že pro mnoho lidí také fungovat nemusí. A že pokud se tak děje, chyba nemusí být v nich samotných, ale v metodě. Podobně jako pokud Vám nechutná špenát, nepomůže argument, že přece tento špenát je prvojakostní, což dosvědčují stovky jedlíků špenátů. Vám prostě špenát nechutná.

Zda pro vás bude GTD účinnou, nebo neúčinnou metodou, to jistě souvisí s typem osobnosti, s typem práce, kterou děláme, a s typem převažujících úkolů. Tento článek ovšem má úkol mnohem jednodušší: rád bych ukázal, proč GTD nefungovalo u mě. Komentuji přitom klasickou formu GTD – pokud někdo namítá, že D. Allen připustil, že je možno dělat věci i jinak… to je v pořádku, s tím souhlasím a k experimentování a úpravám naopak vyzývám. A i přes toto vlastní experimentování je dobré myslet na to, že GTD NEMUSÍ být pro každého efektivním přístupem.

Zde jsou mé důvody:

1. Rozmělnění úkolů mě nemotivuje a nepřináší přehled

Nepotřebuji se vždy dívat na své úkoly pohledem malých kroků. Daleko raději si zapíšu úkol „psát článek pro MVH.cz“ a nepotřebuji jej nutně rozmělnit na „vymyslet téma“, „napsat strukturu“ nebo „opravit chyby v článku“. Po pečlivém vytvoření seznamu mnoha desítek malých kroků (next actions) k různým projektům jsem obvykle pocítil přesně opačný pocit, než jsem dle knihy pocítit měl: byl to pocit zahlcení, nedostatku přehledu, absence jakékoli prioritizace – nevěděl jsem, čím začít a proč začít, protože úkoly typu „napsat draft emailu XY ve věci Z“ a „zapsat si téma článku pro MVH“ mně připadaly malé, nevýznamné. Takto rozmělněných úkolů bylo přitom mnoho desítek, někdy až stovek. Naprosto nepřehledný počet.

Samozřejmě, že často i já své úkoly rozmělňuji. Nedělám tak ale vždy, a dělám tak do míry, která mi vyhovuje, rozhodně ne podle definice „příštího fyzického kroku“. S tím souvisí fakt, že v mnoha projektech můžete uskutečnit spousty „next actions“ v daný moment. GTD vás nutí dopředu vybrat jednu. Pro mě je mnohem efektivnější a více motivující vybrat si prostě ten úkol, na který mám zrovna chuť a na který jsem připravený (bez nutnosti si je všechny někam vypsat). Můj přístup je více intuitivní.

Zjistil jsem, že nic nezabíjí snahu po efektivitě víc než přílišná strukturace (jako opačný extrém neorganizovanosti).

2. Zastaralost systému kontextů

Systém kontextů, který je základem GTD, je v dnešní době možná dobrým doplňkem, ale jako základní princip je podle mého názoru zbytečný. S neustálou konektivitou a převahou duševní práce se kontexty, které jsem kdy dokázal systematicky používat, zúžily na „home/work/outside“. To je jako základní organizační systém jistě trochu málo.

Systém kontextů GTD odráží způsob práce v 80. a 90. letech minulého století, nikoli současný. Odráží svět bez mobilů, iPadů, dokumentů v cloudu. Pokud mám v tuto chvíli chuť sednout si k počítači a dělat něco na něm, není nic jednoduššího, než si otevřít svůj seznam úkolů a do deseti sekund mám několik kandidátů k dispozici prostým pohledem a jemným zapojením mozku.

Pečlivé roztřiďování úkolů podle kontextů je časově neefektivní a zbytečné.

3. Zanedbávání prioritizace a aktuální důležitosti

Máte-li v úkolníčku 50-100 nebo i více rozmělněných úkolů (next actions), prostě si z nich nedokážete v každý okamžik vybrat podle „kontextu, energie, času k dispozici a relevance“, jak radí metoda. GTD (pro mě) naprosto zásadně podceňuje a neřeší systém výběru důležitých úkolů, neustálé změny priorit, výběr práce pro dnešek, plánování na další dny (tak abychom věci stihli včas) a všechny další aktivity, které jsou součástí naprosté většiny ostatních systémů time managementu (z nichž nejlepší a nestárnoucí jsou systémy Lakeina, Linenbergera, Forstera, Coveyho).

Osobně dosáhnu klidu (onoho v GTD vytouženého stavu „mind like water“), pokud si ráno naplánuji, čemu hlavnímu se budu během dne věnovat a co asi stihnu. Striktní GTD přístup ve mně vzbuzoval díky absenci tohoto přehledu (a to především při zpětném pohledu, kdy jsem viděl, jak málo skutečně důležitého jsem udělal) naopak vyčítavé, nebo úzkostné vlnobití. Kromě absence prioritizace mi v GTD chyběly i další praktické metody, jak pracovat, jak plánovat, jak se motivovat, jak prioritizovat – to, co ostatní systémy time managementu činí právě tak hodnotnými.

4. Konkrétní aplikace GTD

Konkrétní aplikace GTD systému jsou pro mě buď složité a nepřehledné, nebo příliš jednoduché a nepřehledné. Zkoušel jsem aplikovat GTD systém od nejelementárnějších několika stránek v sešitu (projekty, kontextové listy) po použití sofistikovaných programů (omnifocus). Vše vedlo nakonec k pocitu nepřehlednosti.

Umělé rozmělněné úkoly (next actions) neukazovaly na hned následující a důležitý úkol (next action). Jako „projekt“ pojímáte dle striktního GTD všechno od „objednat knihy v knihovně“ po „napsat dizertační práci“… Dostanete-li se k desítkám projektů, ztratíte přehled. Začnete tedy definovat pouze větší projekty, čímž narušíte koncept GTD… Složitější systémy (omnifocus) sice umožní lepší propojení a hierarchizaci úkolů, je to ale časově velmi náročné a ve svém důsledku díky složitosti různých pohledů a perspektiv stejně nepřehledné.

Začnete mít strach, že nějaký úkol v této složitost zapadne…

Svůj čas, který jsem měl věnovat užitečným aktivitám, jsem pak nakonec věnoval neustálým snahám zlepšit/zjednodušit/či zesložitit (podle momentální fáze) svůj GTD systém. Ne, problém nebyl v perfekcionismu, ale v tom, že systém prostě nefungoval.

5. Weekly review – svatý grál, který jsem nikdy nenašel

Opakovaně se ve všech článcích ohledně GTD upozorňuje na zásadní důležitost týdenního přehledu (weekly review). Opakovaně se ve všech diskuzích k těmto článkům setkáte s tím, že uživatelé nejvíce selhávají… v provádění týdenního přehledu. Co to znamená? Pro mě prostě to, že systém není vhodně navržen. Teoreticky vypadá každotýdenní úklid a vytvoření přehledu výborně. V praxi to však u mně zkrátka nešlo. Nemáte čas. Máte náladu, ve které úkoly „uklidíte“ jinak, než budete potřebovat v zítřejší náladě, kdy zjistíte, že veškeré včera definované příští kroky (next actions) jsou nerelevantní a vy se nyní chcete zabývat přesně něčím jiným…

Jiné metody time managementu také zavádějí podobný týdenní úklid, avšak v daleko méně striktní formě (Covey), nebo je součástí fungování systému samotného – tím, že systém používáte, se uklízí sám a sám vám poskytuje potřebný přehled o všem důležitým (Linenberger, Forster). To je podle mě ta nejlepší alternativa.

6. Fanatismus a neochota experimentovat

Dnešní názorová situace ohledně GTD je v mnohém svobodnější a umírněnější, než byla před pěti-deseti lety. Tehdy mi velmi vadil fanatismus většiny stoupenců kolem GTD, který neumožňoval zajímavou diskuzi a experimentování. Argumenty typu „Toto se nesmí, protože David Allen říká toto“ a především „neděláte to „správné“ GTD, proto neočekávejte, že bude fungovat“ mi vždy přišly úsměvné a neposunuly mě dál.

Podobně mi vadilo, že mnozí příznivci vnímají tuto metodu jako naprosto revoluční a neuvědomují si, že jde „jen“ o kombinaci starých rad a přístupů v time managementu, které najdeme u mnoha předchozích autorů. Kombinace je to určitě originální. Ale je to právě uvedené chápání „výlučnosti“, které zabraňuje (nebo zabraňovalo?) tomu, k čemu by každý přístup v oblasti produktivity měl vyzývat: k experimentování a osobnímu přizpůsobení všech rad a nápadů. K zamítnutí toho, co nefunguje. K rozšíření toho, co se ukázalo jako dobré.

Vylévám vaničku, ale za dítě jsem rád!

Závěrem chci zdůraznit, že GTD mi samozřejmě přinesla také spoustu pozitivního: Naučil jsem se přemýšlet nad způsobem, kterým pracuji, naučil jsem se kriticky hodnotit různé metody, rady a přístupy, a brát si z nich to nejlepší. V neposlední řadě samozřejmě některých rad z GTD také využívám. Kniha a celé hnutí GTD mě – stejně jako jistě mnoho jiných lidí – motivovalo k četbě mnoha dalších článků a knih o produktivitě. A Davidu Allenovi patří podle mého názoru mimořádný dík především za to, že učinil z produktivity téma, o kterém se hovoří, aniž byste byli vnímání s despektem nebo podivem. A to je určitě mimořádně důležitá zásluha.

Jaké zkušenosti s GTD máte vy? Jak se vyvíjel váš vztah k němu? Co z něj používáte, co ne? Budu rád, pokud napíšete o svých zkušenostech do komentářů…

Dalibor Špok

—

Budete-li chtít diskutovat nad možnostmi využití a práce s metodou GTD, přijďte na první specializovanou konferenci v České republice, uskuteční se už tuto sobotu, 27.4. www.gtdkonference.cz

Kamarádka tabule

Tabuli, bílou, magnetickou, na kterou se dalo kreslit fixy, jsem zakoupil vždy jako první rozhodnutí v novém zaměstnání, kam jsem nastoupil. Sešit jsem sebou nosil všude a psal si do něj poznámky a stejně jako na tabuli i kreslil své první neumělé myšlenkové mapy, aniž bych věděl, že se tomu tak říká.

Má největší zkáza byly žluté lístky s poznámkami. Externí monitor vedle notebooku oblepený žlutou záplavou kolem dokola, další řady lístků přilepených k desce stolu. Některé z nich se už rolovaly do sebe, jak byly staré a poznámky nebo úkoly na nich nevyřešené.

A tehdy jsem si náhodou přečetl první článek o GTD, viděl v nějakém videu Petra Máru hovořícího o metodě GTD a objevil server Mítvšehotovo.cz.

Otevřel se mi nový svět obsahující návody, zamyšlení, recenze nástrojů, zkušenosti jiných uživatelů.

První krůčky s GTD

Jako Apple fanoušek jsem se samozřejmě nadchl pro aplikaci Things a netrvalo dlouho a já své GTD provozoval na MacBook Pro, iPhone a později i na iPadu vyzbrojen právě tou bezvadnou aplikací Things. Čas běžel, já přestal používat GTD jako „todo“ list, přišel jsem na chuť kontextům, prioritám, pochopil více zákonitosti systému GTD a opět postoupil o krůček dál.

Jenže Things jsem přerostl, potřeboval jsem více prostoru pro své GTD, pro košatější projekty, složitější úkony. Potkal jsem Pepu Jasanského (později založil server OmniFocusaja.cz), který mi představil robustnější řešení oproti Things – OmniFocus. Potkal jsem Pavla Dvořáka, zkušeného projektového manažera, jenž byl specialistou na software a aplikace od OmniGroup, a také Lukáše Gregora, asi nejlaskavějšího lektora GTD, který u nás krom jediné vyjímky nemá konkurenci.

Poznával jsem další zajímavé lidi, kteří na GTD fungovali a řídili více či méně skrze tuto metodu své pracovní a/nebo soukromé životy.

Jak prokrastinace dostala na frak

Většinu oblastí svého života mám poměrně disciplinovanou. Určitě už jste slyšeli o prokrastinaci. Někdo ji zahrnuje pod obecný pojem „lenost“, jiní z toho dělají událost a dalším to připomene článek, který někde četli. Pravdou je, že když zjistíte, a hlavně si přiznáte, že prokrastinací trpíte, nic jiného než disciplína vám nepomůže. Dostanete se do situací, kdy místo, abyste se věnovali škole nebo práci, důležitým věcem, tak si budete hledat cokoliv, co vás odvede od toho, abyste své úkoly splnili a budete je nahrazovat nepodstatnými činnostmi, třebas i mytím nádobí nebo prkotinami, které pro vás nejsou vůbec podstatné. A ztrácet tak čas, své možnosti, úspěch, svou cestu.

Zde mi hodně opět pomohlo GTD. Ne aplikace, ale systém.

Naučit se nový dril, fungovat podle něj, vyřešit / předat dál / zahodit atd. Nerozptylovat se, splnit úkoly, které jsou naplánované na daný den, plánovat dál. Nezachrání vás to, ale pomůže vám to fungovat dál, držet se toho jako lana, podle kterého sotupáte na příkrou horu.

Vzájemné poznávání

Nikdy jsem GTD nebral jako dogma. I když jsem četl Allenovo „Mít vše hotovo“ pětkrát, abych pochopil zákonitosti jeho metody, myslím, že ani Allen to tak nezamýšlel.

Vnímám GTD jako metodu, kterou si každý může ohnout a přizpůsobit svému světu, potřebám, možnostem a způsobu používání.

Znám lidi, kteří nepoužívají priority a jiné prvky, lidi, kteří své úkoly netřídí na základě času a stačí jim Today a vše ostatní jde skrze Review.

Sám vidím, v čem bych se mohl ještě zlepšovat. Po setkání s Jirkou Kneslem jsem si uvědomil nutnost pevnějšího uchopení perspektiv a rolí. Do té doby to pro mě byly cesty, ke kterým jsem směřoval. Založení a funkčnost firmy. Trenérský kurz bojového umění. Psaní povídek. Zájem o marketing. Jirka mi ukázal, jak to vidí on a zase mě posunul dále, kdy se z cest staly role. Podnikatel. Trenér. Bloger/spisovatel. Marketér.

Hodně mě na GTD baví, kolik i po těch pár letech, co se metodě věnuji, toho můžu ještě objevovat a zlepšit.

Pomocník, ne dogma

Stejně jako i jiné dobré značky (lovebrandy) mají svou fanouškovskou komunitu (Apple, Nike, Starbucks, Converse atd.), mají i své fanatiky. Potkal jsem pár lidí, kteří se snaží vysvětlovat GTD jako „pevnou mantru“, která vše zachrání a spasí, jeden jediný styl time managementu, nemůže to být jinak než jak říkají. Stejně jako u jiných značek, i tihle kazatelé škodí, protože díky nim se od GTD odtahují lidé, kterým by tato metoda mohla pomoci řídit jejich pracovní či soukromý život, dřív než si o ní přečtou, zajdou na školení nebo se jen pobaví někde nad kafem.

I v GTD je důležité zachovat si vlastní rozum, nakonec každý sám za sebe nejlépe ví, jak je na tom se svým nakládáním s časem.

Neznámá GTD

Právě ta „uzavřenost“ do komunity fanoušků a nadšenců mě u GTD mrzí. Mítvšehotovo.cz je tu již řadu let, po Petru Márovi se objevila řada dalších skvělých lektorů, namátkou Lukáš Gregor, Jirka Knesl, Daniel Gamrot, ale GTD jako by se stále nepovedlo odpoutat od základů a vyrůst výše.

Kolik lidí, kteří se pohybují kolem vás, kolik z nich byste mohli uvést, že znají GTD? A teď kolik lidí mimo komunitu GTD?

Právě mimo komunitu fanoušků se o GTD ví bohužel jen málo. O GTD se nepíše v médiích jako je E15, Strategie, Marketing & Media, zive.cz nebo třeba Respekt. Objevují se tam články o správě času, motivaci, rozvoji osobnosti, ale GTD chybí. A přitom by si právě GTD zasloužilo daleko větší pozornost a propagaci.

To je důvod, proč jsme se spolu s dalšími lidmi, kteří mají GTD rádi a fungují na této metodě, rozhodli toto změnit.

Dát dohromady ty nejlepší, kteří mohou o GTD hovořit či ho dále učit. Seznámit s GTD úplně nové lidi, kteří mají problém s organizací svého času, priorit, projektů. A také chceme pomoci začátečníkům, protože, co si budeme říkat, prokousat se první polovinou knihy „Mít vše hotovo“ chce taky určité odhodlání. A tak vznikla myšlenka konference.

Pojďme se sejít

Na druhý pokus jsme spustili GTD konferenci. Místo, kde se mají setkat nejen lektoři a fanoušci GTD, ale také ti, kteří metodu používají v praxi, ve svém pracovním životě. Místo, kde si lze navzájem předávat zkušenosti, popovídat si o možnostech GTD, dále se posunout. A díky konferenci chceme také dát vědět okolnímu světu, že GTD existuje.

V nejlepším případě chceme vytvořit skvělou konferenci, která si zaslouží další ročník a bude tím světlem, které ukáže, že GTD je více než malá komunita fanoušků metody s podivným názvem. Že jde o metodu, která je velmi efektivní a nápomocná v řízení projektů a s právě úkolů, vhodná do pracovního i soukromého života.

Osobně doufám, že, stejně jako se to stalo mně, usnadní používání metody GTD život všem, kteří jsou zavaleni prací, nemohou nalézt pro své úkoly tu pravou organizaci, plavou v moři žlutých lepících štítků. Všem těm projektovým manažerům, marketérům, lektorům, ředitelům firem, vedoucím týmů, ale i maminám na mateřské dovolené, co mají hromadu poviností a neví, kam dřív skočit.

Koneckonců, GTD je jen metoda, a je na každém, zda ji bude používat ve spojení s tužkou a papírem nebo speciální aplikací. Zda mu poslouží jako seznam pro nákupy nebo s ní bude řídít svou firmu, nebo dávat do rovnováhy pracovní a  soukromý život.

 Jiří Hiemer

Podle metody GTD máte mít tzv. “tvrdá data“ (typicky schůzky, jež mají místo a účastníka) ve svém kalendáři. Tyto připomínky vám tedy řeší váš kalendář. V dalších případech připomínky většinou nepotřebuji. Prostě po ranní/týdenní revizi vidím v Evernote vyfiltrované jen ty úkoly, ke kterým jsem se zavázal, že na nich budu teď pracovat (viz popis mého EN systému). Co mi ale v Evernote chybělo, je připomínka vzdálených či pravidelných opakujících úkolů, které se vážou ke konkrétnímu datu v budoucnosti. Typicky: připomínka naplánovat pravidelnou návštěvu zubaře, nezapomenout udělat daňové přiznání, koupit v čas dárek k výročí apod.

Řešení, které jsem našel díky nadšenci jménem Daniel Gold, nese název Followupthen.com

Služba Followupthen.com

Followupthen.com vám zašle připomínku formou emailu, a to v čase který si sami určíte. Ano, bohužel je to další email do vašeho inboxu. Svůj Inbox ale stejně  kontrolujeme v podstatě neustále, takže nám připomínka formou emailu v naplánovaný čas většinou neunikne. Pokud např. používáte iOS, tak můžete followupthen.com odesilatele nastavit jako VIP a nastavit si push notifikaci jen pro VIP odesílatele, aby vás ostatní příchozí zprávy neobtěžovaly. V takovém případě vám telefon zapípá jako skutečná připomínka na vašem zařízení, a to i v případě  když normálně pro emaily notifikaci nepoužíváte.

Krása této služby spočívá v tom, že nevyžaduje žádnou registraci a v základu je zdarma (Premium za 5 dolarů měsíčně vám umožní dostávat také sms připomínky). Prostě pošlete email na adresu @followupthen.com a ona vám pošle email zpět v ve vámi zadánem datu a času.

Jak tedy určíme ono kdy? Důležité je ta část před zavináčem. Tam dáte samotné časové určení, kdy chcete, aby vám služba email přeposlala zpět. Určení času musí být však v anglickém formátu, což si myslím většina z vás zvládne.

Jen pár příkladů:

• everymonday@followupthen.com - připomínku zašle každé pondělí ráno
• June1@followupthen.com – připomínku pošle 1. června (2013)
• 10AMJune1@followupthen.com – připomínku pošle 1. června 2013 v 10 dopoledne
• tomorrow@followupthen.com – připomínku pošle zítra
• Více příkladů můžete najít na stránkách followupthen.com

Integrace Followupthen.com do Evernote a jeho GTD workflow

Připadá vám to komplikované? Ano možná, ale pokud používáte Evernote jako svůj úkolovník, tak jde o užitečnou pomůcku, která se bezpochyby někdy hodí. Navíc službu  lze opravdu jednoduše zaintegrovat do vašeho stávajího „Evernote workflow“.  Klíčem je použití funkce Sdílet úkol pomocí emailu. Blíže pochopíte na konkrétním příkladu.

Představte si, že máte v EN vytvořený opakující se úkol: objednat se na kontrolu k zubaři. Řekněme třeba každý rok 15. května si to chceme nechat připomenout.

1) V EN poznámce s tímto úkolem pak klikneme na tlačítko „Share by Email“ (Sdílet emailem)

2) V nově otevřeném okně, pak jen zadejme správnou adresu určující klíčové “kdy“. Např  zde: everymay15@followupthen.com – tedy každého 15. května

3) Followupthen.com váš požadavek zpracuje a pošle vám email, který vám potvrdí, že byl úkol naplánován. Pro nás skvělá možnost překontrolovat, jestli služba pochopila vámi zadané datum správně. Máte tam i několik užitečných odkazů. Např. pro zrušení dané připomínky.

4) V daný den a hodinu vám pak přijde email s kopií vašeho evernote úkolu, tak jak vidíte na obrázku. (Pokud zadáte jen datum bez času, tak email příjde o půlnoci, stejně jako ve výše uvedeném příkladu.) Opět dorazí se spoustou odkazů, které vám pomůžou, např. možnost připomínku odložit. Velmi užitečné.

5) Pak už jen stačí v Evernote najít příslušný úkol a přidělit mu tag, který vám zařadí úkol do fronty úkolů, které hodláte udělat  (u mně tag !next)

A to je vše. Mně to celé připadá velmi jednoduché a účinné. Pokud máte nějaké další podněty či dotazy, tak se na ně těším v diskuzi.

Pavel Vokoun

Dotknout se tématu, o němž pojednává tento text, jsem měl v úmyslu, ke napsání mě však domotivovala diskuze, s níž jsem se před několika málo dny setkal na Twitteru. Zdálo se mi, že jako by z čistajasna přistála mezi námi domněnka, že GTD prostě moc nefunguje, že se tváří jako pomocník, ale umí hodit klacky pod nohy. A v neposlední řadě z diskuze vyskakovala prohlášení, že panuje kolem GTD zbožštění.

Nemyslím to nyní nijak útočně vůči diskutérům, vlastně v mnohém s nimi souhlasím, jen mě zarazila ta zvednutá vlna zpochybnění síly metody. Neuvědomuji si, že by se z GTD dělalo zlaté tele, lék na všechny nemoci. Ostatně, David Allen sice v knize propaguje vlastní dítko seč může, při pozorném čtení nám musí docházet, kde jsou nejen její přednosti, ale i omezení.

GTD je zpočátku jako hasící přístroj

No, teď dělám chytrého, pravdou je, že z počátků, kdy jsem s GTD začal, jsem se do určitého bludného kruhu dostal i já. Nyní se o zkušenost můžu podělit, dělám to hned zkraje každého svého školení, kde na nedostatky GTD upozorňuji a v uvozovkách řečeno ji i demýtizuji. Allen je pragmatické chlapisko, člověk proplouvající korporacemi a velmi dobře si uvědomuje, že vyprávět zahlceným a mnohdy chaotickým úředníkům i manažerům o poslání a budování vizí narazí na nepochopení, odpor, nebo zkrátka na neúspěch.

Pokud vám hoří v pokoji, vylezete na střechu, abyste se podívali na nebe a pouvažovali nad tím, jak by mohl barák za dvacet let hezky vypadat?

Allen sestavil takovou metodu, aby se dala nejen aplikovat okamžitě, ale také aby co nejdříve byly patrné její dopady. Síla jeho metody spočívá po jejím zapojení do pracovního procesu právě v tom, že vám onen oheň v pokoji uhasí.

Mně to tak před lety zafungovalo. Byl jsem spokojený a více GTD důvěřoval. To je fajn, ale taky nefajn. Protože jsem věděl, že s takovou organizací a s uvolněnou hlavou, ke které GTD napomůže, jsem schopen zvládat více projektů. Přikládal jsem si na bedra nové, současně jsem se snažil mít vše hotovo. Jaké bylo mé překvapení, když jsem sice byl uvolněný a organizovaný, ale u práce jsem seděl stejně dlouho? Kurnik, jak to že to GTD nevyřešila?

GTD a břímě, které na ni nakládáme

Jenže od toho metoda GTD není. Jednotlivé kroky Allenovy metody vedou člověka k většímu klidu (nezatěžuje si hlavu a vše má v dobře organizovaném systému), také k větší výkonnosti, neboť díky kontextům lze dělat řadu úkolů dohromady. Ve výsledku můžete být skutečně produktivní bytosti. Já se jí stal. Jenže ona deziluze, rozčarování (a bohužel někdy také cesta k vyhasnutí) pramení z nepochopení toho, že GTD je pouze prvním krokem k efektivitě. Protože efektivita nemluví o tom, udělat vše, ale udělat jen to, co je důležité. A jak to poznáme? Když známe své cíle, vize a máme i poslání. Zkrátka, občas se koukáme na svůj kompas.

Použil jsem tady slovo nedostatky, ale vlastně to není vůči GTD moc fér. GTD má prostě jiné cíle. Slabiny spočívají v nás. V tom, že jí buďto přikládáme vlastnosti, které nemá (pleteme si ji s metodou pro osobní rozvoj, plánování…), nebo na ni přenášíme naši odpovědnost.

Ano, i takoví lidé se najdou, myslí si, že metoda GTD (a vlastně jakákoliv metoda) jim sama vytrhne trn z paty, neřkuli udělá za ně vše, co je potřeba.

Proto mé jisté rozčarování z postřehů na Twitteru. Proč podrývat GTD, když jde o metodu, nástroj, nikoliv o slouhu, který za nás onu špinavou práci má udělat? Allen – a věřím, že ani náš web – o GTD nehovoří jako o samostatně fungujícím řešení, opravdu jde pouze o nástroj.

GTD jako pohon

Z výše uvedeného by se ještě navíc mohlo zdát, že GTD je dobré pro start, pak postupně přejít třeba na Coveyho filozofii a plánování. Já to udělal, ale od GTD jsem se neodstřihl. Důvod je prostý.

GTD je jako palivo. Můžete změnit auto, můžete se od země odlepit, vzlétnout a vidět svět z větší perspektivy, ale něco ten prostředek pohánět musí.

(Ano, i kůň nebo i my, když bychom se vydali pěšky, musíme mít svůj příjem energie…) GTD v tomto směru může velmi dobře sloužit. Udržuje hlavu čistou, věci mají svůj pořádek, není pro mě problém se snadno a rychle dostat jen k tomu, co zrovna potřebuji. Ale vždy tam musím být já. Má volba, mé rozhodnutí a má odpovědnost. GTD není roh ulice, za který se mám schovat.

Poznámka na okraj: Je řešením ZTD?

Možná, že při porovnání se ZTD působí GTD těžkopádně a odstřiženě od vyšších cílů, vizí a poslání. S tím nesouhlasím, protože Allen sice ve své knize (a metodě vůbec) příliš vyšší perspektivy nezdůrazňuje – o čemž jsem již z úvodu psal – na stranu druhou se o nich zmiňuje (tzv. vzletové dráhy), zvláště pak v knize Aby vše klapalo. Babauta si dal prostě tu práci, že jednotlivé kroky GTD přejmenoval a některé sloučil, něco odškrtl (kontexty), přičemž do své metody zapojil přístup Coveyho (viz knihaTo nejdůležitější na první místo). Nemám nic proti ZTD, ale to dost dobře nemůže fungovat, pokud jej chcete nasadit do týmu, který je aktuálně zaplaven rozdělanými projekty a sedí v něm řada takových, kteří si neumějí uspořádat pracovní plochu, natož svůj čas a práci.

P.S.: Na konci dubna (27.4.) se uskuteční v České republice vůbec první konference specializovaná na metodu GTD. Určitě si bude o čem popovídat… 

Co je to RSS?

RSS (Really Simple Syndication nebo Ritch Site Summary) je systém, který umožňuje snadné sledování novinek z informačních zdrojů. Původně sloužil pro předávání informací o aktualitách a článcích mezi servery. Díky jeho jednoduchosti se systém rozšířil a zkratku RSS nebo logo můžete vidět na každém serveru. Pokud se naučíte RSS využívat, budete při vyhledávání a čtení článků mnohem efektivnější.

Běžný, neznalý uživatel pravidelně navštěvuje své oblíbené weby a provádí své „čtecí kolečko“. Prokliká domovské stránky, popřemýšlí, co už četl, co je nového. V některých případech provádí „čtecí kolečko“ i několikrát denně, hlavně pokud se pod některým článkem objevila výživná diskuze, nebo se mu jednoduše chce „něco hledat“. Jak tím trpí produktivita nebo jaká je informační hodnota takového chování není třeba rozebírat.

Zdroj obrázku: http://www.rssboard.org

Výhodou RSS je, že všechny vaše oblíbené zdroje informací (weby, zpravodajské servery, blogy, diskuze…) vás budou automaticky informovat o novém obsahu, aniž byste jejich stránky museli navštěvovat. Jednoduše se přihlásíte k odběru a v RSS čtečce uvidíte seznam nového obsahu. RSS nevyžaduje poplatky ani registraci na webech. Čtečky umožňují obsah třídit, označovat příspěvky jako přečtené a některé umožní obsah stahovat pro pozdější čtení offline.

Všechny vaše oblíbené zdroje informací vás informují o novém obsahu, aniž byste museli navštěvovat jejich stránky.

Microsoft Outlook jako čtečka

Outlook od verze 2007 má RSS čtečku jako vestavěnou funkci, takže pokud jej používáte jako pracovní nástroj tak jako tak, proč nevyužít i možnost sledování oblíbených a důležitých informací?

Výhody RSS v Outlooku:

• Neinstalujete žádný další program
• Ve spojení s Exchange je nastavení i obsah synchronizován
• Pokud přečtete článek na jednom zařízení, bude označen přečtený i na jiném
• Články a přihlášené odběry jsou dostupné přes webové rozhraní Outlook Web App
• Pomocí pravidel můžete extra-důležité články automaticky přesouvat do hlavního inboxu
• Lze stahovat automaticky celé články (případně i obrázky) pro čtení offline (ve vlaku, v letadle)
• Funguje vyhledávání a vytváření složek výsledků hledání (např. pro sdružování odběrů)
• Nastavením zásad (Exchange 2010) se můžou staré články samy mazat nebo archivovat
• RSS lze použít i pro firemní blog, knihovny Sharepointu i pro některé monitorovací systémy
• Šéf nepozná, jestli si čtete blogy nebo vyřizujete poštu (pokud to neovlivní pracovní výkon)
• Oblíbené odběry si můžete dát na panel zástupců v Outlooku

Jak přidat odběr RSS do Outlooku?

V seznamu složek najděte složku Informační kanály RSS a klikněte nad ní pravým tlačítkem myši. Z nabídky vyberte položku Přidat nový informační kanál RSS. Zobrazí se okno k zadání adresy kanálu.

Adresu kanálu RSS zkopírujte z požadovaného webu. Najeďte myší nad text nebo logo RSS, pravým tlačítkem vyberte z místní nabídky Kopírovat adresu odkazu nebo Kopírovat zástupce (dle prohlížeče). Tím se adresa uloží do schránky. Vložte jej do okna pro zadání adresy v Outlooku a klikněte na tlačítko Přidat. Pokud Outlook zahlásí chybu, odkaz neobsahuje adresu RSS kanálu. Zkuste to znovu a jinak. Můžete hledat také zkratky ATOM, XML. Se standardními zdroji si Outlook poradí.

V případě správného odkazu se zobrazí okno pro potvrzení. Pokud kliknete na tlačítko Upřesnit, můžete změnit název a upravit možnosti stahování celého textu nebo příloh. Můžete také změnit umístění ukládání, například pokud je vaše schránka Exchange serveru příliš malá. Po potvrzení se okamžitě začnou objevovat příspěvky – hlavičky a náhledy článků. Kolik posledních článků se v odběru zobrazí, závisí na nastavení serveru.

Práce s RSS čtečkou v Outlooku

Součástí staženého textu je vždy odkaz na původní článek na serveru, takže nemusíte číst v Outlooku. Příspěvky se chovají jako každé jiné položky Outlooku. Funguje stav přečtený / nepřečtený, příspěvky můžete kopírovat, přesouvat, kategorizovat, archivovat, přeposílat…  Načtené příspěvky máte k dispozici i bez připojení k internetu.

Tlačítkem Sdílet kanál můžete odkaz poslat e-mailem jinému uživateli a tlačítko Zobrazit článek otevře článek ve webovém prohlížeči.

Pokud odebíráte větší počet RSS kanálů, můžete je rozdělit do složek. Nejdříve jej vytvoříte v hlavní složce a vytvořený kanál přesunete.

Pokud používáte panel zástupců, můžete si své nejoblíbenější a nejčtenější kanály přidat na něj. Tučným písmem a číslem uvidíte počet nových příspěvků, jako v každém jiném inboxu.

Správu, přidání a odebrání RSS kanálů můžete provádět v nastavení účtu:

Čtení na cestách

Pokud máte účet na serveru Exchange, RSS kanály a příspěvky se synchronizují. Můžete tak číst například na Windows Phone, bez další aplikace a oblíbené kanály si dát do seznamu synchronizovaných složek nebo na úvodní obrazovku. Pokud synchronizujete svůj Exchange účet s Apple zařízením nebo Androidem, své RSS kanály najdete mezi složkami také.

Součástí Exchange serveru je přístup k Outlooku přes webové rozhraní (Outlook Web App) včetně RSS kanálů.

Pokud je Outlook vaše centrální místo pro správu informací a času, proč to ještě nerozšířit? Doporučuji určitou míru v počtu sledovaných kanálů. Není nutné sledovat úplně všechno. Díky nadpisu, náhledu a nudnému neatraktivnímu rozhraní Outlooku zvládnete přečíst nebo přeskočit víc článků za kratší dobu:-)

 Jaroslav Luhan

Tyto otázky si často kladu já, jistě i nejeden z našich čtenářů a položila si je také studentka Fakulty multimediálních komunikací ve Zlíně, Petra Holáková. Důležitou součást její připravované diplomové práce tvoří právě diskuze nad způsoby využití a nakládání s metodou GTD. Bylo logické, že ty zásadní informace můžete přinést jen a pouze vy, lidé, kteří se s GTD již setkali – ať už jen na krátko, nebo s ní fungujete dlouhodobě. Vznikl proto dotazník, který může (zůčastní-li se jej relevantní počet respondentů) přinést nejen zajímavá data a statistiky, ale po finálním zpracování také sadu zformulovaných závěrů, jež dost možná pomohou lidem stojícím na samém počátku s metodou GTD, nebo těm, které zajímá, jak GTD žije mimo stránky knihy Mít vše hotovo Davida Allena.

Přimlouvám se na tomto místě za to, abyste si našli čas, zhruba 5-10 minut, a dotazník vyplnili (uzávěrka je 27. března). Otázek je sice více, ale jejich formulace vede k možnosti rychle odpovědět. Diplomová práce bude po své obhajobě dostupná i pro vás a navíc řadu ze závěrů zde – ať už já sám, nebo jiní redaktoři webu – rozebereme. Upřímně se na výsledky těším, nyní už je to však ve vašich rukou.

Online dotazník: http://d.pr/xK7f

Děkuji, že se zapojíte a že budete dotazník sdílet a šířit dál!

P.S.: Jestliže v samotném závěru dotazníku uvedete své jméno a e-mailovou adresu, budete zařazeni do slosování. Třem šťastlivcům bude dána možnost si vybrat z knižní nabídky nakladatelství Jan Melvil Publishing knihu/ebook.