Možná že takový kouzelník právě dorazil. Petr Ludwig se pojmu, který se ani zvukově nikterak nesnaží působit sympaticky, věnuje dlouhodobě na specializovaných školeních a přednáškách. Aby se však jeho tipy na potlačení prokrastinace dostaly do všech tuzemských luhů a hájů, bylo potřeba jeho aktivity rozšířit i o psaní knihy. Ta před několika málo dny opustila tiskárnu a jmenuje se Konec prokrastinace.

Hůlka s dobrým návodem

Ačkoliv jsem projektu fandil, do jisté míry se ve mně ještě při samotném čtení úvodních kapitolek mírně vrtěl skřítek Skeptik. Ostatně, Skeptik se mi vrtí vždy, když v knihkupectvích zakopávám očima o haldy booků slibujících vaši proměnu v lepšího manažera, člověka či dítě, nabízející zaručených 100+1 radu na zlepšení koncentrace a potlačení lenosti, kuchařky štěstí i růstu. I přebal a web Konce prokrastinace leccos slibuje, má však tu výhodu, že skutečně představuje hůlku, pomocí které se můžete naučit vykouzlit obranný val proti odkládání a neefektivnosti.

Stále však jde o hůlku a návod k ní, tedy postup, nástroj, s nímž je možné opravdu odvrátit chorobné přesouvání úkolů, ale – což si mnozí čtenáři třeba nebudou chtít připustit – bez vašeho vlastního přispění se změní leda tak využití vaší police na knihy, nikoliv vy sami.

Proč zvolit pomocníka

Popasovat se s potížemi, které mohou nést právě označení vy-víte-čeho, lze pochopitelně i bez rad a návodů. Pokud jste však doposud s odkládáním nezatočili, berte to jako signál, že pomocníkovi aspoň zkuste chvíli naslouchat. Petr Ludwig navíc umí velmi dobře psát, jeho styl se nepotřebuje kochat vlastními slovy, věty a i kapitolky vás o mnoho času neoberou, protože se jde zkrátka k jádru pudla (vůbec netuším, kde se to rčení s pudlem vzalo, ale nebudu v průběhu psaní článku prokrastinovat a zkoumat jej…). A protože mi rukama prošla hezká řádka knih, jež můžu vágně oštítkovat jako osobní rozvoj, mile mě překvapil celý koncept a struktura Ludwigovy práce. Měl jsem dojem, jako by to nebyla kniha, ale skutečný živý pomocník, který k vám promlouvá, jde s vámi postupně po krůčcích na cestě tak, abyste chápali, co se kolem vás odehrává a vnímali, že vše má logickou návaznost.

Prokrastinace není nemoc

A nebývá mnohdy spojena ani s leností. A ani s odpočinkem. Má kořeny v tom, že si mnohdy plně neuvědomujeme, kým jsme a kam chceme jít. Zde hledejte všechny příčiny. Pokud budete mít v rukou Ludwigovu knihu, tak vás k hledání a pojmenování přímo vybídne (a také podstrčí pár vhodných otázek a formulářků). Nebudu do detailů rozepisovat dílčí tábory k výstupu na Everest, od toho zde budou další čtenářské zkušenosti. Zdůrazním právě onen aspekt Ludwigova přístupu, který vychází z uvědomování si vlastní silných i slabých stránek, ale také z konfrontace vize a konkrétních cílů, které ve výsledku (při dosažení) natropí více škody nežli užitku.

V knize se netluče prázdná sláma. Tipy na to, že si máte vypnout Facebook, abyste se mohli v klidu učit, se hodí do šestákové literatury. Ludwig ale čerpá přednostně z odborných výzkumů a ze studia fungování mozku, což se v poslední době osvědčuje i mně samotnému, protože odpovědi a skutečné rady lze najít právě v poznání tohoto orgánu. Deviza knihy pak spočívá ve srozumitelnosti a pořadí, v jakém všechny ty mozkové postřehy autor předává. Bere je jako jakési korálky zavěšené na provázek, který pro nás na základě mnohaleté lektorské zkušenosti připravil.

A protože první pro první představení projektu, který se – doufám – bude nyní šířit mezi všechny, co s vy-víte-čím zápolí, tohle stačí, rozloučím se s jedním z citátů Konce prokrastinace:

Spejbl: „Hur­vajs, musíš si umět poručit.“ 

Hurvínek: „Což o to, taťuldo, já si poručím, jenže já se neposlechnu.“

Podrobnější informace najdete na www.konec-prokrastinace.cz

V tomto článku se tedy budu věnovat tomu, jak já aplikuji metody ZTD (a částečně i GTD) při práci i v osobním životě. Chtěl bych jím dokázat, že techniku ZEN a hotovo lze aplikovat na téměř jakékoliv povolání a užívat jí může téměř kdokoliv, kdo dokáže dodržet několik jednoduchých pravidel. Tedy nejen internetový marketér, jako jsem já. Doufám, že vám článek pomůže v nastavení či vylepšení vašeho systému, pokud s ním ještě nejste plně spokojeni.

Abych vám přiblížil kdo jsem, moje jméno je Josef Řezníček a pracuji jako konzultant a lektor internetového marketingu. Zabývám vymýšlením strategií propagace na webu pro různé projekty. Naší specializací je optimalizace pro vyhledávače, obsahový marketing a další formy “neotravné” reklamy, kterým se v dnešní době souhrnně říká inbound marketing. Pojďte se se mnou podívat na systém, kterým při mojí práci i v osobním životě organizuji úkoly a informace. Možná nějaké postupy inspirují i vás. Nebo si možná uvědomíte, že podobný způsob, jaký používám já, můžete začít používat i vy.

1. Shromažďuji

Pro správu pracovních i osobních úkolů používám skvělý nástroj BaseCamp. Všechny poznámky, nápady a informace shromažďuji na několika málo místech. Těmito inboxy, jak je nazývá David Allen, jsou kromě BaseCampu ještě speciální inbox zápisník v elektronických poznámkách Evernote, papírový zápisník Moleskine, emailová schránka v Gmailu a fyzický šanon v mojí kanceláři. Do těchto 5 inboxů shromažďuji vše, co se na mě každý den valí ze všech stran.

2. Třídím

Druhým bodem podle systému ZTD je třídění informací. Každý den projdu jednotlivé schránky a vyprázdním je. Elektronické poznámky z Evernote roztřídím do dalších záznamníků, vytvořím z nich úkoly, nebo je jednoduše smažu, pokud už nejsou důležité. S papírovými poznámkami z A5 nelinkovaného notýsku Moleskine udělám to samé. Buď poznámku oskenuji a vložím do elektronické podoby, nebo jí přepíšu, přeměním na úkol, nebo ignoruji. Ale vždy po zpracování přeškrtnu v zápisníku to, co už jsem vyřídil. Mám tak schránku na konci dne čistou.

Všechny moje emaily putují do jedné schránky, kde je alespoň jednou za den projdu a vyřídím. Stále jsem se nenaučil občas neodolat pokušení a průběžně nahlížet do emailové schránky několikrát během dne. Důležité emaily si ale pouze označím k vyřízení hvězdičkou a vrátím se k nim až při kontrole inboxu. Doby, kdy jsem čekal, co přijde za email a ihned na něj odpovídal, i přes nutnost přerušení ostatní práce, jsou naštěstí už dávno pryč. Ohvězdičkované emaily vyřizuji většinou jednou za den, nebo vyřízení převedu na úkol do BaseCampu a tím inbox vyčistím. Všechny emaily, které jsou už vyřízené, archivuji, takže v přijaté poště mám na konci dne čisto.

Poslední zmíněnou schránkou, kam putují informace, je fyzická přihrádka v mojí kanceláři. Do ní dávám všechny dopisy, papíry i předměty, se kterými je třeba něco udělat. Přihrádku potom jednou za 2-3 dny projdu, dokumenty buď naskenuji a uložím, nebo archivuji, převedu na úkol, či vyhodím do koše.

Při popisu mých inboxů jsem úmyslně vynechal BaseCamp, ve kterém si eviduji seznamy úkolů a organizuji práci. Jde vlastně z menší části o inbox, ale používám ho především jako nástroj, který mi pomáhá plánovat. A právě plánování je třetí bod metody ZTD.

3. Plánuji

Svoje cíle a úkoly si plánuji v několika rovinách. Tou nejobecnější je roční plán obsahující na tento rok 9 cílů, kterých chci dosáhnout. Plán mám vystavený nad pracovním stolem a vlepil jsem si ho i na první stranu do zápisníku Moleskine. Z těchto cílů potom odvozuji měsíční cíle, které jsou obvykle 3. Ty si zase nalepím na okraj monitoru a mám je tak stále před sebou.

Je pro mě tedy jednoduché se několikrát za den sám sebe zeptat, jestli to co dělám, opravdu vede ke splnění oněch 3 cílů na daný měsíc. Na základě měsíčních cílů potom organizuji úkoly na každý týden, to už v rámci BaseCampu. Na konci předchozího týdne, nebo začátku nového, projdu všechny úkoly, které mám naplánované na jednotlivé dny v týdnu a přeorganizuji je, upravím a posunu podle aktuálních možností tak, abych stihl co nejvíce věcí, které povedou ke splnění měsíčních cílů. Výsledkem je přehledný seznam úkolů na každý den. V průběhu týdne ještě úkoly někdy upravuji, přesouvám nebo přidávám nové, ale většinou to už nejsou velké změny.

Každé ráno nebo předchozí večer si vytisknu aktuální úkoly na 1 den. Potom vezmu 4 zvýrazňovače - žlutý, oranžový, zelený a růžový a označím jednotlivé úkoly podle toho, kdy v rámci dne bych je chtěl splnit. Žluté úkoly jsou nejdůležitější a zabývám se s nimi dopoledne, oranžové úkoly si nechávám na odpoledne a zelené úkoly na večer. Růžovou tečkou před úkolem pak pro ještě větší přehlednost označím 1-3 úkoly, které chci určitě splnit. Babauta je nazývá “velkými kameny”, nebo “nejdůležitějšími úkoly”. Pokud to jde, tak tyto kameny naplánuji na začátek dne, abych je měl co nejdříve hotové.

Díky tomuto systému plánování dokážu dobře určit, na čem mám pracovat. Když sám sebe nachytám, že dělám něco jiného, než bych měl, barevný seznam mě rychle vrátí do správných kolejí. A s tím vlastně souvisí čtvrtý bod metodiky ZTD- Vykonávání činností.

4. Vykonávám

Díky tomu, že na 1 týden dopředu vím, co budu dělat, poměrně dobře se mi soustředí na to, na čem pracuji. Když se ke mně dostane nějaký naléhavý úkol, nebo i třeba obyčejná informace, nápad nebo poznámka, snažím se nejdřív dokončit na čem pracuji a novou věc uložit do inboxu a na konci dne jí rozplánovat nebo nějak zpracovat. Protože jsem chlap, nemusím se stydět, že nezvládám a ani nechci zvládat multitasking. Kdybych byl ženou, možná bych se ze začátku na za fakt, že prostě nejde dělat víc věcí najednou, i styděl.

Problémy, se kterými jsem se potýkal a jak jsem je vyřešil:

1. Mnoho úkolů pro mnoho klientů

Ze začátku jsem dlouho nevěděl, jak mám vyřešit příliš dlouhé seznamy úkolů naplánovaných do budoucna a mnoho různých úkolů pro různé klienty, kterým poskytujeme naše služby. Leo Babauta hovoří o vytvoření minimálního množství to-do listů, evidenci málo úkolů, ale já vždycky měl úkolů spoustu. Dnes jsem to vyřešil tak, že úkoly sice v BaseCampu vystavené mám, ale vždy pracuji jenom s těmi nejbližšími, takže nejsem přehlcený. Pro každého klienta máme v systému vytvořený speciální projekt a tak jsou úkoly přehledně u sebe.

2. Akční a konkrétní úkoly

Hlavně dříve se mi stávalo, že si stanovím úkol, ale když dojde na jeho plnění, přesně nevím, co mám dělat. Proto se snažím vždy zadat konkrétní úkol. Místo “napsat článek” jsem se naučil vystavit si “napsat článek pro mitvsehotovo.cz na téma jak používám já GTD, nápady co zahrnout viz poznámka”. Díky akčním a konkrétním úkolům mi pak nepřipadá splnění úkolu obtížné.

3. Pocit uvolnění

Když jsem byl malý a chodil na základní školu, psal jsem si úkoly do malého notýsku. Pokud jsem pak úkol splnil, cítil jsem vždy uspokojující pocit. Později na střední škole jsem ale začal zkoušet různé nové systémy organizace práce a nějak jsem tento pocit začal postrádat. Postupem času jsem zjistil, že to je způsobené především tím, že už si hotové úkoly fyzicky neškrtám. Dnes si proto každý den vytisknu seznam úkolů a po dokončení na papíru řádně přeškrtnu úkol jako hotový. Uspokojující pocit je zpět, zkuste si to taky.

4. Naplánování příliš mnoho úkolů

Dalším problémem, který vlastně stále čas od času řeším, je naplánování si příliš mnoho úkolů, které nemohu za den či týden stihnout. Důvodem pro vznik těchto situací byl především fakt, že jsem neuměl přesně odhadnout, kolik času mi zabere jaká činnost. Proto už asi rok používám aplikaci Time Doctor, pomocí níž si měřím vše, co dělám. Mám tak dobrou zpětnou vazbu o stráveném čase na jednotlivých úkolech a když dělám podobnou věc v budoucnu, můžu se podívat, jak dlouho mi trvala předtím a podle toho si naplánovat časovou náročnost úkolu.

5. Nemůžu se soustředit

Nějaké činnosti dělá člověk rád, jiné jsou spíš povinností, která není tak zábavná. Sám vím, že u některých úkolů ztratím pojem o čase a u jiných koukám stále na hodinky, nebo se snažím svojí pozornost podvědomě přesunout jinam, protože mě tolik nebaví. Pokud se dostanu do takovéto situace, pomáhá mi metoda Pomodoro. Kdo o ní neslyšel, doporučuji si o ní něco přečíst. Systém pravidelných pauz a dělání úkolů mě dobře nasměruje k produktivitě. Z mého pohledu je to vlastně taková gamifikace mojí práce, protože sám sebe testuji, jestli se vydržím plně soustředit.

Mám stále co zlepšovat

I když se můj systém jeví jako na první pohled jednoduchý, přesto mi trvalo 2 roky, než se mi ho podařilo implementovat do každého dne. A stále je co zlepšovat. Systém opouštím jen párkrát za rok, když jsem na dovolené. Při ní si zase užívám, že žádný to-do list nemám a můžu si dělat co chci.

Jak používáte metody GTD a ZTD vy? Shoduje se v něčem můj postup organizace práce a osobní produktivity s tím vaším? Kde se rozcházíme? Díky moc za vaše komentáře.

Josef Řezníček 

Pokud jste týmovým vedoucím, asi se vám NESTÁVÁ, že byste tohle slyšeli od svých podřízených… Myslíte, že je to proto, že oni takové situace nezažívají?
Ale ano, zažívají, jen vám to z pochopitelných důvodů neřeknou – a tak si všichni musíme uvědomit, že je velký rozdíl mezi pracovní dobou a časem na práci!
Mělo by být povinností vedoucího lidem čas na práci poskytnout!

V tomto článku se dozvíte o tom, jak je vhodné ochraňovat klid na práci pro všechny členy týmu. Dost možná pro vás bude překvapením, že jako jednoho z největších vyrušovatelů označíme šéfa – tedy možná právě vás! Dále si ukážeme, jakou spoušť můžou způsobit bezohledné mítinky. A na závěr navrhneme jednoduché řešení – zavedení „úředních hodin.“ Ten, kdo tohle reálně udělá, je osvícený týmový vedoucí!

Poprvé jsem si tohle uvědomil před asi čtyřmi lety při práci na internetovém projektu pro velkou pojišťovnu. Žádný projekt není jednoduchý, ale zde byla situace složitější ještě o to, že nebyl čas na důkladnou analýzu a obrovské množství požadavků na systém přicházelo teprve v průběhu vývoje. Tato skutečnost denně vznášela i spoustu technických otázek a vývojový team (asi 6 lidí) se s otázkami obracel na softwarového architekta projektu – říkejme mu Vojta.
Vojta byl velmi ochotný člověk, ale brzy bylo cítit v jeho chování značné napětí a nervozita, která se časem rozvinula do zjevného stresu. Posléze vyplynulo, že kvůli neustálému vyrušování s dotazy a přepínání pozornosti Vojta nemá v podstatě čas a soustředění na vlastní práci. Přitom role softwarového architekta je v projektu zásadní!
Přemýšleli jsme, jak situaci řešit a vzpomněli jsme si, jak fungují úřady – a tak jsme přišli s pravidlem, které jsme nazvali „Vojtovy úřední hodiny.“ Podstatou bylo, že každý den byl vyhrazen čas mezi 13 a 14 hodinou, kdy Vojta měl čas vyhrazený na zodpovídání dotazů, rady, pomoc, prostě byl zde pro tým. Čas mimo tyto hodiny byl svatý a musel být vážný důvod pravidlo porušit!
Projekt se tím nestal procházkou růžovou zahradou, ale Vojtova vlastní práce se opět rozhýbala a jeho nervozita vymizela. Ve svých úředních hodinách vítal kohokoli téměř s úsměvem

Ptáte se, jak moc tato Vojtova nedostupnost omezila ostatní členy teamu v jejich práci? Odpověď zní NIJAK! Ukázalo se, že většina dotazů členů teamu nevyžaduje OKAMŹITÉ řešení a počká až na okno úředních hodin.
Jediné, co bylo třeba zajistit, bylo to, aby si každý člen teamu někde shromažďoval své věci k řešení. Může se to zdát triviálně jednoduché, ale je s podivem, kolik lidí si nedělá žádné poznámky, když jim někdo říká, co vše je třeba udělat. (Poznámkový blok většinou bohatě stačí, ale můžete v týmu i utrousit záhadnou zkratku GTD  )
Z celé této zkušenosti jsem si vyvodil pravidlo – „Kritické role je třeba ochraňovat zavedením jejich úředních hodin. Howgh!“

Všichni bychom měli mít úřední hodiny!

Čas šel dál, projekty a lidé v týmu se střídali a nemělo trvat dlouho, kdy jsem si měl uvědomit, že uvedené pravidlo je třeba poněkud rozšířit.
Náš tým právě pracoval na systému pro velkou českou spořitelnu s kritickým termínem (existují projekty bez kritického termínu?). Nové požadavky se valily, priority se měnily, problémy se rychleji objevovaly, než řešily – prostě všední den na zákaznickém projektu. Často se objevilo něco, co jsem potřeboval konzultovat s některým členem týmu – nejčastěji jsem zaskočil za programátorem – říkejme mu Bedřich. Povšiml jsem si, že jakmile se mu objevím u stolu, téměř bez výjimky něco odklikne na monitoru, než se obrátí ke mně. Domníval jsem se, že schovává novinky.cz, ale pak jsem si uvědomil – vždyť tenhle lehce tuhnoucí úsměv přece odněkud znám, takhle se tvářil architekt Vojta, když ho někdo rušil v práci – a tak jsem se Bedřicha na rovinu zeptal. Víte co to bylo? On si vždy zastavoval timer Pomodoro!

V ten moment jsem si uvědomil, jak hrozné věci se dopouštím! Tady jsem měl osvíceného vývojáře, který si hlídal své vlastní soustředění a efektivitu a do toho si to přihasím já, jeho nadřízený, a rozbiju mu ji!
A tak mi došlo, že klidný čas na práci potřebuje KAŽDÝ a že vlastně všichni bychom měli mít svůj ekvivalent úředních hodin! A tento čas na práci by měli respektovat všichni, dokonce i manažeři! Pokud jste totiž vedoucí, nebo máte jiné formální nadřízené postavení (či to máte nedej bože dokonce na vizitce), pravděpodobně vás vaši podřízení NEPOŠLOU pryč, že je rušíte! To ale neznamená, že tomu tak není!

Mítink = klín v kalendáři

Podívejme se ještě na jiný příklad z téhož týmu. Typická situace v týmech bývá taková, že každý má své vlastní osobní úkoly, pak jsou zde úkoly, které je potřeba konzultovat s někým jiným. Do toho sem tam přijde pozvánka na mítink. Některé mítinky jsou nutné, některé mají povahu pouze informativní a některé jsou zbytečné, ale bohužel z kategorie těch, jež nelze odmítnout.
Jak v takové situaci může vypadat denní rozvrh Bedřicha? Útržek z Bedřichova diáře zobrazuje tři možné varianty, jak se mu ve dni naskládají osobní projektové úkoly, mítink, na který ho pozval Honza, další mítink, tentokrát Pavlův a samozřejmě i nutný čas na oběd.
TODO – obr, nadepsat varianty A, B, C

Matematický pohled na věc je jednoduchý. Ve variantě A, B i C odvede Bedřich na svém projektovém úkolu během dne 6 hodin práce. Nevím, jestli jsou manažeři dobří matematici, ale tímto pohledem se na věc zpravidla dívají. Je to však pohled ani ne tak jednoduchý, jako spíše zjednodušující.
Podívejme se blíže na to, jak v jednotlivých variantách Bedřichův pracovní den probíhá.

Varianta A

Bedřich přichází do práce odpočatý a s čistou hlavou se pouští do svého aktuálního úkolu. Nic ho neruší a soustředěně pracuje až do oběda. Nepředstíráme, že se během dopoledne nemrkne na zprávy, že se nezeptá kolegy, jaký měl víkend, ale i tak je schopen odvést práci v délce téměř 4 hodin.
Během oběda zrelaxuje, ale dost možná ho napadnou další myšlenky k jeho úkolu, takže je po návratu hned může zapracovat a ukousne ze svého úkolu další dvě hodiny. Z práce ho pak vytrhne až upomínka na mítink s Honzou, po kterém pak následuje ještě mítink s Pavlem a tím jeho pracovní den končí. Jeho úkol na projektu je o 6 hodin blíže dokončení.

Varianta B

Stejně jako ve variantě A Bedřich nerušeně zvládne během dopoledne ukousnout 4 hodiny z úkolu.
Z oběda se dostaví rovnou na mítink s Honzou. Po jeho skončení se vrací ke svému stolu a v hlavě se mu honí skutečnosti, které z mítinku vyplynuly. Přemýšlí, jestli by je neměl hned začít zpracovávat, udělá si možná pár poznámek a rozepíše k tématu email. Pak si uvědomí, že by se měl snažit pokračovat v rozdělané práci na projektu a silou vůle se k němu vrátí. Soustředění však už není ideální. Navíc mu jeho pozornost brzy začne poutat druhý blížící se mítink s Pavlem. Nakonec usoudí, že během zbývajících dvaceti minut už stejně svět nespasí a rezignuje. Věnuje se něčemu jinému, dost možná ten čas stráví diskuzí s kolegou o včerejším hokejovém utkání a posléze se přesune na zmíněný Pavlův mítink. Po návratu je situace podobná, pouze horší. Bedřich je už trochu unavený, v hlavě se mu míchají všechny tři aktivity, a když zjistí, že do odchodu domů zbývá necelá hodina, odpoví na pár zbytečných emailů, podívá se na večerní program televize a nějak to už doklepe. Práce pokročila jen o asi 4,5 hodiny.

Varianta C

Tato varianta je ještě horší, než varianta B, přerušování je častější, souvislé pracovní úseky jsou kratší, takže ani dvě poslední hodiny práce na projektu již Bedřich nevyužije efektivně. Tohle je ten okamžik, kdy se Bedřich zamyslí a řekne si – „co já jsem to vlastně dneska dělal, že jsem tak unavený? A kde je viditelný výsledek? Doufám, že se teď nepřijde šéf zeptat, jak jsem daleko… „
Odvedená práce? Matematici by se možná divili, ale 2 + 1 + 1 + 2 se rovná přibližně 3,5 hodiny.

Připadají vám uvedené scénáře trochu idealizované a manipulující? Připouštím, že je to do jisté míry pravda. Ale jsem přesvědčený, že organizací času dle varianty A se budete tomu vysněnému ideálu celkem slušně blížit. Naopak organizací dle varianty C se od jejího odstrašujícího příkladu budete jen velmi těžko vzdalovat!

Jak tedy ochránit klid na práci?

Vzpomeňme si na úřední hodiny, tak, jak jsou zavedeny na úřadech a jak tento koncept pomohl architektovi Vojtovi. Proč by totéž nepomohlo i ostatním? Délka a častost úředních hodin jistě záleží na konkrétním případě, ale lze silně doporučit, aby nastavení bylo co nejjednodušší a pravidelné.
Vypůjčil jsem si cedulku z vesnického konzumu a trošku ji upravil. Původně to bylo jen pro účely tohoto článku, ale jsem v pokušení ji vytisknout a dát všem členům týmu. Mám pocit, že lakonicky shrnuje vše podstatné.

Jako týmový vedoucí ji dejte všem v týmu k dispozici, nechť si ji pověsí nad stůl, rozešlete mailem všem s humorným vysvětlením. Nezapomeňte i na potenciální vyrušovače mimo váš tým (ředitele bych vynechal). Představte tento koncept na nejbližším mítinku – který se ovšem bude konat pochopitelně až v otevírací době!

Závěrem rekapitulujme pravidla:

1. Zaveďte v týmu dělení pracovního dne na dobu soustředěné práce a na otevírací (úřední) hodiny. Nastavení přizpůsobte vašim potřebám, nejjednodušší doporučení je před obědem a po obědě.
2. Zajistěte, že každý člen týmu má svůj poznámkový blok (přinejmenším), kam si píše všechny otázky a témata k řešení, na které během doby soustředěné práce narazí.
3. Proberte tato pravidla s týmem, aby je přijal jako užitečná a každému prospěšná, nikoli jako omezování. Dbejte na jejich dodržování, protože pokušení vstát a jít vyrušit kolegu s nenaléhavou věcí bude veliké (hlavně v open space!), stejně jako naplánovat mítink kamkoli, kde je volno, klidně na dopoledne!
4. Jste-li týmový vedoucí – dodržujte tato pravidla především vy sám! Dost možná jste právě vy tím nejčastějším zdrojem vyrušování!
5. Nezapomeňme, že jsme lidé, nikoli roboti! Podstatou pravidel není omezování svobody, zákaz komunikace, ani potlačení všech aspektů, které dělají práci v kolektivu zábavnější. Samozřejmě týmu musí ve dni zůstat i chvíle na pomlouvání šéfa. Ale nechť to dělají odpoledne . Cílem je dopřát každému klid na jeho práci. A to uvítají všichni!

Milan Čapoun, blog

Podle metody GTD máte mít tzv. “tvrdá data“ (typicky schůzky, jež mají místo a účastníka) ve svém kalendáři. Tyto připomínky vám tedy řeší váš kalendář. V dalších případech připomínky většinou nepotřebuji. Prostě po ranní/týdenní revizi vidím v Evernote vyfiltrované jen ty úkoly, ke kterým jsem se zavázal, že na nich budu teď pracovat (viz popis mého EN systému). Co mi ale v Evernote chybělo, je připomínka vzdálených či pravidelných opakujících úkolů, které se vážou ke konkrétnímu datu v budoucnosti. Typicky: připomínka naplánovat pravidelnou návštěvu zubaře, nezapomenout udělat daňové přiznání, koupit v čas dárek k výročí apod.

Řešení, které jsem našel díky nadšenci jménem Daniel Gold, nese název Followupthen.com

Služba Followupthen.com

Followupthen.com vám zašle připomínku formou emailu, a to v čase který si sami určíte. Ano, bohužel je to další email do vašeho inboxu. Svůj Inbox ale stejně  kontrolujeme v podstatě neustále, takže nám připomínka formou emailu v naplánovaný čas většinou neunikne. Pokud např. používáte iOS, tak můžete followupthen.com odesilatele nastavit jako VIP a nastavit si push notifikaci jen pro VIP odesílatele, aby vás ostatní příchozí zprávy neobtěžovaly. V takovém případě vám telefon zapípá jako skutečná připomínka na vašem zařízení, a to i v případě  když normálně pro emaily notifikaci nepoužíváte.

Krása této služby spočívá v tom, že nevyžaduje žádnou registraci a v základu je zdarma (Premium za 5 dolarů měsíčně vám umožní dostávat také sms připomínky). Prostě pošlete email na adresu @followupthen.com a ona vám pošle email zpět v ve vámi zadánem datu a času.

Jak tedy určíme ono kdy? Důležité je ta část před zavináčem. Tam dáte samotné časové určení, kdy chcete, aby vám služba email přeposlala zpět. Určení času musí být však v anglickém formátu, což si myslím většina z vás zvládne.

Jen pár příkladů:

• everymonday@followupthen.com - připomínku zašle každé pondělí ráno
• June1@followupthen.com – připomínku pošle 1. června (2013)
• 10AMJune1@followupthen.com – připomínku pošle 1. června 2013 v 10 dopoledne
• tomorrow@followupthen.com – připomínku pošle zítra
• Více příkladů můžete najít na stránkách followupthen.com

Integrace Followupthen.com do Evernote a jeho GTD workflow

Připadá vám to komplikované? Ano možná, ale pokud používáte Evernote jako svůj úkolovník, tak jde o užitečnou pomůcku, která se bezpochyby někdy hodí. Navíc službu  lze opravdu jednoduše zaintegrovat do vašeho stávajího „Evernote workflow“.  Klíčem je použití funkce Sdílet úkol pomocí emailu. Blíže pochopíte na konkrétním příkladu.

Představte si, že máte v EN vytvořený opakující se úkol: objednat se na kontrolu k zubaři. Řekněme třeba každý rok 15. května si to chceme nechat připomenout.

1) V EN poznámce s tímto úkolem pak klikneme na tlačítko „Share by Email“ (Sdílet emailem)

2) V nově otevřeném okně, pak jen zadejme správnou adresu určující klíčové “kdy“. Např  zde: everymay15@followupthen.com – tedy každého 15. května

3) Followupthen.com váš požadavek zpracuje a pošle vám email, který vám potvrdí, že byl úkol naplánován. Pro nás skvělá možnost překontrolovat, jestli služba pochopila vámi zadané datum správně. Máte tam i několik užitečných odkazů. Např. pro zrušení dané připomínky.

4) V daný den a hodinu vám pak přijde email s kopií vašeho evernote úkolu, tak jak vidíte na obrázku. (Pokud zadáte jen datum bez času, tak email příjde o půlnoci, stejně jako ve výše uvedeném příkladu.) Opět dorazí se spoustou odkazů, které vám pomůžou, např. možnost připomínku odložit. Velmi užitečné.

5) Pak už jen stačí v Evernote najít příslušný úkol a přidělit mu tag, který vám zařadí úkol do fronty úkolů, které hodláte udělat  (u mně tag !next)

A to je vše. Mně to celé připadá velmi jednoduché a účinné. Pokud máte nějaké další podněty či dotazy, tak se na ně těším v diskuzi.

Pavel Vokoun

Nejen z tradice, ale také ze slušnosti, poprosím o několik málo slov či vět, které by vystihovaly Tebe a Tvoji práci.

Jsem 31 letý optimista s potřebou stále něco tvořit, vymýšlet a cestovat. Miluji svou rodinu, technologie a přírodu. 

Tvé jméno našim čtenářům bude známé zejména díky službě/aplikacím Moredays. Proč jsi se vlastně pustil do těchto vod (plánování)? Nebál jsi se, že půjde spíše o vlnku v oceánu, než o rozvlnění stojaté vody rybníku?

Už jako malý kluk jsem si doma vyráběl vlastní ADK formuláře a plánování času mě vždy přitahovalo. Jako poměrně aktivní člověk je potřeba kvalitního a zábavného plánování nutná a tak nějak neumím používat produkty, které se mi designově nelíbí. Takhle nějak vznikl projekt Moredays, vnést do plánování trochu pěkného designu a zábavy.

V loňském červenci jsem na našem webu sepsal rozsáhlé hodnocení služby a aplikací Moredays. Mně se služba hodně líbí, ale i v textu jsem upozorňoval na několik vlastností, které mě odrazovaly od toho, abych jí své plánování zcela svěřil. Což ovšem může být dáno zcela odlišnými potřebami. Kdo je ideálním představitelem cílovky vašeho produktu?

Uživatelé Moredays jsou často maminky a další lidé, kteří si chtějí zaznamenávat důležité informace v jejich životě zábavnou formou. Uživatelé, kteří mají pár událostí a úkolů za týden, ale chtějí si svůj diář a deníček v jednom spravovat v pěkném prostředí.

Občas kouknu na aktualizace, ale nepřijde mi, že by se za ten necelý rok nějakým významným způsobem služba posunula, odkryješ novinky, které mi mohly uniknout, popřípadě ty, které budou v nejbližší době?

Poslední rok jsme se soustředili především na stabilizaci služby a aplikací. Pokud mám být upřímný, první verze nebyly zrovna nejstabilnější, takže naším hlavním cílem bylo vše uhladit a dotáhnout do konce. To se nám podařilo a nyní se budeme pouštět do dalších etap projektu. Moredays nyní stojí na křižovatce a my přemýšlíme, jakým směrem se vydat. Nyní ještě nemohu prozradit více ;-).

Už není tajemstvím, že stojíš také za zrodem nápadu k aplikaci Hello, která má odkrýt budoucnost práce a využití elektronické pošty. Chápu, že zde bude těžší z Tebe dostat nějaké detaily, proto poprosím jen o několik klíčových slov, které mají princip Hello charakterizovat.

Při práci na Moredays jsme si uvědomili, že budoucnost aplikací v oblasti produktivity je v propojení s e-mailem. A budoucnost e-mailu je v oblasti produktivity, plánování času a sdílení dat. Proto jsme se pustili do Hello. Cílem je ukázat směry, kudy by se mohl e-mail ubírat – jak v oblasti designu, tak samotných funkcí. Některé z nich jsou naznačeny na webu http://sendhello.to. Vedle drobností pro usnadnění práce s e-mailem jsou to různé automatizace. Umožnit posílat místo dlouhých zpráv audiozprávy, automaticky generovat předmět e-mailu (Baví někoho psát předmět zprávy?), pomáhat se sestavováním e-mailu, integrovat do něj sdílení úkolů a další věci.

U elektronické pošty s dovolením zůstaneme. Trápí takřka každého, kdo s ní příchází do styku. Fascinuje mě, že lidé, byť ji nemají rádi, přesto poštovního klienta zapínají hned po svém příchodu do práce. Chytré knihy (jako například Eriksonova Tyranie okamžiku) a další studie poukazují na fakt, že to neděláme z donucení (jak si myslíme), ale proto, že nová pošta „nakrmuje“ naši lačnost po kontaktu, po tom, že s námi někdo komunikuje. Jak ty vnímáš elektronickou poštu – je to ještě komunikace, může naši touhu po mezilidském kontaktu vlastně naplňovat?

E-mail je skvělý vynález, který neuvěřitelně změnil svět. Hlavní problém vidím v tom, že e-mail používáme špatně. Každý komunikační kanál je vhodný na něco, ale e-mail se dnes používá těměř na vše – a to je špatně. To mě osobně trápí asi nejvíce. Myslím si, že by se více věcí mělo řešit telefonem nebo audio/video konferencí. Hodně komunikace se přesunulo na sociální sítě, ale vlastně aní nevím, jestli je to dobrá zpráva nebo špatná. V každém případě si myslím, že jsme e-mailem přehlceni. Pokud vám nepřijde půl dne žádná zpráva – také si hned myslíte, že vypadl e-mailový server?

Další bolístkou současného stavu elektronické pošty je, že se v ní odehrává již něco jiného, než k čemu byla určená. Setkávám se s e-maily, které jsou spíše lísty z deníků či románů, e-maily, které jako by vypadly z aplikace na projektový management a udělují se v nich úkoly na všechny strany. Někdo si z mailů udělal online chat a někdo zase kanál, skrze který lze distribuovat informace, propagační materiály i srdceryvné prezentace. Dá se toto naprosté roztříštění vůbec vyřešit novou aplikací či službou? Není to o spíše už o převýchově?

E-mail tu je již přes 30 let a neprochází nějakým významným vývojem a my si ani nemyslíme, že by měla přijít nějaká revoluce. E-mail byl zkrátka vymyšlem poměrně dobře. Jenže lidé by ho nejradši používali na všechno – jako skladiště dokumentů a fotek, místo instant messagingu, smsek nebo telefonu. Naučit lidi používat správně e-mail je nadlidský úkol – my bychom chtěli e-mail upravit tak, aby lidem umožňoval to, co si představují, ale s větším komfortem, případně u hodně “úchylných” praktik je nasměroval správným směrem.

Mimochodem, Hello má představovat budoucnost elektronické pošty, ale již nyní sem tam narazíme na aplikace či služby, které přeci jen práci s maily posouvají. Zkoušel jsi některé? My tady psali například o Sanebox, službě, jež dokáže významným způsobem třídit poštu a šetřit adresátovi čas.

Služeb nyní vzniká velké množství. E-mail je téma na tento a následujích pár let. Prvním úspěšným je Mailbox. Lidé hledají nová řešení, protože cítí, že současný stav není dobrý. Jenže vytvořit něco, co vytrhne trn z paty všem uživatelům, bude hodně těžké. Každý používá e-mail jinak. Neznám kolem sebe dva uživatele, kteří by měli stejné návyky při používání e-mailu. Tento rok se ještě setkáme s řadou nových služeb, které se budou snažit e-mail někam posunout – a to je dobře. Čím více toho vyzkoušíme, tím větší je šance, že něco zajímavého najdeme.

Na Hello si budeme muset nějakou dobu počkat, co dělat ale do té doby? Vypěstoval jsis nějaké návyky, které Tě od e-mailů chrání? Máš své hodiny, nebo frekvenci pro kontrolu?

Zhruba před dvěma lety jsem přišel ráno do práce, sedl si k počítači a řekl si, že si e-mail otevřu až odpoledne. 15 minut jsem se díval do monitoru a nevěděl, co mám dělat. To mě hodně vyděsilo. Jsme otroci e-mailu – děláme to, co nám přijde do inboxu. Snažím se e-mail eliminovat, nahradit jej telefonem a schůzkami. Nemám rád dlouhé e-maily. Pokud má e-mail více jak odstavec, většinou je lepší si na toto téma zavolat. Snažím se soustředit většinu komunikace do samostatných aplikací a e-mail kontrolovat 2x denně. Není nic horšího, než každých 10 minut kontrolovat, jestli vám nedorazil nový e-mail. Ale přiznám se – sám s tím stále bojuji.

Nejnovější číslo Forbesu o Tobě přineslo text a také se v něm redaktoři zmínili, že přemýšlíš nad monetizací elektronické pošty. Co jí vlastně doposud stojí v cestě?

Je to hodně těžké téma. Internet je o svobodě a k tomu tak nějak patří, že jsou některé služby prostě zdarma. Jenže co se stane, když dáte něco lidem zdarma? Plýtvá se s tím. A to je I dnešní problém e-mailu. Představte si, že byste za e-mail platili. Platíme za telefonování, za smsky, za pozemní poštu, proč neplatit za e-maily? Já osobně bych do toho šel hned – to by skladba e-mailů ve vaší schránce vypadala zcela jinak. Ale je to experiment, dlouhá cesta, která ani nevíme, jestli vede do Říma. Ale kdo nic nezkusí, nevyhraje ;-).

Teď poněkud odjinud. Kochám se často Tvými fotografiemi z Českého Švýcarska, kde – jak jsem pochopil – žiješ na opraveném statku, spíše na samotě. Není to pro navazování kontaktů a budování velkého podnikání překážkou?

Bydlím v malé, 150 let staré roubené chalupě v malé vesničce v národním parku České Švýcarsko. Přestěhovali jsme se sem vpodstatě náhodou – hledali jsme byt v Děčíně, odkud pocházím a mezi inzeráty byla špatně zařazena nabídka roubenky. A já z legrace prohodil, zda se tam nezajedeme podívat. Do města bych se nevrátil ani za nic. Do Prahy je to hodina a půl cesty, to není nic hrozného. S navazováním kontaktů problém určitě není, protože většina lidí z velkých měst po něčem podobném touží, ale nemají na to odvahu – takže je hned první téma k hovoru…

„Když to jednou zkusíte, nebudete chtít měnit…“

Když bys měl postavit vedle sebe hlavní přednosti života na venkově (a to dokonce spíše někde na samotě) a jeho nevýhody, co by to bylo?

Ve městě určitě může jít business o něco rychleji. Já se třeba snažím do Prahy jezdit každé 2 týdny na dva dny, na tyto dna naplánovat maximum schůzek a pak být zase 2 týdny “v lese”. Ve městě je člověk určitě operativnější. Na druhou stranu vás to naučí lépe plánovat a řadu věcí řešit jinak, než osobní schůzkou. Ale upřímně – neumím si představit život ve městě. Usínat a poslouchat zpívat ptáky, cestou do práce si vyběhnout na některou z vyhlídek a udělat pár fotek, prožívat zimu takovou, jakou známe z pohádek, ohřívat se u kachlových kamen a do lesa plného skal a roklí to mít 100 kroků – když to jednou zkusíte, nebudete chtít měnit.

Obloukem se vracím k Moredays, respektive k problematice efektivity a produktivity. Používáš metodu GTD?

GTD je skvělá metoda, ale ne pro mě. Vyžaduje velkou disciplínu a dodržování řady pravidel. Moc rád bych GTD používal, ale je to na mě příliš. Snažím se fungovat podle 7 návyků a přiznám se, že z téměř dokonalého Omnifocusu jsem přešel zpátky k papírovému diáři. Připádám si s ním kreativnější. Prázdná stránka a tužka v ruce mají stále něco do sebe.

Co Tě vnitřně pohání, v čem nacházíš inspiraci?

Rodina a příroda, to je asi to, co mi dává nejvíce energie i inspirace.

otázky kladl Lukáš Gregor

Co je to RSS?

RSS (Really Simple Syndication nebo Ritch Site Summary) je systém, který umožňuje snadné sledování novinek z informačních zdrojů. Původně sloužil pro předávání informací o aktualitách a článcích mezi servery. Díky jeho jednoduchosti se systém rozšířil a zkratku RSS nebo logo můžete vidět na každém serveru. Pokud se naučíte RSS využívat, budete při vyhledávání a čtení článků mnohem efektivnější.

Běžný, neznalý uživatel pravidelně navštěvuje své oblíbené weby a provádí své „čtecí kolečko“. Prokliká domovské stránky, popřemýšlí, co už četl, co je nového. V některých případech provádí „čtecí kolečko“ i několikrát denně, hlavně pokud se pod některým článkem objevila výživná diskuze, nebo se mu jednoduše chce „něco hledat“. Jak tím trpí produktivita nebo jaká je informační hodnota takového chování není třeba rozebírat.

Zdroj obrázku: http://www.rssboard.org

Výhodou RSS je, že všechny vaše oblíbené zdroje informací (weby, zpravodajské servery, blogy, diskuze…) vás budou automaticky informovat o novém obsahu, aniž byste jejich stránky museli navštěvovat. Jednoduše se přihlásíte k odběru a v RSS čtečce uvidíte seznam nového obsahu. RSS nevyžaduje poplatky ani registraci na webech. Čtečky umožňují obsah třídit, označovat příspěvky jako přečtené a některé umožní obsah stahovat pro pozdější čtení offline.

Všechny vaše oblíbené zdroje informací vás informují o novém obsahu, aniž byste museli navštěvovat jejich stránky.

Microsoft Outlook jako čtečka

Outlook od verze 2007 má RSS čtečku jako vestavěnou funkci, takže pokud jej používáte jako pracovní nástroj tak jako tak, proč nevyužít i možnost sledování oblíbených a důležitých informací?

Výhody RSS v Outlooku:

• Neinstalujete žádný další program
• Ve spojení s Exchange je nastavení i obsah synchronizován
• Pokud přečtete článek na jednom zařízení, bude označen přečtený i na jiném
• Články a přihlášené odběry jsou dostupné přes webové rozhraní Outlook Web App
• Pomocí pravidel můžete extra-důležité články automaticky přesouvat do hlavního inboxu
• Lze stahovat automaticky celé články (případně i obrázky) pro čtení offline (ve vlaku, v letadle)
• Funguje vyhledávání a vytváření složek výsledků hledání (např. pro sdružování odběrů)
• Nastavením zásad (Exchange 2010) se můžou staré články samy mazat nebo archivovat
• RSS lze použít i pro firemní blog, knihovny Sharepointu i pro některé monitorovací systémy
• Šéf nepozná, jestli si čtete blogy nebo vyřizujete poštu (pokud to neovlivní pracovní výkon)
• Oblíbené odběry si můžete dát na panel zástupců v Outlooku

Jak přidat odběr RSS do Outlooku?

V seznamu složek najděte složku Informační kanály RSS a klikněte nad ní pravým tlačítkem myši. Z nabídky vyberte položku Přidat nový informační kanál RSS. Zobrazí se okno k zadání adresy kanálu.

Adresu kanálu RSS zkopírujte z požadovaného webu. Najeďte myší nad text nebo logo RSS, pravým tlačítkem vyberte z místní nabídky Kopírovat adresu odkazu nebo Kopírovat zástupce (dle prohlížeče). Tím se adresa uloží do schránky. Vložte jej do okna pro zadání adresy v Outlooku a klikněte na tlačítko Přidat. Pokud Outlook zahlásí chybu, odkaz neobsahuje adresu RSS kanálu. Zkuste to znovu a jinak. Můžete hledat také zkratky ATOM, XML. Se standardními zdroji si Outlook poradí.

V případě správného odkazu se zobrazí okno pro potvrzení. Pokud kliknete na tlačítko Upřesnit, můžete změnit název a upravit možnosti stahování celého textu nebo příloh. Můžete také změnit umístění ukládání, například pokud je vaše schránka Exchange serveru příliš malá. Po potvrzení se okamžitě začnou objevovat příspěvky – hlavičky a náhledy článků. Kolik posledních článků se v odběru zobrazí, závisí na nastavení serveru.

Práce s RSS čtečkou v Outlooku

Součástí staženého textu je vždy odkaz na původní článek na serveru, takže nemusíte číst v Outlooku. Příspěvky se chovají jako každé jiné položky Outlooku. Funguje stav přečtený / nepřečtený, příspěvky můžete kopírovat, přesouvat, kategorizovat, archivovat, přeposílat…  Načtené příspěvky máte k dispozici i bez připojení k internetu.

Tlačítkem Sdílet kanál můžete odkaz poslat e-mailem jinému uživateli a tlačítko Zobrazit článek otevře článek ve webovém prohlížeči.

Pokud odebíráte větší počet RSS kanálů, můžete je rozdělit do složek. Nejdříve jej vytvoříte v hlavní složce a vytvořený kanál přesunete.

Pokud používáte panel zástupců, můžete si své nejoblíbenější a nejčtenější kanály přidat na něj. Tučným písmem a číslem uvidíte počet nových příspěvků, jako v každém jiném inboxu.

Správu, přidání a odebrání RSS kanálů můžete provádět v nastavení účtu:

Čtení na cestách

Pokud máte účet na serveru Exchange, RSS kanály a příspěvky se synchronizují. Můžete tak číst například na Windows Phone, bez další aplikace a oblíbené kanály si dát do seznamu synchronizovaných složek nebo na úvodní obrazovku. Pokud synchronizujete svůj Exchange účet s Apple zařízením nebo Androidem, své RSS kanály najdete mezi složkami také.

Součástí Exchange serveru je přístup k Outlooku přes webové rozhraní (Outlook Web App) včetně RSS kanálů.

Pokud je Outlook vaše centrální místo pro správu informací a času, proč to ještě nerozšířit? Doporučuji určitou míru v počtu sledovaných kanálů. Není nutné sledovat úplně všechno. Díky nadpisu, náhledu a nudnému neatraktivnímu rozhraní Outlooku zvládnete přečíst nebo přeskočit víc článků za kratší dobu:-)

 Jaroslav Luhan

Myšlenkové mapy nejsou pojmy v kroužcích spojené linkami.

Abychom pochopili myšlenkové mapy, je nejprve nutné se seznámit s tím, jak mozek pracuje. Není třeba asi vysvětlovat složení nervové soustavy, synapse atd. Mozek a nervová soustava je síť a naše myšlení tuto síť využívá. Každý člověk myslí paprskovitě, jako by se v této síti pohyboval. Každý směr (paprsek) myšlenky vede k nějakému obrazu v paměti.

K obrazu? Nepamatujeme si slovo, ale obraz s tímto slovem spojený. Například list, nebo strom. Určitě si vybavíte zelenou, vůni léta nebo spadaného listí, vítr jak hýbe s větvemi atd. Vybavíte si vždy dřív obraz, než slovo.

Myšlenkové mapy napodobují myšlenkové procesy v mozku.

Z těchto základních funkcí paměti vychází metoda myšlenkových map, kterou je možné použít různými způsoby, od zapisování si poznámek z přednášek, týmového myšlení, nástroje sebeanalýzy až po oblast podpory tvůrčího myšlení, která mě zajímá nejvíce.

Co jsem si vzal z knihy Myšlenkové mapy od Tony Buzana. Hlavně to, že díky myšlenkovým mapám mohu dojít k asociacím, na které jsem doposud nepřicházel. Stačí znát pár pravidel a jimi se řídit.

1. Nekreslete slova do koleček, ale kreslete slova jakoby na větve stromu. Je to pro oko přitažlivější, přirozenější, srozumitelnější.

2. Pište na jednu větev vždy jen jedno klíčové slovo (ne celé věty nebo více slov), přijdete tak na mnohem více asociací.

• Na pojem “rád chodím bos” vymyslíte jedno kvantum asociací. Pokud rozepíšete každé slovo, získate 3x více asociací.

3. Dbejte na hierarchii. Hierachie znamená přehlednost a systém

• Těžko se vyznáte v chaosu, snadno se vyznáte v knihovně, kde jsou regály označeny písmeny abecedy. Pokud máte např. slovo “auto” dejte do úrovně nad něj slovo “stroje” a můžete rozvíjet asociace jinými směry – bagr, motorka, kombajn – můžete tam nalézt řešení.
• Pojmy nejblíže hlavnímu slovu kreslete na nejtlustší větve, s přibývající vzdáleností od hlavního pojmu kreslete větve tenčí. Tím zvýšíte vizuální prioritu slovům, které jsou hierarchicky nejvýš. Pomůže vám to se snadno zorientovat.

4. Malujte obrázky. Začněte ve středu hlavním obrázkem, který zachycuje hlavní předmět pozornosti a kreslete další ke každému slovu, pokud to je ve vašich silách. V okamžiku, kdy máte myšlenkovou mapu více rozvinutou, je velmi těžké se v ní orientovat už jen z toho důvodu, že si ne všechno, co jste napsali musíte pamatovat. Tím, že použijete obrázky, docílíte toho, že mnohem snadněji vstřebáte během okamžiku celou mapu.

• Vemte si, co vstřebáte rychleji? Text popisující zděný dvoupatrový domek se zahradou plnou stromků, nebo obrázek, kde je namalovaný domek se zahradou.

5. Nevadí, že z různých větví dojdete ke stejnému slovu. Nesnažte se je slučovat nebo odstraňovat. Jen ta slova zvýrazněte – tučně, kapitálkama, vytáhněte slovo do 3D, aby bylo více vidět. Že jste k němu došli z více směrů znamená, že má slovo větší váhu.

6. Vužívejte “gestalt” – tendence doplňovat. Když řeknu 1, 2, 3… většina samovolně doplní 4. Když řeknu: “Musím ti něco říct. Sakra… teď jsem si uvědomil, že ti to nesmím říct”, tak budete mít nutkání ze mě dostat, co jsem to chtěl říct. Této tendenci, nutkání, vrozenému pudu, se říká gestalt, samovolné doplňování. U myšlenkových map se využívá tak, že ikdyž vás hned žádná asociace nenapadne, nakreslete prázdnou větev, máte pak nutkání ji vyplnit. Což může pomoci v okamžiku, kdy nevíte jak začít. Gestalt vám pomůže důkladně prozkoumat každou myšlenku, která vás zajímá. Fakt to funguje.

Abych jen tak neplácal, mrkněte jak jsem využil myšlenkové mapy při návrhu webové grafiky Pražského jara.

Hledal jsem myšlenku, grafický prvek, který by byl jednoduchý, měl by jasnou spojitost s klasickou hudbou a byl by snadno přenositelný na všechny podstrany.

Z myšlenkové mapy jsem příšel na tvar not, který jsem aplikoval tak, že viewport stránek je ve výřezu not. Mrkněte sem na výsledek.

Myšlenkové mapy nejsou zázračný nástroj, který za vás všechno vymyslí.

Myšlenkové mapy vám nedají výsledek, ale nadhled nad tím, co máte v hlavě.

Myšlenkové mapy vám umožní odkrýt asociace, které vás běžně nenapadnou. Umožňí vám myslet z trochu jiného úhlu.

Martin Valas, blog

Ale i tak za nějaký čas budete hledat vhodný elektronický nástroj a také způsob, jak mapy sdílet s ostatními, aby je mohli upravovat a dále s nimi pracovat. Výhodou elektronické myšlenkové mapy je možnost sbalovat a rozbalovat jednotlivé větve, rychlejší přesouvání položek a celých větví a vyhledávání. To oceníme u rozsáhlejších map, například u projektů nebo analýz.

Nástrojů pro myšlenkové mapy je na trhu poměrně hodně a rychlejšímu rozšíření povědomí o myšlenkových mapách rozhodně přispěje cena aplikace, nezávislost na platformě a jednoduchost ovládání.

Už několik let používám FreeMind, který je pod licencí GNU GPL zdarma a je dostupný i pro Apple, Linux. Nedávno jsem začal používat telefon s Windows Phone 8. Hledal jsem aplikaci, která by s FreeMind na PC spolupracovala a dokázala mapy synchronizovat, zobrazovat i upravovat v mobilu. Povedlo se, a o zkušenosti se chci podělit.

FreeMind na PC

FreeMind si můžete stáhnout z webu http://freemind.sourceforge.net

Grafické rozhraní není nijak extrémně vymazlené, ale myšlenkové mapy používám pro rychlé „vysypání“ nápadů do systému, nebo pro zápisy na poradách, školeních, jednáních. Nepožaduji žádné kreslení stromků, barevné podklady ani funkce, které z mapy dělají umělecká díla.

Obrázek – dokumentace k FreeMind. Jak jinak než jako myšlenková mapa:

Ovládání FreeMind na desktopu je extrémně jednoduché a rychlé:

• klávesou Esc se přesunete na centrální uzel
• klávesou Insert vytvoříte novou větev (a pak další a další větve)
• klávesou Enter vytvoříte větev ve stejné úrovni
• klávesy Ctrl+B vytvoří tučné písmo, Ctrl+I kurzívu apod.
• označením a tahem myší můžete větve libovolně přesouvat
• klávesou F2 editujete text
• pomocí mezerníku větve rozbalujete a sbalujete
• kurzorovými šipkami nebo myší se po mapě pohybujete
• Ctrl+F umožňuje vyhledávat, Ctrl+H nahrazovat text

To je vše, co pro běžnou a rychlou práci potřebujete. Co dále oceňuji?

• možnost propojovat více map pomocí odkazů (vytvoření „mapy map“)
• export mapy do formátu PDF
• export do bitmapového obrázku
• export do klikací mapy s Java appletem, kterou může kdokoliv prohlížet ve webovém prohlížeči

Ukázka mapy a ovládacích panelů – výtah z knížky „Mít vše hotovo“ Davida Alena:

FreeMind pochopitelně umí i všechny ostatní složitější operace, jako vytvářet obláčky, vkládat ikony, obrázky, šipky s odkazy a téměř vše, na co si vzpomenete, takže to není žádný „chudý příbuzný“. Program je k dispozici i v češtině.

FTSmind pro Windows Phone 7 a 8

Aplikací pro myšlenkové mapy pro Windows Phone není mnoho, o to víc mě potěšilo, že aplikace s libozvučným názvem FTSmind zvládá naprosto všechno, co potřebuju.

• otevírání a editaci map ve formátu FreeMind (přípona .mm)
• spolupráci s cloudovým úložištěm SkyDrive a DropBox
• import mapy ve formě textu (pokud ho dostanete např. mailem)
• export do jpg a například do formátu MindJet
• má jednoduché ovládání
• zvládá i rozsáhlejší mapy (i když to je na displeji mobilu jako dívat se na fotbalový zápas klíčovou dírkou)

Jak se FTSmind ovládá?

• dotykem vyberete uzel
• dotykem na značku (+) přidáte uzel
• dalším dotykem uzel sbalíte nebo rozbalíte, pokud má další větve
• dvojím dotykem můžete editovat text
• dvojí dotyk na volném místě mapu vycentruje (zobrazí se centrální uzel)
• dlouhý dotyk na položku zobrazí nabídku a můžete:
  • položku vyjmout, kopírovat, vložit
  • vymazat
  • změnit formát
  • přidat ikonu
  • přidat nebo odebrat odkaz
  • přidat textovou poznámku
  • dlouhý dotyk na volném místě změní zoom na 100% (čitelný text)
  • dotyk dvěma prsty a k sobě/ od sebe – zvětšení nebo zmenšení
  • tah prstem – posun mapy po obrazovce
  • ikonka štětce v rohu obrazovky umožňuje kopírovat formát uzlu a větví

Při běžném tvoření mapy jen vybíráte uzly, píšete text a značkou (+) přidáváte další uzly.

Překvapilo mě, že na Windows Phone dokážu otevřít i některé hodně rozsáhlé mapy vytvořené ve FreeMindu na PC včetně ikon a odkazů. Na malé obrazovce si je pochopitelně tak nevychutnáte, ale posun mapy je svižný a plynulý.

Ukázka stejné mapy z FreeMindu – výtah z knížky „Mít vše hotovo“ Davida Alena:

Další ukázka rozsáhlejší mapy:

Ukázka mapy z mého článku Mapujeme myšlenky na dovolenou:

Závěrem

Spojení FreeMind a FTSmind je užitečné pro rychlé vytváření jednodušších map v terénu, uložení na úložiště v cloudu, jejich doplnění a vylepšení na PC a v případě potřeby opětovné prohlížení nebo doplnění na cestách v mobilu. Díky nulové ceně není použití překážkou v týmu nebo při spolupráci s dalšími uživateli.

Odkazy

• FreeMind
• FTSmind ve Windows Store
• FTSmind dokumentace k aplikaci

Ještě stále myšlenkové mapy nepoužíváte? Inspirujte se zde:

• Daniel Gamrot – úvod do myšlenkových map
  
• Lukáš Gregor – aplikace pro myšlenkové mapy pro iOS
• Jaroslav Homolka – Myslím, tedy jsem – kdo jsem, jak myslím
• Jaroslav Luhan – Mapujeme vzpomínky na dovolenou
• Vladimír Dědek – Myšlenková mapa jako nástroj pro správu úkolů
• a další články na webu se štítkem myšlenkové mapy

 Jaroslav Luhan

Na plánování, správu projektů, kresby či kontakty lze s přimhouřeným okem použít klasiku, na stranu druhou to znamená ohýbání a několik hodin nad tím, aby obyčejný zápisník sloužil třeba jako nástroj pro GTD. Když však chvilku věnujete brouzdání nabídkou firmy Moleskine, zjistíte, že si takový čas lze ušetřit a pořídit zápisník ušitý takřka na míru.

Oslovila mě řada Folio Professional. Neměl jsem tu možnost/štěstí odzkoušet její všechny jednotlivé produkty, zdá se však, že pro skutečně plnohodnotné workflow mohou být tím pravým. K práci jsem si zkusil vzít jen jeden, zápisník Moleskine Folio Professional – tvrdá vazba a velikost L. Pro všechny, kteří hledají způsob, jak dostat pohodlně GTD na papír, by mohl právě tento produkt potěšit.

Ideální (nejen) na GTD

Zápisník má 240 linkovaných stránek, což představuje bohatý prostor na vaše projekty. Co strana, to projekt, pochopitelně s tím, že využití může jít dál. Každá ze stran je rozdělena na tři oddíly. Budu-li se střídavě držet ideje metody GTD a střídavě návodu od Moleskine, charakterizoval bych práci s oddíly takto:

• horní část vyloženě pobízí k formulaci cíle daného projektu, jeho ideálního výsledku, charakterizaci základních bodů/týmu/nástrojů
  
• levá část dává prostor na klíčová slova, ale třeba také termíny, lidi nebo nástroje
• pravá část představuje místo na rozkrokování projektu

Pochopitelně, že Moleskine vám takové užití nevsugerovává, fantazii se meze nekladou. Hlavní oddíl (vpravo) opravdu může být místem pro jednotlivé úkoly, přičemž nalevo lze psát kontext a termín. Někomu se však úkol klidně vejde i do levého sloupce (kupříkladu mně, protože píši drobně) a pravou část tak využije na poznámky…

Moleskine nikde neskloňuje metodu GTD, přesto si dokáži představit, že by se právě tento zápisník, více než jakýkoliv jiný, na to hodil. Folio Professional totiž nabízí také v zadní části obsah – čili seznam jednotlivých stran (každá je totiž očíslovaná!) a prostor, abyste si ke každému číslu strany napsali poznámku, kupříkladu znění daného projektu. Takže jedna z potíží papírového GTD, a to snadné dohledávání, je tímto vyřešena. Zápisník ale nemusí být nutně o tradičním GTD, můžete mít stránky na jednotlivé schůzky (zde bude Folio sloužit, myslím, ještě lépe), kdy kromě poznámek lze do levého sloupce vepisovat klíčové body či úkoly, které ze schůzky plynou.

Za obsahem se nachází několik To-Do listů. Každá strana je rozdělena na dvě poloviny, přičemž ty „proužky“ lze snadno odtrhnout. Sice to není zlý nápad, přesto mi to jako moc využitelné nepřipadá. Listů je příliš málo, čili úkolů se sem moc nevleze, to kdyby jich bylo namísto tří (čili ve výsledku 12 proužků na úkoly) alespoň deset…

Je zvykem, že do kapsy na zadní vnitřní přebalu zápisníku se nacházejí nějaké nálepky. I zde je najdeme. Jde o různě barevné štítky, které se mají nalepit na okraj listu, přehnou se a oddělují tak určitou část zápisníku od jiné. V praxi to může vést například k tomu, že každá nálepka/barva bude představovat nějakou vaši roli…

Zkuste si s ním zaplánovat

Popravdě, dost jsem přemýšlel, zda se nechat zlákat a začít Folio Professional používat na GTD. Jenže můj systém (v aplikaci OmniFocus) mi už dlouhodobě funguje a sedí, že jsem měl za to, že nad zápisníkem zlomím hůl, i když bych jej klidně ostatním mohl jako alternativu doporučit. Nakonec jsem k němu našel cestu. Pravděpodobně to „u Moleskinů“ takhle nezamýšleli, ale toto využití mi velmi vyhovuje.

Můžete se podívat na obrázek s popisky.

Nyní už jen tedy ve stručnosti. Mé plánování probíhá následovně:

• Procházím projekty/úkoly v rámci svého GTD (aplikace OmniFocus).
• V GTD až na vyjímečné případy nemám termíny, jsem zvyklý si jednotlivé kroky plánovat mimo tento systém. Proto každý měsíc plánuji důležité věci (tzv. velké kameny) na následující měsíc s přihlédnutím i na ty další – většinou v horizontu jednoho kvartálu. A vždy na konci týdne plánuji týden následující, opět s ohledem na budoucí výhled (jeden měsíc).
• Pro mé plánování, sebeorganizaci je důležité pracovat s tzv. velkými kameny a také s týdenním kompasem. To, jakým způsobem mám elektronický kalendář upravený, abych v něm mohl mít zanesené naplánované úkoly, jsem na tomto webu kdysi psal. Nyní mé workflow vypadá tak, že jsem Moleskine Folio Professional rozdělil na dvě části:
  • V té první dvě strany (levou a pravou) zabírá jeden konkrétní měsíc. Mám tedy za sebou dvanáct takových dvoustran pro rok 2013.
  • Poté přichází oddíl, kdy dvě strany zabírá jeden konkrétní týden.

Postup při plánování v zápisníku je pak následující:

1. Při měsíčním plánování, dlouhodobém, si vypíši na levou stranu měsíce, co chci v daném měsíci docílit, něco jako při definování projektu – jen zaměřeno spíše na svůj osobní rozvoj, vnitřní pocit.
2. U každé své role si položím velký kámen – většinou spíše jde o projekty, nebo jejich větší části (například v rámci knihy napsat tu a tu kapitolu).
3. Na konci měsíce nejenže plánuji měsíc následující, ale také zhodnotím ten předchozí – nejdříve svůj pocit, ale pak také vypíši po revizi to, co jsem skutečně udělal.
4. Při týdenním plánování je to velmi podobné – jen jde zkrátka o podrobnější položky.

Smysl takového plánování u mě spočívá v tom, že mám dostatečnou perspektivu – můžu rychle prolistovat jednotlivé měsíce či týdny, vidím, kolik důležitých položek už mám naplánovaných. Ne nutně k nějakému termínu, prostě pro daný měsíc/týden. Důležitý je zde aspekt rolí a velkých kamenů, v GTD totiž velmi snadno můžu být zasypán různými drobnostmi, agendou či zkrátka položkami, u nich vyloženě nelze rozpoznat jejich priorita a nelze je vidět s větším nadhledem – napříč časem.

Dlouhodobé – a vůbec plánování, či sebeorganizaci, k životu potřebuji a protože jsem našel způsob, který mi sedí, moc se mi nestává, že bych propadal depresi z nesplněných věcí. Jde totiž o onu perspektivu – jestliže máte přehled nad týdnem, měsícem…, lépe regulujete množství práce. Lépe si ji rozvrhnete, aby se věci nedělaly na poslední chvíli.

Zápisník Moleskine Folio Professional mi v tomto směru hodně vyhovuje. Protože mám vedle sebe pohled na týden, vlevo je plán, vpravo pak další poznámky a úkoly, které se udělaly, včetně poznámek a termínu realizace. Je zde prostor na nadefinování očekávání i zhodnocení. Na toto vše moc v elektronickém kalendáři nebylo místo.

Máte-li nějaké doplňující otázky k zápisníku, resp. k jeho užití, rád je zodpovím v diskuzi pod článkem.

Zápisník k recenzi poskytl penShop.cz, odkaz na produkt a odkaz na celou řadu

Když jsem Evernote v prosinci 2009 začal používat, hledal jsem způsoby jak dvě, zdánlivě nesourodé, věci – tedy poznámky k projektům a úkoly z nich vyplývajících – spojit.  Pro mě to bylo a stále je dost logické spojení a chtěl jsem použít pro obě věci jen jeden nástroj. Po půl roce bádání jsem našel svůj způsob inspirovaný tímto článkem a záhy na to jsem opustil své, do té doby dlouho oblibené, Toodledo a přesunul se s úkoly do Evernote. (Dále jen EN) A ve stejné podobě v podstatě spravuji úspěšně úkoly až dosud. Na tomto webu se již před dvěma roky objevil velmi zevrubný článek od Libora Kříže na stejnou notu. Vřele doporučuji!

To jak jsem si já naohýbal EN pro sebe, reflektuje můj způsob práce a myšlení a nemusí vám pochopitelně vyhovovat. Tak jako u všeho to berte jako možnou inspiraci. Podstatné pro můj systém bylo, aby byl co nejednoduší a přesto stále splňoval pár zakladních požadavků GTD/ZTD.  A hlavně, aby vyžadoval jen miminální náklady na „režii“ udržování systému. V tom se mi osvědčil. Funguje mi jak ve chvílích, kdy nemám chuť na nějaké pravidelné revize, tak i když jsem důslednější a mám vyšší nároky na systém.

Než se do toho půstíme, tak ještě pár poznámek: Následující řádky počítají s tím že EN znáte a umíte jej používat. Taky se počítá s tím, že byste rádi právě EN používali pro své úkoly a hledáte způsob, jak na to. Nebudu ale vysvětlovat základy používání EN a ani GTD. Používám anglickou verzi EN běžící na Windows 7, věřím však, že si přeložíte mnou použitou anglickou terminologii Evernote či najdete obdobu pro verzi Mac OS.

Základní nastavení v Evernote

EN nikomu nenutí „správný“ způsob, jak s nim budete pracovat, ukládat a třídit poznámky, on totiž skutečně neexistuje! Aplikace jen nabízí stavební kameny, jako je Notebooks, Tags a Saved Searches, s jejichž kombinací můžete dosáhnout toho, že najdete kombinaci, která vám „sedne“

Pro práci s úkoly, nebo GTD chcete-li, je moje základna opřena o: