Proč a jak používat uzavřené seznamy

• O autorovi
• Poslední články

Honza Dolejš

Redaktor, copywriter a lektor osobní produktivity - Freelance

Miluji moderní technologie, rád je zkouším, testuji a píšu o nich. O své zkušenosti se nejraději dělím s ostatními - formou textů i kurzů. Uchvátil mě nástroj Trello, který denně používám a šířím jeho přednosti mezi ostatní.

Poslední články od Honza Dolejš (Všechny články)

• Proč a jak používat uzavřené seznamy - 24. 4. 2017
• Jak na ZERO Inbox - 17. 4. 2017
• Inbox s Trellem - 6. 3. 2017

Potácíte se od úkolu k úkolu, cítíte se být vytíženi na 120 %, ale výsledky nikde? Nekráčíte k vytyčeným cílům, ale spíše „hasíte požáry“? Zkuste zlepšit své plánování a volbu priorit díky uzavřeným seznamům.

Proč plánovat svůj den?

Mou cestu za produktivnější prací odstartovala kniha Mít vše hotovo, kterou jsem dostal od své přítelkyně. Na vytvořeném systému GTD (třeba v Trellu) je krásné, že vám umožní být flexibilní – kdykoliv se jej díky kontextům zeptáte, na čem zrovna nyní v daných podmínkách můžete pracovat, a on vám to rychle naservíruje. Zpočátku jsem tak pracoval, protože jsem si myslel, že plánovat úkoly předem je nemožné. Vždy přijde nějaké vyrušení a celý plán se zhroutí jako domeček z karet.

Teď už takový názor nemám. Naučil jsem se okolním vlivům odolávat a nenechat si svůj time management ničit špatnou správou času ostatních. V té chvíli jsem si uvědomil, že mi dosavadní způsob plánování úkolů nevyhovuje. Často na poslední chvíli vybírám úkoly, na kterých chci pracovat, bez větší návaznosti na dlouhodobé cíle či ostatní úkoly v daný den. Začal jsem své dny plánovat.

Jaké výhody přinese plánování?

• můžete se efektivněji přibližovat ke svým dlouhodobým cílům,
• neztrácíte během dne čas rozhodováním se, na čem pracovat,
• naučíte se více odolávat vnějším vyrušením (nemáte na ně čas),
• máte motivaci splnit vše, co jste si předem naplánovali.

Plánujte svůj den pomocí uzavřených seznamů

Po přečtení skvělé knihy Udělej to zítra jsem začal používat tzv. uzavřené seznamy. Na otázku, co to je, lze odpovědět snadno: seznam úkolů pro následující den. Od běžných ToDo listů se však liší v tom, že po jejich vytvoření již s nimi nesmíte nijak hýbat; žádné úkoly do nich přidávat ani odebírat. To vám umožní pokládat tuto část svého systému za svatou a vaším posláním se stane všechny dané úkoly splnit. Díky tomu, že takový seznam vytváříte zpravidla večer před daným dnem, do něj můžete poskládat důležité úkoly.

Z čeho se uzavřený seznam skládá?

• z 3-5 úkolů z dlouhodobějších cílů (například týdenních),
• z úkolů, kterým bude končit termín,
• z rutinních úkolů,
• ze zbytku úkolů.

Nově vytvořený seznam by měl představovat přibližně 60-90 % vašeho pracovního času. Naplánovat si 100 % času by nebylo moudré, protože každý den se objeví nečekané úkoly, které je potřeba splnit týž den, případně se nějaký úkol zkomplikuje. Tím, že si naplánujete „jen“ drtivou část dne, si vytvoříte rezervu právě pro tento případ.

Jak může takový seznam vypadat v aplikaci Trello? Pro takové účely jsem si ve svém systému vytvořil nový sloupec Today, který představuje uzavřený seznam. Do tohoto sloupce vždy večer podle zmíněného klíče přidám sadu úkolů, které zaplní zhruba 60-90 % pracovního dne. Mým hlavním úkolem je splnit všechny úkoly, takže na konci dne by měl být tento seznam prázdný. Pokud se objeví nový úkol, který je nutné splnit ještě daný den, napíšu si jej pod uzavřený seznam a snažím se jej ideálně splnit až po dokončení uzavřeného seznamu.

Sledujte a analyzujte

Zpočátku není snadné vytvořit seznam úkolů, který přesně vyplní kýžený čas pracovního dne. Může se klidně stát, že jej nedokážete splnit celý, což rozhodně není správný scénář. Pokud se vám dlouhodobě nedaří úspěšně dokončovat všechny úkoly z uzavřeného seznamu, snažte se najít příčinu.

Mezi nejčastější patří:

• úkoly zaberou více času, než máte každý den -> plánujte kratší uzavřený seznam,
• úkoly vám trvají déle, než mají -> zaměřte se efektivitu,
• spoustu času vám zaberou neplánované úkoly -> zamyslete se, proč tomu tak je, odstraňte vyrušení, promluvte si s kolegy apod.

Uzavřené seznamy umožní plánovat každý den, zapomenout však nesmíte ani na dlouhodobější plánování. Pokud jste zvyklí na týdenní plánování, tedy si před začátkem týdne určit větší cíle (kameny ze ZTD), uzavřené seznamy vám je pomohou dokončit. Jejich součástí by totiž měly být právě úkoly, které pomáhají plnit dlouhodobé cíle.

Jak svůj den plánujete vy?

Štítky: aplikace, vychytávky