Jak na ZERO Inbox

• O autorovi
• Poslední články

Honza Dolejš

Redaktor, copywriter a lektor osobní produktivity - Freelance

Miluji moderní technologie, rád je zkouším, testuji a píšu o nich. O své zkušenosti se nejraději dělím s ostatními - formou textů i kurzů. Uchvátil mě nástroj Trello, který denně používám a šířím jeho přednosti mezi ostatní.

Poslední články od Honza Dolejš (Všechny články)

• Proč a jak používat uzavřené seznamy - 24. 4. 2017
• Jak na ZERO Inbox - 17. 4. 2017
• Inbox s Trellem - 6. 3. 2017

500 nových e-mailů ve schránce, 100 z nich nepřečtených a dalších 30 jich určitě přibude ještě do zítra. Situace, kterou zažívá spousta z nás a je typická pro dnešní dobu. Jak z toho ven? Vyzkoušejte metodu Zero Inbox v kombinaci s aplikací Trello.

Zero Inbox – s každým e-mailem musíte něco udělat

Metoda Zero Inbox rozhodně není žádnou novinkou a mnozí z Vás na ni již jistě narazili. V dnešním článku nechci zacházet do detailů této metody a zvažovat její výhody či nevýhody, ale spíše ukázat praktické používání s aplikací Trello, kterou pro svůj Time Management používám. Přesto mi dovolte jen krátký úvod, co to vlastně Zero Inbox je.

Pokud používáte metodu GTD a pravidelně zpracováváte svůj Inbox, nebude to pro Vás žádná neznámá. Metoda Zero Inbox v první řadě znamená, že vždy zpracujete všechny e-maily ve schránce a s každým nějak naložíte. Tento krok stačí provádět i třeba jen jednou denně a vždy zpracovat vše, co do té doby přišlo.

E-maily můžete:

• Archivovat, pokud jste si již zprávu přečetli a nepramení z ní žádný úkol či další krok.
• Odpovědět a Archivovat, pokud se dá napsat odpověď do 2 minut.
• Přeposlat do systému úkolů, pokud z toho pramení úkol, který zabere více než 2 minuty.
• Přeposlat do systému archivace, pokud je v něm informace, kterou budu chtít později dohledat. Můžete využít i klidně štítkování přímo v GMailu apod.

Cílem je zpracovat tímto způsobem všechny zprávy v Doručené poště. Zpracováním je myšleno projít e-mail po e-mailu a naložit s ním podle 4 akcí výše. Úkolem na konci takového procesu, který nezabere příliš mnoho času (úkoly v té chvíli totiž neděláte, jen je “řadíte” do systémů), je mít prázdnou schránku. Tedy žádné e-maily v Doručené poště. Budete zároveň vědět, že jste s každou zprávou naložili – tedy vše možné vyřídili, důležité informace uložili a úkoly přenesli do systému úkolů pro pozdější vyřízení.

E-mail = úkol? Šup s ním do Inboxu v Trellu

Kroky Odpovědět, Archivovat nebo uložit informace do Vašeho systému archivace jsou asi jasné. Co ale reálně udělat s e-mailem, ze kterého pramení úkol – tedy například zadání vypracování zprávy pro šéfa? Samozřejmě můžete takový e-mail ručně přepsat jako úkol do Vašeho systému v Trellu a originální e-mail opět archivovat. Jde to však i jednodušeji – přeposlat takový e-mail rovnou do Trella.

Přeposílání e-mailu do Trella

Trello, stejně jako mnoho jiných aplikací pro Time Management, disponuje funkcí přeposílání e-mailů. Jinými slovy můžete na Vaši nástěnku poslat e-mail, ze kterého se automaticky vytvoří karta s úkolem a zachová si všechny informace původního e-mailu. To Vám ušetří čas oproti ručnímu přepisování e-mailu na úkol a zároveň se nemusíte starat o přílohy – ty se totiž automaticky z e-mailu do karty s úkolem překopírují také.

Jak toho docílit? Každá nástěnka v Trellu má svoji unikátní e-mailovou adresu. Tu naleznete v sekci Zobrazit nabídku – Více – Nastavení e-mailu nástěnky. Hodí se také nastavit, aby e-maily (úkoly) přistávaly ve sloupci Inbox. Při zpracovávání Inboxu, což by mělo být součástí Vaší denní revize, jej totiž můžete snadno zařadit do svého systému úkolů (Next Actions, Projects apod.).

Jak vypadá úkol vytvořený z e-mailu?

Platí zde několik jednoduchých pravidel. V první řadě název úkolu = předmět e-mailu, popis úkolu = tělo zprávy a příloha = příloha. Přeposlaný e-mail se v Trellu zobrazí následovně:

Takový popis Vám bohatě stačí k tomu, abyste z něj při zpracovávání Inboxu v Trellu vytvořili úkol se vším potřebným. Zpravidla jen mírně upravím název úkolu, trochu zkrátím popis, přidám štítky a řadím do svého systému. Je to o poznání rychlejší, než si ručně e-maily přepisovat na úkoly, přidávat přílohy apod.

Spousta lidí se ptá, jak se pak dopátrat původního e-mailu, abychom na něj třeba mohli odpovědět i s výsledkem (tzn. třeba se zmíněnou vypracovanou zprávou pro šéfa). Řešení jsou 2 – pokud používáte GMail, lze takovou zprávu velice rychle najít pomocí hledání. Sám to tak používám – dokončím úkol v Trellu, pomocí hledání naleznu e-mail se zadáním úkolu a odpovím s výsledkem.

Druhou možností je rovnou při přeposílání e-mailu do Trella si jej opatřit nějakým štítkem (Odpovědět s výsledkem například). Po vypracování úkolu naleznete takový e-mail zde. Říkáte si, proč tedy e-maily přeposílat do Trella, když mohou zůstat tady a odtud úkoly zpracovávat? Důvod je jediný – vzniklo by Vám další místo pro úkoly (další Inbox), což způsobí obrovskou neplechu ve Vaší organizaci a plnění úkolů. Pro efektivní správu času je potřeba mít všechny úkoly v jednom systému (na jednom místě). Proto patří úkoly do Trella a tento seznam je jen jako urychlení nalezení e-mailů pro pozdější odpověď. Nic víc.

TIP pro G-Mail: Doplněk Actions for Gmail™

Pokud jste uživateli GMailu, mám pro Vás nakonec ještě jeden užitečný tip – doplněk Actions for Gmail™, který se Zero Inbox pomůže. A nejen s ním. Tento šikovný nástroj přidá rovnou na úvodní obrazovku e-mailů ikonky s možností rychlé archivace. Díky tomu můžete některé e-maily Archivovat (tedy učinit jeden z kroků zpracovávání pomocí Zero Inbox), aniž byste je otevírali. Skvěle se hodí pro rychlou eliminaci PR zpráv a nabídek.

Štítky: aplikace, vychytávky