Trello a GTD – Jak na termínový pořadač a automatizaci

• O autorovi
• Poslední články

Honza Dolejš

Redaktor, copywriter a lektor osobní produktivity - Freelance

Miluji moderní technologie, rád je zkouším, testuji a píšu o nich. O své zkušenosti se nejraději dělím s ostatními - formou textů i kurzů. Uchvátil mě nástroj Trello, který denně používám a šířím jeho přednosti mezi ostatní.

Poslední články od Honza Dolejš (Všechny články)

• Proč a jak používat uzavřené seznamy - 24. 4. 2017
• Jak na ZERO Inbox - 17. 4. 2017
• Inbox s Trellem - 6. 3. 2017

V prvních dílech jsem vám ukázal, jak snadno lze používat Trello pro GTD. V dnešním článku bych se rád zaměřil na jednoduchou automatizaci tohoto systému, která nejen efektivně vyřeší termínový pořadač, ale dále zjednodušit každodenní používání.

Termínový pořadač v Trellu

Chtěl jsem docílit jediného – aby se karta s úkolem, který je připraven na určitý den, zjevila sama toho data ve sloupci Today. Trello bohužel žádnou takovou možnost samo o sobě nemá, ale lze jej propojit s Google Kalendářem přes další službu. Díky tomuto propojení se obsah události v okamžik jejího začátku překopíruje jako karta do Trella.

Jak propojit Trello a kalendář s IFTTT?

O IFTTT už možná někteří z vás slyšeli. Ve zkratce se jedná o systém, který propojí více zařízení či služeb mezi sebou a předává si mezi nimi data. V mém případě jsem použil IFTTT pro spojení Trella a Google Kalendáře, což mi umožnilo vytvořit snadno termínový pořadač a zároveň i opakované úkoly.

IFTTT je zdarma, což je jeho nesporná výhoda. Po nastavení propojení se navíc už o nic nestaráte a jen vzniklou vazbu používáte. Jako první je potřeba registrovat se v IFTTT a připojit následně kanály Google Kalendář a Trello.

Stačí do hledání zadat Google Kalendář, vybrat jej mezi službami a zvolit Connect. Totéž pro Trello. Ještě předtím v případě Google Kalendáře doporučuji vytvořit „podkalendář“ s názvem například Trello, a ten následně propojit s IFTTT. Jde o to, aby se vám do Trella následně nepřekopírovávaly všechny události z kalendáře, ale jen ty, které jsou přidány do podkalendáře Trello.

Vytváříme propojení mezi Google Kalendářem a Trellem

Pravidlo je velmi jednoduché. Jako spouštěč zvolíme Google Kalendář a událost Any event starts. Jako akci následně Trello a Create a card. Následuje důležité vyplnění údajů:

• Which board – název vaší nástěnky v Trellu.
• List name – název sloupce, kam se přidá karta. Doporučuji vytvořit něco jako Today či Dnes.
• Title – využijte ingredienci {{Title}}, aby se název události v Google kalendáři použil jako název karty = název úkolu.
• Description – opět doporučuji použít ingredienci, tentokrát {{Description}}. Do popisu karty se překopírují podrobnosti události v Google Kalendáři, což se může hodit.
• Apply labels – sem se hodí vložit ingredienci {{Where}}.

Jak to funguje v praxi?

Pokud potřebuji zadat nějaký úkol do termínového pořadače, prostě jen otevřu Google Kalendář a vytvořím novou událost na začátek dne. Jako název události zvolím název úkolu, do popisu pak mohu volitelně vložit nějaké další podrobnosti a do políčka Kde lze rovnou zadat název štítku, který se ke kartě přiřadí.

Tímto způsobem se dají mimochodem skvěle plánovat opakované události. Stačí vytvořit stejným stylem jako výše novou událost a nastavit jí opakování. Lze tak snadno do svého systému zavést třeba Běhání každé pondělí, Týdenní revize v neděli apod.

Butlerbot – mocný pomocník do Trella

Propojení Trella s IFTTT a dalšími službami je skvělá a funkční věc. Přišel jsem však ještě na jednoho pomocníka, který navíc zůstane na vaší nástěnce a nemusíte Trello propojovat s jinou službu. Stačí jen ke své nástěnce pozvat uživatele Butlerbot.

Co se stane? Na vaší nástěnce se objeví nový sloupec (list) s názvem Butler, do kterého lze přidávat příkazy. Každá karta se speciálním názvem je novým pravidlem, které bude Butlerbot vykonávat.

Co vše Butlerbot dokáže?

Možnosti jsou obrovské. Funguje to podobně jako u IFTTT, kde lze kombinovat libovolný spouštěč a akci. Jako spouštěč může posloužit například:

• přesun karty,
• aplikace štítku,
• termín,
• výskyt určitého textu a další.

Jako akci zpravidla využijete vytvoření či přesun karty, nastavení jejího termínu nebo aplikaci štítku. Pravidla se zadávají třeba způsobem:

<CITACE>every sunday at 1:00 am, create a card with title „Naplánovat Facebook“ in list „Next Actions“, set due tomorrow, and add the purple „LionMobile“ label to the card</CITACE>

nebo třeba

<CITACE>on a card’s due date, move it to the top of the list „Today“ and remove label „Zítra“</CITACE>

I když se to zdá složité a zpočátku si možná se syntaxí nebudete vědět rady, Butlerbot má velmi dobrou nápovědu a příklady. Před časem byl navíc uvolněn nástroj pro snadnou realizaci těchto pravidel.

Jaká pravidla denně používám?

I když používám jen pár pravidel, neskutečně mi usnadňují práci. Hlavně pak pravidlo, které v okamžiku vypršení termínu na kartě ji přesune do sloupce Today. Tímto způsobem lze tvořit i termínový pořadač – vytvořím kartu s úkolem, přiřadím jí datum, kdy chci, aby se přesunula do sloupce Today, a Butlerbot to za mne v ten den udělá.

Toho využívám i při plánování úkolů na další den. Procházím si svůj seznam Next Actions a úkoly, které chci udělat zítra (a tedy přesunout do Today) si označím štítkem Zítra. V Butlerbotu mám pravidlo, které po aplikaci tohoto štítku přiřadí kartě termín na druhý den. Díky pravidlu v předchozím odstavci se tato karta po půlnoci přesune do sloupce Today. Díky tomu jdu usínat s prázdným sloupcem Today (= udělal jsem vše důležité) a po půlnoci se sám naplní tím, co mám udělat další den.

Možnosti jsou takřka neomezené a je jen na vás, jaká pravidla si nastavíte. Dnes si již skoro neumím představit, že bych Trello používal bez prvního zmíněného pravidla (aby se karta v den svého termínu přesunula do sloupce Today). Butlerbot používám také na opakované události.

Jen pro upřesnění – Butlerbot dokáže v tomto případě zastoupit i propojení Google Kalendáře a Trella přes IFTTT. Přesto jsem tuto možnost v první části článku uvedl, protože na termínovaný pořadač funguje také výborně a dá se použít i pro jiné aplikace.

Štítky: aplikace, vychytávky