Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

5 tipů pro efektivní práci s Trello

By on 18. 11. 2016 in Nástroje with Žádný komentář
Honza Dolejš

Honza Dolejš

Redaktor, copywriter a lektor osobní produktivity - Freelance
Miluji moderní technologie, rád je zkouším, testuji a píšu o nich. O své zkušenosti se nejraději dělím s ostatními - formou textů i kurzů. Uchvátil mě nástroj Trello, který denně používám a šířím jeho přednosti mezi ostatní.
Honza Dolejš

Poslední články od Honza Dolejš (Všechny články)

V článku Trello a GTD: Povedená dvojka pro správu vašeho času jsem vám představil, jak můžete používat metodu Mít vše hotovo spolu s populárním nástrojem Trello. Dnes bych se rád zaměřil na pět tipů, které tento systém zjednoduší a zefektivní.

Naučte se používat klávesové zkratky

Jsem člověk, který vše nejraději řeší kurzorem – ať už svou ultracitlivou myší nebo skvělým touchpadem u Macbooku. Jsou však situace, kdy se občasná výpomoc klávesnice hodí. Pokud tuto skutečnost přijmeme, ušetříme si spoustu času. Trello nabízí opravdu velké množství klávesových zkratek a jejich naučení může nějakou dobu trvat.

Sám ovšem používám jen několik základních, které mi pomáhají urychlit celý proces při každodenních a opakujících se úkonech. Stačí si uvědomit, jaké procesy při používání GTD a Trella nejčastěji provádím:

  • Vytváření nové karty – lehce spustím pomocí klávesy N,
  • Archivace úkolu (jeho splnění) – stačit přejet kurzorem myši na danou kartu a stisknout C,
  • Přidání štítku – klávesou L otevřu rychlý přístup ke štítkům, ale dokonce lze pomocí čísel přidávat štítky rovnou,
  • Přidání termínu – přejetí kurzoru na kartu a stisk klávesy D,
  • Rychlé filtrování – stačí stisknout klávesu F a rychle vybrat štítek, člena či datum.

Těchto pět zkratek pro mě představuje základ, který je velmi snadné si osvojit a zároveň ušetří spousty času. Nesnažte se naučit vše najednou, začněte postupně. Pokud se vám podaří tyto zkratky zmáknout, můžete se naučit i nové kousky díky oficiální nápovědě.

trello-1

Doplňky do Chromu pomůžou

Díky oblibě Trella existuje celá řada doplňku pro prohlížeče, nejčastěji logicky pro Chrome. Osobně využívám nejčastěji dva doplňky – oficiální doplněk Trello a také Card Color Titles for Trello.

První zmiňovaný je naprosto perfektní k rychlému zadávání věcí do Inboxu. Díky ikonce, která sídlí v pravém horním rohu prohlížeče, můžete po stisknutí ihned plnit Inbox nápady, myšlenkami či úkoly. Velice užitečné je pak i tlačítko Attach. Umožní vám totiž do Inboxu přidat web, na kterém právě jste. Často si díky tomu mohu uložit nějaký článek, návod či službu pro pozdější zpracování a nemusím používat jiné systémy (záložky apod.).

trello-2

Card Color Titles for Trello je o poznání jednodušší – upraví pouze vzhled štítků na vaší nástěnce. Místo prostého barevného proužku je zobrazen i název štítku, což mi osobě přijde lepší pro orientaci. Kvůli vrozené poruše barvocitu to mám i raději než jen barvičky.

trello-3

Další šikovné doplňky do Chromu

Filtrování úkolů v aplikaci

Trello má užasnou aplikaci pro Android i iOS. Díky ní lze veškeré činnosti kdekoliv na cestách, zejména třeba plnění Inboxu nebo jeho zpracovávání. Ze začátku mě trápilo, že jsem nebyl schopný na své nástěnce filtrovat. A jelikož jsem po vzoru GTD zvyklý každý úkol opatřit nějakým kontextem (štítkem), byl to problém.

Jak už to často bývá, chyba nebyla na straně tvůrců…

Pokud budete v aplikaci po vzoru webové verze hledat něco jako „Filtrovat karty„, rozhodně neuspějete. V mobilní aplikaci se totiž filtruje přes hledání. V Androidu stačí začít psát název štítku, u iPhonu kliknout dole na Štítek.

U obou verzí funguje, pokud do hledání napíšete znak # – pak se zobrazí všechny dostupné štítky a stačí si jen vybrat. A proč mi toto zjištění trvalo tak dlouho? Inu, protože ve své nástěnce běžně nehledám, ale filtruji o sto šest.

trello-4

Widget Trello v mobilním telefonu

Ačkoliv vlastním telefon s Androidem, widgety využívám jen zřídka. U Trella jsem udělal výjimku. Svou GTD metodu jsem obohatil o sloupec Today, do kterého mi automaticky padají věci z termínového pořadače (ukážeme si příště) nebo důležité úkoly na daný den.

A protože na plochu mobilního telefonu hledím za den opravdu často, hodí se mít soupis těchto úkolů stále na očích. Naučil jsem tak nějak svůj mozek dosáhnout stavu, kdy je widget s úkoly Today úplně prázdný. Pak vím, že mám za den splněno.

Originální widgety aplikace Trello pro Android to bohužel neumožní, je tedy nutné sáhnout po aplikaci Widget for Trello. Widget zobrazí nejen název úkolu, ale i jeho deadline, barvu štítku, počet komentářů či počet splněných úkolů v seznamu.

trello-5

Vytuňte si Trello díky vylepšením

Trello samo o sobě funguje skvěle, ale zároveň je velice jednoduché a příliš propracovaných funkcí nenabízí. To však neznamená, že žádný tuning neexistuje – jsou tu tzv. vylepšení.

Těch je v současné době přes 30 a nabízejí propojení Trella s dalšími službami nebo jen některé funkce navíc pro samotné Trello. V poslední době se politika Trella trochu změnila a pro použití vylepšení musíte být v nějakém týmu. Stačí vytvořit vlastní tým, kde budete členem jen vy.

Rázem tak dostanete přístup ke všem vylepšením zdarma, ale háček je v tom, že současně můžete používat jen jedno z nich, pokud si nezačnete platit Business Class. I jedno vylepšení vám však může pomoci. Tady máte tip na ty, které rád používám:

  • Stárnutí karet – úžasný doplněk pro vizuální změnu karet, se kterými se delší dobu nic neděje. Díky tomu pouhým pohledem na nástěnku ihned vidíte, která karta leží dlouho ladem, což pro vás může být signál s ní něco udělat.
  • Kalendář – toto vylepšení bylo dlouhou dobu zdarma spolu se stárnutím karet. Co umí? V jednoduchém kalendáři vám zobrazí úkoly, které mají zadaný termín. Hodí se pro orientaci v deadlinech.
  • Card Repeater – umožní automaticky duplikovat karty podle zadaných kritérií času. Hodí se pro tvorbu opakovaných úkolů, třeba běhání každé úterý, odeslání peněz na účet poslední den v měsíci apod. Ukážeme si v příštím článku, jak na opakované úkoly i bez vylepšení.
  • Custom Field – dovolí do karty vkládat další pole s informacemi. Třeba datum, kdy jste kartu dokončili, nebo rozbalovací seznam.

trello-6

V dalším díle miniseriálu bych se rád zaměřil na automatizaci díky IFTTT a dostupným botům.

Štítky: ,

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru