Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

Trello a GTD – Povedená dvojice pro správu času

By on 31. 10. 2016 in Nástroje with Počet komentářů: 13
Honza Dolejš

Honza Dolejš

Redaktor, copywriter a lektor osobní produktivity - Freelance
Miluji moderní technologie, rád je zkouším, testuji a píšu o nich. O své zkušenosti se nejraději dělím s ostatními - formou textů i kurzů. Uchvátil mě nástroj Trello, který denně používám a šířím jeho přednosti mezi ostatní.
Honza Dolejš

Poslední články od Honza Dolejš (Všechny články)

Jaký nástroj pro GTD zvolit? Tato otázka zaměstnala mozek spousty z nás, já na ni poprvé odpověděl nástrojem Trello. No a nakonec jsem zjistil, že Trello a GTD je při troše snahy skvělá dvojice, kterou jsem dosud nevystřídal.

Trello: Přehledné, rychlé, jednoduché a zdarma

Moje volba nebyla náhodou a v mé pozici spíše logickou volbou. Trello jsme již několik měsíců používali ve firmě, se kterou spolupracuji, a byl jsem na tento nástroj zvyklý.

Zpočátku jsem se za výběrem jiného softwaru ani nehnal, bylo pro mě důležitější GTD prostě jen vyzkoušet. Po roce používání jsem se rozhodl otestovat i jiné nástroje (doit.im či Todoist), ale ke dvojici Trello a GTD jsem se stejně vrátil.

Ptáte se proč?

  • Systém nástěnek, seznamů a karet je extrémně jednoduchý a přehledný,
  • vyhovuje mi aplikace pro Android,
  • synchronizace karet mezi zařízeními je extrémně rychlá,
  • Trello je k dispozici zdarma bez omezení,
  • díky rozšířenosti existuje řada doplňků a nástrojů.

trello-a-gtd

GTD Board: Střed mého vesmíru

Jak nabádá sám tvůrce metody Mít vše hotovo, snažím se veškeré úkoly a myšlenky držet na jednom místě. Zatímco jiné nástroje pracují především s textem a běžnými seznamy s odrážkami (či „zaškrtávátky“), Trello řadí úkoly do sloupců a jednotlivé položky jsou jako karty. Troufnu si říci, že se podobají lepícím lístečkům, což mně osobně nesmírně vyhovuje.

Na rozdíl od jiných nástrojů se v celém systému vyznám daleko lépe a přesun karet pouhým tažením mezi sloupci je rychlý i intuitivní. Rozložení mé GTD nástěnky je podle konceptu Davida Allena, upravil jsem si jej v podstatě jen přidáním sloupce Today. Systém tedy může vypadat následovně:

trello-a-gtd-board

Kontexty, štítky a filtrování

Jestliže člověk začne do nástěnky cpát veškeré své úkoly a povinnosti, dostane se k desítkám karet – přinejmenším ve sloupcích Next Actions a Projects. Přestože jsem jako hlavní výhodu kombinace nástroje Trello a GTD uvedl přehlednost, pohled na takovou nástěnku sám o sobě moc přehledný není.

Proto každý úkol, který se mi dostane z Inboxu dále do systému, automaticky opatřím štítkem. To supluje použití kontextů v GTD metodě, protože štítek = kontext. Trello umožní přidávat nekonečné množství štítků, a přestože je k dispozici jen 10 barev, vůbec to nevadí.

Daleko důležitější totiž je, že štítky můžete snadno a rychle filtrovat, a nechat si tedy zobrazit pouze úkoly s určitým štítkem. Díky tomu ihned zjistíte, čemu se můžete v určité situaci věnovat. Když nad tím tak přemýšlím, svůj systém bez filtrování si už možná ani neprohlížím. V Trellu totiž stačí zmáčknout klávesu F a kliknout na jeden ze štítků. Rychlé, snadné a mocné.

trello-a-gtd-filtrovani

Jak na projekty? Všechno na jednom místě

Zpočátku jsem trochu tápal nad tím, jak zacházet s projekty a jejich dílčími úkoly (Next Actions). Nakonec jsou pro mě řešením standardní karty ve sloupci Projects, do které lze vměstnat jednotlivé podúkoly jako bodový seznam. Díky tomu mám v GTD Boardu nejen všechny dílčí úkoly, ale i projekty a jejich podúkoly. Zkrátka vše na jednom místě.

Když vytvořím některý z projektů a nadefinuji si jeho dílčí úkoly, přesunu část z nich rovnou do seznamu Next Actions. Trello umožní jedním kliknutím převést položku z bodového seznamu na samostatnou kartu, ale já dávám přednost vytvoření nové karty se stejným názvem. Díky tomu zůstane tento podúkol v kartě projektu a já jej mohu později zaškrtnout v seznamu.

Tady přichází asi největší nevýhoda oproti speciálnímu softwaru zaměřenému na GTD – podúkol v seznamu Next Actions není nijak svázán s podúkolem na kartě projektu a jeho zaškrtnutí musíte provést ručně. Nakonec jsem přišel na to, že i díky tomu se donutím pečlivě plnit týdenní revize, což se nakonec hodí.

trello-a-gtd-projekty

Inbox? Plnění především z mobilní aplikace

Trello mám spuštěné v prohlížeči jako první kartu, která je navíc zamknutá a nikdy ji nezavírám. Objeví-li se něco, co si zaslouží místo v Inboxu (tedy samozřejmě úplně vše), je pro mě velice snadné položku přidat. Prostě jen vlezu na první kartu v prohlížeči a už láduji Inbox. Možná častěji mě bombardují nápady i povinnosti mimo dosah PC a jediným moderním prostředkem je v té chvíli mobilní telefon. A tak to i řeším.

Na plochu jsem si v Androidu přidal jednoduchý Widget (součást oficiální aplikace), po kliknutí na něj ihned přidávám kartu do předvolené nástěnky GTD Board a sloupce Inbox. Jedno kliknutí, pojmenování položky a druhým kliknutím uloženo v Inboxu. Díky Androidu to jde samozřejmě i nadiktovat hlasem a jeden čas jsem pro tyto účely využíval chytré hodinky, kde jsem úkol snadno a rychle nadiktoval.

trello-a-gtd-aplikace-2

trello-a-gtd-aplikace-1

Jak začít snadno a rychle?

Pojďme si ukázat tři kroky, které stačí splnit, aby mohl člověk začít Trello a GTD používat:

  1. Zaregistrujte Trello.
  2. Přejděte na vytvořenou GTD nástěnku a dále vpravo Zobrazit nabídku >Více > Kopírovat nástěnku > vyplňte libovolný název a zvolte Vytvořit.
  3. Nainstalujte si oficiální aplikaci (Android, iPhone) a začněte Trello používat i v mobilu.

Trello a GTD? Já říkám hlasité ano

Nástrojů pro GTD je obrovská spousta.  Žádný není dokonalý a zároveň téměř každý má své spokojené uživatele. Trello sice není primárně vyvinuto pro GTD, což je jeho výhoda i nevýhoda.

Pokud již Trello používáte kvůli řízení firemních procesů, jistě budete rádi, že nemusíte začínat s ničím novým a prostě jen vytvoříte další soukromou nástěnku. Trello poslouží i těm, kteří hledají velice jednoduchý, přehledný a bezplatný software. Registrace zabere několik kliknutí, tak proč to nezkusit?

V dalších dílech miniseriálu bych rád představil užitečné tipy a triky pro efektivnější používání Trella s GTD a zaměřil se na automatizaci díky IFTTT a dostupným botům.

Dáte i vy šanci Trellu, nebo raději zůstanete u svého oblíbeného nástroje?

Štítky: ,

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Počet komentářů: 13

Trackback URL | RSS kanál s komentáři

  1. Zdeněk Malinský napsal:

    Hezký článek, díky za něj. Konečně mám konkrétní představu, jak pro sebe Trello použít. Škoda jen, že není aplikace pro počítače (pro práci v off-line).
    Zkoušel jsi placenou verzi nebo v pohodě vystačíš s free?

  2. Honza Dolejš napsal:

    Zdeněk Malinský
    Děkuji za komentář. Přiznám se, že offline aplikace mi neschází – jsem online téměř neustále. :-)
    V současné době používám verzi zdarma a nic mi nechybí. Placená verze sice nabízí některá šikovná vylepšení, ta jsem si ale sám udělal pomocí IFTTT a Butlerbotovi, což nakonec funguje daleko lépe než placená verze. Článek o této automatizaci zde ještě vyjde. :-)

  3. Skvělá ukázka práce v Trellu, jen je trochu kámen úrazu v komunikaci a diskuzi nad úkoly. Já jsem nedávno svou produktivitu naboostovala díky české appce http://www.freelo.cz

  4. Zdeněk Malinský napsal:

    Tak jsem dnes objevil aplikaci pro Mac (pro WIN 10 se chystá) Paws for Trello http://friendlyfox.es/pawsfortrello/

    • Honza Dolejš napsal:

      Díky za tip na aplikaci Paws. Koupil jsem ji a nějaký čas používal. Nakonec jsem se ale vrátil k zamčenému tabu v Chromu.

      Vadily mi v zásadě 2 věci:
      – aplikace docela spotřebovává energii,
      – nepřišel jsem na to, jak zvětšit měřítko. Pro běžné používání to není třeba, ale při prezentaci se to hodí.

  5. Jakub Rozumek napsal:

    Mohl bych se prosím zeptat, nikde jsem nenašel nastavení upozornění na jednotlivé karty s termíny? Je možnost této notifikace ať už formou mailu nebo něco takového?

    Děkuji

  6. Honza Dolejš napsal:

    Dobrý den, na kartě, u které chcete sledovat termíny, dejte možnost Sledovat.

  7. Adam Vrána napsal:

    Dobrý den Honzo. Děkuji za článek a celý seriál ;) Knihu Davida Allena jsem nečetl, ale koupil jsem ji, abych pochopil systém, který používáte a o kterém tady píšete.

    Chápu správně, že logika workflow úkolů ve směru Projects > Next Actions spočívá v tom, že podúkoly z konkrétního projektu kopírujete do samostatných karet v Next Actions?

    A když ten podúkol, respektive samostatnou kartu v Next Actions splníte a zavřete/archivujete (či jak to označíte jako hotové), tak v ten okamžik také odškrtnete podúkol v kartě projektu?

    A jak ten správný projekt rychle dohledáte (abyste v něm mohl ten podúkol odšrnout)? Jen s pomocí filtrování štítků?

    Omlouvám se za tolik otázek. Díky moc za váš čas :)

  8. Honza Dolejš napsal:

    Dobrý den, děkuji za komentář. Jsem rád, že článek inspiroval. :-)

    Je to přesně tak, jak píšete – v Projects vytvořím kartu s názvem projektu, pomocí seznamu definuji dílčí kroky, které pak ručně kopíruji do Next Actions. Splněný podúkol v seznamu Next Actions pak archivuji a zároveň v kartě projektu odškrtnu ze seznamu.

    Dohledání kroku v projektu řeším tak, že přímo do názvu podúkolu napíšu název projektu či označení, které jej přesně přiřadí. Tzn. v projektu „Reklamní kampaň XY“ definuji kroky třeba „sepsat si hlavní body reklamní kampaně XY“ apod. Bohužel Trello nemá možnost propojit body seznamu s jinými kartami, proto je to trochu nepraktické.

    Na druhou stranu stav projektů kontroluji jednou za týden v revizích a maximálně přijdu na to, že jsem nějaký podúkol splnil (archivoval kartu v Next Actions), ale zapomněl jej odškrtnout v seznamu na kartě projektu. A to je pořád v pořádku, protože je důležitější, že jsem ten úkol v reálu opravdu splnil. :-)

    Řešení přes štítky je také možné (karta projektu i její podúkoly mají stejné štítky, Trello jich používá nekonečně mnoho a zde se přímo vybízí používat štítky bez barev (nebudou viditelné v náhledu karet, ale půjde podle nich filtrovat). Tento způsob nepoužívám a upřímně ani nevím proč – asi jej otestuji. :-)

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru