Trello a GTD – Povedená dvojice pro správu času
Honza Dolejš
Poslední články od Honza Dolejš (Všechny články)
- Proč a jak používat uzavřené seznamy - 24. 4. 2017
- Jak na ZERO Inbox - 17. 4. 2017
- Inbox s Trellem - 6. 3. 2017
Jaký nástroj pro GTD zvolit? Tato otázka zaměstnala mozek spousty z nás, já na ni poprvé odpověděl nástrojem Trello. No a nakonec jsem zjistil, že Trello a GTD je při troše snahy skvělá dvojice, kterou jsem dosud nevystřídal.
Trello: Přehledné, rychlé, jednoduché a zdarma
Moje volba nebyla náhodou a v mé pozici spíše logickou volbou. Trello jsme již několik měsíců používali ve firmě, se kterou spolupracuji, a byl jsem na tento nástroj zvyklý.
Zpočátku jsem se za výběrem jiného softwaru ani nehnal, bylo pro mě důležitější GTD prostě jen vyzkoušet. Po roce používání jsem se rozhodl otestovat i jiné nástroje (doit.im či Todoist), ale ke dvojici Trello a GTD jsem se stejně vrátil.
Ptáte se proč?
- Systém nástěnek, seznamů a karet je extrémně jednoduchý a přehledný,
- vyhovuje mi aplikace pro Android,
- synchronizace karet mezi zařízeními je extrémně rychlá,
- Trello je k dispozici zdarma bez omezení,
- díky rozšířenosti existuje řada doplňků a nástrojů.
GTD Board: Střed mého vesmíru
Jak nabádá sám tvůrce metody Mít vše hotovo, snažím se veškeré úkoly a myšlenky držet na jednom místě. Zatímco jiné nástroje pracují především s textem a běžnými seznamy s odrážkami (či „zaškrtávátky“), Trello řadí úkoly do sloupců a jednotlivé položky jsou jako karty. Troufnu si říci, že se podobají lepícím lístečkům, což mně osobně nesmírně vyhovuje.
Na rozdíl od jiných nástrojů se v celém systému vyznám daleko lépe a přesun karet pouhým tažením mezi sloupci je rychlý i intuitivní. Rozložení mé GTD nástěnky je podle konceptu Davida Allena, upravil jsem si jej v podstatě jen přidáním sloupce Today. Systém tedy může vypadat následovně:
Kontexty, štítky a filtrování
Jestliže člověk začne do nástěnky cpát veškeré své úkoly a povinnosti, dostane se k desítkám karet – přinejmenším ve sloupcích Next Actions a Projects. Přestože jsem jako hlavní výhodu kombinace nástroje Trello a GTD uvedl přehlednost, pohled na takovou nástěnku sám o sobě moc přehledný není.
Proto každý úkol, který se mi dostane z Inboxu dále do systému, automaticky opatřím štítkem. To supluje použití kontextů v GTD metodě, protože štítek = kontext. Trello umožní přidávat nekonečné množství štítků, a přestože je k dispozici jen 10 barev, vůbec to nevadí.
Daleko důležitější totiž je, že štítky můžete snadno a rychle filtrovat, a nechat si tedy zobrazit pouze úkoly s určitým štítkem. Díky tomu ihned zjistíte, čemu se můžete v určité situaci věnovat. Když nad tím tak přemýšlím, svůj systém bez filtrování si už možná ani neprohlížím. V Trellu totiž stačí zmáčknout klávesu F a kliknout na jeden ze štítků. Rychlé, snadné a mocné.
Jak na projekty? Všechno na jednom místě
Zpočátku jsem trochu tápal nad tím, jak zacházet s projekty a jejich dílčími úkoly (Next Actions). Nakonec jsou pro mě řešením standardní karty ve sloupci Projects, do které lze vměstnat jednotlivé podúkoly jako bodový seznam. Díky tomu mám v GTD Boardu nejen všechny dílčí úkoly, ale i projekty a jejich podúkoly. Zkrátka vše na jednom místě.
Když vytvořím některý z projektů a nadefinuji si jeho dílčí úkoly, přesunu část z nich rovnou do seznamu Next Actions. Trello umožní jedním kliknutím převést položku z bodového seznamu na samostatnou kartu, ale já dávám přednost vytvoření nové karty se stejným názvem. Díky tomu zůstane tento podúkol v kartě projektu a já jej mohu později zaškrtnout v seznamu.
Tady přichází asi největší nevýhoda oproti speciálnímu softwaru zaměřenému na GTD – podúkol v seznamu Next Actions není nijak svázán s podúkolem na kartě projektu a jeho zaškrtnutí musíte provést ručně. Nakonec jsem přišel na to, že i díky tomu se donutím pečlivě plnit týdenní revize, což se nakonec hodí.
Inbox? Plnění především z mobilní aplikace
Trello mám spuštěné v prohlížeči jako první kartu, která je navíc zamknutá a nikdy ji nezavírám. Objeví-li se něco, co si zaslouží místo v Inboxu (tedy samozřejmě úplně vše), je pro mě velice snadné položku přidat. Prostě jen vlezu na první kartu v prohlížeči a už láduji Inbox. Možná častěji mě bombardují nápady i povinnosti mimo dosah PC a jediným moderním prostředkem je v té chvíli mobilní telefon. A tak to i řeším.
Na plochu jsem si v Androidu přidal jednoduchý Widget (součást oficiální aplikace), po kliknutí na něj ihned přidávám kartu do předvolené nástěnky GTD Board a sloupce Inbox. Jedno kliknutí, pojmenování položky a druhým kliknutím uloženo v Inboxu. Díky Androidu to jde samozřejmě i nadiktovat hlasem a jeden čas jsem pro tyto účely využíval chytré hodinky, kde jsem úkol snadno a rychle nadiktoval.
Jak začít snadno a rychle?
Pojďme si ukázat tři kroky, které stačí splnit, aby mohl člověk začít Trello a GTD používat:
- Zaregistrujte Trello.
- Přejděte na vytvořenou GTD nástěnku a dále vpravo Zobrazit nabídku >Více > Kopírovat nástěnku > vyplňte libovolný název a zvolte Vytvořit.
- Nainstalujte si oficiální aplikaci (Android, iPhone) a začněte Trello používat i v mobilu.
Trello a GTD? Já říkám hlasité ano
Nástrojů pro GTD je obrovská spousta. Žádný není dokonalý a zároveň téměř každý má své spokojené uživatele. Trello sice není primárně vyvinuto pro GTD, což je jeho výhoda i nevýhoda.
Pokud již Trello používáte kvůli řízení firemních procesů, jistě budete rádi, že nemusíte začínat s ničím novým a prostě jen vytvoříte další soukromou nástěnku. Trello poslouží i těm, kteří hledají velice jednoduchý, přehledný a bezplatný software. Registrace zabere několik kliknutí, tak proč to nezkusit?
V dalších dílech miniseriálu bych rád představil užitečné tipy a triky pro efektivnější používání Trella s GTD a zaměřil se na automatizaci díky IFTTT a dostupným botům.
Dáte i vy šanci Trellu, nebo raději zůstanete u svého oblíbeného nástroje?
Hezký článek, díky za něj. Konečně mám konkrétní představu, jak pro sebe Trello použít. Škoda jen, že není aplikace pro počítače (pro práci v off-line).
Zkoušel jsi placenou verzi nebo v pohodě vystačíš s free?
Osobně mám free verzi a zkoušel jsme i GOLD verzi a žádné extra důležité výhody mi nepřinesla.
Zdeněk Malinský
Děkuji za komentář. Přiznám se, že offline aplikace mi neschází – jsem online téměř neustále. :-)
V současné době používám verzi zdarma a nic mi nechybí. Placená verze sice nabízí některá šikovná vylepšení, ta jsem si ale sám udělal pomocí IFTTT a Butlerbotovi, což nakonec funguje daleko lépe než placená verze. Článek o této automatizaci zde ještě vyjde. :-)
Skvělá ukázka práce v Trellu, jen je trochu kámen úrazu v komunikaci a diskuzi nad úkoly. Já jsem nedávno svou produktivitu naboostovala díky české appce http://www.freelo.cz
Tak jsem dnes objevil aplikaci pro Mac (pro WIN 10 se chystá) Paws for Trello http://friendlyfox.es/pawsfortrello/
Díky za tip na aplikaci Paws. Koupil jsem ji a nějaký čas používal. Nakonec jsem se ale vrátil k zamčenému tabu v Chromu.
Vadily mi v zásadě 2 věci:
– aplikace docela spotřebovává energii,
– nepřišel jsem na to, jak zvětšit měřítko. Pro běžné používání to není třeba, ale při prezentaci se to hodí.
Mohl bych se prosím zeptat, nikde jsem nenašel nastavení upozornění na jednotlivé karty s termíny? Je možnost této notifikace ať už formou mailu nebo něco takového?
Děkuji
Dobrý den, na kartě, u které chcete sledovat termíny, dejte možnost Sledovat.
Děkuji moc. Podařilo se. Ještě se zeptám, zda existuje např. nějaké rozšíření na nastavení času notifikací. Teď to tam mám 24 hodin před termínem úkolu. Lze to změnit prosím?
Dobrý deň, toto by zaujímalo aj mňa. Ďakujem.
Bohužel mi není znám způsob, jak toho docílit.
Dobrý den Honzo. Děkuji za článek a celý seriál ;) Knihu Davida Allena jsem nečetl, ale koupil jsem ji, abych pochopil systém, který používáte a o kterém tady píšete.
Chápu správně, že logika workflow úkolů ve směru Projects > Next Actions spočívá v tom, že podúkoly z konkrétního projektu kopírujete do samostatných karet v Next Actions?
A když ten podúkol, respektive samostatnou kartu v Next Actions splníte a zavřete/archivujete (či jak to označíte jako hotové), tak v ten okamžik také odškrtnete podúkol v kartě projektu?
A jak ten správný projekt rychle dohledáte (abyste v něm mohl ten podúkol odšrnout)? Jen s pomocí filtrování štítků?
Omlouvám se za tolik otázek. Díky moc za váš čas :)
Dobrý den, děkuji za komentář. Jsem rád, že článek inspiroval. :-)
Je to přesně tak, jak píšete – v Projects vytvořím kartu s názvem projektu, pomocí seznamu definuji dílčí kroky, které pak ručně kopíruji do Next Actions. Splněný podúkol v seznamu Next Actions pak archivuji a zároveň v kartě projektu odškrtnu ze seznamu.
Dohledání kroku v projektu řeším tak, že přímo do názvu podúkolu napíšu název projektu či označení, které jej přesně přiřadí. Tzn. v projektu „Reklamní kampaň XY“ definuji kroky třeba „sepsat si hlavní body reklamní kampaně XY“ apod. Bohužel Trello nemá možnost propojit body seznamu s jinými kartami, proto je to trochu nepraktické.
Na druhou stranu stav projektů kontroluji jednou za týden v revizích a maximálně přijdu na to, že jsem nějaký podúkol splnil (archivoval kartu v Next Actions), ale zapomněl jej odškrtnout v seznamu na kartě projektu. A to je pořád v pořádku, protože je důležitější, že jsem ten úkol v reálu opravdu splnil. :-)
Řešení přes štítky je také možné (karta projektu i její podúkoly mají stejné štítky, Trello jich používá nekonečně mnoho a zde se přímo vybízí používat štítky bez barev (nebudou viditelné v náhledu karet, ale půjde podle nich filtrovat). Tento způsob nepoužívám a upřímně ani nevím proč – asi jej otestuji. :-)
Dobrý den,
ve free verzi je možnost jednoho vylepšení. Když vyberu např. vylepšení „vlastní pole“ a u karty tato pole vytvořím, nezobrazuje se to v mobilní aplikaci (android). Nevíte jak toho docílit?
Díky.
Bohužel se obávám, že není zatím možné tato vylepšení používat v aplikaci. Na druhou stranu ale můžete používat Trello v mobilu normálně skrze prohlížeč – mají docela dobře udělaný responzivní web a zde všechna vylepšení fungují.
Dobrý den, zvažujeme ve firmě vyzkoušet Trello. Ale pracujeme i s excelovými tabulky, které doplňuje víc lidí. Nyní využíváme sdílení přes Google. Jak je to v Trellu? Dají se doplňovat přímo tam, nebo je potřeba stáhnou si je k sobě a pak opět nahrát?
Děkuji za odezvu.
Anna
Dobrý den, pokud používáte Google dokumenty, tak můžete nalinkovat dokument přímo ke kartě v Trellu. Pokud byste ale měli fyzické soubory, musíte vždy soubor stáhnout od počítače, upravit a nahrát znovu jako přílohu.
Dobrý den Honzo,
děkuji za odezvu. Ještě by mě zajímalo, zda se dají nějak propojit kalendáře ze všech nástěnek do jednoho? Používáme jen Free verzi.
Pomuzu Honzovi s odpovedi. Kalendar zobrazuje pouze karty z jedne nastenky, agregace z vice nastenek mozna neni.
Napric vice nastenkami funguje hledani (zkuste treba @me due:10), ale to vam hezky kalendarovy prehled neda. Pak pod vasim profilem je zalozka „Karty“, kde lze nechat seradit karty podle terminu a zobrazuji se tam ze vsech nastenek.
Uznavam, ze to neni to co jste hledala, ale lepe poradit neumim.