Jak funguje VímVíc.cz
Michal Hardyn
Ve volném čase čtu, cestuji a běhám vytrvalostní závody. Vegetarián.
Poslední články od Michal Hardyn (Všechny články)
- Jak funguje VímVíc.cz - 13. 10. 2016
Portál VímVíc.cz nabízí desítky kvalitních onlinových video kurzů. Od programování a ovládání kancelářských aplikací jako MS Excel přes jazykové kurzy až po kurzy osobního. Portál jsme založili společně s Ivem Praxem. Podařilo se nám vytvořit malý efektivní tým, kterému nechybí energie ani odvaha pro velké cíle. Je zapálený pro své poslání vytvořit na českém internetu kvalitní platformu pro onlinové vzdělávání a video kurzy a propojit špičkové lektory s uživateli, kteří se chtějí naučit něco nového.
Aktuálně máme v týmu VímVíc.cz 14 lidí. Patří sem IT&marketing (dva vývojáři, pět lidí na marketing a produkt/content), obchod (dva lidi) a produkce (pět lidí). V části IT&marketing řešíme především vývoj webové aplikace VimVic.cz, webovou a marketingovou analytiku, komunikaci se zákazníky, oslovení a akvizici nových uživatelů a výsledky internetových kampaní. Obchodní část má na starosti oslovení nových lektorů a partnerů z oblasti vzdělávání a HR. Produkce zajišťuje tvorbu nových kurzů, jejich kontrolu a publikuje nové přednášky od našich partnerů.
Pro správný běh týmu je potřeba mít vhodné nástroje na jeho organizaci. Pro správu ticketů jsme dříve používali pouze Basecamp, který sloužil jak pro obecnou komunikaci, tak i pro úkoly nad produktem a vývojem. Bohužel se nám ukázalo, že pro produktové úkoly není Basecamp tak vhodný, protože ho tvoří prakticky jen kombinace TO DO listů bez dalších možností. Neumožňuje nám proto efektivně sledovat progress a nastavit workflow.
Z tohoto důvodu jsme se rozhodli práci rozdělit mezi dva nástroje. Nyní používáme Basecamp 3 a nejnovější verzi nástroje Asana. Basecamp plní dobře svou funkci pro správu jednoduchých ticketů v backoffice. Asanu máme naopak rozdělenou do několika workspaces, které se člení na obchod, marketing, produkci kurzů a vývoj. Každý workspace má nastavený svůj workflow, tj. u vývoje se používá workflow podobný Scrumu, u produkce se naopak používá sekvenční přístup, kdy kurz prochází jednotlivými fázemi realizace až k jeho finálnímu dokončení.
Kromě těchto dvou nástrojů na projektový management dále používáme pro rychlou komunikaci Slack, na který máme napojené různé reporty. Dostáváme do Slacku přes datovou větev automaticky generované reporty o různých metrikách projektu nebo živý feed nových recenzí uživatelů ke kurzům.
Pro tracking času používáme Toggl, kde máme workspace rozdělený do řady projektů a tasků, abychom mohli sledovat, že pracujeme na prioritních úkolech a měřit lépe náklady každé oblasti projektu, nikoliv pouze celkové náklady projektu. Toggl bychom rádi vytěžili ještě více. Rádi bychom časem propojili náklady projektů s jejich příjmy a zobrazovali bilance třeba na dashboardu.
Z využívaných nástrojů bych ještě zmínil perfektní řešení pro komunikaci se zákazníky přes Freshdesk, kterým jsme nahradili původně používaný Zendesk. Výhodou Freshdesku je podle naší zkušenosti snadnější obsluha pracovníky péče o zákazníky i adminem Freshdesku, přes který můžeme snadno nastavovat automatizační pravidla pro obsluhu příchozích požadavků.
Na závěr zmíním placenou verzi Google Apps řešení od Google. Jsme spokojeným uživatelem e-mailového řešení od Googlu. Vůbec si nedokážu představit každodenní provoz bez Google Dokumentů, které jsou perfektní při práci v týmu.
Jelikož jsme tým mladých lidí, jsme dost adaptabilní a nedělá nám velké potíže implementace nových technologií do pracovního workflow. Rozjet nástroj nám v zásadě trvá maximálně týden a zapracování lidí další týden; stačí jim jen dát základní návod, aby nástroj začali používat. Poté se nastavené procesy nechají ověřit dobou a za běhu se ladí s tím, že je pověřený člověk zodpovědný za procesy, který hlídá dodržování procesů a daných workflow. Tím lidé zpočátku, kdy mohou dělat procesní chyby, získávají potřebný feedback, protože je tento člověk upozorní a vysvětlí jim, kde dělají chybu. Pro lidi je pak takový způsob méně násilný, než kdyby měli podstupovat přímo „školení“. Zpočátku se přešlapy tolerují a počítá se s tím, že jich bude více.
Našemu týmu ani netrvalo dlouho, než se s nástroji naučil. Většina využívaných nástrojů je velmi intuitivních. Nastavení a rozjetí nástroje typu Asana nebo Basecamp je otázkou jednoho dvou dnů a následné ladění zabere kolem dvou týdnů. Zaškolení nového pracovníka je obvykle otázkou maximálně desítek minut a jednoho dvou kontrolních setkání během prvního týdne, zda vše funguje správně.
Tyto technologie nám pomohly ušetřit čas i peníze. Když se podíváme, jak jsme fungovali dříve a jak se nám podařilo v posledních letech zvýšit efektivitu práce, skoro si klepeme na čelo, jak jsme mohli dříve vůbec existovat. Velmi nám pomohla Asana a správné workflow ve stylu Scrumu. Velké zvýšení efektivity bylo viditelné po nasazení time tracking aplikace Toggl, která nahradila nevyhovující timesheety.
To však neznamená, že se nesnažíme naše procesy zdokonalovat; neustále se snažíme zlepšovat. Každý kvartál vyhodnocujeme efektivitu naší práce a hledáme prostor pro zlepšení. Sledujeme výrazný posun vpřed z pohledu efektivity práce a určitě máme ještě obrovský prostor být zase o kus lepší. Současný „setup“ nástrojů nám dává dobrý přehled, co se kde děje a co je kde v jakém stavu.
Dříve se stávalo, že část týmu pracovala na něčem „mimo radar“, tj. na aktivitě, o které zbytek týmu nevěděl. Také se různě zapomínaly tickety, což nás pak při řešení stálo zbytečné úsilí a v důsledku hlavně peníze. Rámcově nám tyto změny každý měsíc ušetří minimálně desítky hodin času seniorních i juniorních lidí.
Provoz těchto nástrojů má samozřejmě i své náklady. Aktuálně platíme za zmíněné služby částku mezi kolem 15 000 korun měsíčně. Za tuto cenu dostáváme výborné webové aplikace, mobilní řešení, servis i další kontinuální vývoj. Když jsem po škole začínal pracovat v oblasti internetu a marketingu, měli jsme serverovnu plnou hučících strojů a lidí, kteří se o ně starali. Výše zmíněné aplikace suplovaly různé interní nástroje, které byly plné nedostatků a kompromisů a stály spoustu peněz na vývoji i údržbě. Jsem velký fanoušek cloudových SaaS aplikací. Nedám dopustit na tento nový cloudový svět, který nám dává obrovskou flexibilitu a šetří spoustu peněz i stresu.
Všechny zmíněně nástroje bych vřele doporučil. Plánování a organizování pracovního dne vás udrží soustředěné na úkoly a zkracuje dobu nečinnosti v kanceláři. Plánovací a organizační nástroje udávají směr pro vaše pracovní úsilí a umožňují prioritně dokončit nejnaléhavější úkoly. Pro úspěch při vedení projektů je potřeba mít přístup ke správnému arzenálu plánovacích a organizačních nástrojů, které pomohou dosáhnout stanovených cílů.
Sledujte nás