Znovuzrozený Droptask

Už tomu je více než dva roky, kdy jsem se na tomto webu rozepsal o svých zkušenostech s aplikací/službou Droptask. I přes nejrůznější výtky mu už tehdy nebylo možné nepřiznat, že na trhu s ToDo nástroji představuje ojedinělý způsob, jak své úkoly a projekty spravovat. Autorský tým je součástí firmy, která má na svědomí i nejpokročilejší nástroj na tvorbu myšlenkových map, iMindMap.

Nepřekvapilo tedy, že si za svůj základní stavební kámen vybral právě důraz na vizuální podobu služby. Ne náhodou, vždyť stejně jako mapy, tak i Droptask má komunikovat s oběma mozkovými hemisférami – zapomeňte tedy na suchopárný soupis položek. Droptask hýří barvami a tvary. Úkoly či projekty zde můžete posouvat, zvětšovat, přilepovat k nim vlaječky či blesky.

Na otázku, proč se opět zmiňovat o produktu, který se své recenze již dočkal, odpovím právě v tomto okamžiku. Droptask se dočkal své verze 2.0. A jde o tak významný upgrade, že si svůj vlastní text zaslouží.

Já osobně jsem s Droptaskem pracoval zhruba čtvrt roku, poté od něd z několika důvodů odešel. Jeden z nejpodstatnějších vycházel z těžkopádnosti mobilní verze. Pro rychlé odkládání nových podnětů do schránky mi iOS aplikace nevyhovovala. Ostatně ani samotné prostředí, které se snažilo překlopit webové rozhraní, se neovládalo snadno.

A vlastně by se to dalo vztáhnout i na web jako takový. Při pohybech myší se mi někdy ona kolečka zničehonic přibližovala či oddalovala. Jaksi mě to nebavilo. A za ty peníze to už nestálo. (Nehledě na to, že jsem si zkrátka potřeboval vyzkoušet jiné nástroje také kvůli svým školením.)

Když jsem objevil betu verze 2.0, nemálo jsem se natěšil. Proč?

Novinky v rozhraní

Naprosto zásadní je radikální přepracování uživatelského rozhraní. Stačí si porovnat screenshoty, podívat se na nějaká videa, nebo pokud máte svou vlastní zkušenost s „jedničkou“, novou verzi na chvíli vzít do rukou. Design je čistější. Autoři se vzdali vybarvování kruhů, barvou zcela vyplněné proto zůstávají pouze úkoly, zatímco jejich skupiny nesou barvu pouze v obrysové lince. Obdobné úpravy proběhly i v ovládacích panelech nebo při zadávání podúkolů. Zkrátka Droptask nyní působí lehčeji, moderněji a jaksi svižněji.

Podstatnější však jsou změny v koncepci prostředí. Sice zůstává zobrazení koleček nebo tradičního výpisu pod sebe, přibylo k tomu ještě tzv. workflow a calendar. Obě zobrazení představují ty nejzajímavější novinky.

Zatímco workflow svou inspiraci našlo v tzv. kanbanu a rozděluje úkoly podle jejich skupin do sloupců (a pro mobilní verzi je jako dělané), calendar už podle názvu odpovídá, k čemu slouží. Ano, k velmi přehledné vizualizaci úkolů rozhozených v čase. K úkolům totiž už tehdy bylo a také nyní je možné přidávat termíny, jenže Droptask neuměl funkčně ukázat, co vás kdy čeká. To se nyní změnilo a způsob předkládání časového plánu je vynikající.

Jestliže v první verzi mi přišla mobilní verze těžkopádná, tentokrát právě díky zobrazení workflow nebo calendar mě baví. Zadávání nových úkolů je přístupné odkudkoliv a můžete jej vnořit nejen do projektu, ale i do konkrétní skupiny úkolů. Úkol lze také duplikovat, ale zatím jsem to nevyužil.

Pro přehlednost je podstatné rozhodnutí, kolik projektů si vytvoříte – podle jakého klíče. U mě jsou podstatné role a u role vedoucího katedry pak čtyři pilíře (chod, propagace, komunikace a růst). Mám tedy funkčních osm projektů, což se dá zvládat. Teprve se učím lépe využívat podúkoly, aby těch koleček nebylo moc. A samozřejmě, že pomáhá filtrování podle štítků nebo třeba podle velikosti koleček, podle důležitosti nebo naléhavosti.

Zatímco hledání v aplikaci jde napříč všemi projekty, filtrování vám bude fungovat vždy jen v právě zobrazeném projektu. I když… není to tak úplně pravda. Pokud se přepnete do kalendářního zobrazení nebo do zobrazení obyčejného výpisu, pak uvidíte například nejdůležitější úkoly napříč všemi projekty.

Funkce, které pomáhají

Droptask byl už ve své předchozí verzi nemálo vybavený funkcemi, které neposloužily pouze jednotlivci, ale i týmům. To vše zůstává, je toho však zase o něco víc. Já jsem službu nikdy nepoužil v rámci týmu, proto mé zkušenosti a názory vycházejí pouze z individuálního zacházení s Droptaskem. Na něm se mi zalíbilo, že si mohu určovat prioritizaci či náročnost úkolů nebo jeho akutnost. Každé kolečko totiž může mít tři různé velikosti, ale pak také čtyři varianty důležitosti nebo naléhavosti.

Ano, asociace na tzv. kvadranty, které dobře známe i z knih S. Coveyho, není náhodná. A mně osobně velmi vyhovuje. Záleží na vás, jak moc dogmaticky toto „učení“ zapracujete, já jsem si spíše práci s kolečky nastavil takto:

• Velikost kolečka určuje, jak moc náročný (mentálně nebo časově) úkol bude.
• Vlaječku označující důležitost měním podle toho, jak moc je pro mě (pro daný projekt) úkol podstatný. Tohle mi pomáhá například tehdy, když není tak podstatné, ve který den jaký úkol udělám, ale že je třeba je mít hotové v rámci týdne. Vyfiltruji si pouze ty nejdůležitější, a ty dělám prioritně. Poté postupuji k nižší důležitosti.
• Blesk označující míru naléhavosti mám ve zvyku používat tak, že každá ze čtyř kategorií se pojí s určitým časovým úsekem. Nejnižší naléhavost znamená, že úkol bude třeba udělat v rámci měsíce. Blesk č. 2 se váže k období dvou týdnů. Blesk č. 3 představuje naplánované úkoly pro daný týden, zatímco rudý blesk (tedy s pořadovým číslem 4) označuje úkoly opravdu naléhavé – potřebuji je udělat dnes, maximálně zítra.

Zde to však nekončí. Droptask mi dovolí, abych kolečka mezi sebou propojoval, a určoval tak jejich vzájemnou následnost; je to hezky vidět díky šipkám. Kolečko může mít v sobě více podúkolů a při jejich odškrtávání vidím kolem kolečka vizuálně ztvárněný průběh. K úkolům můžu přidávat soubory, komentáře, štítky, dávat termíny (začátek i konec!) nebo připomínky. Vlastně opravdu snad vše, co člověka napadne, Droptask s úkolem dovede. Navíc spolupracuje s různými jinými službami, takže třeba dovede překlápět úkoly do Evernote a naopak. (A skvělá je spolupráce právě s iMindMap.)

Díky integraci Google kalendáře je možné sledovat naplánované úkoly nejen uvnitř Droptasku, ale také v jiných kalendářích. Zkrátka si nastavíte u projektu, že jej chcete synchronizovat coby nový kalendář. Dáte k němu barvu. A takové úkoly pak aplikace ukazují coby celodenní události. V kalendářních aplikacích proto můžete nejen jednoduše daný úkol přeplánovat v závislosti na různých jiných plánech, ale můžete jej i smazat nebo v kalendáři přímo nový úkol vytvořit. Pro mé workflow je tato novinka zcela zásadní.

Existuje také spolupráce s e-mailem. Droptask vám vytvoří osobní adresu, na niž můžete přeposílat e-maily; z nich se pak stanou úkoly. Existuje i lépe nastavená spolupráce v rámci Google Apps nebo Outlooku, ale s tím zkušenosti nemám.

Co za to?

Droptask existuje ve verzi byznys i té, za kterou platit nemusíte. Podívejte se, zda free varianta bude postačovat, výpis funkcí však pochopitelně jednoznačně mluví ve prospěch placení. Ano, to nejlepší (kalendář nebo workflow) totiž ve free verzi nenaleznete. Nyní, asi při příležitosti oficiálního spuštění verze 2.0 je možné byznys účet získat za mnohem lepších finančních podmínek. Přesto vás vyjde na něco málo přes osm dolarů měsíčně.

Pokud však hledáte netradiční a vskutku vytuněný nástroj pro správu projektů a úkolů a jejich plánování, Droptask představuje snad to nejzajímavější na trhu. Nabízí vám nejen webovou aplikaci, ale i ty pro iPad, iPhone a pro Android, stejně tak dobře funkční desktopové varianty pro Mac OS a Windows.

Bude určitě zajímavé sledovat, co všechno si ještě pro nás vývojářský tým vymyslí. Údajně budou přicházet ještě další vylepšení.

Štítky: aplikace