Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

Plánujte schůzky s FindTime

By on 19. 9. 2016 in Nástroje with Žádný komentář
Petr Vlk

Petr Vlk

Projektový manažer - KPCS CZ
Petr Vlk se z pozice projektového manažera ve společnosti KPCS CZ stará o nasazení a efektivní využití služeb Office 365 u široké škály zákazníků. Těm společně s kolegy pomáhá nalézt to nejlepší a nejpřínosnější řešení nejen pro IT oddělení, ale celou firmu.

O své znalosti těchto technologií společnosti Microsoft se pravidelné dělí na českém TechNet blogu nebo na akcích Windows User Group, které pomáhá organizovat.

Když nemá hlavu v oblacích, najdete ho na procházkách v českých lesích, kam patří i svým příjmením.
Petr Vlk

Poslední články od Petr Vlk (Všechny články)

Potřebovali jste někdy domluvit schůzku mezi více účastníky mimo jednu společnost? Najít vhodný termín, který by vyhovoval všem, bývá často záležitostí výměny desítek e-mailů a neustálého prohlížení kalendářů. Ti zvídavější již možná objevili vestavěné nástroje poštovních klientů pro sdílení informací o volném čase nebo onlinové služby, jako je Doodle. Nešlo by to ještě jednodušeji?

Pro uživatele služeb Office 365 mám dobrou zprávu. Šlo. Zkuste novou aplikaci FindTime přímo od společnosti Microsoft. Nemusíte se tedy bát o bezpečnost vašich dat, ty totiž nikdy neopouštějí prostředí datových center společnosti Microsoft. FindTime je doplněk do aplikace Outlook, který vám jednoduše a rychle dovolí najít ten správný čas pro schůzku.

Fungování aplikace je velmi přímočaré:

  1. vyberete účastníky schůzky, vhodné termíny a odešlete pozvánku
  2. účastníci na webu hlasují, které termíny se hodí jim
  3. termín, který vyhovuje většině, je automaticky naplánován a je odeslána finální pozvánka
  4. vy se mezitím věnujete důležitějším úkolům

Jak na to?

Do nové pozvánky o schůzku v aplikaci Outlook vložíte adresáty, se kterými se chcete sejít, a vyberete délku jejího trvání. Spustíte doplněk FindTime. Pomocí doplňku pak vyberete časy, které vyhovují přednostně vám. Aplikace napovídá pouze ty časové úseky, kdy máte v kalendáři volno na základě délky trvání schůzky a které máte označeny jako pracovní dobu. Můžete však vybrat i časy jiné.

find-1

Po jejich potvrzení FindTime nabídne nastavení pro tuto konkrétní schůzku. Zda chcete všechny vybrané časy, a tedy možné termíny budoucí schůzky zablokovat v kalendáři jako nezávazné. Zda chcete zasílat notifikace o hlasování účastníků. Zda jim dovolíte navrhnout jiné časy pro schůzku. A především, zda chcete nechat FindTime automaticky naplánovat finální termín, který rezervuje do vašeho kalendáře a rovnou vaším jménem pošle finální pozvánku na termín, pro nějž hlasovali všichni nebo největší počet pozvaných.

Po potřebném nastavení jen potvrdíte odeslání připravené pozvánky a účastníci mohou začít hlasovat na webové stránce. Jakmile dojde ke shodě, dorazí k vám potvrzení, že schůzka byla naplánována podle vašeho nastavení. Na stránkách aplikace máte zároveň možnost prohlédnout si stav hlasování a všech schůzek, které jste přes aplikaci plánovali.

find-2

Doplněk je funkční v aplikacích Outlook 2013, Outlook 2016, Outlook for Mac 2016 a i webovém přístupu Outlook Web App (OWA) v rámci vaší Office 365 poštovní schránky. Příjemci pozvánek navíc samozřejmě nemusí využívat služeb Office 365. A co je nejdůležitější – aplikace je zcela zdarma.

Pokud využíváte služeb Office 365, můžete FindTime vyzkoušet na adrese https://findtime.microsoft.com/.

Štítky:

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru