Google Gmail automatizace, vyčarujte z e-mailu úkol
Radek Pohnan
Radka můžete kontaktovat na webu Cleverity.cz nebo na sociálních sítích Facebook a Twitter.
Poslední články od Radek Pohnan (Všechny články)
- Aplikace, optimalizace aneb v jednoduchosti je síla - 7. 11. 2016
- Google Gmail automatizace, vyčarujte z e-mailu úkol - 16. 6. 2016
- Zatočte s chaosem ve své e-mailové schránce - 12. 5. 2016
Nezdá se vám nádherné automaticky propojit svět poštovního systému s aplikací pro správu úkolů? Ano, bavíme se o poštovní službě Google Gmail. Tak proč nepoužít nativní funkce, jako jsou Google úkoly nebo kalendář? I to je řešení, ale já vám nyní ukáži integraci s aplikací Todoist. Tvrdím však, že není důležitý, jaký nástroj použijete, ale přínos, který z řešení plyne.
Hodně se mi líbí možnost jednoduše rozšířit chování aplikace Google Gmail. Co byste řekli možnosti vytvářet úkoly na základě konkrétních příznaků e-mailové zprávy? Pokud vás téma zaujalo, popojedeme.
Jednoduchý, ale povedený úkolovník Todoist
Aplikací pro správu úkolů existuje celá řada. Snad každý programátor má potřebu vytvořit svůj task manager. Todoist staví na jednoduchosti, přehlednosti a také na tom, že se jedná o multiplatformní cloudovou aplikaci. Používám (používal) jsem Omnifocus na složitější projekty, ale ne vždy takovou palebnou sílu oceníte.
Pro automatizované vytváření úkolů využívám nejjednodušší možnosti, kdy scriptem zasílám speciálně sestavenou e-mailovou zprávu na adresu Todoistu. Ten vytvoří (po modifikaci Omnifocus, případně další aplikace) z této e-mailové zprávy úkol.
Obrázek 1: Vytvořená zpráva pro Todoist.
A parametry e-mailové zprávy (1 – priorita, 2 – štítek, 3 – datum, 4 – předmět).
Obrázek 2: Úkol vytvořený na základě předchozí e-mailové zprávy.
A vytvořený úkol (1 – priorita, 2 – štítek, 3 – datum, 4 – předmět).
Google Apps Script v akci
Pro rozšíření a „automatizaci“ tvorby úkolů v Todoistu používám Google Apps Script. Tento jednoduchý systém umožňuje pravidelné spouštění a vykonání definovaných akcí. Script spouštím v intervalu 30 minut, ale můžete si sami zvolit četnost, která bude pro váš záměr vhodnější.
Script kontroluje složku doručená pošta v Google Gmailu a na základě podmínek vykonává určené akce. Výhodou řešení je běh na pozadí, bez ohledu na to, zdali vůbec a případně v jaké verzi poštovního klienta Gmail jste přihlášeni.
Obrázek 3: Příklady automatizace aneb vyzobávej z e-mailu úkoly.
Automatizace číslo 1, automat vytváří úkoly za vás
To je veliká paráda. Už stačí jen jedna malá a nepatrná drobnost. Úkol splnit. Myšlenka je prostá. Pokud dokážete v některých e-mailových zprávách vidět úkoly, jste na stejné lodi. Snahou je, zůstat na hladině. Neklesnout dolů otravnou a zbytečnou činností zapisování, evidování úkolů.
Pro vysvětlení použiji příklad, kdy obdržím e-mailovou zprávu o výdaji na bankovním kontě. To pro mě znamená povinnost, tento výdaj zaúčtovat.
Zprávy od banky obsahují text v předmětu e-mailu ve znění „vydaj na konte“. V pravidelném intervalu pak script prochází složku doručená pošta (veškeré e-maily) a vyhledává zmíněný řetězec ((string.indexOf(‚vydaj na konte‘) > -1)).
Pokud je podmínka splněna, skript vygeneruje e-mailovou zprávu pro todoistový projekt. Todoist umožňuje nastavit následující příznaky: prioritu generovaného úkolu (např. !!3), nastavovat štítek neboli kontext úkolu (@fakturace), přidat datum úkolu (<date today>) a také vkládat poznámku k úkolu (např. odkaz na gmailovou zprávu s tělem e-mailu).
Pro nastavení data úkolu používám drobný hack. Pokud je aktuální čas menší než 19.00 (může být nastaven libovolný), úkol v Todoistu skriptem generuji na dnešní den. Úkoly po tomto čase na den příští. Pitomina, která mě vždycky potěší.
Na závěr pak skript „zamete“ stopy a zprávy archivuje. Výsledkem je úkol v Todoistu a zároveň o něco prázdnější inbox v poštovním klientovi. Pro evidenci a případnou budoucí kontrolu skript nastavuje štítky.
Tip 1: Opakující se e-maily, které inklinují k úkolu, stojí za vaše povšimnutí. Obdobně lze takto i řešit jednoduchý help deskový systém v případě, že jste sami svým pánem.
Tip 2: Přestože je ukázáno napojení na Todoist, není problém obdobnou logikou vytvářet úkoly v Omnifocusu nebo v jiném správci úkolů.
Tip 3: Automat napojíte třeba i na Google kalendář. Zvážil bych rozšíření úkolu o časovou náročnost (většinou dokážete dobu trvání úkolu predikovat) a úkoly plánovat do volného časového slotu.
Automatizace číslo 2, vytvoření úkolu z označeného e-mailu
Založeno na principu „vyrob úkol z e-mailu označeného manuálně štítkem _ToDo“. Todoist má vlastní rozšíření do Gmailu, s kterým vyrobíte z e-mailu úkol. Proč to tedy řešit jinak? Například proto, že označení e-mailu štítkem je neskutečně rychlé. Pokud navíc štítky používáte i na jiné věci, je to pro vás přirozená aktivita. Skript se navíc postará o to, že se e-mail navíc archivuje (Todoist toto rozšíření neumí).
Je to další dílek do skládanky jménem pořádek v doručené poště.
Obrázek 4: Manuálně označený e-mail se stane také úkolem.
Automatizace číslo 3, udržování prospektů v doručené poště
V předchozím dílu jsem naznačil používání více složek v doručené poště. Nově používám čtvrtý a pátý „chlívek“ pro takové hodně primitivní CRM. V pátém chlívečku eviduji e-maily zaslané na prospekty v rozsahu posledních deseti dní. Pro zobrazení e-mailů je použit filtr zobrazující e-maily se štítkem #Prospekt a zároveň nemají štítek $nointerest.
Skript vykonává v tomto kroku jednu činnost. Automaticky přidá k e-mailu štítek $nointerest u zpráv, které jsou starší deseti dnů (pro mě známka, že prospekt nemá bližší zájem). Zde případně zvažte omezení rozsahu procházení.
Automatizace číslo 4, archivace e-mailů s příznakem hvězdička
Drobnost a takové praktické vylepšení. Jak možná z předchozích článků víte, používám k označování statusů e-mailů příznaky hvězdička. Po označení příznakem hvězdičky potřebuji e-mail archivovat, aby se „nepletl“ v doručené poště. Proč to dělat manuálně, když tato rutina automatickou archivaci e-mailu zajistí?
Ukázky částí kódu k jednotlivým automatizacím popsaným výše si můžete stáhnout ve formátu .pdf.
Tak to je hustý!