Zatočte s chaosem ve své e-mailové schránce
Radek Pohnan
Radka můžete kontaktovat na webu Cleverity.cz nebo na sociálních sítích Facebook a Twitter.
Poslední články od Radek Pohnan (Všechny články)
- Aplikace, optimalizace aneb v jednoduchosti je síla - 7. 11. 2016
- Google Gmail automatizace, vyčarujte z e-mailu úkol - 16. 6. 2016
- Zatočte s chaosem ve své e-mailové schránce - 12. 5. 2016
Staňte se pánem ve své doručené poště
Popravdě mám Google Gmail hodně rád. Jak praví klasik: „Neplačte, sami jste si to zavinili.“ Hlavním důvodem mé veřejné lásky je fakt, že Google Gmail je značně flexibilní nástroj. Pokud jej vhodně nastavíte, přestane být zlým pánem a stane se hodným, skoro až servilním sluhou.
Pojďme se tedy spolu podívat na možnosti uspořádání doručené pošty. Z toho, co jsem v předchozích článcích napsal víte, že Doručená pošta je jen štítek. Odebráním štítku Doručená pošta e-mail archivujete. Archív, respektive všechny uchovávané e-maily naleznete ve složce (opravdu používám termín složka) Všechny zprávy.
Pryč s chaosem aneb jak nastavit pořádek v chlévě?
Google Gmail umí spoustu krásných věcí, ale možnost vlastního nastavení Doručené pošty je cool, sexy a bomba. Cool je, že si Gmail nastavíte podle svých potřeb. Sexy je, že nejste ničím vázáni, a bomba je, že je to pravda.
Přemýšlel jsem, jestli popsat detailněji své používané nastavení. Nemyslím si, že by to bylo dobré. Popsal bych svůj proces. Pokusím se raději možné principy naznačit. Pokud se mně zároveň podaří, že pochopíte prezentovanou ideu, garantuji vám, že se stanete oním Pánem.
Nastavení provedeme pomocí obligátní ikony ozubené kolečko, volbou záložky Doručená pošta a výběrem z nabídky Styl doručené pošty. Používám zobrazení Výchozí. Zároveň si na stejné stránce ve volbě Kategorie odškrtnu vše, co lze (zůstane jen volba Primární).
Pokud si chcete vyzkoušet jiné varianty, doporučuji se zaměřit na volby Nepřečtené nejdříve a Prioritní pošta (tu jsem ostatně dlouho používal).
Naším nastavením bychom však nic zásadního nezískali, spíše ztratili. Největší volnost a sexy možnost přináší nastavení provedené ve volbě Více složek Doručená pošta. Pro použití je však nutné nastavení aktivovat na záložce Laboratoř.
Aktivací získáme cool funkcionalitu v podobě neomezených možností nastavení. O co tedy jde? Pouze v této variantě získáte možnost nastavení až pěti přihrádek, expresně chlívků. Každý chlívek můžete pojmenovat, ale především umožňuje nastavení specifických vlastností. Pouze zde dokážete chlívek propojit se štítkem, ale i s příznaky typu hvězdička či využít složitější konstrukce v podobě filtrů.
Využijte potenciál a zavřete e-maily do správného chlívku
Dobře, nyní máme vše připraveno. A můžete začít organizovat schránku Doručená pošta. Jste příznivcem Inbox zero, principu 4D (Delete it, Do it, Delegate it, Defer it), nebo preferujete styl à la úkolovník? Je jedno, jaký systém používáte a jak si Gmail nastavíte. Důležité je, abyste systém dodržovali. Pro názornost řešení připojuji obrázek.
Veškerá nezpracovaná pošta končí v Doručené poště. Vy však zavádíte další podokna, neboli chlívky. Je na vás, jestli použijete úplně všechny. Každý chlívek si můžete pojmenovat a nastavit. Například podokno 0 pojmenuji Udělat a zároveň ho nastavím tak, aby zobrazovalo e-maily, které se k němu vážou. Zavedu štítek s názvem např. _ToDo a do dotazu doplním label:_ToDo. Sami už pak tušíte, co se stane v případě, že e-mail označím štítkem _ToDo.
Jak být Héraklem a čistit svůj Augiášův e-mailový chlév?
Zaveďte si pravidla. Osobně používám mix výše zmíněných technik. V určených časech kontroluji poštu.
- Všechny nepotřebné e-maily hromadně označím a smažu (někdo raději archivuje, např. uživatelé tarifu Google Apps Unlimited).
Hlavní akce: vymazání e-mailů z doručené pošty
- Pokud nějaký e-mail zabere vykonáním méně času (doporučená doba je do dvou minut, ale je to jen na vás), vyřídím ho (může se jednat o nějaký drobný úkol, který provedu, nebo jen odpovím). Důležité je, že tento e-mail nezůstává ve schránce Doručená pošta, po vykonání jej archivuji.
Hlavní akce: archivování e-mailů z doručené pošty
Tip 1: Nastavte si a používejte volbu Odeslat a archivovat, kdy po odeslání e-mailu se ten původní automaticky archivuje (zmizí ze schránky Doručená pošta)
- E-maily mohu delegovat (zatím neřeším), nebo odložit na pozdější dobu. V tomto okamžiku se stávají úkolem. Přemýšlel jsem, jakou formu pro evidenci úkolů zvolit. Snažím se většinou o co nejjednodušší systém. Tomu nahrává nastavení, kdy e-mail prostě označím štítkem např. _ToDo. Tento princip by naznačen výše, jedná se o nastavení pro Podokno 0.
Hlavní akce: přesun e-mailů do Podokna 0
Tip 2: Zvážil bych zavedení druhého štítku, např. _ToDoDone. Dotaz pro Podokno 0 pak nastavte jako label:_ToDo -label:_ToDoDone. V Podokně 0 budete udržovat jen nezpracované úkoly. Ty zpracované (po označení štítkem _ToDoDone) z Podokna 0 prostě zmizí. Zároveň můžete uvedené štítky využít pro pozdější hledání.
Tip 3: Z určitých důvodů jsem začal používat úkolovník Todoist (a netrpělivě čekám na oboustrannou synchronizaci s Google kalendářem). Automaticky vybrané e-maily přesouvám do Todoistu (pomocí Google Apps Script, bude ukázáno v navazujícím článku). Jedná se o všechny e-maily označené manuálně štítkem _ToDo, ale i e-maily, kde mohu detekovat úkol (evidence nákladu po přijetí zprávy z banky, chybové zprávy, e-maily na podporu atd.)
- Očekávám odpověď – ano, takto mám nazvané Podokno 1. Pro označení e-mailů používám příznak hvězdičky, konkrétně purple-question. Dotaz pro nastavení Podokna 1 je has: purple-question.
Hlavní akce: přesun e-mailů do Podokna 1
Tip 4: Pokud označím e-mail příslušnou hvězdičkou, bude zobrazen v Podokně 1, ale zároveň i v doručené poště. Používám Google Apps Script, který automaticky v intervalech odebírá štítek Doručená pošta u e-mailů označených hvězdičkou.
- Naplánované, Někdy/Možná eviduji v Podokně 2. Pro označení e-mailů používám příznak hvězdičky, konkrétně green-check. Dotaz pro nastavení Podokna 2 je has:green-check.
Hlavní akce: přesun e-mailů do Podokna 2
A zde bych před měsícem skončil. Pokusně jsem zavedl dvě nastavení, které jsou doménou spíše z oblasti CRM. Používám je pro rychlý náhled (vím, stačilo by logicky použít nastavení a rychlé odkazy).
- Klienti – nechávám zobrazovat v Podokně 3. Pravidlo není konečné, ale vypadá takto – label:(#Klient_Z OR #Klient_P) -label:(_movedtodo OR _amovedtodo). Automaticky pomocí štítků označuji dvě úrovně klientů a zobrazuji jen e-maily, které jsou „otevřené“ nemají přiřazen štítek _movedtodo nebo _amovedtodo.
- Prospekti – nechávám zobrazovat v Podokně 4. Pravidlo není opět konečné –label:#Prospekt -label:($nointerest OR _movedtodo OR _amovedtodo). Automaticky skriptem nastavuji štítek $nointerest, pokud prospekt do deseti dnů nezareaguje na odeslaný e-mail.
Pokud by mě tento primitivní CRM systém na nějakou dobu uspokojil, stálo by za zváženou plnit Google tabulku prospektů pomocí Google Apps Scriptu.
Sledujte nás