Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

Zatočte s chaosem ve své e-mailové schránce

By on 12. 5. 2016 in Nástroje with Žádný komentář
Radek Pohnan

Radek Pohnan

Google Certified Deployment specialista - Cleverity.cz
Radek je Google Cloud Partnerem a držitelem prestižní certifikace Google Certified Deployment Specialist. Rád vám poradí, zda jsou Google aplikace vhodné i pro vás a jak jejich potenciálu využít na plno.

Radka můžete kontaktovat na webu Cleverity.cz nebo na sociálních sítích Facebook a Twitter.
Radek Pohnan

Staňte se pánem ve své doručené poště

Popravdě mám Google Gmail hodně rád. Jak praví klasik: „Neplačte, sami jste si to zavinili.“ Hlavním důvodem mé veřejné lásky je fakt, že Google Gmail je značně flexibilní nástroj. Pokud jej vhodně nastavíte, přestane být zlým pánem a stane se hodným, skoro až servilním sluhou.

Pojďme se tedy spolu podívat na možnosti uspořádání doručené pošty. Z toho, co jsem v předchozích článcích napsal víte, že Doručená pošta je jen štítek. Odebráním štítku Doručená pošta e-mail archivujete. Archív, respektive všechny uchovávané e-maily naleznete ve složce (opravdu používám termín složka) Všechny zprávy.

Pryč s chaosem aneb jak nastavit pořádek v chlévě?

Google Gmail umí spoustu krásných věcí, ale možnost vlastního nastavení Doručené pošty je cool, sexy a bomba. Cool je, že si Gmail nastavíte podle svých potřeb. Sexy je, že nejste ničím vázáni, a bomba je, že je to pravda.

Přemýšlel jsem, jestli popsat detailněji své používané nastavení. Nemyslím si, že by to bylo dobré. Popsal bych svůj proces. Pokusím se raději možné principy naznačit. Pokud se mně zároveň podaří, že pochopíte prezentovanou ideu, garantuji vám, že se stanete oním Pánem.

Nastavení provedeme pomocí obligátní ikony ozubené kolečko, volbou záložky Doručená pošta a výběrem z nabídky Styl doručené pošty. Používám zobrazení Výchozí. Zároveň si na stejné stránce ve volbě Kategorie odškrtnu vše, co lze (zůstane jen volba Primární).

gmail-nastaveni-dorucena-posta-organizace

Pokud si chcete vyzkoušet jiné varianty, doporučuji se zaměřit na volby Nepřečtené nejdříve a Prioritní pošta (tu jsem ostatně dlouho používal).

Naším nastavením bychom však nic zásadního nezískali, spíše ztratili. Největší volnost a sexy možnost přináší nastavení provedené ve volbě Více složek Doručená pošta. Pro použití je však nutné nastavení aktivovat na záložce Laboratoř.

nastaveni-gmail-vice-slozek-dorucena-posta

Aktivací získáme cool funkcionalitu v podobě neomezených možností nastavení. O co tedy jde? Pouze v této variantě získáte možnost nastavení až pěti přihrádek, expresně chlívků. Každý chlívek můžete pojmenovat, ale především umožňuje nastavení specifických vlastností. Pouze zde dokážete chlívek propojit se štítkem, ale i s příznaky typu hvězdička či využít složitější konstrukce v podobě filtrů.

Využijte potenciál a zavřete e-maily do správného chlívku

Dobře, nyní máme vše připraveno. A můžete začít organizovat schránku Doručená pošta. Jste příznivcem Inbox zero, principu 4D (Delete it, Do it, Delegate it, Defer it), nebo preferujete styl à la úkolovník? Je jedno, jaký systém používáte a jak si Gmail nastavíte. Důležité je, abyste systém dodržovali. Pro názornost řešení připojuji obrázek.

organizace-gmail-dorucena-posta

Veškerá nezpracovaná pošta končí v Doručené poště. Vy však zavádíte další podokna, neboli chlívky. Je na vás, jestli použijete úplně všechny. Každý chlívek si můžete pojmenovat a nastavit. Například podokno 0 pojmenuji Udělat a zároveň ho nastavím tak, aby zobrazovalo e-maily, které se k němu vážou. Zavedu štítek s názvem např. _ToDo a do dotazu doplním label:_ToDo. Sami už pak tušíte, co se stane v případě, že e-mail označím štítkem _ToDo.

Jak být Héraklem a čistit svůj Augiášův e-mailový chlév?

Zaveďte si pravidla. Osobně používám mix výše zmíněných technik. V určených časech kontroluji poštu.

  • Všechny nepotřebné e-maily hromadně označím a smažu (někdo raději archivuje, např. uživatelé tarifu Google Apps Unlimited).

    Hlavní akce: vymazání e-mailů z doručené pošty

  • Pokud nějaký e-mail zabere vykonáním méně času (doporučená doba je do dvou minut, ale je to jen na vás), vyřídím ho (může se jednat o nějaký drobný úkol, který provedu, nebo jen odpovím). Důležité je, že tento e-mail nezůstává ve schránce Doručená pošta, po vykonání jej archivuji.

    Hlavní akce: archivování e-mailů z doručené pošty

Tip 1: Nastavte si a používejte volbu Odeslat a archivovat, kdy po odeslání e-mailu se ten původní automaticky archivuje (zmizí ze schránky Doručená pošta)

  • E-maily mohu delegovat (zatím neřeším), nebo odložit na pozdější dobu. V tomto okamžiku se stávají úkolem. Přemýšlel jsem, jakou formu pro evidenci úkolů zvolit. Snažím se většinou o co nejjednodušší systém. Tomu nahrává nastavení, kdy e-mail prostě označím štítkem např. _ToDo. Tento princip by naznačen výše, jedná se o nastavení pro Podokno 0.

    Hlavní akce: přesun e-mailů do Podokna 0

Tip 2: Zvážil bych zavedení druhého štítku, např. _ToDoDone. Dotaz pro Podokno 0 pak nastavte jako label:_ToDo -label:_ToDoDone. V Podokně 0 budete udržovat jen nezpracované úkoly. Ty zpracované (po označení štítkem _ToDoDone) z Podokna 0 prostě zmizí. Zároveň můžete uvedené štítky využít pro pozdější hledání.

Tip 3: Z určitých důvodů jsem začal používat úkolovník Todoist (a netrpělivě čekám na oboustrannou synchronizaci s Google kalendářem). Automaticky vybrané e-maily přesouvám do Todoistu (pomocí Google Apps Script, bude ukázáno v navazujícím článku). Jedná se o všechny e-maily označené manuálně štítkem _ToDo, ale i e-maily, kde mohu detekovat úkol (evidence nákladu po přijetí zprávy z banky, chybové zprávy, e-maily na podporu atd.)

  • Očekávám odpověď – ano, takto mám nazvané Podokno 1. Pro označení e-mailů používám příznak hvězdičky, konkrétně purple-question. Dotaz pro nastavení Podokna 1 je has: purple-question.

    Hlavní akce: přesun e-mailů do Podokna 1

Tip 4: Pokud označím e-mail příslušnou hvězdičkou, bude zobrazen v Podokně 1, ale zároveň i v doručené poště. Používám Google Apps Script, který automaticky v intervalech odebírá štítek Doručená pošta u e-mailů označených hvězdičkou.

  • Naplánované, Někdy/Možná eviduji v Podokně 2. Pro označení e-mailů používám příznak hvězdičky, konkrétně green-check. Dotaz pro nastavení Podokna 2 je has:green-check.

    Hlavní akce: přesun e-mailů do Podokna 2

A zde bych před měsícem skončil. Pokusně jsem zavedl dvě nastavení, které jsou doménou spíše z oblasti CRM. Používám je pro rychlý náhled (vím, stačilo by logicky použít nastavení a rychlé odkazy).

  • Klienti – nechávám zobrazovat v Podokně 3. Pravidlo není konečné, ale vypadá takto – label:(#Klient_Z OR #Klient_P) -label:(_movedtodo OR _amovedtodo). Automaticky pomocí štítků označuji dvě úrovně klientů a zobrazuji jen e-maily, které jsou „otevřené“ nemají přiřazen štítek _movedtodo nebo _amovedtodo.
  • Prospekti – nechávám zobrazovat v Podokně 4. Pravidlo není opět konečné –label:#Prospekt -label:($nointerest OR _movedtodo OR _amovedtodo). Automaticky skriptem nastavuji štítek $nointerest, pokud prospekt do deseti dnů nezareaguje na odeslaný e-mail.

nastaveni-google-gmail-inbox-zero

Pokud by mě tento primitivní CRM systém na nějakou dobu uspokojil, stálo by za zváženou plnit Google tabulku prospektů pomocí Google Apps Scriptu.

Štítky: ,

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru