Nástroje pro vaše projekty

Je hodně programů a aplikací, které můžete použít pro lepší spolupráci týmu na projektu. Vybrat ten, který vám bude nejvíce vyhovovat, dá docela zabrat. Jestli se po něčem novém poohlížíte, chci vám pomoci urychlit výběr a jednoduše ukázat, jaké funkce mohou tyto programy nabídnout.

Asi každý má zkušenost s běžným kancelářským balíkem (např. Office, Google Docs) a kalendářem. Přestože si při řízení projektů s nimi většinou vystačíte, vhodně vybraný specializovaný nástroj může dost usnadnit práci. Hlavně u většího počtu projektů a dlouhodobějších týmů můžete získat lepší přehled o stavu projektu, jednotlivých úkolů a zjednodušit komunikaci. Zato když je projekt jen jeden nebo tým jen dočasný, přínosy z nasazení nemusí vždy převážit náklady a čas s tím spojený.

Ve výčtu níže zmiňuji hlavně specializované programy, které jsou v dané oblasti silné. Existují však i komplexní aplikace, které kombinují skoro všechny dále zmíněné funkce.

Jaké tedy můžete u programů hledat?

Úkolovník: vědět, co mám vlastně dělat

Mít přehled v úkolech je základ a naprostá nezbytnost. Pro jednotlivce postačí např. Todoist, pro více projektů a lidí je přehlednější např. Basecamp. Úkolovník pomůže i s přehledem delegovaných úkolů. Členové týmu zde můžou jednoduše reportovat stav nebo splnění úkolu. Tato funkce je součástí snad všech komplexnějších programů.

Podpora komunikace: neutopit se v e-mailech

Nekonečné e-mailové konverzace v týmu se dají často zjednodušit. E-mailové schránce můžete ulevit např. tím, že diskuse probíhá v programu přímo u konkrétního úkolu nebo tématu. Ze specializovaných nástrojů můžete zkusit např. Slack. Podpora komunikace je (lépe či hůře) implementována u všech komplexnějších programů na podporu řízení projektů.

Time-tracking: sledovat odpracovaný čas

Pokud potřebujete mít přehled, kolik se na kterém úkolu strávilo času, potřebujete tuto funkci. Jednotlivci používají např. Toggl, z komplexnějších programů to umí např. Projektově.cz, Jira a mnoho dalších.

Tiketovací systém: správa požadavků, chyb a úkolů

Tiketovací (někdy též bug-tracking) software je specializovaný hlavně pro IT týmy nebo helpdesky – např. Jira, Mantis, nebo Redmine. Používá se nejčastěji v rámci celé firmy pro správu většího seznamu požadavků a úkolů. Ne nutně pouze pro projekty, ale i pro dodatečné požadavky zákazníků atp. Zpravidla v sobě zahrnuje také time-tracking.

Ganntovy diagramy: harmonogram pod kontrolou

Potřebujete důsledně ohlídat včasné dokončení projektu a časové návaznosti jednotlivých úkolů? U velkých a komplexních projektů se bez ganttových (úsečkových) diagramů těžko obejdete. Zvládne je např. MS Project, ProjectLibre, Projektově.cz, EasyProject, Redmine.

Rozpočet projektu

Potřebujete hlídat pečlivě náklady a rozpočet projektů? Když pomineme všemocný Excel nebo komplexní programy, zajímavě vypadá např. Costlocker.

Podpora agilních metod

Ne každý projekt se dá detailně naplánovat až do konce, resp. ne vždy je to účelné. I proto se některé projekty řídí a plánují spíše na základě jednotlivých úseků (tzv. sprintů), např. podle metodologie SCRUM. Pokud je to váš případ, můžete zkusit např. Easyproject (agilní metody) nebo některý specializovaný program. Můžeme sem řadit např. Trello.

Správa portfolia projektů, prioritizace, vytížení zdrojů

Uřídit jeden projekt je snazší než uhlídat úspěšné dokončení balíku více projektů (tzv. projektové portfolio). Vhodně vybraný (a důsledně používaný) nástroj vám pomůže udržet si přehled o stavu jednotlivých projektů, přehodnotit priority mezi projekty a balancovat využití zdrojů a vlastních sil.

Toto je nejtěžší kategorie výběru aplikací a nasazení v praxi nemusí splnit očekávání, protože je závislé na mnoha faktorech. Komplexní řešení jsou v tomto různě silná. Poohlídnout se můžete i po specializovaných softwarech pro vytížení zdrojů (např. https://www.10000ft.com/plans/overview ) nebo zkusit vystačit s přehledem na flipchartu či stěně kanceláře.

Firemní wiki, onlinové dokumenty

Kromě seznamů úkolů, specifikací a dokumentace vzniká kolem projektů a fungování týmu spousta dokumentů. Posílat si e-maily se soubory .DOC, .DOCX a .PDF je v pohodě, když zapojujete jednorázově klienta. Jinak zkuste pro spolupráci na dokumentech použít třeba Google Docs, Evernote, onlinová úložiště dat, komplexní řešení apod.

Úložiště dat

Chcete, aby měli všichni přístup k poslední verzi dokumentů i dalších souborů? Zkuste třeba Disk Google, One Drive, Dropbox, iCloud nebo jiné řešení, které tuto funkci obsahuje.

Integrace s dalšími službami

Bude si vybraný nástroj rozumět s už využívanými službami – např. s Gmailem, Togglem, Dropboxem? Např. Asana je v integracích silná.

Appky na mobilní zařízení

Chcete mít možnost podívat se na stav projektů a úkolů i na mobilu při čekání ve frontě nebo rychle zadat nový úkol, na který jste si vzpomněli? Tak to se vám může hodit appka pro váš mobil nebo tablet.

Závěr nebo začátek?

Tento přehled poskytuje základní orientaci v nejčastějších funkcích, po kterých se můžete poohlížet, když chcete pomocí aplikace zefektivnit práci svého týmu. K dispozici je nespočet programů – namátkou z těch komplexnějších pro řízení projektů např. zmiňované Asana, Projektově.cz, EasyProject, Basecamp, Freelo. Pro více tipů viz např. můj přehled softwaru pro podporu řízení projektů. K tomu můžete najít spousty dalších programů, které se specializují jen na některé funkcionality.

Nedá se doporučit jedno nejlepší řešení. Každopádně platí, že čím jednodušší a uživatelsky příjemné řešení, tím ochotněji ho budou členové týmu používat. Co dál s tím? Zvažte, v čem vám stávající řešení nevyhovuje a jaké funkce byste opravdu potřebovali. Na základě toho hledejte a zkoušejte.

O dalších aspektech výběru nebo o konkrétních programech si více řekneme třeba příště. A pokud jste už svou ideální aplikaci našli, dejte ostatním tip, v čem je váš favorit opravdu silný.

Štítky: aplikace