Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

Očistěte váš mozek – poznamenávejte si všechno, co jde

Sofya Rozhoňová (Khazarova)

Sofya Rozhoňová (Khazarova)

Manželka, matka, manažerka. Daňová poradkyně. Spoluvlastník účetní firmy. Lektor na Naučmese. Nadšenec do start-upů. Lenoch (ačkoliv to zní divně a na první pohled sem nezapadá).

Abych vše stíhala, musím mít kvalitní time management. A právě o svoje triky se s vámi budu dělit.
Sofya Rozhoňová (Khazarova)

Poslední články od Sofya Rozhoňová (Khazarova) (Všechny články)

Vír v hlavě. Zmatek. Co dřív? Co je důležitější? Podívejme se na to, jak si uklidit v hlavě.

Začnu dnes jinak. Byli jste někdy u výživového poradce? A pokud jste se rozhodli změnit svůj jídelníček, také vám poradce řekl, ať si první týden dva zapisujete vše, co jste snědli?

  • Někdo má pocit, že toho sní málo, a ono to tak není.
  • Někdo má pocit, že se pořád přejídá, a ono to tak také není.
  • Někdo zjistí, že toho sice sní „akorát“, ale přesto je podvyživený.

Obdobně to funguje například při plánování celého dne, týdne, měsíce, roku, života…

  • Někdo má pocit, že není možné stihnout za den, týden atd. vše, co si naplánoval. A ve finále nevyužívá celý svůj potenciál nebo se prostě nudí.
  • Někdo má pocit, že stihne všechno. A pak se řídí heslem: Žádný deadline není tak dead, aby se nedal prodloužit.“
  • A někdo zjistí, že plní úkoly a cíle, které vlastně pro něj vůbec nejsou důležité.

Tento příspěvek se nebude zabývat tím, jak si naplánovat den, týden atd. Výše uvedené je pouze ukázka toho, že dokud nebudete mít svoje myšlenky (jakékoliv) na papíře nebo v technickém zařízení, budou vám v hlavě „vířit“ a tvořit pouze zmatek.

Použiji ještě jedno přirovnání. Asi každý z nás pracuje občas s počítačem nebo aplikacemi v mobilu nebo tabletu. Když máte otevřených více programů, často se zařízení „zasekne“. Neví, co dřív.

Říká se, že podobně funguje i naše operační paměť – neboli krátkodobá. Jednoduše nevíme, co dřív, myslíme na něco, co vůbec není důležité a ve finále se nemůžeme soustředit.

Řešením je roztřídit myšlenky. Ideálně je někam „uklidit“. Uklidit = někam poznamenat. Vír se tak v hlavě uklidní a my se budeme moci soustředit na konkrétní věc. Mozek bude hledat cestu, jak dosáhnout cíle a při hledání té cesty ho nebude nic rušit.

Na výběr máme spoustu možností, jak si poznamenávat myšlenky, nápady, webové stránky, jídelníčky… Mezi moje oblíbené patří:

  • Tužka a papír, taková klasika. Když beru tužku do ruky, úplně „vidím“, jak se mi v mozku zapojují ty správné „dráty“. Používám ji na plánování dne, některé seznamy, nápady na články a samozřejmě na myšlenkové mapy.
  • Evernote. Když narazím na něco zajímavého na internetu, rovnou si to ukládám do příslušné složky. A když pak potřebuji články ke konkrétnímu tématu, mám jedno místo, na které se podívám. Také ho používám na tvorbu některých seznamů, které potřebuji mít často po ruce, a proto musí být v technickém zařízení.

 

vystrizek-z-Evernote

  • Posílání e-mailů sám sobě. To je můj malý trik. Jakmile mě napadne, že mám něco udělat, napíšu sám sobě e-mail (mobil mám vždy po ruce). Ze soukromé schránky do pracovní. Na soukromý e-mail mi chodí desítky e-mailů denně, proto bych tam své vlastní mohla přehlédnout. Pracovní e-mail pravidelně třídím, takže tam si vlastního e-mailu jednoduše všimnu. Stejně tak dobře by fungovalo založit si e-mail pouze na úkoly a zavítat do něj pokaždé, kdy máte pocit, že jste měli něco udělat.

Úkol pro dnešek je jasný:

  • Pokud máte čas, zkuste si roztřídit vír ve vaší hlavě způsoby, které vyhovují vám.

Pokud čas nemáte, zkuste si alespoň napsat úkoly pro dnešek. Pak část vyškrtejte. Pak si určete priority. A až budete mít pro dnešek splněno, začněte třídit vír ve své hlavě (bodu 1 se zkrátka nezbavíte).

Štítky:

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Počet komentářů: 7

Trackback URL | RSS kanál s komentáři

  1. Tom napsal:

    Pěkně sepsáno. Díky! S tím posíláním emailů sám sobě.. používám dvě finty, které jsem někde odkoukal a které jsou překvapivě velmi efektivní..
    Pro své vlastní úkoly, posílám email sám sobě s tím, že mám v mailboxu pravidlo, aby se mi emaily od mé vlastní osoby automaticky z inboxu házel do TODO.
    Pro delegování zase používám skrytou kopii, kterou posílám sám sobě s tím, že mám pravidlo, aby mi tento typ emailů chodil do složky WAITING_FOR, kterou je potřeba pak už jen tu a tam zkontrolovat a popohnat případné hříšníky :-)

    • Pavel napsal:

      Zdravím,

      já se snažím vyhýbat se posílání své vlastní pošty znovu na sebe. Proč? Protože na tento typ mám vlastní filtr nazvaný „Sám sobě“ včetně štítku s výraznou barvou z důvodu občasných odpovědí na nějaký mail tak blbě, že místo odpovědí dotyčné osobě odpovím sobě. Ale zjistím to až poté, kdy mi druhá strana neodpovídá, a já zjišťuji proč. Tento problém mám v Gmailu, když je už konverzace v rámci jednoho předmětu dost nepřehledná. Takto vím, že jsem se přehlédl.

      Úkoly a nápady se snažím řešit vždy přes RTM https://www.rememberthemilk.com/ – který tento rok udělal obrovský kus práce co se vývoje systému týče. Mám zaplacený roční poplatek, takže se mi mezi mobilem, tabletem a webem synchronizují nápady a úkoly okamžitě.

      Připadně to kombinuju s Evernote v telefonu.

      Na „Waiting For“ používám jiný trik, možná dokonce přímo od Daniela Gamrota – pokud potřebuju, aby se mi mail zároveň hodil do této složky, píšu zcela na konec značku „*wt“ kterou mám nastavenou pro filtr. Zatím co to používám, si nikdo nestěžoval, co to v tom mailu je za značku atd. Používám minimálně takto cca 3 roky.
      Určitě se to dá kombinovat nebo používat s různými značkami.

      V tomto směru bych ale potřeboval spíš ještě řešení, že se mi to vloží např. do RTM nebo kalendáře přímo jako připomenutí např za 1 týden.

      • Daniel Gamrot Daniel Gamrot napsal:

        U seznamu delegované práce preferuji spíš postup, kdy si dám e-mail, který mi RTM vygenerovalo, do BCC v e-mailu, který posílám. Přijde pak do Inboxu a jednou denně roztřídím (dám štítek @čekám + předáhnu do projektu) a přiřadím právě termín kontroly. Je to hodně manuální, ale mám to pod kontrolou a takových úkolů je do deseti denně.

        Termín a štítky se dají vložit přes funkci Smart Add rovnou do e-mailu (např. „Tonda Novák: Odpovědět na e-mail 2 weeks @čekám #NazevProjektu“ v těle e-mailu způsobí to, že se vytvoří úkol v RTM se štítkem „čekám“ v projektu „NazevProjektu“ s připomenutím za 2 týdny), nicméně text uvidí i adresát. Snad tam nemám syntaktickou chybu, RTM nepoužívám, jen jsem jej testoval tak 2 měsíce zpátky a musím uznat, že se hodně posunul.

  2. GTDovec napsal:

    Dobrý trik od Toma.
    Dřív jsem shromažďoval úkoly do Evernotu také (po dnech, týdnech, měsících…) a pro některé položkové multitasky se mi občas hodí i teď. Mým favoritem, který už funguje v mém TMI (GTD…) přes rok, je ovšem dnes Todoist. Velmi, velmi doporučuji. Plus školení Daniela Gamrota k tomu (toto není reklama).
    PS: Teď mám zrovna za sebou akviziční týden, velmi úspěšný. Mimo jiné proto, že jednoduše plánuji a kontroluji – a přehledně vedu protokoly z jednání. Minimální námaha, maximální efektivita. Pružná kombinace Evernote a Todoist. No dobře, ještě outlook… :-) Kdo nechce experimentovat, může se na tyhle dva krosplatformní programy s důvěrou spolehnout.

    • Tikiboo napsal:

      GTDovec, možem sa spýtať ako vytvárate a vediete protokoly s jednaní?

      • GTDovec napsal:

        Zápisy z jednání (výrobních, akvizičních, redakčních) vedu ručně v moleskine, chronologicky, alternativně v určitých situacích (např. moje a oficiální zápisy z jednání typu porada) v evernote (jméno snadno, spolehlivě a přehledně generuje vyhledávač).
        Dříve (hodně dávno…) jsem používal „nekonečný“ wordový dokument pod jménem. Tam se dal šoupnout i vybraný obsah mailu apod. Vůbec to nebyla špatná věc.
        Obecně svoje řešení považuji za chalupnické, mně ale vyhovuje. Princip chronologičnosti považuji za velmi funkční. Při dramatičtějším nárůstu osob bych šel plně do PC agendy, rád si nechám poradit od zkušenějších :-)

        • Tikiboo napsal:

          Vďaka za nápady. Z mojej strany to chce viac disciplíny, lebo potom sa mi strácajú dôležité info ku klientom v tej hromade informácií.

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru