Pročistěte seznamy úkolů s termínovým pořadačem
Daniel Gamrot
Pořádá firemní i veřejná školení, díky kterým zvýšíte svou osobní produktivitu a zlepšíte time management. Naučí vás vytvořit si systém pro produktivní práci, používat myšlenkové mapy v byznysu, efektivně pracovat s mobilními technologiemi nebo vybudovat bezpapírovou kancelář díky Evernote. Nedávno získal jako první Čech titul Evernote Certified Consultant.
Poslední články od Daniel Gamrot (Všechny články)
- Tip na akci: Minutový řečník - 25. 11. 2016
- Rozhovor s Radkem Pohnanem - 14. 7. 2016
- Rozhovor s Markem Sýkorou - 2. 6. 2016
Když jsem zaváděl principy z Mít vše hotovo, postupoval jsem po dílčích krocích. Jedním z nejodkládanějších byla implementace termínového pořadače – nástroje, který mi výrazně pomohl pročistit seznamy úkolů od těch, se kterými jsem neměl možnost v danou dobu nic udělat. Víte co? Vy jej neodkládejte! Implementace je prostá a díky němu zvýšíte přehlednost vašich seznamů úkolů.
Co je to termínový pořadač
V prvé řadě nutno podotknout, že se nejedná o techniku z hlavy Davida Allena, autora Mít vše hotovo (byla totiž zmiňována jinými autory mnohem dříve). I když ten ji velmi jednoduchým a srozumitelným způsobem popisuje ve svých publikacích. Vím, že řada z vás původní knihu, která se ve velmi brzké době dočká aktualizace (viz také newsletter Jan Melvil Publishing – mimochodem právě dnes máte poslední možnost využít skvělé slevové akce, která je v newsletteru popsána), jistě četla a s termínovým pořadačem si pohrávala (či jej snad dokonce úspěšně implementovala). Pro ty, kdo jsou prozatím tímto principem nepolíbení, přináším krátký úvod do světa této tajuplnosti.
Představte si, že váš seznam úkolů má dvacet položek. Do kolika z nich se můžete pustit právě teď? Do patnácti? Deseti? Nebo ani to ne? Jsem zastáncem minimalistického přístupu jednoho seznamu úkolů, ve které mám jednotlivé další kroky označeny kontexty. Ty mi pomáhají v okamžitém vyhledání pouze těch úkolů, na kterých mohu začít okamžitě pracovat. Ty aktivity, které chci splnit někdy v budoucnu, ale ještě se do nich z jakéhokoliv důvodu pustit nemohu (např. chci zarezervovat vstupenku na koncert oblíbeného skladatele, ale předprodej začne až za dva dny), do tohoto seznamu vůbec nevpouštím. Raději je přesunuji do termínového pořadače. Díky tomu se mi seznam proveditelných dalších kroků nenatahuje o ty položky, které aktuálně nejsou relevantní. A čím kratší seznam mám, tím efektivněji se rozhoduji o tom, do čeho se pustím (víte jak to je – čím více možností…).
Jak termínový pořadač vypadá
Jeden příklad za všechny. A vezmeme to hned od myšlenky, kterou představil David Allen v Mít vše hotovo. Ten popisuje termínový pořadač jako třiačtyřicet složek (jedenatřicet pro dny v měsíci, dvanáct potom pro každý z měsíců), do nichž odkládáte připomínky úkolů, které chcete v budoucnu v konkrétní den provést. Jednotlivé složky se dny jsou seřazeny za sebou, složku s aktuálním dnem máte vždy na prvním místě.
Řekněme, že dnes máme 30. března (na prvním místě termínového pořadače je tedy složka s označením “30”, za ní následuje “31”, “duben”, “1”, “2”, atd.). Před čtrnácti dny jsem se doslechl o koncertu, který si rozhodně nechci nechat ujít a vstupenku nejdříve koupit co nejdříve. Předprodej však začíná až 1. dubna.
Kdybych tento úkol vložil do svého seznamu proveditelných položek (dalších kroků), jen by tam zabíral místo a snižoval efektivitu rozhodování o tom, do čeho se mám pustit. Rezervaci totiž mohu provést nejdříve 1. dubna. Proto si vezmu lísteček, napíši na něj “Rezervovat vstupenku na koncert” a vložím jej do složky s označením “1”.
Jak s termínovým pořadačem pracovat
Vhazováním to však nekončí. Abych se u aktivit, které jsem takto odložil, také pustil do provádění, je důležité vypěstovat si návyk pravidelné kontroly. Proto v rámci denní revize (každý den večer) procházím složku pro další den a případné položky, na něž se má zítra dostat, přepisuji do seznamu dalších kroků. Jakmile to provedu, vezmu složku a zařadím ji do dalšího měsíce.
Jak to tedy vypadá u našeho koncertu? 31. března večer otevřu složku “1”, vidím, že je zde připomínka rezervace vstupenek. Tento úkol tedy přepíši do seznamu dalších kroků a složku s označením “1” přesunu za složku “květen”. Takto pracuji denně.
Moderní implementace termínového pořadače
Pokud mě trošku sledujete, pravděpodobně vám moc nesedí, že zrovna já využívám papírových složek, které jsou v poměrně značném rozporu s myšlenkou bezpapírové a mobilní kanceláře. Trefa – nevyužívám! Jsem fanda digitálních technologií, které denně studuji i školím, takže se, stejně jako v případě evidence úkolů, projektů a termínů klaním také k digitálnímu pojetí termínového pořadače. To se však nástroj od nástroje různí. Rád vám přiblížím implementaci v nejčastějších nástrojích, se kterými se jako lektor osobní produktivity setkávám. Kdyby zrovna ten váš chyběl, pošlete mi jeho název do diskuze a já jej co nejdříve doplním.
Todoist – Ačkoliv mám Todoist velmi rád (viz můj článek) a nedám na něj dopustit, občas se mi zasteskne po absenci funkce “odložený start”, která by mi termínový pořadač v papírové podobně perfektně nahradila. Naštěstí ji ale lze v placené verzi poměrně jednoduše nahradit štítkem “termínový_pořadač”, nastavením data (např. tedy 1. dubna pro zakoupení vstupenky) a prací s filtry, u kterých bude vždy podmínka na zobrazení pouze těch úkolů, které nemají přiřazený štítek “termínový_pořadač”. Tento filtr pak může vypadat například takto: “@počítač & !@termínový_pořadač”.
Remember The Milk – Vývojáři aplikace zapracovali do aplikace v předchozích měsících několik nových prvků včetně velmi povedeného designu, díky čemuž se aplikace dostala opět do mého žebříčku nejlepších úkolovníků. A na rozdíl od Todoistu obsahuje také “Start Date”, což je fantastické. Co ovšem považuji za poměrně nedotažené je, že pokud nastavím tento atribut u úkolu, nezmění se téměř nic z pohledu základního zobrazení (úkol stále zůstává viditelný). Proto je to potřeba opět ošetřit, tentokrát využitím Smart Lists (obdoba Filters z Todoist), kde do podmínky vložíte část “(start:never OR start:today OR startBefore:today)”. Díky tomu se vám v seznamu zobrazí daný úkol až ve chvíli, kdy jej skutečně můžete začít plnit. Celý Smart List pro kontext @počítač pak může vypadat takto: “(start:never OR start:today OR startBefore:today) AND tag:počítač”.
Wunderlist – Aplikace bohužel nemá ani funkci odloženého seznamu úkolů ani možnost uložení filtrů nebo “chytrých seznamů”. Zde doporučuji vytvořit si pro termínový pořadač speciální seznam (nazvěte jej třeba Termínový pořadač) a každý z odložených úkolů sem přetáhněte. Samozřejmě poté, co doplníte datum, kdy chcete úkol vidět. Jakmile nastane očekávaný den, přetáhněte úkol pod adekvátní projekt nebo kontext (podle toho, jak s Wunderlistem pracujete).
OmniFocus – Tento nekorunovaný král mezi GTD aplikacemi nabízí asi nejjednodušší způsob, jak odložit úkol – vyplněním Defer Date. Pokud tak učiníte, nezobrazí se vám poté úkol v kontextovém pohledu až do doby, než skutečně nastane den D. Není potřeba nic složitě konfigurovat.
Google Kalendář – Pokud používáte, podobně jako Pavel Minář, kalendář také pro evidenci úkolů, doporučuji vytvořit si pro termínový pořadač speciální kalendář (pojmenování zase nechám na vás). Jednotlivé úkoly poté vkládejte jako celodenní události k požadovanému datu. Obrovská výhoda tohoto přístupu tkví ve vizuální přehlednosti a také v přenositelnosti do jakéhokoliv elektronického i papírového kalendáře.
FollowUpThen – Pokud vás ani jedna z aplikací neoslovuje a raději pracujete s e-mailem, doporučuji vyzkoušet tuto službu. Její hlavní funkcí je připomínání prostřednictvím e-mailů, které zasílá ve vámi požadovaný čas nebo den. Odešlete-li např. e-mail s předmětem “Rezervovat vstupenky na koncert (dnes začíná předprodej)” na adresu “1april@followupthen.cc”, přijde vám 1. dubna do Doručené pošty připomínka právě v podobě e-mailu. Ovládnutí služby vyžaduje chvilku studia a praxe, ale výsledek se jistě dostaví.
Zaveďte jej ještě dnes
Využívání termínového pořadače není žádná věda a je poměrně intuitivní (samozřejmě v závislosti na nástroji, který používáte). Doporučuji – zaveďte si jej ještě dnes a začněte okamžitě těžit z následujících výhod:
- Vaši hlavu nebude neustále zaměstnávat přemýšlení o tom, že na “něco” nemáte zapomenout.
- Nebudete si muset polepovat lednici nebo jiná místa post-it lístečky.
- Úkoly, do kterých se ještě nemůžete pustit, nebudete mít zbytečně na očích mezi seznamy dalších kroků.
- V případě, že sem budete vkládat také úkoly k uzrání (nápady, které si chcete nechat připomenout až za nějakou dobu), budete mít i fajn nástroj pro eliminaci nedůležitých věcí. Věřte mi, že řadu z věcí, do kterých byste se v minulosti rádi pustili, za měsíc s chutí proškrtáte.
A to se docela hodí, ne?
Náročný, ale zase jednou hodnotný text – takhle po ránu :-)
První poznámka: Todoist se mi dlouhodobě osvědčuje, mám placenou verzi a po školení jistého Dana Gamrota mohu jen doporučit. Obé…
Druhá poznámka: Moje nedokonalost zvítězila nad termínovým pořadačem. Možná proto, že jsem do něj neházel lístečky s úkoly a tím pádem s ním pracoval jen občas, vlastně skoro vůbec ne. Vadilo mi, že do desek nevidím, musím je pořád otvírat, kontrolovat a být překvapován tím, co tam je. Mám teď tuhle vymoženost se závěsnými deskmi jako exponát ve svém Muzeu GTD.
Pro mě je ale typické využití trošku jiné (protože úkoly řeším vždy elektronicky): jdu na koncert, koupím si vstupenku na apríla, hodím ji do desek a 31. března ji tam večer najdu. Najdu ji při denní kontrole a strčím ji do peněženky. Nebo mám příští středu schůzku ke smlouvě, tak si tam hodím dvě vytištěná paré k podpisu. A přemístím do tašky den před tím.
Ještě něco. S úspěchem jsem na jednom projektu po léta používal redukovanou variantu tohoto systému, něco jako po, út, st, čt, pá, příští týden. Plus tři čtyři přihrádky na další, „nečasové“ položky. Nosil jsem to vždycky s sebou a báječně to fungovalo. Dokonce jsem pak plastovou „tašku“, ve které desky/přihrádky/šteláře byly (vyrábí se to jako komplet), vyměnil za designovou verzi s barevnými deskami uvnitř. Ergo kladívko: Termínový pořadač lze dobře použít i v redukované, na míru přizpůsobené, mobilní verzi.
Děkuji moc za příspěvek!
Ten princip se vstupenkami, který uvádíš, využívám také – v Evernote. Mám zde naskenované vstupenky s připomínkou (Reminder) ke konkrétnímu dni. Podle označení v Evernote je pak jednoduše najdu na konkrétním místě i ve fyzické podobě. A termínový pořadač tak mám v počítači, mobilu či Apple Watch.
Dobrý tip, díky!
Pro mne je velký objev aplikace Doit.im, která umí pracovat efektivní formou právě s časem. Díky své přehlednosti a možnostem jak pracovat s úkoly ji vnímám jako dobrý start nejen pro GTD začátečníky, ale i jako plně funkční nástroj pro pokročilé uživatele. Je možné ji propojit s Evernote, Google kalendářem. Premium předplatné je v porovnání s ostatními placenými aplikacemi dostupnější. Jaké s ní máte zkušenosti? Díky za názory.
Doit.im je fajn nástroj, hodně navádí je GTD principům. Sám jsem v ní pár měsíců pracoval a byl jsem při testování spokojený.
Takže jednoznačně doporučuji jako jednu z kvalitních aplikací.
Popíšu své zkušenosti/workflow:
Pzn.: Používám OmniFocus (ale věřím, že následující kroky by bylo možné aplikovat i v jiných nástrojích)
1) Vytvořil jsem si následující kontexty: Priorita A, Priorita B, Priorita C. A pak skupinu kontextů pojmenovaných podle nejbližších měsíců (duben, květen, červen, červenec…)
2) Položce, která má jednoznačný deadline, připojím od samého začátku termín. Pokud se k ní váže i odložený start (jako třeba uvádí Dan s nákupem lístku), využiji funkce odloženého startu. Jinak termíny v prvních fází plánování/revizí nevkládám.
3) K položkám ale přihodím kontext – měsíc, v níž má být projekt/úkol realizován. (Mám pak nastavené perspektivy – u Toodist by to bylo uložené filtrování či štítky – které mi zobrazí v rámci daných rolí/projektů pouze konkrétní vybraný měsíc)
4) Při týdenní revizi vybírám z daného aktuálního měsíce ty položky, které budu chtít udělat v rámci nadcházejícího týdne. Provedu to tak, že ji ovlaječkuji. (V jiných nástrojích by to mohl být buď nějaký štítek „týden“ nebo taky vlaječka, nebo třeba hvězdička…) A vyměním kontext „duben“ (resp. daný měsíc) za kontext s označením priority úkolu.
5) V průběhu týdne tak mám velmi snadno dostupné pouzey ty úkoly, které chci v týdnu udělat a aplikace mi je ukazuje roztříděně dle důležitosti. (Snažím se pochopitelně řešit prioritně skupinu A, pak B, poté až C)
6) Výhoda, že nepřiděluji hned termín dokončení, spočívá i v tom, že mě to nijak „nestresuje“ – ne vždy je pro mě zcela podstatné, kdy který úkol udělám, důležité je mít jej hotový do konce týdne. Přesto při denní revizi, když se chystám na další den, většinou udělám to, že si z ovlaječkovaných (= týdenních) úkolů vyberu ty, které tedy budu moci udělat v onen nadcházející den. /Toto nicméně není tak moc důležité. Zatímco body 1-5 ano./
P.S.: Hodně si vypomáhám kalendářem, kde mám řadu kalendářů: schůzky, pedagog, cestování, ale i „agenda“, „mentální rovina“, „fyzická rovina“, „různé“ … Dopředu si při týdenním plánování rozhodím to, co je podstatné a důležité udělat v daný den, daný čas (nebo jen den, a to pak je událost v kalendáři jen jako celodenní). Při denní revizi si už více rozprostřu včase bloky, např. pro agendu, tzn. vím, že budu mít třeba kousek (hodinu) někde po obědě, vložím tam tento časový blok – a emaily a další podobné „drobnosti“ spojím dohromady a řeším v tento konkrétní časový úsek.
Skvělý text a programy – díky za něj! Sám používám Wunderlist pro selfřízení a uspořádání myšlenek a nahodile vzniklých úkolů z telefonů atp.
Pro všechno statní, kde do toho vstupují klienti / kolegové / priority / domlouvání obsahu atp. doporučuji zkusit naši českou aplikaci – http://www.freelo.cz.
Díky moc, Honzo.