Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

Příznaky v Gmail nejsou známkou nemoci

By on 7. 3. 2016 in Nástroje with Počet komentářů: 2
Radek Pohnan

Radek Pohnan

Google Certified Deployment specialista - Cleverity.cz
Radek je Google Cloud Partnerem a držitelem prestižní certifikace Google Certified Deployment Specialist. Rád vám poradí, zda jsou Google aplikace vhodné i pro vás a jak jejich potenciálu využít na plno.

Radka můžete kontaktovat na webu Cleverity.cz nebo na sociálních sítích Facebook a Twitter.
Radek Pohnan

Vítejte v sérii článků o jedné z nejlepších onlinových služeb dneška. Vážně. Google Gmail je neskutečně flexibilní systém. Ne vše je samozřejmě dokonalé. Pojďme se spolu podívat, jak onu flexibilitu využít ve svůj prospěch.

Příznaky v Gmailu nejsou známkou nemoci

A teď hezky o tom, co vlastně jsou Gmail příznaky. Osobně mezi příznaky řadím vše, co má spojitost se stavem e-mailové zprávy. Mezi ony stavové indikátory tak můžeme zahrnout, zda je zpráva přečtená, nebo ne, zda má přiřazenou značku důležitá (žlutá ikona výložky) nebo má nastavenou značku hvězdička. Té se podíváme na zoubek více.

gmail-1Na přiloženém obrázku je zobrazení e-mailové zprávy včetně příznaků.

Každý chce být hvězdou, v Gmailu je to však snadné

Flexibilita služby Google Gmail spočívá v tom, že vám poštovní aplikace neříká a nenařizuje, jakým způsobem máte symbol hvězdička používat. Je jen na vás, jak se symbolem naložíte. Jen vy sami si totiž můžete vymyslet a nastavit svůj systém pro zpracování poštovních zpráv tak, aby byl pro vás přehledný a maximálně efektivní.

V tomto duchu prosím přistupujte i k této sérii článků. Pokusím se vám nastínit možná řešení, ale doporučuji: zamyslete se a zvolte si to, co vám opravdu ulehčí vaše každodenní činnosti se zpracováním a používáním poštovního klienta. Pokud se vám to povede, bude vám systém za odměnu sloužit k vaší spokojenosti a v konečném důsledku povede k vyšší osobní produktivitě. To vám garantuji.

Google Gmail, hvězdička sem, hvězdička tam

Nejdříve je však potřeba vybrat ty, které budeme v Google Gmail aktivně používat. To provedeme v nastavení, na kartě Obecné v parametru s názvem Hvězdičky.

gmail-2Krok 1: Ozubené kolečko je mocné, tam hledejte volbu Nastavení.

gmail-3Krok 2: Nastavení příznaku hvězdičky, první odkaz Obecné.

Ty, které chceme používat, stačí přetáhnout myší ze seznamu Nepoužívané do seznamu Používané, jak můžete vidět na přiloženém obrázku.

gmail-4Krok 3: Mé oblíbené hvězdy, rudá to však není.

Jak sami vidíte, v Google Gmail nemáte k dispozici pouze jeden symbol hvězdičky. Je jich celkem dvanáct variant. Všimněte si, že e-mailu můžete přiřadit maximálně jeden symbol hvězdičky, na rozdíl od štítků, kterých můžeme být víc.

gmail-5Připravte se, budeme cvičit…

Příklady použití příznaku hvězdička, dílek mozaiky k osobní produktivitě

Obecně se příznak hvězdičky používá k označení e-mailu, který je pro nás nějakým způsobem ”důležitý”. Počkat – jaký je vlastně rozdíl mezi příznakem a značkou důležitá e-mailová zpráva? Ačkoli značku důležitá e-mailová zpráva můžete také manuálně k poštovní zprávě přiřadit, Google Gmail používá pro takto označované zprávy vlastní algoritmus, popsán zde.

Značka hvězdičky je naprosto libovolné označení e-mailové zprávy a je jen na nás, jaký význam symbolu hvězdička přiřadíme. Přiřazení symbolu je tak plně v naší režii a je také jedno, jakou metodu pro přiřazení použijeme: manuální přiřazení, filtry, případně Google Apps Script.

Tip 1: Možnosti použití

Vytvořte si vlastní systém. Nechcete například v záplavě e-mailových zpráv přehlédnout zprávu od svého nadřízeného, manžela nebo manželky? K použití se nabízí ikona hvězdičky s vykřičníkem red-bang.

Já aktuálně používám příznaky hvězdička pro následující účely:

  • purple-question pro označení e-mailů, kde očekávám odpověď
  • orange-guillemet pro označení e-mailů, které deleguji
  • green-check pro označení e-mailů, které se vztahují k naplánované události

Ikonou hvězdička e-maily vizuálně odlišíte, ale hlavně, můžete je dále vyhodnocovat a zpracovávat. Jak? Pomocí vyhledávání, filtru, ale i pomocí Google Apps Scriptu. Pro často využívané vyhledávací fráze pak s výhodou využijte možnosti rychlých odkazů (laboratorní funkce v nastavení).

gmail-6

Tip 2: Manuální přiřazení symbolu hvězdičky

Manuální nastavení provede tak, že kliknete tlačítkem myši na symbol hvězdičky, opakovaným kliknutím vybíráte další ikony hvězdičky ze zvoleného seznamu. Když už jsme u osobní produktivity, vyzkoušejte si prosím klávesu <s> u aktivního nebo otevřeného e-mailu. Co se asi stane?

Tip 3: Klíčovou funkcí je vyhledávání

Vyhledávání je jedna z nejdůležitějších funkcí služby Google Gmail. Doporučuji vám, naučte se e-maily vyhledávat, ušetříte si tak spoustu a spoustu času. Google Gmail má již předdefinovaný filtr s názvem S hvězdičkou.

gmail-7Ukázka možnosti vyhledávání; a co možnost, aby zákazníci platili včas…

Ten zobrazí všechny e-mailové zprávy s libovolným přiřazeným symbolem hvězdičky. Všimněte si, že ve vyhledávacím textovém poli je použita konstrukce is: starred. Velmi efektivně tak můžete tvořit další konstrukce, např. všechny e-maily se symbolem hvězdičky mimo symbol green-check; konstrukce pak je: is: starred -has:green-check. A všimli jste si našeptávače (Google vám kontextově předvyplňuje a nabízí vhodná slova nebo vyhledávací fráze)?

gmail-8

Tip 4: Vyhledávání po druhé

Ve vyhledávání nemusíte používat jen symboly hvězdičky. Právě naopak, kombinací štítků a dalších vyhledávacích frází naleznete e-mail velice rychle. O mnoho a mnoho rychleji než prostým procházením vašich seznamů poštovních zpráv. Chcete najít všechny e-maily, ke kterým očekáváte odpověď? Asi již sami tušíte, že v našem systému je to prosté: ve vyhledávacím políčku zadáme has:purple-question.

Tip 5: Automatizace Gmailu a Google Apps Script

V závěrečném dílu se budeme bavit o jednoduché automatizací pomocí Google Apps Scriptu. V něm můžete použít konstrukci is:starred. Počítejte však s tím, že Google Apps Script už neumí pracovat s jednotlivými symboly hvězdičky a rozlišit je.

Tip 6: Efektivní poštovní schránka

Vhodným nastavením poštovní schránky docílíte, že žádný důležitý e-mail nezapadne. Budete ho mít stále na očích. Symbol hvězdičky je právě jednou z možností, jak na to. Uvidíte v dalším pokračování této série.

Těším se na další pokračování. Budu velice rád za vaše podměty a připomínky, na dotazy se vám pokusím odpovědět.

Štítky: ,

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Počet komentářů: 2

Trackback URL | RSS kanál s komentáři

  1. Jarda napsal:

    Ikony jsou hezká věc. tuto cestu jsem ale opustil, neboť google tuto krásnou věc nepodporuje v mobilní aplikaci. Takže jdu cestou štítků. škoda.

    • Radek P. napsal:

      Děkuji Vám Jardo za komentář,
      pokud se bavíme o mobilní aplikaci Gmail, je podporován základní příznak hvězdička (žlutá). Co se týká mobilní aplikace Google Inbox, tak tam podpora příznaků hvězdička chybí (někdo používá funkci pin – připíchnutí zprávy, pro odlišení důležitosti nejedná se však o vzájemnou kompatibilitu).
      Jde asi o zvyk. Organizaci provádím v „desktop“ verzi Gmail klienta, v mobilu používám Google Inbox. Mobilní verzi používám pro rychlé odpovědi a případné čtení, mazání zpráv. V tomto smyslu mě chybějící plná podpora příznaků nevadí.
      Každopádně svůj proces si můžete nastavit jen se štítky, jak píšete. Štítky jsou mocným nástrojem, jejich pochopení je pak pochopení práce s Gmail. V dalších článcích uvidíte větší využití štítků z mé strany:)

      Přeji Vám pěkný den

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru