Ovládněte Gmail filtry pro efektivnější práci

• O autorovi
• Poslední články

Radek Pohnan

Google Certified Deployment specialista - Cleverity.cz

Radek je Google Cloud Partnerem a držitelem prestižní certifikace Google Certified Deployment Specialist. Rád vám poradí, zda jsou Google aplikace vhodné i pro vás a jak jejich potenciálu využít na plno.

Radka můžete kontaktovat na webu Cleverity.cz nebo na sociálních sítích Facebook a Twitter.

Poslední články od Radek Pohnan (Všechny články)

• Aplikace, optimalizace aneb v jednoduchosti je síla - 7. 11. 2016
• Google Gmail automatizace, vyčarujte z e-mailu úkol - 16. 6. 2016
• Zatočte s chaosem ve své e-mailové schránce - 12. 5. 2016

V minulém článku Příznaky v Gmail nejsou známkou nemoci jsme si pověděli o tom, jak pracovat a využívat příznaky v aplikaci Google Gmail.

Nyní si povíme o nástrojích, které využijeme ke zjednodušení nebo zefektivnění procesu zpracování poštovních zpráv. V prostředí Google jsou tímto mocným nástrojem Gmail filtry.

Dovolte mi udělat malou odbočku a podívejme se krátce na štítky. Štítky převážně používáme pro označování, chcete-li třídění zpráv. Nejedná se však o klasické složky, neboť e-mailovou zprávu můžeme označit více štítky, které můžeme navíc barevně odlišit. Uvědomme si, že filozofie Gmail klienta je založena na štítcích. Například, vše v došlé poště nese štítek „Doručená pošta“, i když primárně tento štítek nevidíme. Archivace e-mailu znamená jen odebrání štítku „Doručená pošta“ atd. Chcete-li pochopit Gmail, pochopte štítky.

Štítkujeme vše, příznaky jsou jako vidle na nezpracované zprávy

Příznaky se štítky nám vzájemně rozšiřují dimenzi, chcete-li prostor, kdy v kombinaci s vyhledáváním držíme opravdu mocné eso v rukávu. Vhodnou kombinací pak dosáhneme toho, že i v milionech poštovních zpráv dokážeme rychle najít tu hledanou.

Kombinace štítků a příznaků

Na obrázku si všimněte, že e-mailovou zprávu mohu označit pouze jedním příznakem např. (>> orange-guillemet), ale zároveň několika štítky např. gapps, reseller, _ToDo. Jaký to má význam? Díky barevným kombinacím štítků je e-mail vizuálně snadněji dohledatelný a navíc je zároveň zatříděný. Příznaky, jak již asi víte, osobně používám k označení “nezpracovaných” zpráv.

Filtry jsou naším robotem v boji s hromadou poštovních zpráv

Filtry jsou první možností drobné, přesto mocné automatizace. Přidáme-li k tomu špetku koření ve smyslu jednoduchého nastavení, výsledkem bude jistě zajímavá paleta rozmanitých a překvapivých chutí – našich možností.

Kde to nastavíme?

Jak již tušíte, nastavení je skryto pod ozubeným kolečkem v pravém horním rohu Gmailu. Najdete zde nejen všechny doposud nastavené a aplikované filtry, ale také možnost vytvořit si nové.

Pro nastavení přejděte na záložku Filtry a zablokované adresy. Pokud již nějaké filtry používáte, pak první řádek zobrazuje pravidlo a druhý předdefinovanou akci, pokud je pravidlo naplněno.

Jak vytvoříme nový filtr, pravidlo? Máme dvě možnosti. Můžeme kliknout na odkaz Vytvořit nový filtr na záložce Filtry a zablokované adresy. Druhou možností je použití odkazu Filtrovat podobné zprávy, který naleznete ukrytý pod ikonou Další v seznamu e-mailových zpráv, nebo v okně otevřeného e-mailu.

Tip 1. V případě výběru více zpráv při použití akce Filtrovat podobné zprávy se předvyplní filtr e-mailovými adresami v kombinaci s logickým operátorem OR (nebo). Pokud si tvoříte filtry sami, pamatujte na to, že logické operátory píšeme velkými písmeny tj. OR, AND.

Dost bylo teorie, pojďme vytvořit filtr

Nejdříve vytvoříme podmínku filtru. Pamatujme, že filtry jsou aplikovány pouze na složku doručená pošta. Nejčastěji budeme využívat podmínky filtrující adresy odesílatelů, předmět zprávy, případně klíčová slova vyskytující se v poštovní zprávě.

Tip 2. Chcete-li provést automatizovanou akci pro všechny e-maily, které obdržíte od klienta z adresy např. pat@pracevsehodruhu.cz a zároveň i mat@kvasimsluzbam.cz, pak do pole Od doplníte: pat@pracevsehodruhu.cz OR mat@kvasimsluzbam.cz. Pravidlo se uplatní na uvedené e-mailové adresy. Někdy je však žádoucí filtrovat pouze doménová jména. V poli Od doplníme výraz např.: pracevsehodruhu.cz OR kvasimsluzbam.cz

Kliknutím na odkaz Vytvořit filtr z tohoto vyhledávání přejdeme k druhému kroku, kdy

definujeme akce filtru. Nejčastěji používám následující akce:

• Přeskočit Doručenou poštu (Archivovat). Zpráva, na kterou se filtr aplikuje, je automaticky archivována. V řeči štítků jde jen o odebrání štítku Doručená pošta. Tuto akci volte jen v případě, kdy jste si jistí, že na takto filtrovanou zprávu nemusíte reagovat. Zmizí totiž automaticky v archívu. Označuji tak např. informační zprávy, na které nereaguji, ale v případě potřeby např. v budoucnosti je mohu vyhledat. Všimněte si, že touto akcí podporuji filozofii „čistějšího“ Inboxu.
• Použít štítek. Nejčastější volba. Pokud máte vytvořený systém třídění pošty do štítků, tuto volbu si zamilujete. Zkrátka přiřazujete štítky k e-mailovým zprávám automaticky. Ušetříte spoustu času, a označování zpráv bude transparentní.

Tip 3. Gmail používám jako jediné sběrné místo pro všechny své další e-mailové služby. Gmail vám dokáže “načítat” zprávy z dalších poštovních účtů. Nic tedy nebrání tomu, si e-maily označovat štítky se jmény poštovních služeb – např. Seznam, Centrum, Gmail (neplacený) atd. Díky štítkům udržujete pořádek ve své poštovní službě. Zároveň udržujete veškerou komunikaci na jediném místě. Přidejte si k tomu možnosti vyhledávání, a bude vám jasné, jak mocný nástroj držíte v ruce.

Tip 4. Ostatní možnosti aneb akce nad přijatými e-maily. Přijaté zprávy můžete označovat hvězdičkou. Zde si dovolím upozornit na malou nekonzistenci. Pokud jste si v nastavení nevybrali výchozí symbol žlutá hvězdička, tato akce vám ji přesto nastaví. Stejně jako v Google Apps skriptu nemůžete v akcích nastavovat jiné varianty pro symbol hvězdička.

Tip 5. Někdy se vám může hodit nastavení, kdy některé přijaté e-maily přeposíláte dalším kolegům nebo spolupracovníkům. Například chci přijaté faktury posílat externí účetní. Pokud je dokážete filtrovat (nebývá  problém to nastavit, např. mojeadresa+faktura@jsemchytry.cz), pak volbou akce Přeposlat komu zajistíte automatické přeposílání takto filtrovaných zpráv. Opět poznámka, adresa kam e-maily budete přeposílat musí být ověřena, tj. je potřeba spolupráce s příjemcem daných zpráv.

Tip 6. Někdy můžete využit možnosti, kdy chcete automaticky odpovídat na přijaté zprávy. Příkladem může být např. e-mailová adresa podpory (podpora@jsemjestevicchytry.cz) kdy na tyto obdržené zprávy chcete odpovídat nějakou předpřipravenou zprávou (obdoba šablony) ve stylu: „Děkujeme za váš e-mail. Naší snahou je vám odpovědět co nejdříve, již teď na uvedeném problému usilovně pracujeme…“

Tip č 7. Volbou Použít filtr také na odpovídající zprávy zajistíte provedení příslušných akcí upravovaného filtru současně i na e-maily ve složce Všechny zprávy, které splňující nastavenou podmínku. Velice silná a mocná možnost na závěr.

Jednotlivé akce ve filtru lze vzájemně kombinovat. Je vhodné zamyslet se nad svým poštovním workflow a nastavit takové filtry, které nahradí opakované činnosti a budou bezpečně fungovat. O tom, že vám značně ulehčí život a zpřehlední poštovní schránku, snad již není třeba polemizovat.

Štítky: aplikace, vychytávky