Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

Naplánujte si týden s myšlenkovou mapou

By on 10. 3. 2016 in Nástroje with Počet komentářů: 9
Jan Straka

Jan Straka

Majitel - CLEVER MINDS
Stejně jako každý řeším své úkoly, termíny, deadliny... každý den. Baví mě poznávat a studovat různé přístupy, postupy i nápady.
Mám rád práci s papírem a baví mě vše kolem papírové osobní produktivity.

Tyto své záliby se snažím propojovat ve značce CLEVER MINDS Notebook a psát jako šéfredaktor Papírového Diáře.
Jan Straka

Mindmapy většinou známe a používáme při třídění myšlenek, rozebírání určité situace, plánování či hodnocení konkrétního projektu. Mindmapu však lze použít jako efektivního pomocníka při plánování týdne či přípravě na jeho průběh. Za svou praxi jsem vyzkoušel tři konkrétní způsoby využití a každý má něco do sebe. Malé „lifeháčky“, které mohou ušetřit celkem dost času. Tady jsou…

1. Plán týdne dle nejdůležitějších projektů

Zejména ve chvílích, kdy mi práce a další závazky doslova padají na hlavu, jsem velkým zastáncem zjednodušování. V podobné kritické situaci většinou sáhnu po myšlenkové mapě a postupuji dle jednoduchého scénáře:

  • určím sedm aktuálně nejdůležitějších projektů: 1 den = 1 projekt; pokud jich máte více, napište více, pokud méně, jste šťastní lidé,
  • ke každému napíšu maximálně pět dalších kroků, těch důležitých, neřeším kontext,
  • do diáře zapíši na každý den jeden projekt dle uvážení důležitosti a snažím se na důležité projekty využít dobu mezi 9. a 11. dopoledne, když mám hotovo, buď v projektu pokračuji, případně zvolím další ze sedmi projektů či se věnuji jiným úkolům.

mindmaps-1

2. Týden jako myšlenková mapa

Zatímco předchozí postup je vertikální, druhý způsob je horizontální a mnohem bližší metodě GTD. Využívá myšlenkovou mapu pro zákres týdenního plánu podle dnů v týdnu. Můžete jej použít samostatně nebo v kombinaci s postupem z prvního bodu.

Jednoduše:

  • určím nejdůležitější/nejhořlavější projekty (7) s nejdůležitějšími úkoly (5),
  • rozepíšu mapu podle dnů v týdnu,
  • jednotlivé úkoly rozepíši ke dnům podle potřeby posunout průřezově projekty vpřed, zápis do diáře pak obsahuje pouze prostor odkazující do mapy k jednotlivým dnům.

mindmaps-2

3. Mindmapa pro hlídání delegovaných úkolů

Pokud vedete tým lidí, je mnohdy složité udržet pozornost nad delegovanými úkoly. Jak na to, když nepoužíváte seznam „Čekám na…“? Zkuste toto:

  • vypracujte mapu projektů jako v bodě 1,
  • mapu doplňte o jména jednotlivých lidí z vašeho týmu a okolí, kteří mají s projekty co dočinění (podporu, schvalování, atd.),
  • postupně projděte jeden projekt za druhým a sepište ke každému jménu všechny úkoly, které dotyčnému potřebujete zadat, či jste již zadali a potřebujete zkontrolovat. Vytvoříte tím de facto seznam Agenda známý z GTD,
  • následně každý z těchto úkolů opatřete datem kontroly a případně ho dejte rovnou do diáře s poznámkou jména osoby.

Podobná vizualizace týdne je velmi efektivní. Jakožto zastánce papírových nástrojů musím uznat, že v elektronické verzi je velmi jednoduché propojení všech tří postupů do jedné větší mapy, kde uvidíte vše.

Postup je, jak jinak, snadný:

  • nejprve rozepíšete projekty (podle postupu 1) plus jinou barvou vyznačíte delegované úkoly; v této fázi přemýšlení se pohybujete v projektovém pohledu,
  • do stejné mapy vyznačíte dny v týdnu a jména svých kolegů,
  • své úkoly z jednotlivých projektů poté jednoduše přetažením přiřaďte k jednotlivým dnům,
  • delegované úkoly stejným způsobem přiřaďte rovnou ke jménům, výslednou mapu vytiskněte nebo si uložte podle potřeby, aby byla na očích – třeba jako plochu počítače na daný týden.

mindmaps-3

Myšlenkové mapy nabízejí řadu uplatnění nejen ve fázi přemýšlení, ale rovněž i při plánování, vizualizaci a následné realizaci. Pokud je nepoužíváte, vyzkoušejte a napište své postupy, vylepšení a výsledky.

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Počet komentářů: 9

Trackback URL | RSS kanál s komentáři

  1. Jan Topinka napsal:

    Díky, dobrý … a jak byste postupoval a plánoval priority a práci, kdybyste žil ve světě, kdy v neděli namalujete mapu a pak vám každý den v týdnu přijdou 2 velké a cca 5 malých dalších úkolů mimo projekty, které jste si naplánoval (a tyto úkoly nejde většinou odsunout na plán dalšího týdne)?
    Díky za názor
    Jan Topinka

    • Honza napsal:

      Jestli to takhle máte v průměru pravidelně, asi si do každého dne přidáte 2 body:
      – Bod č. 1: 2 velké neplánované úkoly
      – Bod č. 2: 5 malých neplánovaných úkolů

      a vyhradíte si na ně čas.

      Ale vám, předpokládám, jde o ten čas…

      Kde nic není ani smrt nebere. Využití myšlenkových map v plánování je hlavně o tom na nic nezapomenout, záležitosti si zvizualizovat a přitom např. přijít i na nějaké společné znaky některých úkolů a ušetřit práci. Myšlenková mapa vám nevyřeší to, že musíte udělat víc než se dá fyzicky stihnout.

    • fredy napsal:

      Ja to riešim tak, že si plánujem len primeranú časť dňa, napr. 4 hodiny. Na tzv. hasenie nechám voľné štyri hodiny a môžu sa všetci aj zblázniť, je tu proste limit, cez ktorý nepôjdem.
      Pretože ak by som nechal sebou mávať, tak ako to vyhovuje iným, svoje ciele by som nikdy nedosiahol.

    • Ferda Mravenec napsal:

      V Nedeli naplanuje s ohlednem na mozne prichazejici ukoly, proste si tam nechte mezeru.
      Je to jednoduche, musite vedet, kam jdete tzn. mit nejake cile. Z tech cilu Vam vypadne priorita.
      V praci mate urcity pocet hodin, tak je rozdelte k ukolum podle priority.
      Staci takhle? Planovani neni zadna velka veda, to z ni delaj akorat koucove :)

    • Daniel Gamrot Daniel Gamrot napsal:

      Ještě doplním podnětné komentáře, které už se objevily. Doporučuji sledovat časový objem nahodilých úkolů, které nejdou odložit, a tím poté pracovat.

      Věnujte trošku času a energie vytvoření „časového snímku“ a zapište si celkové množství vyrušení (nahodilých úkolů), která nemůžete ignorovat, a dobu, po kterou jste na nich pracoval.

      Zjistíte tak, kolik času máte reálně na plánované aktivity. Z toho při plánování vycházejte. Na další modifikace poté určitě přijde řada.

      Klíčové je vědět, co jsou nejdůležitější úkoly (třeba z pohledu záměrů a cílů) a na ty si najít prostor.

  2. Milan Třešňák napsal:

    Podobně jsem měl týdenní plán vedený (resp. jsem měl v mapách komplet GTD) a bylo to super, určitě doporučuji alespoň vyzkoušet. Aktuálně mám myšlenkovou mapu se svými rolemi (GTD hladina 20tis.) a všemi projekty. Jen název projektu, jeho status, případně nějaký termín. A z této mapy dělám plánování dalšího týdne – do kalendáře a do úkolovníku. V kalendáři mám jen časové bloky a konkrétní úkoly tahám z úkolovníku. Rezervu na nenadálé záležitosti v kalendáři nechávám.
    Časový snímek o kterém psal Dan, je velmi dobrá věc. Vyplatí se, udělat si ho nejen na ta vyrušení, ale na celý den. A ohledně těch vyrušení, záleží samozřejmě na konkrétní situaci, ale spousta vyrušení se dá nějak řešit, eliminovat, minimalizovat atd. Chce to ale provést tu Danem doporučovanou analýzu.

  3. dr. napsal:

    Uniká mi, v čem je tato mapa lepší než seznam s podbody?

    • Ferda Mravenec napsal:

      Proc lepší? Je to jiny zpusob vizualizace :)

    • Hanka napsal:

      Teoreticky může být lepší. Škoda, že uvedené příklady málo užívají výhod MM. Vypadají spíše jen jako bodový seznam převedený do prostoru. Chybí barvy, obrázky, symboly… Krásně by se jich dalo užít například ve třetím příkladu k odlišení dnů, aby byly zřetelné na první pohled.

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru