Zvyšte svou produktivitu s GTD Inboxem

• O autorovi
• Poslední články

Daniel Gamrot

Lektor a mentor osobní produktivity - Daniel Gamrot

Šéfredaktor portálu Mít vše hotovo

Pořádá firemní i veřejná školení, díky kterým zvýšíte svou osobní produktivitu a zlepšíte time management. Naučí vás vytvořit si systém pro produktivní práci, používat myšlenkové mapy v byznysu, efektivně pracovat s mobilními technologiemi nebo vybudovat bezpapírovou kancelář díky Evernote. Nedávno získal jako první Čech titul Evernote Certified Consultant.

Poslední články od Daniel Gamrot (Všechny články)

• Tip na akci: Minutový řečník - 25. 11. 2016
• Rozhovor s Radkem Pohnanem - 14. 7. 2016
• Rozhovor s Markem Sýkorou - 2. 6. 2016

Jeden z prvních návyků, který jsem si před lety osvojil díky GTD, byla práce s Inboxem (nebo chcete-li – vstupní schránkou). Tento zdánlivě drobný návyk, jehož hlavní náplní je zapisování si položek na papír či v digitální podobě, abychom je mohli „pustit z hlavy“, je velmi významný z několika důvodů, které mají značný dopad na osobní produktivitu. O tom, jak a kam zapisuji, jsem se rozepsal v loňském článku. Dnes bych vám rád představil několik doporučení, díky kterým je můj Inbox funkční a skutečně mi pomáhá.

Práce s Inboxem má několik základních úskalí. U mě se zpočátku objevovala tato:

1. Měl jsem jich hodně a někdy nevěděl, do kterého z nich jsem si zrovna ten který den zapisoval
2. Paradoxně se mi občas stalo, že jsem si neměl nápad či úkol kam poznamenat
3. Zapisování mi často trvalo dlouho

Kroků, které pomohly vyřešit tyto tři problémy, bylo několik. Co doporučuji, pokud vás trápí také?

Minimalizujte počet Inboxů

Znáte to: něco si poznamenáte na post-it lístečky, něco do sešitu, další položky máte v papírovém zápisníku, část zase v elektronické to-do aplikaci. Při zaznamenávání nemáte problém. Horší to je ve chvíli, kdy máte Inboxy zpracovat. Pak přichází otázka: „Kam všude jsem přes den zaznamenával?“ Řešení? Dbejte na kvalitu, nikoliv kvantitu. Úkoly zaznamenávejte do jediné aplikace nebo sešitu.

Chcete příklad některým mých Inboxů?

• Todoist – pro zaznamenávání „akčních“ položek
• Evernote – pro zaznamenání „informačních“ položek
• papírový zápisník – pro zaznamenání nápadů nebo poznámek ze schůzek, vkládám do něj také účtenky, vizitky nebo faktury, které přes den dostanu; tento zápisník jednou denně převedu do digitální podoby pomocí aplikace Scannable a výstup dám do Evernote
• papírový šanon doma i v kanceláři – pro „odhazování“ papírových dokumentů, účtenek apod.

Samozřejmě ještě existuje řadu Inboxů. Třeba i ty, které se plní bez vašeho vědomí – e-mail, dopisní schránka… Opět platí: snažte se jejich počet snížit, pokud to jde. V případě e-mailů třeba přistupujte ke všem e-mailovým schránkám z jednoho poštovního klienta (nebo třeba, jako já, z jediného Gmail účtu). Ať se z jejich zpracování nestane noční můra.

Mějte své Inboxy neustále u sebe

Abyste si dokonale osvojili návyk zaznamenávání, je potřeba mít své Inboxy neustále u sebe. Respektive ty, které potřebujete. Já sám neopouštím domov bez svého zápisníku a mobilního telefonu. Nic víc pro uložení poznámky nepotřebuji. Abych si osvojit tento návyk, nalepil jsem si na dveře na cca jeden měsíc post-it lísteček s nápisem: „Máš s sebou svůj Inbox?“ Nikdy jsem na něj nezapomněl. A nyní, díky vybudovanému návyku, odcházím zcela automaticky s Inboxem v kapse.

Důležité je, abych svůj Inbox dokázal (téměř) vždy okamžitě a velmi jednoduše použít. Proto jsem například rezignoval na papírový zápisník. Manipulace „v terénu“ je náročná a než vytáhnu tužku i notýsek, uplyne několik vteřin. Tohle mě nebaví a raději používám elektronickou aplikaci – Todoist nebo Evernote.

Zaznamenávejte jako „záležitosti“

Psal jsem o tom už v článku zmiňovaném na začátku. „Záležitost“ je položka, o které jste se ještě nerozhodli, co s ní provedete. Snažím se naprostou většinu příchozích položek zaznamenat jako „záležitost“ – pár slovy, která mi při zpracování jasně řeknou, co jsem zamýšlel. Příklad?

• zajistit psaní potřeby pro kurz
• zavolat na OSSZ – platby
• připravit proces publikace článků MVH

Jen zcela výjimečně se ve chvíli, kdy mě něco napadne, okamžitě rozhoduji, co s tím chci provést. Jen zaznamenám „záležitost“ a věnuji se dál práci, kterou mám rozpracovanou – ta je totiž tím nejdůležitějším, co právě teď mohu provést. Zkuste to stejně – hlavně mějte svůj Inbox u sebe a nehledejte jej až ve chvíli, kdy se naskytne potřeba něco si zapsat.

Zaznamenané záležitosti jednou denně zpracuji – vezmu jednotlivé položky v Inboxu a o každé z nich se rozhodnu, co se s ní stane. Toto zpracování provádím v naprosté většině případů večer. Zjistil jsem, že právě díky tomu mohu ulehnout s čistou hlavou a nepřemýšlet nad tím, zda jsem na něco nezapomněl. Více například v mém článku Denní revize – rituál pro každodenní kontrolu.

Zmapujte si místa, ze kterých zaznamenáváte

Odkud všude k vám proudí záležitosti? Na schůzkách? Při procházce v parku? V autě? Najděte všechna taková místa a jednoznačně definujte, jak budete zaznamenávat. Díky tomu budete mít pod kontrolou zapisování těchto nápadů. Třeba já

• mám na schůzce připravený svůj papírový zápisník,
• na procházce okamžitě vylovím mobilní telefon a zapíši do Todoistu a
• v autě využívám přepis diktovaného textu, který je mezi základními funkčnostmi moderních operačních systémů (iOS i Android)

Ze zapisování na různých místech si vytvořte návyk, abyste byli schopni zapsat cokoliv a kdekoliv.

Zmapujte také typy „záležitostí“

Co vše k vám během dne proudí? Jaké „záležitosti“? A kam je zapíšete? Zase pár příkladů.

• nápady na vylepšení projeků nebo zapomenuté úkoly – vkládám do Todoist, většinou přes widget (v iOS i Android verzi)
• úkoly z e-mailů – přidávám přes Gmail doplněk do Todoist
• informace z e-mailů – přidávám přes Evernote WebClipper
• informace z webových stránek – opět Evernote WebClipper
• vystavená faktura nebo účtenka – skenuji aplikací Scannable do Evernote a vkládám do papírového zápisníku (když jsem na cestách) nebo do šanonu (pokud jsem v kanceláři)
• domluva na schůzce – okamžitě jde do Google Kalendáře
• poznámky na whiteboardu (např. po schůzce) – vyřeší opět Scannable a odeslání ve formátu PDF do Evernote

Stejně jako v předchozím případě bude potřeba vytvořit si pro bezstarostné zaznamenávání návyk. Berte to postupně – nevěřte tomu, že budete okamžitě schopni zaznamenávat kdekoliv a cokoliv naprosto automaticky tím nejvhodnějším způsobem.

Opravdu to pomáhá?

Díky zapisování do Inboxů se má produktivita několikanásobně zvýšila. Proč?

• víc si věřím – na nic nezapomínám a mám přehled o své práci,
• víc mi věří i ostatní – vědí, že na ně nezapomenu a neurgují mě neustále s delegovanou prací
• lépe se soustředím – jakmile danou „záležitost“ zaznamenám, nemyslím na ni tak intenzivně a mohu se koncentrovat na naplánovanou práci
• spousta věcí uzraje nebo vyhnije – to, čemu bych dříve ihned věnoval pozornost, kontroluji až večer a mnohdy se stane, že položku jednoduše odstraním, protože s ní vlastně nechci vůbec nic dělat

Pokud ještě nemáte své funkční Inboxy a chcete, ať už v rámci zavádění GTD návyků, nebo zvyšování produktivity, začít, rozhodně neváhejte.

1. Vyberte si vhodné Inboxy pro zaznamenávání – důležité je, aby se vám s Inboxem dobře pracovalo a po pár týdnech bylo vše plynulé a bezbolestné.
2. Udělejte revizi počtu Inboxů – ať jich není mnoho.
3. Zmapujte si místa, na kterých si něco poznamenáváte, a typy záležitostí, které k vám proudí.
4. Soustřeďte se na to, abyste měli na těchto místech Inbox vždy u sebe – pokud se tak neděje, začněte pracovat na návyku, díky kterému jej nebudete zapomínat.

Pusťte se do práce!

Štítky: systém