Vytvořte si To-Do list ve svém kalendáři
Pavel Minář
Pavel také pořádá firemní a otevřená školení Google Apps (má za sebou 296 školení s celkem 2598 účastníky a průměrným hodnocením 1,22). Na jeho webových stránkách Jak na IT naleznete chytré návody na počítače, mobily a web. Když zrovna nedělá do počítačů, dělá se svými dcerami Hravé snídaně.
Poslední články od Pavel Minář (Všechny články)
- Google Keep a seznam dárků pro Ježíška - 12. 12. 2016
- Plánování cest v Google Kalendáři - 8. 8. 2016
- Automatické zamítání událostí v Google Kalendáři - 4. 7. 2016
Speciální aplikaci na To-Do list jsem nahradil Kalendářem Googlu. Úkoly nyní neeviduji v “seznamu se zaškrtávátky”, ale jako události. I ten nejjednodušší úkol přece zabere určitý čas.
V minulosti jsem vystřídal mnoho aplikací pro evidenci úkolů – Google Tasks, Toodledo, Doit, Remember the Milk, Wunderlist nebo Todoist. Nakonec jsem skončil u “obyčejného” Google Kalendáře (tedy až na složitější procesy, kde potřebuji např. šablony – v tom případě zůstávám u specializované aplikace).
Hlavní důvody, proč jsem opustil to-do listy založené na odškrtávacím seznamu, jsou:
- do klasického úkolovníku jsem měl tendenci na určitý den naházet vše, co hořelo
- nerespektoval jsem fakt, že v daný den mám už naplánované schůzky, a přihodil k nim ještě několik úkolů
- musel jsem kontrolovat dvě různé aplikace – úkolovník a kalendář
- den má jen 24 hodin
Nyní si úkoly značím do kalendáře jako událost. Dávám jim jinou barvu (na obrázku modrá), abych poznal, že ještě nejsou dokončeny. Po dokončení barvu změním na implicitní, kterou má kalendář.
Výhody tohoto systému:
- nemám tendenci den přehltit úkoly (nejkratší možná doba na úkol je 30 minut)
- v jedné aplikaci mám přehled o obsazenosti daného dne (schůzky + úkoly), a to i na telefonu
- pokud nějaký úkol nesplním (svítí modře), přesunu ho večer v rámci daily review na další možný termín
- v jednoduchosti je síla
Pro plánování času používám Google Kalendář. Zde popsaný postup bude nicméně fungovat v libovolném nástroji pro práci s kalendářem. Pokud ten váš neumožňuje změnit barvu událostem, můžete využít pole pro popis a dokončeným úkolům přidat např. “DONE”.
Máte podobnou zkušenost? Zkoušeli jste někdy podobnou taktiku? Jak se vám osvědčila?
Google kalendář používám už od počátku. Jediný rozdíl mám pouze v tom, že rozlišuji dva typy denních úkolů a to hlavní (max. 3 denně) a zbytek (snažím se max. 5). Hlavní úkoly mám označeny červeně a ostatní zeleně. V případě nesplnění přesouvám celou událost. Bohužel vedu dva kalendáře. Pracovní v Outlooku a osobní v Google. Škoda, že ani jeden z kalendářů neumí nastavit (pozvat účastníky) jako default položku
Pavle, jak dlouho dopředu takhle plánuješ? Nebo kolik úkolů?
Musím se přiznat, že mám spíš opačnou zkušenost.
Když jsem obdobný způsob plánování zkoušel – a to třeba jen na pár dnů dopředu v rámci týdenní revize – tak jsem zjistil, že:
1) se cítím frustrovaný z toho, že mám malou volnost a nalajnovaný život
2) těžko se dá předvídat, kolik času bude třeba nechat volného na nenaplánovatelné věci
1) a 2) vedly k 3) –> stal jsem se mistrem drag & dropu
Nakonec se mi osvědčil spíš přístup ala GTD – dávat do kalendáře jen věci, které se vážou ke konkrétnímu času, případně si tam vyblokovávat čas na soustředěnou práci.
Je báječný pocit se nadechnout, kouknout se do TODO a vybrat si úkol, na který zrovna mám náladu a energii :-)
@Jan: Dnes je 8.2. a naplánováno mám momentálně do 14.3. Je to ale stylem mé práce (školení, slíbené implementace na konkrétní datum, konzultace).
Mám už celkem dobrý odhad co mi kolik času zabere (jsou to spíše opakující se procesy). Na každý týden mám ale vytvořen pro jistotu buffer (na screenshotu je vidět událost „Debile zvolni nebo se zblázníš“). Ten používám na odpočinek nebo jako jako rezervu, pokud bych něco nestíhal.
Ad tvá poznámka k GTD – u mě se právě většina váže ke konkrétnímu termínu. Ale i to co se neváže ke konkrétnímu termínu, dávám do kalendáře, protože to zabere čas. Kdežto v ToDo to zabere pouze „řádek“ :-).
@Pavel: Díky za odpověď. Je krásné, jak každému funguje něco jiného – ostatně si myslím, že ten podíl „volných úkolů“ a „úkolů vázaných na čas“ máme my dva právě opačný :)
V každém případě bych ještě vyzdvihnul jednu výhodu tvé metody – máš pak rychlý přehled o tom, co jsi udělal minulý týden / minulý měsíc apod.
@Jan: Přesně tak, od té doby, co to mám takto na jedné hromadě už nemám speciální dokument „Každý den se počítá“. Prostě jak má den v kalendáři mezery, tak jsem se flákal :-).
Ale je to někdy Sokoban :-D.
Pouzivam 4 kalendare a vsetky mam spolu synchronizovane v smart phone. Je to vyborne. Vzdy vopred viem, co ma caka. Farebne oddelit este v kazdom kalendari meetingy od todo je vyborny napad, hned aplikujem!
A potvrdzujem, todo presuvam podla toho, aky den mam, nie vzdy je muza pritomna;/
Seznam úkolů mám v kalendáři už od prvního zaměstnání, kde mě to naučila kolegyně. Byla to děsně zákeřná potvora,ale timemanagement zvladala báječně. Barvičky jsem si zavedla sama. O několik let později přišly smartphony a všechno dostalo jiný rozměr.
V zozname úloh mám 130 položiek. V minulosti som mával vyše 300.
Rozmýšľam, ako by vyzeral kalendár, keby som ich tam všetky presunul. Prikláňam sa tomu, čo píše Jan, teda k GTD. Aj v mojom prípade je veľká väčšina úloh druhu čím skôr tým lepšie, nie sú viazané na určitý deň alebo čas.
za mňa :
google keep – úlohy
google kalendár – stretnutia , schôdzky
a dúfam i predpokladám, že tieto dve aplikácie google prepojí
@Jan také mi víc vyhovuje ta GTD varianta. Jednak mi běží souběžně vícero projektů a mívám pro každý z nich vyplánovaných víc kroků, které na sebe navazují, takže potřebuji pohled na data i podle projektů (mimo jiné). Takže aktuálně používám Google kalendář a Toodledo. Do kalendáře plánuji jen čas pro projekt a konkrétní úkoly si vybírám v Toodledo. Samozřejmě tam lze seskupovat podle (GTD) kontextů nebo odhadnuté časové náročnosti, takže si můžu vyplánovat hodinku v kalendáři a vyfiltrovat určitý druh úkolů (např kontext Brain-dead, hodí se v pátek odpoledne :-)
@Peter: Souhlas, 130 úkolů narvat do kalendáře, to by bylo peklo. U mne tento způsob funguje, protože většina úkolů jsou procesního charakteru. Jeden čtvereček v kalendáři odpovídá procesu na jehož správu používám specializovanou aplikaci.
@Katarína: Myslím si, že Google bude v budoucnu tyto dva produkty přibližovat. První signál je např. to, že připomínky z Google Keep jsou nově vidět v Kalendáři na Androidu. Těším se, až to bude i ve webovém kalendáři.
Google kalendar pouzivam jako tasklist dlouho, ukoly mam barevne rozlisene podle kontextu (ofiice,schuzky…), vyhodou bylo videt vse na jednom miste. Protoze jsem nemel prehled,jak odlisit dokoncene ukoly od nedokoncenych,marne tri mesice laboruju s jinymi tasklisty… Ale odbarvovat si dooncene me fakt nenapadlo. Achjooo… Vas postup je uzasne jednoduchy! Zkusim to, diky:-)
Využití kalendáře pro úkoly je inspirativní. Uvažuji o tom, že bych si do kalendáře navíc zapisoval i neočekávané úkoly, které vzniknou na základě telefonu od klienta – technická pomoc po telefonu nebo vzdálená správa, které se většinou vyřídí hned. V kalendáři by tak zůstal kompletní žurnál činností plánovaných i neplánovaných. Vyhledávání aktivit s konkrétním klientem bude ale méně komfortní.
Má někdo zkušenost s takovým využitím kalendáře?
Tenhle omyl uz mam za sebou.
Mockrat jsem do toho spadnul, abych zjistil, ze se pak v ukolech nevyznam, nevim, co kde mam, mam v tom neporadek, atd.
Kdyz se na tom jednom ukolu pokracuje, tak se pak ruzne kopiruje, kazde poznamky k nemu jsou v jinem vyskytu…
Mně se na zapisování většiny činností včetně malých úkolů (kromě plánů a poznámek – na to používám Evernote) líbí ještě jedna věc, a to je možnost ohlédnutí se zpět. Takže můj Google kalendář také slouží jako deníček – vím, co jsem kdy dělal.
Já používám kombinaci Google Calendar + Todoist, obojí zkombinováno v Sunrise Calendar a zatím spokojenost. Navíc Sunrise má super featury jako např. zařazení událostí v preferovaných sportech do svého kalendáře etc.
Libí se mi na tom propojení úkolů a času. Ta tendence, dát si do dne tolik úkolů, kolik by bylo spíše na půl týdne je často veliká. Takže touto navrhovanou cestou jsem se taky dříve vydal.
Po čase jsem z toho však opět vycouval. Neb, sem tam mi klient posune čas, něco nevyjde… apod. a už to mohu přeskládávat. A jak již tu bylo psáno, ten tlak, že už přetékám do jiného políčka, či jsem „někde jinde, než mám být“, mě ničil :-)
Ano, je to o psychice – nenchám se přece buzerovat kalendářem, že? ;-) Ale stejně tak je o vnitřní vůli si na ten den dát prostě jen to málo.
Takže zůstávám u GTD (v EverNote), resp. ZTD, kdy si v kalendáři mám jen schůzky, případně domluvené telefonáty (neb to jsou často schůzky na dálku), nahoře pak termíny odevzdání (nemám jich moc), a pak si v kalendáři nechávám prostor pro DŮLEŽITÉ / NALÉHAVÉ a tam dělám na co mám prostě zrovna „vlnu“.
Je to prostě hodně individuální – někdo má více procesů, jiný zase setkání, a třetí dělá 3 dny v týdnu ;-)
Zdravím Pavle,
od přečtení článku (12.2.) jsem Vám chtěl poděkovat za inspiraci. Pokud bych si to včera nedal do kalendáře, tak by se tak asi nestalo nikdy :)
Již delší dobu více či méně úspěšně funguji na úkolech v Outlooku, cílech ve OneNote a to vše na střídačku v Notebooku nebo SG Note 4. Stejně jak uvádějí ostatní, jsou doby, kdy jsem si při vytříděné poště dokázal denně naplánovat i 20 úkolů. Realita pak zpravidla bývá taková, že cestou z práce jich polovinu přesouvám na další „volný“ den.
Již týden mám úkoly termínované a není jediný, který bych odložil (a nyní i ten děkovací). Znovu tedy děkuji za inspiraci, těším se na další články a přeji dobrou chuť při sobotní snídani Vám i celé rodině.
Dobré ráno Jirko,
díky moc za Váš komentář. Mám radost, že mé „chytristiky“ někoho inspirují :-).
Z Brna zdraví
PavelM
Mám to podobně, jen s tím rozdílem, že úkoly dávám jako celodenní událost s upomínkou. Takže mě na google upozorňuje tak jak potřebuji. Podle charakteru úkolů nastavuji připomínky i třeba opakovaně. A když se blíží termín splnění úkolů, tak je přesunu do konkrétního času v konkrétním dni. Tím si na jeho dokončení zablokuju potřebný čas.
No a taky se teším na větší propojení Keep a kalendáře ve webovém prostředí.
Ahoj, v článku sú popísané klasické chyby, ktoré ľudia robia aj v rámci plánovania pomocou GTD. V kalendári u GTD systému majú byť len činnosti/udalosti, ktoré sú určené v konkrétny čas. Je pre ne vyhradené časové okno, nejaký časový interval. GTD je takto koncipované, systém sa tým zjednoduší, donúti nás to hospodáriť s časom resp. nepustí nám tam zbytočne ďalšie úlohy, činnosti.
U GTD ale aj iných systémov je nutné odhadovať, kolko času činnosti pridelíme, to považujem za jednu z klúčových vecí u plánovania. Ak túto vec nerobíme, prirodzene si naberieme viac ako zvládneme. My ale chceme hospodáriť s časom, využívať ho na maximum. Preto v danom časovom intervali urobíme čo je potrebné podľa plánu, a ak je všetko splnené, nemusíme zaháľať, môžeme si vytiahnuť ďalšiu úlohu zo zoznamu (kontextu), a podľa filtra, aký si zvolíme (priorita, čas, energia, prípadne ďalšie, čo si sami môžeme určiť podľa našich potrieb). Alebo len tak záháľať :-), alebo venovať čas spracovaniu inboxu, prípadne ďalšie činosti, ktoré nám vyplnia volný čas.
Nezabúdať na to, že my prispôsobuje kalendár resp. to čo je v kalendári sebe, nám, nášmu času. Ak je tomu opačne, že my sa prispôsobujeme kalendáru, to je chyba, špatné plánovanie. Preto diáre pred systémom GTD boli úplne nefunčné. Za druhý kúčový bod považujem si vytvoriť u plánovania dostatočnú časovú rezervu. Náhľad na časovú os nám dáva časový harmonogram – kalendár, je skvelé že tu sú fotky. Predstava o tom, ako dlho nám bude trvať určitá činosť (pozor, dôležité je si uvedomiť, že to je v našej réžii kolko pridelíme času danej činnosti), nám potom umožní efektívne naplánovať deň. Už len ako pripomienka, zo začiatku plánovať 40% času dňa, zvyšok času nechať volný. Neskôr, keď sa plánovanie dostane do krvi, sa tento pomer bude zmenšovať, väčšina čiností sa opakuje, človek si všimne, že väčšina má aj nejakú réžiu, všimne si, čím plní svoj volný čas, a ďalšie veci, jeho odhad času sa bude skúsenosťami spresňovať.
Niektorým prekáža, že im súbežne beží niekolko vecí. K tomu je dobré vhodne používať filtre, vhodne používať zobrazenia položiek. Je to v podstate otázka nastavenia filtrov.
Google kalendár nepoužívam, ale domnievam sa, že po stránke filtrov musí byť dostatočne navrhnutý pre tieto veci, predsa len je to systém, ktorý má byť univerzálny a pokial možno by mal pokryť základné procesy plánovania.