Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

Život pod kontrolou ve 4 kvadrantech a obyčejném sešitě

By on 18. 1. 2016 in Nástroje with Počet komentářů: 3
Jan Straka

Jan Straka

Majitel - CLEVER MINDS
Stejně jako každý řeším své úkoly, termíny, deadliny... každý den. Baví mě poznávat a studovat různé přístupy, postupy i nápady.
Mám rád práci s papírem a baví mě vše kolem papírové osobní produktivity.

Tyto své záliby se snažím propojovat ve značce CLEVER MINDS Notebook a psát jako šéfredaktor Papírového Diáře.
Jan Straka

Dnešní doba se točí v poměrně velkých obrátkách, to víme. Řada z nás je pod tlakem. Desítky denních mailů, zpráv na messengeru a na sociálních sítích… Známe to všichni. Prostě nám přinesla mnoho vstupů do života a s nimi logicky i potřebu „mít vše pod kontrolou“. A tak existuje řada skvělých řešení, aplikací, nástrojů a návodů, jak to zvládnout. Věčné otázky, jak nejlépe vše stihnout. Jaký nástroj vlastně zvolit…

Máte to taky? Snažíte se každý den stíhat vše, co je na todo listu? Jak vlastně během dne skutečně pracujete se svými úkoly? Ztrácíte někdy přehled?

Taky přispějeme svou troškou do mlýna. Jako možnou a odzkoušenou alternativu vám přinášíme jednoduchý postup plánování ve 4 kvadrantech – takový selský rozum. Třeba něco podobného používáte, ale pokud ne, zde je malý návod jak na to.

Základem všeho je sešit, tedy pokud jste papíroví…

Je jedno jakou značku preferujete, či zda jste již nějaký notes začali popisovat. Pokud Vám současný notes vyhovuje, nekupujte jiný a začněte již dnes na nové stránce.

Idea Maker se 4 kvadranty

V notesu povedete záznamy o svých cílech, projektech a také každodenní poznámky. Termíny, schůzky apod. vedete ve svém diáři – ať papírovém nebo elektronickém.

Co bude váš notes obsahovat?

  • roční cíle
  • měsíční projekty
  • týdenní úkoly
  • denní poznámky

Začínáme od začátku – úvahou – jaké oblasti mého života jsou nejdůležitější?

Většina z nás má min 3 oblasti, které máme shodné

  • naše práce
  • naše rodina a vztahy
  • my sami – naše koníčky a radosti

Právě tyto 3 oblasti jsou základem pro váš nový systém. Tu čtvrtou (případně další) nechávám na každém z vás. V mém případě je to správa našeho domu a zahrady, protože není snad týden, kdy by nebylo třeba něco doma dodělat, opravit či vylepšit.

Pokud pro vás důležitých oblastí napočítáte více, bude třeba je pouze definovat a zahrnout do plánu – já vycházím ze 4.

Král jednoduchosti – indexace poznámek

V našem případě má INDEXACE dva významy:

  1. seznam stránek a jejich čísel, ve kterém si vedete přehled o umístění důležitých poznámek
  2. úkoly mohou být doplněny číslem stránky – indexem konkrétní poznámky ze schůzky, apod.

První stranu vašeho nového systému tedy nechte na INDEX PAGE – osnovu, chcete-li.

Zapisujte si na ní čísla stránek a odkazy na konkrétní poznámky či seznamy.

Roční plán

Mám rád plánování na období jednoho roku. Je to na dohled, vím jak fungují výkyvy, jak sezony, atd.

Cile na rok 2016

Rozdělením dvojstrany horizontální osou vytvořím 4 kvadrany, nadepíšu je dle svých životních rovin. Poté si představím, co bych byl rád, kdyby bylo za rok toutéž dobou hotovo. Tím si definuji konkrétní cíle pro daný rok.

Nespornou výhodou tohoto přístupu je, že se nemusíte orientovat na konec roku. Tento koncept můžete začít plnit kdykoliv. Zkrátka otočíte list v notesu, nadepíšete a naplánujete příštích 12 měsíců…

Měsíční projekty

Stejného postupu se držte i u měsíčního plánu.

Mesicni projekty pro pracovni oblast

Co musíte vykonat za kroky, aby 1/12 vašeho ročního plánu byla naplněna? Budete se věnovat v příštím měsíci spíše práci nebo rodině? Jaké projekty mají být nastartovány, posunuty nebo dokončeny v následujícím měsíci?

Stránku za ročním plánem nadepište daným měsícem, rozdělte opět na 4 kvadranty a naplánujte měsíc.

Popište detailně jednotlivé kroky. Jak víme cíle “postavit pergolu” nebo „naučit se anglicky” nikam nevedou. Nemusíte cíle zrovna SMARTovat, ale opět buďte co nejkonkrétnější. Pomůže vám to v orientaci při plánování vaší týdenní činnosti.

Jak se připravit na následující týden?

Jelikož jsme našeho slona patřičně naporcovali, je třeba se ještě zaměřit na konkrétní úkoly pro nejbližší týden. Zde máte dvě možnosti – buď budete pokračovat i nadále v principu 4 kvadrantů do nichž zapíšete týdenní úkoly.

Tydenni plan

A nebo zvolíte přístup, kdy jednu celou stranu využijete na všechny nutné úkoly pro daný týden – bez ohledu na jejich zařazení.

Osobně jsem tuto variantu preferoval. Do svého google kalendáře jsem si pak do volných míst mezi schůzkami vyznačil bloky, kdy jsem se mínil danými úkoly zaobírat. Díky tomuto blokovému plánování defacto podobnému životním rolím dle Stephena Coveyho jsem získal nejen jasný obraz o svém časoprostoru, ale zároveň jsem zajistil, abych v dané chvíli nedoplánoval nic jiného a tudíž většina potřebných úkolů mohla být splněna.

Denni poznamky

Následující stránky sloužily k denním poznámkám, zápiskům a následnému týdennímu hodnocení.

Tento postup opakujte celý měsíc. Na jeho konci, před nadepsáním nové dvoustrany si vyčleňte nějaký prostor a sepište, co se povedlo, co nikoliv a proč. Nebojte se pochválit, pokud je k tomu alespoň sebemenší důvod. Hledejte pozitiva.

Nedostatky vezměte v potaz při plánování dalšího měsíce.

Když si to tedy shrneme…

Možná to působí z popisu složitě, ale je to velmi jednoduché. Váš nový pomocník bude obsahovat:

  • 1x dvoustrannu s ročními cíli v daných oblastech
  • 1x dvoustrannu na měsíční projekty
  • následuje vždy 1 stránka s týdenními úkoly a následné strany plné denních poznámek + konečné hodnocení týdne

Nejdůležitější je “mít hotovo” = odvést svou práci!

Moje máma mi vždycky říkala: “Každej máme v životě 2 kbelíky. Jeden vylejeme velmi brzo. Z druhého “ucmrndáváme“ až do půlky, než nám vlastně dojde, o čem ten náš život je!”.

Když mi bylo 20, vůbec jsem netušil, o čem je řeč. Po třicítce jsem si říkal, že stále beru jen z prvního kyblíku, takže je to dobrý. Čtyřicítka proběhla a já tak nějak tuším, kolik jsem si toho “vycmrndal”.

Jiná pravda říká – sebelepší plán nezajistí to, aby práce byla hotova, ale sebehorší plán je lepší, než nic. Necmrndejme zbytečně naše kbelíky a zkusme se zamyslet nad tím, co můžeme udělat, změnit či posunout, aby každý náš den byl lepší.

 

Jan Straka, článek byl publikován i na blogu autora

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Počet komentářů: 3

Trackback URL | RSS kanál s komentáři

  1. pavel napsal:

    Dobra inspirace a dekuji za ni.

    Zkusim to, zkombinuji to s Bullet Journalem (to me ted o dovolene prislo jako dobry pomocnik pri praci). Tesim se na prvotni prenos vice nez 300 ukolu(nekterych spise jeste neatomizovanych projektiku) z Wunderlistu na papir a slibuji si od toho,ze to zafunguje jako filtr…snad se vse nepresune do someday maybe,ktery u me funguje jalo trashbin.

    Zkousel jste pracovat na papire s notysky a6? Tj.byt naprosto mobilni a mit jen zapisnicek, tuzku a mobil…laka me to,ale bojim se titernosti a toho,ze objem informaci zustane stejny…jen se zvysi frekvence recyklace zapisniku….

    Moc diky, sedam na to a zacinam…

    pavel

  2. Emča napsal:

    Velmi pěkná záležitost díky za inspiraci

  3. Jan Straka napsal:

    Dobry den Pavle,
    Mam za sebou obdobi,kdy jsem podobny system mel v malem Moleskine.dodnes jej mam schovany,prze me bavi se obcas podivat na ty odskrtane ukoly,ten na prvni pohled neporadek,ve kterem se vyzna jen autor..:-)
    Nelzu-bylo to jedno z nejproduktivnejsich obdobi,ktere jsem nezazil ani pri nekolikerem nasazeni Omnifocusu :-))) ale to je dost mozna uz uchylka :-) pekny den a mnoho zdaru! Honza

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru