Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

Schůzka sama se sebou – 7 kroků k větší spokojenosti v životě

By on 7. 9. 2015 in Sebeorganizace with Počet komentářů: 3
Jan Straka

Jan Straka

Majitel - CLEVER MINDS
Stejně jako každý řeším své úkoly, termíny, deadliny... každý den. Baví mě poznávat a studovat různé přístupy, postupy i nápady.
Mám rád práci s papírem a baví mě vše kolem papírové osobní produktivity.

Tyto své záliby se snažím propojovat ve značce CLEVER MINDS Notebook a psát jako šéfredaktor Papírového Diáře.
Jan Straka
Někdo ji dělá v pátek v podvečer, jiný o víkendu třeba v neděli ráno… Někdo ji nedělá vůbec. O čem je řeč? O schůzce sama se sebou, o týdenním hodnocení nebo také o “weekly review”. Jedná se o jednu z nejdůležitějších schůzek vůbec. A to nejen pro nadšence produktivity, ale prakticky pro každého, kdo má v životě nějakou ambici, nějaký cíl, touhu něčeho dosáhnout. Nehovoříme zde o “výstavbě nového Applu”, ale o malých, každodenních radostech, krocích a vítězstvích.

Pro většinu z nás platí právo volby. Můžeme zvolit, zda naše dny budou definovány zkratkou KZP – Konečně Zase Pátek (ostřejší verzi o pondělku ponechme nyní stranou), či zda si zvolíme způsob života dle své libosti a chuti. Žijeme v nějakém uspořádání, systému, který sám o sobě vytváří pravidla, procesy a nastavení, která musíme respektovat. Přesto i v daném systému existují způsoby, jak nastavit vlastní cestu s dostatečnou svobodou.
I řada z mých přátel systému podléhá natolik, že pro ně logicky KZP platit musí. Víkend je pak v podstatě jedinou možností, jak “fungovat podle sebe”. Oázou klidu, útěkem od reality. Jejich spokojenost v průběhu týdne a celkově v životě se mnohdy přímo úměrně rovná spokojenosti jejich nadřízeného, šéfa či týmu. Jejich den se výrazně odvíjí od požadavků kolegů sdělených emailem nebo na chodbě kanceláře. Ke svým naplánovaným prioritám (pokud vůbec) se pak dostávají odpoledne nebo hodinu před odchodem z kanceláře. Míra frustrace a dlouhodobé nespokojenosti je však neustále paralyzována jistými ekonomickými výhodami a vlastně nedostatečnou chutí věci změnit.
Posláním našeho webu je snažit se pomáhat tuto zaběhlou praxi měnit. Dávat příklady, návody a praktické rady, které pomohou danou zvyklost změnit. Ukazovat cestu změny myšlení.
Jeden z četných základních nástrojů k úspěšné změně, je schůzka sama se sebou. Když o ní hovoříme, nemyslíme tím rozhodně každodenní hodinku či dvě trávené na sociálních sítích, nýbrž čas vyhrazený pro “bytí sám se sebou”.
Oblíbený citát k tématu podotýká, že “jen blázen vyrazí na cestu, aniž by věděl, kam chce dojít”. Jak je tedy možné, že i když víme, kam chceme dojít, co chceme v životě dokázat, vytvořit, posunout a dokonce si umíme i naplánovat cestu, tak poté přichází změna, která nám naše plány hatí, mění, překopává? Ano, ono známé “Chceš-li rozesmát pána Boha, ukaž mu své plány” funguje a mnoho situací a změn ani nejsme schopni ovlivnit. Přesto není řada změn směru námi přijímána zcela zbytečně? Možná je změna plánu dostatečnou motivací k “omluvenkám” typu – dnes tedy nakonec cvičit nepůjdu, protože musím zůstat déle v práci.
Schůzka sama se sebou by tedy měla být nejen shrnutím plánů a kroků, ale také úklidem. A to jak úklidem vnějšího okolí – projektů, emailů, pracovního místa, tak především úklidem vnitřním. Chceme-li být k sobě upřímní, měli bychom se zamýšlet nad tím, kdo všechno nám tento týden zabránil vykonat důležitý krok na naší cestě a proč. Proč jsme vůbec tuto situaci akceptovali a přijali. Proč opět natahujeme pracovní den na úkor času s rodinou?

Co tedy dělat pro to, abychom mohli udělat změnu?

Existuje celá řada možných přístupů a postupů či metod. Já sám osobně v životě využívám kombinaci dvou, a to GTD Davida Allena a 7 návyků nesmrtelného Stephena Coveyho. Nicméně záleží přirozeně na potřebách, schopnostech a náladě každého z nás.
Allen definuje schůzku sama se sebou jako tzv. Weekly Review, nebo-li týdenní zhodnocení. Popravdě mi tento název nikdy moc neseděl, byť pro účely vysvětlení v rámci metody je asi dostačující. Cílem Weekly Review je vyhradit si čas pro sebe a své projekty. Jednoduchým a efektivním způsobem projít veškeré “záležitosti”, které naplňují můj aktuální život, zhodnotit jejich aktuálnost, relevanci k cílům (tzv. letovým hladinám) a naplánování dalšího týdne. Toto je velmi zjednodušená interpretace, nicméně důraz je kladen na efektivní využití času, jednoduchost a rychlost zpracování.
Oproti tomu Covey, jak já jej vnímám a mám zažitého, jde mnohem více do hloubky. Snaží se člověka přimět k zamyšlení nad vlastní pozicí v okolním světě, nad svou rolí ve společnosti a svým posláním. A s ohledem na tuto definici následně určovat tzv. “velké kameny” nebo-li důležité cíle a projekty v jednotlivých životních rolích. Kladení velkých kamenů, nebo-li princip “to nejdůležitější na první místo”, je pro mě daleko osvědčenější styl plánování času a interakce s okolním světem.
Když už se člověk veřejně vyjadřuje, měl by většinou psát o něčem, co sám vyzkoušel a praktikuje. A proto jsem vybral záměrně tyto dvě metody. Druhým důvodem je, že na internetu (a to nejen českém) najdeme mnoho materiálu, který se danou problematikou zabývá. Proto se dále o detailech jednotlivých metod rozepisovat nebudu a poprosím čtenáře, aby si buď vyhledal podklady sám.
Chcete mít větší nadhled nad svými záležitostmi v životě? Následujících 7 kroků vám pomůže k realizaci.

1. Krok – Schůzka samam se sebou začíná jejím naplánováním

Zní to možná bizardně, ale je to tak. Otevřete nyní svůj diář a popravdě si odpovězte na otázku, zda si tuto schůzku pravidelně plánujete? Zda dodržujete svůj plán a v určeném čase se skutečně sejdete? Lehce se to řekne, ale mnohem hůře udělá. V pátek se už člověk těší domů, o víkendu je stále co dělat a v neděli večer se už třeba nemusí chtít…
Jak bylo řečeno v úvodu, chceme-li hlídat správný směr své cesty, patří tato schůzka k nejdůležitějším v našem harmonogramu. Pokud je tedy ve zmíněných časech problematické ji udělat, naplánujme si ji na jiný den. Kdo řekl, že týden musíme hodnotit v konkrétní den? Vynechte jednu kávu s jiným člověkem, běžte na pivo s kamarády jindy. Ale sejděte se sami se sebou.

2. Krok – Program setkání

Pokud pracujete v oboru, kde součástí běžného programu jsou schůzky a setkání, vysoce pravděpodobně se na tyto setkání připravujete. Máte plán schůzky. A když ne schůzky, tak minimálně na týdenní poradu si přípravu děláte. Se schůzkou sama se sebou je to úplně stejné! Jen blázen vyrazí na cestu, aniž by věděl, kam chce dojít! Pamatujete?
Proto si připravte na schůzku přesný program – seznam kroků. Pomůže to v několika věcech:
  • jakmile začnete pracovat, víte přesně, co máte dělat = práce jde lépe od ruky
  • když máte program, těžko se necháte strhnout k jiným činnostem
  • plně využijete čas nadefinovaný pro schůzku a máte po čase jistotu, že nebude toto setkání bránit dalším důležitým aktivitám
Já osobně využívám jednoduchý seznam kroků, které si týden co týden odškrtávám. Pokud se stane, že z nějakého důvodu seznam nedokončím (zásahu třetích stran se vyhnout nelze), uložím si tento seznam na určené místo, kde jej najdu buď při nejbližší možné příležitosti nebo při následující schůzce určitě.

 3. Krok – Volba místa

Každému vyhovuje něco jiného – někdo si rád sedne na terase pěkné kavárny, jiný doma v pracovně. Osobně využívám druhé varianty, a to proto, že dávám tomuto setkání velkou důležitost. Když jsem chodil do kavárny, mnohdy se stávalo, že mi některá věc chyběla, neměl jsem ji sebou a nebo zkrátka v kavárně nebyl obvyklý klid.

4. Krok – Zajistěte si absolutní klid

Klid – to je podstatný element schůzky. Pokud tedy pracujete z domu nebo si schůzku děláte v kanceláři, je třeba na ni vytvořit potřebnou klidovou zónu.
Oznamte své rodině, že pravidelně v tomto čase vykonáváte tuto aktivitu. Nebojte se i děti zasvětit do toho, proč to děláte. Děti jsou mnohem vnímavější a budete se divit, jak brzy začnou mít podobnou chuť napodobovat rodiče. A co se v mládí naučíš…
Stejně tak učiňte i vůči svým kolegům. V tento čas nechcete být rušeni a vysvětlete proč. Ve finále nebudete brzdit okolí, ale stanete se vzorem.

5. Krok – Odpojte se! Od všeho!

Svůj telefon dejte do leteckého režimu.
Vypněte sociální sítě, emailového klienta – ideálně vypněte wifi.
Udělejte to! Ano, i šéf počká, že mu zavoláte zpět. A pokud mu vysvětlíte, proč že jste zrovna skutečně offline, pochopí to. Naopak to zvýší vaší kredibilitu. Máte-li správného nadřízeného ovšem…

6. Krok  – Průběh schůzky

Je na každém, jak si schůzku pojme. Já osobně mám oddělené dvě části (vnější x vnitřní úklid), což vyplývá z mé praxe a může být inspirací.
V první části schůzky většinou uklidím vše potřebné z vnějšího světa. Za týden se nasbírá spousta záležitostí. Papíry, podklady k projektům, emaily, úkoly od jiných lidí, atd. V praxi to vypadá tak, že
  • Projdu fyzický INBOX (v mém případě papírové desky, do kterých v týdnu naházím veškeré rovnou nauklizené papírové podklady) a roztřídím.
  • Projdu záznamník (klasicky moleskine či jiný notes s poznámkami z týdne) a proškrtám podstatné, vypíši úkoly, atd.
  • Projdu emailový INBOX – všechny emaily nepřečtené, ale i přečtené, které žádají mou pozornost. Nepotřebné mažu, podstatné archivuji, odpovím, vytvořím potřebné úkoly.
  • Uklidím batoh a peněženku od nasbíraných papírků.
  • Uklidím stůl.
  • Uklidím počítač – plocha nekterých mých kolegů připomíná puzzle, kolik tam mají ikon, složek a souborů. Snažím se mít vše zatříděné, ideálně v cloudovém prostoru.
Ve druhé části mám díky právě uklizenému vnějšímu prostředí dostatečný mentální prostor a pozornost pro důležité záležitosti. Nemám cíle typu za 5 let chci být v bodě X. Když zhodnotím, kde jsem dnes a co jsem si před 5 lety představoval, je to skutečně rozdíl, a většinou jsem jinde, než bych v té době plánoval být. Proto jsem na dlouhodobější plánování zrušil. Řídím se spíše směrem a vnitřními hodnotami. Většinou plánuji na dobu 1-2 let, kam vidím.
Z této perspektivy je pak jasné, co se má odehrát ve kterém měsíci, a to je klíčový ukazatel. Jednoduše – cíl děleno 4 je týden. A proto využívám týdenní plánování.

V praxi na schůzce:

  • Projdu diář z minulého týdne – jak se věci skutečně odehrály. Je to jednoduchá odpověď na otázku – když budou příští týdny jako tento, jakou budoucnost si vytvářím?
  • Projdu otevřené projekty a zhodnotím, kam se mi podařilo je posunout a díky čemu. Snažím se být kritický. Pokud na některý z projektů nesáhnu delší dobu, zvážím jeho relevanci a chuť se jím dále zabývat.
  • Zhodnotím oboje ve vztahu k měsíčnímu plánu s ohledem na správnost směru.
  • Určím velké kameny na další týden – záležitosti, které SE MUSÍ ODEHRÁT bez ohledu na okolní svět. Dám je na přesný termín do diáře. Snažím se do týdenního programu v diáři umístit tak, aby každý den byl prostor na výkyvy, mimořádné situace. Pokud mi někdo do naplánovaného času zkouší dát svůj program, většinou to pak nejde. A pokud přeci jen to musí být, je tento velký kámen na programu okamžitě po uplynutí této nenadálé změny. Princip blokování si času na důležité věci mi umožňuje daleko snáz překonávat krizové situace a přitom posouvat projekty dopředu. A je to také důvod, proč nepoužívám sdílený kalendář s kolegy, ale standardní papírový diář. Pokud ostatní vidí, co mám v plánu, mají tendenci to mnohdy bagatelizovat a odsouvat. Na papíru se mi věci tak lehce nepřesouvají jako v outlooku.
  • Zhodnotím všechny schůzky a výstupy z nich – zda byly k něčemu či ne, zda pomohly budoucímu rozvoji. V minulosti jsem trávil poměrně dost času sezením na setkáních (osobních či poradách), které k ničemu nevedly a pro mě osobně znamenaly pouze ztrátu času. Nutily mě tak k nastavování pracovního prostoru na úkor osobních záležitostí. Toto hodnocení vytváří jednoduchou síť, díky které se podruhé podobné aktivity již zkrátka neúčastním, omluvím se z ní a nebo pokud na ni přijdu, snažím se rychle vyřešit mé potřeby a poté odejít. Sedět na 4 hodinové poradě, která není vůbec k ničemu znamená jediné – vyhozené 4 hodiny ze života. Prostě škrt! Pokud se sečtou tato setkání za celou dobu, kdy pracujeme, vyhodíme slušnou část života z okna!
  • Plánováním velkých kamenů se automaticky definuje očekávaný výstup a tudíž i nutná příprava. Díky tomuto principu se zefektivňuje fungování v rámci jednotlivých dnů v týdnu.
  • Týdeník – většinou věnuji na konci tohoto setkání krátký čas písemnému sepsání tzv. “Týdeníku”, nebo-li osobnímu shrnutí týdne. Někdy je to půl strany, jindy celá. Záleží na náladě a chuti se “vypsat”. Tento týdenník není samostatný sešit, ale součást diáře, který používám. Díky tomu vznikají záznamy, které je mnohdy zajímavé zpětně číst, neboť poskytují retrospektivu osobního rozvoje a posouvání se.

7. Krok – Dělejte a nenechte se ovlivňovat

Schůzka sama se sebou je maják v rozbouřeném moři. Pomůže vám udržet nadhled nad krizovými situacemi, určit mantinely, kam jste ochotni jít a přitom neztratit svůj směr v životě. Co si naplánujete na této schůzce skutečně vykonejte, neboť jakákoliv cesta začíná prvním krokem! Pokud tento krok určí někdo jiný a ne vy, půjdete po cestě někoho jiného, nikoliv po vlastní! Když budete využívat tohoto majáku každý týden, snáze se vám udrží pozornost a vytvoří se návyk. Je to jako se sportem – po nějaké době si nebudete již schopni svůj týden bez schůzky sama se sebou představit.
Jan Straka, článek vyšel i na blogu autora

Štítky: ,

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Počet komentářů: 3

Trackback URL | RSS kanál s komentáři

  1. Michal napsal:

    Diky za clanek. Libi se mi konkretni vypis jednotlivych kroku. Inspiruji se tim daleko lepe, nez jen z obecneho popisu co by se melo dit.

  2. Inspirovač.cz napsal:

    Schuzka se sebou jsem nedávno zařadil do programu a hned se mi funguje lépe. Dříve jsem fungoval jen na denním plánováním. Každopádně co se díky tomu, zlepšilo byla jedna věc – POCIT, ŽE JSEM NĚCO DOKONČIL. Když totiz

  3. Inspirovač.cz napsal:

    Schuzka se sebou jsem nedávno zařadil do programu a hned se mi funguje lépe. Dříve jsem fungoval jen na denním plánováním. Každopádně co se díky tomu, zlepšilo byla jedna věc – POCIT, ŽE JSEM NĚCO DOKONČIL. Když totiz víte, co chcete následujíci týden udelat, snaze pak zkontrolujete, zda-li jste to opravdu udělali. //Daniel Hanuš

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru