Povyšte Gmail na našlapaný komunikační nástroj

• O autorovi
• Poslední články

Daniel Gamrot

Lektor a mentor osobní produktivity - Daniel Gamrot

Šéfredaktor portálu Mít vše hotovo

Pořádá firemní i veřejná školení, díky kterým zvýšíte svou osobní produktivitu a zlepšíte time management. Naučí vás vytvořit si systém pro produktivní práci, používat myšlenkové mapy v byznysu, efektivně pracovat s mobilními technologiemi nebo vybudovat bezpapírovou kancelář díky Evernote. Nedávno získal jako první Čech titul Evernote Certified Consultant.

Poslední články od Daniel Gamrot (Všechny články)

• Tip na akci: Minutový řečník - 25. 11. 2016
• Rozhovor s Radkem Pohnanem - 14. 7. 2016
• Rozhovor s Markem Sýkorou - 2. 6. 2016

E-mail je pro mě hlavním komunikačním nástrojem. Jelikož jsem během dne těžko k zastižení na telefonu, odkazuji lidi raději na e-maily (nebo konkrétní hodinu, kdy se můžeme telefonicky spojit). Podobně jako spousta dalších uživatelů jsem i já začínal před lety objevováním světa elektronických psaníček prostřednictvím služeb Post, Atlas, Centrum nebo Seznam. Postupně jsem však zakotvil u schránky Gmail, kterou dnes provozuji na Google Apps. O mých e-mailových návycích jsem se rozepsal v článku Jak pracuji s e-maily. Článek, jak jsem po pár měsících zjistil, inspiroval spoustu lidí ke zjednodušení práce. Nyní přicházím s dalšími tipy, jak s webovým prostředím Gmailu pracovat.

Jednoduché a funkčně velmi silné webové prostředí Gmail má vše, co potřebuji. Oproti desktopovým aplikacím je lehké, svižné a s možností velmi rychlého vyhledávání. A potom přichází ještě jedna velmi důležitá vlastnost – možnost rozšíření doplňky, které můžete propojit s Gmailem a umožní vám posunout e-mailovou komunikaci o třídu výš. A právě toto může být jeden z krůčků, který podniknete na cestě za efektivnější e-mailovou komunikací.

Rád bych vám dnes představil některé z nich – konkrétně ty, které dnes využívám pro efektivnější práci s e-mailem, jeden, který mě zaujal v popisu a hodnocení a potom ještě CRM Streak, jež bych rád vyzkoušel v budoucnu (budu rád, když mi napíšete, máte-li s ním zkušenosti, jak jste spokojeni). Určitě si všimnete, že v mém seznamu chybí některé velmi populární služby, jakými jsou Boomerang for Gmail, Assistant.to a další. Důvod je prostý – ani po pečlivějším zkoumání jsem jim na chuť nepřišel nebo je prostě nevyužiji.

Gmail Offline – řešte e-maily i bez připojení k internetu

Již dávno není aktuální pravidlo, že s Gmail schránkou bez internetu pracovat nelze. Gmail Offline nedělá nic jiného, než že zpřístupní vaše zprávy navzdory nepřítomnosti internetu a stejně tak vám umožní je tvořit.

Gmelius – nastavte si prostředí podle sebe

Gmelius umožní konfigurovat vzhled a chování Gmail prostředí tak, jak vám nejvíce vyhovuje. Umí skrýt hlavičky i patičky, odstranit reklamy či posuvníky, rozbalit celý seznam štítků a nabízí spoustu dalších vychytávek.

KeyRocket for Gmail – učte se za pochodu

Službu možná znáte jako nástroj, který vás během používání kancelářských aplikací učí zefektivnit práci s nimi. Podobné možnosti má také v prostředí Gmail, kdy vám postupně odhaluje náměty na rychlejší práci s e-maily. Rozhodně si KeyRocket nainstalujte, jedná se totiž o jednoduchou a nenásilnou formu zlepšování práce s denně využívaným nástrojem.

Batched Inbox – nechte si posílat e-maily v dávkách

Chcete nerušeně odpovědět na všechny e-maily a máte, stejně jako já, při příchodu jakékoliv nové zprávy do doručené pošty a s narůstajícím číslem 1, 2, 3… (nepřečtené zprávy) nutkání podívat se co se děje? Vyřeší to za vás Batched Inbox. Služba má za úkol dát vám prostor pro řešení e-mailů a v intervalech (hodinových nebo denních) vám doručí všechnu poštu naráz. Já mám například nastaveno zasílání vždy v 17h, kdy na mě vypadne těch 50-100 e-mailů a já vím, že se jim večer budu věnovat. Pokud byste však skutečně potřebovali některý z e-mailů ihned (různé potvrzení o zakoupení jízdenek, hotelů, potvrzení založení online účtů a podobně), není problém kdykoliv navštívit skrytý štítek BatchedInbox a potřebný e-mail z něj vylovit.

Rapportive – propojte se s klienty

Naprostá povinnost pro online sociálně pozitivní lidi s offline dopadem. Po jeho instalaci doplní stávající prostředí také lišta v pravé části, která vám zprostředkuje informace o kontaktu a rovnou nabídne například propojení na LinkedIn (ano, včetně možnosti vepsání vlastní zprávy), zobrazí společné kontakty, umožní nahlédnout i na další identifikační kontaktní údaje. Skvělé pro úvodní zobrazení informací o odesílateli, pokud jej neznáte.

Evernote Web Clipper – ukládejte e-maily do Evernote

Tento skvělý doplněk jsem již několikrát vychvaloval na našem portálu LifeNotes a stále jej považuji za povinnou součást každé instalace Evernote, který se tématem Evernote zabývá. O co tedy ve zkratce jde? Web Clipper je doplněk, který slouží primárně k ukládání webových výstřižků. Má však také jednu doplňkovou funkci a tou je možnost velmi rychle a jednoduše uložit vybrané zprávy z e-mailové konverzace během několika vteřin do Evernote. K čemu to je dobré? Pošle-li vám někdo popis, instrukce, dokument či smlouvu do e-mailu, stejně jako když chcete do Evernote jednoduše vložit potvrzení o ubytování, letenkách nebo jízdenkách, je Web Clipper pomocníkem, který vám ušetří čas (a někdy i energii) – stačí pár kliknutí a obsah máte jako poznámku ve svém archivačním systému.

Unroll.me – pryč s nechtěnými e-maily

Základem práce s e-mailovou komunikací je eliminovat e-mailovou komunikaci, která vás nezajímá. Prvním krokem může být služba Unroll.me, díky které se můžete během několika vteřin odhlásit z desítek (či stovek) nechtěně odebíraných newsletterů. Jistě uznáte, že odhlašovat se postupně z každého z nich je nesmyslné a neefektivní, proto nabízí Unroll.me skupinové odhlášení – jen se připojíte ke svému účtu, patřičně označíte, co vás již nezajímá, a o zbytek se již postará Unroll.me.

MailTrack – sledujte odeslané e-maily

Znáte to – pošlete někomu e-mail a čekáte na odpověď, která ani po měsíci nepřichází. Zavoláte a ptáte se, co se děje, zda e-mail dorazil v pořádku. A adresát odpoví, že žádný e-mail nedostal. Stát se to samozřejmě může (jaká je však pravděpodobnost)? MailTrack odhalí, jak to ve skutečnosti bylo – umožňuje totiž sledovat cestu e-mailu, doručení do schránky, stejně jako to, zda jej dotyčný přečetl či nikoliv. A dokonce kdy konkrétně si jej přečetl (pokud si jej přečetl).

Gmail Meter – měřím, měříš, měříme

Čím více e-mailů pošlete, tím více jich dostanete. Jaký je však tento poměr? Ukáže vám to v pravidelných reportech Gmail Meter, který vám bude pravidelně zasílat nejen informace o přijatých a odeslaných e-mailech, ale také nejčastější odesílatele (můžete si to s nimi vyříkat nebo se na ně soustředit ve chvíli, kdy skutečně přehlcují vaši e-mailovou schránku), dny, kdy vám e-mailových zpráv přijde nejvíce, stejně jako konkrétní hodiny, kdy se růst ukazatele počtu nově příchozích zpráv téměř nezastaví. Gmail Meter je perfektní služba pro analýzu e-mailové komunikace a velmi často ji používám s klienty a účastníky školení, kteří mají pocit, že právě e-mail je jednou z jejich největších brzd.

Find Big Mails – jak na žrouty e-mailového místa

Když už jsme u toho čištění e-mailové schránky, rozhodně bych se rád zmínil také o službě Find Big Mails, která by měla najít e-maily, které vám užírají nejvíce prostoru. Službu jsem doteď nevyzkoušel, neboť s tím až tak velký problém nemám a po registraci mi bylo nabídnuto, že pokud ji chci využívat, budu muset nabídnout nějaký ten dolar na oplátku.

A proto má otázka zní – zkoušeli jste někdo tuto službu? Případně znáte nějaký alternativní postup, jak získat podobný výsledek?

Streak – CRM uvnitř Gmail

Už jste slyšeli o Streak? Myšlenka, že bych svůj systém, ve kterém eviduji komunikaci, přeměnil na CRM systém, je pro mě velmi lákavá. Již dva měsíce pracuji s Insightly a stále si nemohu zvyknout na to, že mám „další nástroj“. Věřím, že Streak by mohl mou situaci rozlousknout – e-mailovou schránku totiž navštěvuji denně a věřím, že bych tak odboural tento blok. Pokud se mi to podaří, určitě se můžete těšit na recenzi. Máte s ním zkušenosti? Dejte mi určitě vědět.

Článek byl publikován i na blogu autora.

Štítky: aplikace