Povyšte Gmail na našlapaný komunikační nástroj
Daniel Gamrot
Pořádá firemní i veřejná školení, díky kterým zvýšíte svou osobní produktivitu a zlepšíte time management. Naučí vás vytvořit si systém pro produktivní práci, používat myšlenkové mapy v byznysu, efektivně pracovat s mobilními technologiemi nebo vybudovat bezpapírovou kancelář díky Evernote. Nedávno získal jako první Čech titul Evernote Certified Consultant.
Poslední články od Daniel Gamrot (Všechny články)
- Tip na akci: Minutový řečník - 25. 11. 2016
- Rozhovor s Radkem Pohnanem - 14. 7. 2016
- Rozhovor s Markem Sýkorou - 2. 6. 2016
E-mail je pro mě hlavním komunikačním nástrojem. Jelikož jsem během dne těžko k zastižení na telefonu, odkazuji lidi raději na e-maily (nebo konkrétní hodinu, kdy se můžeme telefonicky spojit). Podobně jako spousta dalších uživatelů jsem i já začínal před lety objevováním světa elektronických psaníček prostřednictvím služeb Post, Atlas, Centrum nebo Seznam. Postupně jsem však zakotvil u schránky Gmail, kterou dnes provozuji na Google Apps. O mých e-mailových návycích jsem se rozepsal v článku Jak pracuji s e-maily. Článek, jak jsem po pár měsících zjistil, inspiroval spoustu lidí ke zjednodušení práce. Nyní přicházím s dalšími tipy, jak s webovým prostředím Gmailu pracovat.
Jednoduché a funkčně velmi silné webové prostředí Gmail má vše, co potřebuji. Oproti desktopovým aplikacím je lehké, svižné a s možností velmi rychlého vyhledávání. A potom přichází ještě jedna velmi důležitá vlastnost – možnost rozšíření doplňky, které můžete propojit s Gmailem a umožní vám posunout e-mailovou komunikaci o třídu výš. A právě toto může být jeden z krůčků, který podniknete na cestě za efektivnější e-mailovou komunikací.
Rád bych vám dnes představil některé z nich – konkrétně ty, které dnes využívám pro efektivnější práci s e-mailem, jeden, který mě zaujal v popisu a hodnocení a potom ještě CRM Streak, jež bych rád vyzkoušel v budoucnu (budu rád, když mi napíšete, máte-li s ním zkušenosti, jak jste spokojeni). Určitě si všimnete, že v mém seznamu chybí některé velmi populární služby, jakými jsou Boomerang for Gmail, Assistant.to a další. Důvod je prostý – ani po pečlivějším zkoumání jsem jim na chuť nepřišel nebo je prostě nevyužiji.
Gmail Offline – řešte e-maily i bez připojení k internetu
Již dávno není aktuální pravidlo, že s Gmail schránkou bez internetu pracovat nelze. Gmail Offline nedělá nic jiného, než že zpřístupní vaše zprávy navzdory nepřítomnosti internetu a stejně tak vám umožní je tvořit.
Gmelius – nastavte si prostředí podle sebe
Gmelius umožní konfigurovat vzhled a chování Gmail prostředí tak, jak vám nejvíce vyhovuje. Umí skrýt hlavičky i patičky, odstranit reklamy či posuvníky, rozbalit celý seznam štítků a nabízí spoustu dalších vychytávek.
KeyRocket for Gmail – učte se za pochodu
Službu možná znáte jako nástroj, který vás během používání kancelářských aplikací učí zefektivnit práci s nimi. Podobné možnosti má také v prostředí Gmail, kdy vám postupně odhaluje náměty na rychlejší práci s e-maily. Rozhodně si KeyRocket nainstalujte, jedná se totiž o jednoduchou a nenásilnou formu zlepšování práce s denně využívaným nástrojem.
Batched Inbox – nechte si posílat e-maily v dávkách
Chcete nerušeně odpovědět na všechny e-maily a máte, stejně jako já, při příchodu jakékoliv nové zprávy do doručené pošty a s narůstajícím číslem 1, 2, 3… (nepřečtené zprávy) nutkání podívat se co se děje? Vyřeší to za vás Batched Inbox. Služba má za úkol dát vám prostor pro řešení e-mailů a v intervalech (hodinových nebo denních) vám doručí všechnu poštu naráz. Já mám například nastaveno zasílání vždy v 17h, kdy na mě vypadne těch 50-100 e-mailů a já vím, že se jim večer budu věnovat. Pokud byste však skutečně potřebovali některý z e-mailů ihned (různé potvrzení o zakoupení jízdenek, hotelů, potvrzení založení online účtů a podobně), není problém kdykoliv navštívit skrytý štítek BatchedInbox a potřebný e-mail z něj vylovit.
Rapportive – propojte se s klienty
Naprostá povinnost pro online sociálně pozitivní lidi s offline dopadem. Po jeho instalaci doplní stávající prostředí také lišta v pravé části, která vám zprostředkuje informace o kontaktu a rovnou nabídne například propojení na LinkedIn (ano, včetně možnosti vepsání vlastní zprávy), zobrazí společné kontakty, umožní nahlédnout i na další identifikační kontaktní údaje. Skvělé pro úvodní zobrazení informací o odesílateli, pokud jej neznáte.
Evernote Web Clipper – ukládejte e-maily do Evernote
Tento skvělý doplněk jsem již několikrát vychvaloval na našem portálu LifeNotes a stále jej považuji za povinnou součást každé instalace Evernote, který se tématem Evernote zabývá. O co tedy ve zkratce jde? Web Clipper je doplněk, který slouží primárně k ukládání webových výstřižků. Má však také jednu doplňkovou funkci a tou je možnost velmi rychle a jednoduše uložit vybrané zprávy z e-mailové konverzace během několika vteřin do Evernote. K čemu to je dobré? Pošle-li vám někdo popis, instrukce, dokument či smlouvu do e-mailu, stejně jako když chcete do Evernote jednoduše vložit potvrzení o ubytování, letenkách nebo jízdenkách, je Web Clipper pomocníkem, který vám ušetří čas (a někdy i energii) – stačí pár kliknutí a obsah máte jako poznámku ve svém archivačním systému.
Unroll.me – pryč s nechtěnými e-maily
Základem práce s e-mailovou komunikací je eliminovat e-mailovou komunikaci, která vás nezajímá. Prvním krokem může být služba Unroll.me, díky které se můžete během několika vteřin odhlásit z desítek (či stovek) nechtěně odebíraných newsletterů. Jistě uznáte, že odhlašovat se postupně z každého z nich je nesmyslné a neefektivní, proto nabízí Unroll.me skupinové odhlášení – jen se připojíte ke svému účtu, patřičně označíte, co vás již nezajímá, a o zbytek se již postará Unroll.me.
MailTrack – sledujte odeslané e-maily
Znáte to – pošlete někomu e-mail a čekáte na odpověď, která ani po měsíci nepřichází. Zavoláte a ptáte se, co se děje, zda e-mail dorazil v pořádku. A adresát odpoví, že žádný e-mail nedostal. Stát se to samozřejmě může (jaká je však pravděpodobnost)? MailTrack odhalí, jak to ve skutečnosti bylo – umožňuje totiž sledovat cestu e-mailu, doručení do schránky, stejně jako to, zda jej dotyčný přečetl či nikoliv. A dokonce kdy konkrétně si jej přečetl (pokud si jej přečetl).
Gmail Meter – měřím, měříš, měříme
Čím více e-mailů pošlete, tím více jich dostanete. Jaký je však tento poměr? Ukáže vám to v pravidelných reportech Gmail Meter, který vám bude pravidelně zasílat nejen informace o přijatých a odeslaných e-mailech, ale také nejčastější odesílatele (můžete si to s nimi vyříkat nebo se na ně soustředit ve chvíli, kdy skutečně přehlcují vaši e-mailovou schránku), dny, kdy vám e-mailových zpráv přijde nejvíce, stejně jako konkrétní hodiny, kdy se růst ukazatele počtu nově příchozích zpráv téměř nezastaví. Gmail Meter je perfektní služba pro analýzu e-mailové komunikace a velmi často ji používám s klienty a účastníky školení, kteří mají pocit, že právě e-mail je jednou z jejich největších brzd.
Find Big Mails – jak na žrouty e-mailového místa
Když už jsme u toho čištění e-mailové schránky, rozhodně bych se rád zmínil také o službě Find Big Mails, která by měla najít e-maily, které vám užírají nejvíce prostoru. Službu jsem doteď nevyzkoušel, neboť s tím až tak velký problém nemám a po registraci mi bylo nabídnuto, že pokud ji chci využívat, budu muset nabídnout nějaký ten dolar na oplátku.
A proto má otázka zní – zkoušeli jste někdo tuto službu? Případně znáte nějaký alternativní postup, jak získat podobný výsledek?
Streak – CRM uvnitř Gmail
Už jste slyšeli o Streak? Myšlenka, že bych svůj systém, ve kterém eviduji komunikaci, přeměnil na CRM systém, je pro mě velmi lákavá. Již dva měsíce pracuji s Insightly a stále si nemohu zvyknout na to, že mám „další nástroj“. Věřím, že Streak by mohl mou situaci rozlousknout – e-mailovou schránku totiž navštěvuji denně a věřím, že bych tak odboural tento blok. Pokud se mi to podaří, určitě se můžete těšit na recenzi. Máte s ním zkušenosti? Dejte mi určitě vědět.
Článek byl publikován i na blogu autora.
Článek jak má být, našlapaný užitečnými informacemi. Díky!
Tome, rádo se stalo. Ať slouží!
Chýba mi asi ten pre mňa najdôležitejší – Mail2Cloud.
inak užitočné utilitky
Děkuji moc za doplnění, doplněk neznám, kouknu na něj.
Po hodne dlouhe době pro me prinosny clanek.
@P858: Díky moc! Jsem rád, že článek pomohl.
Dane, super tipy.
Hledám ještě nějaký nástroj, kde bych si u emailu mohl psát poznámky a viděli je i kolegové, co přistupují ke stejné schránce.
Bohužel tento doplněk nefunguje: http://1url.cz/tPTw
Díky za každou radu
Tome, díky. Ten doplněk už se delší dobu potýká s mizernou aktualizací. Alternativu bohužel neznám.
Dnes jsem konečně nainstaloval mailtrack do chrome, ale zdá se, že bohužel nefunguje. Dle komentářů na chrome store problém trvá již několik dní.
Máte podobnou zkušenost?
Dívám se do odesláných zpráv a ačkoliv jsem za poslední tři dny žádné větší množství neposlal, zdá se, že funguje dobře. O jaké konkrétní problém se jedná?