Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

Jak se stát vládcem času pomocí DIY systému time managementu?

Uljana Černohorská

Jsem lingvista pohybující se ve světě IT a ve firmě ABRA Software se podílím na vývoji světového ERPu. Mám ráda svou práci, dobrou kávu, chutné jídlo a kvalitní spánek. Neustálou inspirací je mi můj kocourBernard. Při pohledu na něj musím přemýšlet, jak nepracovat tvrdě, ale chytře.

Každý normální člověk by si přál pracovat méně a přitom dosahovat stejných nebo ještě lepších výsledků. Není proto divu, že články typu „10 zaručených tipů, jak zvýšit svou produktivitu“ jsou stále populární. Ale ani ti nejpoctivější z nás, kteří se snaží řídit všemi zaručenými radami úspěšných podnikatelů, často nepoznají, jak se změnila jejich efektivita po jejich implementaci. Abychom mohli prohlásit, zda se zvýšila naše výkonnost nebo ne, měli bychom ji přece nejdříve změřit!

V tomto článku se s vámi chci podělit o vlastní systém produktivity práce založeném na KPI (Key Performace Indicatiors), kterému říkám „DIY – do it yourself“ time management. Ve zkratce – takový přístup může z intenzivní práce udělat veselou RPG hru, kde je hlavní výhrou „vytuněná“ postava hlavního hrdiny a skutečné peníze v kombinaci s rostoucí životní úrovní. Jen doplním, že tou vytuněnou postavou se stanete samozřejmě vy.

Jediné, co k tomu budete potřebovat, je internet a Excel. Tak jdeme na to!

Co se děje, když svůj čas nemáte pod kontrolou?

Každý z nás je vlastníkem poměrně malého časového kapitálu. Pokud budeme optimisticky předpokládat, že před sebou máme ještě 50 let produktivního života, máme v zásobě zhruba 440 tisíc hodin. Pokud odečteme čas nutný na spánek, vznikne nám z toho 290 tisíc hodin. Přitom, na rozdíl od peněžního kapitálu, se časový kapitál nedá doplnit. Nemůžeme si vydělat ani minutu navíc, můžeme jenom více či méně využívat zdroje, které máme. Žádní časoví milionáři se na této planetě doposud nevyskytují.

Gleb Arhangelsky přichází s nelítostnou statistikou – pokud pracujete v kanceláři, průměrně jednou za 8 minut vás někdo vyruší. Kvůli výpadkům pozornosti a drobnostem, které je třeba neustále řešit, tak denně ztratíte až dvě hodiny času, což je 12 % vašeho životního kapitálu. Tento čas utíká zbytečně a nenávratně.

Nakolik efektivně jsme schopni pracovat s tím zbytkem? Když přemýšlíte „kolik času si mám vyhradit na tento projekt?“, na základě kterých informací se rozhodnete? Máte ve svém osobním účetnictví spolehlivé informace týkající se hospodaření s vaším nejcennějším kapitálem? Víte, kolik času jste čemu věnovali?

Takové myšlenky se mi honily hlavou, když jsem se začala více zabývat time managementem. Pracovala jsem tehdy na volné noze, sama si sestavovala pracovní rozvrh a sama jsem ručila za jeho dodržování. Kalendáře, to-do listy, poznámky apod. – bez toho všeho se samozřejmě neobejdete. Ale nic z toho neřešilo můj problém vybalancování času. Opakovaně jsem se setkávala se stejnými problémy. Buď jsem měla přemíru volného času, což vedlo k jeho neefektivnímu využití a samozřejmě i menším ziskům, nebo jsem se naopak vyhecovala k vyšším výkonům a vzala na svoje bedra příliš velkou zátěž, což vedlo k poklesu kvality mého života (asi víte, jak je to s tím spánkem a partnerskými vztahy, když jedete na plný výkon, že?). Navíc jsem jenom člověk a nedokážu být každý den stejně výkonná. V pondělí se prostě pracuje jinak než v pátek. To jen ztěžuje každodenní plánování. Proto úkoly, které jsem si pro svůj time management vytyčila, byly následující:

  1. Pochopit, jaký režim mi vyhovuje nejvíc a kolik času jsem schopna produktivně pracovat.
  2. Plánovat podle zjištěných dat optimální výkon na týden/měsíc dopředu.
  3. Získat přesná data o vlastní produktivitě, která pak bude možné porovnávat v čase.

Překvapivě už jenom zvládnutí prvního bodu pro mě mělo velký význam. Sama na sobě jsem vyzkoušela efekt, který zná většina sportovců a trenérů. Pokud si pořídíte zápisník a začnete zapisovat výsledky svých tréninků, výsledky se budou zlepšovat rychleji, než kdybyste žádný zápisník neměli. Uvědomění v sobě skýtá obrovskou sílu. Abych mohla jednoduše zaznamenávat čas, musela jsem najít vhodný time tracking software, který bych mohla mít neustále po ruce a získaná data mohla exportovat například do Excelu a využívat je pro další plánování.

Vyzkoušela jsem asi tucet různých aplikací, dokud jsem neobjevila, co jsem potřebovala. Mojí jasnou volbou se nakonec stala aplikace českých vývojářů primaERP. Tuto aplikaci je možné používat ve webovém prohlížeči, Androidu, nebo iOS. Umožňuje vytvářet si projekty, odhadovat čas potřebný na jejich plnění, synchronizuje data v cloudu, umožňuje import dat ve formátu CSV/XLS/PDF a umožňuje integraci pomocí API. Prostě to má všechno, co má správný time tracking software mít!

V průběhu prvního měsíce jsem se snažila vypěstovat zvyk zaznamenávání času a přizpůsobovala si aplikaci „k obrazu svému“. Nejtěžší asi bylo naučit se zaznamenávat opravdu všechno, co dělám, zaznamenávání času samo o sobě bylo velmi jednoduché. Stiskla jsem tlačítko a mohla se věnovat, čemu bylo potřeba. Potěšila mě i možnost integrace primaERPu s Googlem kalendářem, kde jsem zaznamenávala všechny důležité úkoly na týden dopředu.

Nakonec jsem po dvou měsících používání dospěla k několika závěrům:

  1. Věděla jsem, že mám problémy se spánkem, ale netušila jsem, že ty problémy jsou natolik vážné. Není divu, že od určitého okamžiku se můj mozek prostě přehříval a vypínal. Pokusila jsem se nastavit týdenní a měsíční režim spánku a dala si za úkol dosahovat stanovených hodnot. Už teď mohu říct, že to byl jeden z hlavních úspěchů, který ocenilo nejen moje tělo, ale i moje rodina, včetně kočky. Přehled z aplikace může vypadat takto:

Týdenní přehled primaERP

  1. Také se ukázalo, že když jsem měla pocit, že pracuju málo, pracovala jsem hodně. A když jsem měla pocit, že pracuju normálně, pracovala jsem příliš mnoho. Když jsem uviděla tato čísla, začala jsem si stanovovat jiné cíle – nepřesahovat svůj měsíční pracovní limit. Takovým způsobem jsem si nemusela krást čas určený na spánek a naučila jsem se přesněji určovat časovou náročnost a výnosnost jednotlivých projektů (v přepočtu na jednu odpracovanou hodinu). Dokonce se ukázalo, že můj nejlepší klient, který mi přinášel nejvíce zakázek, měl ode mě historicky nastaveny konzultace zadarmo a když jsem si pomocí time trackeru začala zaznamenávat čas, který musím strávit dopravou za tímto klientem a na samotných konzultacích, ukázalo se, že projekty pro tohoto zákazníka jsou cenově výrazně podhodnoceny. Když jsem mu ukázala report obsahující kromě odpracovaných hodin i čas strávený dopravou a osobními schůzkami, poměrně bezbolestně jsme se dohodli na zvýšení ceny na celý projekt. Pro tvrdá čísla má pochopení většina podnikatelů.
    Report
  2. Nejpříjemnějším zjištěním pro mě bylo, že přece jenom mám poměrně slušné zásoby volného času, který můžu věnovat něčemu užitečnému nebo oblíbeným činnostem. Rozhodla jsem se, že je lepší si nic nenalhávat a poctivě si vyhradit čas na odpočinek. Ukázalo se, že ať dělám, co dělám, tělo si stejně jednou za čas vyžádá zábavu. Minutku na obrázek, dvě na písničku, deset minut na přečtení nového článku na mitvšehotovo.cz… Zkrátka to tělo potřebuje a rozhodla jsem se, že je lepší naučit se s tím žít, než bojovat s prokrastinací jako s větrnými mlýny. Proto jsem začala dopředu plánovat čas na odpočinek. Prokrastinační chvilky téměř zmizely. Věděla jsem, že si můžu bez výčitek svědomí dopřát chvilku na přečtení článku nebo video. Dokonce jsem si udělala seznam „prokrastinačních aktivit“ a světe div se, daří se mi místo koukání na kočičí videa číst anglické články o marketingu nebo si pouštět vzdělávací videa na TEDu. To mi pomohlo méně odbíhat od práce a vracet se zpět k práci bylo najednou také mnohem jednodušší.

Nakonec jsem se rozhodla vytvořit tabulku v Excelu a zapsat do ní celkový počet hodin, které mohu týdně věnovat jednotlivým činnostem. Samozřejmě si nechci stopovat čas, kdykoli jdu na oběd nebo ven na pivo, proto tam jsou poměrně velká prázdná „okýnka“.

Nyní jsem schopna lépe vyvážit svůj pracovní harmonogram na základě své produktivity během konkrétních dní v týdnu, nikoliv jen na základě konkrétních úkolů, které musím splnit.

S pomocí primaERPu a Excelu je možné i kontrolovat poměr mezi pracovním a volným časem.

Jednou týdně si dám nohy na stůl, exportuji údaje z primaERPu do Excelu a porovnám předpokládané údaje se skutečností. Pomáhá mi to plánovat úkoly na příští týden a mnohem lépe určovat odhadovanou cenu na nové projekty (pracuji jako překladatelka a copywriter).

Tuto plánovací a vyhodnocovací chvilku mám ve svém pracovním týdnu nejraději, protože když vidím výsledky černé na bílém, mohu si říci „příští týden budu pracovat tak, že si zlepším svoje ukazatele a vydělám za stejný čas více peněz“, což je mnohem lepší, než si říkat „zdá se mi, že jsem tento týden nějak málo pracovala, příští týden musím víc zabrat“. Názorné zobrazení na mou motivaci velký pozitivní vliv.

Na závěr mohu říct, že tato sebeanalýza byla velmi zajímavá a přínosná. Na intuici se v time managementu radím příliš nespoléhat. Naštěstí jde IT i v tomto směru neustále kupředu a kluci z primaERPu mi dokonce slíbili, že brzy ani nebudu potřebovat Excel, protože se v aplikaci objeví mnohem více přehledných grafů a všechno tak budu mít na jednom místě.

Doufám, že tento článek vám pomůže vytvořit si vlastní systém pro time management a vychutnat výsledky, které vám přinese. Není to až tak složité, jak na první pohled vypadá. Přeju všem hodně štěstí. A nezapomeňte:

„Když něco nemůžete změřit, nemůžete to ani řídit.“
Peter Drucker

 

Uljana Černohorská

Štítky:

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Počet komentářů: 14

Trackback URL | RSS kanál s komentáři

Stránka, který odkazuje na tento příspěvek

  1. Proč jsou příběhy úspěchu zbytečné | Mít vše hotovo.cz | 24. 9. 2015
  1. Vladimír Klaus napsal:

    Možná trochu OT, ale článek jsem si chtěl přečíst, protože nevím, co je DIY, ale to jsem se z textu nedozvěděl. Proč dáváte do nadpisu něco, co pak v článku není ani zmíněno, ani vysvětleno? :-(

  2. Ferda Mravenec napsal:

    Přeji dobrý večer,
    proč prostě jako reklamu nenapíšete slušnou recenzi místo takového článku? Vždyť o nic nejde, a přiznám se, že bych si ji i rád přečetl.
    Tohle nemá hlavu ani patu…

    • Lukáš Gregor Lukáš Gregor napsal:

      Ferdo Mravenče, moc nerozumím, co konkrétně vám vadí. V textu je sepsána vlastní zkušenost s tím, jak může být užitečné (například) měření svých aktivit (času), jak pracovat s danými výsledky, jaké kroky z nich odvodit. Nejde o žádnou prezentaci konkrétního produktu – autorka zmiňuje sice jeden nástroj, pomocí kterého si lze aktivity měřit, ale takových nástrojů jsou desítky. Naopak nám přijde zajímavější vztáhnout ono měření času na sebe sama (zkušenost), než stále jen recenzovat nějaké aplikace.

  3. Ferda Mravenec napsal:

    Vladimír Klaus:
    DIY = do it yourself = udělej si sám

    Takže autorka v nadpisu „popisuje“ svoji vlastni „metodu“ :) Na tohle netřeba vysvětlení v článku.

  4. Ferda Mravenec napsal:

    Lukáš Gregor: pokud to není reklama a je to jak píšete, sepsání vlastních zkušeností paní autorky, tak samo vůbec nic…
    Špatně jsem článek pochopil, za což se omlouvám.

  5. Willard napsal:

    „Nejde o žádnou prezentaci konkrétního produktu – autorka zmiňuje sice jeden nástroj, pomocí kterého si lze aktivity měřit“

    Shodou okolností zmiňuje nástroj, který vyrábí její zaměstnavatel. Slečna Černohorská je členem týmu primaerp.

    On je to dobrý program, sám ho používám. A informace v tomto článku nejsou špatné a mylné. Ale ta nepřiznaná reklama poněkud zapáchá. Myslím, že by vůbec nevadilo, kdyby slečna Uljana prostě napsala, že pro primaerp pracuje a že takovýto článek nepíše jen jako reklamu, ale i třeba jako výzvu ke zpětné vazbě od čtenářů. Bylo by to férové a přínosné pro obě strany.

  6. Díky za vyvolanou diskusi, pánové. Jsem ráda, že článek vzbudil ohlas. :-) Žít v České republice se jménem Uljana má svá úskalí a bylo mi jasné, že neunikne vaší pozornosti. To však nic nemění na obsahu článku. Produktivita, rozvoj, time management jsou témata, kterým se věnuji i ve svém blogu a ráda bych svoje úvahy sdílela i tady. Téma time trackingu je mi přirozeně nejbližší a domnívala jsem se, že o tom dokážu napsat nejlíp. Aplikaci primaERP jsem objevila, když jsem ještě s firmou neměla nic společného. Samozřejmě se ve svých příspěvcích nebudu věnovat pouze tomuto tématu.

  7. Filip Trent napsal:

    Ono měřítko pro to, co je a není reklama je velmi subjektivní. Kolikrát v diskuzích narazím na lidi, kteří ze svých zkušeností určitý produkt/službu chválí, ale mně je na první pohled jasné, že autor je placený danou společností. Toho si většina nevšimne a naopak jim recenze připadá reálná. Možná by tady bylo vhodné, kdyby si Uljana dala do profilu info o tom, že pracuje pro ABRU. Tím se podobným diskuzím vyhne.

    K článku: Zdravím kolegyni překladatelku! Musím říct, že článek se mi líbí. Pro mě je inspirativní, ale mám raději papírový systém. Elektronické nástroje mi k srdci tímto způsobem nepřirostly. Jsem schopný využívat maximálně tak Evernote a to jen proto, že to mám synchronizované s mobilem.

    • Souhlasím, Filipe. Naše životy jsou s reklamou velmi propojené a občas je velmi těžké posoudit, co je a co není reklama. Když si člověk založí blog a bude psát o tom, že používá všechno možné od Applu, budeme to vnímat jako reklamu, nebo jeho životní styl? Řekla bych, že jednoznačně jako jeho životní styl.
      Když pracuju pro společnost, která vyrábí produkt, který slouží ke zvyšování produktivity a osobně je mi to téma blízké, bude to někdo vnímat jako můj životní styl? Nejspíš ne, přece jenom česká softwarová firma není tak „cool“ jako Apple ani Google…

      Každému vyhovuje něco jiného. Já jsem se podělila se svou zkušeností, ráda uslyším ty vaše. Každopádně si ve svém profilu specializuju oblast IT, ve které se pohybuju. ;-)

  8. Martin Kapoun napsal:

    Osobně používám free nástroj Toggl (www.toggl.com), sice netušim co má úplně všchno za vychytávky (v placených verzích), ale na trackování času u daných projektů a nějakou statistiku stačí.

    A dále si také vzpomínám na jeden článek (alifeofproductivity.com/calculate-biological-prime-time) o výpočtu svých nejvíce produktivních hodin během dne na vynikájícím serveru alifeofproductivity.com (spousta jiných geniálních tipů).

    btw nejsem placenej ani jedním z nich :-B

  9. Willard napsal:

    Uljano, však já taky proti obsahu vašeho článku vůbec nic nenamítal. Je dobrý a stejně tak i TimeTracking od Abry je skvělý nástroj – jen kdyby ještě měl fakturační plugin a já nemusel pro správu faktur používat iDoklad.
    Jen jsem psal, že by se váš článek mohl jevit jako skryté PR, což nemáte zapotřebí ani vy, ani Abra, ani web Mít vše hotovo. Všiml jsem si, že už v podpisu autora informace o svém zaměstnání máte. Myslím, že je to takto mnohem čistší. A to, že pracujete pro jednoho konkrétního výrobce ERP nástrojů, nijak neumenšuje váhu a relevantnost vašich článků.

  10. GTDovec napsal:

    Článek je skryté píár. Škoda… A to navzdory kocourům, exotickým křestním jménům i krásné tvářičce autorky a věhlasu firmy či produktu, který nám podsouvá. Jako lingvistka by měla odpovídajícím způsobem změnit styl a psát tak, aby jí čtenáři mohli věřit :-) Když už jí charakterová nevyzrálost neumožňuje učinit tak bez ohledu na cokoliv. Prostě jen tak. Napřímo.
    PS: Ještě víc mě mrzí, že na dívčí půvab autorky „skočil“ i můj oblíbený pan Gregor. Cherchez la femme! :-)

  11. Jindřich napsal:

    K článku. Trochu rozumím poznámkám na téma nenápadné reklamy. Já totiž nezaznamenal žádné světoborné informace, které by stály za článek. Obsah by se možná dal shrnout do 10 řádků výživného komentáře k nějakému jinému článku na toto téma. Trochu nastavovaná kaše s obrázky.

    2 Uljana: Ono žít v České republice s jakýmkoliv jménem, jako je Uljana, Tatiana, Nataša, apod. má jeden specifický efekt. Možná by to stálo i za nějakou EU placenou studii. Nositelky takového jména jsou často velmi alergické na kritiku. A nechci, aby to znělo jako nějaký útok na jakoukoliv skupinu obyvatel. Myslím, že deklarace nespokojenosti s obyvatelstvem země, či se zemí, kde žiji se ani jinak vyložit nedá. Mě je tu dobře a kdyby nebylo, asi bych v dnešním svobodném světě našel rychlé řešení. Rozhodně bych se netrápil.

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru