Časové bloky jako základ plánování

Nebudu zastírat, že metoda GTD mi před dávnými lety pomohla vyčistit hlavu a získat nad všemožnými svými aktivitami přehled. Dodnes ji, byť spíše principiálně, než dogmaticky, využívám. Efektivní (ve smyslu práce s prioritami) jsem však začal být až s posilněným důrazem na plánování.

Samotný proces plánování jsem zde na webu popsal již vícekrát, podstatným se mi pro něj stalo využití rolí (či různých oblastí odpovědnosti, jak to nazývá David Allen), abych si hlídal, zda nadmíru „neprotěžuji“ tu kterou roli nad jinou – lze tomu rozumět, abych zkrátka neutlačoval osobní život před prací. U plánování potřebuji vidět do dálky, nejčastěji však pracuji s měsíčním přehledem, následně pak s týdny – a pochopitelně pak už jen „kontroluji“ dopředu vždy nadcházející den.

Postupným sžíváním s pečlivým plánováním (kdy pečlivost značí schopnost naslouchat sobě – tělu i duchu, stejně jako rozumně vystavěnou „strategii“, aby se vše stihlo, ale současně nic nebylo na poslední chvíli) jsem dokázal i flexibilněji reagovat na nečekané situace. Netvrdím, že v některých případech mě takové vpády nepříjemně nerozhodily, na to mám moc rád svůj klid, ale z valné většiny můžu některé věci posouvat, protože vím, že je kam, aniž bych se poté „zhroutil“.

Při plánování jsem opakovaně narážel na nepoddajnost nástrojů pro správu úkolů a projektů. Proto jsem nikdy pořádně neodložil kalendář a neustále s ním, při jakémkoliv uvažování nad termíny (třeba v Omnifocusu) pracoval. Došlo to pak k bodu, kdy jsem termíny u úkolů prakticky ani nesázel, protože jsem položky zkrátka a dobře před sebou neviděl v časové ose – ideálně pak v těch tradičních denních „chlívečkách“ či sloupcích, které má kalendář.

Nicméně jsem se vždy dopracoval k určitému „ohnutí“ daného nástroje, naposledy jsem psal o OmniFocusu a nyní připravuji do článku své zkušenosti s nástrojem Trello. Tento dlouhý vstup do textu sepisuji však proto, abych poukázal na pomocníka, který mi – bez ohledu na nástroj – dělá skvělou službu. Jde o práci s časovými bloky, někdy tomu říkám rutiny, i když takové slůvko poněkud může mást.

Proč to bez časových bloků šlo zle

Při plánování se, nejen u sebe, setkávám s potíží nefunkčního odhadu času. Mnozí z nás mají tendenci se přetěžovat, poté dochází k neustálým posunům položek na jiné dny. Podstatnou výpomocí se může stát, pokud budete své aktivity alespoň 2-3 týdny sledovat a uděláte si o nich přehled. Můžete využít lecjakých chytrých nástrojů, nebo i papír. Mně přišlo takové měření docela jasnou představu (obraz) o tom, kolik mi jaká činnost (průměrně) zabere času. A kolik mi vlastně v rámci daného dne zůstává na osobní život, kolik na práci, kolik zaberou všelijaké přesuny, pochůzky…

Snil jsem o modelu, kdy by 8 hodin ze dne pro sebe ukrojil spánek, dalších 8 práce (maximum), zbylých 8 bych měl pro svůj osobní růst (všech čtyř rovin: fyzické, mentální, duchovní a sociální-emoční). Jenže takhle to nejen při těch týdnech sledování, ale ani poté, nikdy nebylo. Zatímco spánek si dokáži pohlídat (a v časových blocích, o nichž za chvíli bude řeč, jej ani nemám), práce buď bobtnala, nebo naopak si ze dne odebraly hromadu času „věci“, které ani pořádně nedokáži identifikovat. Do značné míry za to mohla (a může) nesoustředěnost. Neustálé přerušování rozdělané práce (či jiné aktivity). Docházelo buď ke zpomalení, kdy mi úkol sebral zbytečně moc času, nebo k roztříštění, kdy jsem jako by dělal více věcí najednou, ale prakticky žádnou z nich (pořádně).

Uvědomil jsem si, že potřebuji určitý řád a rozvrh. Takové zjištění nemusí být příjemné pro mnoho z vás, já však nejsvobodněji dýchám, když se pohybuji v určitých mantinelech, jež si sestavím sám, můžu si s nimi poté pracovat na základě vlastních potřeb (a sebesledování). Přehled o tom, jak jsem čas trávil, byl prvním krokem.

Co to jsou ony časové bloky

První se mi objevily už díky mé roli Pedagog. Rozvrh výuky (a konzultací) jsem si nastavil sám (a tedy ony mantinely si sám vytvořil podle toho, jak se mi dobře funguje a jaký chci mít další prostor v týdnu). Už to mi pomohlo. Věděl jsem, že pokud mám napráskané pondělí, nebudu si žádné úkoly plánovat právě na tento den. Abych byl přesnější: využil jsem znalosti toho, že v daném dni budu mentálně dost vytěžován, ale přeci jen prázdná místa se tam objevovala, a tak jsem si do nich vložil svůj časový blok agenda. Blok, kdy budu moci udělat během 30 minut nějaké drobné a mentálně nenáročné úkoly. Můžu zkontrolovat email a roztřídit (zapracovat) některé položky. Nemá smysl poštu a tyhle úkoly řešit v době, kdy naopak se můžu soustředit a mám klid na náročnější činnosti.

Časový blok agenda jsem si pravidelně rozprostřel do vybraných míst v týdnu, podle toho začal řešit nejen elektronickou poštu, ale postaral se o to, abych poté nemíchal mentálně náročnější práci (třeba psaní knihy či článků, nebo pedagogickou přípravu) s drobnostmi, které takto dělám pospolu.

Časový blok, jak lze z výše uvedeného odvodit, tedy především pomáhá ke spojování položek, které spolu nějak souvisí – a díky čemuž jsme efektivnější. Ale časový blok pro mě značí i pojmenování a vytvoření prostoru, který si zanesu do kalendáře a budu vědět, že právě v ten daný čas budu dělat konkrétní typ činnosti. Jestliže mám výuku, je jasné, že do výuky přijít musím a budu v ní učit studenty. Když si naplánuji schůzku, přijdu na ni. Ale už málokdo z nás se takto odpovědně chová k sobě samému – tedy k aktivitám, které nejsou přímo svázané s účastí někoho dalšího. Představte si, že byste byli na schůzce a během ní dělali to, co normálně děláte třeba při psaní diplomové práce – pokukujete po sociálních sítích, voláte si s někým jiným, zkusíte mrknout na nějaká videa či díl seriálu… Je to nejen neslušné, ale samozřejmě, že kvalita schůzky tím utrpí i co do obsahu (a efektivnosti, protože pokud potřebujete něco probrat, bude vám to s takovým roztříštěným soustředěním trvat mnohem déle). U schůzek to neděláme, ale u činností, které řešíme sami se sebou ano.

Časové bloky pro mě tedy značí něco obdobného jako schůzky – naplánuji si je a vložím do kalendáře. Když si takto do kalendáře vložím dvouhodinový blok psaní, vím, že v tu danou dobu budu psát (články/knihu). Takový blok si vytvořím v místě, kdy o sobě vím, že se mi dobře přemýšlí (tedy ráno/dopoledne), a kdy na to bude dostatek času a klidu. Do takového prostoru si nenechám pak vstoupit něco jiného – termín setkání hned neodkývám, hledám ta místa, kdy je to pro mě co nejlepší.

Čili blok psaní je jakási podoba schůzky, jen jde o schůzku sám se sebou. A tak je to i u dalších bloků.

Jak si časové bloky nastavit

Rozhodně nelze hledat univerzální nápovědu. Nejpodstatnější na všech typech o produktivitě či efektivitě je, abyste vycházeli z poznání sebe sama. Pravděpodobně lze ještě zobecnit mou zvyklost (blok agenda), kdy se spojují menší úkony dohromady, nebo kdy se takto pospolu řeší email, aniž by se musel kontrolovat/zpracovávat neustále v průběhu dne (a z mobilního telefonu). U ostatních to záleží na typu vaší práce, na mnohosti a různosti rolí a na tom, jak fungujete i biologicky.

Já si kupříkladu schůzky a konzultace se studenty domlouvám přednostně do odpoledních hodin, zatímco ty dopolední mám na mentálně co nejnáročnější položky. Reflektuji také potřebu poledního odpočinku, protože mozek mi zkrátka v tu dobu moc neběží, stejně tak potřebu procházek, péče o psa a v neposlední řadě soužití s rodinou. Kvůli přetížení, jež se odehrálo v minulosti, mi práce (s výjimkou výuky v ono zmíněné pondělí) nepřekračuje 16. hodinu. A na víkendu jsem se naučil už žádné časové bloky spojené s prací nevkládat – naopak tam dostává více prostoru tzv. ostření pily.

Při nastavování jsem také vycházel z rolí a aktivit, které potřebuji nějak kategorizovat. Vznikly tyto bloky:

• agenda: blok, většinou spojený s rolí vedoucího katedry
• cestování: označení (vždy s rezervou) cest/přesunů z místa na místo
• filmy a knihy: označení času určeném na sledování filmů a čtení knih (do kalendáře si při týdenním plánování většinou už rovnou napíšu titul filmu) – sledování filmů, stejně jako čtení knih, je totiž součástí mé práce, potřebuji jich nejen kvůli recenzím, ale především kvůli výuce, „vstřebat“ hodně, a proto i tuto činnost plánuji. U knih je to prakticky nutnost, protože v tom množství (a času, který jedné knize potřebuji věnovat) bych se mohl jen a pouze dívat na množící se kousky položené na stole
• fyzická rovina: blok určený na procházky, na cvičení
• mentální rovina: sem patří především vzdělávání, zatím v rámci tohoto bloku jde o zlepšování se v cizím jazyce
• pedagogická příprava: naprosto klíčový blok – v kalendáři si přímo označuji, na kterou hodinu se budu v ten daný čas připravovat
• psaní: jak jsem už uvedl, sdružuji sem psaní článků, nyní, když připravuji další knihu, se z takového bloku stává klíčová součást plánování – abych na psaní měl klid a současně, abych knihu stihl napsat do domluveného termínu
• různé: zatím jsem pojmenoval jen takto obecně, de facto sem patří ale jídlo a jeho příprava
• schůzky: domluvené schůzky s ostatními lidmi, může se ale jednat i o domluvený telefonát na konkrétní čas nebo videhovor

Kdysi jsem měl v kalendáři pro časové bloky jeden jediný kalendář (žlutý, pojmenovaný rutiny). Osvědčilo se mi ale udělat si pro každý uvedený časový blok svůj vlastní kalendář a s konkrétní barvou. Barvy se snažím mít sladěné napříč všemi dalšími svými nástroji (například v Trello u štítků, u štítků v Gmailu apod.), abych věděl, že agenda je oranžová, schůzka výrazně červená, fyzická rovina modrá atd.

K čemu je to všechno dobré?

Když se podívám na svůj kalendář, vidím sice notně zaplněný, na straně druhé realitě dost odpovídající obraz toho, jak funguji (a jak chci fungovat). I díky barvám lze hned vyhodnotit, čemu věnuji kolik času. (Třeba lze hezky vypozorovat, jak moc hodlám ostřit pilu, jak moc trávím času přesouváním…) Pochopitelně, že můžete u elektronického kalendáře vždy zapnout pouze zobrazení těch kalendářů, které potřebujete, takže vidíte jen to, co je zrovna nutné.

Při plánování to probíhá tak, že sice mám umístění určitých bloků už zaužívané, přesto reaguji vždy na aktuální situaci – kontroluji, co se podařilo či nepodařilo minulý týden, uzpůsobím se pochopitelně nejen domluveným schůzkám, nějakým výjezdům, ale i zdravotnímu stavu. Bylo by tedy mylné vnímat takový systém jako vězení, kdy si nalinkujete své aktivity v čase a už s nimi nepohnete. Nicméně se většinou podaří dodržet ten „záznam“, který vznikne v neděli před startem nového týdne. Mám mnohem větší představu o tom, kolik času mi reálně na práci zbývá (je ho méně, než bych si kdy dříve myslel), mám možnost více vnímat své aktivity napříč týdny a měsícem, při domlouvání termínů či nových projektů se dokáži docela bezprostředně vyjádřit, kdy na takový projekt budu mít volno.

A v neposlední řadě mi to pomáhá k udržení koncentrace. Pokud mám na psaní v daném týdnu dva časové bloky, budu psát během nich a vím, že jakmile začnou (a já začnu psát), je třeba se soustředit pouze na psaní.

P.S.: Asi leckoho zklamu, ale nedávám sem žádný screenshot svého kalendáře, uhlídám si tak trošku soukromí.

Štítky: návyky, systém