Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

Pravidlo 2 minut z GTD používáte možná špatně

Daniel Gamrot

Daniel Gamrot

Lektor a mentor osobní produktivity - Daniel Gamrot
Šéfredaktor portálu Mít vše hotovo

Pořádá firemní i veřejná školení, díky kterým zvýšíte svou osobní produktivitu a zlepšíte time management. Naučí vás vytvořit si systém pro produktivní práci, používat myšlenkové mapy v byznysu, efektivně pracovat s mobilními technologiemi nebo vybudovat bezpapírovou kancelář díky Evernote. Nedávno získal jako první Čech titul Evernote Certified Consultant.
Daniel Gamrot

Poslední články od Daniel Gamrot (Všechny články)

Nejen metoda GTD, ale také další přístupy k osobnímu time managementu zmiňují populární pravidlo 2 minut. Jeho nasazení zdá se býti jednoduchým krokem, který slibuje větší množství splněných úkolů. Ano, toto může být pravda, pokud se pravidlo 2 minut aplikuje správně. Bohužel jsem v za poslední dva roky viděl spousty špatných implementací, které mě vedly k sepsání tohoto příspěvku.

Definice pravidla 2 minut

Snažím-li se od někoho získat definici pravidla 2 minut, většinou získám odpověď ve stylu „Neodkládej úkoly, které ti zaberou méně než 2 minuty, a proveď je okamžitě.“ Je to v pořádku? Ano i ne. Co se stane ve chvíli, kdy během práce na prioritním úkolu dostanu z vnějšího světa podnět, který se jeví jako proveditelná věc a snad bude trvat i méně než dvě minuty, a já se do ní pustím?

Ztráta koncentrace

Denně se necháváme rušit vnějšími i vnitřními vlivy. Zvyšování osobní produktivity si mnoho lidí představuje jako budování systému, kontrolních seznamů, instalaci aplikací apod. Málokdo však na přední příčky žebříčku nutných změn řadí zlepšení soustředění. A právě soustředění významně narušíme v okamžiku, kdy se začneme plně věnovat nahodilému podnětu, aniž bychom přehodnotili jeho důležitost. V tuto chvíli měníme stabilní pozici a stává se z nás „nedobrovolný hasič požárů“. Okamžitě odpovídáme na SMS zprávy, zvedáme hovory, i když nemusíme, reagujeme okamžitým zahájením práce na myšlence, která se zrovna zrodila. Toto si můžeme dovolit pouze v případě, kdy jsme vědomě v roli „dobrovolného hasiče“. Tedy ve chvíli, kdy máme za úkol všechna tato vyrušení okamžitě řešit (příkladem může být pracovník klientské podpory, který v tomto režimu přetrvává téměř celou svou pracovní dobu).

Správná reakce

Jak tedy správně reagovat? Je to prosté:

  • Přijde „vyrušení“.
  • Já přehodnotím priority – je to skutečně tak důležité, abych tomu skutečně ihned věnoval pozornost?
    • ANO – věnuji se vyrušení.
    • NE – vyrušení si zapíši do vstupní schránky (aplikace, papír…) a pokračuji v rozpracovaném úkolu. Pro lepší přehled o zapisování doporučuji můj článek o zaznamenávání záležitostí.

Krátké rozptýlení, které vyhodnocení vyrušení a jeho okamžitý zápis do vstupní schránky vyvolalo, odvede mou pozornost jen na několik vteřin. Jsem okamžitě schopný vrátit se do stavu plného soustředění na prioritnější úkol.

Kdy pravidlo 2 minut aplikovat

A teď se ptáte – kdy tedy pravidlo použít? Odpověď je – pouze ve chvíli, kdy zpracovávám vstupní schránku. Tento krok nastává v mém případě jednou denně (ve večerních hodinách při denní revizi), nebráním se však vícenásobnému zpracování vstupní schránky během dne za předpokladu, že vás nízká frekvence zpracovávání stresuje a chcete mít situaci více pod kontrolou. Jakmile tedy čistíte svou vstupní schránku, proveďte úkoly, které můžete udělat do dvou minut, ihned. Neodkládejte úkoly na později, ale skutečně se do nich pusťte – zajistíte tak posun v projektu nebo činnosti, které se to týká.

Z drobných vyrušení udělejte „komáry“

Jak jsem uváděl, provádím zpracování schránky jen jednou denně, což přináší drobná úskalí právě v souvislosti s dvouminutovými úkoly – například některé krátké telefonáty večer řešit nebudu. Proto si z těchto drobných aktivit sestavuji balíček o celkovém rozsahu maximálně 30 minut, který si naplánuji na úvodní část druhého dne. Nazval jsem jej pracovně „komáři“ – drobné úkoly, které „obtěžují“ v mém systému, jejich provedení není náročné a posouvají projekty dopředu. Je to skvělý zahřívací program vašeho pracovního dne, kdy se rozcvičíte na následující prioritní důležité úkoly. Podobně jako u badmintonové nebo volejbalové rozcvičky mám tak jistotu, že budu připraven.

Nezapomeňte škrtat

Navzdory tomu, že vám mohou připadat dvě minuty jako krátký okamžik a tedy není viditelný důvod, proč všechny takové úkoly neprovést, nezapomeňte na to, že než zařadíte takové úkol mezi ty, na kterých budete pracovat, je skvělým návykem zeptat se sám sebe: „Proč se do toho mám vůbec pouštět?“ Ano – škrtejte i dvouminutové úkoly. První krok by měla být eliminace zbytečných akcí a to včetně drobných úkolů. Osvojením tohoto pravidla získáte další čas na smysluplnější úkoly.

A nakonec výzva – používáte snad pravidlo 2 minut jinak? Napište mi svůj postup.

 

Daniel Gamrot

Štítky: ,

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Počet komentářů: 7

Trackback URL | RSS kanál s komentáři

Stránka, který odkazuje na tento příspěvek

  1. Denní revize – rituál pro krátkodobou kontrolu | Mít vše hotovo.cz | 9. 7. 2015
  1. Jan straka napsal:

    ahoj Dane,diky za podnetne upresneni..princip Komari se mi libi.jen dotaz-pouzivas na ne samostatny list nebo je radis domprojektu kam patri?

  2. Daniel Gamrot Daniel Gamrot napsal:

    Honzo, jedná se o vybrané aktivity, které jsou standardně v projektu. Označím je jako „komáry“ přes štítek a pak se do nich pustím.

  3. Viliam M napsal:

    Ahoj Daniel, v prípade aký popisuješ v článku, dvojminútové úlohy si uzavrel do jedného časového bloku, alebo pre sníženie stresov riešiť okamžite, čo znamená prerušiť hlavnú činnosť. Je to jedno z možných riešení, ak to pracoviště umožňuje.

    Ale ak máme prácu, kde je nutné flexibilne reagovať, je nutné prerušovať hlavnú činnosť, je nutné mať neustále prehlad o prijatom zozname úloh počas celého dňa, je nutné po každom novom príjme úlohy prehodnotiť celú „časovú os“ práce (poradie úloh), je nutné neustále prehodnocovať po každej prijtej úlohe celé časové okno, tam by si si ako s niečím takým pomohol? Pravý opak toho, čo máš umožnené na svojom pracovisku.

    Zdraví V.

  4. Daniel Gamrot napsal:

    @Viliam M: Potřeboval bych trošku více informací o tom, co děláš – strukturu práce, hlavní zodpovědnosti apod. Nedokáži posoudit příchozí záležitosti (úkoly), o kterých píšeš, stejně jako „hlavní úkol“. Jak přesný je denní harmonogram a proč se definuje apod.

    Jinak v článku mělo jít spíš o změnu pohledu na toto pravidlo, které v Getting Things Done popsal David Allen:)

  5. Viliam M napsal:

    Cielu článku rozumiem. Daniel, detaily úloh niesú dôležité, ide o časový harmonogram týchto úloh predsa, jeho spracovanie (vytvorenie plánu) a následné rozloženie v čase (čas realizácie, tj. začiatok, dobra priebehu a koniec, to celé je realizácia plánu).
    Išlo o to vypichnúť systém prác, ktorý neumožňuje si pohodlne sadnúť, popremýšlať mimo hlavnú prácu tak, ako píšeš. Ale naopak, neustále prijímať informácie v čase, a vlastne už na základe každej novej prijatej informácie je nutné byť schopný znova prehodnotiť vlastný postup, tj. plán. Prijmem pokyn a okamžite sa rozhodujem, čo v nasledujúcej zbývajúcej pracovnej dobe urobím na základe pokynu posledného, ale aj (neodbavených) pokynov predchodzích. To znamená, že človek je nútený sa rozhodovať bezprotredne a okamžite, tu a teraz, na základe všetkého, čo má k dispozícii. Nezávisle na čase a priestore, v akom sa nachádza. Je potrebné stále znova a znova plánovať priamo v teréne.

    Príklad – človek ktorý doplňuje linku, objednáva materiál, obstaráva materiál zo špecifickými rozmermi upravenými pred výroubou (musí sa zabezpečiť), vybaluje materál, materiál musí zaradiť, referuje o stave linky atď. Systém práce neustále optimalizuje tak, aby prioritne nezastvoval chod výroby (nedoplní materiál na linku, linka stojí), musí byť schopný počas celej svojej práce stále „pendlovať“ z miesta pracoviska na miesto prevádzky linky – doplňovať materiál, ktorý ďalší pracovníci prevezmú, a použíjú pre výrobu na linke. Pri tomto pendlovaní musí byť schopný odbavi´t všetko ostatné, čo sa mu „postaví do cesty“.

    Na konci prvej pracovnej hodiny skončíš s „natrieskaným“ Inboxom :-), ktorý má napr. 10-15 úloh s časom práce na 2-3 hodiny celkovo, pričom situáciu zhoršuje vetvenie, zanorovanie úloh (ako klasiciké IF… THEN..; v programovaní). Čo s tým :-).

    Podla systému, aký doporučuješ, by to bolo úplne super, keby bol na to k dispozícii čas. Ten nemáš. Také podmienky tam niesú, je nutné reagovať flexibilne, okamžite, na základe každej ďalšej prijatej informácie musíš neustále upravovať, korigovať plán, často celý plán, presnejšie jeho položky medzi sebou neustále radiť, meniť. Máš na rozhodnutie jednu dve minúty (pre niekoho možno nápoveda). Opakujem sa, dúfam že teraz to je zretelné. Zaujímal by ma pohlad, aký máš na takéto „bleskové“ organizovanie práce v teréne, možno máš aj skúsenosť.

    Zdraví V.

  6. Viliam M napsal:

    Ahoj Daniel, možno ušetrím prácu s odpoveďou. Mal som zaujímavú diskuziu ohladom GTD, skúsili sme problém rozobrať a riešiť priamo pomocou GTD. Zdá sa, že GTD je zatial krátke na niečo také, ďalšie návrhy vychádzajúce z GTD by nemali zmysel. V GTD sú nedomyslené niektoré veci.

    To čo používam dnes, kedysi vychádzalo z GTD. Vyvinul som určitý spôsob záznamu informácií do tzv. zásobníkov. Všetko funguje v rámci jediného zoznamu. Nositelom informácií okrem položiek v zozname je aj štruktúra zoznamu. Kontexty odpadajú, inbox odpadá, revízie sú zbytočné, diár odpadá, určovanie časovej náročnosti odpadá. Je to verzia plánovania v pracovnom prostredí zameraná tak, aby záznam na papieri odpovedal situácii v reálnom svete. Orientácia je v tomto zozname bezprostredná a okamžitá.

    V.

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru