Jak jsem si „ohnul“ OmniFocus

Už z povahy své práce/zájmu přicházím dobrovolně do styku s celou řadou nástrojů pro správu projektů, úkolů, pro plánování. Papírových i elektronických. Dostupných bezplatně i za pravidelné platby. Přesto existuje jeden jediný, k němuž se po všemožných testovacích výletech vracím jako k majáku na pobřeží. OmniFocus.

Přesto nebudu zastírat, že i OmniFocus mne de facto „nutil“ uzpůsobovat některé své návyky tomu, co jakožto aplikace naprogramovaná někým jiným (ne)uměl. Zcela konkrétně: Pro mé fungování velmi zásadní roli hraje pohled z vyšší perspektivy. Potřebuji nahlížet na úkoly v čase, ne pouze jako na soupis položek v seznamech. Musím je vnímat v kontextu nejen projektů, ale i rolí (oblastí odpovědnosti), ideálně pak v rámci svých cílů/vizí. No a k tomu všemu se váže právě onen tok času. Čili kalendář, nejen den, nejen týden, ideálně alespoň měsíc.

S nadšením jsem přivítal při uvedení funkci Forecast, tou OmniFocus zabodoval a k výše zmíněnému zakomponování do časového přehledu napomohl. Zvláště díky tomu, že Forecast vám sdružuje položky nejen na časovou osu (do časového přehledu), ale umí zobrazovat i vámi vybrané kalendáře (události). De facto pak není nutné přepínat mezi úkolovníkem a kalendářem.

Jenže jsem zápasil s dalším svým zvykem, který jsem si přinesl z praktického soužití s plánovacím systémem FranklinCovey. Nerad totiž přičleňuji k úkolům konkrétní termíny. Jen velmi sporadicky je nutné při jejich revizi v OmniFocusu (ale de facto v jakémkoliv jiném nástroji) připisovat due date. Upřednostňuji vnímání úkolu v kontextu konkrétního týdne a s přidělením jeho priority. Při plánování mi tak vždy napomáhal buďto týdenní pohled/plánovací systém, nebo tzv. Weekly Compass, resp. něco jako týdenní karta.

V OmniFocusu se něco takového dá zařídit kupříkladu tím, že dáte coby deadline neděli, poslední den v týdnu, a v rámci Due Soon si nastavíte 7 dnů. Přesto mi toto úplně nevyhovovalo. Proto jsem se rozhodl více zapřemýšlet nad užitím vlaječek, nadefinováním kontextů a také perspektiv.

Vlaječku jsem v rámci OmniFocusu používal jako zdůraznění úkolu – jde o něco důležitého, většinou i naléhavého. Nyní ovlaječkováním, které mimochodem v nové iOS verzi jde velmi snadno pomocí tažení, určím, že mi daný úkol spadne do „týdenní karty“ – do položek, které hodlám udělat v aktuální týden, a to aniž bych k nim musel nějaký termín připisovat.

Jenže u Weekly Compass (a u mých zvyklostí) je vždy důležitá i priorita úkolu. Některé aplikace je zvládají (např. 2Do, nebo Todoist), OmniFocus má v tomto směru omezení – k úkolu můžete přidat pouze jeden jediný kontext. A právě jím jsem prioritizaci začal řešit.

Zjistil jsem totiž, že i když si k úkolům po dlouhá léta kontexty připisuji, opravdu jen výjimečně se jimi řídím – čili třídím podle nich své úkoly/rozhoduji se podle nich, co právě budu dělat. A tak jsem je všechny odstranil a vytvořil si pouze tři: A priorita, B priorita, C priorita. Takže si šetřím čas přemýšlením/vepisováním kontextů a slepým nástřelem termínů. Pokud dobře funguje review (týdenní kontrola a plánování), pak do OmniFocusu mohou padat nové položky pouze s tím, že je dám k daným projektům/seznamům, přiřazení priority nechám až na dobu, kdy s úkolem začínám počítat jako s aktivitou určenou pro nadcházející, právě plánovaný, týden. (A kdy k němu tedy přidám i vlajku.)

Nastavil jsem si perspektivu Week. (Mimochodem, tvorba perspektiv od iOS verze 2.0 je úžasně jednoduchá! Jak já tehdy tvorbu perspektiv na Macu nesnášel, a proto je vlastně ani nepoužíval.) V nastavení zaškrtnu, že nechci použít projektovou hiearchii, dávám položky sdružovat dle kontextů a následně řadit podle zařazení do projektů. V perspektivě jsou pouze ty úkoly, které jsou s vlajkou (filter by status – flagged), jsou aktivní a jakéhokoliv trvání. Následně jsem pak označil všechny projekty a z kontextů vybral (vlastně už nyní všechny) tři: A priorita, B priorita, C priorita.

Výsledek a užití? Při klepnutí na perspektivu Week, kterou jsem si tažením dal do té hlavní nabídky perspektiv (čili Favourites), vidím pouze ty úkoly, které jsem si při týdenní revizi a plánování týdne vybral jako položky, jež chci v daném týdnu udělat. A jsou roztříděné do tří oddílů podle jejich důležitosti. Nemám tam žádné konkrétní termíny, cínkání, prostě vidím, co chci v daný týden udělat a co je více a co méně podstatné.

Nastavil jsem si ale ještě i další perspektivy dle svých zvyklostí toho, jak si plánuji čas. Při týdenní revizi mám otevřený elektronický kalendář. Vidím domluvené schůzky (stejnojmenný kalendář s červenou barvou), vidím to, co v daný týden učím (kalendář Pedagog se světle fialovou barvou), co jsme si naplánovali v rodině (modrá barva), kdy se kam přesouvám (kalendář Cestování se světle modrou barvou), co se děje u nás na katedře (kalendář Ateliér s tmavě fialovou barvou). Používám i celodenní události, tmavě žlutou označuji prostřednictvím kalendáře Město místo, kde se v daný den budu nacházet, pokud je to mimo mé bydliště.

A při plánování používám pak další dva kalendáře:

• žlutý Časové bloky
• zelený Velké kameny

Nejprve pracuji s Velkými kameny. Coby celodenní, a tedy graficky oddělené, události si do kalendáře označuji větší „úkolové úseky“ – například nyní v srpnu to jsou akce jako „Příprava předmětu Dějiny filmu 1“, nebo při psaní knih jde vždy o určitý úsek knihy. Potřebuji s tím pracovat v pohledu na kalendář, na „chlívečky“ jednotlivých dní, neustále v kontextu s tím, co dělám v práci, osobním životě, jaké jsou schůzky. Toto dělám při měsíčním plánování.

Při týdenním pak pracuji s kalendářem Časové bloky. Tím si na základě již naplánovaných schůzek a výuky a jiných aktivit určím, kdy budu mít například časový blok na psaní článků, kdy na poklidné čtení/sledování filmů, kdy na tzv. agendu. Zatímco u psaní článků/knihy si takový časový blok do kalendáře vkládám v místech, kde nemám tolik jiných událostí, čili budu mít méně rozptylování, u časového bloku Agenda je to přesně naopak. Vyplňuji menší mezery – a v rámci agendy můžu pak dělat úkoly, kterou jsou jednodušší, kratší, nepotřebují tolik soustředění. Během agendy třeba vyřizuji i emaily – čili sdruženě, ne neustále v průběhu dne, jak mě to napadne.

A pochopitelně, že jsem chtěl, abych i OmniFocus reflektoval tento můj způsob plánování. Proto jsem si nastavil další perspektivu: Week Agenda. Původně jsem zamýšlel, že bych k úkolům vkládal informaci o trvání, což OmniFocosu umožňuje. Jenže při nastavování perspektiv není možné nadefinovat například to, aby se do ní dostaly všechny úkoly kratší pod 30 minut. Musíte si vybrat buď 5, 15, 30 minut, nebo hodinu, popřípadě úkoly delší než je jedna hodina. A tak jsem to vyřešil následovně: K úkolům, které si plánuji na daný týden a které bych rád řešil právě coby součást bloků „agenda“, jsem k jejich názvu připsal do závorky ještě (@agenda). A při nastavení perspektivy Week Agenda tak nadefinoval vše stejně jako u perspektivy Week jen s tím rozdílem, že jsem ještě u řádku Find text vepsal místo None slůvko @agenda. Nyní, když přijde na řadu časový blok Agenda, nebo když zkrátka mám trochu času na práci, ale není to na nic složitějšího a delšího, klepnu na perspektivu Week Agenda a vidím drobnější aktivity, které chci dělat pospolu, abych jimi nerozbíjel své soustředění ve chvílích, kdy je lepší dělat komplexnější činnosti – jako je třeba psaní, příprava na výuku apod.

Vytvořil jsem si i opak – perspektivy Week Brain (kde mám seskupené naplánované úkoly, které naopak vyžadují velkou koncentraci a jsou náročné na myšlení) a Week Writting (kde mám seskupené úkoly spojené se psaním článků či částí knihy). Vypomohl jsem si opět s přídavkem k názvu úkolu – takže úkol třeba zní „Článek o perspektivách v OmniFocusu (@psaní)“. Kdyby OmniFocus umožňoval více kontextů, bylo by to o něco snazší, ale důležitější jsou pro mě nyní kontexty podle priority.

(Mám ještě další perspektivy – Week Film a Week Reading a poté perspektivy podle rolí, kam si sdružuji úkoly napříč různými projekty v rolích jako je Vedoucí katedry – Propagace, nebo třeba Pedagog)

 

Výše popsaným způsobem jsem si přizpůsobil OmniFocus svým potřebám. Konečně jsem naprosto minimalizoval kontexty, konečně si nastavil smysluplné perspektivy a konečně vyřešil, jak si shlukovat úkoly podle toho, jak si plánuji týden.

Štítky: aplikace, systém