Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

Dva měsíce života s Todoist

By on 18. 5. 2015 in Nástroje with Počet komentářů: 10
Lukáš Gregor

Lukáš Gregor

LUKÁŠ GREGOR | Bloger, pedagog a autor šesti knih. Má rád, když může vychutnávat přítomný okamžik, baví ho být, baví ho také školit (nejen) GTD.
Lukáš Gregor

Poslední články od Lukáš Gregor (Všechny články)

V poslední době jsme na našem serveru spíše propagovali papír coby nástroj pro kreativnější evidenci plánů a úkolů. Přesto elektronické pomůcky nevypadly z našeho zorného pole. A proto nyní přinášíme uživatelské zkušenosti s jednou z nich – službou/aplikací Todoist.

Jak perex nastínil, nepůjde o nějaké všeobjímající recenzní zhodnocení, nýbrž čistě konkrétní dojmy z užívání (konkrétně dvouměsíčního). K odzkoušení Todoist mě namotivovala především potřeba jej našim čtenářům blíže představit a ukázat jej jako velmi zajímavou (a schopnou) alternativu k jiným, možná přespříliš skloňovaným nástrojům typu Omnifocus, Things, Wunderlist… V neposlední řadě i fakt, že autoři Todoist posouvají svůj produkt kupředu a zatím se mi zdají všechny změny k lepšímu. Ale dost bylo úvodních slov…

Funkcionalita (v praxi)

Rozepisovat se o všem, co Todoist zvládne, by nejen zabralo většinu mého článku, ale navíc si bohatě stačí prohlédnout výpis funkcí. Já nyní vyberu ty pro mě nejdůležitější a zaměřím se i na to, jak se mi s nimi žilo v praxi.

Todoist - funkce

Řazení do (pod)seznamů: Ty hlavní seznamy jsem si pojmenoval podle rolí. Ke každé z nich přiřadil barvu, což Todoist umí. Díky svému minimalistickému vzhledu (a bílému podkladu), je práce s barvami přehledná. K rolím pak přidal dílčí projekty/seznamy úkolů, opět jsem udržel danou barvu role. Podseznamů je možné tvořit, kolik potřebujete, stačí pouze přidržet seznam v levém postranním panelu a přetahovat. Tvorba nových seznamů vzniká i pomocí nabídky, která u položek vyskočí vždy po kliknutí na symbol tří teček. Zatímco tvorba ve webovém či desktopovém prostředí byla bez potíží, na iOS verzi mi vznikl nový seznam, ale nerespektoval barvu své nadsložky, takže jsem jej musel ještě znovu editovat a barvu nastavit.

Todoist - novy seznam

Práce s podúkoly: Kromě víceúrovňového třídění seznamů takhle můžeme postupovat i v případě úkolů. Takže mám kupříkladu projekt Státní závěrečné zkoušky a v něm úkol Napsat posudky a k němu si pak dám ještě podúkoly – jednotlivá jména studentů, kterým posudky mám napsat. Ve výsledku ta první i druhá funkce umožňuje být velmi flexibilní, stejně tak jako se dostat do pasti příliš komplikované hierarchie a řazení.

Karma: Funkce, kterou se od ostatních služeb Todoist liší. Sleduje vaše zacházení s úkoly. Zcela jsem nepochopil princip, snad jen to, že reflektuje množství položek, ale také to, jak se mi dařilo je v naplánovaný termín plnit. Todoist vás posouvá od začátečníky až po profíka, jen mám určité obavy, že jeho nastavení může spíše svádět k přebytečnému sázení úkolů do seznamů, aby bylo co škrtat (a zlepšovat si karmu). Na stranu druhou skrze tuto funkci se dostanete i k soupisu udělaných úkolů, které lze překlopit do vizualizace – grafů. Pokud navíc pracujete s barvami, dávají grafy ještě větší smysl.

Nebudu však zastírat, že jsem prakticky nic z možností, které funkce Karma nabízí, nepoužíval. Snad ze samého začátku, kvůli tomuto článku, pro běžné užití, pokud se nechcete rochnit v tom, jak pracujete, je Karma jen takové hezké (a asi nepraktické) lákadlo na Todoist. Možná však by svůj smysl měla, pokud bych měl někomu ukázat, jak se mi daří, co jsem kdy udělal…

Todoist - karma

 

 

Todoist - vizualizace

Štítky, priority a filtry: Štítků si můžete přidávat k úkolům dle libosti, zadávání je rychlé, protože stačí už při samotném psaní názvu úkolu napsat @ a vybalí se nabídka těch nejpoužívanějších a aplikace za vás také předvyplňuje dle prvních písmen. Takto přívětivě lze zadávat i stupeň důležitosti úkolu (jsou jich celkem 4). Se štítky už dlouhodobě šetřím, vytvořil jsem si jen takové, které za léta praxe opravdu používám. Poté některé z nich i spojil do filtrů – například Agenda, kde se mi sdružují úkoly drobnější, ty, které lze udělat jeden po druhém (i napříč projekty), aniž by mi to příliš zatěžovalo soustředění. Na Agendu mám ve svém kalendáři vždy vyhrazené bloky, a tak pak v Todoist pouze klepnu na filtr Agenda a můžu dělat jeden úkol za druhým. A v ostatních částech dne se jim vůbec nevěnovat a nerušit si bloky, které jsou naopak na koncentraci náročnější.

U filtrů jsou již nějaké přednastavené možnosti, já si doplnil ještě pohled na následující 3 dny (týden je někdy zbytečně moc obsáhlý), nebo jsem si nakombinoval to, co je v rámci těchto dnů a současně má prioritu 1 a 2.

K prioritám ještě zmínka: ty se mi líbí dost. Zprvu jsem je automaticky přiřazoval už při zadávání úkolu do systému, nebo při třídění/revizi, ale osvědčila se mi strategie jim (až na malé výjimky) nechávat prioritu 4 (čili bez označení) a až při plánování konkrétního dne jsem priority přiřadil – a podle toho si i určil, co skutečně v daný den potřebuji/chci udělat.

Zadávání termínů: Todoist se může pochlubit „lidským“ způsobem zadávání dat, protože rozumí zkratkám (anglickým) dnů, pracuje i s označením zítra, za dva dny, opakovat každou středu apod. Lze rovnou vepisovat i čas. Pochopitelně však existuje i možnost si ukázat kalendářní okénko a kliknutím daný den vybrat. Zde je skvělá funkce, která se mi na Todoist líbí (snad) nejvíce.

Jakmile myší najedete na číslo dne, vypíše se pod ním, kolik na ten termín už máte úkolů naplánovaných. (Ukazuje se i graf, který barevně označuje, o jaké seznamy jde.)

Nicméně mě občas zadávání zlobilo. Dával jsem konkrétní čas a stejně mi tam „skočil“ jiný. Asi nějaký bug, který se řeší, nebo už vyřešil, stalo se to pouze párkrát.

Todoist - terminy

Poznámky a soubory: S tímto umí pracovat pouze placená verze. Poznámky mohou být textové nebo zvukové. Soubory lze nahrávat z počítače nebo služeb Dropbox a Google. Obojí jsem za tu dobu dvou měsíců využil velmi málo.

Todoist - soubory

Připomínky, lokace: Další prémiová vlastnost, přičemž u první z nich věřím, že bude jedním z hlavních důvodů, proč si za Todoist zaplatit. Todoist formou SMS, emailu či push notifikace upozorní na úkol, který je v daný čas potřeba řešit. Já něco takového prakticky nepoužívám, stejně jako možnost připomenout úkol na dané lokalitě.

Práce v týmu: K seznamům/úkolům lze přidělovat další uživatele aplikace, u položek se pak vepisují jednotlivé „komentáře“ coby poznámky. Osobně jsem však tuto funkci nijak zvlášť neotestoval, abych mohl soudit, zda pracuje jinak/lépe/hůře než konkurenční služby.

Uživatelské rozhraní a ovládání

Pro mě osobně vždy jedna z nejzásadnějších oblastí – jaký je design, jak se s jednotlivými funkcemi vůbec dá pracovat, jak moc je prostředí přívětivé, intuitivní.

Pokud máte rádi velmi jednoduchý design, grafické zpracování Todoist vás potěší. Nejvíce se mi líbí jejich základní téma (barevnost lze upravit), kdy aplikaci dominuje bílá, černá a červená. Jednotlivé ovládací prvky jsou umístěné na předpokládaných místech, vlastně jsem se nemusel nijak pídit po funkci, kterou bych potřeboval. (Pouze jsem se učil klávesové zkratky.)

Verze pro desktop či verze webová fungují velmi dobře, naopak u verzí pro iOS zařízení jsem narážel na zdlouhavost. Neexistuje rychlé vložení do Inboxu, prostě si musíte ten daný seznam najít, otevřít, přidat novou položku. Nechápu, proč ono plusko v červeném kolečku není už na vstupní/hlavní obrazovce aplikace, ale vždy až v daném seznamu. Poté už funguje možnost rychlého zadání řady nových položek, editovat je můžete až později.

Při doteku na položku ji můžete přidržet a přesunout pořadí, nebo jedním klepnutím se pod ní objeví nabídka ikonek, abychom mohli úkol odškrtnout, změnit termín (k těmto dvěma funkcím se dá dostat i rychleji přes gesta tažení), napsat poznámku, přidat připomínku nebo položku editovat. Myslím si, že co do snadnosti a rychlosti úprav a vkládání zatím kraluje iOS aplikacím 2Do, která toho zvládá ještě víc než Todoist a přesto její ovládání je hbitější a příjemnější.

Doplňky – spojení s emailem a kalendářem

Odzkoušel jsem rozšíření pro Google Chrome, kdy nejenže můžete k seznamu úkolů přistupovat z hlavního panelu prohlížeče, ale máte k němu přístup i přímo z Gmailu. S ním lze Todoist skvěle propojit. Doplněk funguje na jedničku – jediným kliknutím na ikonku, která se vám do Gmailu objeví, jej předáte aplikaci – můžete upravovat termín i seznam, nebo si toto nechat na později. Poté je už samotný text položky v Todoist prolinkovaný s konkrétním mailem v Gmailu. Je škoda, že spojení nefunguje na iOS. Respektive – ono vás to dostane do Gmailu v prohlížeči, ale neotevře daný email.

(Mimochodem funguje i spojení s Airmail 2.)

Todoist - Gmail

 

 

A hodně se mi líbí komunikace s kalendářem Sunrise, který mám nejraději. Lze navázat spojení mezi Todoist a Sunrise, kalendář pak zobrazuje úkoly jako „celodenní události“, popřípadě jim dává ten daný čas začátku, jaký si určíte v Todoist. (Trvání ale nastaví na 1 hodinu, což není možné měnit.) Sunrise umí i pomocí ikonek odlišovat tradiční kalendářní události od úkolů (i těch od Evernote a jiných služeb), což je moc sympatické. Když úkol v Todoist uděláte, v Sunrise se u něj objeví symbol hotového úkolu.

Závěrem

Todoist je třeba brát vážně. Jedná se o nástroj, který pravděpodobně zvládá vše, co potřebujete. Synchronizace je blesková, rozhraní (záleží na vkusu) vydařené. Stálo by za to ještě sáhnout na verzi pro iOS. A mimochodem, je vpravdě multiplatformní. I bezplatná verze je funkční, na stranu druhou něco málo přes dvacet EUR za rok je pěkná cena za plnohodnotný pokročilý úkolovník.

P.S.: Máte-li vlastní zkušenosti, podělte se o ně. Případně se doptejte na něco, co z článku není jasné, nebo jsem opomenul.

Štítky:

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Počet komentářů: 10

Trackback URL | RSS kanál s komentáři

  1. Zbynek napsal:

    Lukasi,

    diky za recenzi. Jen se mi potvrdilo to, co na Todoistu zboznuju. Musim rict, ze se divim, ze ho nepouziva vice lidi.

    Ac jsem zatim nepropadl GTD, tak naprosto ulitavam na filtrech a stitcich. Mam v Todoistu nahrnuto spoustu ukolu a kdyz se na seznam podivam, citim se zavalen. Diky filtrum a stitkum si muzu zobrazit jen adekvatni ukoly pro konkretni situaci.

    Propojeni s Gmailem a moznost pouzivat ho na Windows, Androidu a Chromu je k nezaplaceni.

    Chybela mi jedina vec – klavesova zkratka v Chromu, abych mohl okamzite pridat ukol, kdyz me neco napadne. To standardne neumi (jedine v pripade, ze je plugin aktivni, pak funguje klavesa Q). Zkusil jsem googlit a narazil jsem na moznost nastavit si v Chromu klavesovou zkratku na otevreni pluginu Todoist – CTRL+Q mi otevre plugin a Q me necha pridat novy ukol. Neni to perfektni, ale rozhodne prijemnejsi, nez kdybych musel najet mysi na ikonu Todoistu, kliknout a pak pridavat ukol.

    • Lukáš Gregor Lukáš Gregor napsal:

      Díky Zbyňku za doporučení/tip. To je pravda, rychlé přidání úkolu je určitě vlastnost, kterou na takových nástrojích potřebuji/vyžaduji.
      Ještě jsem si při tom uvědomil, že má Todoist i propojení s Outlookem, to také určitě řada uživatelů ocení.

  2. Martin Švec napsal:

    Díky za článek, který jsem uvítal – zavzpomínal jsem si na své období s Todoist. Dokonce mě článek nalákal, aby se na Todoist znovu podíval. A zase jsem se přesvědčil, že všechny appky na úkoly, co jsem zkoušel (Todoist, Wunderlist, Doit.im, …), mají svá omezení a uživatel se musí přizpůsobit. A tak stále vede Evernote, který naopak přizpůsobuji ke své potřebě já a navíc, přijde mi nejblíže „papírovému řešení v elektronické podobě“.

  3. Jana napsal:

    Díky moc za článek, Zbyňku. Zajímalo by mě, jestli budeš využívat aplikaci i po skončení testování? Tuto apku jsem zkoušela asi před půl rokem. Souhlasím s tím, že má hezké grafické provedení a je poměrně intuitivní, ale asi po měsíci testování u mě pro plánování úkolů stejně zvítězila metoda tužka a papír.

    Od technických vymožeností se mi ale úplně utéct nepodařilo. V práci totiž pro zaznamenávání času na společných projektech a vyhodnocování produktivity používáme českou aplikaci primaERP. Paradoxně jsem si ji oblíbila a začala používat i pro soukromé účely. Vypočítaný poměr mezi časem a penězi mi tak pomáhá lépe určovat priority. Navíc mě hřeje pocit, že používám český produkt. :-) Přikládám odkaz na jejich web, kdyby to někoho zajímalo – https://www.primaerp.com/cs_cz/

  4. Roman napsal:

    Používám Todoist dva roky a podle mého zatím nejlepší apl. pro tuto činnost. Obrovská výhoda je její multiplatformnost (např. z i web prohlížeče).
    Cena je přiměřená. Hodně se mě líbí funkce Reminderu (připomenutí před vypršením úkolu) a filtrů.
    Možná jen zatím škoda, že není lokalizovaný. Za sebe bych se přimlouval k hezčímu designu GUI (ale to je asi podle vkusu) a doplnil možnost termínů u u projektů.

  5. Adriana napsal:

    Ďakujem za článok, Todoist používam necelý rok a mienim pri ňom zostať. Skúšala som i iné platformy, ale vždy krátkodobo, lebo mi na nich vždy niečo chýbalo. Tu som max spokojná a tým, že je prepojený s Sunrise kalendárom ma fascinuje. Konečne mám poriadok a prehľad :)

  6. Karel napsal:

    Todoist používám cca rok a půl, je to výborná aplikace. Zároveň maximálně oceňuji propojení s Outlookem. Mám i plug-in v Chromu, nicméně právě díky propojení s Outlookem ho využívám minimálně. Na cesty používám iOS verzi. Jak zde již bylo řečeno, má své limity, nicméně ze všech mnou testovaných todo aplikací vyhovuje nejlépe. Přiznám se, že každé ráno plánuji den na papír, vždy ale vycházím právě z ToDoist.

  7. Jiří Mareš napsal:

    Také používám Todoist vlastně už asi třetím rokem. Dříve jsem vyzkoušel Conqu, Doit.im a prozatím jsem nejvíce spokojen právě s Todoist. Hlavně oceňuji propojení s aplikací Toggl, skrze doplněk v Chromu, což je skvělé při řešení projektů a dalších zakázek.

  8. Andrea Veselá napsal:

    Používám Todoist v kombinaci s primaERPem.

  9. Kuba P napsal:

    Já používám Toodledo a synchronizuji s Outlookem. Také stojí za vyzkoušení – http://pocitace-a-internet.blogspot.com/2015/10/synchronizace-toodledo-outlook.html

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru