Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

Třísešitový pomocník

By on 19. 2. 2015 in Nástroje with Počet komentářů: 7
Lukáš Gregor

Lukáš Gregor

LUKÁŠ GREGOR | Bloger, pedagog a autor šesti knih. Má rád, když může vychutnávat přítomný okamžik, baví ho být, baví ho také školit (nejen) GTD.
Lukáš Gregor

Poslední články od Lukáš Gregor (Všechny články)

V lednu na sebe strhl pozornost článek Tomáše Baránka, v němž se velmi trefně vyjádřil k odvrácené straně nejrůznějších elektronických pomocníků a podělil se o svůj krok do neznáma: práci s papírovými sešitky Midori. Že dané téma je stále mezi našimi čtenáři živé, dokázala návštěvnost i komentáře, ohlas na sociálních sítích, a to včetně skeptických otazníků, jak dlouho onen návrat na stromy vydrží. 

Zhruba o půl roku dříve jsem obdobnými pocity procházel také. Nemusel jsem pročítat články o užitečnosti ručně psaných poznámek pro vývoj mozku, abych pocítil jejich přednosti – respektive spíše potřebu rukou psát. Na podzim i s příchodem zimy jsem tak různě lavíroval mezi elektronikou a papírem, nebyl si moc jistý, přičemž zmíněný Tomášův text mě popostrčil k restartu.

Systém jsem od ledna nastavil tak, že mi elektronika vlastně slouží pouze s kalendářem. Ten jsem nedokázal/nechtěl opustit, už pro funkci sdílení napříč týmem, rodinou, vyhovuje mi rychlosti i přehlednost této mapy dne/týdne/měsíce. Vše ostatní jsem ale přesunul na papír. A právě Midori mě inspiroval. Nehodlal jsem kupovat právě produkt této japonské značky, neboť z principiálních důvodů nekupuji výrobky z kůže. Systém jako takový mne ale zaujal a nechal jsem si obdobnou hračku kolegou z práce vyrobit.

Do Midori jsem nešel i proto, neboť jsem si vytvořil produkt ze čtverečkovaných Moleskine sešitů o velikosti L. Ty mi co do tvaru, velikosti, ale také papíru velmi vyhovují – a (ruku na srdce) jsou také levnější než sešitky od Midori. Navíc koupit Moleskine je pro mě otázka jedné procházky do centra města, u Midori musím vždy využít speciální e-shop.

Výsledné balení vypadá tak, že mám z koženky vytvořený obal (obdobný tomu od Midori) se systémem gumiček. Jedna obepíná celé balení, ty vnitřní slouží k nasunutí tří sešitů. Na vnitřní stranu předního obalu jsem si nalepil držák na pero, který jsem měl doposud nevyužití v šuplíku. Je od Leuchtturm1917 (Pen Loop), stojí 70 Kč. Moc široký není, ale protože jsem si oblíbil psaní s fixy od Stabilo, které jsou tenké, využiji jej.

Nyní stručně k využití tří sešitů.

První z nich je určen na plánování velkých kamenů, důležitých kroků v rámci měsíců a týdnů. První strany jsem si nadepsal vždy názvem měsíce (pro každý dvě strany), poté už je volný prostor pro jednotlivé týdny. Umožňuje mi to přemýšlet i v širším časovém horizontu, pokládat úkoly/projekty k jednotlivým měsícům. Plánování týdne probíhá vždy až před započetím daného týdne, nemáme je nadepsané dopředu, někdy tak týden může vejít na jednu stranu, někdy na více – je to živý organismus. Využívám další fixy, různé barvy na různé role – abych hned na první pohled viděl, co se k jaké roli pojí, jak je která role zatěžována, resp. jak je udržuji v rovnováze.

Ze zadní strany prvního sešitu si spíše píši/kreslím nezávazně na konkrétním termínu/měsíci, jsou to vizualizované úvahy, sebereflexe, přemýšlení nad vizemi u dílčích rolí či projektů…

Druhý sešit je na denní plánování a poznámky. Přijde nový den, nadepíši jej, rozkreslím/rozepíši úkoly, které chci v daný den udělat (opět využívám speciálních barev na každou roli). Černou barvou, kterou nosím vždy se zápisníky, zaškrtávám políčka, nebo píši poznámky. Ať už z komunikací, nebo své postřehy, i pocity, v podstatě jde i o takový deník. Opakovaně jsem se utvrdil v tom, že pokud neodkládám z hlavy, cítím se přehlceně, neuspořádaně, potřebuji si vést deník, stačí stručně.

Třetí sešit slouží z přední strany jako inbox, pokud potřebuji rychle zapsat nějaký nápad/úkol, ale nechce se mi uvažovat, zda patří k tomu kterému měsíci. Z druhé strany de facto vychází z GTD, ale značně zjednodušeného – zkrátka u podstatných/složitějších projektů zde mám vypsané kroky.

Zatím se mi ještě v sobě nepodařilo zlomit určitou brzdu při kreativnějším zachycování myšlenek či úkolů, moc rád bych si vypomáhal i obrázky, byl uvolněnější, ale určitě to přijde. ToDo aplikace mě zkrátka zdeformovaly.

Vyhovuje mi ale rozhodně systém tří sešitů, oddělených, přesto však de facto spojených (díky přebalu a gumičkám). Když by bylo potřeba, můžu si vzít jen ten prostřední (nejpoužívanější), ale hlavně, práce je flexibilnější, než kdybych pracoval pouze s jediným sešitem a uvažoval, jak si jej roparcelovat, aby v tom byl alespoň nějaký řád.

Využití papíru, resp. tohoto systému, mi umožňuje být v mnoha případech pohotovější, uvolněnější, ale také vede ke zjednodušení – prostě nezahlcuji systém jako dříve. Pomocí barev či velikosti či typu písma můžu oddělovat položky, prioritizovat je, hrát si s nimi. A to mě i baví.

P.S.: Pro pochopení toho, jak vypadá přebal a jak do něj vložit systém gumiček a následně sešity, doporučuji podívat se například na tento návod

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Počet komentářů: 7

Trackback URL | RSS kanál s komentáři

  1. Mirek napsal:

    Zdravím, zajímavé. Více fotografii samotného provedení by nebylo? Děkuji

  2. GTDovec napsal:

    Pěknej triptyšek. Také se přimlouvám za detailnější info a obrázky praktického používání.
    Jako OT: velmi doporučuji, i „papírníkům“, evernote. I poté, co jsem po malé lapálii s podporou evernoutníků vyřešil jeho (ne)fungování na jednom svém PC. Podpora byla profesionální, účinná a já opět mohu ve všech svých strojích „ukládat“ myšlenky a odkazy na toto skvělé „inboxovní“ místo.

  3. Kamča napsal:

    Taky pěkně prosím o detailní fotky, moc se mi ten nápad líbí!! Díky! ;-)

  4. Juraj napsal:

    Ahoj. Kto chce vidieť návody, ako si tento trojzošitový systém urobiť, nech zadá do vyhľadávača „midori notebook“ a pozrie sa na obrázky.
    Existuje aj podobná, jednoduchšia verzia, ktorá sa dá aj kúpiť a volá sa my.book flex od firmy herlitz.de
    Tento systém používam ja. Veľmi sa mne tento systém osvedčil, pretože jednoducho pomocou gumičiek si možno urobiť potrebnú zostavu.

  5. V.M. napsal:

    Mal som ešte jednoduchší systém záznamu. Páči sa mi aj tento systém. Iná modifikácia – vziať jednu záznamovú knihu A5 a tú si rozdeliť na tri časti. Výhoda – stránky sa nemôžu postrácať, všetko je v jednej kope. Nevýhoda je práve to, že je to spojené, zaplní sa jedna časť, a zošit je na vyhodenie. U prvých pokusov sa nebáť. Prvé pokusy prinášajú svoje obete :-).

    Opakom je potom karisblok, tam sa dá vložiť aj organizér, sic v tomto prípade len dve – tri stránky takého organizéru. Kedysi som stránky na organizér do karisbloku A6 vyrábal z plastových podložiek, podložky sa dajú kúpiť v papiernictve.

    Iná verzia – ušetriť si námahu s orezávaním, vziať tri obyčajné zošity A5. Ak niekomu príde orezaného okraja škoda, orezávať nieje nutné. Dosky ani nieje nutné vyrábať, poslúžia dobre aj dosky z nejakého starého diára formátu A5. Ak mám starý klasický diár, vyhadzujem len strany z diára, samotné dosky si nechám. Vnútro starého diára A5 je možné takto pohodlne nahradiť troma zošitmi A5, všetko v jednom celku.

    Začiatočníkom doporučujem sa vyhýbať všeliakým zápisníkom za od 50 korún vyššie (pokial niesú v zlave), cena za ne nieje adekvátna tomu, ako vám poslúžia. Naozaj to za tie peniaze nestojí. Počmárate dva tri slovníky, 500 korún v koši, a za 500 korún už kúpite jedno či dve kvalitnejšie perá. Také perá poslúžia oveľa viac za tú cenu ;-). Raz som si kúpil diár za asi 300-400Kč, a celý rok som mal na očiach, že do takého luxusného diára vôbec dačo píšem :-))), uf. To si budem ešte dlho pamätať.

    Mne sa osvedčilo zo začiatku nadpisovať všetky strany, jedna strana resp. dvojstrana, jeden deň. Takýmto nadpísaním som dostal diár vlastne vlastnoručne vyrobený diár, bolo to asi na tri alebo štyri týždne jeden slovník.

    Vytvárať pohyblivý systém, ako tomu je v článku, doporočujem z vlastných skúseností až po mnohých skúsenostiach :-), rokoch, začiatočníci sa budú v pohyblivom systéme strácať. Proste jedna strana alebo dvojstránka na deň. Za deň sa nedá stihnúť milión úloh, dokonca začiatočník nebude schopný s počiatku efektívne využiť ani dvojstránku formátu A6.
    Teda ak nepoužíva práve neefektívny systém kameňov, rozumej obšlohnuté spracovanie inboxu od Allena prezentované Leošom Babautom ako „zjednodušené GTD“ plus to čo si okolo toho navymýšlal. Keď ľudia nevedia čo je GTD, môžme im narozprávať všeličko, všakže, a čím viac, tým to bude predajnejšie, zenovejšie, minimliastickejšie, a neviem čo ešte :-).

    Pozrel som na stránku od Tomáša Beránka v odkaze. Tomáš si ujasňuje procesy, znova prehodnocuje, ujasňuje si čo od systému požaduje, očakáva, čo dostáva, znova definuje a nastavuje procesy. To je už ale trocha iná káva, hodne pokročilé téma, do toho začiatočníci vlastne nevidia a nemajú ako vidieť. On to robí z pozície toho, kto mnoho rokov využíval tento systém na plno a na tisícoch spracovaných položiek vie zhodnotiť, čo mu tam vadí. vidí, v čom sa mu to zadrhávalo, je schopný vec z tisícich situácií zovšeobecniť a odstrániť. Aby sa také čosi vôbec dalo, je nutné prejsť naozaj mnohými situáciami.

    Prvým zistením začiatočníka je zvyčajne toto: ten program v mobile/v počítači mi nefunguje, je to na nič. Ak systém začiatočníkovi nefunguje na papieri, v mobile tiež nie, bohužial. Programy prácu môžu zefektívniť až od chvíle, keď človek má naprosto jasno, čo kde ako urobiť. Potom sa stávajú nástrojmi, a nie pomocníkmi, ktoré by mali vyriešiť situáciu za vás. Tomáš nerobí nič iné, „len“ spresňuje systém GTD, nástroje budú teraz pre neho robiť to, čo chce on.

    Pre zopakovanie, GTD je systém procesov, ktoré majú umožniť zrýchlenie rozhodovania, riadenia. Mnohí si pletú, čo je rozhodovanie, spracovanie, a činnosť samotná, potom nastáva guláš a celý systém padá. Celý systém pomôcok pomenovaný ako GTD najefektívnejšie pracuje, ak sú použité všetky pomôcky naraz, no nieje to podmienkou. Knihu od Allena považujem za jeden veľký nešvar, hlavne českú verziu.

    Systém ZTD bol a je zastaralý diárový systém (do wikipedie na stránke o rozdelení systémov mal niekto chronickú potrebu sa vŕtať a pôvodný dobrý článok o rozdelení systémov plánovania už „preupravil“ podla obrazu svojho, už je to k ničomu, teraz odkaz už neuvádzam).
    Na ZTD diárový systém prišla odpoveď vo forme GTD.

  6. Roman napsal:

    Díky V.M., já jsem se vrátil zase ke kroužkovému zápisníku A5 (českému, se čtyřmi kroužky), vyrobil si pár rozdělovačů pro oddělení tematických sekcí (input box atd. ) a do zápisníku jsem ještě vložil klasický týdenní diář rovněž A5 s tenkými deskami (diář-vložka- prodávaný ke kroužkovým zápisníkům mi nesedí). Systém práce nebudu popisovat, každý si musí vytvořit vlastní, který mu sedne – používám prvky z GTD, něco z myšlenek od Coveyho, TM4G…

  7. V.M. napsal:

    Ono to s tým vytvorením vlastného systému nieje také jednoduché, nie na začiatku. Myslím tým systém záznamu – diár, zápisník, zošity, atď. Najskôr sa človek musí zorientovať v pravidlách systému, v systéme ako takom, až potom môže vymýšlať, či použiť stránku alebo dve na deň alebo rovno plávajúci systém záznamu, napríklad.

    Ak človek vezme to čo je, čo iní preverili, a chvílu bude používať, môže si výrazným spôsobom ušetriť čas. Napríklad niektorí tu mali moletskine upravený pre potreby ZTD, to sa mne osobne veľmi páčilo, dá sa na tom fungovať, do začiatku. Vedel som že to autorovi „hacknutého“ moletskine to fungovalo, naučil som sa vďaka tomu ZTD použiť, nemusel som znova objavovať ameriku.
    Príklad takto navrhnutého moletskine mi bol veľkou pomocu, autorovi zrejme slúži tento systém dodnes. Preto diskuzie, kde autori píšu svoje know-how nevyčítané z kníh, overené praxou, môžu byť veľkým prínosom pre ostatných, nielen ohladom uchovania informácií,ale aj spracovania informácií. Kniha resp. autor knihy popisuje základnú kostru, uživatel si pridáva vlastné nadstavy a modifikácie.

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru