Tipy na produktivitu od ľudí múdrejších ako som ja – 1. časť

Rád si o sebe myslím, že v mojom malom svete som produktívny. Keď sa však porovnám s ľuďmi, ktorí posúvajú pojem produktivita na úplne novú úroveň, cítim sa ako škôlkar, ktorý je pyšný na svoj hrad z lega. Preto by som sa neodvážil nikomu dávať moje rady na produktivitu a v tomto článku neponúkam moje múdrosti, ale to najlepšie, čo som na túto tému čítal od ľudí, ktorí vedia, čo hovoria.

Praktických tipov, ktoré mi pomáhajú s produktivitou, som za posledné roky zozbieral toľko, že sa nezmestia do jedného článku. Tu je prvá časť:

1. Všetko dajte na papier, nenoste veci v hlave (David Allen)

“Zásadní změna: Dostat všechno z hlavy.”
– David Allen, Míť vše hotovo

Jedným z kráľov moderného časového manažmentu je určite David Allen s jeho bestsellerom Mít vše hotovo. Jeho metóda GTD (Getting Things Done) zmenila život tisícom ľudí a ak hľadáte ucelený systém na riadenie vášho času a úloh, túto knihu vám určite odporúčam.

Ak nie ste vrcholový manažér a máte pocit, že to s vaším časovým manažmentom nie je až také zlé, aj tak vám GTD môže niečo dať. Hlavnou myšlienkou Allenovej knihy je dať všetko na papier (alebo do počítača, tabletu…). Vaša myseľ je totižto prispôsobená na rozmýšľanie a riešenie úloh, nie na ich uskladňovanie.

Je možné, že sa vám už pri čítaní tohto článku stalo, že vám vaša myseľ odbehla niekde preč a začali ste rozmýšľať nad nedokončenou úlohou. Ak ste si ju nezaznamenali, tak ste ju len presunuli na neurčito, zvýšil sa vám stres a takto vám túto úlohu myseľ pripomenie pravdepodobne opäť vtedy, keď sa jej nebudete môcť venovať. Napíšte si niekde všetky úlohy, ktoré máte pred sebou, zoznam pravidelne aktualizujte, aby ste sa na 100% vedeli spoľahnúť na to, že všetko máte tam a vaša myseľ si bude môcť oddýchnuť od nedokončených úloh a jej kapacitu budete môcť využiť na ich riešenie.

 

2. Čo sa dá urobiť do 2 minút, urobte ihneď (David Allen)

“Jesliže daný krok zabere méně než dvě minuty, měli byste jej provésť v okamžiku, kdy jste jej sformulovali.”
– David Allen, Míť vše hotovo

Jedna z malých, ale veľmi praktických rád z knihy Mít vše hotovo, ktoré som okamžite začal aplikovať, bola táto: čo sa dá urobiť do 2 minút, urobte ihneď. Ak ste počas písania zoznamu úloh, ktoré potrebujete urobiť, prišli na úlohu, ktorú môžete urobiť do 2 minút, ani ju na ten zoznam nepíšte, ale urobte ju okamžite. Objednajte sa k zubárovi, odpovedzte na e-mail, zavolajte klientovi…

 

3. Čítajte e-maily len 2x denne (Tim Ferriss)

“Your success with batching — whether laundry, phone calls, or e-mail — will depend on two factors: your ability to train others to respect these intervals, and, much more difficult, your ability to discipline yourself to follow your own rules.”
– Tim Ferriss, fourhourworkweek.com

Keď máte špinavé ponožky, hodíte ich rovno do práčky a vyperiete ich? Nie. Hodíte ich do koša na špinavé prádlo a keď sa špinavých vecí nazbiera viac, vyperiete ich naraz. Presne takto sa začnite správať k svojmu e-mailu.

Ak neustále odbiehate od práce, ktorú potrebujete dokončiť, aby ste skontrolovali e-mail, strácate drahocennú energiu, ktorú by ste mohli využiť produktívnejšie. V mojom prípade ako programátor viem, že dostať sa do produktívneho stavu, ktorý by som nazval flow, mi trvá polhodinu až hodinu. Flowom nazývam stav, kedy sa 100% sústredím na programovanie, nerozmýšľam nad ničím iným a niekedy ani neviem, ako rýchlo beží čas a čo sa okolo mňa deje. Ak však tento prúd kreativity preruším tým, že zdvihnem telefón alebo odpoviem na e-maily, bude mi trvať opäť ďalšiu polhodinu dostať sa do toho späť.

Preto som začal podľa Ferrissovej rady čítať e-maily 2x denne – o 11:00 a 15:00. Nastavil som si automatickú odpoveď, aby klienti nečakali moju odpoveď skôr ako v týchto časoch, a tak viem viac času stráviť produktívnejšie.

 

4. Majte rituály, aby ste minimalizovali počet denných rozhodnutí (Steve Jobs, Mark Zuckerberg, Neil Strauss)

“I really want to clear my life so that I have to make as few decisions as possible about anything except how to best serve this community. I feel like I’m not doing my job if I spend any of my energy on things that are silly or frivolous about my life, so that way I can dedicate all of my energy towards just building the best products and services.”
– Mark Zuckerberg, independent.co.uk

Zamysleli ste sa niekedy, prečo Steve Jobs, zakladateľ Apple, stále nosil jeho povestný čierny rolák a modré rifle? Alebo prečo Marka Zuckerberga, zakladateľa Facebooku a najmladšieho miliardára na svete, len ťažko uvidíte v niečom inom ako v sivom tričku a tmavej mikine so zipsom? Mark to v jednom nedávnom rozhovore vysvetlil. Jednoducho nechce míňať energiu na rozhodnutia, ktoré pre neho nie sú dôležité.

Podobne spisovateľ Neil Strauss zdôvodnil svoje stravovacie návyky. Namiesto toho, aby sa každý deň musel rozhodovať, čo a kde bude jesť, má vopred objednanú donášku z 2 reštaurácií, ktoré sa striedajú. V jeden den mu donáška prinesie obed z prvej reštaruácie a druhý deň z druhej. Nevyberá si, lebo vie, že rozhodovať chce o dôležitejších veciach.

Ak hľadáte inšpiráciu, prečítajte si knihu Daily Rituals: How Artists Work od Masona Curreyho. Nájdete v nej denné rituály takých ľudí ako Franz Kafka, Karl Marx, Woody Allen, Agatha Christie, Leo Tolstoy, Charles Dickens, Pablo Picasso a ďalších.

 

5. Ako poraziť prokrastináciu (Ryan Holiday)

“So that’s my productivity secret. It’s not about systems. It’s not about technology–you don’t need Evernote or 37Signals to do it.

It’s about having a set of tasks that you can always do when you feel like procrastinating. This way you turn your least productive habit–running away from your work–into a potent motive force.”
– Ryan Holiday, ryanholiday.net

Tento bod som už spomínal v článku 7 rád, ako čítať viac kníh. Ak sa neviete prinútiť k robeniu najdôležitejšej úlohy, namiesto toho, aby ste bezmyšlienkovite prokrastinovali, nájdite si niečo iné, ale taktiež produktívne. Odpovedzte na e-maily, prečítajte si nejakú motivačnú literatúru, vybavte ten telefonát, ktorý odkladáte.

 

6. To, že niečo robíte dobre, ešte neznamená, že to je dôležité (Tim Ferriss)

“Doing something unimportant well does not make it important, neither does the fact that it takes a long time.”
– Tim Ferriss, The 4-Hour Workweek

Nakoniec sa dostávame k jadru veci. Je to, čo robíte, naozaj dôležité? Alebo len odkladáte ťažké úlohy na neskôr a utešujete sa tým, ako efektívne viete odpovedať na e-maily? Môžete pobehovať po kancelárii s hŕbou papierov a mobilom pri uchu a všetci si budú myslieť, aký ste pracovitý. Dokonca vám možno zvýšia plat. Ale robíte naozaj niečo dôležité? Pamätajte, to, že robíte niečo veľmi dobre, ešte neznamená, že to je dôležité.

 

Pavel Linkesch, psáno pro Muzom.sk

Štítky: zdroje