Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

Metoda DODROS – prioritizace nejen pro perfekcionisty a zahlcené

Dalibor Špok

Dalibor Špok

DALIBOR ŠPOK / Psycholog, který se zabývá psychologickým kariérním poradenstvím, problematikou seberealizace a změny a tématem nadání u dospělých lidí. Je zakladatelem blogu o kariérním poradenství EtLabora.cz. Má rád život ve všech dimenzích a proměnlivost, kterou nabízí. (osobní stránky)
Dalibor Špok

Každý, kdo se jen okrajově zajímá o produktivitu a řízení svých úkolů, se někdy setkal s ABC prioritizací. Například Alan Lakein doporučuje rozdělit si úkoly intuitivně (A je nejdůležitější – C je nejméně důležité), Stephen Covey nám vysvětluje, že naše A, B a C priority jsou vlastně průniky dimenzí urgentní a důležité.

Velmi dobré je, pokud do ABC prioritizace zahrneme také naši rezistenci k danému úkolu, tedy jak moc se nám do něj nechce. “A” tedy budou nejdůležitější, neurgentnější a nejnepříjemnější úkoly, “C” naopak. Žádná matematická rovnice, jak z těchto faktorů danou prioritu vyvodit, přitom pochopitelně neexistuje. Všechny tři dimenze musíme vzít do úvahy simultánně a podle kontextu, ve kterém se nacházíme.

Proč je prioritizace důležitá?

Jaký je vlastně význam tohoto rozdělení našich úkolů? Abychom dělali častěji důležité a méně často méně důležité. Některé přístupy si s takovým rozdělováním priorit příliš hlavu nelámou a přesvědčují nás, že si budeme vždy schopni vybrat “intuitivně”, co je v daný okamžik nejdůležitější (např. GTD).

Opakovaná zkušenost s vlastní produktivitou i mnoha klienty a absolventy kurzů mě však přesvědčila, že tomu tak není. Ano, dokážeme sice v moment, kdy se láme chleba, správně “obecně říci”, co je nejdůležitější, ale to je velice často vše, co jsme schopni dělat. Ne vždy máme sílu nebo vůli začít – někdy jsme už příliš unaveni a síly nám nezbývají.

A právě zde zjistíme, proč je důležité prioritizovat své úkoly dopředu, jak doporučuje Covey, Lakein a další. Pak totiž dopředu víme, které naše úkoly jsou nejdůležitější (nejtěžší, nejobtížnější). Můžeme si tedy pro ně plánovat vhodnou dobu. Můžeme na ně myslet a trochu se na ně připravit – mentálně i pomůckami. Můžeme si je dopředu napsat do kalendáře a začít s nimi hned ráno – když jsme čerství a kdy máme ještě sil dostatek, přesně podle zásad vynikající knihy Briana Tracyho “Sněz tu žábu” (Eat the frog).

Když prioritizace přestává fungovat

To vše je vám, milí čtenáři, asi jasné. Možná se ptáte, proč zde nosím dříví do lesa… Účelem tohoto článku je ale něco jiného, než zopakovat hlavní výhody prioritizace.

V naši práci i nepracovním životě nastávají období, kdy se podobná prioritizace prostě nedaří. U někoho je to záležitostí psychologickou – má (oprávněný) pocit, že vlastně všechno je důležité. Kdyby nebylo, tak by si daný úkol vůbec nezapisoval do svých poznámek. Jindy nás zase (vědomě či nevědomě) obtěžuje náš perfekcionismus, který ztěžuje nebo dokonce znemožňuje vybrat si, co bude “A” úkolem. Perfekcionista není schopen připustit, že by něco mohlo být odbyté, poloviční nebo jen narychlo udělané. A proto má tendenci vnímat všechny úkoly jako “A”.

Jindy je problém s prioritizací projevem vnější situace. Nastane období mnoha exponovaných a náročných projektů, kde díky kupícím se deadlinům a požadavkům okolí se – vše zdá urgentní a důležité. A jindy se zase mění naše situace vnitřní, pocitová – jsme-li například pod stresem, v přílišném strachu nebo jsme-li dlouho neodpočinuli – vše se nám zdá najednou tak obtížné.

Jak máme v tuto chvíli prioritizovat? Co označit za naše “A” úkoly? Vše se zdá důležité, těžké, urgentní… A je nám jasné, že klíčem k dobré prioritizaci – aby plnila svůj hlavní účel – je výběr pouze několika “A” a případně i “B” priorit.

Pro tyto situace doporučuji změnit přístup k prioritizaci. Možností se nabízí více a vždy budou záviset na osobním stylu i preferencích každého z nás a na typu oboru/naší práce. Jednu z metod, která se mnoha mým klientům osvědčila, je následující:

Metoda DODROS

Rozdělte si všechny své úkoly do tří skupin. Zapomeňte pro tuto chvíli pouze na rozdělování podle důležitosti či urgence (byť pochopitelně samotný výběr úkolů z každé kategorie pro aktuální vykonání můžete těmito faktory ovlivnit). Vaším novým akronymem pro rozdělování do ABC kategorií bude DO-DR-OS.

A = Důležité operace (DO)

Písmenkem “A” si označte ty úkoly, které se vztahují k důležité operativě. Co to je? Je to vše, co je na vaší aktuální práci skutečně podstatné. Co vám vydělává peníze. Za co vám klient platí. Co máte jako nejdůležitější ve své pracovní smlouvě nebo kontraktu.

Už slyším smích mnohých z vás – “To jste mi tedy pomohl, pane Špoku, právě jste popsal naprostou většinu toho, co 8 hodin denně dělám, 90% mých pracovních úkolů. Jistě, že v práci dělám to, za co mě platí…”

Nechápejte mě prosím špatně. První kategorie se nazývá důležité operace, nikoli “všechny pracovní úkoly”. Jsou to ty operace, které jsou pro úspěch v nich naprosto nezbytné. Vždy jsou některé kroky důležitější (v danou chvíli, v daném kontextu, v daný týden…) než ostatní. Ano, hovořím i o Paretově principu – ne všechny kroky vztahující se k jednomu úkolu jsou stejně důležité.

Máte-li domluvit termín důležitého setkání, je nejdůležitějším výsledkem – mít domluven tento termín setkání. Zda použijete telefon, rychlou zprávu, nebo dlouhý sofistikovaný email s vycizelovanými slovními obraty – závisí na vás, na kontextu a na vašem odhadu významnosti úkolu v poměru ke všemu ostatním, co máte na talíři. Zde si musíme uvědomit, že naše úkoly často mají konkurenční povahu – pokud budete psát hodinu email, bude vám možná tato hodina chybět na jiný – důležitější email.

Do kategorie “Důležité operace” tedy zařaďte pouze momentálně nejdůležitější úkoly vaší práce i osobního života. Znovu opakuji, že zde hovoříme o aktuálních projektech, kde již něco pro někoho vytváříte/na něčí přání produkujete/někomu dodáváte/někoho učíte/něco vyděláváte… Totéž platí pro oblasti osobního života, kde se věnujete svým stávajícím důležitým projektům, koníčkům, lidem okolo sebe. Nehovoříme o rozvoji nebo implementaci něčeho nového – pro tuto oblast máme jinou kategorii.

V této kategorii se tedy budou nacházet důležité a urgentní (zde jsme ve shodě s Coveyem) úkoly, kterou jsou zároveň součástí vašich aktuálních důležitých operací. Všechny ostatní pracovní úkoly – méně důležité součásti důležitých projektů i zajímavé aktuálně nedůležité úkoly… putuje do kategorie C.

B = Důležité rozvojové úkoly (DR)

Všechny ostatní důležité pracovní i osobní úkoly, kde něco nového vytváříme, kde se pokoušíme o nějakou změnu, která ještě není pravidelnou součástí naší práce a našich životů, dostávají nálepku B. Takto jsou tedy označeny např. úkoly směřující k vytvoření produktu nebo služby, které ještě nemáme s nikým nasmlouvané; napsání článku, pro který nemáme jasného klienta nebo objednávku; projekty osobní změny typu začít běhat či začít chodit více za kulturou, které nejsou součástí naší pravidelné rutiny atd.

Upozorňuji, že se jedná o důležité úkoly (jen několik, které vybereme a jako důležité označíme), které by se měly v této oblasti ocitnout. Vše ostatní – ať už úkoly rozvojové, nebo součást naší operativy – je součástí kategorie C.

Jak troskotá perfekcionista nebo nadšenec do změny

Mnoho lidí (často poté, co se nadchne literaturou o osobní nebo firemní změně) dělá tu chybu, že za “primární” považuje své rozvojové projekty (od “začít více sportovat” po “vytvořit nový produkt, na který zatím nemám objednávku”). Nechci samozřejmě tvrdit, že tyto úkoly důležité nejsou. Ale nesmíme činit tu chybu, že jen pro naše fantazie o zářivé budoucnosti a díky upřímné snaze o osobní i firemní rozvoj zapomeneme dobře a zodpovědně odvádět naši současnou práci (pro studenty je to studium, pro všechny z nás také důležité rutiny každodenního života). Zapomeneme nebo nechceme produkovat reálné výsledky – někdy proto, že nejsou dokonalé a víme, že pokud bychom realizovali všechny naše rozvojové projekty, naše operativa by nám šla daleko snáze…

Nenechte se přemluvit touto příliš lákavou vidinou, která v případě perfekcionistů přerůstá do chronické prokrastinace, díky které nikdy nic opravdu nezačnou (nikdy nic nerealizují v oblasti A (důležité operativy), protože mají příliš mnoho fantazijních úkolů v oblasti B (důležitých rozvojových projektů), jejichž realizace je ale ztížena nebo úplně znemožněna stresem a objektivními obtížemi, které přináší neúspěch/absence výsledků právě v oblasti A (studia, pracovních výsledků, partnerského vztahu, zdravého životního stylu…)

Tím, že metoda DODROS posouvá kategorii “změnových” úkolů až na druhé místo (“B”), si – máme-li v sobě tuto perfekcionistickou tendenci – můžeme uvědomit, že pro dosažení balance je nutné mít jak rozvojové (“úkoly, úkoly směřující k dokonalosti nebo žádoucí změně….”), tak operativní úkoly (které nemusí být perfektní, ale takové, aby vyhovovaly zadání naší práce a vytvářelyalespoň takové podmínky života a práce, jaké zažíváme doposud). Perfekcionisté typicky trpí přílišným protěžováním změnové kategorie na úkor operativní. Proto obě v tomto systému řadíme tímto způsobem: nejprve A (DO), potom až B (DR).

Krize a rozvojové úkoly

Podobně v případě přetížených zaměstnanců nebo nacházíme-li se uprostřed požárů hořících deadlinů, nám tato kategorizace pomůže: v uvedené (doufejme, že výjimečné) objektivní krizi totiž není “B” a “C” tak podstatné, jako “A”. Pěkně se sice teoretizuje o tom, že bychom si “osobní i pracovní změnu” či “rozvoj firmy” měli udělat čas. Ale buďme realisté – v životě každého z nás jsou chvíle (dny, týdny), kdy na takovéto aktivity je prostě málo prostoru nebo kdy jsme si jisti, že nejlepší, co pro náš budoucí rozvoj můžeme udělat, je zvládnout všechny současné důležité operativníúkoly, tak abychom pro budoucí rozvoj vytvořili vůbec prostor (a v případě naší práce – abychom takový rozvoj ještě měli kde realizovat).

Samozřejmě teď nehovořím o extrému, kdy se podobná občasná krize stane běžnou součástí našeho pracovního života a takto žijeme většinu dní, kdy rozvojové úkoly neustále odkládáme. V takovém případě nám však stejně jednoduchá prioritizační pomůcka nepomůže a měli bychom se na příčinu svých problémů podívat daleko komplexněji.

C = Ostatní (OS)

Do této zbývající kategorie zařadíme nejen tradiční “C” aktivity, jak by je definoval Covey nebo Lakein, ale přesuneme sem také všechny naše “A” a “B” aktivity, na které už prostě není v dané chvíli a daném kontextu prostor. Musíme vědět, zda optimálně fungujeme pouze s pěti “A” a pěti “B” úkoly z padesáti nebo zda nám vyhovuje mít úkoly rozdělené zhruba na třetiny. V tom se jistě lišíme podle osobnostních preferencí, granularity úkolů, povahy práce a podobně. Každopádně však platí, že co v “A” a “B” příliš bobtná, přesouváme do “C” (a naopak – to je ale v našich životech většinou problém poměrně sporadický.)

DODROS neznamená pořadí

Uvedené rozčlenění nutně neznamená pořadí, v jakém musíme úkoly plnit. Na rozdíl od tradiční ABC prioritizace neplatí, že bychom měli nejprve vykonat všechna “A”, než se pustíme do “B” nebo přehlédneme své “C” aktivity. DODROS nám nestanovuje pořadí. Pouze nám vizuálně a reálně pomáhá rozlišit: co je primární, tedy co je nyní nejdůležitější pro naši práci (a osobní život); co je sekundární, tedy co je nejdůležitější z hlediska změn, rozvoje, vylepšování (osobního i pracovního života)…a co je vše ostatní.

Znovu upozorňuji, že uvedený systém není jednoduchým rozlišením našich úkolů na pracovní (A), osobní a rozvojové (B) a drobnosti (C). I zahlcený administrativní zaměstnanec, jehož jedinou pracovní povinností je starost o fakturaci, může mít své aktivní úkoly rozdělené na A (nejdůležitější z hlediska termínu, z hlediska projektů, nejvýznamnější nesplacené faktury), B (přečíst si důležitý nový zákon o účetnictví, nastavit lépe šablony, doplnit CRM databázi…) a C (další úkoly, které jsou z hlediska jeho práce stále důležité, avšak v současnosti (dnes, tento týden) méně než A.

To mu umožní nejen hasit krize, ale zároveň neodsunuje důležité rozvojové úkoly až na třetí místo – tedy až “všechno ostatní zvládne”. S čekáním na “až všechno ostatní zvládnu” se totiž k našemu rozvoji nedostaneme nikdy.

Uvedu ještě jiný příklad v oblasti osobních úkolů: Každodenní běh. Je to A, B, nebo C priorita? Pokud je každodenní běh zásadní (a jednou z nejdůležitějších) aktivit pro zachování vašeho zdraví/pohody a běháte dlouhodobě, pak patří do A kategorie. Pokud platí totéž, ale běhat teprve začínáte (budujete zvyk), pak patří do B kategorie. A pokud není běh pro vás zcela zásadní (např. máte i mnohé jiné formy pohybu, sportu), nebo s ním chcete začít, ale berete jej nikoli jako zásadní životní návyk, ale spíše zajímavý doplněk, po boku mnoha jiných aktivit, pak patří do kategorie C.

DODROS by se však neměl stát pouze pomůckou k roztřídění úkolů, ale způsobem, jakým uvažujeme o trávení svého osobního i pracovního času:

  • Kolik času jsem dnes dopoledne strávil s A-situacemi?
  • Je to, co už hodinu dělám, B, nebo C aktivita?
  • Které z úkolů z mého dnešního (týdenního) plánu, jsou A, které B, a které ani jedno?
  • Probíhal můj dnešní den v poměru A:B:C, jaký si představuji?
  • Které emaily nebo schůzky souvisejí s A, B, C? A podobně.

Díky podobnému uvažování můžeme postupně dosáhnout toho, co v životech mnoha z nás chybí – vyrovnanosti mezi aktuálními výsledky i posunem vpřed, vybalancovanosti v různých důležitých životních oblastech a hlavně nesetrvávání ani na růžovém obláčku fantazie chronického prokrastinátora “až se změním”, ani v šedé rutině hrnoucích se úkolů.

Tuto pomůcku doporučuji pro:

  • lidi s perfekcionistickou tendencí
  • pro akutně přetížené zaměstnance
  • pro ty, kteří mají v životě pocit stagnace nebo nerovnováhy
  • i pro ty, kteří jsou zahlcení a nevědí “kde začít”.

Rozhodně se nejedná o komplexní systém produktivity, který by řešil všechny naše problémy v této oblasti. Ale ocitnete-li se někdy v některé z výše uvedených situací, zkuste tento tip použít. Možná budete překvapeni.

 

Dalibor Špok

Štítky:

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Počet komentářů: 2

Trackback URL | RSS kanál s komentáři

  1. GTDovec napsal:

    Realistické. Zásadaní. Pro ortodoxní „technokraty“ a maniaky v oblasti managementu času a plnění úkolů svaté přikázání nad postel i psací stůl.

  2. Vlado napsal:

    Roky idem v systéme matice A,B,C D-je vlastne kôš. Mix Coveyho a GTD. DODROS sa zdá ako ľahšie uchopiteľný a jednoduchšie vysvetliteľný ľuďom, ktorý nie sú „postihnutý“ žiadnou metodikou.
    Díky za inšpiráciu.

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru