Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

Myšlenkové mapy a OneNote

By on 31. 1. 2015 in Nástroje with Počet komentářů: 8
Jaroslav Luhan

Jaroslav Luhan

GTD jsem začal používat v roce 2008, těsně před tím, než vyšla knížka Mít vše hotovo od Melvilu. Mým hlavním nástrojem je Microsoft Outlook+OneNote, telefon Lumia s Windows Phone a papír A4. Jak můj systém funguje, si můžete přečíst na tomto webu v mých článcích, ale neustále se vyvíjí, takže aktuální verzi přednáším na školeních.
Jaroslav Luhan

Poslední články od Jaroslav Luhan (Všechny články)

Myšlenkové mapy jsou vynikající technikou, která pomůže dostat myšlenky z hlavy a graficky zachytit dosud nejasné vazby a souvislosti. Dokud jsou zachycené myšlenky na papíře, jsou to pořád jen myšlenky na papíře. Nápady, projekty a procesy, které jsme vygenerovali z myšlenkových map, je třeba uvést v život prováděním skutečných fyzických kroků, a ty většinou vyžadují jinou strukturu.

Když se s mapou pracuje delší dobu nebo je třeba zpracovat větší množství informací, mapa se lehce stane nepřehlednou. Navíc při práci potřebujeme pod jednotlivé větve vkládat další informace –  texty, obrázky, odkazy do internetu, snímky obrazovek, dokumenty, nebo třeba části programového kódu.

Od určité fáze uskutečňování záměrů z myšlenkové mapy potřebujeme myšlenky sdílet s dalšími lidmi, kteří často s vytvářením nebo čtením myšlenkových map nemají zkušenosti, nebo mapy jako takové rovnou z různých důvodů odmítají. Další překážkou může být elektronické sdílení. K dispozici je řada aplikací pro tvorbu myšlenkových map, což přináší spoustu různých formátů, nutnost exportů a importů mezi aplikacemi nebo platformami.

Cílem tohoto článku není dělat z OneNote nástroj na tvorbu myšlenkových map, ani srovnávat OneNote s produkty jako je Evernote, ale ukázat, jak strukturu a objekty myšlenkové mapy přetavit do hierarchie, kterou můžete ve OneNote používat. Takovou „mapu“ ve OneNote pak můžete skvěle využít jako informační základnu pro shromažďování všech potřebných informací a podpůrnou bázi pro projektové řízení. Díky synchronizaci a sdílení s ostatními uživateli, případně  s využitím propojení s Outlookem jsou pak všechny informace aktuální a rychle dostupné.

Myšlenkové mapy a OneNote

Pokud pracujete s myšlenkovými mapami a používáte aplikaci Microsoft OneNote, pravděpodobně jste uvažovali nad způsobem, jak v OneNote mapy kreslit. Lze používat nástroje kreslení a text. Pokud máte dotykovou obrazovku, je to téměř jako papír.

Mapy v OneNote

Struktura myšlenkové mapy je většinou následující:

Struktura myšlenkové mapy

Myšlenková mapa by měla být co nejpřehlednější s využitím jednoduchých klíčových slov, případně obrázků, které pomáhají vyjádřit podstatu věci a generovat další asociace. Jakmile z mapy tvoříme projekt, nebo začneme „věc“ realizovat, shromažďujeme spoustu materiálu – odkazy, kontakty, harmonogramy, zápisy z porad, dokumenty, konverzaci, výstřižky, snímky obrazovky, skeny a podobně. Tyto data je vhodné ukládat sofistikovaněji, než do klasických složek na disku nebo v papírové podobě. OneNote je k ukládání různých poznámek přímo stvořen.

Struktura a hierarchie v OneNote:

Hierarchie OneNote

  • Poznámkový blok – představte si jej jako šanon, do kterého lze vkládat složky.
  • Oddíl – ten si představte jako jednu ze složek, která obsahuje jednotlivé stránky.
  • Stránka – stránka je jako list papíru, na který můžete vkládat téměř cokoliv – text, obrázky, tabulky, grafiku, zvuky, videa, soubory jako přílohy atd.
  • Strukturu v poznámkovém bloku můžete dle potřeby ještě doplnit o vytváření skupin oddílů a jednotlivé stránky můžete zařadit do tří úrovní (stránka-podstránka-podstránka)

Umístění poznámkových bloků a týmová práce

Pro každý projekt nebo celek si můžete vytvořit vlastní poznámkový blok. Každý poznámkový blok můžete mít uložený na jiném místě. Například firemní citlivé informace pouze na firemním serveru nebo SharePoint serveru, soukromé poznámky v úložišti OneDrive synchronizované s mobilním telefonem nebo tabletem a supertajné poznámky pouze na lokálním šifrovaném disku. Zde vidím velkou výhodu oproti jiným platformám, závislým pouze na cloudu třetí strany.

Poznámkové bloky, které jsou na sdíleném úložišti (souborový server, sdílená složka, OneDrive, SharePoint) automaticky vytváří synchronizovanou kopii na lokálním počítači. V praxi to vypadá tak, že pokud provedete změnu na stránce, uloží se na sdílené úložiště a všichni připojení uživatelé změnu uvidí během několika sekund. Změna se projeví zvýrazněním názvu oddílu a stránky tučným písmem a u změněného textu (obrázku) se ukáže informace o autorovi a čase úprav. Na mých prvních školeních OneNote jsem předvedením týmové práce ve OneNote začínal, ale je to natolik jednoduchá, zábavná a návyková činnost, že jsem ji musel zařadit naopak až na konec. Účastníci systém rychle pochopili a začali si zadávat úkoly, vytvářet své „blogy“ s lechtivými obrázky a komentáři a OneNote stránky používali jako chat. K detailnějšímu průzkumu dalších užitečných funkcí už ztratili motivaci. Základy OneNote prostě pochopí každý, a to velmi rychle.

Struktura poznámkového bloku OneNote

Strukturu poznámkového bloku vidíte přehledně v navigačním panelu na levé straně:

Bloky a oddíly

V největší části – uprostřed aplikace OneNote vidíte obsah stránky:

Obsah stránky

Strukturu stránek aktuálního oddílu vidíte na pravé straně aplikace OneNote:

Struktura stránek

Díky těmto možnostem můžete vytvářet poměrně složitou strukturu, která však není povinná. Pokud vám stačí základní struktura blok-oddíl-stránka, vystačíte s ní. Složitější dělení můžete využít jen u některých částí (větví).

Dalším obrovským pomocníkem je vytváření hypertextových odkazů a to jak mezi stránkami, odstavci nebo oddíly, ale i mezi celými poznámkovými bloky nebo soubory na disku a v internetu. V podstatě si tak můžete vytvářet vlastní wiki. V mém týmu používáme OneNote pro projektové řízení, dokumentaci IT a sběr nápadů nebo jako bázi znalostí.

Další silnou stránkou OneNote je vyhledávání (včetně textu v obrázcích), využití značek (podoba tagů) a integrace OneNote s Outlookem.

Na závěr bych chtěl upozornit, že OneNote je dostupný zdarma a to pro všechny nejrozšířenější platformy:

  • Windows
  • Windows Phone
  • Mac
  • iPhone
  • iPad
  • Android
  • Amazon
  • webová aplikace

 

Štítky:

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Počet komentářů: 8

Trackback URL | RSS kanál s komentáři

  1. Saha napsal:

    Jenom dotaz, jak je možné získat onenote zdarma? Mě jeho vlastnosti zaujaly, ale pořád vidím cenu 1600,- Např. – http://www.microsoftstore.com/store/mseea/cs_CZ/pdp/productID.263156200?tid=sKv75P5ob_dc&cid=757uys23450&pcrid=44138254209&pkw=download%20onenote&pmt=b&WT.srch=1&WT.mc_id=pointitsem_Microsoft+CZ_google_OneNote+2013&WT.term=download%20onenote&WT.campaign=OneNote+2013&WT.content=Kv75P5ob&WT.source=google&WT.medium=cpc

    Ovšem na v článku uvedeném odkazu je skutečně možnost stáhnout onenote zdarma – jaký je rozdíl mezi těmi dvěmi verzemi?

  2. Jaroslav Luhan Jaroslav Luhan napsal:

    OneNote verzi zdarma můžete stáhnout ze stránky http://www.onenote.com/Download

    Stáhne se malý instalátor a ten si z internetu stáhne celou aplikaci. Je nutná registrace Microsoft ID (nebo už nějaké mít) jeho součástí je i OneDrive. Verze zdarma pracuje pouze s Poznámkovými bloky v OneDrive, ale výhodou využití OneDrive je právě sdílení s lidmi a synchronizace s více zařízeními.

    Oproti placené verzi (součást Office 2013, Office365, nebo samostatná aplikace) má ještě několik dalších omezení, o kterých píše např. Michal Zobec http://www.michalzobec.cz/microsoft-office-onenote-2013-pro-windows-zdarma-2760

  3. Jaroslav Luhan Jaroslav Luhan napsal:

    Kromě verze pro Windows Desktop existuje verze OneNote pro Windows 8 resp. 8.1 (dostupná ve Windows Store), která je pro „moderní rozhraní, takové to dotykové, původně nazývané Metro“ a ta má omezení více, spíš se podobá webovému OneNote Web App.
    OneNote Web App je součástí OneDrive nebo v rámci Office 365. S poznámkami pak můžete pracovat i přes webové rozhraní.

  4. Miro napsal:

    Wau, tak to ma prekvapuje, že doteraz som tiež o tom nevedel, že je OneNote zadarmo, pričom to už bude pomaly rok. Nie že by to u mňa niečo menilo, ale určite by som skorej tento úžasný program odporučil aj ostatným. Toto mi pripomenulo príslovie, ktoré tvrdí, že tie „najlepšie veci sú zadarmo“.
    Tak isto som netušil ani, že existuje W8 verzia, takže vďaka za typ a po krátkom môžem povedať, že to vypadá zaujímavo a má to aj zaujímavé ovládanie, ale je to skôr určené na tablety než klasické PC (predsa len ten kruhový ovládač nie je veľmi pohodlný na ovládanie s myšou v porovnaní s rozhraním v klasickom OneNote).

    Z článku som sa ako denný užívateľ OneNote veľa nového nedozvedel, ale je to prvý článok o OneNote 2013 na tomto webe a naozaj by ma potešilo keby sa tu objavili aj nejaké ďalšie články s nápadmi využitia v oblasti GTD a pod. Vlastne ani nechápem prečo sa tomuto softvéru toľko vyhýbate, pričom ja som sa nestretol so softvérom, ktorý by mi vyhovoval na GTD viac. Mali ste tu toľko článkov o EverNote a ja mu zakaždým dal ďalšiu šancu aby som sa zakaždým skončil so sklamaním a s pocitom, že ma zase niekto dobehol. Aj premium som mal, keď mi ho Samsung nanútil. Vtedy som si prešiel aj všetky oficiálne tutoriály, ale nejak som nenašiel jedinú výhodu oproti OneNote. Na druhú stranu OneNote je nie len funkčne na úplne inej úrovni, ale aj graficky a užívateľsky je to úplne iný svet. A to aj mobilná verzia, v ktorej keď vyšla chýbalo písanie perom, ale od kedy toto vylepšili a pridali niekoľko ďalších rozšírení, tak sa z toho stal fakt krásne jednoduchý užitočný poznámkový blok. Jediné čo ma mrzí je, že keď si v OneNote otvorím excelovskú tabuľku, spravím nejaké úpravy a dám uložiť, tak sa to následne nedá uložiť späť do pôvodnej tabuľky, ktorú mám zobrazenú v poznámkach, ale iba ako nový dokument do OneDrive. Ale takéto detaily a pokročilejšie veci určite časom doladia aj v mobilnej verzii a pravdepodobne to je skôr vada mobilného Excelu a nie OneNotu. A v takom Evernote niečo ako priamo prepojené excelovské tabuľky a grafy samozrejme nehrozia v žiadnej verzii aktuálne a pravdepodobne ani v budúcnosti. A taktiež tu máme zakrátko Office 2016, tak som zvedavý a z toho mála čo som zatiaľ videl sa je na čo tešiť :)

    A vlastne teraz keď je OneNote teraz zadarmo aj s 15GB v Cloude mi príde celý Evernote ako úplný vtip. Existuje niekto, kto naozaj pozná OneNote aj Evernote a dokáže mi vysvetliť aký má Evernote zmysel popri OneNote?

  5. Miro napsal:

    @JL: Ja teda nemám pocit, že by Metro verzia OneNote akokoľvek pripomínala webovú verziu. Webová verzia má klasické horné menu ako desktopová verzia, zatiaľ čo Metro verzia má to zaujímavé kruhové ovládanie. Aj dizajn a zobrazovanie kariet je výrazne odlišné. Jediné v čom sa podobajú je, že majú oboje obmedzené funkcie :) Aj keď po rýchlom oťukaní som si všimol, že Metro verzia má samozrejme naviac písanie/kreslenie perom či používanie web kamery.

  6. Jaroslav Luhan Jaroslav Luhan napsal:

    @Miro Díky za názor a poznatky.
    Možnost vložení tabulky Excelu je teprve v OneNote 2013, tak také věřím, že v nové verzi to bude ještě lepší. V desktopovém ON2013 můžete vložit Excel tabulku – ne jako přílohu, ale že vidíte data, upravit ji, a na stránce se aktualizace objeví (pořád jako Excel). Ale nemůže na ní pracovat více lidí najednou, platí pravidlo, že kdo ji poslední uloží, toho data se zapíšou atd…

    O OneNote tady psal Jakub Hořický + diskuze, ale o starší verzi, i když v základech rozdíly nejsou.
    http://www.mitvsehotovo.cz/2010/09/onenote-%E2%80%93-tipy-a-triky-i-dil/

    Co se týká metro verze, tak se přiznám, že jsem ji při nástupu Windows 8 vyzkoušel, moc mě nezaujala, resp. nepřinesla proti desktopu žádné výhody, tak jsem ji odinstaloval. Máte pravdu, že společná jsou omezení:) . Kolečko je zajímavý nápad, ale přišel mi neergonomický.
    I desktopová verze jde přepnout do „touch mode“, kde se zvětší ikony, takže mi vyhovuje.

  7. darryl napsal:

    Zajimavy napad pouzit OneNote na myslenkove mapy. Ovsem sila myslenkovych map spociva v jejich vizualni podobe. Clovek jednim pohledem vnima strukturu, vidi pocet kategorii, vidi hustotu vetev atd. proste pouhym pohledem zjisti co a jak.

    sila je ale i slabinou. jak roste slozitost myslenkove mapy, tak se stava nepouzitelnou protoze se neda vnimat komplexne. je prilis komplikovana, ma mnoho vetev, ty maji dalsi vetve ty zas dalsi a nevyzna se v tom nikdo. neda se vnimat cela protoze monitor je prilis maly.

    reseni je bud pouzit samostatne myslenkove mapy a ty pak propajet a nebo pouzit skutecne tak velky prostor aby v nem bylo videt mapu celou. tzn. ze klidne i plochu v rozmerech nekolika metru.

  8. Jaroslav Luhan Jaroslav Luhan napsal:

    Dne 13.2.2015 vyšel článek, že některé další funkce, které byly jen v placené verzi OneNote jsou i ve free verzi:

    http://blogs.office.com/2015/02/13/onenote-now-even-free/

    • Password protected sections—Add a password to protect sensitive information.
    • Page history—Easily see or go back to prior versions of a page.
    • Audio and video recording—Take notes while recording, and easily jump to the relevant section later.
    • Audio search—Search for a word in a voice or video recording.
    • Embedded files—Insert Office documents or other files directly in your notebook.

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru