Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

Plánování s papírovým diářem FranklinCovey

By on 8. 12. 2014 in Nástroje with Žádný komentář
Lukáš Gregor

Lukáš Gregor

LUKÁŠ GREGOR | Bloger, pedagog a autor šesti knih. Má rád, když může vychutnávat přítomný okamžik, baví ho být, baví ho také školit (nejen) GTD.
Lukáš Gregor

Poslední články od Lukáš Gregor (Všechny články)

Řada z nás i za přítomnosti moderních technologií ráda bere do rukou papírové bloky, zápisníky a řadě z nás se lépe určuje směr pomocí papírového diáře. Následující postup, s nímž mám dlouholeté zkušenosti, vychází z principů práce s diářem FranklinCovey. Přístup pochopitelně lze přenést i na jiné značky, dokonce i na e-kalendář. Pro popis toho, jak ale plánování může vypadat, poslouží nejlépe právě FC diář.

Kdo zná knihu 7 návyků skutečně efektivních lidí, popřípadě Coveyho práci zaměřenou výsostně na tzv. třetí návyk, čili práci s časem, To nejdůležitější místo, bude si s náplní FC diáře vědět rychle rady. Pro ostatní se uvnitř balení nachází návod. Ale i bez něj lze pochopit, že kromě systému na plánování (tzn. tradiční členění na měsíce/týdny/dny) diář nabízí i oddíl určený pro nadefinování osobního poslání.

Část určena pro osobní poslání

Pochopitelně, že lze tuto část oddělat, nevyužít, nebo se k ní dostat až jindy – doporučuji rozhodně klidnou chvilku, příchod nového roku ale nabízí ideální příležitost k intenzivnější sebereflexi. Za pomoci několika otázek a doplňovaček odkryjete, budete-li k sobě upřímní, nejen své dosavadní zacházení s časem (se sebou a okolím), ale pojmenujete hodnoty, které vás mají doprovázet, vize a ve finále i poslání, jež by mělo fungovat jako taková ústava. Ze zkušeností vím, jak moc je tento proces náročný. Nejenže zaměstnáváte vývojově nejmladší část mozku, ale dost možná narazíte na body, kdy si uvědomíte svou dosavadní neefektivitu – a tou myslím především zanedbávání sebe sama a vztahy s blízkými. Coveyho přístup plánování tedy startuje touto niternou sondou, aby všechny následující kroky – pojmenování konkrétních cílů/vizí, zasazování událostí do chlívečků v rámci měsíce i vypisování úkolů v rámci daného týdne a dne odráželo úmysly pojmenované ve osobním poslání. Zjednodušeně řečeno: každý naplánovaný úkol by tak měl projít kontrolou a ideálně být v souladu s tím, kam chcete v životě jít, jací chcete být.
Může to zavánět naivitou, osobně se mi ale taková strategie při plánování (ale i při užívání metody GTD) dlouhodobě vyplácí. Netvrdím, že se mi podaří každý krůček (úkol) posvětit smysluplností skrze vlastní poslání a vize, ale řadu projektů jsem odstřihl právě díky sebereflexi. A té napomáhá, když si ji písemně zachytíte. A diář je na ni ideálním prostorem, protože plánování času je de facto plánování života. /A pro skeptiky: plánováním se zde nemyslí nadefinování přesného výčtu úkolů minutu po minutě, nýbrž pokládání podstatných kamenů, určování směru, hlídání balance mezi prací a osobním životem, stejně jako mezi jednotlivými rovinami – fyzickou, mentální, duchovní a sociální./

Jak je patrné z dosavadního textu, Coveyho přístup k plánování vychází z pyramidy, kdy základním stavebním kamenem je poslání, poté se postupuje přes vize, cíle, role, projekty až k dílčím úkolům. Tedy jde o postup přsně opačný, než jak o něm hovoří David Allen v metodě GTD, když uvádí tzv. vzletové dráhy – od dílčích úkolů směrem k poslání. Coveyho postup dává smysl – protože díky ujasnění v sobě samém se vám bude dařit lépe odplevelovat věci, které děláte – takže si vytvoříte jakýsi filtr, kdy dost věcí určují priority. Na stranu druhou má pragmatický postoj Allena také své opodstatnění. Jestliže jste totiž zavaleni prací, najít si klid a čas na takovou hloubkovou exkurzi do svého Já bývá velmi složité. Sám jsem si prošel nejprve odlehčením díky GTD, až po roce jsem začal řešit priority, hodnoty, vize…

Následující postup při plánování nicméně odráží Coveyho pyramidu od „obecného“ ke „konkrétnímu“.

Měsíční plánování

Měsíční plánování má své dvě části. Tzv. Master Task List nabízí prostor pro položení velkých kamenů. V praxi to znamená, že si určíte, co by bylo třeba v daném měsíci udělat, a to v každé ze svých rolí, popř. projektů. Velké kameny mají zajišťovat, že si pojmenujete a naplánujete v čase to nejpodstatnější, co chcete v každém z měsíců realizovat/dotáhnout do konce/čím se zabývat. Protože mám rád barvičky, spojil jsem si s každou svou rolí jednu barvu, čímž identifikuji velký kámen.

FC_diar_mesic_kameny

Každý měsíc má i svou dvoustranu s tzv. chlívečky. Zprvu jsem dost válčil s dublováním s elektronickým kalendářem. Události jsem si vždy do elektronického nástroje vkládal, pak i přepisoval do papírového diáře. Nedávalo to moc smysl. Postupem času jsem papírový diář přestal používat jako nějaký klon toho elektronického, naopak slouží k výhradně k určování toho, co budu kdy dělat – určuje můj směr, úkoly zachycené v čase. Stejně jej nenosím pořád u sebe, takže na otázku, zda mám např. 10. března dopoledne čas, se podívám na mobil, nikoliv do diáře. V diáři, v měsíčním přehledu mám proto vypsané velké kameny u jednotlivých dnů. Postupně doplňuji, konkretizuji. Pomáhám si i popisem rolí, které přidávám do chlívečků. Osvědčilo se mi v rámci jednoho dne soustředit více pozornosti na menší počet projektů (a rolí), abych v daný den zaznamenal větší posun a navíc si moc nerozbíjel pozornost. Díky vizualizaci, kdy vidím, kterému projektu/roli se kdy chci věnovat a věnuji, získávám představu i o vybalancování, o rovnováze, o tom, zda něco nezanedbávám.
Zcela napravo je ještě sloupec na poznámky, ten se mi časem osvědčil jako prostor pro výpis filmů, které potřebuji/chci zhlédnout, resp. knihy, které hodlám přečíst.

FC_diar_mesicni_prehled

Týdenní plánování

Týdenní plánování u mě probíhá skrze tzv. Weekly Compass. Kartičku vyplníte a zasadíte do plastového obalu, což je záložka připevněná ke kroužkům diáře. Díky ní si nadefinujete kameny pro daný týden. Vesměs jde už o jednotlivé kroky v projektech (u rolí), nebo případně jen projekt u dané role, kterému se chcete primárně věnovat. /Protože používám i GTD, stačí mi mnohdy pouze právě projekt, nebo prostě obecněji formulovaná oblast kroků. V GTD nástroji si rozkliknu projekt a jednotlivé kroky v něm najdu./ Kompas má nahoře i oddíl věnovaný tzv. ostření pily. Jde o rozvoj všech čtyř rovin – mentální, fyzické, duchovní a sociální. Kartička má z druhé strany řádkování, lze tedy dopisovat i nějaké postřehy, komentáře… – popřípadě si po skončení týdne udělat takové zhodnocení.

FC_diar_kompas

Denní plánování

Protože používám nejraději náplň 7 Habits, budu popisovat plánování, která používá ne týdenní zobrazení, ale denní. Každý den má své dva listy. Vlevo je část na plánování, pravý list v diáři patří vašim poznámkám. Plánovací část má dvě poloviny. Zatímco ta pravá vychází z rozdělení dne na časové úseky, levou využijete při plánování úkolů (ne ale spojených nutně s nějakým konkrétním časem). Do časové osy jsem kdysi zaznamenával přesně vše to, co mám v elektronickém kalendáři, pak jsem si ale do něj zakresloval (při znalosti naplánovaných událostí) určité časové bloky – např. agenda, soustředění, psaní… Rozkrojil jsem si tedy den na bloky, kdy spojuji úkoly do balíčků. Nechci psát knihu a současně u toho vyřizovat emaily či pochůzky apod.
Levá část na úkoly je v náplni rozdělena na tři bloky. Zprvu jsem každému vepsal vždy ústřední roli, ale pak mi začalo vyhovovat více to, že horní blok je pro prioritní úkoly, prostřední pro úkoly střední důležitosti a spodní blok pro to, čemu říkám agenda – vesměs takové menší záležitosti (telefony, emaily, vyřizování). Hned na první pohled mám představu, co mne v daný den čeká, co jsem si určil, aby mě čekalo. U konkrétních položek pak lze doplnit buď písmeno A-C podle důležitosti, nebo třeba jen číslici kvůli pořadí. U každé položky je pak také políčko pro označení, zda je úkol zrušený, posunutý nebo hotový.

FC_diar_den

 

FC_diar_den_poznamky

List pro poznámky mi moc vyhovuje, pokud chci odkládat z hlavy maximum informací, které potkávám. Poznačit si něco z komunikace, nápady… cokoliv. Pro pozdější zpracování. U položky je možné doplnit třeba i roli (mám na to zkratku), nebo také číslo. To se bude pak hodit listu Index, který je na samém začátku části každého měsíce. Index lze totiž brát jako obsah, rejstřík. Poznačíte si zkratku dne, např. 11/12 a klíčovou informaci (třeba. 2) poznámky ze setkání nad propagací ateliéru). Nalistujete 11. prosince a najdete tam pod číslem 2 postřehy ze schůzky.

FC_diar_mesic_index

Diář toho nabízí víc, ale vlastně toho víc ani nepoužívám. Užívání se bude trochu lišit, zvolíte-li jinou náplň, třeba tu týdenní, popř. si doplníte diář o nějaké další formuláře (třeba pro projektové plánování). A jak jsem psal na samém začátku, postup není nutně svázán jen s FC diářem – zkoušel jsem jej přenést i na jiný papírový diář (mé zkušenosti s Moleskinem najdete tady), ale i na elektronický kalendář (speciální článek). Přesto mi nejvíce stejně sedí právě 7 habits a FC diář.


Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru