Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

Lepší rozhodování díky GTD kontextům

Daniel Gamrot

Daniel Gamrot

Lektor a mentor osobní produktivity - Daniel Gamrot
Šéfredaktor portálu Mít vše hotovo

Pořádá firemní i veřejná školení, díky kterým zvýšíte svou osobní produktivitu a zlepšíte time management. Naučí vás vytvořit si systém pro produktivní práci, používat myšlenkové mapy v byznysu, efektivně pracovat s mobilními technologiemi nebo vybudovat bezpapírovou kancelář díky Evernote. Nedávno získal jako první Čech titul Evernote Certified Consultant.
Daniel Gamrot

Poslední články od Daniel Gamrot (Všechny články)

Metoda GTD přináší do naší sebeorganizace několik námětů na změnu pohledu provádění pracovních či osobních úkolů. Jedním z nejčastějších “překvapení” jsou kontexty. Jedná se o atribut úkolu, kterým definujeme, za jakých podmínek jej mohu provést. Obecně kontexty pomáhají v jednodušším rozhodování o tom, do čeho se v budoucnu nebo právě teď pustím, a to díky eliminaci těch úkolů, které jsou v současnosti nerealizovatelné. Nemusím tak procházet dlouhý seznam, ale právě díky kontextům zobrazím skutečně jen ty aktivity, které jsou v danou chvíli relevantní. Výsledkem je, že zvyšuji pravděpodobnost výběru toho skutečně správného úkolu v daný okamžik. Účastníci mých firemních i veřejných seminářů se téměř vždy pídí po tom, jak s kontexty pracuji já (každý z GTD praktikujících lidí má svůj více nebo méně odlišný přístup), případně zda nemám tento postup někde sepsán. Neměl jsem, ale nyní tedy sepisuji a věřím, že přijde k užitku.

 

Skupiny kontextů

Každý z úkolů. které mám ve svém GTD systému zavedený a je na seznamu činností, které chci v nejbližší době provést, spadá do jedné z následujících skupin kontextů. Jedná se o jakousi nadřazenou kategorií (nijak si je v úkolovníku neoznačuji, výčet uvádím jen pro přehled).

  • MÍSTO, na kterém musím být, abych se do úkolu mohl ponořit,
  • NÁSTROJ, který potřebuji k provedení nebo
  • OSOBA, s níž musím být v daném okamžiku v kontaktu.

Úkoly získávají kontext ve chvíli, kdy je přemisťuji ze vstupní schránky (inboxu) do seznamu akčních kroků. Nejběžněji se tak jedná o okamžik, kdy během pravidelné denní revize zpracovávám tuto schránku. Jaké konkrétí kontexty v nadřazených kategoriích mám a jak je přiřazuji?

Místo

Skupina popisující lokalitu zahrnuje tři typy kontextů – Doma, Pochůzky a Město.

Kontext Doma dávám ve chvíli, kdy splnění úkolu vyžaduje mou přítomnost v mém bytě v Ostravě. Úkoly “Roztřídit nepořádek ve sklepě”, případně “Navrtat obraz do ložnice” jsou, myslím si, jednoznačné příklady.

Mezi Pochůzky padají úkoly, které mohu splnit ve chvíli, kdy nasednu do auta nebo MHD v Ostravě a vyrazím z jakéhokoliv důvodu do ulic. “Koupit krabice pro úklid sklepa” nebo “Navštívit poštu a vyzvednout zásilky” jsou úkoly, které spadají pod tento velmi užitečný kontext (jak jej využívám, popíšu v dalších odstavcích).

Příznak Město se týká všech úkolů, které chci splnit mimo Ostravu. “Praha: Zajít s XY na kávu a probrat spolupráci v roce 2015” a “Brno: Vyzkoušet kávu v kavárně ABC” atd.

Nástroj

Mezi nástroje, které používám, řadím – Počítač, E-mail a Telefon.

Ve chvíli, kdy potřebuji ke zpracování úkolu počítač, přeřadím úkol do tohoto seznamu. Pravděpodobně nemusím ani naznačovat, že úkoly “Sepsat nabídku pro společnost XY” nebo “Komentovat příspěvek na blogu danielgamrot.cz” jsou úkoly tohoto typu.

Protože rád řeším e-maily v dávkách, mám pro tento typ úkolů vyhrazen speciální kontext E-mail. Odkládám pod něj ty úkoly, které vyžadují návštěvu e-mailové schránky a vytvoření (většinou) stručného e-mailu. Jako příklad mohu uvést “Napsat XY a zjistit, jestli bude naše spolupráce pokračovat i v roce 2015” nebo opakovaný úkol “Odpovědět na e-maily”.

Telefon je zase kategorie úkolů, které obslouží můj smartphone. “Zavolat panu XY a revidovat postupy v GTD” nebo “Zavolat do e-shopu ABC ohledně domluvy na předání zboží” jsou úkoly, které vyžadují mobilní telefon při ruce.

Osoba

Kategorie, která se již dále nečlení – označuji ji jako Agenda. Ve chvíli, kdy chci projít s daným člověkem nebo společností cokoliv osobně (na poradě, jednání, u kávy), přesunu daný úkol do tohoto seznamu s prefixem dané osoby. “Jan Novák: Vyjednat podpis smlouvy na rok 2015” nebo “Pavel Karas: Domluvit se na prodloužení domény” jsou poměrně jasnými příklady.

Kontexty v GTD myšlenková mapa

Jak dále s kontexty pracuji

Zařazením úkolů do kontextových seznamů však práce samozřejmě nekončí (ona vlastně ještě ani nezačala). Důležité je s kontexty, respektive s úkoly následně také pracovat. Konkrétní práce s danými kontexty pak v mém případě probíhá jednak ve fázi plánování týdne (během týdenní revize), ale v podstatě také kdykoliv během pracovního nasazení.

  • DOMA – procházím jej při plánování týdne a jsou-li zde nějaké “domácí úkoly”, specifikuji volný čas, kdy jsem doma, a úkol si poznačím tak, aby se mi objevil v seznamu denních úkolů. Kontext však využiji i v případě, kdy se nečekaně objevím doma a vím, že z pracovní agendy již mám všechny činnosti vyčerpány.
  • POCHŮZKY – stejně, jako kontext Doma, procházím při týdenním plánování kontext Pochůzky. Postup je v tomto případě analogický, jen přemýšlím o svých “výletech” mimo byt a zahrnu do nich i aktivity spojené s tímto seznamem. Jakmile jsem kdekoliv na pochůzkách a mám ještě pár minut či hodin volno, otevřu kontext rovnou v terénu a zjišťuji, zda zde není činnost, kterou bych mohl provést.
  • MĚSTO – toto je velmi důležitá část mého dlouhodobějšího plánování. Úkolů v kontextu Město mám větší množství a jakmile mám domluvené školení nebo implementaci v konkrétním městě, nahlédnu to tohoto seznamu a snažím se domluvit si schůzky nebo návštěvy s tímto městem spojené. Při mém velkém cestovním zatížení mi velmi pomáhá. Také pokud jsem již na místě a dojde například k tomu, že mi odpadne schůzka, nahlédnu do seznamu Město a zkoumám, zda není úkol, který bych rád v tomto městě splnil.
  • POČÍTAČ – pro práci na počítači mám vždy vyhrazen konkrétní časový blok v kalendáři. Do daného bloku pak přichází při týdenním plánování úkoly, které vyžadují tento nástroj. Kontext navštěvuji společně s dalšími také v případě, kdy mám volný časový blok a chci jej věnovat práci (buď jsem zvládl svou naplánovanou část dne rychleji nebo mi například odpadla schůzka).
  • E-MAIL – vždy, když se pustím do vyřizování e-mailové korespondence (2x denně), otevřu také tento kontext a kromě odpovědí na e-maily sepisuji také ty plánované.
  • TELEFON – využívám nejčastěji při přesunech z místa na místo, kdy vyplňuji čas telefonováním s klienty, kamarády nebo rodinou. Otevřu seznam a vyřídím jeden hovor za druhým. Většinou jindy netelefonuji právě z toho důvodu, že při přesunech mám dostatek času na obvolání všech. Výjimku tvoří hovory, na které se potřebuji plně soustředit a dělat si poznámky. Takové si plánuji v rámci denní revize na chvíle, kdy budu moci nerušeně telefonovat.
  • OSOBA – před schůzkou či telefonátem konkrétní osobě otevřu tento seznam a zvýrazním činnosti, které bych rád s tímto člověkem prošel. Používám jej hlavně jako jeden ze zdrojů, který mi výtečně slouží při přípravě jednání. Raději řeším s lidmi více věcí najednou, než abych je zahrnoval řadou drobností dlouhodobě.

Kontext není vše

Práce s kontexty dává člověku k dispozici velmi užitečný filtr, který zjednodušuje plánování i rozhodování ve chvíli, kdy zvažujeme, do kterého úkolu “nad plán” se zrovna teď pustit. Není to však jediné rozhodovací kritérium, ale spíš jeden ze základních filtrů. V případě, kdy se rozhoduji o tom, do kterého z úkolů se pustit, přijdou na řadu také další kritéria:

  • čas, který mám k dispozici
  • kolik mám na to energie
  • jak velký má pro mě úkol smysl a čeho díky němu dosáhnu (práce s GTD perspektivou)

Tři výše zmíněné podmínky jsou pro lepší efektivitu mé práce klíčové. Spousta lidí používá nejrůznější štítky či jiná označení také pro ně, já si až dodnes vystačil s rychlým úsudkem nad seznamem úkolů, které vyfiltruji podle kontextu. Uznávám, že je to dáno také tím, že se v seznamu úkolů snažím držet skutečně ty nejklíčovější aktivity, kterých dnes není mnoho (hodně věcí jsem eliminoval a věnuji naprostou většinu času jen těm nejdůležitějším projektům a záměrům).

Způsob práce s kontexty, který uvádím výše, rozhodně není stoprocentně v souladu s GTD postupy a není aplikovatelný na všechny pracovní pozice či osobní role. Všímám si však, že nejednomu z mých klientů velmi dobře funguje a často díky němu získá zcela jiný pohled na přístup k provádění smysluplných činností. Určitě uvítám komentáře a náměty, jak pracujete s kontexty vy. A pokud se sejde větší balíček takovýchto připomínek, rád je zahrnu do svého článku, případně pokračování.

 

Daniel Gamrot, článek byl publikován i na blogu autora


Nechcete svým blízkým k Vánocům pořizovat hlouposti? Člověk v tísni nabízí možnost zakoupit pod stromeček ovečku, kozu nebo třeba dětskou výživu pro lidi v rozvojových zemích. Více na www.skutecnydarek.cz .

Štítky: ,

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Počet komentářů: 12

Trackback URL | RSS kanál s komentáři

  1. Peter napsal:

    Dobrý deň Daniel

    Pekný článok. Myslím, že úplne v súlade s GTD postupmi. Ja to robím veľmi podobne.

    Mával som ťažkosti si z dlhého zoznamu intuitívne vybrať vhodnú úlohu vo chvíli, keď sa nachádzam na správnom mieste (napríklad v práci) a mám dostatok času a energie. Je vhodné odolať nutkaniu sa nechať zlákať činnosťami, ktoré sú ľahké, rýchle alebo inak príjemné. Takže, ktorá z úloh mi prinesie najväčší úžitok? Alebo ako píšete Vy, čo je skutočne tá najkľúčovejšia aktivita? To si žiada zapojiť predstavivosti a hlbšie zamyslenie. Ukázalo sa, že obvykle je to tá činnosť, do ktorej sa mi chce najmenej – žaba. Aby som si to „ťažké“ rozhodovanie zjednodušil, riadim sa pravidlom: zjedz žabu, a ak ich tam sedí viac, prvú zjedz tú najväčšiu a najškaredšiu.

  2. Daniel Gamrot napsal:

    Je to jeden z pro mě nejdůležitějších návyků, nikdy se mi nepodařilo si jej osvojit tak, že bych si řekl: „Teď sněž tu škaredou…“. Ono se to časem urovnalo samo – chtěl jsem a tak trošku i musel. O tom ale v jednom z dalších článků.

  3. Peter napsal:

    Žiaľ v mojom prípade sa to neurovnalo samo. Nepríjemnej práci som sa povedome vyhýbal. Pokúšal som sa tomu čeliť tak, že navrch som dával tie najdôležitejšie úlohy. Po čase sa však ukázalo, že som si zvykol čítať zoznam odspodu.
    Uspieť tu si žiada riadny kus sebaovládania. Pomohlo mi zmeniť svoj postoj k novému a neznámemu. Z „ďalšej nepríjemnosti“ sa stalo „dobrodružstvo“. Tak nakoniec zisťujem, že práve tie veľké a škaredé žaby chutia najlepšie.

  4. Kamil Karas napsal:

    Ahoj Dane,

    super článek, moc Ti za něj děkuji.
    Pro mě je inspirující počet kontextů, které používáš. Budu se muset zamyslet nad strukturou mých kontextů a způsobem jejich užití. Přesto mi tam chybí jeden kontext, který je pro mé užívání GTD asi ten nejpodstatnější. Jedná se o kontext „ČEKÁM NA“. Bez tohoto kontextu se při delegování úkolů dnes neobejdu.. Jak řešíš delegování úkolů v rámci GTD ?

    Tobě i všem čtenářům Mít vše hotovo přeji úspěšný, produktivní a hlavně pohodový rok 2015.

  5. Milan napsal:

    Kontexty podle mého názoru jsou úplná blbost. Podotýkám, že jsem zaměstnancem i podnikám. Použil jsem metodu GTD jednak v písemné podobě i jednak elektronicky v app jako Things, Omnifocus , Wunderlist. Pro každého je důležité včasné objevení úkolu. Např. kontext typu doma, v práci , email či jiné je jenom zdržování . Nerozumím k čemu je dobré namáčknout kontext banka- a zobrazí se platby – co mám zaplatit- když ten samý úkol se stejně zobrazí v úkolech. Ostatně app zobrazuji úkoly po dnech, týdnech.apod. Pro zajímavost jsem si teď spočítal v omnifocusu mám 213 úkolů rozdělených do oblasti. A kontext ani jeden.

  6. Peter napsal:

    Milan, do akých oblastí máte rozdelených svojich 213 úloh? Môžete ich vymenovať?

  7. Milan napsal:

    Zdravím. Odpověď pro Petera. Používám omnifocus. a to ze dvou důvodů.
    Jednak opakované úkoly- připomínky a jednak v něm vidím kalendář. Struktura je jednoduchá. Název firmy a k tomu úkoly- připomínky. Jedna firma cca 12 až 20 připomínek. To znamená, co musím udělat jednou za měsíc, jednou za půl roku a jednou za rok. Poté mám privát a totéž jako firmy. Dnes narostl počet na 232 připomínek. Opravdu nerozumím proč všichni chválí kontexty. I já jsem je vyzkoušel a opravdu jenom zdržují a zahlcují systém. Znova zdůrazňuji např. kontext: banka s výčtem všech plateb je nepodstatný. Kontext čekám na … je to to samé – čekám až zahřmí :-) , proto jsou připomínky. Netvrdím, že můj systém je dokonalí. K dokonalosti se přibližuje Evernote. Až bude umět zopakovat a upozornit na připomínky v pravidelných intervalech – poté zahodím vše a budu maximálně spokojený – pro mě to bude zlatý grál : poznámky, připomínky a kalendář v jednom v jednou ekosystému mac,iphone, windovs. . A na závěr přeji všem vše nejlepší do nového roku, hodně zdraví a životní spokojenosti.

  8. Daniel Gamrot Daniel Gamrot napsal:

    @Peter >> To je to důležité – praktikovat a zjistit, zda mi způsob sedí nebo ne. Podobně, jako ve Vašem případě.

    @Kamil >> Kamile, kategorii „Čekám na“ samozřejmě mám a také pro mě je to jeden z nejdůležitějších seznamů. Nepovažuji jej však za kontext (což ale samozřejmě nic neznamená, důležité je, že seznam funguje). Ať se daří i tobě!

    @Milan >> Určitě je podstatné najít si vlastní funkční systém, nikoliv dodržovat principy GTD. Za mě nejpřínosnější využití kontextů – cestování (kontext @město – než jedu do konkrétního města, projdu si v jedíném seznamu seznam lidí, které chci potkat, míst, které chci navštívit a dalších aktivit, které chci v daném městě provést, a naplánuji), e-mail (kontext @e-mail – píšu jen v rámci jednoho časového úseku během dne) a telefonní hovory (kontext @telefon – řeším nejčastěji v autě nebo za pochodu po ulici). Rozhodně však netrvrdím, že je to způsob pro všechny akceptovatelný a jsem rád, že Vy pracujete s principy, které fungují.

  9. Lenka napsal:

    Chci se zde autora i ostatnich komentujicich zeptat, co z techto funkci, co ma Things, OmniFocus nebo Evernote (krome cloudu a moznosti jednoduse si vystrihnout clanek z webu do Evernotu) nema klasicky Outlook ? Dekuji.

  10. Lenka napsal:

    Dříve jsem ho využívala pro e-mailovou komunikaci, nyní ho na Macu nepoužívám. Ale Outlook má v sobě zabudovaný jak e-mail, tak kalendář, organizér úkolů a poznámek. Proto mě zajímá, v čem vidíte rozdíl ve srovnání s ostatními aplikacemi.

    • Daniel Gamrot Daniel Gamrot napsal:

      Se vším, co jste napsala, souhlasím. Výhoda Evernote – velmi rychlé uložení téměř jakéhokoliv typu poznámky, velmi rychlé hledání, výborný klient na mobilních zařízeních, sdílení a spolupráce a další. Co se týče úkolovníků (OF, Things, Wunderlist atd.) – sedí mi více. Práce s nimi je pohodlnější a v mnoha ohledech rychlejší. Existují klienti pro mobilní OS, díky kterým mám na všech místech (mobil, tablet, PC) všechny informace. Ale rozhodně to nelze brát jako jedinou cestu – spousta lidí pracuje s Outlookem jako jediným místem a funguje jim to výborně.

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru