Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

Google Inbox: (R)evoluce ve vaší poštovní schránce?

By on 3. 11. 2014 in Nástroje with Žádný komentář
Lukáš Gregor

Lukáš Gregor

LUKÁŠ GREGOR | Bloger, pedagog a autor šesti knih. Má rád, když může vychutnávat přítomný okamžik, baví ho být, baví ho také školit (nejen) GTD.
Lukáš Gregor

Poslední články od Lukáš Gregor (Všechny články)

Ve druhé polovině října se ve vztahu k nové službě od Googlu internetem začaly šířit nejprve tiskové zprávy o otevření pro veřejné testování, poté skrze sociální sítě žádosti o pozvánky, aby specializované weby přinášely první recenze a dojmy. I my se k nim přidáme, nicméně nepůjde o klasickou recenzi, spíše úvahu, zda a jak může Google Inbox měnit naši práci s elektronickou poštou, popřípadě zda a jak může fungovat v porovnání s jinými konkurenčními službami či aplikacemi.

 

Logická nucenost

Porozhlídnu-li se kolem a kolem, zdá se mi, že Google ke konceptu své novinky přišel jaksi nuceně.

V první řadě zde sehrává roli absence nástroje, který by dokázal alespoň částečně nahradit úkolovníky, vnímal komunikaci jinak než jen jako výměnu slov, ale i jako proces, který se odehrává v čase,  ona totiž ne vždy na čtení zpráv či odpovědi existuje vhodná/dostatečná chvilka. Když si však zmapujeme dění v oblasti poštovních klientů či online aplikací, dochází ke dvěma výrazným jevům. Buďto se od psaní elektronických dopisů opouští (a komunikace probíhá spíše na bází chatu či psaní kometářů u projektů či úkolů), nebo se poštovní klienti snaží v rámci svých služeb nabídnout funkce, které známe spíše z nejrůznějších To-Do aplikací: a tedy zacházet s emailem jako s úkolem, dát mu nějaký termín, odložit jej, připnout k němu úkol či z něj přímo úkol vytvořit.
V domácím prostředí Gmailu k něčemu takovému de facto nedochází. Na chat má Google svůj vlastní nástroj, který se tak nějak i překrývá a tluče s Google+, na práci s emaily jako úkoly jako by rezignoval. Takovou práci nechává na doplňcích, například vydařeném ActiveInboxu.
S ohledem na Google kalendář je až paradoxní, že v kontextu svých ostatních služeb pro Google nikdy nebyla funkční práce s úkoly moc důležitá. Google Tasks patří mezi neduživé dítko, o čemž svědčí i relativně malý zájem aplikací třetích stran a zejména pak vpravdě nepropracované uživatelské rozhraní a vlastnosti.

Logická nucenost podruhé

Google Inbox se kromě výše uvedené vlastnosti, kdy s emaily lze pracovat jako s úkoly (přidávat k nim připomínky, popřípadě v rozhraní přímo – samostatně – připomínku vytvořit), čili je i odkládat a třídit na základě termínů, prezentuje i jako pokročilejší nástroj pro třídění pošty. Tváří se jako chytrý nástroj, jenž se postará o automatickou kategorizaci emailů podle jejich zaměření: na ty, které se pojí s cestováním, financemi, nákupy, sociálními sítěmi, aktualizacemi z různých serverů či třeba informací z fór. Zdá se mi, že třídění funguje dobře, ale příchod Inboxu i v tomto případě má určitou pachuť opozdilce, existuje hned několik služeb, které to už dávno umí (a výborně). Argumentem hovořícím pro Google by mohla být skutečnost, že Inbox toto dělá zdarma.

kategorie

Obsah jedné z kategorií. Mail tučně zvýrazněný není sice ještě přečtený, ale už má zelenou „fajfku“, takže je brán jako vyřízený.

Pod hledáčkem: Inbox jako tříditel

Upřímně, pokud jste si předtím aktivovali službu SaneBox, pravděpodobně se vám do jeho vypnutí a odevzdání se plně do osidel Inboxu moc nebude chtít. Vyzkoušel jsem a nastal zmatek. Mnou úspěšně vyfiltrovaní odesílatelé (které jsem poslal do složky Black Hole) se dostali do Doručené pošty. Sice si je Inbox více méně úspěšně rozhodil mezi své různé kategorie, ale oživil je. To pochopitelně neriskují ti z vás, kteří SaneBox nepoužívali. Jenže…

Inboxu máte různé kategorie a do nich (dobře) služba poštu třídí. Když například do kategorie Nákupy přijde email, je schovaný v této kategorii, přičemž v normálním rozhraní Gmailu jej vidíte v Doručené poště. V Inboxu se navíc všechny maily, které jdou mimo Doručenou poštu (tedy hlavní schránku, kterou máte na očích), sami označují jako vyřízené, ne sice přečtené (protože mají stále tučně označený předmět), ale s potvrzeným odfajfknutím. (U nějakých hloupostí to nevadí, ale pokud si vytvoříte vlastní kategorii – například rodina – počítejte s tím, že se vám do ní budou sice třídit dopisy, ale budou označené symbolem vyřízeno, byť jste je ještě ani nečetli. Je proto nutné fajfku odškrtnout, popřípadě klepnout na připínáček, ten mail pošle do Doručené.)

Když vám přijde nový mail do Doručené pošty, vy přečtete a chcete uzavřít, klepnete na zaškrtávátko, v takovém případě už spojení s Gmailem funguje, mail se archivuje.

Nikdy jsem nepropadl kouzlu chytrého třídění u Gmailu, jeho důležité zprávy nebo pak některé kategorie, které nabízel, mi příliš spolehlivě nefungovaly, proto přišel na řadu SaneBox. Ten s Inboxem dokáže spolupracovat. Je otázkou, zda vlastně Inbox pak dává smysl. Protože pokud mi SaneBox uklidí mail například do složky News, neobtěžuje mě v hlavní doručené poště. Na stranu druhou, Inbox umí z této News ještě vybírat maily podle jejich kategorie, tudíž třeba maily spojené s nákupy můžu mít snadněji přístupné/roztříděné.

Další dobrá vlastnost Inboxu spočívá v nastavení, zda se mají emaily v dané složce seskupovat pak do Doručené (abyste o nich přeci jen věděli) každý den hned po obdržení, nebo v nějaký čas (ráno), popřípadě jednou týdně. Dává to smysl – nemusíte kontrolovat jednotlivé kategorie (jejich složky), jednou týdně na vás „vyskočí“, ale seskupené, takže vizuálně nezahltí Doručenou poštu.

nastaveni_kategorie

Lze nastavit chování kategorie – napříkad toho, jestli budou emaily sdružovány do Doručené pošty v nějakém konkrétním intervalu.

Pod hledáčkem: Inbox a čas

Na Inboxu mě však nejvíce lákala a zajímala funkce nastavení konkrétního času/termínu, popřípadě tvorba připomínek. Narozdíl od pochopení fungování třídění mi zde vše dávalo smysl hned při prvním použití. Každý email je možné klepnutím na ikonu hodin odložit – vybrat si můžete z nadefinovaných typů odkladu, nebo si nastavit vlastní. Takový dopis se pak ztratí z Doručené pošty, dohledatelný je v sekci Odložené – a to v roztřízení podle deadlinů. (A to se mi líbí.)

K mailu je možné připojit připomínku, nebo lze vytvořit úkol jen tak (nenapojený na konkrétní dopis). Opět je lze i samostatně vidět v sekci Připomenutí. Zde dochází  seřazení podle data vytvoření připomínky (deadline zde nehraje roli), což může znepřehledňovat vizualizaci a budu doufat, že Google časem umožní vybrat si z vícero způsobů, jak připomínky řadit.
V rámci srovnání s aplikacemi jako je AirMail, nebo MailBox či Boxer nenabízí Inbox nic zvlášť nového, na stranu druhou, pakliže nechcete řešit alternativní poštovního klienta, představuje řešení, které funguje. Oceňuji i tvorbu samostatných připomínek. Já si v něm tvořím připomínky, které se pojí právě s poštovní komunikací (nikoliv tedy třeba to, že mám jít něco nakoupit). V porovnání s ActiveInbox však zatím významně pokulhává, může jít ale o komparaci trochu nespravedlivou, protože doplněk pro Google Chrome si přeci jen klade větší cíel – a to například pracovat i s projekty, kontexty a kalendářem.

pripomenuti

Připomenutí lze připojit k mailu nebo vytvořit samostatně. Takto vypadá stránka jen s nimi. Bohužel zatím lze seřazovat připomenutí jen podle data vzniku.

Pod hledáčkem: Inbox a rozhraní

Google překlápí všechny své služby do Material designu, což osobně vítám, byť samozřejmě záleží na osobním vkusu. Material, který dominuje i Inboxu, má čistější a jednodušší vzezření, na straně druhé může ve výsledku znepřehledňovat data – i proto se třeba při změně Google dokumentů ozval nejeden postesk. U Inboxu mi zatím dělají určitou potíž spíše jen výsledky vyhledávání, všechny ostatní prvky rozhraní mi naopak vyhovují a líbí se mi více než tradiční rozhraní Gmailu. Aplikace pro mobily má design totožný a je výborná.

U rozhraní pochopitelně sehrává svou důležitost intuice při ovládání. Jak mohlo být patrné, zmatečné je zatím třídění – tzn. proč se označuje jako vyřízený dopis ten, který je v některé z kategorií, aniž bych jej ještě vůbec četl. Zatímco funkci hodinek připínáčku (ten dopis vždy vloží do Doručené a navíc je možné si zapnout pouze ty, které jste si takto připnuli) jsem pochopil hned.

Nemile mě překvapila nemožnost do řádku adresáta vložit skupinu kontaktů. Pokud chci poslat dopis všem studentům 1. ročníku, musím je vypisovat manuálně (anebo zkrátka otevřít Gmail a udělat to v něm).
Vachrlatý je způsob nastavování nové kategorie – například do skupiny Studenti, kterou jsem měl v úmyslu vytvořit, bych musel vždy jednotlivě vkládat všechny emailové adresy našich studentů. Opět nelze pracovat s vložením skupiny.
Věřím, že jde však o průvodní jev beta verze Inboxu.

Přidávám určitou pochybnost, zda může Inbox fungovat pro lidi, kteří mají pošty opravdu hodně. Jak už napovídá reklama, zdá se, že zatím Google spíše cílí na mladé (usměvavé) lidi, kteří si jen tak píší během skateboardingu, nikoliv na osoby, kteří se potýkají s desítkami důležitých zpráv denně.

 

Inbox: (R)evoluce?

Z pohledu uživatele, který používá Gmail, nikdy si ani nenastavil nějaký filtr, bezpochyby půjde o revoluci – nejen změna rozhraní, ale doplnění funkcí, které mu mohou zpočátku dost poplést hlavu.
Ze širší perspektivy Google Inbox lze vnímat spíše jen jako reakci, než jako novinku, kterou by společnost proaktivně vytvářela nové prostředí či způsoby pro (efektivní) komunikaci. Google vstupuje již na pole, na kterém se soupeří. Fakt, že Google účet si můžete importovat do jakéhokoliv klienta či služby, ohrožuje postavení Inboxu, protože jeho rozhraní nemusí uživatelům vyhovovat, popřípadě sehraje svou roli právě i ono zpoždění. Bude zajímavé sledovat, zda Google bude o Inbox pečovat, inovovat jej, nebo spoléhat na fakt, že si splnil určitou povinnost a ve výsledku pak za čas nechá Inbox pohřbít s argumentem, že lidi něco takového nechtějí. Současně ale připojuji přání, aby o Inbox nepečoval až příliš a nesnažil se skrze něj vnucovat služby, které při práci s poštou opravdu nepotřebuji: Google+ nebo chat.

Štítky:

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru