Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

Můj přístup k osobnímu time managementu

Daniel Gamrot

Daniel Gamrot

Lektor a mentor osobní produktivity - Daniel Gamrot
Šéfredaktor portálu Mít vše hotovo

Pořádá firemní i veřejná školení, díky kterým zvýšíte svou osobní produktivitu a zlepšíte time management. Naučí vás vytvořit si systém pro produktivní práci, používat myšlenkové mapy v byznysu, efektivně pracovat s mobilními technologiemi nebo vybudovat bezpapírovou kancelář díky Evernote. Nedávno získal jako první Čech titul Evernote Certified Consultant.
Daniel Gamrot

Poslední články od Daniel Gamrot (Všechny články)

Honíme se za vyšší efektivitou, menší prokrastinací nebo smysluplnějšími cíli. Já sám jsem ve chvíli, kdy mi práce začala přerůstat přes hlavu a zasahovat významně do života, začal studovat ty nejlépe hodnocené knihy a navštěvovat tématické semináře, které měly ulevit mému stresu, zvýšit efektivitu a změnit mě z mrzouta zpět na starého Daniela. Výsledkem bylo – vždy jsem měl dobrý nebo špatný pocit z průběhu (ať už čtení nebo návštěvy semináře), hromadu informací, se kterými jsem mohl pracovat, ale nepřicházely změny a nové dovednosti, ač jsem se o ně velmi usilovně pokoušel.

Jsem dnes v půli takového malého vytrvalostního cestování po ČR v podobě akce Firma roku a Živnostník roku, kde mám v rámci každého slavnostního večera připravený patnáctiminutový program pro skupinky účastníků. Téma Zdraví a duševní hygiena je pro hodně lidí podle prvních reakcí velmi zajímavé. A zjišťuji, že s podobnou situací se potkávají i živnostníci, majitelé firem či jejich zaměstnanci. Hodně se bavíme o tom, co dělají pro svůj rozvoj – často toho bývá dost. Potom přijde na pojmenování konkrétních výsledků – a tady přichází mlčení. Úplně to chápu, třeba z pohledu svého osobního time managementu jsem to měl podobně. A jak jsem to změnil?

Postupně jsem začal zjednodušovat. Osekal všechna ta skvělá doporučení na nezbytné minimum (pravdou je, že třeba z GTD mi zůstala poměrně velká část podnětů, které dodnes úspěšně praktikuji). A nakonec zjistil, že celý ten výběr je vlastně jen metodou “selského rozumu” (toto spojení se mi nějak vmíchalo do slovníku po skvělém setkání s Margaretou Křížovou). A tento minimalistický přístup k osobnímu time managementu prezentuji také na zmiňované akci, kde, ze zpětných vazeb soudě, lidi velmi oslovuje. A o čem to celé je? Žádná věda.

Hodně škrtám

Základní pravidlo GTD je dostat věci z hlavy – zaznamenávat myšlenky, úkoly, informace… Osvojení si tohoto návyku bylo velmi náročné, protože šlo o velkou změnu v mém pracovním i osobním životě. Ano, otevřeně se přiznávám, že jsem si hodně věcí chtěl zapamatovat a sem tam si něco napsal (ty na první pohled nejdůležitější věci). Jakmile jsem si návyk osvojil, začal jsem mít trošku problém s tím, že se mi mé vstupní schránky, nebo chcete-li inboxy, začaly velmi slušně plnit a já neměl prostor pro jejich zpracování. Ne nadarmo nazývá kamarád Jaroslav Homolka tento návyk “úzkým hrdlem” metody. Trvalo poměrně dlouho, než jsem přišel na to, že ne každá věc, kterou jsem si přes den zapsal, musí být zatříděna do seznamů. Tak nějak jsem přehlížel krok č. 1 v Allenově GTD workflow diagramu – zahoďte to!

Došlo mi, že osobní time management není o organizování co možná největšího množství informací, ale o výběru těch důležitých během zpracování. Postup pak vypadá asi takto:

  1. Přijde ke mě záležitost
  2. Položím si otázku “Jak ji mohu někdy v budoucnu využít?”
  3. Rozhodnu se, co s ní

Krok č. 2 jsem přeskakoval a šlo to vidět – na konci dne jsem míval v inboxech desítky nesmyslů, do jejichž zpracování se mi ani trošku nechtělo. Stres. Tento krok je skvělý filtr před rozhodnutím, jak se záležitostí naložím – a mám tři možnosti:

  1. Zahodím ji hned, nečekám až na večerní/ranní zpracování schránky
  2. Provedu ji hned (záležitosti, které mohu provést do několika vteřin a dávají mi trošku smysl)
  3. Zapíšu ji do vstupní schránky (inboxu)

Prioritní pro mě je skutečně škrtat to, co škrtnout jde – to důležité se vrátí nebo se k tomu dostanu, až nastane správná chvíle. Velký krok pro mě byl, že jsem vypnul všechna upozornění (notifikace) na e-maily, informace ze sociálních sítí, SMS. Že mám 80% dne na mobilním telefonu režim “ticho” (vždy zavolám zpět). A také to, že si tento režim dokáži vykomunikovat i v rámci osobního jednání (téměř všichni známe vyrušování v kancelářích). Když si tak zahazuji různé záležitosti, začínám si všímat, že se poměr toho, co zůstane proti tomu, co zahodím, nápadně blíží Paretovu poměru.

Deleguji

Pracoval jsem poměrně dlouho tak, že jsem delegoval práci na své kolegy. To bylo v mé roli konzultanta IT projektů. Ty časy jsou už pryč. Upřímně – nejsem zdatný v týmové spolupráci (lidé to se mnou nevydrží, i když občas se nějaké projekty povedou) a možná i proto jsem se dal na volnou nohu. Je však spousta věcí, které sám nezvládnu (a nebo ano, ale trvají milión hodin). Naštěstí jsem před několika měsíci objevil službu Fiverr. Jedná se o portál, kde lidé nabízejí výměnou za malý poplatek tzv. “mikroslužby” – za $5 můžete získat návrh loga, vizitek, bannerů, texty, feedback pro váš web a další drobnosti ve velmi vysoké kvalitě. Funguje to! I když je potřeba si výstupy občas pohlídat – stalo se mi třeba i to, že při návrhu grafiky jeden k dodavatelů použil logo již existujícího projektu. Od té doby velmi důrazně upozorňuji na podobné “prohřešky” u všech zadání. Na první pohled to zatím funguje (samozřejmě nemůžu uhlídat všechno), uvidíme do budoucna. V ČR se nyní rozjíždí alternativa v podobě projektu Easytask.cz a já jsem zvědavý, jak daleko to dotáhne. Delegovat určitý typ práce dnes tedy může skoro každý. Rozhodně na Fiverr nebo Easytask vyzkoušejte a dejte mi do komentářů vědět, jestli jste spokojení.

Ještě dodám, že jsem této formě spolupráce vůbec nedůvěřoval, obzvláště poté, co jsem kdysi dávno vyzkoušel českou službu Pikr s ne moc pozitivními výsledky. První výstupy mě ale utvrdily v tom, že by nám to s Fiverr mohlo společně fungovat. A máme spolu až na výjimky hezký vztah dodnes. Téměř veškerou grafiku řeším přes externí spolupracovníky, kteří se sdružují právě na tomto portále a nebráním se občasnému ohodnocení nad běžnou cenu – prostě jsem velmi spokojen a považuji to za slušnost.

Důležité pro mě bylo začít si pečlivě zaznamenávat nejen vlastní úkoly, ale také právě delegovanou práci. Seznam Čekám na je pro mě další z klíčových nástrojů ve chvíli, kdy organizuji větší množství projektů. Ke každému delegovanému úkolu si zapíšu název, termín kontroly a osobu, která má doručit výsledek. Je pro mě velmi důležité, že mám přehled o dílčích úkolech, které nemám provést já, ale zároveň jsou součástí projektu, za jehož výsledky a naplnění záměru zodpovídám.

Odkládám

Hlava je úžasný nástroj a spousta lidí si to neuvědomuje. Ta má denně vymyslí do desítky námětů na rozvoj stávajících projektů nebo vznik těch nových. Kdysi dávno jsem je všechny zapisoval a téměř hned (do týdne) prověřoval. Po čase, s příchodem GTD a objevením seznamuNěkdy/Možná, jsem začal více odkládat. Zjistil jsem, že jen prověřování možností mi sebere spousty času a ve výsledku mi stejně dojde, že ty na první pohled skvělé nápady v žádném případě až tak skvělé nejsou. Když už se rozhodnu, že daný nápad nechci škrtnout, většinou jej odkládám právě do Někdy/Možná, který cca v měsíčních intervalech procházím a reviduji. Ačkoliv je to maličkost, šetří mi tento jednoduchý krok velmi mnoho času. Spousta věcí prostě jen “vyhnije”. A sem tam se objeví jedna, u které si řeknu – teď je ta pravá chvíle! Není jich mnoho a také je možné, že ani tuto na první pohled “zralou” věc nezrealizuji. Ale šance, že tomu tak bude, je mnohem nižší.

Nechávejte věci uzrát – kdekoliv.

Vím proč a jak

Vždy jsem velmi podceňoval přípravu. Velký obrat nastal zhruba před dvěma lety, kdy jsem pocítil rozdíl mezi akcí s přípravou a bez. Od té doby se snažím koncentrovat na to, abych ji nepodceňoval. Schůzky, telefonáty, tréninky, konference – snažím se tyto oblasti promýšlet podle přirozeného plánování, které Allen popsal v Getting Things Done.

  • Záměr a zásady – proč to dělám
  • Výsledky – jak to bude vypadat
  • Brainstorming – co mě k tomu napadá
  • Organizace – co z toho mohu použít
  • Další kroky – jak budu postupovat

“Proč a jak” jsou pro mě dvě nejdůležitější otázky, které způsobují pohyb tím (snad) správným směrem. A když bloudím, vracím se k nim. Je to takové pozastavení se ve chvíli, kdy hledám směr. Odpočinek, načerpání sil a krok vpřed.

A ještě jedna poznámka k otázce “jak” – zreviduji si jednou denně (stačí pár vteřin) své činnosti a JAK jsem je prováděl. Nešlo to udělat jinak a účinněji? Nešlo místo 1000 slov, které jsem složitě “datloval” v okně Outlooku (nehledě na to, že tento poklad pravděpodobně někdo bude muset číst), zvednout telefon a vyřešit to za pár minut?

Důležité pro mě je pozorovat, zda postupy, ať jsou jakékoliv, fungují. Revize pomáhá tomu, že se z postupu vytvoří návyk. Spoléhat se na úsudek a nevěřit jen knihám, školením a chytrým telefonům. Ale když už jsme u těch nástrojů, asi by vás zajímalo, jaké používám já, že? Ty základní jsou.

  • Hlava a celé tělo jako nejdůležitější rádci
  • Moleskine a Stabilo Point 88 pro přemýšlení v myšlenkových mapách
  • Evernote pro archivaci a psaní
  • Sunrise Calendar propojený s Google kalendářem pro události
  • Wunderlist pro úkoly a projekty (ten je teď trošku z donucení, běžně to je Todoist; ale nástroj je to skvělý)
  • Fiverr pro delegování práce

Už to velmi slušně nějakou dobu funguje a přitom to skutečně není žádná věda. Záměr celého mého osobního time managementu je jednoduchý –musí být účinný a chci vidět výsledky.

 

Daniel Gamrot

 

Štítky: , ,

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Počet komentářů: 13

Trackback URL | RSS kanál s komentáři

  1. Tom napsal:

    Skvěle! Spousta zajímavých podmětů.. myšlenky z praxy… Otevřené a upřímné… Danieli, díky moc za sdílení! Pro mne rozhodně velmi inspirativní čtení.

  2. Daniel Gamrot napsal:

    Tome, díky moc za zpětnou vazbu. Věřím, že se kromě inspirace alespoň jedna věc uchytí v praxi.

  3. Petr Klein napsal:

    Dane, opravdu skvělé, tvoje články mají hodně vysokou úroveň, navíc ti závidím tvoje pozitivní myšlení, které tolik chybí.

  4. Daniel Gamrot napsal:

    Díky, Petře. Ono je to spíš aktuálně-reálné přemýšlení o možných změnách:)

  5. Michal Šatal napsal:

    Děkuji za publikování „aktuálně-reálného“ přemýšlení. :) Přínosné, podnětné a v neposlední řadě poutavě sepsáno.

  6. René napsal:

    Mno, hezká, ale trochu moc do očí bijící reklama na službu Fiverr a Easytask. Jinak mi to připomíná mé zkušenosti s GTD zhruba po dvou měsících (zahazovat, přemýšlet proč, nechat uzrát).

    Dost by mě zajímal Váš způsob zápisu a kontroly Waiting for, s tím mám dodnes problémy, protože je to vázané víc na osobu než na projekt.

    • Daniel Gamrot Daniel Gamrot napsal:

      Děkuji. Fiverr a Easytask je spíš doporučení z praxe, hodně lidí tyto služby nezná.

      Waiting for je jeden seznam podle osob, nerozděluji na projekty. Nutí mě to lépe kontrolovat situaci (pečlivější revize). Klidně napište do e-mailu, co by Vás konkrétně zajímalo.

  7. Milan napsal:

    Bohuzel tyto 2 veci nejsou kompatibilni:
    Že mám 80% dne na mobilním telefonu režim “ticho” (vždy zavolám zpět).

    A ještě jedna poznámka k otázce “jak” – zreviduji si jednou denně (stačí pár vteřin) své činnosti a JAK jsem je prováděl. Nešlo to udělat jinak a účinněji? Nešlo místo 1000 slov, které jsem složitě “datloval” v okně Outlooku (nehledě na to, že tento poklad pravděpodobně někdo bude muset číst), zvednout telefon a vyřešit to za pár minut?

    Lide, kteri pravidelne ignoruji telefon si snad mysli, ze kdyz budou volat zpet, ze druha strana bude zvedat telefon jak oni budou piskat. To ale v realu funguje dost omezene a dost casto kvuji tomu stoji nejaky ukol, ktery potreboval pouze drobne upresneni. Ukoly takovych lidi pak planuju az na posledni moznou chvili, aby to byl jejich problem, ze nedodali upresnujici informace. A uz mi zase telefony zvedaji jako normalni lidi :) a dlouhe datlovane emaily nejsou treba.

    • Daniel Gamrot Daniel Gamrot napsal:

      Díky moc za sdílení zkušeností. Nemyslím si, že se naše názory vylučují. Každý má odlišný přístup a důležité je, že ten ve výsledku funguje (třeba Vy máte s tímto zkušenost špatnou, v týmech, kde jsem působil, měla podobná individuální opatření výborný dopad). A určitě neočekávám, že lidé netrpělivě čekají, aby mi zvedli telefon poté, co se nedovolají. Pro mě je to otázka domluvy.

      Ať se Vám daří.

  8. Jakub napsal:

    Super článek! Vystihuje podstatu gtd a zmiňuje i mě tolik blízkou snahu o minimalismus. Mě se ještě osvědčilo používat nástroj na time tracking, kde můžu zpětně vyhodnotit efektivitu a přínosnost některých úkolů a vím tak pro příště, které by bylo dobré odstřihnout, aniž bych o tom musel dlouze uvažovat. Našel jsem na to primaERP – http://goo.gl/lMqxc1 Je zdarma a v češtině.

  9. Jarda napsal:

    Zdravim,
    ctu si, ze pouzivate Wunderlist. Zrovna premyslim, ze ukoly převedu do evernote, abych mel opravdu vse v jednom … Co vas vede nepouzivat EN pro ukoly?
    Dekuji

  10. Daniel Gamrot napsal:

    Jardo, Evernote pro úkoly mi moc nesedí. Sdílím tak týmové aktivity (projekty) a jednotlivé další kroky, ale pro osobní účely používám právě specializovaný úkolovník (a propojení přes TaskClone).

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru