Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

ActiveInbox: Efektivně na poštu v Gmailu

By on 18. 8. 2014 in Nástroje with Počet komentářů: 1
Lukáš Gregor

Lukáš Gregor

LUKÁŠ GREGOR | Bloger, pedagog a autor šesti knih. Má rád, když může vychutnávat přítomný okamžik, baví ho být, baví ho také školit (nejen) GTD.
Lukáš Gregor

Poslední články od Lukáš Gregor (Všechny články)

Můžete si být jisti, že při zadání „GTD+Gmail“ do vyhledávače, se vám na předních místech objeví odkaz na ActiveInbox. Nejde o žádnou aplikaci, nýbrž o doplněk v prohlížeči Google Chrome. Mohlo by to být pro ActiveInbox handicapem, svou funkčností vás ale může přesvědčit o opaku.

Pochopitelně váš vztah k doplňku se bude plně odvíjet od toho, zda ke správě své elektronické pošty používáte Gmail. A zda máte chuť emaily vyřizovat ve webovém rozhraní, nikoliv v některém z klientů. Já sám jsem se vždy spíše klonil ke klientům, odzkoušel jsem jich řadu, přičemž nejdéle jsem pobyl v „jablečném prostředí“ Mailu, byť mám k němu dost výhrad.

V posledních dvou letech nelze přehlédnout snahu vývojářů měnit uvažování nad elektronickou poštou, proto vznikají služby či aplikace, které k ní napojují prostředí projektového managementu, úkolovníků i sociálních sítí. Některé aplikace na správu úkolů naopak jdou opačným směrem a do sebe pohlcují i mezilidskou/týmovou komunikaci, aby se toho přes elektronickou poštu dělo co nejméně.

Následující recenze ActiveInboxu se odvíjí od mého minulého a nyní upraveného workflow.

E-mail jako pobídka k úkolu

I když nerad tipuji, dovolím si udělat výjimku a pokusím se odhadnout, že zhruba 2/3 „akce“, kterou jsem si do svého GTD vkládal, přicházelo z komunikace skrze elektronickou poštu. Bylo tedy logické najít takový software, který by s e-maily co nejefektivněji pracoval. Nejdéle jsem vydržel (opakovaně se vracel) k OmniFocusu, protože z Mailu do něj bylo možné pomocí klávesové zkratky snadno e-mail odeslat. OmniFocus se postupně stal podporovaným i dalšími klienty (Airmail, Postbox…), upozorňuji však, že OmniFocus lze nainstalovat pouze v prostředí systému Mac.

Posílal jsem si tedy z poštovního klienta vždy e-mail do GTD aplikace, abych následně dopis v klientovi archivoval (tedy se mi ztratil z očí) a nadále už s ním pracoval jen v OmniFocusu. Chtěl jsem mít totiž všechny úkoly na jednom místě – jak ty, které vznikaly mimo svět elektronické pošty, tak právě i ty, které přicházely z ní.

Takto vypadá postranní panel, který lze namísto toho od Gmailu zapnout

Takto vypadá postranní panel, který lze namísto toho od Gmailu zapnout

Potřebuji sofistikovaný program?

Na straně druhé jsem koketoval několikrát s myšlenkou svůj systém zjednodušit a stavět jej více na papíru. S papírovým diářem se mi lépe plánuje, vyhodnocuje čas i možnosti, držím se více cesty, kterou si vytyčuji na základě svých rolí, hodnot, vizí. Proč něco takového nemít i pro úkoly? A opravdu potřebuji mít zachyceno naprosto všechno v několika seznamech (projektech)?

Nebudu se nyní rozepisovat o workflow, k němuž jsem došel (to si nechám na jindy), výsledek ale nyní počítá vlastně jen s tím, že úkoly-plány mám na papíru. A bylo třeba efektivně dořešit elektronickou poštu. Už proto, že z ní, jak jsem psal, vychází 2/3 úkolů/akce.

Mít vše na jednom místě

Zdráhal jsem se mít na správu úkolů/projektů poštovní klient. Outlook umí do sebe implantovat GTD nejfunkčněji ze všech klientů, přišlo mi však nežádoucí mít neustále na očích poštu.

Doplněk umí velmi dobře pracovat s termíny a podle nich pak "akční e-maily" zobrazovat a třídit

Doplněk umí velmi dobře pracovat s termíny a podle nich pak „akční e-maily“ zobrazovat a třídit

Svůj postoj jsem přehodnotil. Uvědomil jsem si, že vlastně nemusím mít na očích ani všechny své úkoly a projekty. Že stejně primárně funguji na strategii, kdy si v neděli rozhodím podstatné úkoly do diáře a potom už tolik s GTD (OmniFocusem) nepracuji. Proto mi už nepřišlo „riskantní“ mít dohromady elektronickou poštu s úkoly, které z ní plynou. Hledal jsem nyní na to vhodný nástroj.

Speciální poštovní klienti vs. ActiveInbox

Dnes už většina z nich nabízí tvorbu úkolů, přidělávání vlaječek, nic z toho mi ale nepřišlo dostatečně žádoucí pro můj způsob práce/uvažování. A tak jsem objevil ActiveInbox. Nainstaloval jsem jej a po dobu zkušebního období využíval přesně tak, jak jsem si „vysnil“. K poště jsem se vracel v „rutinních časech“ (blocích), nemusel tedy neustále koukat na úkoly a ani na poštu. Při otevření pošty jsem viděl tu novou nepřečtenou, ale také se snadno dostal k úkolům podle data splnění, klidně také podle projektů. (Přidat lze i kontext nebo napojení na konkrétní lidskou agendu)

statuses_waiting_on

Velmi rychlé nastavení statusu „Čekám na“ při odesílání

ActiveInbox se velmi snadno naučíte ovládat. Po jeho instalaci se objeví speciální lišta, takže k označenému/čtenému dopisu lze rychle připojit to, že z něj vyplývá nějaká akce, připojit i termín, případně projekt/člověka/kontext. Nebo, což se mi také líbí, při odesílání dopisu kliknout na tlačítko „Waiting On“, a pak už jen mít pod dohledem poštu, která obsahuje úkoly, na jejichž splnění čekáte.

Oproti poštovním klientům má ActiveInbox tu výhodu, že jeho „jádro“ vychází ze štítků Gmailu, takže se de facto k takovému třídění pošty (či prohlížení) dostanete odkudkoliv, z jakéhokoliv klienta. Jen s tím rozdílem, že ActiveInbox umí velmi pěkně roztřizovat (a zobrazovat) poštu podle termínů plnění, nebo třeba „akční e-maily“ podle projektů.

tour_todos

K e-mailům lze přidávat poznámku či úkoly

Musí to být doplněk?

Ještě než jsem si zakoupil roční předplatné služby, které jde ke 40 dolarům, uvažoval jsem, zda mi vlastně nebude stačit nastavení štítků. Fungovat by to fungovalo podobně, ActiveInbox má však „nativnější“ chování. Nejen díky přidělaným lištám či postrannímu panelu, kdy ovládání je rychlejší, přehlednější, ale také umí pracovat s termíny a dokonce je možné k e-mailům přidávat poznámky či úkoly/podúkoly. A kromě toho zde je ještě i funkce, že vám doplněk při komunikaci s konkrétní osobou ukáže napojení na kompletní poštu či úkoly, které s člověkem máte aktivní.

Při konverzaci s daným člověkem se lze dostat k historii komunikace (i úkolů)

Při konverzaci s daným člověkem se lze dostat k historii komunikace (i úkolů)

Proto jsem se nakonec pro zakoupení doplňku rozhodl. Vzhledem k tomu, že jsem se rozhodl pro zachytávání svých ostatních úkolů, vizí, plánů používat papír, mám nyní jasno, že agenda, která se pojí s elektronickou poštou, je stejně jako pošta v Gmailu.

Doporučuji si projít i FAQ a oddíl Docs doplňku, najdete tam různé tipy a rady, takže jsem si nastavil třeba i tlačítko Someday, nebo jsem zjistil, že lze i přenastavit to, co uvidíte v horní hlavní liště Gmailu.

Štítky:

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Počet komentářů: 1

Trackback URL | RSS kanál s komentáři

  1. Ivana napsal:

    Osobně si už nedokážu představit fungovat bez Activeinboxu. Používám ho v práci, kam mi chodí hodně emailů s požadavky a každý musí být vyřešen v různém termínu podle smluv, každý je pro jiný projekt… Pomocí doplňku jednodušše a hlavně rychle nastavím projekt, termín, zda to na něco čeká atd. Emaily k vyřešení daný den či zítra se pak zařadí zvlášť nad celým Inboxem. Nemusím si tak držet ještě zvláštní To-do list, kdy co udělat. Rozhodně doporučuji alespoň vyzkoušet trial verzi na měsíc. Po prvním načtení se vám to může zdát jako španělská vesnice, ale po důkladném nastavení se chytnete ani nevíte jak.
    Jedinou nevýhodou, a to asi pro hodně lidí zasádní, je, že Activeinbox nefunguje v povoleným Preview pane (Podokno náhledu) z Laboratoře gmailu.

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru