Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

10 tipů jak posílat elektronické pozvánky na schůzky

By on 4. 8. 2014 in Nástroje with Počet komentářů: 4
admin
admin

Poslední články od admin (Všechny články)

Za rok absolvuji přes 800 schůzek – a tak rozešlu a dostanu spoustu pozvánek na různé schůzky a další události. Uživatelé díky smartphonům konečně zjistili, že poslat pozvánku z kalendáře je rychlé, pohodlné a občas i funkční. Má to svá ale.

V mé poště se objevují pozvánky z různých aplikací. Nejhorší je asi Outlook, který posílá prostě jen ICS soubor a pokud nepoužíváte rozumný kalendář, nezbývá vám než otevřít ICS soubor v editoru a hezky si počíst. Další velkou skupinou jsou pozvánky z Googlu. Ty jsou o něco lepší – mimo ICS souboru obsahují i text – i když je poměrně obtížné se v něm vyznat a aktualizace událostí na jiné platformy vpodstatě nefunguje. Pak tu máme iCloud, který osobně používám. Vpodstatě lze říci, že pozvánky fungují rozumně pouze pokud si je posílají uživatelé využívající stejné služby. Nechápu, že se tohoto problému ještě stále nikdo nechytl a nevyřešil jej. V reálném multiplatformním světě totiž pozvánky více méně nefungují. Dám vám ale pár tipů, jak využít všech technických možností na maximum a dát vašim pozvánkám duši!

  1. Pokud si domlouváte schůzku po telefonu, nejlepší je domluvit se, že pozvánky pozvete pro jistotu oba. Není nic lepšího, neý mít pozvánky dvě, zvlášť, když je budete nějak upravovat, posílání změnových e-mailů je pak bezva zábava.
  2. Název události je klíčový. Pokud zve John na oběd George, doporučuji nazvat události pouze jménem, zvlášť pokud to zkombinujete s bodem 1., je to lahůdka! Není nic lepšího, než mít kalendář plný různých jmen – perfektně se v tom pak orientujete a nic vás nepřekvapí.
  3. Nedělejte si hlavu s aktualizacemi – lidé to milují. Hoďte událost na jakýkoliv den v kalendáři, pozvěte účastníky a pak s ní teprve začněte šoupat a hledat správný čas. Pár desítek e-mailů o změně času nikoho nezabije.
  4. Místo je u události jen taková drobnost. Doporučuji používat vlastní zkratky, které není nikdo jiný (a zvláště další účastník schůzky) nemá šanci rozklíčovat. Zásadně nepoužívejte adresu, nebo cokoliv, podle čeho by šla vybraná restaurace dokonce vygooglit! Ideální je něco jako “Na rohu jak chodíme na obědy”.
  5. Pole poznámka se u události zásadně nepoužívá, pokud tam napíšete plánovaný obsah schůzky, co chcete probrat a na co by se měl kolega připravit, až moc mu to ulehčíte. Jedině mohu doporučit napsat body, které budou naprosto mimo obsah plánované schůzky, ať se druhá strana může připravit – na něco jiného.
  6. Pozvánku posílejte nejlépe na všechny e-maily, které máte u účastníků k dispozici, čím více pozvánek, tím lépe. Jistota je jistota.
  7. Pokud máte schůzku od 10h na 30min, dejte ji do kalendáře od 9,30 (ať tam máte i prostor na cestu na schůzku) a raději o hodinu delší (kdyby se to protáhlo). Bude v tom tak hezky pořádek a příjemce pozvánky jistě vytuší váš záměr. Největší borci nastavují všechny schůzky jako “all-day-event” a čas schůzky řeší operativně, ostatní mají také jistě hodně času a prizpůsobí se.
  8. U schůzky si nastavte upozornění (alarm) – nejlépe několik, den před schůzkou, 3h před schůzkou, 1h před schůzkou, 30min před schůzkou, 15min před schůzkou a v čas schůzky. Fajnšmekři mohou nastavit budík i v průběhu schůzky. Pozvaným přátelům to jistě udělá radost.
  9. Pokud chcete někomu opravdu vytunit kalendář, nastavte u některách událostí automatické opakování. Pak si událost projděte tak 2 roky dopředu a smažte události, které tím spadly do víkendu, do vaší dovolené apod. Pokud jste měli pochyby, že posílání pozvánek napříč platformami někdy nefunguje dobře, tady máte jistotu.
  10. Pokud se vám podaří dodržovat všech 9 předcházejících bodů, budou vaše meetingy nezapomenutelnou událostí pro všechny zúčastněné!

 

Filip Molčanblog

Štítky:

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Počet komentářů: 4

Trackback URL | RSS kanál s komentáři

  1. Xenon napsal:

    Tak to je masakr :-D

  2. Petr napsal:

    A proto nikdy pozvánky neposílám. A všechny pozvánky, které mi přichází, mažu bez vložení do kalendáře. Všechny události si vkládám do svého kalkendáře sám.

  3. Tomas napsal:

    :-) Je vidět, že máte zkušenost více jak s jednou korporací :-)
    Zapomněl jste uvést ještě bod ohledně času plánované schůzky.

    Všechny důležité a „neodkladné“ schůzky zásadně plánujte během víkendu, nejlépe na pondělní ráno. V pondělí jsou všichni odpočatí a připraveni se věnovat pouze Vám.

  4. Libor napsal:

    Opravdu se vyplati delat 2-3 schuzky denne, potazmo x utrata v restauraci?

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru