Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

Když nevíte, do čeho se pustit, sáhněte po slideru

By on 26. 6. 2014 in Sebeorganizace with Počet komentářů: 4

„Svůj GTD systém budete mít tak složitý, jak složitý si jej uděláte,“ chce se mi křičet pokaždé ve chvíli, kdy někdo hackuje, ladí či jinak przní Allenovu organizační metodu. A nejvíc mě rozladí, dozvím-li se, když systém začnou od podlahy hackovat úplní začátečníci. Proč? Proč? Proč?

Proč si raději metodu pečlivě neprostudujete, nějakou dobu nepoužíváte způsobem, který Allen navrhl? A teprve až pochopíte, kudy cesta nevede – a proč se teprve až potom nepustíte do prznění?

A jen tak mimochodem, když už si svůj systém domrvíte, neříkejte mu prosím GTD. GTD systém tvoří uzavřenou sérii konkrétních postupů. Dohromady fungují jako ozubené soukolí. Když se ale jeden dva zoubky vylomí, soustava začne skřípat. A časem se zastaví úplně.

Když Až vám totiž nakonec systém vybouchne, nenajdete pro GTD hezkého slova (podobně jako já nenašel kloudného výrazu pro 7 návyků efektivních lidí S. Coveye). Ono to chce notnou dávku sebezapření (a zdravého selského sebevědomí) uznat: „Systém mi vybouchl, protože jsem ho doprasil sám.“

Na druhou stranu – a do jisté míry na obranu všech przničů GTD – však musí zaznít, že David Allen nechal ve svém majstrštyku ve snaze nastavit svůj systém univerzálním způsobem – tedy i na papírové organizéry a diáře – ze pár nepřesností, či dokonce kiksů.

Jeden z kiksů v sobě ukrývají projekty

Projektem v GTD se rozumí každá aktivita, k jejímuž dokončení potřebujete udělat více než jeden krok. Tolik známé a GTD-hackery milionkrát diskutované pravidlo. Nemusíte s ním souhlasit. Nemusíte se jim řídit do písmenka (Oops, a je to venku). (Nemusíte… konečně vůbec nic.)

Každý projekt si jen musíte zapsat na masterlist, tedy seznam Projektů. A pravidelně jej alespoň jednou za týden během týdenního hodnocení aktualizovat, případně u něj nastavit další kroky neboli činnosti.

A jsme u kamene úrazu. Pokud se totiž důsledně řídíte tímto pravidlem, navštěvujete svůj seznam projektů pouze sporadicky. Jako hlavní organizační nástroj vám slouží seznamy dalších kroků, rozsypaných po systému, a možná ještě kalendář.

Do kalendáře patří pouze termínované úkoly

U kalendáře v GTD (zejména v elektronické podobě) platí pouze dvě možnosti. Buď jej používáte blbě a ve výsledku vám systém vybuchne, anebo jej používáte přesně podle Allena, ale systém vám na poslech skřípe, na pohmat drhne.

Na rozdíl od rádoby GTD-hackerů totiž lidé často berou až příliš dogmaticky Allenova doporučení. Umísťování připomínek patří mezi „nevychytaná“ pravidla. Ne, že by Allen systém nepromyslel. Ne, že by bylo GTD celé špatně. Jen prostě touha po univerzálnosti nástrojů zapříčinila, že některé věci prostě fungovat nebudou.

Dokážu si živě představit Allena, jak sedí za stolem, žvýká banán a přemýšlí nad zatrolenými projekty. (Respektive s jednotlivými činnostmi k projektům, které přitahují pozornost uživatele, leč buďme lidi a zjednodušujme si život a říkejme jim prozatím jen rozjeté projekty.)

Ze seminářů, které pořádal před sepsáním knihy Getting Things Done (2001), musel mnohokrát slyšet stesky „Ale já na některé rozjeté projekty prostě zapomínám.“ a „Dám si do kalendáře připomínku „Zrealizovat projekt xyz“, ale ten den se k tomu nedostanu… a pak na něj úplně zapomenu.“

Ono se úplně nabízí poradit „Tak si dejte do kalendáře připomínku na každý den od chvíle, kdy se projektem musíte bezpodmínečně začít zabývat. A tuto připomínku si denně připisujte, abyste měli projekt stále před očima.“ Jenže…

Dokážete si sami sebe představit, jak 14 dní před termínem sednete k papírovému diáři a k úkolům na každý den si začnete dopisovat projekt, kterému byste se měli věnovat, neboť …(termín/kontrola/čas) se blíží. A tohle dělat s x- projekty a x- týdnů, tak mě asi škrábne.

Očekávám, že právě trvalé upisování se k smrti je důvod, proč Allen podobné plovoucí připomínky k projektům nedoporučuje. Ne, že by nebylo užitečné tyto projekty mít v době, kdy se jim chcete/můžete/musíte věnovat, před sebou častěji než jednou za týden. Ne, že by nebylo užitečné ve chvíli, kdy máte hotové všechny úkoly juknout do kalendáře a hned vědět, jaká katastrofa se blíží. Ne, že by nebylo užitečné nejen jednou za týden vidět nálož aktivit z ptačí perspektivy a tak trochu usměrňovat priority. Bylo.

Ale ruku na srdce, vážně byste Allena poslechli a začali GTD používat, kdyby před vás žuchl mimo jiné i tenhle oupisovací balvan? (Jestli jste právě kývli, dejte si prosím pohlavek. Lhát se nemá. A pokud to nepomohlo, spoiler alert: grafomanie je choroba.)

Moderní technologie naštěstí tyto aktivity velmi usnadňují. Přesné definice a konkrétní postupy však Allen ani v jedné ze svých knih nějak neaktualizovat.

Co s pravidelnými aktivitami, které vyžadují jinou, specifickou přípravu – (nejlépe) jako projekt?

Buďme trochu konkrétní. Jak to vypadá v praxi učitele?

Jako každý jiný učitel mám v úvazku 22 hodin týdně. (Popravdě, teď o 4 kousky méně, neb správcuji bez dvacítky stovku počítačů, x- projektorů, interaktivních tabulí a další ICT techniky spolu s hromádkou dalších povinností s technikou spojených.)

Každá vyučovací hodina, má-li splnit svůj účel, vyžaduje pečlivou přípravu. Nestačí jen opravit testy z minulé hodiny. Nestačí jen prolistovat učebnici a naznat, že to pár cvičení 45 minut v pohodě zabije.

Má-li mít hodina smysl, vyžaduje stejnou přípravu, jako když člověk připravuje celoškolní projekty. Tedy promyslet cíl, promyslet očekávané výstupy, kterých žáci dosáhnou, promyslet sled aktivit, které je k těmto cílům dostanou, promyslet pomůcky, které budou potřeba, a tyto pomůcky (nejčastěji ve formě aktivit, cvičení, celých pracovních listů, interaktivních cvičení aj.) vyhledat na internetu anebo v drtivé většině případů vyrobit.

Obdobnou přípravou prochází pravidelně mých minimálně 17 hodin týdně (jedna hodina se opakuje dvakrát, neb učím půlenou informatiku – a témata většinou bývají v obou hodinách stejná nebo dost podobná).

Každý týden se mi tedy v kalendáři objevuje jako připomínka vyučovací hodina. A každý den/druhý den/jednou za týden se mi v kalendáři objevuje sada „projektů“-vyučovacích hodin. Vedle toho pracuji samozřejmě na dalších projektech.

(Pro představu v květnu: uspořádání mezinárodní konference CzechDalton včetně vyrobení pozvánky, připravení certifikátů pro téměř 120 návštěvníků a místností, kde se akce uskuteční, vydání 70stránkového almanachu u příležitosti 130/125 výročí vzniku naší školy, uspořádání projektu na Mezinárodní den dětí, kdy naši žáci budou po třídách natáčet krátká videa, dojednat zapojení školy do projektu v rámci výzvy 5.1 OPVK, změnit poskytovatele webové pošty, neb stávající přestal komunikovat (a tedy založit všem pracovníkům adresy, změnit nastavení nameserverů, a převést doménu pod jiného registrátora, což byla zajímavá zkušenost zejména s papírovou válkou), nakrmit webové stránky školy několika texty a opět nastavit učitelům nová přístupová práva/účty do stávajícího redakčního systému, vyhledat studio, které redesignuje webové stránky školy do nového redakčního systému, provést sérii konzultací a na dvou školách a porad se spolukonzultanty pro NIDV v rámci pilotáže metodiky vytváření učitelského portfolia pro zavedení Kariérního systému učitelů… a ještě pár zatím „tajných“ soukromých projektů, které snad – vyjdou-li – vyplují na povrch v průběhu června či července.)

V podobné změti dalších kroků a činností velmi často zmizí ze zřetele blížící se „termíny“ jednotlivých hodin či dalších aktivit. A stejně tak se jednotlivé další kroky objeví na seznamech dalších kroků vedle úkolů, jejichž realizace je sice nutná, ale není nutné udělat je „hned“ (jak říká Allan ASAP).

Proto jsem si GTD upravil do vlastního ne-GTD systému, který však na dovednostech a zkušenostech se více jak osmi lety soužití s GTD staví. I přidal jsem si kategorie, které mi v praxi chyběly.

Seznamte se: Slider

Plovoucí činnost neboli SLIDER je jednou z nových, ne-GTD kategorií.

Z hlediska organizační struktury GTD jsou slidery v podstatě připomínky pro „termínované“ projekty (případně jejich dalších kroků-činností), které se ovšem na svém konkrétním seznamu (tedy v kalendáři, neboť co jiného je kalendář než seznam termínovaných dalších kroků) dublují, triplují, kvadruplují či jinak opakují.

Slider vznikl jako reakce na klasický problém s aktualizováním seznamu dalších kroků během týdne.

Jak již zaznělo výše, člověk své seznamy nejčastěji aktualizuje během týdenního zhodnocení. To s sebou ovšem nese problém, kdy úkol uděláte a v rychlosti nenastavíte k projektu další krok (neb se přece děje až na konci týdne). A výsledek: práce na projektu se zastaví. U termínovaných úkolů: Mega-oops!

Proto si do (samostatného) Google kalendáře Slidery přidávám i termíny blížících se projektů, abych během dne na první pohled viděl, čemu se musím věnovat, až splním činnosti, které musely být ten den splněny.

Co z předchozího vyplývá? Veřejně se přiznávám. Jsem przničem GTD. A ne, nepoužívám GTD. Používám vlastní systém řízení pracovního procesu, který z principů GTD vychází.

Můj systém se v mnoha krocích i kategoriích blíží efektivní metodě organizace práce „IC“ [ai si:], kterou ze základních principů GTD vytvořil můj kamarád Robert Chudý.

Lukáš Bajer, článek autora vyšel i na jeho blogu

 

Štítky:

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Počet komentářů: 4

Trackback URL | RSS kanál s komentáři

  1. Petr Trnovec napsal:

    zajímavý nápad, můžeš postnout nějakou ukázku ?

  2. Martin Švec napsal:

    Díky za inspiraci. Něco podobného používám v Google kalendáři už chvíli a tento článek mě posunul k úpravě. Dosud jsem měl vytvořený zvláštní kalendář „Deadlines“, kde mám zapsány termíny jako jednodenní události (červeně kvůli výraznosti). Úprava vypadá tak, že z jednodenní události udělám (podle potřeby) třeba 5denní a bude končit v den termínu. S blížícím se termínem tak uvidím, co nesmím zmeškat.

  3. Výborné…děkuji…:-) To přesně jsem potřebovala…:-) a moje pamět si trochu odpočine, už mám hlavu na prasknutí…:-D

  4. Lukáš B. napsal:

    Díky za komentáře. @Petr Trnovec K požadované ukázce – trochu jsem musel upravit obsah, takže tam nějaké věci schází. Slidery jsou zelené. http://1drv.ms/1omlsLn.

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru