Jak používám štítky v Evernote
Daniel Gamrot
Pořádá firemní i veřejná školení, díky kterým zvýšíte svou osobní produktivitu a zlepšíte time management. Naučí vás vytvořit si systém pro produktivní práci, používat myšlenkové mapy v byznysu, efektivně pracovat s mobilními technologiemi nebo vybudovat bezpapírovou kancelář díky Evernote. Nedávno získal jako první Čech titul Evernote Certified Consultant.
Poslední články od Daniel Gamrot (Všechny články)
- Tip na akci: Minutový řečník - 25. 11. 2016
- Rozhovor s Radkem Pohnanem - 14. 7. 2016
- Rozhovor s Markem Sýkorou - 2. 6. 2016
Z několika stran ke mě proudí otázky na mou strategii organizace poznámek v Evernote. Při školeních a konzultacích v rámci projektu LifeNotes se o tyto zkušenosti s účastníky rád podělím, nicméně pořád se můj postup dostane pouze k části uživatelů této skvělé služby. Rád bych těm z vás, kdo pořád tápete a hledáte to „funkční řešení“ pro váš Evernote systém, odhalil velmi jednoduchou a funkční metodu, jak se poprat se štítky nejen při třídění, ale také vyhledávání specifické poznámky. Není to celá strategie, nicméně si myslím, že právě štítky jsou jedním z nejdiskutovanějších témat, se kterými přicházím do styku.
Jak štítkovat
Celý můj štítkovací systém stojí na velmi jednoduchém principu, který si osvojíte během několika málo dnů či týdnů využívání. Základem je položit si čtyři jednoduché otázky ve chvíli, kdy poznámce tyto atributy přiřazujete.
- KDO – koho se tato poznámka týká? Kdo podepsal smlouvu? Kdo se účastnil e-mailové komunikace?
- CO – jaký obsah poznámka ukrývá? Je to smlouva, návod nebo snad e-mail?
- KDY – souvisí poznámka s nějakým specifickým datem? Je to jízdenka z června? Smlouva podepsaná v dubnu loňského roku?
- KDE – k jakému místu se poznámka vztahuje? Je to letenka do Paříže? Nebo informace k zasedací místnosti v Brně?
Vytvořte si strukturu, třeba i v myšlenkové mapě, jak vidíte výše. A tuto strukturu přeneste do vašeho Evernote. Doporučuji pro pohodlnější zadávání přiřadit před „pomocné“ štítky prefixy („_“, „.“), nebudou se vám nabízet ve chvíli, kdy budete štítky přiřazovat jednotlivým poznámkám. Strukturu nevytvářejte moc košatou, raději zvolte jednodušší strategii s menším počtem štítků, které si snadno zapamatujete. A ze stejného důvodu doporučuji také volit jednoduché (nebo spíš jednoduše zapamatovatelné) názvy. Budou se hodit nejen ve chvíli, kdy budete pracovat v prostředí Evernote, ale hlavně při přeposílání e-mailů prostřednictvím přidělené Evernote e-mailové adresy.
Hledání poznámek
Vyhledávání poznámek potom funguje na podobném principu – čtyřech otázkách KDO, CO, KDY a KDE. Když hledám například všechny jízdenky z června 2014 do Prahy, zadám do vyhledávacího pole jednoduchý dotaz „tag:jízdenka tag:Praha tag:2014 tag:červen“ a zobrazí se mi všechny požadované doklady. Základním smyslem je udržet strukturu skutečně jednoduchou a funkční. Nezahlcovat se přemírou štítků a raději volit minimalističtější variantu.
K tomuto systému jsem se postupně dopracovával pár let (a bil se do hlavy, že jsem na něj nepřišel dříve). Zjistil jsem, že skvěle funguje nejen u mě, ale spousty dalších lidí. Nejen při individuálním využití, ale rovněž v týmech.
Co vy? Máte vlastní strategii štítkování, kterou využíváte? Určitě dejte vědět v komentářích pod článkem.
Daniel Gamrot
Zdravim,
Rad by som sa prihlasil na skolenie k Evernote. Zacal som ich vyuzivat, zdaju sa mi velmi fajn, ale prave oblast stitkovania by som chcel vylepsit. Vo Vasom clanku su aj obrazky, ale ja pracujem s pocitacom ako nevidiaci a tak sa zaroven chcem spytat, je mozne absolvovat skolenie aj v pripade, ze pouzivam program Voiceover, ci uz na iPhone, alebo iPade ci na Macu?
Aplikacia Evernote je celkom pekne pristupna, takze by som z tohto hladiska nevidel az taky problem. Za odpoved vopred dakujem.
Peter
Dobrý den,
určitě se nebráním Vaší účasti na školení, upřímně však nemám s tímto přístupem osobní zkušenost. Budu rád, když se mi ozvete na daniel@lifenotes.cz, určitě se domluvíme.
Mějte se hezky.
Daniel
Dane díky,
tohle bylo to co těm mým štítkům chybělo..pořád jsem tak nějak chodil okolo ale neviděl řešní.
Díky za popošťouchnutí
Michal
Michale, to jsem moc rád. Kdybych mohl ještě nějak pomoci, určitě dej vědět.
Dobrý den,
štítky používám v podobném duchu, jen bych doplnil ještě moje dvě dobrá pravidla, která pomáhájí pro přiřazování štítků a pak jejich vyhledávání:
– rozhodněte se, zda bude ve štítkách používat diakritik nebo ne, a podle toho štítky označujte
– rozhodněte se, zda budete u štítků používat jednotné nebo množné číslo (např. film nebo filmy apod.)
Jak bylo správně napsáno, štítky jsou o systému a čím jednodušší, tím lepší, poznámky pak zadáte i najdete velice snadno.
MH
Moc děkuji za doplnění, určitě je dobré se těmito tipy řídit, aby nevzniklo přehlcení štítky a znepřehlednění.
Díky za inspirativní článek, já osobně využívám svoje role a oblasti zájmu (letová hladina 20000 z GTD), resp. podle rolí mám pojmenovány notesy a podle podrolí a podle projektů (když se to hodí) tagy. Tohle schéma mám také v myšlenkové mapě a využívám ho i jinde, tj. všude mám jednotný přístup a pohled na data.
Důležité je, že to funguje. Možná bych toto schéma rád viděl i v praxi, není podle mě až tak běžné.
Tak som pridal tagy inšpirované článkom a vyzerá to celkom dobre – jednoduchšie a prehľadnejšie. Ešte som si nejaké pridal napr. KDE mám ako človek rád sa pohybujúci v horách pridané aj POHORIE a KEDY som pridal udalosti VIANOCE, PRÁZDNINY, VEĽKÁ NOC.
Samozrejme veľká vďaka za inšpiráciu.
Vlado, děkuji moc za komentář, zpětnou vazbu a doporučení pro rozšíření. Jsem rád, že systém funguje a věřím, že přinese úlevu od neustálé organizace štítků více lidem.
Zdravim, Pred rokom som prvy krat pocul o Evernote ale nepochopil som k comu sluzi tak so to nechal tak. Az vcera, teda po roku som si povedal ze zistim co najviac informacii o tom ako funguje a po 24 hodinach tvrdim ze je to uzasna aplikacia. Stratil som rok a to hovori presne o tom ze ak vam chybaju spravne informacie tak sa rozhodnete nespravne: Dakujem vetkym za napady pre stitky. Na stranke http://www.thesecretweapon.org/ ( dufam ze nie je problem ze som ju uverejnil ) su vysvetlene mnohe veci ohladom Evernote a aj tip na stitkovanie v principe GTD. Jednoznacne GTD a Myslienkove Mapy v spojeni s Evernote su uzitocne nastroje pre efektivne planovanie.
Stefane, jsem moc rád, že jste se k Evernote dostal. Koukněte případně na http://lifenotes.cz, kde najdete spousty dalších informací o Evernote v češtině.
The Secret Weapon je určitě prima web (metoda), jak Evernote využívat a i když se jí nijak neřídím, určitě jej také doporučuji, pokud to má smysl.
Užívejte světa Evernote, ať Vám slouží.
ufff – to zas bude noční… :) Ve štítkách mám bordel. Dlouho jsem nevěděl, jak k tomu přistoupit. Tohle má hlavu a patu. Díky Dane.
Radku, hlavně opatrně, není to univerzální:) Každopadně dej vědět, kdybych mohl nějak pomoci.
Zdravím,
asi moc nechápu to s tím .KDE a nebo _město. To zadáváte do štítků a nebo rovnou napíšete např. Paříž?
Děkuji
.KDE a _město jsou jen kategorie. Poznámky štítkuji pouze štítkem s konkrétním městem (např. Paříž, Ostrava, Praha…).