Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

Výsledky výzkumu: Jak se u nás využívá metoda GTD

By on 28. 4. 2014 in Témata with Počet komentářů: 1
Lukáš Gregor

Lukáš Gregor

LUKÁŠ GREGOR | Bloger, pedagog a autor šesti knih. Má rád, když může vychutnávat přítomný okamžik, baví ho být, baví ho také školit (nejen) GTD.
Lukáš Gregor

Poslední články od Lukáš Gregor (Všechny články)

V průběhu roku 2013 se uskutečnil pravděpodobně vůbec první (a asi zatím jediný) rozsáhlý výzkum, jak čeští a slovenští uživatelé GTD s touto metodou pracují. Výsledky se staly součástí diplomové práce na Ústavu marketingových komunikací FMK ve Zlíně, nyní některé z nich přinášíme i prostřednictvím našeho webu.

Dotazník vyplnilo celkem 376 respondentů. I přesto, že byla data sesbírána v elektronické podobě – bylo nutné provést jejich úpravu a kontrolu. U každé otázky jsme proto kontrolovali počet odpovědí, abychom zjistili, zda na danou otázku odpověděli všichni respondenti. Dále bylo nutné vyčlenit odpovědi ze selektivních otázek tak, aby jeden sloupec obsahoval pouze jednu odpověď.  Dělali jsme to z toho důvodu, abychom mohli s jednotlivými možnostmi samostatně pracovat. 

Data byla zpracována v programu MS excel prostřednictvím kontingenčních tabulek do podoby grafů. Byly využity výsečové, sloupcové a pruhové grafy, které jsou umístěny v příloze č. 5 (obsahuje kompletní výsledky z dotazníku) a v příloze č. 6 (obsahuje výsledky z dotazníku rozdělené podle pohlaví). Obě zmíněné přílohy si můžete prohlížet či stáhnout odtud.

Demografická data

Mezi uživateli GTD metody převládají muži v poměru 86 % ku 14% ženám, u jednoho respondenta neznáme pohlaví. (viz. Příloha č. 5, Graf 1) Nejvíce respondentů používá tuto metodu ve věkovém rozmezí 27 – 35 let u obou pohlaví (39%). Obdobně je na tom i rozmezí 36 – 45 let (28%) a 21 – 26 let (22%). Méně už je potom využívána u věkové struktury 46 – 65 let (5%), 16 – 20 let (5%), a 15 a méně let (1%). Ve věku 66 a více let dotazník nevyplnil žádný respondent. Můžeme tedy říct, že GTD metodu využívají převážně muži v produktivním věku.(viz. Příloha č. 5, Graf 2)

Nejvíce uživatelů pracuje v oboru informačních technologií (27% respondentů). Využívaná je GTD metoda i v médiích, reklamě a public relations (9%), prodeji a obchodě (7%), technice, elektrotechnice, vývoji a strojírenství (7%) a v bankovnictví, pojišťovnictví a financích (7%). Velkou část uživatelů tvoří také studenti (12%). (viz. Příloha č. 5, Graf 3). Nejvíce ji využívají manažeři (20%), studenti (12%), oblíbená je také u specialistů (7%) a programátorů (6%). Samostatně jsme vyčlenili ředitele (6%) a vedoucího (4%). Dotazník vyplnili lidé z nejrůznějších profesí (viz. Příloha č. 5, Graf 4). To jenom dokazuje skutečnost, že GTD metoda se dá použít napříč různými obory a profesemi.

Inbox

Inbox využívá 86% respondentů (z toho je 77% mužů a 9% žen), 14% respondentů inbox nevyužívá. (viz. Příloha č. 5, Graf 5) Důvodem pro jeho nevyužívání může být samozřejmě to, že si respondenti položky ukládají přímo do seznamů (třídí si je tedy už při samotném odkládání z hlavy). 8% z nich však nepoužívá ani seznamy. Pro to může existovat několik vysvětlení. A) Respondenti GTD metodu využívají krátce, takže se v ní ještě tolik neorientují. B) Respondenti zavedli z GTD metody pouze některé její části a inboxy ani seznamy mezi tyto části nepatří (Nabízí se potom otázka, zda se tomu ještě dá potom říkat GTD metoda?) C) Dotazník vyplnili respondenti, kteří si o GTD metodě pouze přečetli několik článků, ale reálně ji nevyužívali.

Z výsledků také vyplynulo, že ukládání položek do inboxu je ve velké míře individuální záležitostí. Někteří respondenti si zde ukládají pouze pracovní úkoly, jiní pouze osobní, další kombinaci obojího. Všeobecně si zde ve velké míře ukládají pracovní položky – úkoly (76%), nápady (74%), poznámky (69%) a emaily (61%). Z těch osobních je oblíbené ukládání tipů na filmy, knihy, apod. (53%), vize a osobní cíle (35%). 1 respondent si dokonce ukládá do inboxu i fotografie. Najdou se i respondenti, kteří si zde ukládají termínované schůzky (29%), které podle původní verze GTD metody patří do kalendáře. (viz. kalendář, kapitola 4.3.3. Zorganizování; viz. Příloha č. 5, Graf 6) Velmi patrný je zde vliv informačních a komunikačních technologií[1]. Největší podíl mají aplikace na plánování úkolů v notebooku/PC (62%) nebo v mobilním zařízení (61%), email (52%) a kalendář (34%). 25% respondentů pořád využívá zápisník a 19% papírový diář. Objevily se zde také odpovědi typu papírové krabice, plastové složky nebo přihrádka na papíry (typické pro původní verzi GTD metody). I u této otázky však platí, že použití nástroje je zcela individuální. Stejně jak si vybíráme oblečení podle vkusu, tak si vybíráme i nástroje. Pokud bychom chtěli generalizovat, respondenti většinou používají nějakou aplikaci (ať už na mobilním zařízení, notebooku, tabletu nebo kombinaci těchto variant), email a kalendář. (viz. Příloha č. 5, Graf 7) Nejpoužívanější aplikace je Evernote (45%), MS Outlook (24%) a Google kalendář (23%). Z papírové verze je oblíbený diář Moleskine(18%) a složka s papíry (14%). I v tomto případě se najdou zastánci původní verze GTD metody – 4 respondenti (1%) využívají termínový pořadač a 6 Hipster PDA (2%). (viz. Příloha č. 5, Graf 8)

Respondenti využívají 2 (22%), 3 (30%) nebo 1 (17%) inbox. Z výsledku byl patrný nesoulad mezi počtem vyjmenovaných konkrétních nástrojů na inbox (viz. Příloha č. 5, Graf 8) a počtem inboxů. (viz. Příloha č. 5, Graf 9). 17% respondentů uvedlo, že využívá 1 inbox. V další otázce, kde měli vyjmenovat konkrétní nástroje, jmenovali respondenti dva a více inboxů. Převážně tedy využívají dva a více inboxů. Více než polovina respondentů (64%) využívá inbox pravidelně, všechny myšlenky si ukládají do inboxu.16% má problém s pravidelností a některé položky si do inboxu neukládají a snaží se je zapamatovat a tím snižují efektivitu GTD metody. Mozek totiž dokáže nejlépe pracovat, když má „čistou mysl.“ – viz. kapitola 1.3.2. Válečnický přístup (viz. Příloha č. 5, Graf 10) Způsob odkládání položek rozdělil respondenty do dvou skupin. 47% z nich si položky odkládá nejdříve do inboxu a potom je teprve třídí. 36% naopak neodkládá položky do inboxu, ale rovnou do seznamů. (viz. Příloha č. 5, Graf 11)

Třídění inboxů

Pouze 21% respondentů se drží původního pravidla doporučovaného Davidem Allanem a třídí položky od nejnovější k té nejstarší. 45% respondentů zběžně zkontroluje obsah svých inboxů a na základě toho pak jednotlivé položky třídí, 32% respondentů nechá položku ležet v inboxu, když se nemůže rozhodnout, kam ji zařadit. (viz. Příloha č. 5, Graf 12) Necelá polovina respondentů využívá pravidlo 2 minut občas (44%), 16% ho aplikuje vždy a 16% zřídka. Někteří respondenti si toto pravidlo upravili tak, že si danou dobu zkrátili nebo prodloužili. (viz. Příloha č. 5, Graf 13) Více než polovina respondentů (56%) přemýšlí při třídění svých inboxů nad jejich smyslem (zda se shodují s jejich cíli). 27% položky jen automaticky roztřídí do příslušných seznamů. Nepřemýšlí už nad tím, zda má smysl danou položku vykonávat. (viz. Příloha č. 5, Graf 14) Nejvíce respondentů (22%) třídí inboxy jednou denně, 16% dvakrát denně, 15% různě a 14% jednou za dva dny. Třídění inboxů různě většinou pro respondenty znamená, že každý svůj inbox třídí v jiném intervalu nebo nepravidelně. (viz. Příloha č. 5, Graf 15)

Email, kalendář, Seznamy, Kontexty

Kalendář používá 97% respondentů, zbylé 3% mužů ho nevyužívají. Ženy používají kalendář všechny. (viz. Příloha č. 5, Graf 16) Nejvíce si respondenti zapisují do kalendáře termínované položky (87%), narozeniny a svátky (65%) a budoucí akce (62%). 35% respondentů si do kalendáře zapisuje i deadline úkolů nebo projektů, 21% si tam zapisuje vlastní plán, kdy chce na úkolu nebo projektu pracovat. To znamená, že někteří respondenti (14%) si pouze zapíší deadline úkolů nebo projektů, ale už si zde nezapisují kroky k jejich naplnění. Pro to existuje několik vysvětlení. A) Respondenti si jednotlivé kroky společně s termíny zapisují do aplikace (což je v rozporu s původní verzí GTD metody, protože termínované položky patří do kalendáře; viz. kalendář, kapitola 4.3.3. Zorganizování) B) Respondenti si jednotlivé kroky a termíny nezapisují ani do kalendáře, ani do aplikace. Dále si do kalendáře respondenti zapisují rutiny (11%) a plány včetně svého osobního rozvoje (3%). (viz. Příloha č. 5, Graf 17) Téměř polovina respondentů (47%) si plánuje svoje dny v kalendáři různě, nemají v tom systém. Ti, kteří v tom systém mají, si je plánují na 50% a zbytek ponechávají aktuálním úkolům (24% respondentů). Na 75% si plánuje dny 12% respondentů, 25% dne si plánuje 5 % respondentů. 3% si plánují 100% celého dne. Výsledky jsou obdobné u mužů i u žen. (viz. Příloha č. 5, Graf 18)

Email používá 99% respondentů, 2 respondenti neodpověděli. (viz. Příloha č. 5, Graf 19) Více než polovina z nich si jej kontroluječasových intervalech několikrát za den (61%). 20% pokaždé, když přijde nový email a 13% respondentů v tom nemá systém, kontroluje jej různě. Přitom právě neustálá kontrola emailu je jedním z častých „žroutů“ času. Každé vyrušení nám totiž spotřebovává energii. Pokud se navíc nevrátíme k započaté práci do tří minut, kdy jsme ještě nevychladli, o to déle nám bude návrat k započaté práci trvat – viz. kapitola 1.3.2. Válečnický přístup. (viz Příloha P V graf 20) Respondenti také znají a používají systémy pro třídění emailů. Ať už se jedná o složky nebo štítky v poštovním klientovi (MS Outlook, apod.) – 44%, nebo v emailové službě (Gmail, Seznam, apod. – 38%. 24% respondentů žádný systém nepoužívá. (viz. Příloha č. 5, Graf 21)

Seznamy používá 76% respondentů (to je o 10% respondentů méně než těch, kteří používají inbox). (viz. Příloha č. 5, Graf 22) Vzhledem k tomu, že seznamy úzce souvisí s inboxy, vliv komunikačních a informačních technologií se projevil i v tomto případě. Nejvyužívanější jsou specializované GTD aplikace (41% respondentů) nebo jednoduché aplikace typu úkolovník (18%). V kolonce „jiný“ se objevila aplikace Evernote, protože respondenti si nebyli jistí, kam ji mají zařadit. Tuto a jiné aplikace tak uvádělo 9% respondentů. I přesto, že vliv technologií se stále zvětšuje, 23% respondentů má seznamy vytvořené v zápisníku nebo bloku. (viz. Příloha č. 5, Graf 23) 43% respondentů má vytvořené seznamy podle jednotlivých projektů (co projekt, to seznam), 18% podle rolí (student, manžel, apod.) a pro 9% respondentů odrážejí seznamy spíše dlouhodobější cíle. Někteří respondenti mají vytvořené seznamy podle kontextu, priority, kombinují různé způsoby nebo v tom ještě nemají ustálený systém. Objevily se i odpovědi s jedním seznamem, který je možné filtrovat dle kontextů. (viz. Příloha č. 5, Graf 24) Nastavení konkrétních seznamů je opět zcela individuální záležitostí. Z těch, které uvádí David Allen používají respondenti nejvíce seznam Někdy/Možná (66%), dále Čekám na (53%) a Další akce (38%). 16 % respondentů se nám svěřilo se svými osobními seznamy – Dnes, Tento týden, Osobní backlog, Pracovní backlog, Chci, Scheduled, Musím, Můžu, Telefonáty, Pochůzky, Nákupy, Odpovědět, Urgentně důležité, Urgentně nedůležité, Udělat, Přečíst, Poznámky, Knihy, Filmy, Hudba, Nápady, K prostudování, Ke stažení, Opakované, Dlouhodobé, Čekající, apod. (viz. Příloha č. 5, Graf 25)

Kontexty využívá 64% respondentů s tím, že polovina (32%) je přiřazuje ke všem úkolům a druhá polovina jen k některým. (viz. Příloha č. 5, Graf 26) I u kontextů je jejich používání a nastavení konkrétních druhů velmi individuální. Všeobecně můžeme říct, že respondenti si většinou nastavují různé kombinace kontextů, nevyužívají jen jeden druh. Kombinují například označení nástroje společně s označením místa a lidí, apod. Nejvíce respondentů využívá označení místa (kancelář, obchod, doma,…) – 51%, označení nástroje (telefon, e-mail,…) – 43%, označení člověka/skupiny lidí (zaměstnanci, manželka,…) – 38% a označení činnosti (přečíst, naplánovat, pochůzky,…) – 30%. (viz. Příloha č. 5, Graf 27)

Hodnocení

Denní hodnocení provádí pouze 31% respondentů, 69% respondentů jej neprovádí. Důvodů může být několik – respondenti neví, k čemu je užitečné, nemají na něj čas nebo se k této části GTD metody zatím nedostali, apod. (viz. Příloha č. 5, Graf 28) Ti, kteří hodnocení provádí, kontrolují nejčastěji inbox (22%), kalendář – aktuální den a ten následující (18%), kalendář – aktuální týden (17%), v daný den realizované úkoly (16%) a aktivní projekty (16%). Jeden respondent dokonce kontroluje to, co mu řekne daná aplikace. (viz. Příloha č. 5, Graf 29) Nejvíce respondentů provádí denní hodnocení v podvečer nebo večer (15%), 6% nepravidelně, 3% před odchodem z práce a 1% v poledne. (viz. Příloha č. 5, Graf 30) Denní hodnocení provádí respondenti jednou denně (20%), nepravidelně (5%), dvakrát denně (4%) a vícekrát denně (2%). (viz. Příloha č. 5, Graf 31)

U týdenního hodnocení je situace lepší než u toho denního, provádí jej totiž přes polovinu respondentů (62%). (viz. Příloha č. 5, Graf 32) Odpovědi se lišily téměř u každého respondenta, každý kontroluje jinou kombinaci nabízených možností. Celkově nejvíce respondentů kontroluje své seznamy a projekty (45%), inbox (35%), kalendář – týden uplynulý a budoucí (32%), seznam Čekám na (30%), seznam Někdy/Možná (26%) a kalendář – týden uplynulý a budoucí + aktuální měsíc (26%). (viz. Příloha č. 5, Graf 33) Nejčastěji provádí hodnocení o víkendu (31%), na konci pracovního týdne – pátek (12%) nebo na začátku pracovního týdne – pondělí (6%). O víkendu jej provádí respondenti nejčastěji v neděli večer (3%). (viz. Příloha č. 5, Graf 34) 23% respondentů nemá problém s týdenním hodnocením, 45% s ním problém má. Největší problém mají respondenti s leností (23%) nebo jim ubírá hodně času (14%) a pro 9% není prioritní. Někteří respondenti také uváděli, že mají problém s pravidelností nebo vůbec najít v průběhu týdne nerušený časový úsek. (viz. Příloha č. 5, Graf 35) V rámci týdenního hodnocení David Allen ve své knize zmiňuje tzv. letové výšky. Jednotlivé letové hladiny představují jakési úrovně naší práce. Jako ideál se považuje letová hladina 50 000 stop. Ta představuje stav, kdy jsme si určili smysl života (viz. kapitola 4.3.5. Realizace) a jako jediná může kromě produktivity přinést i největší efektivitu. Na tuto hladinu se dostalo 19% respondentů. Nejvíce respondentů se pohybuje na té nejnižší úrovni – vzletové dráze (29%) a v 10 000 stopách (28%). Mají zfinalizovaný seznam svých aktuálních projektů. 24% respondentů neví, o co se jedná a 12% ví, o co se jedná, ale zatím se jim vzletové dráhy nepodařilo aplikovat do života. (viz. Příloha č. 5, Graf 36)

Uživatelé a GTD metoda

Více než polovina respondentů využívá metodu rovnoměrně pro pracovní činnosti i osobní život (59%). 26% respondentů ji využívá především pro pracovní činnosti, 4% spíše pro osobní život a 4% výhradně pro pracovní činnosti. 1 respondent uvedl, že používá ZTD metodu. (viz. Příloha č. 5, Graf 37) Nejvíce respondentům (77%) pomohla GTD metoda utřídit své projekty a úkoly, 57% pomohla snížit množství stresu v jejich životě a 53% lépe nakládat s vlastním časem. Jiným pomohla dát do rovnováhy osobní a pracovní život (33%) nebo také zvýšila výkonnost (47%). (viz. Příloha č. 5, Graf 38)

Největší problém vidí respondenti v samotné komplexnosti a složitosti GTD metody. Uvádějí, že je těžké ji zavádět kompletně, proto ji většina z nich zaváděla postupně. Někteří díky tomu přešli k její jednodušší verzi – ZTD metodě[2] od Lea Babauty. Dále je podle respondentů těžké si vypěstovat a udržovat návyky – ukládání položek do inboxu, jejich třídění a pravidelné hodnocení. A ani to samo o sobě nestačí, protože GTD metoda nám pomáhá pouze úkoly organizovat, nikoliv realizovat. Dalším nedostatkem je pro některé respondenty rigidita metody. Podle jiných se dá ale naopak dobře přizpůsobit, jen přiznávají, že jim trvalo dlouho, než si našli svůj vlastní systém. Někteří respondenti taky zmínili nesnadné používání GTD metody v souvislosti s dlouhodobějšími cíly. Řešení vidí v použití kombinace GTD metody a 7 návyků od Stephena Coveyho.

Používání GTD metody dle pohlaví

Na úvod je třeba zopakovat, že dotazník vyplnilo 86% mužů a 14% žen. (viz. Příloha č. 5, Graf 1) Věkové zastoupení je poměrně rovnoměrné, drobné rozdíly se projevují jen v rozmezí 21 – 26 let. Mužů je méně (20%) než žen (34%). Naopak v rozmezí 36 – 45 let je mužů více (30%) než žen (15%). (viz. Příloha č. 6, Graf 39) Největší rozdíl mezi ženami (2%) a muži (31%) je v oboru informačních technologií. (viz. Příloha č. 6, Graf 40)

Nejvíce si muži i ženy ukládají do inboxů nápady, poznámky a úkoly. Rozdíl je v ukládání emailůmuži si je ukládají ve velké míře (67%), ženy nikoliv (28%). (viz. Příloha č. 6, Graf 41) Další rozdíl je v užití nástrojů na inbox. Ženy více používají post-it lístečky (25%) na rozdíl od mužů (7%). Muži naopak více využívají aplikace na jakémkoli zařízení – mobilní zařízení (66%), PC/notebook (57%), tablet (37%). Ve srovnání se ženami – mobilní zařízení (36%), PC/notebook (21%), tablet (17%). Ženy téměř nevyužívají aplikace na třídění emailů (2%), muži naopak ano (16%). (viz. Příloha č. 6, Graf 42) Poměrně více mužů třídí svoje inboxy tak, že jde postupně od té nejnovější položky k té nejstarší (24%). Na rozdíl od pouhých 8% žen. Také se snaží více věnovat pozornost jediné položce (23%) na rozdíl od 11% žen. (viz. Příloha č. 6, Graf 43)

Obě pohlaví si do kalendáře nejvíce zapisují termínované položky jako schůzky a telefonáty. Ženy si více zapisují narozeniny a svátky (74%), budoucí akce (58%) a úkoly se stanoveným deadlinem (55%). Na rozdíl od mužů – narozeniny a svátky (64%), budoucí akce (47%) a úkoly se stanoveným deadlinem (31%). (viz. Příloha č. 6, Graf 44)

Více žen používá pro třídění emailů štítky v emailové službě (49%) než mužů (36%). Ti zase více využívají štítky v poštovním klientovi (45%) na rozdíl od žen (36%). Žádná žena nepoužívá specializovaný nástroj na třídění emailů – např. Sanebox. (viz. Příloha č. 6, Graf 45)

Ženy nejvíce využívají papírové formy seznamů – zápisník/blok (38%), složka s listy papíru (17%) na rozdíl od mužů – zápisník/blok (21%), složka s listy papíru (6%). Muži nejvíce používají aplikace (44%) – uváděli je často do možnosti jiné. (viz. Příloha č. 6, Graf 46). Muži používají ve větší míře původní verze seznamů[3] – Někdy/Možná (69%), Čekám na (56%), Další akce (40%). Na rozdíl od žen – sezam Někdy/Možná (51%), Čekám na (36%) a Další akce (30%). (viz. Příloha č. 6, Graf 47)

Muži používají kontexty více než ženy. Nejvíce využívají kontexty místa (53%), nástroje (44%) a člověka/skupiny lidí (39%). Ve srovnání se ženami – kontexty místa a nástroje (36%), člověka/skupiny lidí (32%). (viz. Příloha č. 6, Graf 48)

Nejvíce muži kontrolují při týdenním hodnocení všechny své seznamy a projekty (47%) na rozdíl od žen (30%). Více mužů také kontroluje seznam Čekám na (33%) a Někdy/Možná… (28%). V porovnáním se ženami – seznam Čekám na(11%) a Někdy/Možná… (17%). (viz. Příloha č. 6, Graf 49) Větší problém s týdenním hodnocením mají ženy než muži. Ženám není totiž jasné, co by při něm měli kontrolovat (11%) na rozdíl od mužů (2%). (viz. Příloha č. 6, Graf 50)

Ženy se více zajímají o tzv. vzletové dráhy. Mají totiž určený smysl života (25%) a cíle na 1 až 2 roky dopředu (32%). Mužů je v tomto směru méně – smysl života má určených 18% a cíle na 1 až 2 roky dopředu (27%). (viz. Příloha č. 6, Graf 51) Oběma pohlavím GTD metoda nejvíce pomohla utřídit projekty a úkoly. Mužům více pomohla dát do rovnováhy pracovní a osobní život (34%) než ženám (21%). (viz. Příloha č. 6, Graf 52)

Interpretace výsledků

Cílem práce bylo zjistit, jakým způsobem používají GTD metodu její uživatelé. Proto jsme si stanovili čtyři dílčí cíle:

Využívání GTD metody a jejích jednotlivých částí

Prostřednictvím prvního cíle jsme měli zjistit, které části GTD metody využívají její uživatelé a které nikoliv. K tomu nám sloužily otázky v dotazníku číslo 5, 16, 19, 22, 26, 28, 32 a 36. Z dotazníku vyplynulo, že inbox využívá 76% respondentů, kalendář 97%, email 99%, seznamy 76% a kontexty 64%. Denní hodnocení provádí pouze 31% respondentů na rozdíl od týdenního hodnocení (62%). 24% respondentů nikdy neslyšelo o tzv. vzletových dráhách v souvislosti s GTD metodou, 12% o nich slyšelo, ale ještě je neaplikovali do svého života.

Používání GTD metody na osobní a pracovní sféru

Druhý cíl nám měl odhalit, zda GTD metodu používají uživatelé na pracovní i osobní sféru, nebo zda převládá pouze ta pracovní sféra. K určení jsme využili otázky v dotazníku číslo 6, 17, 24, 25, 27, 36 – 39. K ukládání položek do inboxů používají uživatelé více pracovní položky – úkoly (76%), nápady (74%), poznámky (69%), emaily (61%) na rozdíl od tipů na filmy, knihy, apod. (53%); vizí, osobních cílů, apod. (35%). S ukládáním položek do kalendáře je situace trochu odlišná. Respondenti si nejčastěji ukládají termínované položky (schůzky, telefonáty, apod.) – 87%, ale druhou nejčastěji ukládanou položkou jsou narozeniny a svátky (65%). Jinak zde také převládá úkládání pracovních položek. A jiné to není ani u tvorby seznamů. Respondenti si je nejčastěji tvoří podle projektů (co projekt, to speciální seznam) – 43%. I když snaha o osobní rovinu zde je – 18% respondentů si tvoří seznamy podle rolí. 4% respondentů uvedlo konkrétní seznamy a 1% kontexty, které spadají do jejich osobního života. 19% respondentů má určený smysl života, což předpokládá, že používají GTD metodu na osobní i pracovní sféru zároveň. Zajímavé je proto zjištění, že více než polovina respondentů (59%) používá GTD metodu rovnoměrně – pro pracovní činnosti i osobní život. Na rozdíl od 26% respondentů, kteří ji používají výhradně pro pracovní činnosti. Někteří respondenti také uváděli, že je nesnadné používat GTD metodu v souvislosti s dlouhodobějšími cíli a navrhovali ji kombinovat se 7 návyky od Stephena Coveyho. Závěrem lze tedy potvrdit, že respondenti používají GTD metodu na pracovní činnosti i osobní sféru zároveň. Z nepřímých otázek vyplynulo, že převládá použití na pracovní činnosti, z nepřímé otázky pak rovnoměrné použití na osobní sféru i pracovní činnosti.

Nástroje

Třetí cíl nám měl potvrdit nebo vyvrátit vliv komunikačních a informačních technologií na GTD metodu. Měli jsme zjistit, jaké nástroje respondenti nejčastěji využívají. Využili jsme k tomu otázky v dotazníku číslo 7 – 8, 21 a 23. Respondenti nejčastěji využívají na ukládání položek do svých inboxů nějakou aplikaci– nejvíce v PC/notebooku (62%), v mobilním zařízení (61%) a v tabletu (34%). Dále tvoří jejich nástroj email (52%) a elektronický kalendář (34%). Elektronika zde převládá více než tzv. papír –  zápisník (25%), papírový diář (19%). Pokud srovnáme konkrétní nástroje, tak nejčastěji využívají Evernote (45%), MS Outlook (24%) a Google kalendář (23%). Na rozdíl od diáře Moleskine (18%) nebo složek s papíry (14%). Situace je podobná i u použití nástrojů na tvorbu seznamů. Nejvíce respondentů (41%) využívá specializovanou GTD aplikaci (41%) nebo jednoduchou aplikaci typu úkolovník (18%). 23% používá zápisník nebo blok. Jednoznačně tedy můžeme potvrdit vliv informačních a komunikačních technologií. Respondenti převážně využívají elektronické nástroje, ale najdou se pořád i ti, kteří nedají na papír dopustit.

Používání GTD metody podle pohlaví

Prostřednictvím posledního cíle jsme měli porovnat používání GTD metody mezi pohlavími. Zjistit, jaké jsou odlišnosti v používání mužů a žen. Využili jsme k tomu otázky číslo 1, 2, 4, 6, 7, 12, 17, 21, 23, 25, 27, 33, 35 – 36, 38). Úplný popis rozdílů popisuje kapitola 5.3.7. Používání GTD metody dle pohlaví, zde uvedeme jen ty největší z nich. Zásadní rozdíl je v použití metody obecně – jednoznačně převládají muži (86%) nad ženami (14%). Také více mužů (30%) používá GTD metodu v oboru informačních technologií na rozdíl od 2% žen. Ženy (28%) si do svých inboxů téměř neukládají emaily ve srovnání s muži (68%). Ženy více používají papírové nástroje na rozdíl od mužů, kteří využívají více aplikace (ať už na ukládání položek do inboxu, nebo na tvorbu seznamů). Muži používají více seznamy a kontexty než ženy. Ženy mají větší problém s týdenním hodnocením než muži. Ženy se také více zajímají o tzv. vzletové dráhy.

Výzkumná otázka

Na základě cíle práce jsme si stanovili výzkumnou otázku:

Do jaké míry si přizpůsobili GTD metodu její uživatelé?

Samotné přizpůsobení už znamená skutečnost, že uživatelé vynechají byť jen jednu část GTD metody (např. denní hodnocení) a nebudou ji využívat. Nebo že nebudou chtít používat definované seznamy (např. Další kroky). Může to být také pouhý termínový pořadač, který někomu nemusí vyhovovat. Vliv komunikačních a informačních technologií je dnes tak velký, že by bylo nelogické, kdyby neměl vliv i na samotnou metodu GTD. Lidé už tolik nevyužívají papíry jako dříve, nechtějí se držet striktně zavedených postupů. Doba je natolik proměnlivá a rychlá, že je téměř nemožné, abychom všichni zavedli úplně stejnou verzi GTD metody, jakou tehdy popsal David Allen ve své knize. Čím dál více zákazníků dnes žádá individuální produkty nebo chce být individuálně oslovováno v emailech. Firmy si vybírají své zaměstnance podle toho, zda se ztotožňují s jejich vizemi. Lidé už neposílají do firem životopisy, ale odkazy na sociální sítě, kde o nich mají firmy daleko komplexnější obrázek než z pouhého životopisu. Je zcela logické, že si chtějí přizpůsobovat i metody, které by jim měly zlepšit plánovat si čas a sebe sama. V kapitolách výše jsou popsané zprůměrované výsledky. Dozvíme se tam, jak GTD metodu používá většina jejich respondentů. Stačí se ale podívat na každého respondenta zvlášť a odpovědi se liší. Na závěr lze tedy potvrdit, že používání GTD metody je zcela individuální už jen proto, že metoda vznikla v USA v roce 2001.

 

Přílohy č. 5 a č. 6, v níž se nacházejí všechny potřebné grafy, jsou dostupné zde

 

Petra Holáková a Lukáš Gregor

Štítky: ,

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Počet komentářů: 1

Trackback URL | RSS kanál s komentáři

  1. Antonín Korber napsal:

    Inbox je vtíravý,proto ho zcela vyrušit,nechci ho…….

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru