Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

Vizualizujte své úkoly

Lukáš Gregor

Lukáš Gregor

LUKÁŠ GREGOR | Bloger, pedagog a autor šesti knih. Má rád, když může vychutnávat přítomný okamžik, baví ho být, baví ho také školit (nejen) GTD.
Lukáš Gregor

Poslední články od Lukáš Gregor (Všechny články)

Jak ve svém nitru, tak v okolí jsem opakovaně potkával přání mít dostatečně komplexní nástroj pro správu projektů a úkolů, který by se však oprostil od tradičních seznamů a vstřebával by do sebe myšlenkové mapy. Droptask sice o mapách není, ale využívá velmi podobných principů – a stává se jednou z nejzajímavějších aplikací, kterou jsem kdy odzkoušel.

Odkaz na myšlenkové mapy má Droptask v sobě vtištěný nejen důrazem na vizualizaci úkolů, ale také samotným zázemím. Stará se o něj firma a tým, která se bratříčkuje s ThinkBuzan, společností, která má na kontě nejzajímavější produkt na tvorbu myšlenkových map. Vůdčí osobností, která za Droptask odpovídá, je Chris Griffiths, mimochodem pán, který nedávno vystupoval i na konferenci iCON Prague. Právě v Praze kromě síly myšlenkových map demonstroval, že i organizace a práce na projektech může vycházet z přirozeného fungování lidského mozku. A tedy respektovat důraz na barevnost, tvary, vizualizaci, díky níž lze na první pohled rozpoznat důležitost, popřípadě i rozdělanost projektu.
Nutno dodat, že Droptask není prvním nástrojem, který by kombinoval „něco jako mapy“ s projektovým manažerem či metodou GTD. Vlastně to umí i ty nejdražší aplikace na tvorbu myšlenkových map, třeba MindManager či iMindMap dobře poslouží i jako projektový manažer. Docela dobrou snahou disponuje i Curio (pouze pro Mac OS), kterému ale nějak trvá vývoj a kromě počítače si jej nikde nepustíte, což je dost nepraktické.
Droptask se zřekl snahy být projektovým manažer v pravém/tradičním slova smyslu a vlastně „rezignoval“ na koncept myšlenové mapy. O to důsledněji ale hledá způsob, jak se zříct nudných lineárních seznamů, a efektivněji komunikovat s přirozeným chodem lidského mozku.

Proč Droptask vyzkoušet

Vnímáte-li citlivěji barvy, tvary a navíc, pokud chcete na první pohled vnímat rozdíly mezi projekty/úkoly, můžete sice fungovat s tradičními nástroji, ale až s Droptaskem zjistíte, že jde o něco, co jste měli mít v rukou dávno. Má zkušenost je taková. Vlastně nemám křivého slova proti OmniFocusu, s nímž jsem strávil nejvíce času, ale při porovnání s Droptaskem jasně prohrává. A ne, neporovnávám nyní funkce, ale to, jak mi reálně dokáže dělat radost a efektivně sloužit. Dodávám však, že ač jsem dost pečlivý systematik, potřebuji barvy, vnímám tvary a jejich odlišnosti. Zaprvé mi to při práci s Droptaskem lépe myslí, zadruhé se cítím bezpečněji – protože mám nad svými činnostmi lepší přehled.
Droptask navíc od doby svého nedalekého zrodu ušel neuvěřitelný kus cesty – jak níže popíši, dokáži si představit ještě další změny, ale i tak stávající podoba je natolik funkční, že mi doslova přirostl k srdci.

Základní principy Droptasku

Droptask pracuje na následující bázi. Vytvoříte si projekty – základní oddíly v levém postranním panelu. V mém případě spíše jde o širší oblasti, než konkrétní projekt, například některé značí roli (pedagog, autor, lektor, osobní), jiné oblast v jedné konkrétní roli (vedoucí katedry – prezentace, vedoucí katedry – komunikace, vedoucí katedry – vedení….). Záleží na vás, jak moc obecní/konkrétní budete. U větších projektů bych doporučoval rozhodně mít tento oddíl vyhraněný jen a pouze jednomu takovému projektu.

Když jsem si založil například oddíl PEDAGOG mohl jsem si začít na bílou plochu vkládat jednotlivé položky – úkoly. Droptask toho ale umí více. Kolečka mohou být v prostoru samostatně, nebo být součástí tzv. skupiny. Já u role PEDAGOG mám skupiny např. KONZULTACE-VEDENÍ PRACÍ, PŘÍPRAVA VÝUKY, ORGANIZAČNÍ ZÁLEŽITOSTI… Skupina je také ve tvaru kruhu, ale vypadá jinak, aby to bylo na první pohled čitelné. A do skupiny můžete vkládat neomezené množství koleček (jednotlivých položek). Do skupiny můžete dávat i další skupiny – u PŘÍPRAVY VÝUKY tak mám skupiny pojmenované podle předmětů, které učím. Vlastně byste mohli jít hlouběji a hlouběji, Droptask není omezený.

Principem tedy je, že nevytváříte seznamy a nepřipisujete k nim řádky, ale vytváříte kruhy a do nich vkládáte kolečka. Na první pohled vidíte množství kruhů, množství koleček. A tím, že kolečko může mít trojí velikost, že ke kolečkům lze přilepit nálepku HIGH nebo VERY HIGH, popřípadě přidat štítky/kontexty či lidi, získáváte při jednom pohledu velmi snadno detailní představu. Tím, že do toho zapojujete velikosti koleček a kruhů, stejně jako barvy, mozek vám takové množství informací zpracovává mnohem intuitivněji – ale zde určitě záleží i na vašem osobním nastavení.

Když mám někomu doporučit způsob, jak co nejpřirozeněji zhodnotit například realizovaný projekt, plánovat jiný, nebo projít sebereflexí, odkážu jej na myšlenkové mapy. Kreslení jednotlivých větví otevírá pomyslná stavidla mysli. A u Droptasku jde o něco velmi podobného. Věřte, že jsem vyzkoušel už hodně nástrojů, ale až s Droptaskem mi „vysypávání“ hlavy šlo nejlépe, aniž bych systém přehlcoval – množství koleček v kruzích si lépe pohlídáte než obyčejné řádky v seznamech.
Také mi přijde mnohem lepší určovat důležitost tím, že kolečko zvětším, ne že mu – jako v jiných aplikacích – dám třeba štítek „important“.

droptask01

Základní vlastnosti Droptasku

Už výše uvedené by mi stačilo k tomu, abych nad Droptaskem uvažoval. Ale on toho umí víc. Při klepnutí na kolečko se vysune pravý postranní panel. Ke kolečku lze přidat popis, štítky, lidi, termín, připomínku, soubor, psát komentáře, nebo také přidávat ještě „subtasky“. I pro jednotlivce je toto vše – jak ještě ukážu – přínosné, pro tým ale vyloženě potřebné. Můžete tak odstřihnout email, protože vše se odehrává na jednom místě. V Droptasku lze získat přehled o tom, co se v daném projektu dělo nového, co má kdo na starosti… Stručně a jasně, existuje zde i filtrace podle všemožných kritérií, které jsou ale tak rychle nastavitelné, že věta, kterou tuto vlastnost popisuji, je zabere pro přečtení více času, než samotná filtrace. A Droptask umí také přepínat na další zobrazení – na tradiční „řádkové“, nebo takové, které vám zobrazí pouze komentáře, hotové úkoly, přílohy… Ale tohle je vlastně zbytečné popisovat, stačí vyzkoušet.

Důležité je dodat, že některé z funkcí nedohledáte v neplacené verzi. Pokud si nechcete platit 6 dolarů měsíčně, úkol se vám nepřipomene, nespojíte nástroj s Googlem a ani si nebudete moci posílat úkoly z emailu přímo do Droptasku. (Zde se podívejte na porovnání funkcí free a pro verze a zde je ceník pro týmy, pokud byste chtěli využít úplně naplno kolaboraci mezi mnoha lidmi.) Mně osobně se například spojení s Google kalendářem dost líbí a spojení s emailem považuji za vyloženě nutné. Oceňuji také možnost přidávání souborů (funguje napojení i na Google disk či Dropbox) i subtasků.

Droptask02

Mé workflow s Droptaskem

Popsal jsem, jaké základní oblasti jsem si vytvořil. Nyní konkrétně ke „kolečkům“. Určil jsem si základní pravidla:

  • malé kolečko značí, že úkol není zatím naléhavý, pohybuje se v horizontu měsíce
  • střední kolečko označuje, že jde o dobu menší než měsíc
  • velké kolečko, že jde o dobu max. 2 týdnů, do kdy by měl být úkol dokončený
  • když dám velkému kolečku nálepku HIGH, chci jej dokončit v průběhu týdne
  • když dám velkému kolečku náleplku VERY HIGH, je potřeba úkol dokončit dnes či zítra

U některých koleček nejde v pravém slova smyslu o konkrétní úkol, ale spíše o oblast úkolů, u kterých však nepotřebuji vyloženě jednotlivě hlídat termíny/lidi/přílohy…, jsou totiž vzájemně hodně propojené a jde spíše o jakýsi check-list. Například u kolečka týdenní review, nebo nákupu, nebo toho, co si přichystat, než jedu na pracovní cestu atd.

Do komentářů si vepisuji ke kolečkům postřehy z průběhu realizace, popř. komentář, který výsledek zhodnotí. Vše se totiž archivuje.

U dlouhodobější koleček lze také využít možnost vybrat symbol „On hold“, když ještě nepotřebuji brát zřetel na kolečko (a tedy jej v zobrazení i neukázat), nebo symbol „In progress“, když chci zdůraznit, že už se na tom pracuje, ale je v něm více činitelů v pohybu.

Používám i štítky – jako kontexty v GTD, jen s nimi dost šetřím.

Používám přeposílání z emailu do Droptasku, s tím, že jsem si nastavil pravidlo, aby email, který má coby adresáta onu „droptaskovou“ adresu, byl automaticky smazaný. Jde mi o to, aby se daný email nezdvojoval a neobjevoval v mailech dvakrát (jedno originál, podruhé coby přeposlaný dopis).  V Droptasku lze celý text mailu přečíst a také v něm otřevřít přílohy.

Při samotném realizování nejdříve klepnu na filtraci dle priorit – a soustředím se pouze na VERY HIGH. Jakmile je toto hotové, ukážu si kolečka s HIGH a vyberu ta, která budu dělat. Před koncem pracovní doby si zvolím z HIGH kolečka, která přeznačím na VERY HIGH, na ně se budu další den soustředit. Při týdenní revizi naopak z velkých (neonálepkovaných) koleček vyberu ta, která bude vhodné už další týden dělat a připojím nálepku HIGH.

Není však problém kdykoliv mrknout na danou oblat a jedním pohledem zrevidovat, co kruh obsahuje. Popřípadě, například když jsem se sešel se sekretářkou, vyfiltrovat v daných oblastech věci, které s ní souvisí – bez ohledu na to, jak kolečka jsou velká.

Mé kritické připomínky

Ne, nebudu zde kritizovat cenu, protože její výše je dost subjektivní a záleží, zda chceme či nechceme (a kolik chceme) investovat do nástroje, který nám může významně pomoci být efektivnější a klidnější. Zaměřím se na detaily, které při plném užívání Droptasku, vyvstaly na povrch.

  • lze hledat pouze uvnitř projektu – tedy toho hlavního oddílu
  • totéž platí o filtraci, takže pokud máte štítek „čekám na“ v různých projektech, musíte procházet každý zvlášť – např. nemůžu vidět „čekám na“ coby lektor a pedagog dohromady
  • pokud si v jednom oddílu (obrazovce) vytvoříte desítky kruhů a v nich desítky skupin a koleček, hrozí přehlcení a nepřehlednost – i když lze různě zapínat a vypínat, co vidět máte. Na druhou stranu se zde nabízí pak otázka, zda to není právě signál své workflow zjednodušit.
  • když přistane položka do inboxu, z něj ji lze přesunout (bez manuálního přetahování do kruhů) pouze do hlavních oddílů, nelze pak už vybrat konkrétní skupinu
  • termíny moc nepoužívám, ale uvítal bych, kdyby šly připojit i ke skupině – nejen k jednotlivým kolečkům
  • offline se k Droptasku dostanete pouze přes mobilní verze

Vše ostatní funguje. Oceňuji i synchronizaci s mobilními verzemi (zatím pouze pro iPad a pro iPhone, obojí svižné i na iPhone 4). A také spojení s iMindMap 7, kdy lze vytvořit projekt coby myšlenkovou mapu a překlopit jej do Droptasku snadno a rychle.

Neumím předvídat budoucnost, ale s Droptaskem jsem rozhodně spokojený a doporučuji jej. Alespoň na odzkoušení. Jen je škoda, že iOS verze si musíte koupit, což mi u takto finančně nastavené služby nedává moc smysl.

Lukáš Gregor

Štítky: ,

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Počet komentářů: 2

Trackback URL | RSS kanál s komentáři

  1. Stefan Fedor napsal:

    Super napisane a verim ze dalsi update prinesie hlavne hladanie a filtrovanie pre vsetky ulohy a projekty, presun uloh z inboxu do konkretnej skupiny a urcite by bolo super ak by na uvodnej stranke v polozke ALL TASKS bolo aj zobrazenie „by Task“ a mat moznost ich filtrovat podla Tags, plus mat moznost nastavit Group rovnako ako je to pri Task a lepsia flexibilita pri nastaveni opakovatelnych uloh…….a niekolko malickosti ktore ale nebudem rozpisovat. Ta cena je nastavena podla mna rozumne a ten kto bude vediet vyuzit Droptask tak si ho zaplati. S pozdravom

  2. Vlado napsal:

    Droptask už chvíľu „obzerám“. Viete mi povedať ako funguje spolupráca na úlohách/projektoch v zmysle – ak mám platenú verziu ja môžem prizvať kohokoľvek alebo len ľudí s plateným účtom?
    Ďakujem

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru