Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

Tipy a triky pro Evernote – kapitola 1.

By on 14. 4. 2014 in Nástroje with Počet komentářů: 6

Je pravděpodobné, že Evernote znáte nebo používáte. Pokud ne, tak děláte chybu. Chcete-li vědět víc, snad vám pro začátek postačí informace, že je to v podstatě obrovský digitální kontejner na všechny důležité věci, do něhož můžete snadno přidávat, ubírat, propojovat, sdílet, editovat a především hledat. Kontejner je uložen na každém vašem počítači a také v oblacích (v cloudu) a přistupovat k němu lze z aplikací nebo přímo přes webové rozhraní. 

Dost často slýchám otázku, k čemu všemu Evernote používám, a také, proč si připlácím za Premium verzi. Následuje stručná verze odpovědi (jednotlivé body podrobněji rozeberu časem, bude-li zájem).

Na co všechno Evernote používám:

  • na webový bookmarking (sběr webových odkazů, které by se „mohly hodit“) – sběr pomocí web clipperu pro desktop, pomocí emailového košena iOS, pomocí receptu pro ifttt.com, umožňujícího automatické uložení tweetu, který v timeline označíte hvězdičkou + dalších cest, například zPocketu
  • na bookmarking reálného světa (sběr „odkazů“ na věci, které jsem někde viděl, potkal – většinou focením nebo zvukovou nahrávkou – typicky vidím za výlohou knížku nebo nějakou jinou věc, kterou si chci později vygooglit atd.)
  • na archív papírové dokumentace všeho druhu, zejména různých návodů, smluv, lékařských nálezů, diplomů a cen útěchy, složenek, SIPO dokladů, různých slevových karet, výpisů z bankovních účtů, dokladů (zvláště od benzínu) a dalších, které mám buď v digitální podobě, anebo je obratně naskenuji (v Evernote jsou pak brzy textově vyhledatelné pomocí OCR)
  • na rychlé checklisty, tedy seznamy věcí, které nesmím zapomenout např. před cestou (zde rád používám zkratku Cmd-Shift-T pro vložení interaktivního checkboxu ◽️)
  • pro tvorbu screenshotů a jejich anotaci, a také pro anotace PDF – v kombinaci se sesterskou aplikací Skitch, která s Evernote krásně spolupracuje
  • pro operativní spolupráci nad jednoduchými „lineárními“ projekty – díky Premium verzi může kolega zasahovat do našeho společně editovaného dokumentu (a díky LiveMinutes to pak může dělat i v reálném čase)
  • pro digitální kopii svých dokladů (občanky, řidičáku, atd.), které mám pak k dispozici i v offline notebooku i v zahraničí bez připojení k netu
  • na archivaci vizitek
  • jako wishlist pro značnou finanční úsporu :)
  • pro archivaci výtvarné a umělecké tvorby mých dětí (to, že se jejich vázičky, dečky, krabičky, čmáranice a další kreativní dílka budou muset časem vyhodit, je jasné od první chvíle, ale současně je mi to jako rodiči líto – ukazuje se však, že když dílka oskenujete či vyfotíte, pocit viny při skartaci zmizí!)
  • k občasnému vytvoření a nasdílení jednoduché (a přesto hezké) webové stránky k nějakému jednorázovému účelu
  • k vytvoření jednoduché wiki na nějaké téma (Evernote umí vkládat do poznámky odkazy na jiné poznámky a vytvářet obsah, takže to jde celkem snadno)
  • PROFITIP: používám Evernote tu a tam k editaci nějaké stránky či článku vyklipnutého webclipperem – například když část stránky potřebuju výjimečně vytisknout (fuj) či připravit pro prezentaci – Evernote funguje jako velmi spolehlivý clipper (zbaví stránku balastu) a následně WYSIWYG editor HTML…
  • k některým poznámkám výjimečně přidávám Reminder, třeba když si založím bookmark stránky s produktem, který bude dostupný v nějaké vzdálené budoucnosti – a nechám si tuto událost připomenout
  • používám Evernote na psaní tohoto blogu
  • a asi jsem ještě na mnoho použití zapomněl.

Část výše uvedených činností se děje na iPhonu či iPadu, část na Macu. Ke vstupu písemné dokumentace používám skener Fujitsu ScanSnap ix500, který považuji za naprosto nejlepší dokumentový skener pro tyto účely. Hluboce jej miluji a napíšu na něj brzy ódu. (Doufám, že mě u Siemense slyšíte! :).
K focení „věcí v reálném světě“ samozřejmě používám originální aplikaci Evernote pro iPhone ať už ve fotorežimu, nebo občas v režimu dokumentu či vizitky, který vlastně funguje tak trochu jako skener.
Pokud to nevyžaduje zákon, všechny oskenované dokumenty (ano, i vaše vizitky, kamarádi), po oskenování skartuji a hromádku nosím do tříděného odpadu. Dělá mi to celé moc dobře.

Evernote nepoužívám:

  • jako fotoalbum
  • jako GTD nástroj (tedy ne pro denní agendu)
  • pro obecnou zálohu dat (backup)
  • většinou v něm nepíšu delší texty (články, posty či knihy), snad nyní kromě článků pro Lifehacky.cz.

Proč zrovna Evernote a ne nějaká jiná řešení?

  1. Z historických důvodů: v Evernote mám cca 7000 položek, jsem s ním dlouhé roky, v podstatě od doby, kdy jeho spuštění na počítači vyžadovalo pořádnou dávku trpělivosti a synchronizace trvala celé minuty. Migrace by byla asi problematická.
  2. Evernote je hezký a přehledný, má ve srovnání s jinými zdaleka největší integraci do aplikací (napříč platformami), solidní funding a nedávno podstoupil i výrazné navýšení výkonu a spolehlivosti synchronizace.Při tom došlo k zpřehlednění a zrychlení nativní appky Evernote, takže díky tomuto posílení jsem se definitivně „usadil“ a dokonce přestal používat některé externí aplikace, které existovaly jen proto, že měly appky Evernotu drobné slabiny.

Proč používám Premium?

  • Kvůli prohledávání i uvnitř PDF a v přiložených dokumentech (v PDF hledá navíc pomocí OCR, tedy rozpoznává znaky v naskenovaném obsahu souboru; free verze rozpoznává texty pouze ve vložených obrázcích);
  • kvůli přednostnímu OCR zpracování a indexování (OCR proces probíhá na straně serveru, Premium uživatelé nemusejí čekat, free verze je o něco pomalejší);
  • kvůli offline notebookům: část důležitých materiálů (dokladů, pojištění atd.) nutně chci mít i v offline režimu abych v nouzi nespoléhal na internetové připojení;
  • kvůli možnosti editovat nasdílené poznámky i ze strany kolegů;
  • kvůli větší kapacitě: s Premium účtem můžete přenést měsíčně až 1GB dat (proti pouhým 60 MB u free verze; občas se dostanu téměř na hranice 1GB limitu) + jedna poznámka může mít až 100 MB (proti 25 MB u free verze; například jen moje přednáška na iConu obsahuje PDF, které má 35 MB);
  • kvůli tomu, že Premium prohledává i uvnitř PDF a přiložených dokumentů (zásadní…!);
  • kvůli tomu, že pak pomocí Skitche lze dělat opravdu hodně pohodlněanotace PDF.

Další výhody Premium verze, které jsem (zatím) nijak nedocenil: možnost zamčení appek rychlým kódem, možnost prezentace přímo z Evernote a Note history (něco jako u Dropboxu Versions History).
Velmi podrobné srovnání najdete na této stránce Christophera Mayo.

TIP: Pokud Evernote ještě nepoužíváte a chcete to zkusit, využijtetohoto odkazu a získáte dočasně na vyzkoušení Evernote Premium.

Jak vlastně pracuji s informacemi?

No, je to divočina a vypadá to přibližně takto:

Obrázek naznačuje, že mé workflow je vysoce sofistikované :), ale ač vypadá složitě, lze jej s důrazem na Evernote shrnout jednou větou: všechny neurgentní vstupy, nápady, postřehy, tipy, poznámky a neemaily (Klaus by nad tím slovem zaplesal) hážu do jedné evernotové složky #INBOX a jednou za pár dní tuto složku položku po položce pročešu, prozkoumám, nahrubo oštítkuju a vytřídím do složek, případně učiním nějakou akci (přepošlu kolegovi, rozhodnu o něčem, vytvořím si úkol v 2Do).
Snažím se česat hodně rychle, aby mi proces nebral víc času, než kolik času uspoří – takže u čeho se zadrhnu, to buď rychle smažu, anebo hodím bez dalšího popisu do složky XARCHIV. Z dlouhodobého hlediska se tento přístup vyplácí, dnes už se mi stává skoro denně, že v Evernote najdu „odložené“ poklady, jejichž znovugooglování by bylo zdlouhavé. V Evernote mám tak nějak předgooglováno do zásoby.
Toliko velmi stručně k úvodu do mého způsobu použití Evernote. Rád rozeberu jednotlivé možnosti podrobněji a přidám i konkrétní tipy a triky. Zajímá mě ale, co vás nejvíc zajímá – kterým z uvedených postupů mám začít?

A přece jen hned přidám jednu šikovnou věc pro uživatele Alfreda (pod OS X). Doporučuji nainstalovat Alfred Worflow pro hledání v Evernote. Návod i odkazy najdete v tomto PDF [EN].


 

 

Tomáš Baránek – pro další Tomášovy všemožné triky se můžete podívat na blog Lifehacky.cz

Štítky:

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Počet komentářů: 6

Trackback URL | RSS kanál s komentáři

  1. Honza napsal:

    Zdravím Lukáši, evernote používám a rád, dokonce i jako CRM systém. Ale někdy mám obavy, že naplním kvótu maxima poznámek a notebooků :) pak přijde asi promazávání té „osobní wikipedie“. Řešíte toto omezení?

    • Lukáš Gregor Lukáš Gregor napsal:

      @Honza: Omlouvám se, omylem (vážně) jsem nepřepnul přednastavené přiřazování autorů a u textu se objevilo mé jméno. Autorem je Tomáš Baránek. Už jsem opravil. Takže na dotaz odpoví on.

  2. Miro napsal:

    No síce zrovna nestíham čítať, ale poslal som si to do Kindla. Ono zrovna pred asi mesiacom mi Samsung dal premium na Evernote na 3 mesiace a za celý mesiac som neprišiel nato ako ho využiť, aj keď som si prešiel celú časť „Explore Evernote“. Tak snáď na niečo po prečítaní tohto článku prídem. Pretože zatiaľ mi aj napriek mobilne dosť obmedzenému použitiu najviac vyhovuje OneNote (asi pre jeho jednoduchosť a lepšie možnosti na klasickom PC či laptope). Na udalosti mi potom výborne slúži S Planner a na kreslenie S Note.

  3. Pavel napsal:

    Zajimalo by me kolik notebooku autor pouziva. Nekteri uzivatele Evernote doporucuji mit pouze jeden a vsechno rozumne tagovat, nekteri maji naopak notebooku celou radu.
    A dalsi vec jak mate Evernote zabezpecen, pokud tam nosite takove cenne veci jako scany osobnich dokladu.
    A jeste jeden dotaz. Jak vse zalohujete? Neni to cele reseni (tj. presunout vsechnu agendu na Evernote) dost zranitelne?
    Jinak se mi Evernote vcelku libi a koketuji s nim, ale hodne ted premyslim jak to cele vystavet, aby mi Evernote opravdu pomohl.

  4. Tomas Baranek napsal:

    Pavle, díky za dotaz. Svým notebookům a dalšímu použití se budu věnovat v seriálu na http://lifehacky.cz.

    T.

  5. Daniel Gamrot Daniel Gamrot napsal:

    @Pavel: možná jen reakce na zabezpečení – možná pomůže těchto 5 bodů (kombinovatelné):
    1) uživatelské jméno + heslo
    2) vícekrokové ověření prostřednictvím SMS
    3) PIN kód v mobilním zařízení
    4) šifrování textu přímo v poznámce
    5) autorizace aplikací ještě před spojením s Evernote
    6) přístup k Evernote účtu se dá sledovat v Access History (optická kontrola)

    Navíc můžete některé z poznámek ukládat pouze lokálně v počítači (uznáte-li za vhodné a neposílat je do cloudu). A pokud už se rozhodnete mít je v cloudu (nejvyužívanější varianta), máte je také v počítači (offline).

    Co se týče zálohování, doporučuji jeden z těchto článků:
    http://lifenotes.cz/zalohovani-poznamek-v-evernote/
    http://lifenotes.cz/zalohovani-poznamek-v-evernote-2-dil/

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru